Медицинските досиета на служителите не са предназначени да бъдат достъпни за всеки в компанията. Дори когато работодателят има законна нужда от здравна информация, достъпът обикновено трябва да бъде ограничен до хора, които имат конкретна причина да я получат.
Правилата могат да бъдат объркващи, защото законите за освобождаване на медицински досиета съгласно HIPAA и законите за поверителност на медицинската информация на работното място не обхващат точно една и съща информация. HIPAA защитава определена медицинска информация, притежавана от доставчици на здравни услуги и здравни планове, но обикновено не се прилага за досиета, свързани с трудовите отношения, поддържани от работодател. Информацията за здравето на служителите може също да бъде защитена от закони като Закона за американците с увреждания (ADA), който изисква от работодателите да пазят медицинската информация поверителна и отделна от обичайните кадрови досиета.
Това означава, че вашият мениджър, колеги, персонал от отдел „Човешки ресурси“ или други служители нямат автоматично право да виждат вашата диагноза, подробности за лечението или пълните медицински досиета просто защото работите за компанията.
TL;DR: Основни изводи
- Информацията за здравето на служителите обикновено трябва да се пази поверително и отделно от редовните кадрови досиета.
- Колегите не трябва да имат достъп до медицинските досиета на служител просто защото работят в една и съща компания.
- Мениджърите и ръководителите могат да получават ограничена медицинска информация, когато е необходимо за управление на ограниченията на работното място или разумни наставления.
- Персоналът за първа помощ и безопасност може да се нуждае от определена информация по време на спешни случаи.
- Отдел „Човешки ресурси“ или определен персонал може да се нуждае от достъп при обработка на законни трудови въпроси, но достъпът трябва да бъде ограничен.
- HIPAA обикновено не регулира трудовите досиета, поддържани от работодател.
- Доставчиците на здравни услуги обикновено не могат да изпращат медицинска информация директно на работодател без разрешението на служителя, освен ако друг приложим закон не позволява или изисква разкриването.
Имате въпроси относно вашето здраве или се нуждаете от клиничен специалист, който да прегледа симптомите ви? Опитайте безплатната оценка на симптомите на August AI, за да ви помогне да разгледате симптомите си и възможните следващи стъпки. AI триажът не е диагноза. Ако сте в медицинско спешно състояние, обадете се на 112 или отидете в най-близкото спешно отделение. За опасения относно поверителността на медицинската информация на работното място се свържете с отдела „Човешки ресурси“ на вашия работодател или с подходящ правен специалист.
Кой не трябва да има достъп до медицинските досиета на служителите?
Основното правило е просто: информацията за здравето на служителите трябва да бъде достъпна само за хора, които имат законна причина да я получат.
Съгласно ADA, работодателите трябва да пазят медицинската информация за кандидати и служители поверителна. Това включва информация, която не съдържа специфична диагноза. EEOC също препоръчва медицинската информация да се съхранява в отделни медицински досиета, а не в обикновени кадрови досиета.
Същият принцип важи и когато информацията се съхранява електронно. Достъпът до компютърната система на компанията не означава автоматично, че служител трябва да може да вижда медицинска информация на друг служител.
Колеги
Колега обикновено няма нужда от достъп до медицинска информация на друг служител.
Например, служител може да получи променен график на работа като разумно наставление. Колегите може да знаят, че графикът се е променил, но обикновено не е необходимо да знаят медицинската причина за това.
Мениджър може да обясни, че е одобрено споразумение на работното място, без да разкрива диагнозата на служителя или други поверителни медицински подробности.
Служители от несвързани отдели
Някой, работещ в отдел „Заплати“, „Счетоводство“, „Продажби“, „Маркетинг“, „ИТ“ или друг отдел, няма автоматично право да преглежда медицинска информация на служител.
Това е особено важно, когато медицинската информация се съхранява електронно. Достъпът трябва да бъде ограничен до хора, които имат законна причина да използват информацията.
Възможността на служител да има достъп до система на компанията сама по себе си не създава законна причина за преглед на медицински досиета на друг служител.
Мениджъри, които не се нуждаят от информацията
Мениджърите понякога могат да получат ограничена медицинска информация, но те не трябва автоматично да получават пълното медицинско досие на служител.
Например, ръководител може да се нуждае от информация за ограничение при вдигане на тежести или да има нужда от конкретно наставление на работното място. Ръководителят обикновено не се нуждае от цялата медицинска история на служителя, за да приложи това ограничение.
Други служители
Работодателят не трябва да прави медицинска информация на служител достъпна просто защото друг служител е любопитен, работи в тясно сътрудничество с този човек или иска да разбере защо служителят отсъства.
Медицинската информация може да остане поверителна, дори когато служител доброволно е обсъждал здравна информация на работа.
Кой може да има ограничен достъп до медицинска информация на служители?
Поверителността не означава, че никой в организацията никога не може да вижда медицинска информация.
Някои служители може да се нуждаят от ограничен достъп, за да изпълняват задълженията си или да изпълняват законови задължения.
Отдел „Човешки ресурси“ или определен персонал
Персоналът на отдел „Човешки ресурси“ може да се нуждае от достъп до медицинска документация при обработка на искания за разумно наставление, медицински отпуск или други законни трудови въпроси.
Това не означава, че отдел „Човешки ресурси“ трябва да има неограничен достъп до цялата медицинска история на служител. Информацията трябва да се обработва поверително и да се достъпва само когато е необходимо за съответната трудова цел.
Ръководители и мениджъри
Ръководителят може да се нуждае от информация относно ограниченията на работното място или одобрено наставление.
Например, ако служител не може да вдига предмети над определена тежест, мениджърът може да се нуждае от информация за ограничението, за да може работата да бъде възложена подходящо. Мениджърът не е задължително да знае диагнозата на служителя, историята на лечението или друга несвързана здравна информация.
Персонал за първа помощ и безопасност
Медицинската информация понякога може да се наложи да бъде споделена с хора, отговорни за предоставяне на спешно лечение или помощ.
Например, може да е необходима съответна информация, ако служител има медицинско състояние, което може да изисква спешна помощ на работното място.
Дори в тези ситуации споделената информация трябва да бъде ограничена до това, което е от значение за спешния случай или въпроса за безопасността.
Лица, които обработват въпроси, свързани с обезщетения за трудови злополуки или застраховки
Медицинската информация също може да се наложи да бъде разкрита за целите на обезщетенията за трудови злополуки или застраховки, когато това е разрешено или изисквано от приложимия закон.
Важното е, че тези ситуации не създават неограничен достъп до цялото медицинско досие на служител.
Прилага ли се HIPAA за медицинските досиета на служителите?
Тук много хора се объркват.
HIPAA обикновено се прилага за защитена здравна информация, притежавана от обхванати доставчици на здравни услуги, здравни планове и определени други обхванати организации. Тя обикновено не защитава трудовите досиета, поддържани от работодател, дори когато тези досиета съдържат здравна информация.
Например, да предположим, че предоставите на работодателя си медицинска бележка в подкрепа на искане за отпуск. Копието на работодателя става част от трудовото досие. HIPAA обикновено не регулира това досие, поддържано от работодател, по същия начин, по който регулира медицинското досие на обхванат доставчик на здравни услуги.
Други закони все още могат да защитават тази информация. По-специално, ADA изисква от работодателите да поддържат поверителността на медицинската информация, която получават за кандидати и служители.
За повече информация относно общите права за медицински досиета, вижте нашето ръководство за медицински досиета: какво съдържат, кой законно ги притежава и как да получите вашето копие.
Тази разлика е важна при разглеждането на законите за освобождаване на медицински досиета съгласно HIPAA. HIPAA не означава, че всеки медицински документ, притежаван от работодател, автоматично е медицински документ, защитен от HIPAA.
За по-широката рамка на HIPAA, вижте HHS HIPAA за физически лица.
Може ли работодател да получи медицински досиета директно от вашия лекар?
Обикновено вашият доставчик на здравни услуги не може просто да изпрати вашите медицински досиета на вашия работодател, защото работодателят ги иска.
Когато работодател поиска медицинска информация директно от доставчик на здравни услуги, доставчикът обикновено не може да я разкрие без разрешението на лицето, освен ако друг приложим закон не позволява или изисква разкриването.
Има ограничени изключения. Определени обстоятелства могат да включват медицинско наблюдение на работното място, професионални заболявания или наранявания или изисквания за професионална безопасност.
Конкретните обстоятелства са важни. Искане от работодател за медицинска информация не означава автоматично, че доставчик на здравни услуги може да разкрие цялото медицинско досие на служител.
Ако се нуждаете от официално искане на собствените си досиета, вижте нашето ръководство за шаблони за формуляри за искане на медицински досиета и как да ги използвате.
Какво става с електронните медицински досиета съгласно HIPAA?
Същата основна разлика важи и за медицинска информация, съхранявана електронно.
HIPAA електронните медицински досиета могат да бъдат защитени от HIPAA, когато се поддържат от обхванат доставчик на здравни услуги или здравен план. Въпреки това, електронните трудови досиета, поддържани от работодател, обикновено не се обхващат от HIPAA само защото съдържат здравна информация.
За работодателите ADA все още изисква медицинската информация да се пази поверителна и отделна от обичайните кадрови досиета. Електронното съхранение не премахва това изискване за поверителност.
Практически казано, работодател не трябва да третира споделена електронна база данни за служители като основание за неограничен достъп до медицинска информация.
За повече информация относно достъпа до вашите собствени досиета дигитално, вижте нашето ръководство за как да преглеждате медицинските си досиета онлайн безплатно.
Каква информация всъщност се нуждае мениджър?
Полезна разлика е между медицинска информация и информация, свързана с работата.
Мениджър може да се нуждае да знае:
- Че служителят има одобрено ограничение на работното място
- Какво ограничение на работното място трябва да се спазва
- Какво наставление е одобрено
- Кога се прилага наставление или ограничение
Мениджърът обикновено не се нуждае да знае:
- Пълната медицинска история на служителя
- Несвързани диагнози
- Подробна информация за лечението
- История на медикаментозно лечение, несвързана с въпроса на работното място
- Лична информация за други здравословни състояния
Целта е да се предостави на мениджъра достатъчно информация, за да управлява въпроса на работното място, без да разкрива ненужно поверителни медицински подробности.
Какво, ако смятате, че вашата медицинска информация е споделена неправилно?
Започнете с документиране на случилото се.
Запишете каква информация е била разкрита, кой я е получил, кога е настъпило разкриването и как сте научили за него. Запазете копия от съответни имейли, съобщения или друга документация.
След това можете да попитате отдела „Човешки ресурси“ на вашия работодател или определения контакт по въпросите на поверителността как се съхранява медицинската информация и кой има достъп до нея.
Ако притеснението включва доставчик на здравни услуги или здравен план и смятате, че защитена здравна информация е била неправилно разкрита, HIPAA може да бъде приложима. За опасения относно поверителността на работното място, ADA и други трудови закони също могат да се прилагат.
Подходящата агенция или правна процедура зависи от обстоятелствата, така че конкретните подробности за разкриването са важни.
Често задавани въпроси
Могат ли моите колеги да виждат моите медицински досиета?
Като цяло, колегите не трябва да имат достъп до вашата поверителна медицинска информация просто защото работят за един и същ работодател. Медицинската информация на служителите обикновено трябва да се пази поверително.
Може ли моят мениджър да види моята диагноза?
Не непременно. Мениджърът може да се нуждае от информация относно ограниченията на работното място или разумно наставление, но това не дава автоматично на мениджъра достъп до вашата диагноза или пълна медицинска история.
Защитава ли HIPAA медицинските досиета на работното място?
Зависи от кои досиета имате предвид.
HIPAA обикновено не се прилага за трудови досиета, поддържани от работодател. Медицинската информация, притежавана от обхванат доставчик на здравни услуги или здравен план, може да бъде защитена от HIPAA. Медицинската информация, притежавана от работодател, все още може да бъде защитена от други закони, включително ADA.
Може ли моят работодател да се обади на моя лекар за моите медицински досиета?
Доставчик на здравни услуги обикновено не може да даде вашата медицинска информация на вашия работодател без ваше разрешение, освен ако друг приложим закон не позволява или изисква разкриването.
Кой може да има достъп до медицинска информация на служител?
В зависимост от обстоятелствата, определен персонал от отдел „Човешки ресурси“, ръководители или мениджъри, които се нуждаят от информация за наставления или ограничения на работното място, персонал за първа помощ и безопасност, и лица, които обработват въпроси, свързани с обезщетения за трудови злополуки или застраховки, може да имат достъп до съответна информация.
Достъпът трябва да бъде ограничен до това, което е разрешено и необходимо за конкретната цел.
Трябва ли медицинските досиета на служителите да се съхраняват с кадровите досиета?
Не. Медицинската информация обикновено трябва да се пази отделно от обикновените кадрови досиета и да се третира като поверителна. Електронната медицинска информация трябва да получава подобни защити.
Какво, ако работодателят ми е споделил диагнозата ми с колеги?
Документирайте какво се е случило и обмислете повдигането на въпроса пред отдела „Човешки ресурси“ или съответния контакт по въпросите на поверителността или съответствието.
Дали разкриването е нарушило закона зависи от това каква информация е била споделена, кой я е получил, защо е била споделена и кои закони се прилагат.
Заключение
Информацията за здравето на служителите не е нещо, до което всеки в компанията трябва да има достъп. Колеги и служители без законна причина, свързана с работата, не трябва да имат неограничен достъп до медицинските досиета на друг служител.
Някои лица, като определен персонал от отдел „Човешки ресурси“, ръководители, персонал за първа помощ или персонал по обезщетения за трудови злополуки, може да имат достъп до ограничена информация, когато се прилага специфично изключение или законна трудова цел.
Ключовата разлика при разглеждането на законите за освобождаване на медицински досиета съгласно HIPAA е, че HIPAA обикновено урежда защитената здравна информация, притежавана от обхванати доставчици на здравни услуги и здравни планове. Медицинската информация на служителите, поддържана от работодател, обикновено се урежда от законите за поверителност на работното място и трудовите закони, а не само от HIPAA.
Електронното съхранение не променя този основен принцип. HIPAA електронните медицински досиета, поддържани от обхванати здравни организации, могат да попадат под действието на HIPAA, докато електронните трудови досиета, поддържани от работодател, обикновено не стават защитени от HIPAA само защото съдържат медицинска информация.
