Fordern Sie sie vom Aufbewahrungsbeauftragten an, nicht von Ihrem Arzt: Laden Sie heute herunter, was Sie über das Patientenportal erhalten können, und senden Sie dann eine datierte schriftliche Anfrage an die Abteilung für Gesundheitsinformationsmanagement oder das Datenschutzbüro. So erhalten Sie medizinische Unterlagen mit einer gesetzlichen Frist, da HIPAA dem Anbieter 30 Tage Zeit gibt, zu handeln.

Zusammenfassung: Wichtigste Erkenntnisse

  • Anfragen gehen an den Aufbewahrungsbeauftragten (HIM, Abteilung für Freigabe von Informationen oder Datenschutzbeauftragter), niemals in den Posteingang Ihres Arztes.
  • Das Portal liefert Ihnen die meisten Krankenakten in wenigen Minuten. Die vollständige rechtliche Akte erhalten Sie selten.
  • Der Zugriff hat eine Frist von 30 Tagen. Korrekturen haben 60 Tage. Beide erlauben eine schriftliche Fristverlängerung.
  • Niemand darf Ihnen eine Gebühr für die Suche oder Abholung Ihrer Unterlagen berechnen, nur für die Kopie und den Versand.
  • Eine Korrektur hängt Ihre Version neben den Fehler an. Nichts wird jemals gelöscht.

So erhalten Sie medizinische Unterlagen: Fragen Sie den Aufbewahrungsbeauftragten, nicht Ihren Arzt

Senden Sie Ihre Anfrage an den Aufbewahrungsbeauftragten: die Abteilung für Gesundheitsinformationsmanagement (medizinische Unterlagen), das Büro für die Freigabe von Informationen oder den Datenschutzbeauftragten. Sie haben drei Kanäle. Laden Sie sie vom Patientenportal herunter, senden Sie eine unterschriebene schriftliche Anfrage oder erscheinen Sie persönlich mit einem Lichtbildausweis. Nennen Sie die Dienstleistungsdaten, die spezifischen Unterlagen und das gewünschte Format. Der Anbieter muss innerhalb von 30 Tagen handeln.

Diese Weiterleitung ist wichtiger als Ihre Formulierung. Kliniker geben keine Unterlagen frei; Aufbewahrungsbeauftragte tun dies, und eine an den Posteingang eines behandelnden Arztes gesendete Nachricht wird weitergeleitet, in die Warteschlange gestellt oder stillschweigend fallen gelassen. Das HIPAA-Recht auf Zugang, wie es von HealthIT.gov beschrieben wird, umfasst sowohl Ihre Gesundheits- als auch Ihre Abrechnungsunterlagen, die von abgedeckten Anbietern und Krankenversicherungen geführt werden, und es gilt sowohl für persönliche Vertreter als auch für Patienten.

Seien Sie spezifisch oder erwarten Sie eine unvollständige Akte. Menschen suchen nach Möglichkeiten, meine medizinischen Unterlagen zu erhalten, und stellen sich ein ordentliches Dokument vor, aber Sie erhalten genau die Kategorien, die Sie nennen. Fordern Sie Besuchsnachweise, Laborergebnisse, Bildgebungsberichte, Operations- und Pathologieberichte, die aktuelle Medikamentenliste und eine detaillierte Abrechnung an und geben Sie dann das Zustellformat an: eine elektronische Kopie an eine angegebene E-Mail-Adresse oder an Ihr Portal.

Zwei Dinge fallen außerhalb dieses Rechts. Separate, separat geführte Psychotherapie-Notizen eines Anbieters für psychische Gesundheit und Informationen, die im Vorfeld eines zivil-, straf- oder verwaltungsrechtlichen Verfahrens zusammengestellt werden, sind beide gemäß 45 CFR 164.524 ausgeschlossen. Alles andere in der benannten Akte gehört Ihnen zum Lesen. Wenn Sie unsicher sind, was dies abdeckt, beginnen Sie mit was in Ihren medizinischen Unterlagen enthalten ist und wem sie rechtlich gehören.

Die entscheidende Wahrheit: Eine Aktenkorrektur löscht nie den Fehler

Eine Korrektur löscht den Fehler nicht. Sie liegt daneben. Wenn ein Anbieter Ihren Antrag genehmigt, verlangt 45 CFR 164.526, dass die Änderung oder ein Link dazu an die bestehende Akte angehängt wird, wobei jede betroffene Akte identifiziert wird. Kein Umschreiben. Keine Löschung.

Der ursprüngliche Eintrag bleibt dauerhaft in der Akte. Ebenso Ihre Korrektur. Ebenso Ihre Meinungsverschiedenheitserklärung, falls sie sich weigern, eine vorzunehmen.

Das stellt die gesamte Aufgabe neu dar. Der Zweck des Erlernens, wie man medizinische Unterlagen korrigiert, ist nicht die Löschung, sondern die Sichtbarkeit der korrekten Version für jeden zukünftigen Leser dieser Akte: den nächsten Krankenhausarzt, den nächsten Apotheker, den nächsten Versicherer. Das bedeutet, Ihre vollständige Kopie Zeile für Zeile zu lesen und das genaue Datum, die Seite, den Besuch und die Formulierung zu notieren, die Sie anfechten. Anfragen, die sagen "das ist alles falsch", werden abgelehnt, da nichts Spezifisches angehängt werden kann. Es bedeutet auch, zu akzeptieren, dass dies eine Aktenbearbeitung innerhalb von 60 Tagen ist, weshalb ein gefährlicher Eintrag den Anruf erfordert, der am Ende dieses Artikels beschrieben wird.

MyChart liefert die meisten Ihrer Akten in Minuten, nicht alle

Hier erfahren Sie, wie Sie medizinische Unterlagen auf MyChart anfordern, was die meisten Leute benötigen, bevor sie überhaupt einen Brief verfassen:

  1. Öffnen Sie das Menü und wählen Sie Sharing Hub.
  2. Wählen Sie Request a formal copy (Formelle Kopie anfordern) Ihrer Akte aus.
  3. Überprüfen Sie den Zustimmungsbildschirm, bestätigen Sie die Daten und Aktenarten und klicken Sie dann auf Send (Senden).
  4. Bei älteren Versionen lautet der Pfad Menu (Menü), dann My Record (Meine Akte), dann Record Request (Akv-Anforderung).
  5. Für eine sofortige Kopie öffnen Sie Document Center (Dokumentenzentrum) oder Visit Records (Besuchsunterlagen) und wählen Sie Download complete record (Vollständige Akte herunterladen) aus.

Dieser Download sollte nichts kosten und keine Zeit in Anspruch nehmen. Seitdem die Information Blocking Rule am 5. April 2021 in Kraft trat, müssen Anbieter Ihnen Ihre elektronischen Gesundheitsinformationen unverzüglich und kostenlos zur Verfügung stellen.

Aber zu wissen, wie man medizinische Unterlagen auf MyChart anfordert, ist nicht dasselbe wie die vollständige Akte zu besitzen. Portale lassen routinemäßig Bildgebungsstudien selbst aus (Sie erhalten den Bericht des Radiologen, nicht die Filme), gescannte externe Unterlagen, Besuche vor der EHR und manchmal die vollständigen Operations- und Pathologieberichte weg. Diese erfordern eine formelle Anfrage. Wenn Ihr Anbieter ein anderes Portal oder gar kein Portal verwendet, ist der unten beschriebene schriftliche Weg der Ausweg, und es lohnt sich, zuerst zu prüfen, ob Sie Ihre medizinischen Unterlagen kostenlos online einsehen können.

Kein Portal? Eine schriftliche Anfrage ist langsamer, aber rechtlich stärker

Ohne Portal reduziert sich die Frage, wie man medizinische Unterlagen anfordert, auf eine unterschriebene Seite mit einem Datum. Fügen Sie hinzu:

  • Ihr vollständiger gesetzlicher Name und jeder frühere Name, unter dem die Unterlagen erstellt wurden
  • Geburtsdatum und aktuelle Postanschrift
  • Die Dienstleistungsdaten und die spezifischen Unterlagen, die Sie möchten
  • Zustellformat und Ziel (E-Mail-Adresse, Portal oder Postanschrift)
  • Ihre Unterschrift und das Datum

Richten Sie sie an die HIM- oder Freigabe-für-Informationen-Abteilung oder an den Datenschutzbeauftragten und behalten Sie eine datierte Kopie. Einschreiben, Faxbestätigung oder eine zeitgestempelte Portalnachricht ist das, was die 30-Tage-Frist beginnt und deren Beginn beweist. Dieser Papierweg ist der Grund, warum ein Brief immer noch die bessere Antwort auf die Frage ist, wie man medizinische Unterlagen von einer Praxis anfordert, die Sie bereits einmal hingehalten hat.

Zu den Kosten ist HealthIT.gov ist eindeutig: Ihnen dürfen keine Gebühren für die Suche oder Abholung Ihrer Unterlagen berechnet werden, nur eine angemessene, kostenbasierte Gebühr für Dinge wie Kopieren und Versenden. Viele große Systeme bieten eine Pauschale von etwa 6,50 US-Dollar für eine elektronische Kopie gemäß den bundesstaatlichen Gebührenrichtlinien an, obwohl Rechtsstreitigkeiten die Reichweite dieser Zahl eingeschränkt haben, behandeln Sie sie daher als eine weit verbreitete Option und nicht als eine universelle Obergrenze. Papierkopien fallen unter bundesstaatliches Recht, üblicherweise etwa 0,25 bis 2,00 US-Dollar pro Seite. Überprüfen Sie die Seite Ihrer staatlichen Gesundheitsbehörde auf die tatsächliche Deckelung pro Seite, bevor Sie eine Rechnung bezahlen.

Sie können die Kopie auch schriftlich an einen Dritten, wie z. B. einen Anwalt, Versicherer oder neuen Kliniker, weiterleiten lassen. Die Abholung vor Ort und per Post erfordert normalerweise einen Lichtbildausweis und gelegentlich eine notarielle Beglaubigung. Wenn das Erstellen von Grund auf das Hindernis darstellt, verwenden Sie Vorlagen für Anträge auf medizinische Unterlagen.

Dreißig Tage sind eine rechtliche Frist, kein Kundenservice-Ziel

Wie lange es dauert, medizinische Unterlagen zu erhalten, hängt vom Kanal ab, nicht davon, wie höflich Sie fragen. Eine abgedeckte Stelle muss innerhalb von 30 Tagen auf eine Zugriffsanfrage reagieren, wobei eine einzige Verlängerung um 30 Tage zulässig ist, nur wenn sie Ihnen schriftlich eine Mitteilung über die Verzögerung zukommen lässt, gemäß 45 CFR 164.524. In der Praxis sind Portal-Downloads sofort, formelle Anfragen landen in etwa 5 bis 30 Werktagen, und Bildgebung und archivierte Unterlagen sind am langsamen Ende. Jeder, der recherchiert, wie man medizinische Unterlagen von einer Radiologieabteilung erhält, lernt das schnell.

Hier ist, was die meisten Seiten Ihnen nicht sagen werden: Die Durchsetzung ist real, aber sie ist nicht schnell. Unangemessene Beeinträchtigung Ihres elektronischen Zugriffs kann als Informationsblockierung gelten, und eine Endgültige Regel des HHS Office of Inspector General, die am 27. Juni 2023 in Kraft tritt, sieht zivilrechtliche Strafen von bis zu 1.000.000 US-Dollar pro Verstoß vor. Diese Strafen gehen an die Regierung, nicht an Sie, und sie werden Ihre Akte nicht nächste Woche erstellen. Was sie tun, ist, eine schriftliche Beschwerde zu etwas zu machen, das eine Compliance-Abteilung tatsächlich liest.

Eskalieren Sie in der Reihenfolge: eine datierte schriftliche Nachverfolgung an den Datenschutzbeauftragten, dann Ihre staatliche Gesundheitsbehörde oder den Generalstaatsanwalt Ihres Staates, dann eine Beschwerde beim HHS Office for Civil Rights. OCR-Beschwerden müssen in der Regel innerhalb von 180 Tagen nach dem Verstoß eingereicht werden, lassen Sie also eine blockierte Anfrage nicht sechs Monate lang liegen. Wenn Sie verkürzen möchten, wie lange es dauert, medizinische Unterlagen zu erhalten, fordern Sie die elektronische Zustellung an und begrenzen Sie den Datumsbereich.

Korrekturanfragen sind erfolgreich, wenn sie einen Eintrag nennen und beweisen

Die praktikable Version, wie man medizinische Unterlagen korrigiert, ist eng gefasst: Stellen Sie einen schriftlichen Änderungsantrag an die Akten- oder Datenschutzabteilung, der den genauen Eintrag identifiziert, angibt, was falsch ist, angibt, was richtig sein sollte, und Beweise beifügt. Apothekenausdrucke, frühere Besuchsnachweise, Laborergebnisse und Identitätsdokumente sind alle aussagekräftig. Ein Eintrag, ein Beweis, eine Anfrage.

Die Stelle hat dann 60 Tage ab Erhalt Zeit, um zu handeln, mit einer Verlängerung um 30 Tage, wenn sie eine schriftliche Mitteilung und ein neues Abschlussdatum gibt, gemäß 45 CFR 164.526. Beachten Sie die Asymmetrie, die Sie einplanen sollten: Der Zugriff läuft über 30 Tage, die Änderung über 60.

Ablehnungen sind aus genau vier Gründen rechtmäßig: Der Anbieter hat die Informationen nicht erstellt, sie sind nicht Teil der benannten Akte, sie wären ohnehin nicht zugänglich, oder der Anbieter kommt zu dem Schluss, dass die Akte bereits korrekt und vollständig ist. Wenn Sie abgelehnt werden, reichen Sie eine schriftliche Meinungsverschiedenheitserklärung ein. Der Anbieter kann eine Widerlegung beifügen, und beide Dokumente müssen an die Akte angehängt werden und mit diesen Informationen bei zukünftigen Offenlegungen mitreisen.

Schließen Sie dann den Kreis, denn das ist der Teil, wie man medizinische Unterlagen korrigiert, der Sie tatsächlich schützt: Fordern Sie schriftlich an, dass die genehmigte Änderung an alle weitergeleitet wird, die bereits die falschen Informationen erhalten haben, einschließlich Ihres Versicherers, des überweisenden Arztes und des Labors. Bevor Sie etwas einreichen, vergewissern Sie sich, dass der Eintrag tatsächlich falsch und nicht nur ungewohnt ist. Eine Gesundheitsbegleiter-App wie August AI kann Ihnen helfen, Abkürzungen in Krankenakten und Medikamenteneinträge in einfacher Sprache zu übersetzen, als Ergänzung zu Ihrem Pflegeteam und nicht als klinische Entscheidungsträgerin oder Aktenservice.

Ein gefährlicher Aktenfehler ist ein Anruf, kein Papierkram-Projekt

Wenn der Fehler eine aktive Allergie, eine Blutgruppe oder ein Medikament oder eine Dosis in einer Akte ist, unter der Sie oder eine abhängige Person gerade behandelt wird, reichen Sie keinen Änderungsantrag ein und warten Sie nicht. Rufen Sie den behandelnden Arzt, den Apotheker oder das Pflegeteam noch heute an. Ein falscher Allergie-Eintrag ist etwas, worauf ein Kliniker morgen früh reagieren wird, und 60 Tage sind keine Frist, die Sie schützt.

Bitten Sie das klinische Personal, die aktiven Allergie- und Medikamentenlisten noch am selben Tag als fehlerhaften Eintrag zu korrigieren, was sie im Rahmen der Akte tun können. Reichen Sie danach den schriftlichen Änderungsantrag für die historische Notiz ein, die dazu geführt hat.

  • Rufen Sie sofort 911 an oder gehen Sie in eine Notaufnahme, wenn: Sie ein Medikament erhalten haben, für das Ihre Akte Sie fälschlicherweise freigegeben hat und Sie Nesselsucht, Schwellungen im Gesicht oder Rachen oder Atembeschwerden haben.
  • Buchen Sie einen Besuch innerhalb der nächsten Woche, wenn: Ihre Akte eine Diagnose oder ein Medikament enthält, das Sie nie hatten, und es aktuelle Verschreibungen oder Überweisungen beeinflusst.
  • Sprechen Sie mit einem Arzt, bevor Sie beginnen, wenn: Sie planen, ein Medikament abzusetzen, anzufangen oder zu ändern, aufgrund von etwas, das Sie in Ihrer Akte gelesen haben.

Bringen Sie zu Ihrem nächsten Besuch Ihre eigene schriftliche Liste von Medikamenten, Dosierungen und Allergien mit und bitten Sie, dass diese mit der Akte auf dem Bildschirm abgeglichen wird, während Sie zusehen. Wenn Sie sich nicht sicher sind, wie dringend ein vermutetes Medikamenten- oder Allergieproblem ist, kann der kostenlose August AI Symptom Checker Ihnen helfen, die Triage-Ebene zu sortieren, bevor Sie entscheiden, wen Sie anrufen.

Häufig gestellte Fragen

Kann ein Anbieter sich weigern, meine Unterlagen freizugeben, weil ich eine unbezahlte Rechnung habe?

Nein. Ein offener Saldo ist kein rechtmäßiger Grund, Ihre Unterlagen gemäß dem HIPAA-Recht auf Zugang zurückzuhalten. Inkasso und Zugang sind getrennte Angelegenheiten, und eine Aktenabteilung, die die Freigabe von der Bezahlung einer Behandlungsrechnung abhängig macht, liegt auf der falschen Seite der Regel. Legen Sie die Weigerung schriftlich vor, zitieren Sie das Recht auf Zugang und senden Sie sie an den Datenschutzbeauftragten.

Wie erhalte ich Unterlagen von einem Arzt, der im Ruhestand ist, oder einer Praxis, die geschlossen wurde?

Suchen Sie den Nachfolge-Aufbewahrungsbeauftragten. Wenn eine Praxis schließt, verkauft oder fusioniert, werden die Unterlagen in der Regel an die übernehmende Gruppe, einen benannten Aufbewahrungsbeauftragten oder einen kommerziellen Speicheranbieter übertragen. Ihre staatliche Ärztekammer kann oft identifizieren, wer sie verwahrt, da Lizenzinhaber eine Aufbewahrungsvereinbarung melden müssen. Versuchen Sie auch die ehemalige Abrechnungsfirma der Praxis und jedes Krankenhaus, in dem der Arzt Privilegien hatte.

Ist es schneller, wenn meine Unterlagen direkt an einen neuen Arzt geschickt werden, anstatt an mich?

Normalerweise. Eine Überweisung von Anbieter zu Anbieter zur Kontinuität der Versorgung durchläuft typischerweise eine andere und schnellere Warteschlange als eine Patientenanforderung, und sie wird oft kostenlos durchgeführt. Unterschreiben Sie eine Freigabe in der Praxis Ihres neuen Arztes und lassen Sie deren Personal die Verfolgung übernehmen. Fordern Sie parallel Ihre eigene Kopie an, da Sie immer noch lesen möchten, was gesendet wurde.

Kann ich medizinische Unterlagen für mein Kind oder meine alternde Eltern anfordern?

Ja, als persönlicher Vertreter. Für ein minderjähriges Kind qualifiziert sich ein Elternteil oder Vormund im Allgemeinen, obwohl das Landesrecht die Vertraulichkeit von Jugendlichen in Bereichen wie reproduktiver und Verhaltensgesundheit einschränkt. Für einen erwachsenen Elternteil benötigen Sie einen Nachweis: eine Gesundheitsvollmacht, eine Vormundschaftsanordnung oder eine unterzeichnete Ermächtigung. Senden Sie das Papierwerk mit der Anfrage, um eine Ablehnung zu vermeiden.

Muss ich einen Grund für die Anforderung meiner medizinischen Unterlagen angeben?

Nein. Sie sind nicht verpflichtet, die Anfrage zu rechtfertigen, zu erklären, was Sie mit den Unterlagen vorhaben, oder offenzulegen, ob ein Anwalt beteiligt ist. Ein Formular, das einen Zweck verlangt, kann in diesem Feld leer gelassen werden. Die Verweigerung der Herausgabe von Unterlagen, weil Sie sich geweigert haben, einen Grund anzugeben, ist keine zulässige Grundlage für die Ablehnung.

Zusammenfassend: Wie man medizinische Unterlagen erhält, ist eine zweistufige Gewohnheit. Laden Sie alles herunter, was das Portal heute bietet, und senden Sie dann eine datierte schriftliche Anfrage an den Aufbewahrungsbeauftragten für das, was das Portal übrig lässt, und halten Sie sie an die 30 Tage. Wenn Sie einen Fehler finden, nennen Sie den einzelnen Eintrag, fügen Sie einen Beweis hinzu, erwarten Sie eine Anfügung statt einer Löschung und rufen Sie das Pflegeteam noch am selben Tag an, wenn der Fehler klinisch gefährlich ist.

Haftungsausschluss: Dieser Artikel dient nur zu Informationszwecken und stellt keine medizinische Beratung dar. Konsultieren Sie immer einen qualifizierten Gesundheitsdienstleister für Diagnose- und Behandlungsentscheidungen. Wenn Sie einen medizinischen Notfall haben, rufen Sie 911 an oder begeben Sie sich sofort in die nächste Notaufnahme.