لا يُفترض أن تكون السجلات الطبية للموظفين متاحة للجميع في الشركة. حتى عندما يحتاج صاحب العمل بشكل مشروع إلى بعض المعلومات الصحية، يجب عمومًا أن يقتصر الوصول إلى الأشخاص الذين لديهم سبب محدد لتلقيها.
يمكن أن تكون القواعد مربكة لأن قوانين إصدار السجلات الطبية بموجب قانون HIPAA وقوانين خصوصية المعلومات الطبية في مكان العمل لا تغطي نفس المعلومات بالضبط. يحمي قانون HIPAA معلومات طبية معينة تحتفظ بها مقدمو الرعاية الصحية وخطط التأمين الصحي، ولكنه لا ينطبق عمومًا على سجلات التوظيف التي يحتفظ بها صاحب العمل. يمكن أيضًا حماية المعلومات الطبية للموظفين بموجب قوانين مثل قانون الأمريكيين ذوي الإعاقة (ADA)، الذي يتطلب من أصحاب العمل الحفاظ على سرية المعلومات الطبية وفصلها عن سجلات الموظفين العادية.
هذا يعني أن مديرك أو زملائك في العمل أو موظفي الموارد البشرية أو الموظفين الآخرين ليس لديهم تلقائيًا الحق في رؤية تشخيصك أو تفاصيل علاجك أو سجلاتك الطبية الكاملة لمجرد أنك تعمل في الشركة.
ملخص سريع: النقاط الرئيسية
- يجب عمومًا الحفاظ على سرية المعلومات الطبية للموظفين وفصلها عن ملفات الموظفين العادية.
- لا ينبغي لزملائك في العمل الوصول إلى السجلات الطبية للموظف لمجرد أنهم يعملون في نفس الشركة.
- قد يتلقى المديرون والمشرفون معلومات طبية محدودة عند الضرورة للتعامل مع قيود العمل أو التسهيلات المعقولة.
- قد يحتاج أفراد الإسعافات الأولية والسلامة إلى معلومات معينة أثناء الطوارئ.
- قد يحتاج موظفو الموارد البشرية أو الموظفون المعينون إلى الوصول عند التعامل مع مسائل التوظيف المشروعة، ولكن يجب أن يكون الوصول محدودًا.
- لا ينظم قانون HIPAA عمومًا سجلات التوظيف التي يحتفظ بها صاحب العمل.
- لا يمكن لمقدمي الرعاية الصحية عمومًا إرسال المعلومات الطبية مباشرة إلى صاحب العمل دون إذن الموظف، ما لم يسمح قانون آخر ساري أو يتطلب الكشف عنها.
هل لديك أسئلة حول صحتك أو تحتاج إلى طبيب لمراجعة الأعراض؟ جرب التقييم المجاني للأعراض من August AI للمساعدة في التفكير في أعراضك والخطوات التالية المحتملة. الفرز بالذكاء الاصطناعي ليس تشخيصًا. إذا كنت تتعامل مع حالة طبية طارئة، اتصل بالرقم 911 أو توجه إلى أقرب غرفة طوارئ. فيما يتعلق بمخاوف خصوصية المعلومات الطبية في مكان العمل، اتصل بقسم الموارد البشرية في صاحب عملك أو متخصص قانوني مناسب.
من يجب ألا يحق له الوصول إلى السجلات الطبية للموظفين؟
القاعدة الأساسية بسيطة: يجب أن تكون المعلومات الطبية للموظفين متاحة فقط للأشخاص الذين لديهم سبب مشروع لتلقيها.
بموجب قانون ADA، يجب على أصحاب العمل الحفاظ على سرية المعلومات الطبية حول المتقدمين والموظفين. وهذا يشمل المعلومات التي لا تحتوي على تشخيص محدد. توصي لجنة تكافؤ فرص العمل (EEOC) أيضًا بالاحتفاظ بالمعلومات الطبية في ملفات طبية منفصلة بدلاً من ملفات الموظفين العادية.
ينطبق نفس المبدأ عندما يتم تخزين المعلومات إلكترونيًا. الوصول إلى نظام الكمبيوتر الخاص بالشركة لا يعني تلقائيًا أنه يجب أن يكون الموظف قادرًا على عرض المعلومات الطبية لموظف آخر.
زملاء العمل
بشكل عام، لا يحتاج زميل العمل إلى الوصول إلى المعلومات الطبية لموظف آخر.
على سبيل المثال، قد يحصل الموظف على جدول عمل معدل كتسهيل معقول. قد يعرف زملاء العمل أن الجدول الزمني قد تغير، لكنهم لا يحتاجون عمومًا إلى معرفة السبب الطبي وراء ذلك.
يمكن للمدير شرح أن ترتيبًا في مكان العمل قد تمت الموافقة عليه دون الكشف عن تشخيص الموظف أو تفاصيل طبية سرية أخرى.
الموظفون في أقسام غير ذات صلة
لا يحق للشخص الذي يعمل في قسم الرواتب أو المحاسبة أو المبيعات أو التسويق أو تكنولوجيا المعلومات أو أي قسم آخر تلقائيًا تصفح المعلومات الطبية للموظف.
هذا مهم بشكل خاص عندما يتم تخزين المعلومات الطبية إلكترونيًا. يجب تقييد الوصول إلى الأشخاص الذين لديهم سبب مشروع لاستخدام المعلومات.
قدرة الموظف على الوصول إلى نظام الشركة لا تخلق، في حد ذاتها، سببًا مشروعًا لعرض السجلات الطبية لموظف آخر.
المديرون الذين لا يحتاجون إلى المعلومات
يمكن للمديرين أحيانًا تلقي معلومات طبية محدودة، ولكن لا ينبغي لهم تلقي سجل الموظف الطبي الكامل تلقائيًا.
على سبيل المثال، قد يحتاج المشرف إلى معرفة أن الموظف لديه قيد على الرفع أو يتطلب تسهيلاً معينًا في مكان العمل. لا يحتاج المشرف عمومًا إلى التاريخ الطبي الكامل للموظف لتطبيق هذا القيد.
الموظفون الآخرون
لا ينبغي لصاحب العمل إتاحة المعلومات الطبية للموظف ببساطة لأن موظفًا آخر فضوليًا، أو يعمل عن كثب مع هذا الشخص، أو يريد فهم سبب غياب الموظف.
يمكن للمعلومات الطبية أن تظل سرية حتى عندما يناقش الموظف طوعًا بعض المعلومات الصحية في العمل.
من قد يحتاج إلى وصول محدود إلى المعلومات الطبية للموظفين؟
السرية لا تعني أن لا أحد في المنظمة يمكنه رؤية المعلومات الطبية أبدًا.
قد يحتاج موظفون معينون إلى وصول محدود لأداء وظائفهم أو الوفاء بالالتزامات القانونية.
موظفو الموارد البشرية أو الموظفون المعينون
قد يحتاج موظفو الموارد البشرية إلى الوصول إلى الوثائق الطبية عند التعامل مع طلبات التسهيلات المعقولة، أو الإجازات المرضية، أو مسائل التوظيف المشروعة الأخرى.
هذا لا يعني أن الموارد البشرية يجب أن يكون لديها وصول غير مقيد إلى التاريخ الطبي الكامل للموظف. يجب التعامل مع المعلومات بسرية والوصول إليها فقط عند الضرورة للغرض الوظيفي ذي الصلة.
المشرفون والمديرون
قد يحتاج المشرف إلى معرفة قيود العمل أو تسهيل تم الموافقة عليه.
على سبيل المثال، إذا كان الموظف لا يستطيع رفع أشياء فوق وزن معين، فقد يحتاج المدير إلى معرفة القيد حتى يمكن تعيين العمل بشكل مناسب. لا يحتاج المدير بالضرورة إلى معرفة تشخيص الموظف أو تاريخ العلاج أو معلومات صحية أخرى غير ذات صلة.
موظفو الإسعافات الأولية والسلامة
قد تحتاج المعلومات الطبية أحيانًا إلى مشاركتها مع الأشخاص المسؤولين عن تقديم العلاج أو المساعدة الطارئة.
على سبيل المثال، قد تكون المعلومات ذات الصلة مطلوبة إذا كان الموظف يعاني من حالة طبية قد تتطلب رعاية طارئة في العمل.
حتى في هذه الحالات، يجب أن تقتصر المعلومات المشتركة على ما هو ذي صلة بالطوارئ أو مشكلة السلامة.
الأشخاص الذين يتعاملون مع تعويضات العمال أو مسائل التأمين
قد تحتاج المعلومات الطبية أيضًا إلى الكشف عنها لأغراض تعويضات العمال أو التأمين عند السماح بذلك أو اقتضائه بموجب القانون المعمول به.
النقطة المهمة هي أن هذه المواقف لا تخلق وصولاً غير مقيد إلى السجل الطبي الكامل للموظف.
هل ينطبق قانون HIPAA على السجلات الطبية للموظفين؟
هنا يخطئ الكثيرون.
ينطبق قانون HIPAA عمومًا على المعلومات الصحية المحمية التي تحتفظ بها مقدمو الرعاية الصحية وخطط التأمين الصحي والكيانات المشمولة الأخرى. لا يحمي عمومًا سجلات التوظيف التي يحتفظ بها صاحب العمل، حتى عندما تحتوي تلك السجلات على معلومات متعلقة بالصحة.
على سبيل المثال، افترض أنك قدمت لصاحب عملك مذكرة من طبيب لدعم طلب إجازة. تصبح نسخة صاحب العمل جزءًا من سجل التوظيف. لا ينظم قانون HIPAA عمومًا هذا السجل الذي يحتفظ به صاحب العمل بنفس الطريقة التي ينظم بها السجل الطبي لمقدم الرعاية الصحية المشمول.
يمكن لقوانين أخرى أن تحمي هذه المعلومات. على وجه الخصوص، يتطلب قانون ADA من أصحاب العمل الحفاظ على سرية المعلومات الطبية التي يحصلون عليها من المتقدمين والموظفين.
لمزيد من المعلومات حول حقوق السجلات الطبية العامة، راجع دليلنا حول السجلات الطبية: ما بداخلها، ومن يملكها قانونًا، وكيف تحصل على نسختك.
هذا التمييز مهم عند النظر في قوانين إصدار السجلات الطبية بموجب قانون HIPAA. لا يعني قانون HIPAA أن كل وثيقة طبية يمتلكها صاحب العمل هي تلقائيًا سجل طبي محمي بموجب قانون HIPAA.
لإطار قانون HIPAA الأوسع، راجع HHS HIPAA للأفراد.
هل يمكن لصاحب العمل الحصول على سجلات طبية مباشرة من طبيبك؟
بشكل عام، لا يمكن لمقدم الرعاية الصحية الخاص بك إرسال سجلاتك الطبية إلى صاحب عملك ببساطة لأن صاحب العمل يطلبها.
عندما يطلب صاحب العمل من مقدم الرعاية الصحية مباشرة معلومات طبية، لا يمكن لمقدم الرعاية عمومًا الكشف عنها دون إذن الفرد ما لم يسمح قانون آخر ساري أو يتطلب الكشف عنها.
هناك استثناءات محدودة. قد تتضمن ظروف معينة المراقبة الطبية في مكان العمل، أو الأمراض أو الإصابات المتعلقة بالعمل، أو متطلبات السلامة المهنية.
الظروف المحددة مهمة. طلب صاحب العمل للمعلومات الطبية لا يعني تلقائيًا أنه يمكن لمقدم الرعاية الصحية إصدار السجل الطبي الكامل للموظف.
إذا كنت بحاجة إلى طلب سجلاتك رسميًا، فراجع دليلنا حول نماذج طلب السجلات الطبية وكيفية استخدامها.
ماذا عن السجلات الطبية الإلكترونية بموجب قانون HIPAA؟
نفس التمييز الأساسي ينطبق على المعلومات الطبية المخزنة إلكترونيًا.
يمكن أن تكون السجلات الطبية الإلكترونية بموجب قانون HIPAA محمية بموجب قانون HIPAA عندما تحتفظ بها مقدم رعاية صحية مشمول أو خطة تأمين صحي مشمولة. ومع ذلك، فإن سجلات التوظيف الإلكترونية التي يحتفظ بها صاحب العمل لا تغطيها قانون HIPAA عمومًا لمجرد أنها تحتوي على معلومات صحية.
بالنسبة لأصحاب العمل، لا يزال قانون ADA يتطلب الحفاظ على سرية المعلومات الطبية وفصلها عن ملفات الموظفين العادية. التخزين الإلكتروني لا يلغي شرط السرية هذا.
من الناحية العملية، لا ينبغي لصاحب العمل معاملة قاعدة بيانات موظفين مشتركة إلكترونيًا كسبب للوصول غير المقيد إلى المعلومات الطبية.
لمزيد من المعلومات حول الوصول إلى سجلاتك الخاصة رقميًا، راجع دليلنا حول كيفية عرض سجلاتك الطبية عبر الإنترنت مجانًا.
ما هي المعلومات التي يحتاجها المدير فعليًا؟
هناك تمييز مفيد بين المعلومات الطبية والمعلومات المتعلقة بالعمل.
قد يحتاج المدير إلى معرفة:
- أن الموظف لديه قيد عمل تمت الموافقة عليه
- ما هو قيد مكان العمل الذي يجب اتباعه
- ما هو التسهيل الذي تمت الموافقة عليه
- متى ينطبق تسهيل أو قيد
بشكل عام، لا يحتاج المدير إلى معرفة:
- التاريخ الطبي الكامل للموظف
- التشخيصات غير ذات الصلة
- تفاصيل العلاج
- تاريخ الأدوية غير المرتبطة بمشكلة مكان العمل
- معلومات خاصة حول حالات طبية أخرى
الهدف هو تزويد المدير بمعلومات كافية لإدارة مشكلة مكان العمل دون الكشف غير الضروري عن التفاصيل الطبية السرية.
ماذا لو كنت تعتقد أن معلوماتك الطبية تمت مشاركتها بشكل غير صحيح؟
ابدأ بتوثيق ما حدث.
اكتب ما هي المعلومات التي تم الكشف عنها، ومن تلقاها، ومتى حدث الكشف، وكيف علمت بذلك. احتفظ بنسخ من رسائل البريد الإلكتروني أو الرسائل أو أي وثائق أخرى ذات صلة.
يمكنك بعد ذلك سؤال قسم الموارد البشرية في صاحب عملك أو جهة الاتصال المعينة بالخصوصية عن كيفية تخزين المعلومات الطبية ومن لديه حق الوصول إليها.
إذا كان القلق يشمل مقدم رعاية صحية أو خطة تأمين صحي وتعتقد أن معلومات صحية محمية تم الكشف عنها بشكل غير صحيح، فقد يكون قانون HIPAA ذا صلة. بالنسبة لمخاوف الخصوصية في مكان العمل، قد ينطبق قانون ADA وقوانين التوظيف الأخرى أيضًا.
تعتمد الوكالة المناسبة أو العملية القانونية على الظروف، لذا فإن التفاصيل المحددة للكشف مهمة.
أسئلة متكررة
هل يمكن لزملائي رؤية سجلاتي الطبية؟
بشكل عام، لا ينبغي لزملائك في العمل الوصول إلى معلوماتك الطبية السرية لمجرد أنهم يعملون لدى نفس صاحب العمل. يجب عمومًا الحفاظ على سرية المعلومات الطبية للموظفين.
هل يمكن لمديري رؤية تشخيصي؟
ليس بالضرورة. قد يحتاج المدير إلى معلومات حول قيود العمل أو تسهيل معقول، ولكن ذلك لا يمنح المدير تلقائيًا حق الوصول إلى تشخيصك أو تاريخك الطبي الكامل.
هل يحمي قانون HIPAA السجلات الطبية في العمل؟
يعتمد ذلك على السجلات التي تقصدها.
لا ينطبق قانون HIPAA عمومًا على سجلات التوظيف التي يحتفظ بها صاحب العمل. قد تكون المعلومات الطبية التي تحتفظ بها مقدم رعاية صحية مشمول أو خطة تأمين صحي مشمولة بموجب قانون HIPAA. قد تظل المعلومات الطبية التي يحتفظ بها صاحب العمل محمية بموجب قوانين أخرى، بما في ذلك قانون ADA.
هل يمكن لصاحب عملي الاتصال بطبيبي للحصول على سجلاتي الطبية؟
لا يمكن لمقدم الرعاية الصحية عمومًا إعطاء صاحب عملك معلوماتك الطبية دون إذنك ما لم يسمح قانون آخر ساري أو يتطلب الكشف عنها.
من يمكنه الوصول إلى المعلومات الطبية للموظفين؟
اعتمادًا على الظروف، قد يكون لدى موظفي الموارد البشرية المعينين، أو المشرفين أو المديرين الذين يحتاجون إلى معلومات للتسهيلات أو قيود العمل، أو موظفي الإسعافات الأولية والسلامة، والأشخاص الذين يتعاملون مع تعويضات العمال أو مسائل التأمين، حق الوصول إلى المعلومات ذات الصلة.
يجب أن يقتصر الوصول على ما هو مسموح به وضروري للغرض المحدد.
هل يجب الاحتفاظ بالسجلات الطبية للموظفين مع ملفات الموظفين؟
لا. يجب عمومًا الاحتفاظ بالمعلومات الطبية بشكل منفصل عن ملفات الموظفين العادية ومعاملتها بسرية. يجب أن تتلقى المعلومات الطبية الإلكترونية حماية مماثلة.
ماذا لو شارك صاحب العمل تشخيصي مع زملائي؟
قم بتوثيق ما حدث وفكر في طرح المشكلة على قسم الموارد البشرية أو جهة الاتصال المناسبة بالخصوصية أو الامتثال.
يعتمد ما إذا كان الكشف قد انتهك القانون على المعلومات التي تم مشاركتها، ومن تلقاها، ولماذا تم مشاركتها، وأي القوانين تنطبق.
الخلاصة
المعلومات الطبية للموظفين ليست شيئًا يجب أن يكون لدى الجميع في الشركة القدرة على الوصول إليه. لا ينبغي أن يكون لدى زملاء العمل والموظفين الذين ليس لديهم سبب مشروع متعلق بالعمل وصول غير مقيد إلى السجلات الطبية لموظف آخر.
قد يتمكن أشخاص معينون، مثل موظفي الموارد البشرية المعينين، أو المشرفين، أو موظفي الإسعافات الأولية، أو موظفي تعويضات العمال، من الوصول إلى معلومات محدودة عندما ينطبق استثناء معين أو غرض وظيفي مشروع.
التمييز الرئيسي عند النظر في قوانين إصدار السجلات الطبية بموجب قانون HIPAA هو أن قانون HIPAA يحكم عمومًا المعلومات الصحية المحمية التي تحتفظ بها مقدمو الرعاية الصحية وخطط التأمين الصحي المشمولون. المعلومات الطبية للموظفين التي يحتفظ بها صاحب العمل تخضع عمومًا لقوانين خصوصية مكان العمل وقوانين التوظيف بدلاً من قانون HIPAA وحده.
التخزين الإلكتروني لا يغير هذا المبدأ الأساسي. يمكن أن تقع السجلات الطبية الإلكترونية بموجب قانون HIPAA التي تحتفظ بها المؤسسات الصحية المشمولة ضمن نطاق قانون HIPAA، بينما السجلات الإلكترونية للتوظيف التي يحتفظ بها صاحب العمل لا تصبح محمية بموجب قانون HIPAA لمجرد أنها تحتوي على معلومات طبية.
