Medicinske evidencije zaposlenika ne bi trebale biti dostupne svima u kompaniji. Čak i kada poslodavac legitimno treba neke zdravstvene informacije, pristup bi generalno trebao biti ograničen na osobe koje imaju specifičan razlog da ih prime.
Pravila mogu biti zbunjujuća jer zakoni o izdavanju medicinskih evidencija prema HIPAA-u i zakoni o privatnosti medicinskih podataka na radnom mjestu ne pokrivaju identične informacije. HIPAA štiti određene medicinske informacije koje drže zdravstveni radnici i zdravstveni planovi, ali se generalno ne primjenjuje na zaposleničke evidencije koje održava poslodavac. Informacije o zdravlju zaposlenika također mogu biti zaštićene zakonima kao što je Zakon o Amerikancima sa invaliditetom (ADA), koji zahtijeva od poslodavaca da medicinske informacije drže povjerljivim i odvojenim od redovnih kadrovskih evidencija.
To znači da vaš menadžer, kolege, osoblje ljudskih resursa ili drugi zaposlenici nemaju automatski pravo da vide vašu dijagnozu, detalje liječenja ili potpune medicinske evidencije samo zato što radite za kompaniju.
TL;DR: Ključni zaključci
- Informacije o zdravlju zaposlenika generalno bi trebale biti povjerljive i odvojene od redovnih kadrovskih dosijea.
- Kolege ne bi trebali imati pristup medicinskim evidencijama zaposlenika samo zato što rade u istoj kompaniji.
- Menadžeri i nadzornici mogu dobiti ograničene medicinske informacije kada je to neophodno za rješavanje radnih ograničenja ili razumnih prilagođavanja.
- Osoblje prve pomoći i sigurnosti može trebati određene informacije tokom hitnog slučaja.
- Ljudski resursi ili ovlašteno osoblje mogu trebati pristup prilikom rješavanja legitimnih pitanja zaposlenja, ali pristup bi trebao biti ograničen.
- HIPAA generalno ne reguliše zaposleničke evidencije koje održava poslodavac.
- Zdravstveni radnici generalno ne mogu slati medicinske informacije direktno poslodavcu bez odobrenja zaposlenika, osim ako drugi primjenjivi zakon to dozvoljava ili zahtijeva.
Imate pitanja o svom zdravlju ili vam je potreban ljekar da pregleda simptome? Isprobajte besplatnu procjenu simptoma August AI kako biste lakše razmislili o svojim simptomima i mogućim narednim koracima. AI trijaža nije dijagnoza. Ako imate hitnu medicinsku situaciju, nazovite 911 ili idite u najbližu hitnu pomoć. Za pitanja o privatnosti medicinskih podataka na radnom mjestu, obratite se odjelu ljudskih resursa vašeg poslodavca ili odgovarajućem pravnom stručnjaku.
Ko ne bi trebao imati pristup medicinskim evidencijama zaposlenika?
Osnovno pravilo je jednostavno: informacije o zdravlju zaposlenika trebale bi biti dostupne samo osobama koje imaju legitimni razlog da ih prime.
Prema ADA, poslodavci moraju čuvati medicinske informacije o kandidatima i zaposlenicima povjerljivim. To uključuje informacije koje ne sadrže specifičnu dijagnozu. EEOC također preporučuje čuvanje medicinskih informacija u odvojenim medicinskim dosijeima, a ne u redovnim kadrovskim dosijeima.
Isti princip se primjenjuje kada se informacije pohranjuju elektronski. Pristup kompjuterskom sistemu kompanije ne znači automatski da zaposlenik treba da može pregledati medicinske informacije drugog zaposlenika.
Kolege
Kolega generalno ne treba pristup medicinskim informacijama drugog zaposlenika.
Na primjer, zaposlenik može dobiti modificirani radni raspored kao razumno prilagođavanje. Kolege mogu znati da se raspored promijenio, ali generalno ne trebaju znati medicinski razlog iza toga.
Menadžer može objasniti da je odobren aranžman na radnom mjestu bez otkrivanja dijagnoze zaposlenika ili drugih povjerljivih medicinskih detalja.
Zaposlenici u nepovezanim odjelima
Osoba koja radi u računovodstvu, platnom spisku, prodaji, marketingu, IT-u ili drugom odjelu nema automatsko pravo da pregledava medicinske informacije zaposlenika.
Ovo je posebno važno kada se medicinske informacije pohranjuju elektronski. Pristup treba biti ograničen na osobe koje imaju legitimni razlog za korištenje informacija.
Sposobnost zaposlenika da pristupi sistemu kompanije sama po sebi ne stvara legitimni razlog za pregledavanje medicinskih evidencija drugog zaposlenika.
Menadžeri kojima informacije nisu potrebne
Menadžeri ponekad mogu dobiti ograničene medicinske informacije, ali ne bi trebali automatski dobijati potpunu medicinsku evidenciju zaposlenika.
Na primjer, nadzornik može trebati znati da zaposlenik ima ograničenje dizanja ili zahtijeva određeno prilagođavanje na radnom mjestu. Nadzornik generalno ne treba cijelu medicinsku historiju zaposlenika da bi implementirao to ograničenje.
Drugi zaposlenici
Poslodavac ne bi trebao učiniti dostupnim medicinske informacije zaposlenika samo zato što je drugi zaposlenik znatiželjan, blisko radi s tom osobom ili želi razumjeti zašto je zaposlenik odsutan.
Medicinske informacije mogu ostati povjerljive čak i kada je zaposlenik dobrovoljno razgovarao o nekim zdravstvenim informacijama na poslu.
Ko može trebati ograničeni pristup medicinskim informacijama zaposlenika?
Povjerljivost ne znači da niko u organizaciji nikada ne može vidjeti medicinske informacije.
Određeni zaposlenici mogu trebati ograničeni pristup kako bi obavljali svoje poslove ili ispunjavali zakonske obaveze.
Ljudski resursi ili ovlašteno osoblje
Osoblje ljudskih resursa može trebati pristup medicinskoj dokumentaciji prilikom rješavanja zahtjeva za razumno prilagođavanje, medicinskog odsustva ili drugih legitimnih pitanja zaposlenja.
To ne znači da HR treba imati neograničen pristup cijeloj medicinskoj historiji zaposlenika. Informacije treba obrađivati povjerljivo i pristupati im samo kada je to neophodno za relevantnu svrhu zaposlenja.
Nadzornici i menadžeri
Nadzornik može trebati znati o radnim ograničenjima ili odobrenom prilagođavanju.
Na primjer, ako zaposlenik ne može dizati predmete iznad određene težine, menadžer može trebati znati o ograničenju kako bi se posao mogao dodijeliti na odgovarajući način. Menadžer ne mora nužno znati dijagnozu zaposlenika, povijest liječenja ili druge nepovezane zdravstvene informacije.
Osoblje prve pomoći i sigurnosti
Medicinske informacije se ponekad mogu dijeliti s osobama odgovornim za pružanje hitnog liječenja ili pomoći.
Na primjer, relevantne informacije mogu biti potrebne ako zaposlenik ima medicinsko stanje koje bi moglo zahtijevati hitnu pomoć na poslu.
Čak i u ovim situacijama, podijeljene informacije trebaju biti ograničene na ono što je relevantno za hitni slučaj ili pitanje sigurnosti.
Osobe koje rukuju radnim kompenzacijama ili osiguranjem
Medicinske informacije se također mogu morati otkriti u svrhu radnih kompenzacija ili osiguranja kada je to dozvoljeno ili zahtijevano primjenjivim zakonom.
Važna tačka je da ove situacije ne stvaraju neograničen pristup cjelokupnoj medicinskoj evidenciji zaposlenika.
Da li se HIPAA primjenjuje na medicinske evidencije zaposlenika?
Ovdje se mnogi zbunjuju.
HIPAA se generalno primjenjuje na zaštićene zdravstvene informacije koje drže pokriveni zdravstveni radnici, zdravstveni planovi i određene druge pokrivene entitete. Generalno ne štiti zaposleničke evidencije koje drži poslodavac, čak i kada te evidencije sadrže informacije vezane za zdravlje.
Na primjer, pretpostavimo da svom poslodavcu date liječničku potvrdu koja podržava zahtjev za odsustvo. Kopija poslodavca postaje dio zaposleničke evidencije. HIPAA generalno ne reguliše tu evidenciju koju drži poslodavac na isti način kao što reguliše medicinsku evidenciju pokrivenog zdravstvenog radnika.
Drugi zakoni i dalje mogu štititi te informacije. Konkretno, ADA zahtijeva od poslodavaca da čuvaju povjerljivost medicinskih informacija koje dobiju o kandidatima i zaposlenicima.
Više o općim pravima na medicinske evidencije, pogledajte naš vodič o medicinskim evidencijama: šta sadrže, ko ih legalno posjeduje i kako dobiti svoju kopiju.
Ova razlika je važna pri razmatranju zakona o izdavanju medicinskih evidencija prema HIPAA-u. HIPAA ne znači da je svaki medicinski dokument koji posjeduje poslodavac automatski medicinska evidencija zaštićena HIPAA-om.
Za širi okvir HIPAA-a, pogledajte HHS HIPAA za pojedince.
Može li poslodavac direktno dobiti medicinske evidencije od vašeg ljekara?
Generalno, vaš zdravstveni radnik ne može jednostavno poslati vaše medicinske evidencije vašem poslodavcu samo zato što ih poslodavac traži.
Kada poslodavac direktno traži medicinske informacije od zdravstvenog radnika, radnik generalno ne može te informacije otkriti bez ovlaštenja pojedinca, osim ako drugi primjenjivi zakon to dozvoljava ili zahtijeva.
Postoje ograničeni izuzeci. Određene okolnosti mogu uključivati medicinski nadzor na radnom mjestu, povrede ili bolesti povezane s poslom ili zahtjeve za zaštitu na radu.
Specifične okolnosti su važne. Zahtjev poslodavca za medicinskim informacijama ne znači automatski da zdravstveni radnik može izdati cjelokupnu medicinsku evidenciju zaposlenika.
Ako trebate formalno zatražiti vlastite evidencije, pogledajte naš vodič o predlošcima obrazaca za zahtjev medicinskih evidencija i kako ih koristiti.
Šta je sa elektronskim medicinskim evidencijama prema HIPAA-u?
Ista osnovna razlika vrijedi i za medicinske informacije pohranjene elektronski.
Elektronske medicinske evidencije prema HIPAA-u mogu biti zaštićene HIPAA-om kada ih održavaju pokriveni zdravstveni radnik ili zdravstveni plan. Međutim, elektronske zaposleničke evidencije koje drži poslodavac generalno ne pokriva HIPAA samo zato što sadrže zdravstvene informacije.
Za poslodavce, ADA i dalje zahtijeva da se medicinske informacije čuvaju povjerljivim i odvojeno od redovnih kadrovskih dosijea. Elektronsko pohranjivanje ne ukida taj zahtjev povjerljivosti.
Praktično gledano, poslodavac ne bi trebao dijeljenu elektronsku bazu podataka zaposlenika tretirati kao razlog za neograničen pristup medicinskim informacijama.
Više o pristupu vlastitim evidencijama digitalno, pogledajte naš vodič o kako besplatno pregledati svoje medicinske evidencije online.
Koje informacije menadžer zapravo treba?
Korisna razlika je između medicinskih informacija i informacija vezanih za posao.
Menadžeru može biti potrebno znati:
- Da zaposlenik ima odobreno radno ograničenje
- Koje radno ograničenje treba slijediti
- Koje je prilagođavanje odobreno
- Kada se primjenjuje prilagođavanje ili ograničenje
Menadžeru generalno ne treba znati:
- Potpunu medicinsku historiju zaposlenika
- Nepovezane dijagnoze
- Detaljne informacije o liječenju
- Historiju lijekova nepovezanih s problemom na radnom mjestu
- Privatne informacije o drugim medicinskim stanjima
Cilj je dati menadžeru dovoljno informacija za upravljanje problemom na radnom mjestu bez nepotrebnog otkrivanja povjerljivih medicinskih detalja.
Šta ako mislite da su vaše medicinske informacije podijeljene nepropisno?
Počnite dokumentiranjem onoga što se dogodilo.
Zapišite koje su informacije otkrivene, ko ih je primio, kada se otkrivanje dogodilo i kako ste saznali za to. Čuvajte kopije relevantnih e-mailova, poruka ili druge dokumentacije.
Zatim možete pitati odjel ljudskih resursa vašeg poslodavca ili ovlašteni kontakt za privatnost kako se medicinske informacije pohranjuju i ko im ima pristup.
Ako se briga odnosi na zdravstvenog radnika ili zdravstveni plan i vjerujete da su zaštićene zdravstvene informacije nepropisno otkrivene, HIPAA može biti relevantna. Za brige o povjerljivosti na radnom mjestu, ADA i drugi zakoni o zapošljavanju također se mogu primjenjivati.
Odgovarajuća agencija ili pravni postupak ovisi o okolnostima, tako da su specifični detalji otkrivanja važni.
Često postavljana pitanja
Mogu li moji kolege vidjeti moje medicinske evidencije?
Generalno, kolege ne bi trebale imati pristup vašim povjerljivim medicinskim informacijama samo zato što rade za istog poslodavca. Informacije o zdravlju zaposlenika generalno bi trebale biti povjerljive.
Može li moj menadžer vidjeti moju dijagnozu?
Ne nužno. Menadžer može trebati informacije o radnim ograničenjima ili razumnom prilagođavanju, ali to automatski ne daje menadžeru pristup vašoj dijagnozi ili potpunoj medicinskoj historiji.
Da li HIPAA štiti medicinske evidencije na poslu?
Zavisi od toga koje evidencije mislite.
HIPAA se generalno ne primjenjuje na zaposleničke evidencije koje održava poslodavac. Medicinske informacije koje drži pokriveni zdravstveni radnik ili zdravstveni plan mogu biti zaštićene HIPAA-om. Medicinske informacije koje drži poslodavac i dalje mogu biti zaštićene drugim zakonima, uključujući ADA.
Može li moj poslodavac nazvati mog ljekara radi mojih medicinskih evidencija?
Zdravstveni radnik generalno ne može dati vaše medicinske informacije vašem poslodavcu bez vašeg ovlaštenja, osim ako drugi primjenjivi zakon to dozvoljava ili zahtijeva.
Ko može pristupiti medicinskim informacijama zaposlenika?
U zavisnosti od okolnosti, ovlašteno osoblje ljudskih resursa, nadzornici ili menadžeri kojima su potrebne informacije za prilagođavanja ili radna ograničenja, osoblje prve pomoći i sigurnosti, te osobe koje rukuju radnim kompenzacijama ili poslovima osiguranja mogu imati pristup relevantnim informacijama.
Pristup treba biti ograničen na ono što je dozvoljeno i neophodno za specifičnu svrhu.
Da li medicinske evidencije zaposlenika treba čuvati zajedno sa kadrovskim dosijeima?
Ne. Medicinske informacije generalno treba čuvati odvojeno od redovnih kadrovskih dosijea i tretirati kao povjerljive. Elektronske medicinske informacije trebaju imati sličnu zaštitu.
Šta ako je moj poslodavac podijelio moju dijagnozu s kolegama?
Dokumentirajte šta se dogodilo i razmotrite postavljanje pitanja HR-u ili odgovarajućem kontaktu za privatnost ili usklađenost.
Da li je otkrivanje prekršilo zakon zavisi od toga koje su informacije podijeljene, ko ih je primio, zašto su podijeljene i koji se zakoni primjenjuju.
Zaključak
Informacije o zdravlju zaposlenika nisu nešto čemu bi svi u kompaniji trebali imati pristup. Kolege i zaposlenici bez legitimnog razloga vezanog za posao ne bi trebali imati neograničen pristup medicinskim evidencijama drugog zaposlenika.
Određene osobe, kao što su ovlašteno osoblje ljudskih resursa, nadzornici, osoblje prve pomoći ili osoblje za radne kompenzacije, mogu imati pristup ograničenim informacijama kada se primjenjuje specifičan izuzetak ili legitimna svrha zaposlenja.
Ključna razlika pri razmatranju zakona o izdavanju medicinskih evidencija prema HIPAA-u je da HIPAA generalno upravlja zaštićenim zdravstvenim informacijama koje drže pokriveni zdravstveni radnici i zdravstveni planovi. Informacije o zdravlju zaposlenika koje održava poslodavac generalno se regulišu zakonima o privatnosti na radnom mjestu i zakonima o zapošljavanju, a ne samo HIPAA-om.
Elektronsko pohranjivanje ne mijenja taj osnovni princip. Elektronske medicinske evidencije prema HIPAA-u koje drže pokrivene zdravstvene organizacije mogu potpadati pod HIPAA, dok elektronske zaposleničke evidencije koje drži poslodavac generalno ne postaju zaštićene HIPAA-om samo zato što sadrže medicinske informacije.
