اطلبها من مسؤول السجلات، وليس من طبيبك: قم بتنزيل ما يمكنك من بوابة المرضى اليوم، ثم أرسل طلبًا مكتوبًا مؤرخًا إلى مكتب إدارة المعلومات الصحية أو مكتب الخصوصية. هذه هي الطريقة للحصول على السجلات الطبية مع تحديد موعد زمني قانوني، لأن قانون HIPAA يمنح مقدم الخدمة 30 يومًا للتصرف.
ملخص سريع: النقاط الرئيسية
- تُرسل الطلبات إلى مسؤول السجلات (إدارة المعلومات الصحية، مكتب الإفصاح عن المعلومات، أو مسؤول الخصوصية)، وليس أبدًا إلى صندوق بريد طبيبك.
- توفر لك البوابة معظم الملف الطبي في دقائق. نادرًا ما تعطيك السجل القانوني الكامل.
- للحصول على الوصول مهلة 30 يومًا. لتصحيح الأخطاء مهلة 60 يومًا. كلاهما يسمح بتمديد إشعار مكتوب واحد.
- لا يجوز لأحد أن يفرض عليك رسومًا للبحث عن سجلاتك أو استردادها، فقط لنسخها وإرسالها بالبريد.
- التصحيح يلحق نسختك بجانب الخطأ. لا يتم حذف أي شيء، أبدًا.
كيف تحصل على سجلاتك الطبية: اطلب من مسؤول السجلات، وليس من طبيبك
أرسل طلبك إلى مسؤول السجلات: قسم إدارة المعلومات الصحية (السجلات الطبية)، أو مكتب الإفصاح عن المعلومات، أو مسؤول الخصوصية. لديك ثلاث قنوات. قم بالتنزيل من بوابة المرضى، أو أرسل طلبًا مكتوبًا موقعًا، أو قم بزيارة شخصيًا مع إثبات هوية مصور. حدد تواريخ الخدمة، والسجلات المحددة، والشكل الذي تريده. يجب على مقدم الخدمة التصرف في غضون 30 يومًا.
هذه الطريقة في التوجيه أهم من صياغة طلبك. الأطباء المعالجون لا يطلقون السجلات؛ المسؤولون هم من يفعلون ذلك، ورسالة مرسلة إلى صندوق بريد الطبيب المعالج سيتم إما تحويلها، أو وضعها في قائمة الانتظار، أو تجاهلها بهدوء. حق الوصول إلى المعلومات الذي يصفه HealthIT.gov بموجب قانون HIPAA يغطي كلاً من سجلاتك الصحية وسجلات الفواتير الخاصة بك التي يحتفظ بها مقدمو الخدمة وخطط التأمين الصحي المغطاة، وهو ينتمي إلى الممثلين الشخصيين وكذلك إلى المرضى.
كن محددًا وإلا توقع ملفًا جزئيًا. يبحث الناس عن كيفية الحصول على سجلاتي الطبية ويتخيلون مستندًا واحدًا مرتبًا، لكنك تتلقى بالضبط الفئات التي تحددها. اطلب ملاحظات الزيارات، ونتائج المختبر، وتقارير التصوير، وتقارير العمليات الجراحية وتقارير علم الأمراض، وقائمة الأدوية الحالية، وبيان فاتورة مفصل، ثم حدد صيغة التسليم: نسخة إلكترونية إلى عنوان بريد إلكتروني محدد أو إلى بوابتك.
شيئان يقعان خارج هذا الحق. ملاحظات العلاج النفسي التي يحتفظ بها مقدم الرعاية الصحية النفسية بشكل منفصل، والمعلومات التي تم تجميعها تحسبًا لإجراء قانوني أو جنائي أو إداري، كلاهما مستثنى بموجب 45 CFR 164.524. كل شيء آخر في مجموعة السجلات المحددة هو لك للقراءة. إذا كنت غير متأكد مما يغطيه ذلك، فابدأ بـ ما هو موجود في سجلاتك الطبية ومن يملكها قانونًا.
الحقيقة الحاسمة: تصحيح سجل لا يحذف الخطأ أبدًا
التصحيح لا يمحو الخطأ. إنه بجانبه. عندما يوافق مقدم الخدمة على طلبك، فإن 45 CFR 164.526 يتطلب إلحاق التعديل، أو رابط له، بالسجل الحالي، مع تحديد كل سجل متأثر. لا إعادة كتابة. لا حذف.
يبقى الإدخال الأصلي في الملف بشكل دائم. وكذلك تصحيحك. وكذلك بيان عدم موافقتك إذا رفضوا إجراء أي منهما.
وهذا يعيد تشكيل المهمة بأكملها. الغرض من تعلم كيفية تصحيح السجلات الطبية ليس المحو، بل جعل النسخة الدقيقة مرئية لكل قارئ مستقبلي لهذا الملف: طبيب المستشفى التالي، الصيدلي التالي، شركة التأمين التالية. هذا يعني قراءة نسختك الكاملة سطرًا بسطر وتدوين التاريخ الدقيق، الصفحة، الزيارة، والصياغة التي تعترض عليها. الطلبات التي تقول "هذا كله خطأ" تُرفض، لأنه لا يوجد شيء محدد لإلحاقه. وهذا يعني أيضًا قبول أن هذا يعتبر إجراء ورقيًا ضمن مهلة 60 يومًا، ولهذا السبب يحتاج الإدخال الخطير إلى المكالمة الهاتفية الموضحة في نهاية هذا المقال بدلاً من ذلك.
MyChart يوفر معظم ملفك في دقائق، وليس كله
إليك كيفية طلب السجلات الطبية على MyChart، والتي تغطي ما يحتاجه معظم الناس قبل أن يكتبوا أي خطاب:
- افتح القائمة واختر مركز المشاركة.
- اختر طلب نسخة رسمية من سجلك.
- راجع شاشة الموافقة، أكد التواريخ وأنواع السجلات، ثم اضغط إرسال.
- في الإصدارات الأقدم، يكون المسار هو القائمة، ثم سجلي، ثم طلب السجل.
- للحصول على نسخة فورية، افتح مركز المستندات أو سجلات الزيارات واختر تنزيل السجل الكامل.
يجب أن يكون هذا التنزيل مجانيًا ولا يستغرق وقتًا. منذ دخول قاعدة حظر المعلومات حيز التنفيذ في 5 أبريل 2021، يجب على مقدمي الخدمة جعل معلوماتك الصحية الإلكترونية متاحة لك دون تأخير وبدون تكلفة.
لكن معرفة كيفية طلب السجلات الطبية على MyChart لا تساوي امتلاك السجل الكامل. غالبًا ما تتجاهل البوابات دراسات التصوير نفسها (تحصل على تقرير أخصائي الأشعة، وليس الأفلام)، والسجلات الخارجية الممسوحة ضوئيًا، وزيارات ما قبل السجلات الإلكترونية، وأحيانًا تقارير العمليات وتقارير علم الأمراض الكاملة. هذه تتطلب الطلب الرسمي. إذا كان مقدم الخدمة الخاص بك يستخدم بوابة مختلفة، أو لا يستخدم أي بوابة، فإن المسار المكتوب أدناه هو الحل البديل، ويستحق الأمر التحقق أولاً مما إذا كان يمكنك عرض سجلاتك الطبية عبر الإنترنت مجانًا.
لا توجد بوابة؟ الطلب المكتوب أبطأ ولكنه أقوى قانونيًا
في حال عدم وجود بوابة، فإن كيفية طلب السجلات الطبية تعود إلى صفحة واحدة موقعة مع تاريخ عليها. قم بتضمين:
- اسمك القانوني الكامل، بالإضافة إلى أي اسم سابق تم إنشاء السجلات باسمه
- تاريخ الميلاد وعنوان البريد الحالي
- تواريخ الخدمة والسجلات المحددة التي تريدها
- صيغة التسليم والوجهة (عنوان البريد الإلكتروني، البوابة، أو عنوان البريد)
- توقيعك والتاريخ
قم بتوجيهه إلى قسم إدارة المعلومات الصحية أو مكتب الإفصاح عن المعلومات، أو إلى مسؤول الخصوصية، واحتفظ بنسخة مؤرخة. البريد المعتمد، أو تأكيد الفاكس، أو رسالة البوابة مختومة بختم الوقت هي ما يبدأ الساعة 30 يومًا ويثبت متى بدأت. هذا الأثر الورقي هو سبب كون الرسالة لا تزال هي الإجابة الأفضل لكيفية طلب السجلات الطبية من مكتب ماطل بك مرة واحدة بالفعل.
بخصوص التكلفة، HealthIT.gov صريح: لا يمكن تحميلك رسومًا مقابل البحث عن سجلاتك أو استردادها، فقط رسوم معقولة قائمة على التكلفة لأشياء مثل النسخ والإرسال بالبريد. تقدم العديد من الأنظمة الكبيرة رسومًا ثابتة تبلغ حوالي 6.50 دولارًا لنسخة إلكترونية بموجب إرشادات الرسوم الفيدرالية، على الرغم من أن التقاضي قد ضيق نطاق تطبيق هذا الرقم، لذا تعامل معه كخيار متاح على نطاق واسع بدلاً من حد عالمي. تتراوح تكلفة النسخ الورقية بموجب قانون الولاية، عادةً ما بين 0.25 دولار إلى 2.00 دولار للصفحة. تحقق من صفحة قسم الصحة في ولايتك لمعرفة الحد الأقصى الفعلي للصفحة قبل دفع فاتورة.
يمكنك أيضًا توجيه النسخة إلى طرف ثالث، مثل محامٍ أو شركة تأمين أو طبيب جديد، كتابيًا. عادةً ما يتطلب الاستلام الشخصي والبريدي إثبات هوية مصور، وأحيانًا توثيقًا عدليًا. إذا كان إعداد المستندات من الصفر هو العقبة، استخدم نماذج طلب السجلات الطبية.
ثلاثون يومًا هو مهلة قانونية، وليس هدف خدمة عملاء
تعتمد مدة الحصول على السجلات الطبية على القناة، وليس على مدى لطف سؤالك. يجب على الكيان المغطى التصرف بشأن طلب الوصول في غضون 30 يومًا، مع السماح بتمديد واحد لمدة 30 يومًا فقط إذا قدم لك إشعارًا كتابيًا بالتأخير، بموجب 45 CFR 164.524. من الناحية العملية، تكون تنزيلات البوابة فورية، وتصل الطلبات الرسمية في حوالي 5 إلى 30 يوم عمل، وتظل صور الأشعة والسجلات المؤرشفة في الطرف البطيء. أي شخص يبحث عن كيفية الحصول على سجلات طبية من قسم الأشعة يتعلم هذا بسرعة.
إليك ما لن تخبرك به معظم الصفحات: الإنفاذ حقيقي ولكنه ليس سريعًا. يمكن أن يؤهل التدخل غير المعقول في وصولك الإلكتروني إلى حظر المعلومات، و القاعدة النهائية لمكتب المفتش العام بوزارة الصحة والخدمات الإنسانية (HHS) سارية المفعول في 27 يونيو 2023 تسمح بعقوبات مالية مدنية تصل إلى 1,000,000 دولار لكل انتهاك. تذهب هذه العقوبات إلى الحكومة، وليس إليك، ولن تنتج هذه العقوبات ملفك الأسبوع المقبل. ما تفعله هو جعل الشكوى المكتوبة شيئًا تقرأه بالفعل مكتب الامتثال.
تصعيد بالترتيب: متابعة مكتوبة مؤرخة إلى مسؤول الخصوصية، ثم قسم الصحة في ولايتك أو المدعي العام في ولايتك، ثم شكوى إلى مكتب الحقوق المدنية بوزارة الصحة والخدمات الإنسانية. يجب تقديم شكاوى مكتب الحقوق المدنية بشكل عام في غضون 180 يومًا من الانتهاك، لذلك لا تدع طلبًا متوقفًا ينجرف لمدة ستة أشهر. إذا كنت ترغب في تقصير المدة التي تستغرقها للحصول على السجلات الطبية في المقام الأول، فاطلب التسليم الإلكتروني وحدد النطاق الزمني.
طلبات التصحيح تنجح عندما تحدد إدخالًا واحدًا وتثبته
النسخة القابلة للتطبيق من كيفية تصحيح السجلات الطبية ضيقة: قدم طلب تعديل مكتوب إلى مكتب السجلات أو الخصوصية يحدد الإدخال الدقيق، ويذكر ما هو الخطأ، ويذكر ما يجب أن يقوله، ويرفق دليلًا. مطبوعات الصيدلية، ملاحظات الزيارات السابقة، نتائج المختبر، ووثائق الهوية كلها تحمل وزنًا. إدخال واحد، دليل واحد، طلب واحد.
لدى الكيان بعد ذلك 60 يومًا من الاستلام للتصرف، مع تمديد واحد لمدة 30 يومًا إذا قدم إشعارًا كتابيًا وتاريخ إكمال جديد، وفقًا لـ 45 CFR 164.526. لاحظ عدم التماثل الذي يستحق التخطيط حوله: الوصول يعمل خلال 30 يومًا، والتعديل خلال 60 يومًا.
الرفض قانوني لأربعة أسباب بالضبط: لم يقم مقدم الخدمة بإنشاء المعلومات، أو أنها ليست جزءًا من مجموعة السجلات المحددة، أو أنها لن تكون متاحة للفحص على أي حال، أو أن مقدم الخدمة يخلص إلى أن السجل دقيق وكامل بالفعل. إذا تم رفضك، قدم بيان مكتوب بالاعتراض. يجوز لمقدم الخدمة إرفاق رد، ويجب إلحاق كلا المستندين بالسجل والسفر مع تلك المعلومات عند الإفصاحات المستقبلية.
ثم أغلق الحلقة، لأن هذا هو الجزء من كيفية تصحيح السجلات الطبية الذي يحميك فعليًا: اطلب كتابيًا إرسال التعديل المعتمد إلى كل من تلقى المعلومات الخاطئة بالفعل، بما في ذلك شركة التأمين الخاصة بك، والطبيب المحيل، والمختبر. قبل تقديم أي شيء، تأكد من أن الإدخال خاطئ بالفعل وليس غير مألوف. يمكن أن يساعدك تطبيق مرافق صحي مثل August AI في ترجمة اختصارات الملف الطبي وإدخالات الأدوية إلى لغة واضحة، كملحق لفريق الرعاية الخاص بك وليس صانع قرار سريري أو خدمة سجلات.
خطأ خطير في الملف الطبي هو مكالمة هاتفية، وليس مشروعًا ورقيًا
إذا كان الخطأ هو حساسية نشطة، أو فصيلة دم، أو دواء أو جرعة في ملف طبي تخضع للعلاج أنت أو أحد أفراد عائلتك تحته الآن، فلا تقدم طلب تعديل وانتظر. اتصل بالطبيب المعالج، أو الصيدلي، أو فريق الرعاية اليوم. يعد إدخال حساسية خاطئ شيئًا سيتصرف بناءً عليه الطبيب صباح الغد، و 60 يومًا ليست مهلة تحميك.
اطلب من الموظفين السريريين تصحيح قوائم الحساسية النشطة والأدوية في نفس اليوم مثل الإدخال الخاطئ، والذي يمكنهم القيام به ضمن الملف الطبي. قم بتقديم طلب التعديل المكتوب بعد ذلك للملاحظة التاريخية التي تسببت فيه.
- اتصل برقم 911 أو توجه إلى غرفة الطوارئ الآن إذا: تم إعطاؤك دواءً قام سجلك الطبي بتخليصك منه بشكل خاطئ ولديك طفح جلدي، أو تورم في الوجه أو الحلق، أو صعوبة في التنفس.
- حدد موعد زيارة خلال الأسبوع المقبل إذا: يحمل سجلك الطبي تشخيصًا أو دواءً لم تحصل عليه مطلقًا وهو يشكل الوصفات الطبية الحالية أو الإحالات.
- تحدث إلى طبيب قبل البدء إذا: كنت تخطط للتوقف عن تناول دواء أو البدء فيه أو تغييره بسبب شيء قرأته في سجلك.
أحضر قائمتك المكتوبة الخاصة بالأدوية والجرعات والحساسيات معك إلى الزيارة القادمة واطلب مطابقتها مع الملف الطبي المعروض على الشاشة أثناء مشاهدتك. إذا لم تكن متأكدًا من مدى إلحاح مشكلة دواء أو حساسية مشتبه بها، يمكن أن يساعدك فحص أعراض August AI المجاني في فرز مستوى الأولوية قبل أن تقرر بمن تتصل.
أسئلة متكررة
هل يمكن لمقدم الخدمة رفض الإفراج عن سجلاتي بسبب وجود فاتورة غير مدفوعة؟
لا. الرصيد المستحق ليس سببًا قانونيًا لحجب سجلاتك بموجب حق الوصول في قانون HIPAA. التحصيلات والوصول مسألتان منفصلتان، ومكتب السجلات الذي يشترط الإفراج مقابل دفع فاتورة العلاج يكون على الجانب الخطأ من القاعدة. ضع الرفض كتابيًا، اقتبس حق الوصول، وأرسله إلى مسؤول الخصوصية.
كيف أحصل على سجلات من طبيب تقاعد أو عيادة أغلقت؟
ابحث عن الوصي الخلف. عند إغلاق ممارسة أو بيعها أو دمجها، تنتقل السجلات عادةً إلى المجموعة المكتسبة، أو وصي معين، أو بائع تخزين تجاري. غالبًا ما يمكن لمجلس الأطباء في ولايتك تحديد من يحتفظ بها، حيث يجب على المرخصين الإبلاغ عن ترتيب الوصاية. جرب أيضًا شركة الفوترة السابقة للممارسة وأي مستشفى كان للطبيب امتيازات فيه.
هل من الأسرع إرسال سجلاتي مباشرة إلى طبيب جديد بدلاً من إرسالها إلي؟
عادةً. عادةً ما تنتقل عمليات نقل مقدم الخدمة إلى مقدم الخدمة للحفاظ على استمرارية الرعاية عبر قائمة انتظار مختلفة وأسرع من طلب نسخة للمريض، وغالبًا ما يتم ذلك مجانًا. قم بتوقيع نموذج إفراج في مكتب طبيبك الجديد ودع موظفيه يتابعون الأمر. اطلب نسختك بنفسك بالتوازي، لأنك لا تزال ترغب في قراءة ما تم إرساله.
هل يمكنني طلب سجلات طبية لطفلي أو لوالدي المسنين؟
نعم، بصفتك ممثلاً شخصيًا. بالنسبة للطفل القاصر، عادةً ما يكون الوالد أو الوصي مؤهلاً، على الرغم من أن قانون الولاية يخصص سرية المراهقين في مجالات مثل الصحة الإنجابية والسلوكية. بالنسبة لوالد بالغ، تحتاج إلى وثائق: تفويض صحي، أو أمر وصاية، أو تصريح موقع. أرسل الأوراق مع الطلب لتجنب الرفض.
هل يتعين علي تقديم سبب لطلب سجلاتي الطبية؟
لا. لا يُطلب منك تبرير الطلب، أو شرح ما تنوي فعله بالسجلات، أو الكشف عما إذا كان محامٍ متورطًا. يمكن ترك نموذج يطلب الغرض فارغًا في هذا المجال. رفض الإفراج عن السجلات لأنك رفضت ذكر سبب ليس أساسًا مسموحًا به للرفض.
باختصار: كيفية الحصول على السجلات الطبية هي عادة ذات خطوتين. قم بتنزيل كل ما توفره البوابة اليوم، ثم أرسل طلبًا مكتوبًا مؤرخًا واحدًا إلى مسؤول السجلات لما لم توفره البوابة، وتمسك بهم لمدة 30 يومًا. إذا وجدت خطأ، حدد الإدخال الوحيد، وأرفق الدليل، وتوقع الإلحاق بدلاً من الحذف، واتصل بفريق الرعاية في نفس اليوم إذا كان الخطأ خطيرًا سريريًا.
إخلاء مسؤولية: هذا المقال لأغراض إعلامية فقط ولا يشكل نصيحة طبية. استشر دائمًا مقدم رعاية صحية مؤهل لاتخاذ قرارات التشخيص والعلاج. إذا كنت تعاني من حالة طبية طارئة، فاتصل برقم 911 أو توجه إلى أقرب غرفة طوارئ على الفور.
