Formular zur Freigabe medizinischer Unterlagen: Was es ist und wie man es ausfüllt

Ein Formular zur Freigabe medizinischer Unterlagen ist eine schriftliche Genehmigung, die einem Gesundheitsdienstleister die Erlaubnis erteilt, Ihre medizinischen Unterlagen an eine andere Person, einen Anbieter, eine Organisation oder eine Einrichtung zu senden.

Sie benötigen möglicherweise eines, wenn Sie den Arzt wechseln, einen neuen Spezialisten aufsuchen, eine Versicherung oder Erwerbsunfähigkeit beantragen, zu einem neuen Gesundheitssystem wechseln oder Ihren Anbieter bitten, Unterlagen in Ihrem Namen an jemanden zu senden.

Das Formular mag komplizierter aussehen, als es tatsächlich ist. Die meisten Informationen sind unkompliziert: wer Sie sind, welche Unterlagen Sie wünschen, wohin sie gehen sollen und wie lange die Genehmigung gültig ist.

Hier erfahren Sie, worauf Sie auf dem Formular achten sollten, wie Sie es korrekt ausfüllen und was zu tun ist, wenn Sie aufgefordert werden, eines bereitzustellen.

Zusammenfassung: Wichtigste Erkenntnisse

• Ein Formular zur Freigabe medizinischer Unterlagen ermächtigt einen Gesundheitsdienstleister, bestimmte Gesundheitsinformationen an eine andere Person oder Organisation weiterzugeben.
• Sie können es auch als Formular zur Freigabe medizinischer Unterlagen, als Ermächtigungsformular für medizinische Unterlagen oder als HIPAA-Ermächtigungsformular bezeichnen.
• Eine gültige HIPAA-Ermächtigung muss beschreiben, welche Informationen offengelegt werden, wer sie offenlegen darf, wer sie erhalten darf, wann sie abläuft und Ihr Recht, sie schriftlich zu widerrufen.
• Normalerweise müssen Sie ein Freigabeformular nicht notariell beglaubigen lassen. HIPAA selbst schreibt keine notarielle Beglaubigung oder Unterschrift eines Zeugen vor.
• Wenn Sie Ihre eigenen Unterlagen anfordern, gibt Ihnen HIPAA im Allgemeinen das Recht, darauf zuzugreifen, ohne eine formelle Ermächtigung zu benötigen, obwohl für Kopien möglicherweise geringe Gebühren anfallen.
• Verschiedene Anbieter haben möglicherweise unterschiedliche Formulare. Verwenden Sie nach Möglichkeit das Formular der empfangenden oder freigebenden Organisation.

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Was ist ein Formular zur Freigabe medizinischer Unterlagen?

Ein Formular zur Freigabe medizinischer Unterlagen ist eine schriftliche Genehmigung, die es einem Gesundheitsdienstleister gestattet, bestimmte Gesundheitsinformationen an jemand anderen weiterzugeben.

Sie können zum Beispiel eines unterzeichnen, das Ihren derzeitigen Arzt bittet, Ihre Unterlagen an einen neuen Hausarzt zu senden. Sie können auch die Übermittlung von Unterlagen an einen Spezialisten, ein anderes Krankenhaus, eine Versicherungsgesellschaft, einen Anwalt, eine Schule oder einen Arbeitgeber (sofern zutreffend) oder ein Familienmitglied, das sich um Ihre Versorgung kümmert, genehmigen.

Das genaue Formular variiert je nach Anbieter. Einige Büros verwenden ein kurzes einseitiges Formular. Andere verwenden eine detailliertere HIPAA-Ermächtigung. Beide können verwendet werden, wenn sie die geltenden Anforderungen erfüllen.

Für einen breiteren Überblick darüber, was medizinische Unterlagen umfassen und wie sie verwendet werden, lesen Sie unseren Leitfaden zu medizinischen Unterlagen.

Ist ein Formular zur Freigabe medizinischer Unterlagen dasselbe wie eine HIPAA-Ermächtigung?

Nicht immer, obwohl die Begriffe oft austauschbar verwendet werden.

Ein "Formular zur Freigabe medizinischer Unterlagen" ist oft der Name, den ein Krankenhaus oder eine Arztpraxis seinem Formular gibt. Eine "HIPAA-Ermächtigung" bezieht sich spezifischer auf eine Ermächtigung, die die Anforderungen der HIPAA Privacy Rule erfüllt.

Die Unterscheidung ist wichtig, da HIPAA nicht für jeden Austausch von Gesundheitsinformationen eine Ermächtigung verlangt. Anbieter können geschützte Gesundheitsinformationen im Allgemeinen für Behandlungszwecke mit anderen Anbietern teilen, ohne eine gesonderte Ermächtigung von Ihnen zu benötigen.

Eine Ermächtigung ist in der Regel erforderlich, wenn Sie einen Anbieter anweisen, Informationen zu einem Zweck oder an einen Empfänger weiterzugeben, den HIPAA nicht anderweitig zulässt.

Wann benötigen Sie eine Freigabe medizinischer Unterlagen?

Häufige Situationen sind:

Arztwechsel. Ihr neuer Arzt möchte möglicherweise Ihre früheren Unterlagen, einschließlich Testergebnisse, Medikamentenhistorie, bildgebende Verfahren oder Notizen von früheren Besuchen.

Besuch eines Spezialisten. Ein Spezialist benötigt möglicherweise Unterlagen von Ihrem Hausarzt, um Ihre frühere Behandlung zu verstehen.

Umzug in ein anderes Gesundheitssystem. Die Übermittlung von Unterlagen hilft Ihren neuen Ärzten, Ihre Krankengeschichte zu verstehen. Für einen breiteren Überblick darüber, was in Ihre Unterlagen gehört, siehe was Ihre Krankengeschichte beinhaltet.

Versicherungs- oder Erwerbsunfähigkeitsansprüche. Versicherer oder Organisationen können im Rahmen eines Verfahrens spezifische Gesundheitsinformationen anfordern.

Wenn jemand Ihnen bei der Verwaltung Ihrer Gesundheitsversorgung hilft. Möglicherweise möchten Sie Unterlagen an ein Familienmitglied, eine Pflegekraft oder eine andere autorisierte Person senden lassen.

Wie man ein Formular zur Freigabe medizinischer Unterlagen ausfüllt

Die meisten Formulare sind einfacher auszufüllen, wenn Sie sie Abschnitt für Abschnitt durchgehen.

1. Geben Sie Ihre persönlichen Daten ein

Geben Sie die Identifikationsdaten an, die der Anbieter für Sie verwendet. Dazu können Ihr vollständiger bürgerlicher Name, Ihr Geburtsdatum, Ihre Adresse, Ihre Telefonnummer, Ihre Patienten-ID oder Ihre medizinische Aktennummer (MRN), falls vorhanden, und andere angeforderte Identifikatoren gehören.

Verwenden Sie möglichst Informationen, die mit den Aufzeichnungen des Anbieters übereinstimmen.

2. Identifizieren Sie den Anbieter, der Ihre Unterlagen aufbewahrt

Dies ist die Person oder Organisation, die berechtigt ist, die Informationen offenzulegen. Es kann sich um die Praxis Ihres Arztes, ein Krankenhaus, eine Klinik, ein Labor, einen Spezialisten oder ein Gesundheitssystem handeln.

Wenn Sie nicht sicher sind, welche Praxis die Unterlagen hat, überprüfen Sie Ihr Patientenportal, frühere Rechnungen oder kontaktieren Sie direkt die Abteilung für medizinische Unterlagen des Anbieters.

3. Identifizieren Sie, wer die Unterlagen erhalten soll

Geben Sie den Namen und die vollständigen Kontaktdaten der Person oder Organisation an, die Ihre Unterlagen erhalten soll.

Zum Beispiel:

Unterlagen senden an:

ABC Familienmedizin

Hauptstraße 123

Stadt, Bundesland PLZ

Telefon: 555-555-5555

Fax: 555-555-5555

HIPAA verlangt, dass der Empfänger genau bezeichnet wird, lassen Sie diesen Abschnitt also nicht vage.

4. Geben Sie an, welche Unterlagen Sie freigeben möchten

Sie müssen in der Regel nicht Ihre gesamte Krankengeschichte anfordern. Die meisten Formulare bieten Ihnen Kontrollkästchen oder leere Zeilen für bestimmte Unterlagen, wie z. B. Notizen zu Arztbesuchen, Laborergebnisse, bildgebende Verfahren, Medikamentenaufzeichnungen, Krankenhausunterlagen oder Entlassungsberichte.

Seien Sie spezifisch bezüglich dessen, was Sie benötigen und den Datumsbereich. Zum Beispiel:

Notizen zu Arztbesuchen, Laborergebnisse und Berichte bildgebender Verfahren vom Januar 2025 bis September 2026.

Bestimmte Unterlagen erfordern eine zusätzliche Genehmigung. Bundes- oder Landesgesetze können zusätzlichen Schutz für bestimmte Arten von Informationen bieten, einschließlich Unterlagen zur Behandlung von Substanzkonsumstörungen und Psychotherapie-Notizen. Andere Kategorien können ebenfalls zusätzlichen Schutz gemäß Bundes- oder Landesgesetzen genießen. Das Ankreuzen von "alle Unterlagen" hebt diese Anforderungen nicht automatisch auf, lesen Sie das Formular daher sorgfältig durch.

5. Geben Sie den Zweck der Freigabe an

Einige Formulare fragen, warum Sie die Unterlagen freigeben.

Einfache, genaue Zwecke sind:

• Überweisung der Versorgung
• Versicherung
• Antrag auf Erwerbsunfähigkeit
• Auf meine Anfrage

Wenn das Formular einen Zweck erfordert, halten Sie Ihre Antwort genau und direkt.

6. Wählen Sie, wie die Unterlagen geliefert werden sollen

Optionen können ein sicheres elektronisches Portal, E-Mail, Fax, Post oder direkte Übermittlung an einen anderen Anbieter sein.

HIPAA gibt Einzelpersonen das Recht, ihre Unterlagen in einer bestimmten Form oder einem bestimmten Format anzufordern, wenn der Anbieter sie in dieser Form leicht bereitstellen kann.

Wenn Sie Unterlagen elektronisch anfordern, verwenden Sie nach Möglichkeit eine sichere Methode.

7. Überprüfen Sie die Abschnitte für Ablauf und Widerruf

Eine HIPAA-Ermächtigung benötigt ein Ablaufdatum oder ein Ereignis. Dies kann ein bestimmtes Datum, ein Zeitraum wie ein Jahr ab Unterzeichnung oder ein Ereignis wie der Abschluss eines bestimmten Prozesses sein.

Die Ermächtigung sollte auch erklären, wie Sie sie schriftlich widerrufen können. Der Widerruf stoppt in der Regel zukünftige Offenlegungen, die auf der Grundlage der Ermächtigung erfolgen, aber er macht bereits erfolgte Offenlegungen, die auf ihr beruhten, nicht rückgängig.

8. Unterschreiben und datieren Sie das Formular

Unterschreiben und datieren Sie schließlich die Ermächtigung.

Wenn jemand anderes in Ihrem Namen als Ihr persönlicher Vertreter unterschreibt, kann das Formular nach Informationen über seine Befugnis, für Sie zu handeln, fragen.

Bewahren Sie eine Kopie des ausgefüllten Formulars für Ihre Unterlagen auf.

Was sollte ein Formular zur Freigabe medizinischer Unterlagen enthalten?

Eine gültige HIPAA-Ermächtigung enthält im Allgemeinen diese Kernelemente:

Das Formular des Anbieters kann auch eine Aussage enthalten, dass die unter der Ermächtigung offengelegten Informationen vom Empfänger erneut offengelegt werden könnten und möglicherweise nicht mehr durch HIPAA geschützt sind.

Können Sie ein PDF- oder Word-Formular zur Freigabe medizinischer Unterlagen verwenden?

Ja, aber mit einer wichtigen Einschränkung: Verwenden Sie nach Möglichkeit das eigene Formular des Anbieters.

Sie können PDF-Vorlagen für Formulare zur Freigabe medizinischer Unterlagen zum Ausdrucken online finden, und es gibt auch Word-Versionen. Beide können potenziell verwendet werden, wenn sie die geltenden Anforderungen erfüllen. Der Dateityp selbst bestimmt nicht, ob eine Ermächtigung gültig ist.

Der Anbieter, der Ihre Unterlagen aufbewahrt oder empfängt, kann jedoch spezifische Anforderungen haben bezüglich:

• Erforderliche Patientenidentifikatoren
• Wohin das ausgefüllte Formular gesendet werden soll
• Zulässige Übermittlungsmethoden
• Welche Unterlagen angefordert werden können
• Spezielle Genehmigungen für sensible Informationen

Ein allgemeines Formular kann die Grundlagen enthalten, aber das garantiert nicht, dass jeder Anbieter es akzeptiert. Beginnen Sie, wenn möglich, mit dem eigenen Formular des Anbieters. Wenn dieser keins hat, fragen Sie die Abteilung für medizinische Unterlagen, welche Informationen und welches Format sie benötigen.

Müssen Sie ein Formular zur Freigabe medizinischer Unterlagen notariell beglaubigen lassen?

Normalerweise nicht.

HIPAA selbst verlangt nicht, dass eine Ermächtigung notariell beglaubigt oder bezeugt wird. Eine bestimmte Gesundheitsorganisation oder ein Landesgesetz kann jedoch in bestimmten Fällen zusätzliche Anforderungen haben.

Wenn ein Formular ausdrücklich eine notarielle Beglaubigung verlangt, überspringen Sie diesen Schritt nicht nur, weil HIPAA ihn im Allgemeinen nicht vorschreibt. Befolgen Sie die Anweisungen der Organisation, die Ihre Anfrage bearbeitet.

Wie lange dauert es, medizinische Unterlagen zu erhalten?

Unter HIPAA hat ein abgedeckter Anbieter in der Regel bis zu 30 Tage Zeit, um auf die Anfrage einer Person nach Zugang zu ihren Unterlagen zu reagieren. Eine begrenzte Verlängerung kann unter bestimmten Umständen gelten.

Einige Anbieter reagieren viel schneller, insbesondere wenn die Unterlagen elektronisch verfügbar sind.

Es können angemessene, kostenbasierte Gebühren für Kopien von Unterlagen anfallen, je nach den Umständen. Anbieter können die HIPAA-Zugriffsanfrage einer Person in der Regel nicht verweigern, nur weil die Person eine Arztrechnung nicht bezahlt hat.

Weitere Informationen dazu, wie lange Anbieter Unterlagen überhaupt aufbewahren, finden Sie unter wie lange Krankenhäuser und Ärzte medizinische Unterlagen aufbewahren.

Was, wenn Sie Ihre eigenen Unterlagen anfordern?

Es gibt einen wichtigen Unterschied zwischen:

• Anfordern Ihrer eigenen Unterlagen: HIPAA gibt Ihnen im Allgemeinen das Recht, darauf zuzugreifen.
• Autorisieren eines Anbieters, Ihre Unterlagen an jemand anderen zu senden: Eine formelle Ermächtigung kann je nach Situation erforderlich sein.

Wenn Sie nur eine Kopie für sich selbst wünschen, erkundigen Sie sich nach dem Patienten-Zugangsprozess des Anbieters. Möglicherweise müssen Sie kein vollständiges Freigabeformular ausfüllen. Möglicherweise müssen Sie einfach eine Anfrage nach Unterlagen über das Patientenportal oder die Abteilung für medizinische Unterlagen einreichen.

Wenn Sie die Unterlagen an einen Dritten senden lassen möchten, z. B. an einen neuen Arzt, Anwalt oder Versicherer, ist dies der Zeitpunkt, an dem ein Formular zur Freigabe medizinischer Unterlagen erforderlich sein kann.

Häufige Fehler, die es zu vermeiden gilt

• Anforderung von zu wenigen Informationen. Wenn Ihr neuer Arzt Ihre Medikamentenhistorie und aktuelle Laborergebnisse benötigt, Sie aber nur eine Notiz zu einem Arztbesuch anfordern, müssen Sie möglicherweise eine weitere Anfrage einreichen.
• Vage Angaben zum Empfänger. Geben Sie den vollständigen Namen und die Kontaktdaten der Person oder Organisation an, die die Unterlagen erhält.
• Vergessen zu unterschreiben. Eine nicht unterschriebene Ermächtigung wird im Allgemeinen nicht dazu führen, dass das autorisiert wird, was Sie autorisieren möchten.
• Angabe des Ablaufdatums leer lassen. Wenn das Formular ein Ablaufdatum oder -ereignis erfordert, füllen Sie es wie angewiesen aus.
• Senden des Formulars an die falsche Abteilung. Größere Gesundheitssysteme haben oft separate Abteilungen für medizinische Unterlagen oder das Gesundheitsinformationsmanagement.
• Verwendung eines veralteten Formulars. Gesundheitsorganisationen aktualisieren manchmal ihre Formulare, prüfen Sie daher vor der Einreichung die aktuelle Version.

Häufig gestellte Fragen

Kann ich mein eigenes Formular zur Freigabe medizinischer Unterlagen erstellen?

Sie können eine Ermächtigung erstellen, die die geltenden HIPAA-Anforderungen erfüllt, aber die Verwendung des eigenen Formulars des Anbieters ist normalerweise einfacher. Das Formular des Anbieters enthält die spezifischen Informationen und Anweisungen, die seine Organisation benötigt.

Kann ein Familienmitglied meine medizinischen Unterlagen anfordern?

Nicht automatisch. Eine familiäre Beziehung gibt jemandem nicht allein den Zugriff auf Ihre medizinischen Unterlagen. Sie können die Offenlegung an ein bestimmtes Familienmitglied autorisieren, oder diese Person kann unter Umständen als Ihr persönlicher Vertreter Zugang haben.

Wie viel kostet es, meine medizinischen Unterlagen zu erhalten?

Anbieter können für bestimmte Kopien von Unterlagen angemessene, kostenbasierte Gebühren erheben. Die Gebühren können je nach Bundesland, Anbieter und Format variieren. Einige Anbieter bieten elektronische Kopien über ein Patientenportal kostenlos an.

Kann ich eine Ermächtigung zur Freigabe medizinischer Unterlagen widerrufen?

Ja. HIPAA gibt Ihnen im Allgemeinen das Recht, eine Ermächtigung schriftlich zu widerrufen. Der Widerruf wird wirksam, wenn die abgedeckte Stelle ihn erhält, macht aber keine Offenlegungen rückgängig, die bereits auf der Grundlage der Ermächtigung erfolgt sind.

Was ist, wenn der Anbieter sagt, ich brauche ein Freigabeformular für meine eigenen Unterlagen?

Fragen Sie genau nach, was er meint. Wenn Sie Unterlagen für sich selbst anfordern, gibt Ihnen HIPAA im Allgemeinen ein Zugangsrecht, und eine formelle Ermächtigung ist möglicherweise nicht erforderlich, nur um auf Ihre eigenen Unterlagen zuzugreifen. Der Anbieter hat möglicherweise dennoch seinen eigenen Prozess für die Anforderung von Unterlagen, den Sie befolgen müssen.

Fazit

Bei einem Formular zur Freigabe medizinischer Unterlagen geht es hauptsächlich darum, den richtigen Personen die Erlaubnis zu geben, die richtigen Informationen weiterzugeben.

Überprüfen Sie vor der Unterzeichnung vier Dinge: welche Unterlagen freigegeben werden, wer sie sendet, wer sie erhält und wann die Ermächtigung abläuft.

Wenn Sie Ihre eigenen Unterlagen anfordern, haben Sie möglicherweise nach HIPAA auch Anspruch auf Zugang, auch ohne formelle Ermächtigung. Wenn Sie die Versorgung wechseln, kann die Verwendung des vom neuen Anbieter bevorzugten Freigabeformulars den Prozess erleichtern.

Im Zweifelsfall wenden Sie sich an die Abteilung für medizinische Unterlagen oder das Gesundheitsinformationsmanagement der Organisation, die Ihre Unterlagen aufbewahrt. Dort erfahren Sie, welches Formular Sie verwenden, was Sie eintragen und wohin Sie es senden müssen.