Lékařské záznamy zaměstnanců by neměly být přístupné všem ve společnosti. I když zaměstnavatel legitimně potřebuje některé zdravotní informace, přístup by měl být obecně omezen na osoby, které k jeho přijetí mají specifický důvod.
Pravidla mohou být matoucí, protože zákony HIPAA o vydávání lékařských záznamů a zákony o soukromí zdravotních informací na pracovišti nepokrývají přesně stejné informace. HIPAA chrání určité lékařské informace držené poskytovateli zdravotní péče a zdravotními plány, ale obecně se nevztahuje na pracovní záznamy vedené zaměstnavatelem. Informace o zdravotním stavu zaměstnanců mohou být také chráněny zákony, jako je zákon o Američanech se zdravotním postižením (ADA), který vyžaduje, aby zaměstnavatelé zachovávali zdravotní informace v tajnosti a odděleně od běžných personálních záznamů.
To znamená, že váš manažer, kolegové, personál HR nebo jiní zaměstnanci nemají automaticky právo vidět vaši diagnózu, podrobnosti léčby nebo úplné lékařské záznamy jen proto, že pracujete pro společnost.
TL;DR: Klíčové poznatky
- Informace o zdravotním stavu zaměstnanců by měly být obecně uchovávány v tajnosti a odděleně od běžných personálních složek.
- Kolegové by neměli mít přístup k lékařským záznamům zaměstnance jen proto, že pracují ve stejné společnosti.
- Manažeři a nadřízení mohou obdržet omezené zdravotní informace, pokud je to nutné k řešení pracovních omezení nebo přiměřených úprav.
- První pomoc a bezpečnostní personál mohou během mimořádné události potřebovat určité informace.
- HR nebo určený personál může potřebovat přístup při řešení legitimních pracovních záležitostí, ale přístup by měl být omezen.
- HIPAA obecně neupravuje pracovní záznamy vedené zaměstnavatelem.
- Poskytovatelé zdravotní péče obecně nemohou posílat informace o zdravotním stavu přímo zaměstnavateli bez souhlasu zaměstnance, pokud jiný platný zákon neumožňuje nebo nevyžaduje jejich zveřejnění.
Máte otázky ohledně svého zdraví nebo potřebujete, aby lékař zkontroloval vaše příznaky? Vyzkoušejte bezplatné hodnocení příznaků August AI, které vám pomůže přemýšlet o vašich příznacích a možných dalších krocích. AI triáž nenahrazuje diagnózu. Pokud se potýkáte s lékařskou pohotovostí, zavolejte na číslo 112 nebo vyhledejte nejbližší pohotovost. V případě obav o ochranu soukromí zdravotních informací na pracovišti se obraťte na oddělení HR vašeho zaměstnavatele nebo na příslušného právního odborníka.
Kdo by neměl mít přístup k lékařským záznamům zaměstnanců?
Základní pravidlo je jednoduché: informace o zdravotním stavu zaměstnanců by měly být dostupné pouze osobám, které k jejich přijetí mají oprávněný důvod.
Podle zákona ADA musí zaměstnavatelé zachovávat informace o zdravotním stavu uchazečů a zaměstnanců v tajnosti. To zahrnuje i informace, které neobsahují konkrétní diagnózu. EEOC také doporučuje uchovávat informace o zdravotním stavu v samostatných lékařských složkách, nikoli v běžných personálních složkách.
Stejný princip platí i pro elektronicky ukládané informace. Přístup k počítačovému systému společnosti automaticky neznamená, že zaměstnanec by měl mít možnost prohlížet lékařské informace jiného zaměstnance.
Kolegové
Kolega obecně nepotřebuje přístup k informacím o zdravotním stavu jiného zaměstnance.
Zaměstnanec může například obdržet upravený pracovní rozvrh jako přiměřenou úpravu. Kolegové mohou vědět, že se rozvrh změnil, ale obecně nepotřebují znát zdravotní důvod této změny.
Manažer může vysvětlit, že pracovní uspořádání bylo schváleno, aniž by odhalil diagnózu zaměstnance nebo jiné důvěrné zdravotní podrobnosti.
Zaměstnanci z nesouvisejících oddělení
Osoba pracující v mzdové účtárně, účetnictví, prodeji, marketingu, IT nebo jiném oddělení nemá automaticky právo prohlížet informace o zdravotním stavu zaměstnance.
To je obzvláště důležité, pokud jsou informace o zdravotním stavu uloženy elektronicky. Přístup by měl být omezen na osoby, které mají oprávněný důvod k použití těchto informací.
Schopnost zaměstnance přistupovat k firemnímu systému sama o sobě nevytváří oprávněný důvod k prohlížení lékařských záznamů jiného zaměstnance.
Manažeři, kteří informace nepotřebují
Manažeři někdy mohou obdržet omezené informace o zdravotním stavu, ale neměli by automaticky dostávat úplný lékařský záznam zaměstnance.
Například nadřízený může potřebovat vědět, že zaměstnanec má omezení zvedání nebo vyžaduje konkrétní úpravu pracoviště. Nadřízený obecně nepotřebuje celou lékařskou historii zaměstnance k implementaci tohoto omezení.
Jiní zaměstnanci
Zaměstnavatel by neměl zpřístupňovat informace o zdravotním stavu zaměstnance jen proto, že jiný zaměstnanec je zvědavý, úzce s danou osobou spolupracuje nebo chce pochopit, proč je zaměstnanec nepřítomen.
Informace o zdravotním stavu mohou zůstat důvěrné, i když zaměstnanec dobrovolně sdílel některé zdravotní informace v práci.
Kdo může potřebovat omezený přístup k informacím o zdravotním stavu zaměstnanců?
Důvěrnost neznamená, že nikdo v organizaci nemůže nikdy vidět informace o zdravotním stavu.
Někteří zaměstnanci mohou potřebovat omezený přístup k výkonu svých povinností nebo k plnění zákonných povinností.
HR nebo určený personál
Personál lidských zdrojů může potřebovat přístup k lékařské dokumentaci při řešení žádostí o přiměřené úpravy, lékařské dovolené nebo jiných legitimních pracovních záležitostí.
To neznamená, že HR by měl mít neomezený přístup k celé lékařské historii zaměstnance. Informace by měly být zpracovávány v tajnosti a přístupné pouze tehdy, když je to nutné pro příslušný pracovní účel.
Nadřízení a manažeři
Nadřízený může potřebovat vědět o pracovních omezeních nebo schválené úpravě.
Například, pokud zaměstnanec nemůže zvedat předměty nad určitou váhu, manažer může potřebovat vědět o tomto omezení, aby mohl vhodně přidělovat práci. Manažer nemusí nutně potřebovat znát diagnózu zaměstnance, historii léčby nebo jiné nesouvisející zdravotní informace.
Personál první pomoci a bezpečnosti
Informace o zdravotním stavu mohou být někdy sdíleny s osobami odpovědnými za poskytování nouzové léčby nebo pomoci.
Například, relevantní informace mohou být potřebné, pokud má zaměstnanec zdravotní stav, který by mohl vyžadovat nouzovou péči v práci.
I v těchto situacích by sdílené informace měly být omezeny na to, co je relevantní pro nouzovou situaci nebo bezpečnostní problém.
Osoby řešící záležitosti pracovních úrazů nebo pojištění
Informace o zdravotním stavu mohou být také sdělovány pro účely pracovních úrazů nebo pojištění, pokud to povoluje nebo vyžaduje platný zákon.
Důležité je, že tyto situace nevytvářejí neomezený přístup k úplnému lékařskému záznamu zaměstnance.
Vztahuje se HIPAA na lékařské záznamy zaměstnanců?
Zde se mnoho lidí plete.
HIPAA se obecně vztahuje na chráněné zdravotní informace držené krytými poskytovateli zdravotní péče, zdravotními plány a některými dalšími krytými subjekty. Obecně nechrání pracovní záznamy vedené zaměstnavatelem, ani když tyto záznamy obsahují informace související se zdravím.
Například, předpokládejme, že zaměstnavateli poskytnete lékařskou zprávu podporující žádost o dovolenou. Kopie zaměstnavatele se stává součástí pracovního záznamu. HIPAA obecně neupravuje tento záznam držený zaměstnavatelem stejným způsobem, jakým upravuje lékařský záznam krytého poskytovatele zdravotní péče.
Jinými zákony mohou být tyto informace stále chráněny. Zejména zákon ADA vyžaduje, aby zaměstnavatelé zachovávali důvěrnost informací o zdravotním stavu, které získají o uchazečích a zaměstnancích.
Další informace o obecných právech týkajících se lékařských záznamů naleznete v našem průvodci o lékařských záznamech: co obsahují, kdo je právně vlastní a jak získat svou kopii.
Tento rozdíl je důležitý při pohledu na zákony HIPAA o vydávání lékařských záznamů. HIPAA neznamená, že každý lékařský dokument, který zaměstnavatel vlastní, je automaticky lékařským záznamem chráněným HIPAA.
Pro širší rámec HIPAA viz HHS HIPAA pro jednotlivce.
Může zaměstnavatel získat lékařské záznamy přímo od vašeho lékaře?
Obecně platí, že váš poskytovatel zdravotní péče nemůže jednoduše zaslat vaše lékařské záznamy vašemu zaměstnavateli, protože si je zaměstnavatel vyžádá.
Když zaměstnavatel přímo požádá poskytovatele zdravotní péče o informace o zdravotním stavu, poskytovatel je obecně nemůže zveřejnit bez souhlasu jednotlivce, pokud jiný platný zákon neumožňuje nebo nevyžaduje jejich zveřejnění.
Existují omezené výjimky. Určité situace mohou zahrnovat lékařský dohled na pracovišti, nemoci nebo úrazy související s prací nebo požadavky na bezpečnost práce.
Záleží na konkrétních okolnostech. Žádost zaměstnavatele o informace o zdravotním stavu automaticky neznamená, že poskytovatel zdravotní péče může vydat úplný lékařský záznam zaměstnance.
Pokud potřebujete formálně požádat o své vlastní záznamy, nahlédněte do našeho průvodce šablony formulářů pro žádosti o lékařské záznamy a jak je používat.
Co elektronické lékařské záznamy HIPAA?
Stejný základní rozdíl platí pro informace o zdravotním stavu uložené elektronicky.
Elektronické lékařské záznamy HIPAA mohou být chráněny HIPAA, pokud je spravuje krytý poskytovatel zdravotní péče nebo zdravotní plán. Nicméně elektronické pracovní záznamy vedené zaměstnavatelem obecně nejsou kryty HIPAA jen proto, že obsahují informace o zdravotním stavu.
Pro zaměstnavatele zákon ADA stále vyžaduje, aby informace o zdravotním stavu byly uchovávány v tajnosti a odděleně od běžných personálních složek. Elektronické ukládání tuto povinnost důvěrnosti nevylučuje.
V praktickém smyslu by zaměstnavatel neměl považovat sdílenou elektronickou databázi zaměstnanců za důvod k neomezenému přístupu k informacím o zdravotním stavu.
Další informace o přístupu k vlastním záznamům digitálně naleznete v našem průvodci jak si prohlížet své lékařské záznamy online zdarma.
Jaké informace manažer skutečně potřebuje?
Užitečným rozlišením je mezi informacemi o zdravotním stavu a informacemi souvisejícími s prací.
Manažer může potřebovat vědět:
- Že zaměstnanec má schválené pracovní omezení
- Jaké pracovní omezení je třeba dodržovat
- Jaká úprava byla schválena
- Kdy se úprava nebo omezení vztahuje
Manažer obecně nepotřebuje vědět:
- Celou lékařskou historii zaměstnance
- Nesouvisející diagnózy
- Podrobné informace o léčbě
- Historii léků nesouvisející s problémem na pracovišti
- Soukromé informace o jiných zdravotních stavech
Cílem je poskytnout manažerovi dostatek informací k řešení problému na pracovišti, aniž by zbytečně odhaloval důvěrné zdravotní podrobnosti.
Co když si myslíte, že vaše informace o zdravotním stavu byly sdíleny nevhodně?
Začněte tím, že zdokumentujete, co se stalo.
Zapište si, jaké informace byly sděleny, kdo je obdržel, kdy ke sdělení došlo a jak jste se o tom dozvěděli. Uchovejte si kopie relevantních e-mailů, zpráv nebo jiné dokumentace.
Poté se můžete zeptat oddělení HR vašeho zaměstnavatele nebo určeného kontaktní osoby pro ochranu soukromí, jak jsou informace o zdravotním stavu ukládány a kdo k nim má přístup.
Pokud se obava týká poskytovatele zdravotní péče nebo zdravotního plánu a domníváte se, že došlo k nevhodnému zveřejnění chráněných zdravotních informací, může být relevantní HIPAA. V případě obav o důvěrnost na pracovišti se mohou uplatnit také zákon ADA a další pracovní zákony.
Příslušná agentura nebo právní proces závisí na okolnostech, takže podrobnosti zveřejnění jsou důležité.
Často kladené otázky
Mohou moji kolegové vidět mé lékařské záznamy?
Obecně platí, že kolegové by neměli mít přístup k vašim důvěrným informacím o zdravotním stavu jen proto, že pracují pro stejného zaměstnavatele. Informace o zdravotním stavu zaměstnanců by měly být obecně uchovávány v tajnosti.
Může můj manažer vidět mou diagnózu?
Ne nutně. Manažer může potřebovat informace o pracovních omezeních nebo přiměřené úpravě, ale to manažerovi automaticky nedává přístup k vaší diagnóze nebo úplné lékařské historii.
Chrání HIPAA lékařské záznamy v práci?
Záleží na tom, které záznamy máte na mysli.
HIPAA se obecně nevztahuje na pracovní záznamy vedené zaměstnavatelem. Informace o zdravotním stavu držené krytým poskytovatelem zdravotní péče nebo zdravotním plánem mohou být chráněny HIPAA. Informace o zdravotním stavu držené zaměstnavatelem mohou být stále chráněny jinými zákony, včetně zákona ADA.
Může můj zaměstnavatel zavolat mého lékaře kvůli mým lékařským záznamům?
Poskytovatel zdravotní péče obecně nemůže sdělit informace o vašem zdravotním stavu vašemu zaměstnavateli bez vašeho souhlasu, pokud jiný platný zákon neumožňuje nebo nevyžaduje jejich zveřejnění.
Kdo může přistupovat k informacím o zdravotním stavu zaměstnanců?
V závislosti na okolnostech mohou mít přístup k relevantním informacím určení pracovníci HR, nadřízení nebo manažeři, kteří potřebují informace pro úpravy nebo pracovní omezení, personál první pomoci a bezpečnosti a osoby řešící záležitosti pracovních úrazů nebo pojištění.
Přístup by měl být omezen na to, co je povoleno a nezbytné pro daný účel.
Měly by být lékařské záznamy zaměstnanců uchovávány s personálními složkami?
Ne. Informace o zdravotním stavu by měly být obecně uchovávány odděleně od běžných personálních složek a považovány za důvěrné. Elektronické informace o zdravotním stavu by měly mít podobnou ochranu.
Co když můj zaměstnavatel sdílel mou diagnózu s kolegy?
Zdokumentujte, co se stalo, a zvažte řešení problému s HR nebo příslušným kontaktem pro ochranu soukromí nebo dodržování předpisů.
Zda zveřejnění porušilo zákon, závisí na tom, jaké informace byly sděleny, kdo je obdržel, proč byly sděleny a které zákony se uplatňují.
Závěr
Informace o zdravotním stavu zaměstnanců nejsou něčím, k čemu by měl mít každý v společnosti přístup. Kolegové a zaměstnanci bez legitimního pracovního důvodu by neměli mít neomezený přístup k lékařským záznamům jiného zaměstnance.
Některé osoby, jako jsou určení pracovníci HR, nadřízení, personál první pomoci nebo personál pro pracovní úrazy, mohou mít přístup k omezeným informacím, pokud platí specifická výjimka nebo legitimní pracovní účel.
Klíčovým rozdílem při zvažování zákonů HIPAA o vydávání lékařských záznamů je, že HIPAA obecně upravuje chráněné zdravotní informace držené krytými poskytovateli zdravotní péče a zdravotními plány. Informace o zdravotním stavu zaměstnanců vedené zaměstnavatelem se obecně řídí zákony o ochraně soukromí na pracovišti a pracovními zákony, nikoli pouze HIPAA.
Elektronické ukládání tuto základní zásadu nemění. Elektronické lékařské záznamy HIPAA držené krytými zdravotnickými organizacemi mohou spadat pod HIPAA, zatímco elektronické pracovní záznamy vedené zaměstnavatelem se obecně nestávají chráněnými HIPAA jen proto, že obsahují informace o zdravotním stavu.
