Медыцынскія дакументы супрацоўнікаў не павінны быць адкрыты для ўсіх у кампаніі. Нават калі працадаўцу легітымна патрэбна некаторая інфармацыя пра здароўе, доступ, як правіла, павінен быць абмежаваны асобамі, якія маюць пэўную прычыну для яе атрымання.
Правілы могуць быць заблытанымі, таму што законы HIPAA аб вызваленні медыцынскіх дакументаў і законы аб прыватнасці медыцынскай інфармацыі на працоўным месцы не ахопліваюць дакладна аднолькавую інфармацыю. HIPAA абараняе пэўную медыцынскую інфармацыю, якая захоўваецца пастаўшчыкамі медыцынскіх паслуг і медыцынскімі планамі, але, як правіла, не распаўсюджваецца на працоўныя дакументы, якія захоўваюцца працадаўцам. Медыцынская інфармацыя супрацоўнікаў таксама можа быць абаронена законамі, такімі як Закон аб амерыканцах з інваліднасцю (ADA), які патрабуе ад працадаўцаў захоўваць медыцынскую інфармацыю ў канфідэнцыяльным парадку і асобна ад звычайных кадравых дакументаў.
Гэта азначае, што ваш кіраўнік, суседзі па камандзе, супрацоўнікі HR або іншыя супрацоўнікі не маюць аўтаматычна права бачыць ваш дыягназ, дэталі лячэння або поўныя медыцынскія дакументы проста таму, што вы працуеце ў кампаніі.
TL;DR: Ключавыя высновы
- Медыцынская інфармацыя супрацоўнікаў, як правіла, павінна захоўвацца ў канфідэнцыяльным парадку і асобна ад звычайных кадравых файлаў.
- Супрацоўнікі не павінны мець доступ да медыцынскіх дакументаў супрацоўніка проста таму, што яны працуюць у адной кампаніі.
- Кіраўнікі і супервайзеры могуць атрымліваць абмежаваную медыцынскую інфармацыю, калі гэта неабходна для кіравання працоўнымі абмежаваннямі або разумнымі прыстасаваннямі.
- Персанал першай дапамогі і бяспекі можа мець патрэбу ў пэўнай інфармацыі падчас надзвычайнай сітуацыі.
- HR або прызначаны персанал могуць мець доступ пры вырашэнні законных працоўных пытанняў, але доступ павінен быць абмежаваны.
- HIPAA, як правіла, не рэгулюе працоўныя дакументы, якія захоўваюцца працадаўцам.
- Медыцынскія работнікі, як правіла, не могуць адпраўляць медыцынскую інфармацыю прама працадаўцу без дазволу супрацоўніка, калі іншы прыдатны закон не дазваляе або не патрабуе раскрыцця.
Ёсць пытанні пра ваша здароўе ці патрэбен лекар для ацэнкі сімптомаў? Паспрабуйце бясплатную ацэнку сімптомаў August AI, каб дапамагчы абдумаць вашыя сімптомы і магчымыя наступныя крокі. AI-трыаж не з'яўляецца дыягнозам. Калі вы сутыкнуліся з медыцынскай надзвычайнай сітуацыяй, патэлефануйце 911 або звярніцеся ў бліжэйшы аддзяленне хуткай дапамогі. Для праблем з прыватнасцю медыцынскай інфармацыі на працоўным месцы звярніцеся ў аддзел HR вашага працадаўцы або да адпаведнага юрыдычнага спецыяліста.
Хто не павінен мець доступ да медыцынскіх дакументаў супрацоўнікаў?
Базавае правіла простае: медыцынская інфармацыя супрацоўнікаў павінна быць даступная толькі асобам, якія маюць легітымную прычыну для яе атрымання.
Згодна з ADA, працадаўцы абавязаны захоўваць медыцынскую інфармацыю пра кандыдатаў і супрацоўнікаў у канфідэнцыяльным парадку. Гэта ўключае інфармацыю, якая не ўтрымлівае пэўнага дыягназу. EEOC таксама рэкамендуе захоўваць медыцынскую інфармацыю ў асобных медыцынскіх файлах, а не ў звычайных кадравых файлах.
Тое ж прынцып прымяняецца, калі інфармацыя захоўваецца ў электронным выглядзе. Доступ да камп'ютэрнай сістэмы кампаніі не азначае аўтаматычна, што супрацоўнік павінен мець магчымасць праглядаць медыцынскую інфармацыю іншага супрацоўніка.
Супрацоўнікі
Супрацоўнік, як правіла, не мае патрэбы ў доступе да медыцынскай інфармацыі іншага супрацоўніка.
Напрыклад, супрацоўнік можа атрымаць зменены працоўны графік як разумнае прыстасаванне. Супрацоўнікі могуць ведаць, што графік змяніўся, але, як правіла, ім не трэба ведаць медыцынскую прычыну гэтага.
Кіраўнік можа растлумачыць, што дамоўленасць на працоўным месцы была зацверджана, не раскрываючы дыягназ супрацоўніка або іншыя канфідэнцыйныя медыцынскія дэталі.
Супрацоўнікі з незвязаных аддзелаў
Чалавек, які працуе ў аддзеле разлікаў, бухгалтарыі, продажаў, маркетынгу, ІТ або іншым аддзеле, не мае аўтаматычна права праглядаць медыцынскую інфармацыю супрацоўніка.
Гэта асабліва важна, калі медыцынская інфармацыя захоўваецца ў электронным выглядзе. Доступ павінен быць абмежаваны асобамі, якія маюць легітымную прычыну для выкарыстання інфармацыі.
Магчымасць супрацоўніка атрымліваць доступ да сістэмы кампаніі сама па сабе не стварае легітымнай прычыны для прагляду медыцынскіх дакументаў іншага супрацоўніка.
Кіраўнікі, якім інфармацыя не патрэбна
Кіраўнікі часам могуць атрымліваць абмежаваную медыцынскую інфармацыю, але яны не павінны аўтаматычна атрымліваць поўны медыцынскі дакумент супрацоўніка.
Напрыклад, кіраўніку можа спатрэбіцца ведаць, што ў супрацоўніка ёсць абмежаванне на пад'ём цяжару або патрэбна пэўнае прыстасаванне на працоўным месцы. Кіраўніку, як правіла, не трэба ведаць поўную медыцынскую гісторыю супрацоўніка, каб рэалізаваць гэтае абмежаванне.
Іншыя супрацоўнікі
Працадаўца не павінен рабіць медыцынскую інфармацыю супрацоўніка даступнай проста таму, што іншы супрацоўнік выяўляе цікавасць, цесна працуе з гэтым чалавекам або хоча зразумець, чаму супрацоўнік адсутнічае.
Медыцынская інфармацыя можа заставацца канфідэнцыйнай, нават калі супрацоўнік добраахвотна абмяркоўваў некаторыя дадзеныя пра здароўе на працы.
Хто можа мець абмежаваны доступ да медыцынскай інфармацыі супрацоўнікаў?
Канфідэнцыяльнасць не азначае, што ніхто ў арганізацыі ніколі не можа бачыць медыцынскую інфармацыю.
Пэўныя супрацоўнікі могуць мець абмежаваны доступ для выканання сваіх абавязкаў або выканання юрыдычных абавязацельстваў.
HR або прызначаны персанал
Супрацоўнікам аддзела кадраў можа спатрэбіцца доступ да медыцынскай дакументацыі пры разглядзе запытаў на разумныя прыстасаванні, медыцынскі адпачынак або іншыя легітымныя працоўныя пытанні.
Гэта не азначае, што HR павінна мець неабмежаваны доступ да ўсёй медыцынскай гісторыі супрацоўніка. Інфармацыя павінна апрацоўвацца канфідэнцыяльна і даступная толькі тады, калі гэта неабходна для адпаведнай працоўнай мэты.
Супервайзеры і кіраўнікі
Кіраўніку можа спатрэбіцца ведаць пра працоўныя абмежаванні або зацверджанае прыстасаванне.
Напрыклад, калі супрацоўнік не можа падымаць прадметы звыш пэўнай вагі, кіраўнік можа павінна ведаць пра абмежаванне, каб праца магла быць адпаведным чынам прызначана. Кіраўніку не абавязкова ведаць дыягназ супрацоўніка, гісторыю лячэння або іншую незвязаную інфармацыю пра здароўе.
Персанал першай дапамогі і бяспекі
Медыцынская інфармацыя часам можа быць перададзена асобам, адказным за прадастаўленне экстранай медыцынскай дапамогі або дапамогі.
Напрыклад, адпаведная інфармацыя можа быць патрэбна, калі ў супрацоўніка ёсць медыцынскае стан, якое можа запатрабаваць экстранай медыцынскай дапамогі на працоўным месцы.
Нават у гэтых сітуацыях перадаваемая інфармацыя павінна быць абмежаваная тым, што звязана з надзвычайнай сітуацыяй або праблемай бяспекі.
Асобы, якія займаюцца пытаннямі працоўнага кампенсавання або страхавання
Медыцынская інфармацыя таксама можа быць раскрыта для мэтаў працоўнага кампенсавання або страхавання, калі гэта дазволена або патрабуецца дзеючым заканадаўствам.
Важна тое, што гэтыя сітуацыі не ствараюць неабмежаванага доступу да ўсёй медыцынскай гісторыі супрацоўніка.
Ці распаўсюджваецца HIPAA на медыцынскія дакументы супрацоўнікаў?
Вось тут шмат хто блытаецца.
HIPAA, як правіла, распаўсюджваецца на абароненую інфармацыю пра здароўе, якая захоўваецца пакрытымі пастаўшчыкамі медыцынскіх паслуг, медыцынскімі планамі і некаторымі іншымі пакрытымі арганізацыямі. Ён, як правіла, не абараняе працоўныя дакументы, якія захоўваюцца працадаўцам, нават калі гэтыя дакументы ўтрымліваюць інфармацыю, звязаную са здароўем.
Напрыклад, вы даяце працадаўцу медыцынскую запіску, якая падтрымлівае ваш запыт на адпачынак. Копія працадаўцы становіцца часткай працоўнага дакумента. HIPAA, як правіла, не рэгулюе гэты дакумент, які захоўваецца працадаўцам, такім жа чынам, як ён рэгулюе медыцынскі дакумент пакрытага пастаўшчыка медыцынскіх паслуг.
Іншыя законы могуць па-ранейшаму абараняць гэтую інфармацыю. У прыватнасці, ADA патрабуе ад працадаўцаў захоўваць канфідэнцыяльнасць медыцынскай інфармацыі, якую яны атрымліваюць пра кандыдатаў і супрацоўнікаў.
Каб даведацца больш пра агульныя правы на медыцынскія дакументы, азнаёмцеся з нашым кіраўніцтвам па медыцынскіх дакументах: што ў іх ёсць, хто імі легальна валодае і як атрымаць свой экзэмпляр.
Гэтае адрозненне важна пры разглядзе законаў HIPAA аб вызваленні медыцынскіх дакументаў. HIPAA не азначае, што кожны медыцынскі дакумент, які мае працадаўца, аўтаматычна з'яўляецца медыцынскім дакументам, абароненым HIPAA.
Для больш шырокай рамкі HIPAA азнаёмцеся з HHS HIPAA для асоб.
Ці можа працадаўца атрымаць медыцынскія дакументы непасрэдна ад вашага лекара?
Як правіла, ваш пастаўшчык медыцынскіх паслуг не можа проста адправіць вашыя медыцынскія дакументы вашаму працадаўцу, таму што працадаўца пра іх просіць.
Калі працадаўца звяртаецца непасрэдна да пастаўшчыка медыцынскіх паслуг за медыцынскай інфармацыяй, пастаўшчык, як правіла, не можа яе раскрыць без дазволу асобы, калі іншы прыдатны закон не дазваляе або не патрабуе раскрыцця.
Ёсць абмежаваныя выключэнні. Пэўныя абставіны могуць уключаць назіранне за здароўем на працоўным месцы, працоўныя захворванні або траўмы, або патрабаванні да бяспекі працы.
Канкрэтныя абставіны маюць значэнне. Запыт працадаўцам медыцынскай інфармацыі не азначае аўтаматычна, што пастаўшчык медыцынскіх паслуг можа раскрыць усю медыцынскую гісторыю супрацоўніка.
Калі вам трэба афіцыйна запытаць свае ўласныя дакументы, азнаёмцеся з нашым кіраўніцтвам па шаблонах формаў запыту медыцынскіх дакументаў і як іх выкарыстоўваць.
Што наконт электронных медыцынскіх дакументаў HIPAA?
Тое ж базавае адрозненне прымяняецца да медыцынскай інфармацыі, якая захоўваецца ў электронным выглядзе.
Электронныя медыцынскія дакументы HIPAA могуць абараняцца HIPAA, калі яны захоўваюцца пакрытым пастаўшчыком медыцынскіх паслуг або медыцынскім планам. Аднак электронныя працоўныя дакументы, якія захоўваюцца працадаўцам, як правіла, не ахопліваюцца HIPAA проста таму, што яны ўтрымліваюць інфармацыю пра здароўе.
Для працадаўцаў ADA па-ранейшаму патрабуе захоўваць медыцынскую інфармацыю ў канфідэнцыяльным парадку і асобна ад звычайных кадравых файлаў. Электроннае захоўванне не ліквідуе гэтае патрабаванне канфідэнцыяльнасці.
На практыцы працадаўца не павінен разглядаць агульную электронную базу дадзеных супрацоўнікаў як падставу для неабмежаванага доступу да медыцынскай інфармацыі.
Каб даведацца больш пра доступ да вашых уласных дакументаў у лічбавым выглядзе, азнаёмцеся з нашым кіраўніцтвам па як праглядаць свае медыцынскія дакументы онлайн бясплатна.
Якая інфармацыя сапраўды патрэбна кіраўніку?
Карысным адрозненнем з'яўляецца разрозненне паміж медыцынскай інфармацыяй і інфармацыяй, звязанай з працай.
Кіраўніку можа спатрэбіцца ведаць:
- Што супрацоўнік мае зацверджанае працоўнае абмежаванне
- Якое працоўнае абмежаванне павінна выконвацца
- Якое прыстасаванне было зацверджана
- Калі прыстасаванне або абмежаванне ўжываецца
Кіраўніку, як правіла, не трэба ведаць:
- Поўную медыцынскую гісторыю супрацоўніка
- Незвязаныя дыягназы
- Падрабязную інфармацыю пра лячэнне
- Гісторыю прыёму лекаў, не звязаную з праблемай на працоўным месцы
- Канфідэнцыйную інфармацыю пра іншыя медыцынскія станы
Мэта складаецца ў тым, каб даць кіраўніку дастаткова інфармацыі для кіравання праблемай на працоўным месцы без непатрэбнага раскрыцця канфідэнцыйных медыцынскіх падрабязнасцей.
Што рабіць, калі вы лічыце, што ваша медыцынская інфармацыя была перададзена неналежным чынам?
Пачніце з дакументавання таго, што адбылося.
Запішыце, якая інфармацыя была раскрыта, хто яе атрымаў, калі раскрыццё адбылося, і як вы пра гэта даведаліся. Захоўвайце копіі адпаведных электронных лістоў, паведамленняў або іншай дакументацыі.
Затым вы можаце запытаць у аддзеле HR вашага працадаўцы або прызначанага кантакту па прыватнасці, як захоўваецца медыцынская інфармацыя і хто мае да яе доступ.
Калі заклапочанасць датычыцца пастаўшчыка медыцынскіх паслуг або медыцынскага плана, і вы лічыце, што абароненая інфармацыя пра здароўе была неналежным чынам раскрыта, HIPAA можа быць актуальнай. Для заклапочанасці па прыватнасці на працоўным месцы могуць таксама прымяняцца ADA і іншыя працоўныя законы.
Адпаведны орган або юрыдычны працэс залежыць ад абставін, таму канкрэтныя дэталі раскрыцця маюць значэнне.
Часта задаюць пытанні
Ці могуць мае супрацоўнікі бачыць мае медыцынскія дакументы?
Як правіла, супрацоўнікі не павінны мець доступ да вашай канфідэнцыйнай медыцынскай інфармацыі проста таму, што яны працуюць на таго ж працадаўцу. Медыцынская інфармацыя супрацоўнікаў, як правіла, павінна захоўвацца ў канфідэнцыяльным парадку.
Ці можа мой кіраўнік бачыць мой дыягназ?
Не абавязкова. Кіраўніку можа спатрэбіцца інфармацыя пра працоўныя абмежаванні або разумнае прыстасаванне, але гэта не дае аўтаматычна кіраўніку доступ да вашага дыягназу або поўнай медыцынскай гісторыі.
Ці абараняе HIPAA медыцынскія дакументы на працоўным месцы?
Гэта залежыць ад таго, пра якія дакументы вы маеце на ўвазе.
HIPAA, як правіла, не распаўсюджваецца на працоўныя дакументы, якія захоўваюцца працадаўцам. Медыцынская інфармацыя, якая захоўваецца пакрытым пастаўшчыком медыцынскіх паслуг або медыцынскім планам, можа абараняцца HIPAA. Медыцынская інфармацыя, якая захоўваецца працадаўцам, па-ранейшаму можа абараняцца іншымі законамі, у тым ліку ADA.
Ці можа мой працадаўца тэлефанаваць майму лекару для атрымання маіх медыцынскіх дакументаў?
Пастаўшчык медыцынскіх паслуг, як правіла, не можа перадаваць вашу медыцынскую інфармацыю вашаму працадаўцу без вашага дазволу, калі іншы прыдатны закон не дазваляе або не патрабуе раскрыцця.
Хто можа мець доступ да медыцынскай інфармацыі супрацоўнікаў?
У залежнасці ад абставін, прызначаны HR-персанал, кіраўнікі або менеджэры, якім патрэбна інфармацыя для прыстасаванняў або працоўных абмежаванняў, персанал першай дапамогі і бяспекі, а таксама асобы, якія займаюцца працоўным кампенсаваннем або страхаваннем, могуць мець доступ да адпаведнай інфармацыі.
Доступ павінен быць абмежаваны тым, што дазволена і неабходна для канкрэтнай мэты.
Ці варта захоўваць медыцынскія дакументы супрацоўнікаў разам з кадравымі файламі?
Не. Медыцынская інфармацыя, як правіла, павінна захоўвацца асобна ад звычайных кадравых файлаў і разглядацца як канфідэнцыйная. Электронная медыцынская інфармацыя павінна атрымліваць аналагічную абарону.
Што рабіць, калі мой працадаўца падзяліўся маім дыягназам з калегамі?
Дакументуйце, што адбылося, і падумайце пра тое, каб падняць гэтае пытанне з HR або адпаведным кантактам па прыватнасці або адпаведнасці.
Ці парушыла раскрыццё закон, залежыць ад таго, якая інфармацыя была падзелена, хто яе атрымаў, чаму яна была падзелена, і якія законы прымяняюцца.
Заключэнне
Медыцынская інфармацыя супрацоўнікаў не з'яўляецца чымсьці, да чаго павінен мець доступ кожны ў кампаніі. Супрацоўнікі і работнікі без легітымнай прычыны, звязанай з працай, не павінны мець неабмежаванага доступу да медыцынскіх дакументаў іншага супрацоўніка.
Пэўныя асобы, такія як прызначаны HR-персанал, кіраўнікі, супрацоўнікі першай дапамогі або персанал па працоўным кампенсаванні, могуць мець доступ да абмежаванай інфармацыі, калі прымяняецца пэўнае выключэнне або легітымная працоўная мэта.
Ключавое адрозненне пры разглядзе законаў HIPAA аб вызваленні медыцынскіх дакументаў заключаецца ў тым, што HIPAA, як правіла, рэгулюе абароненую інфармацыю пра здароўе, якая захоўваецца пакрытымі пастаўшчыкамі медыцынскіх паслуг і медыцынскімі планамі. Медыцынская інфармацыя супрацоўнікаў, якая захоўваецца працадаўцам, як правіла, рэгулюецца законамі аб прыватнасці на працоўным месцы і працоўным заканадаўстве, а не толькі HIPAA.
Электроннае захоўванне не змяняе гэтага базавага прынцыпу. Электронныя медыцынскія дакументы HIPAA, якія захоўваюцца пакрытымі медыцынскімі арганізацыямі, могуць падпадаць пад HIPAA, у той час як электронныя працоўныя дакументы, якія захоўваюцца працадаўцам, як правіла, не становяцца абароненымі HIPAA проста таму, што яны ўтрымліваюць медыцынскую інфармацыю.
