Wenn Sie das erwachsene Kind einer Person sind, haben Sie kein Recht auf deren medizinische Informationen. Damit der Arzt Ihres Elternteils mit Ihnen spricht, benötigen Sie eines von zwei Dingen: ein unterzeichnetes HIPAA-Genehmigungsformular für Familienmitglieder, das bei diesem bestimmten Anbieter hinterlegt ist, oder eine rechtliche Befugnis als deren persönlicher Vertreter. Eine mündliche Erlaubnis bei einem Besuch ist heutzutage ausreichend.

  • HIPAA schränkt den Anbieter ein, nicht Sie. Familienstand allein gewährt Ihnen nichts.
  • Eine unterzeichnete Genehmigung muss Sie namentlich nennen, beschreiben, was geteilt werden darf, einen Zweck angeben und ein Ablaufdatum oder -ereignis haben.
  • Reichen Sie jedes Mal separat bei jeder Organisation ein. Genehmigungen reisen nicht zwischen einer Klinik, einem Krankenhaus und einer Apotheke.
  • Kreuzen Sie das Kästchen an, das Telefongespräche erlaubt. Eine Freigabe von Unterlagen ist keine Erlaubnis zum Sprechen.
  • Eine Vorsorgevollmacht ist das stärkere Instrument. Lassen Sie es unterzeichnen, solange Ihr Elternteil noch geschäftsfähig ist.

Als erwachsenes Kind haben Sie kein Recht auf die Akte Ihres Elternteils

Gilt HIPAA für Familienmitglieder? Nur indirekt, und diese Unterscheidung ist das Nützlichste, was Sie in Ihr nächstes Telefongespräch mitnehmen können. Die Regel bindet die abgedeckte Stelle: den Arzt, das Krankenhaus, die Apotheke, den Krankenversicherungsplan. Nichts darin hindert Sie daran, zu sprechen, eine zweiseitige Krankengeschichte der Stürze Ihrer Mutter zu faxen oder zu beschreiben, was Sie letzte Dienstag gesehen haben. Es beschränkt nur, was das Büro Ihnen gegenüber offenlegen darf.

Die Rezeptionistin behindert also nicht. Sie folgt einer Regel, die Sie rechtlich als Fremden behandelt, bis etwas Hinterlegtes etwas anderes besagt.

Ehepartner, erwachsenes Kind oder die Person zu sein, die zu jedem Termin fährt, macht Sie allein nach HIPAA zu nichts. Bundeseigene Richtlinien für persönliche Vertreter gemäß 45 CFR 164.502 (g) knüpfen den Zugang an die rechtliche Entscheidungsbefugnis, nicht an die Verwandtschaft. Dies lässt zwei dauerhafte Wege: Ihr Elternteil genehmigt die Offenlegung schriftlich, oder Sie besitzen die rechtliche Befugnis als deren persönlicher Vertreter. Dieser Artikel behandelt beide in dieser Reihenfolge.

Es gibt eine stillere Abkürzung innerhalb des ersten Weges. Das HHS hat bestätigt, dass eine unterzeichnete schriftliche Anfrage eines Patienten, die ein Familienmitglied klar identifiziert und den Anbieter anweist, diesem die Kopien der Unterlagen zuzusenden, erfüllt werden muss, ohne dass ein spezielles Formular erforderlich ist. Nichts davon regelt die Weitergabe von Unterlagen zwischen Ärzten, was eine separate Frage ist, als welche Ärzte bereits die Unterlagen Ihres Elternteils abrufen können.

Eine HIPAA-Genehmigung ist die Erlaubnis Ihres Elternteils, nicht Ihr Papierkram

Was ist also eine HIPAA-Genehmigung? Es ist eine datierte, unterzeichnete schriftliche Erlaubnis des Patienten, die einem benannten Anbieter mitteilt, dass dieser bestimmte Informationen an eine benannte Person weitergeben darf. Ihr Elternteil ist der Genehmigende. Sie sind der Empfänger.

Gemäß 45 CFR 164.508 muss eine gültige Genehmigung sieben Dinge enthalten:

  • eine genaue Beschreibung der offenzulegenden Informationen
  • wer diese offenlegen darf
  • wer sie empfangen darf
  • der Zweck der Offenlegung
  • ein Ablaufdatum oder ein Ablaufereignis
  • die Unterschrift und das Datum des Patienten
  • eine Aussage über das Recht, die Genehmigung schriftlich zu widerrufen

Nur der Patient oder ein bestehender persönlicher Vertreter kann es unterzeichnen. Ein Betreuer, der das Formular ausfüllt und seinen eigenen Namen unterschreibt, hat ein ungültiges Dokument erstellt, und ein Unterlagenmitarbeiter, der tausende davon gesehen hat, wird es in vier Sekunden erkennen. Das Beispiel für ein HIPAA-Genehmigungsformular für Familienmitglieder und Freunde der ABA Commission on Law and Aging ist der De-facto-Standard, den Elder-Law-Büros und viele Kliniken aushändigen, obwohl die meisten Anbieter immer noch ihre eigene Version bevorzugen.

Vier Schritte, um ein HIPAA-Genehmigungsformular für Familienmitglieder zu hinterlegen

Fordern Sie das eigene HIPAA-Genehmigungsformular des Anbieters für Familienmitglieder über das Patientenportal, die Rezeption oder die Abteilung für medizinische Verwaltung (Health Information Management) des Krankenhauses an. Ihr Elternteil beschreibt, was geteilt werden darf, nennt Sie namentlich, gibt den Zweck an, legt ein Ablaufdatum fest und unterschreibt und datiert es dann. Geben Sie es zurück, bestätigen Sie, dass es in die Akte gescannt wurde, und wiederholen Sie dies für jeden Anbieter und jeden Plan.

Schritt eins: Fragen Sie vor dem Termin, nicht währenddessen. Senden Sie eine Nachricht über das Portal oder rufen Sie das Büro einige Tage im Voraus an. Fragen Sie, an wen das ausgefüllte Formular gerichtet sein soll und ob sie den Upload über das Portal, Fax, E-Mail oder die persönliche Zustellung akzeptieren. Büros unterscheiden sich hier stark, und ein Formular, das auf dem falschen Weg gesendet wird, verschwindet leise.

Schritt zwei: Lassen Sie Ihr Elternteil es ausfüllen und achten Sie auf das Feld für mündliche Besprechungen. Hier verlieren die meisten Betreuer sechs Monate. Eine Freigabe, die Kopien von Unterlagen genehmigt, ist keine Erlaubnis für eine Krankenschwester, Ihnen telefonisch über das Kaliumergebnis vom Montag zu berichten. Wenn das Formular beides trennt, kreuzen Sie beide an. Wenn nicht, schreiben Sie den Satz selbst vor der Unterschrift Ihres Elternteils hinein: Erlaubnis zur mündlichen Besprechung meiner Behandlung, auch per Telefon.

Schritt drei: reichen Sie eins pro Organisation ein. Hausarzt, jeder Spezialist, das Krankenhaus, das bildgebende Zentrum, die Apotheke und der Krankenversicherungsplan. Genehmigungen reisen nicht zwischen abgedeckten Stellen, und die Kardiologiepraxis, die sich ein Atrium mit dem Krankenhaus teilt, ist zu diesem Zweck in der Regel eine separate Stelle.

Schritt vier: Behalten Sie Ihre eigene Kopie und lassen Sie die Akte darauf hinweisen. Fotografieren Sie das unterschriebene Formular, bevor Sie es abgeben. Bitten Sie das Büro, die Genehmigung in den Stammdaten oder im Alarmbereich der Akte zu vermerken, wo eine Krankenschwester am Telefon sie tatsächlich sieht, anstatt sie in gescannte Dokumente zu verstecken. Notieren Sie den Namen des Mitarbeiters, der sie entgegengenommen hat, und das Datum.

Wenn das Büro gar kein Formular hat, warten Sie nicht darauf. Ein unterschriebenes Schreiben Ihres Elternteils, das Sie benennt und anweist, dass Ihnen Unterlagen zugesandt werden, erfüllt die oben beschriebene Position des HHS.

Sie können noch heute Antworten ohne Formular erhalten, wenn Ihr Elternteil es laut sagt

Papierkram dauert eine Woche. Zustimmung dauert vier Sekunden. Das Informationsblatt des HHS Office for Civil Rights für Verbraucher über die Weitergabe von Gesundheitsinformationen an Familie und Freunde besagt ausdrücklich, dass ein Anbieter die Behandlung eines Patienten mit einem Familienmitglied besprechen kann, das bei der Untersuchung anwesend ist oder am Telefon ist, solange der Patient nicht widerspricht. Keine schriftliche Genehmigung ist dafür erforderlich.

Nutzen Sie also den Raum, den Sie bereits haben. Eine passende Formulierung: „Dr. Alvarez, meine Mutter möchte, dass ich in ihre Behandlung einbezogen werde. Mama, ist es in Ordnung, wenn wir das gemeinsam besprechen?“ Bitten Sie dann die Krankenschwester oder den Kliniker, die mündliche Genehmigung in den Besuchsschein zu dokumentieren, damit die nächste Person, die das Telefon beantwortet, nicht bei Null anfängt.

Dasselbe Informationsblatt behandelt den schwierigeren Fall. Wenn Ihr Elternteil nicht anwesend ist oder geschäftsunfähig, bewusstlos nach einem Sturz oder in den ersten Stunden nach einem Schlaganfall ist, kann der Anbieter sein professionelles Urteilsvermögen einsetzen, um relevante Informationen im besten Interesse des Patienten weiterzugeben, ohne vorherige schriftliche Genehmigung.

Wenn Sie organisiert vorgehen, ändert sich das Ergebnis von fünfzehn Minuten. Eine Gesundheitsbegleiter-App wie August AI kann Ihnen helfen, eine laufende Liste von Medikamenten, Symptomen und Fragen zu führen, die Sie zum Termin mitbringen. Sie ist eine Ergänzung zum Besuch, kein Kliniker, und ersetzt nicht das Gespräch.

Wenn Ihr Elternteil nicht unterschreiben kann oder will, benötigen Sie eine rechtliche Befugnis, keine bessere Form

Ein HIPAA-persönlicher Vertreter ist jemand mit rechtlicher Befugnis, die Gesundheitsentscheidungen des Patienten zu treffen, d. h. ein Bevollmächtigter für Gesundheitsfragen oder ein gerichtlich bestellter Vormund. Dieser Status trägt gemäß 45 CFR 164.502 (g) den Zugriff auf Unterlagen. Verwandtschaft nicht.

Dies ist der Vergleich, der richtiggestellt werden sollte: Eine Genehmigung erlaubt nur die Offenlegung und läuft dann ab, während eine Vorsorgevollmacht Sie zum Entscheidungsträger mit stehendem Zugang macht. Wenn Ihr Elternteil etwas unterschreibt, lassen Sie es beides unterschreiben.

Bei Demenz oder einem frühen kognitiven Verfall ist das Timing das entscheidende Argument. Erledigen Sie die Dokumente jetzt, solange Ihr Elternteil noch eigene Entscheidungen treffen und erklären kann, was es will. Bis zu warten, bis die Formulare offensichtlich notwendig sind, bedeutet normalerweise, bis sie nicht mehr möglich sind.

Wenn die Geschäftsfähigkeit bereits verloren ist und keine Vorsorgevollmacht besteht, ist Ihr letzter Ausweg die Vormundschaft oder Betreuung durch das Nachlassgericht. Es ist langsam, es kostet echtes Geld und es erfordert fast immer einen Anwalt. Ein Elternteil, das geschäftsfähig ist und sich einfach weigert, ist in der Zwischenzeit berechtigt, sich zu weigern. Ihre Umgehung besteht darin, mündliche Zustimmung bei Besuchen zu erhalten, nicht ein Dokument, das es nicht unterschrieben hat.

Eine leere Ablauffeldzeile kann die gesamte Genehmigung ungültig machen

Wie lange eine HIPAA-Genehmigung gültig ist, wird durch das Formular selbst bestimmt. Abschnitt 164.508 verlangt ein Ablaufdatum oder ein Ablaufereignis, und das Bundesgesetz sieht keine standardmäßige Dauer vor. Lassen Sie diese Zeile leer, und das Formular ist fehlerhaft. Unterlagenbüros können es ablehnen, und die guten tun es.

Hier ist, was die meisten Seiten Ihnen nicht sagen werden: Da es keinen gesetzlichen Standard gibt, ist die Zahl, die Sie eintragen, eine redaktionelle Entscheidung, keine Regel. Zwei sinnvolle Optionen. Für eine einzelne Krankenhausbehandlung oder Krankheit binden Sie sie an das Ereignis, wie z. B. „bis zum Abschluss der Behandlung dieser Hüftfraktur“. Für die fortlaufende Betreuung schreiben Sie ein Datum ein Jahr in der Zukunft und tragen Sie die Erneuerung jetzt in Ihren Kalender ein.

Widerruf läuft in die andere Richtung und bleibt bei Ihrem Elternteil. Es kann jederzeit schriftlich widerrufen werden, und der Widerruf macht Offenlegungen, die der Anbieter bereits in Erwartung des Formulars vorgenommen hat, nicht rückgängig. Reichen Sie neu ein, wann immer Ihr Elternteil Anbieter, Krankenversicherungspläne oder Apotheken wechselt.

Die Unterlagengenehmigung bewirkt nichts für Medicare, und Ihr Bundesland verlangt möglicherweise mehr

Medicare bespricht mit einem Leistungsempfänger keine Ansprüche, Berechtigungen oder Prämien mit einem Familienmitglied telefonisch, es sei denn, der Leistungsempfänger hat eine schriftliche Genehmigung hinterlegt. Das Instrument dafür ist CMS Form 10106, Authorization to Disclose Personal Health Information, das unbefristet oder für einen bestimmten Zeitraum festgelegt werden kann. Die Genehmigung Ihrer Mutter für den Kardiologen hat keine Auswirkungen darauf.

Medicare Advantage-Pläne, Teil-D-Pläne und Apotheken verwenden jeweils ihr eigenes Formular. Rufen Sie die Mitgliederservicerufnummer auf der Karte an und fragen Sie, welches sie möchten.

Bundes-HIPAA ist eine Untergrenze, keine Obergrenze. Das kalifornische Gesetz zur Vertraulichkeit medizinischer Informationen (Confidentiality of Medical Information Act) ist das übliche Beispiel für einen Bundesstaat, der darüber aufbaut. Um herauszufinden, was für Sie gilt, fragen Sie im Büro für medizinische Unterlagen oder im Gesundheitsinformationsmanagement, welches bundesspezifische Freigabeformular sie benötigen, und prüfen Sie die Website Ihres Generalstaatsanwalts oder des Gesundheitsministeriums.

Häufig gestellte Fragen

Muss das Arztbüro mir die Unterlagen innerhalb von 30 Tagen geben?

Manchmal. Die 30-Tage-Frist in 45 CFR 164.524 gilt für Zugriffsanfragen des Patienten oder seines persönlichen Vertreters, mit einer zulässigen Verlängerung um 30 Tage, wenn der Anbieter den Anfragenden schriftlich über den Grund informiert. Wenn Sie sich auf eine Genehmigung statt auf den Status eines Vertreters verlassen, ist diese Frist nicht Ihre. Wenn Ihr Elternteil die Anfrage direkt stellt, ist das schneller.

Kann ein Arzt sich weigern, mit mir zu sprechen, auch nachdem mein Elternteil das Formular unterschrieben hat?

Ja. Das HHS hat erklärt, dass ein Anbieter es ablehnen kann, jemanden als persönlichen Vertreter zu behandeln, selbst einen Bevollmächtigten für Gesundheitsfragen, wenn er vernünftigerweise davon ausgeht, dass der Patient von dieser Person Missbrauch, Vernachlässigung oder Gefährdung ausgesetzt war oder sein könnte. Es ist eine enge Ausnahme, die selten angewendet wird und nicht über die Rezeption angefochten werden kann.

Ermöglicht mir eine finanzielle oder dauerhafte Vollmacht, die medizinischen Unterlagen meines Elternteils einzusehen?

Normalerweise nicht. Wichtig ist, ob das Dokument die Befugnis über Gesundheitsentscheidungen gewährt, nicht ob es „dauerhaft“ heißt. Eine finanzielle Vollmacht, die Bankgeschäfte und Eigentum abdeckt, macht Sie in der Regel nicht zu einem persönlichen Vertreter für medizinische Informationen. Lesen Sie die Bestimmungen zur Gesundheitsversorgung oder fragen Sie den entwerfenden Anwalt. Wenn es keine gibt, lassen Sie eine separate Vorsorgevollmacht unterzeichnen.

Kann ich dasselbe Formular verwenden, um die Unterlagen meines Elternteils zur psychischen Gesundheit oder zur Suchtbehandlung zu erhalten?

Normalerweise nicht. HIPAA erlaubt die Weitergabe an Familie und Betreuer während einer Krise im Bereich psychische Gesundheit oder Drogenkonsum, einschließlich einer Opioid-Überdosis. Behandlungsunterlagen für Suchterkrankungen unterliegen jedoch zusätzlichen Schutzbestimmungen gemäß 42 CFR Teil 2, sodass ein Standard-HIPAA-Genehmigungsformular für Familienmitglieder diese möglicherweise nicht abdeckt. Fragen Sie dieses Programm, welches eigene Einverständnisformular es verlangt.

Benötige ich eine HIPAA-Genehmigung, um mit dem Arzt meines eigenen Kindes zu sprechen?

Nein. Eltern fungieren in der Regel als persönliche Vertreter für ihre minderjährigen Kinder, sodass keine separate Genehmigung erforderlich ist. Das Landesrecht sieht Ausnahmen vor, bei denen Jugendliche vertrauliche Behandlungen zustimmen können, häufig im Zusammenhang mit reproduktiven Diensten, psychischer Gesundheit und Drogenkonsum. Diese Unterlagen können Ihnen vorenthalten werden. Bei alltäglichen Sorgen wenn sich Ihr Kind unwohl fühlt, ist der Zugang nicht das Hindernis.

Fazit

Arbeiten Sie in dieser Reihenfolge. Bitten Sie mündlich beim nächsten Besuch, heute, und lassen Sie es im Vermerk dokumentieren. Lassen Sie das HIPAA-Genehmigungsformular jedes Anbieters für Familienmitglieder mit einem echten Ablaufdatum und ausdrücklicher Erlaubnis zur telefonischen Besprechung unterschreiben. Holen Sie sich eine Vorsorgevollmacht, solange Ihr Elternteil geschäftsfähig ist. Reichen Sie CMS-10106 für Medicare separat ein.

Der eine Fehler, der Menschen am meisten kostet, ist die Annahme, dass Verwandtschaft ausreicht, und das Warten auf eine Krise, um den Papierkram zu beginnen.

Dieser Artikel enthält lehrreiche Informationen zu Regeln der Gesundheitsdatenschutz. Es handelt sich nicht um Rechtsberatung oder medizinische Beratung, und die Einzelheiten variieren je nach Bundesland und Anbieter. Wenn Geschäftsfähigkeit, Vormundschaft oder eine umstrittene Familiensituation betroffen sind, konsultieren Sie einen Anwalt für Seniorenrecht bezüglich Ihrer Umstände.

Haftungsausschluss: Dieser Artikel dient ausschließlich zu Informationszwecken und stellt keine medizinische Beratung dar. Konsultieren Sie immer einen qualifizierten Gesundheitsdienstleister für Diagnose- und Behandlungsentscheidungen. Wenn Sie sich in einem medizinischen Notfall befinden, rufen Sie 911 an oder begeben Sie sich sofort in die nächste Notaufnahme.