Medarbejderjournaler er ikke beregnet til at være åbne for alle i en virksomhed. Selv når en arbejdsgiver legitimt har brug for visse helbredsoplysninger, bør adgangen generelt begrænses til personer, der har en specifik grund til at modtage dem.
Reglerne kan være forvirrende, fordi HIPAA-love om udlevering af medicinske journaler og love om privatlivets fred på arbejdspladsen ikke dækker præcis de samme oplysninger. HIPAA beskytter visse medicinske oplysninger, der opbevares af sundhedsudbydere og sundhedsplaner, men den gælder generelt ikke for ansættelsesoplysninger, der vedligeholdes af en arbejdsgiver. Medarbejderes helbredsoplysninger kan også være beskyttet af love som Americans with Disabilities Act (ADA), der kræver, at arbejdsgivere holder helbredsoplysninger fortrolige og adskilt fra almindelige personalearkiver.
Det betyder, at din chef, kolleger, HR-personale eller andre medarbejdere ikke automatisk har ret til at se din diagnose, behandlingsdetaljer eller fuldstændige medicinske journaler blot fordi du arbejder for virksomheden.
TL;DR: Vigtigste pointer
- Medarbejderes helbredsoplysninger bør generelt holdes fortrolige og adskilt fra almindelige personalearkiver.
- Kolleger bør ikke have adgang til en medarbejders medicinske journaler blot fordi de arbejder i samme virksomhed.
- Chefer og ledere kan modtage begrænsede helbredsoplysninger, når det er nødvendigt for at håndtere arbejdsbegrænsninger eller rimelige tilpasninger.
- Førstehjælps- og sikkerhedspersonale kan have brug for visse oplysninger under en nødsituation.
- HR eller udpeget personale kan have brug for adgang, når de håndterer legitime ansættelsesmæssige forhold, men adgangen bør begrænses.
- HIPAA regulerer generelt ikke ansættelsesoplysninger, der vedligeholdes af en arbejdsgiver.
- Sundhedsudbydere kan generelt ikke sende medicinske oplysninger direkte til en arbejdsgiver uden medarbejderens tilladelse, medmindre en anden gældende lov tillader eller kræver oplysningen.
Har du spørgsmål om dit helbred eller brug for en kliniker til at vurdere symptomer? Prøv August AI's gratis symptomvurdering for at hjælpe med at tænke over dine symptomer og mulige næste skridt. AI-triage er ikke en diagnose. Hvis du står over for en medicinsk nødsituation, skal du ringe 112 eller tage på nærmeste skadestue. For bekymringer om fortrolighed af helbredsoplysninger på arbejdspladsen, kontakt din arbejdsgivers HR-afdeling eller en passende juridisk professionel.
Hvem bør ikke have adgang til medarbejderjournaler?
Den grundlæggende regel er enkel: Medarbejderes helbredsoplysninger bør kun være tilgængelige for personer, der har en legitim grund til at modtage dem.
Under ADA skal arbejdsgivere holde helbredsoplysninger om ansøgere og medarbejdere fortrolige. Det inkluderer oplysninger, der ikke indeholder en specifik diagnose. EEOC anbefaler også at holde helbredsoplysninger i separate medicinske filer snarere end i almindelige personalearkiver.
Det samme princip gælder, når oplysninger gemmes elektronisk. At have adgang til en virksomheds computersystem betyder ikke automatisk, at en medarbejder skal kunne se en anden medarbejders helbredsoplysninger.
Kolleger
En kollega har generelt ikke brug for adgang til en anden medarbejders helbredsoplysninger.
For eksempel kan en medarbejder modtage en ændret arbejdsplan som en rimelig tilpasning. Kolleger kan vide, at planen er ændret, men de behøver generelt ikke kende den medicinske årsag bag den.
En leder kan forklare, at en aftale på arbejdspladsen er godkendt uden at afsløre medarbejderens diagnose eller andre fortrolige medicinske detaljer.
Medarbejdere i uafhængige afdelinger
En person, der arbejder i løn, regnskab, salg, marketing, IT eller en anden afdeling, har ikke automatisk ret til at gennemgå en medarbejders helbredsoplysninger.
Dette er især vigtigt, når helbredsoplysninger gemmes elektronisk. Adgang bør begrænses til personer, der har en legitim grund til at bruge oplysningerne.
En medarbejders evne til at få adgang til et virksomhedssystem skaber ikke i sig selv en legitim grund til at se en anden medarbejders medicinske journaler.
Ledere, der ikke har brug for oplysningerne
Ledere kan nogle gange modtage begrænsede helbredsoplysninger, men de bør ikke automatisk modtage en medarbejders fulde medicinske journal.
For eksempel kan en supervisor have brug for at vide, at en medarbejder har en løftebegrænsning eller kræver en bestemt tilpasning på arbejdspladsen. Supervisoren behøver generelt ikke medarbejderens fulde medicinske historie for at implementere den begrænsning.
Andre medarbejdere
En arbejdsgiver bør ikke gøre en medarbejders helbredsoplysninger tilgængelige blot fordi en anden medarbejder er nysgerrig, arbejder tæt sammen med personen eller ønsker at forstå, hvorfor medarbejderen er fraværende.
Helbredsoplysninger kan forblive fortrolige, selvom en medarbejder frivilligt har drøftet visse helbredsoplysninger på arbejdet.
Hvem kan have brug for begrænset adgang til medarbejderes helbredsoplysninger?
Fortrolighed betyder ikke, at ingen i en organisation nogensinde kan se helbredsoplysninger.
Visse medarbejdere kan have brug for begrænset adgang for at udføre deres arbejde eller opfylde juridiske forpligtelser.
HR eller udpeget personale
HR-personale kan have brug for adgang til medicinsk dokumentation ved håndtering af anmodninger om rimelige tilpasninger, medicinsk orlov eller andre legitime ansættelsesmæssige forhold.
Det betyder ikke, at HR bør have ubegrænset adgang til en medarbejders fulde medicinske historie. Oplysninger bør håndteres fortroligt og kun tilgås, når det er nødvendigt for det relevante ansættelsesmæssige formål.
Supervisorer og ledere
En supervisor kan have brug for at vide om arbejdsbegrænsninger eller en godkendt tilpasning.
For eksempel, hvis en medarbejder ikke kan løfte genstande over en bestemt vægt, kan lederen have brug for at kende begrænsningen, så arbejdet kan fordeles korrekt. Lederen behøver ikke nødvendigvis at kende medarbejderens diagnose, behandlingshistorik eller andre urelaterede helbredsoplysninger.
Førstehjælps- og sikkerhedspersonale
Helbredsoplysninger kan lejlighedsvis skulle deles med personer, der er ansvarlige for at yde nødhjælp eller assistance.
For eksempel kan relevante oplysninger være nødvendige, hvis en medarbejder har en medicinsk tilstand, der kan kræve akut pleje på arbejdet.
Selv i disse situationer bør de delte oplysninger begrænses til det, der er relevant for nødsituationen eller sikkerhedsspørgsmålet.
Personer, der håndterer arbejdsskade- eller forsikringssager
Helbredsoplysninger kan også skulle udleveres til arbejdsskade- eller forsikringsformål, når det er tilladt eller krævet i henhold til gældende lovgivning.
Det vigtige er, at disse situationer ikke skaber ubegrænset adgang til en medarbejders fulde medicinske journal.
Gælder HIPAA for medarbejderjournaler?
Her bliver mange forvirrede.
HIPAA gælder generelt for beskyttede helbredsoplysninger, der opbevares af dækkede sundhedsudbydere, sundhedsplaner og visse andre dækkede enheder. Den beskytter generelt ikke ansættelsesoplysninger, der opbevares af en arbejdsgiver, selv når disse oplysninger indeholder helbredsrelaterede oplysninger.
For eksempel, hvis du giver din arbejdsgiver en lægenote til støtte for en orlovanmodning. Arbejdsgiverens kopi bliver en del af ansættelsesoptegnelsen. HIPAA regulerer generelt ikke den af arbejdsgiveren opbevarede optegnelse på samme måde, som den regulerer en dækket sundhedsudbyders medicinske journal.
Andre love kan stadig beskytte disse oplysninger. Især kræver ADA, at arbejdsgivere opretholder fortrolighed af helbredsoplysninger, de indhenter om ansøgere og medarbejdere.
For mere om generelle rettigheder vedrørende medicinske journaler, se vores guide om medicinske journaler: hvad de indeholder, hvem der juridisk ejer dem, og hvordan man får sin kopi.
Denne sondring er vigtig, når man ser på HIPAA-love om udlevering af medicinske journaler. HIPAA betyder ikke, at ethvert medicinsk dokument, en arbejdsgiver besidder, automatisk er en HIPAA-beskyttet medicinsk journal.
For det bredere HIPAA-rammeværk, se HHS HIPAA for enkeltpersoner.
Kan en arbejdsgiver få medicinske journaler direkte fra din læge?
Generelt kan din sundhedsudbyder ikke blot sende dine medicinske journaler til din arbejdsgiver, fordi arbejdsgiveren beder om dem.
Når en arbejdsgiver anmoder en sundhedsudbyder direkte om helbredsoplysninger, kan udbyderen generelt ikke videregive dem uden individets tilladelse, medmindre en anden gældende lov tillader eller kræver oplysningen.
Der er begrænsede undtagelser. Visse omstændigheder kan involvere medicinsk overvågning på arbejdspladsen, arbejdsrelateret sygdom eller skade, eller krav om arbejdspladssikkerhed.
De specifikke omstændigheder er afgørende. En arbejdsgivers anmodning om helbredsoplysninger betyder ikke automatisk, at en sundhedsudbyder kan udlevere en medarbejders fulde medicinske journal.
Hvis du har brug for formelt at anmode om dine egne journaler, se vores guide om skabeloner til anmodninger om medicinske journaler og hvordan man bruger dem.
Hvad med HIPAA elektroniske medicinske journaler?
Den samme grundlæggende sondring gælder for helbredsoplysninger, der gemmes elektronisk.
HIPAA elektroniske medicinske journaler kan være beskyttet af HIPAA, når de vedligeholdes af en dækket sundhedsudbyder eller sundhedsplan. Elektroniske ansættelsesoptegnelser, der opbevares af en arbejdsgiver, er dog generelt ikke omfattet af HIPAA blot fordi de indeholder helbredsoplysninger.
For arbejdsgivere kræver ADA stadig, at helbredsoplysninger holdes fortrolige og adskilt fra almindelige personalearkiver. Elektronisk opbevaring eliminerer ikke dette krav om fortrolighed.
I praksis bør en arbejdsgiver ikke behandle en delt elektronisk medarbejderdatabase som en grund til ubegrænset adgang til helbredsoplysninger.
For mere om adgang til dine egne journaler digitalt, se vores guide om hvordan man ser sine medicinske journaler online gratis.
Hvilke oplysninger har en leder rent faktisk brug for?
En nyttig sondring er mellem helbredsoplysninger og arbejdsrelaterede oplysninger.
En leder kan have brug for at vide:
- At en medarbejder har en godkendt arbejdsbegrænsning
- Hvilken arbejdsbegrænsning der skal følges
- Hvilken tilpasning der er godkendt
- Hvornår en tilpasning eller begrænsning gælder
Lederen har generelt ikke brug for at vide:
- Medarbejderens fulde medicinske historie
- Urelaterede diagnoser
- Detaljeret behandlingsinformation
- Medicinforbrug, der er urelateret til arbejdspladsproblemet
- Private oplysninger om andre medicinske tilstande
Målet er at give lederen nok information til at håndtere arbejdspladsproblemet uden unødvendigt at afsløre fortrolige medicinske detaljer.
Hvad hvis du mener, at dine helbredsoplysninger er blevet delt ukorrekt?
Begynd med at dokumentere, hvad der er sket.
Skriv ned, hvilke oplysninger der blev afsløret, hvem der modtog dem, hvornår afsløringen fandt sted, og hvordan du fandt ud af det. Gem kopier af relevante e-mails, beskeder eller anden dokumentation.
Du kan derefter spørge din arbejdsgivers HR-afdeling eller den udpegede kontaktperson for privatlivets fred om, hvordan helbredsoplysninger gemmes, og hvem der har adgang til dem.
Hvis bekymringen involverer en sundhedsudbyder eller sundhedsplan, og du mener, at beskyttede helbredsoplysninger blev ukorrekt videregivet, kan HIPAA være relevant. For bekymringer om fortrolighed på arbejdspladsen kan ADA og andre arbejdslove også gælde.
Det relevante bureau eller den passende juridiske proces afhænger af omstændighederne, så de specifikke detaljer om afsløringen er afgørende.
Ofte stillede spørgsmål
Kan mine kolleger se mine medicinske journaler?
Generelt bør kolleger ikke have adgang til dine fortrolige helbredsoplysninger blot fordi de arbejder for den samme arbejdsgiver. Medarbejderes helbredsoplysninger bør generelt holdes fortrolige.
Kan min leder se min diagnose?
Ikke nødvendigvis. En leder kan have brug for oplysninger om arbejdsbegrænsninger eller en rimelig tilpasning, men det giver ikke automatisk lederen adgang til din diagnose eller fulde medicinske historie.
Beskytter HIPAA medicinske journaler på arbejdet?
Det afhænger af, hvilke journaler du mener.
HIPAA gælder generelt ikke for ansættelsesoptegnelser, der vedligeholdes af en arbejdsgiver. Helbredsoplysninger, der opbevares af en dækket sundhedsudbyder eller sundhedsplan, kan være beskyttet af HIPAA. Helbredsoplysninger, der opbevares af arbejdsgiveren, kan stadig være beskyttet af andre love, herunder ADA.
Kan min arbejdsgiver ringe til min læge for mine medicinske journaler?
En sundhedsudbyder kan generelt ikke give din arbejdsgiver dine helbredsoplysninger uden din tilladelse, medmindre en anden gældende lov tillader eller kræver oplysningen.
Hvem kan få adgang til medarbejderes helbredsoplysninger?
Afhængigt af omstændighederne kan udpeget HR-personale, supervisorer eller ledere, der har brug for oplysninger til tilpasninger eller arbejdsbegrænsninger, førstehjælps- og sikkerhedspersonale samt personer, der håndterer arbejdsskade- eller forsikringssager, have adgang til relevante oplysninger.
Adgangen bør begrænses til det, der er tilladt og nødvendigt for det specifikke formål.
Bør medarbejderjournaler opbevares sammen med personalearkiver?
Nej. Helbredsoplysninger bør generelt opbevares separat fra almindelige personalearkiver og behandles som fortrolige. Elektroniske helbredsoplysninger bør have lignende beskyttelse.
Hvad hvis min arbejdsgiver delte min diagnose med kolleger?
Dokumenter, hvad der skete, og overvej at rejse spørgsmålet med HR eller den relevante kontaktperson for privatlivets fred eller compliance.
Hvorvidt en videregivelse overtrådte loven, afhænger af, hvilke oplysninger der blev delt, hvem der modtog dem, hvorfor de blev delt, og hvilke love der gælder.
Konklusion
Medarbejderes helbredsoplysninger er ikke noget, alle i en virksomhed bør have adgang til. Kolleger og medarbejdere uden en legitim arbejdsrelateret grund bør ikke have ubegrænset adgang til en anden medarbejders medicinske journaler.
Visse personer, såsom udpeget HR-personale, supervisorer, førstehjælpspersonale eller personale for arbejdsskadeforsikring, kan have adgang til begrænsede oplysninger, når en specifik undtagelse eller et legitimt ansættelsesmæssigt formål gælder.
Den vigtigste sondring vedrørende HIPAA-love om udlevering af medicinske journaler er, at HIPAA generelt regulerer beskyttede helbredsoplysninger, der opbevares af dækkede sundhedsudbydere og sundhedsplaner. Medarbejderes helbredsoplysninger, der vedligeholdes af en arbejdsgiver, reguleres generelt af love om fortrolighed på arbejdspladsen og ansættelseslove snarere end udelukkende af HIPAA.
Elektronisk opbevaring ændrer ikke på dette grundlæggende princip. HIPAA elektroniske medicinske journaler, der opbevares af dækkede sundhedsorganisationer, kan falde ind under HIPAA, mens elektroniske ansættelsesoptegnelser, der opbevares af en arbejdsgiver, generelt ikke bliver HIPAA-beskyttede blot fordi de indeholder helbredsoplysninger.
