Der Versuch, alte medizinische Unterlagen zu finden, kann sich wie eine Schatzsuche anfühlen, besonders wenn die Arztpraxis geschlossen wurde, Sie mehrmals umgezogen sind oder die Unterlagen aus der Kindheit stammen.

Die gute Nachricht ist, dass alte Unterlagen manchmal leichter aufzuspüren sind, als man erwartet. Beginnen Sie mit dem Gesundheitsdienstleister oder der Einrichtung, die die Unterlagen erstellt hat, und arbeiten Sie sich dann rückwärts, falls diese Stelle nicht mehr existiert. Für ältere Unterlagen müssen Sie sich möglicherweise an ein Krankenhaussystem, eine Abteilung für medizinische Unterlagen oder die Organisation wenden, die eine geschlossene Praxis übernommen hat.

Wenn Sie sich fragen, wie Sie alte medizinische Unterlagen erhalten, ist es am wichtigsten zu identifizieren, wer sie erstellt hat oder derzeit pflegt.

TL;DR: Wichtige Erkenntnisse

  • Beginnen Sie mit der Arztpraxis, dem Krankenhaus, der Klinik oder dem Gesundheitssystem, das die Unterlagen erstellt hat.
  • Wenn die Praxis geschlossen wurde, fragen Sie, wohin ihre Patientenunterlagen übertragen wurden oder wer sie derzeit pflegt.
  • Bei Unterlagen aus der Kindheit wenden Sie sich an Kinderärzte, Hausärzte, Krankenhäuser, schulärztliche Aufzeichnungen und alte Familienunterlagen.
  • Patientenportale können bei der Suche nach neueren Unterlagen helfen, aber sehr alte Unterlagen wurden möglicherweise nie digitalisiert.
  • Wenn Sie Unterlagen anfordern, geben Sie Ihren vollständigen Namen, Ihr Geburtsdatum, ungefähre Behandlungsdaten, den Namen des Anbieters und die spezifischen benötigten Unterlagen an.
  • HIPAA gibt Ihnen im Allgemeinen das Recht auf Zugang zu bestimmten Gesundheitsinformationen, die ein abgedeckter Anbieter noch pflegt, aber es verpflichtet die Anbieter nicht, Unterlagen für immer aufzubewahren.
  • Für Unterlagen aus Jahrzehnten hängt die Verfügbarkeit teilweise davon ab, ob die Unterlagen aufbewahrt, archiviert oder übertragen wurden.

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Benötigen Sie jetzt medizinische Versorgung? Warten Sie nicht auf alte Unterlagen, wenn Sie ein potenziell ernstes oder dringendes Gesundheitsproblem haben. Suchen Sie geeignete medizinische Versorgung auf und teilen Sie dem Arzt mit, was Sie über Ihre medizinische Vorgeschichte wissen. Ältere Unterlagen können Sie nachträglich anfordern.

So erhalten Sie alte medizinische Unterlagen

Der erste Schritt ist die Ermittlung, wo die Unterlagen ursprünglich erstellt wurden.

Erstellen Sie eine Liste der Ärzte, Kliniken, Krankenhäuser und anderer Gesundheitseinrichtungen, die Sie besucht haben. Geben Sie ungefähre Daten an, wenn Sie die genauen nicht kennen. Selbst ein grober Zeitrahmen, wie z. B. "Kinderarztbesuche zwischen 1995 und 2002", kann einer Abteilung für Unterlagen bei der Suche helfen.

Kontaktieren Sie dann den Anbieter oder die Einrichtung und bitten Sie um seine medizinischen Unterlagen oder die Abteilung für Gesundheitsinformationsmanagement (HIM).

Sie können auch den Leitfaden von August AI zu dem Inhalt medizinischer Unterlagen und ihrer Funktionsweise durchsehen, wenn Sie sich nicht sicher sind, welche Unterlagen Sie benötigen.

Abhängig davon, was Sie rekonstruieren möchten, können Sie anfordern:

  • Vollständige medizinische Unterlagen
  • Notizen aus Arztbesuchen
  • Diagnosen
  • Medikamentenanamnese
  • Laborergebnisse
  • Bildgebungsberichte
  • Impf- oder Immunisierungsunterlagen
  • Chirurgische Unterlagen
  • Entlassungszusammenfassungen aus dem Krankenhaus
  • Fachärztliche Unterlagen

Wenn Sie nur ein bestimmtes Dokument benötigen, kann die Anforderung dieses Dokuments anstelle Ihres gesamten Dossiers den Prozess vereinfachen.

So fordern Sie alte medizinische Unterlagen an: Schritt für Schritt

Sobald Sie den Anbieter oder die Einrichtung identifiziert haben, ist die Anforderung selbst in der Regel unkompliziert.

1. Identifizieren Sie den ursprünglichen Anbieter

Schreiben Sie den Namen des Arztes, der Praxis, des Krankenhauses, der Klinik oder des Gesundheitssystems auf, das die Versorgung erbracht hat.

Wenn Sie den genauen Namen nicht wissen, verwenden Sie die Informationen, die Sie haben. Eine alte Adresse, Telefonnummer, Versicherungsauszug, Medikamentenflasche oder ein medizinisches Dokument kann einen nützlichen Hinweis liefern.

2. Finden Sie die Abteilung für medizinische Unterlagen

Suchen Sie die Abteilung für medizinische Unterlagen oder Gesundheitsinformationsmanagement der Einrichtung. Größere Krankenhäuser und Gesundheitssysteme haben oft eine eigene Abteilung, die Anfragen zu Unterlagen bearbeitet.

3. Bestätigen Sie, dass die Unterlagen noch gepflegt werden

Fragen Sie, ob die Einrichtung noch Unterlagen aus dem von Ihnen interessierten Zeitraum hat.

Dies ist besonders wichtig für ältere Unterlagen. Eine Praxis könnte umgezogen, mit einer anderen Praxis fusioniert, den Besitzer gewechselt oder ihre Akten woandershin übertragen haben.

Wenn die Praxis geschlossen wurde, fragen Sie:

„Wer ist der aktuelle Verwahrer der medizinischen Unterlagen?“

4. Füllen Sie das Anforderungsformular aus

Der Anbieter verlangt möglicherweise eine schriftliche Anfrage oder ein Autorisierungsformular. Befolgen Sie dessen Anweisungen sorgfältig.

Wenn Sie Hilfe beim Verständnis des Prozesses benötigen, lesen Sie den Leitfaden von August AI zu Vorlagen für Antragsformulare für medizinische Unterlagen und deren Verwendung.

5. Geben Sie genau an, was Sie benötigen

Geben Sie der Abteilung für Unterlagen genügend Informationen, um die richtige Akte zu finden.

  • Vollständiger Name, einschließlich früherer Namen
  • Geburtsdatum
  • Aktuelle Kontaktdaten
  • Ungefähre Behandlungsdaten
  • Name des Anbieters
  • Name und Standort der Einrichtung
  • Spezifische Unterlagen, die Sie anfordern
  • Wohin die Unterlagen gesendet werden sollen

Wenn Sie Unterlagen aus einem bestimmten Zeitraum benötigen, geben Sie dies an. "Alle Unterlagen von 1998 bis 2003" ist nützlicher als einfach nach "alten Unterlagen" zu fragen.

6. Legen Sie bei Bedarf einen Ausweis vor

Der Anbieter kann einen Ausweis oder andere Informationen zur Bestätigung Ihrer Identität verlangen, bevor er die Unterlagen herausgibt.

Verwenden Sie die offiziellen Anweisungen des Anbieters für die Einreichung von Ausweisen oder anderen sensiblen Informationen.

7. Fragen Sie nach der Zustellung der Unterlagen

Abhängig vom Anbieter und den verfügbaren Unterlagen können Sie diese elektronisch, über ein Patientenportal, per Post oder über eine andere sichere Methode erhalten.

Fragen Sie, ob Kopier- oder Zustellungsgebühren anfallen, bevor Sie die Anfrage abschließen.

8. Behalten Sie eine Kopie und verfolgen Sie nach

Speichern Sie eine Kopie Ihrer Anfrage und notieren Sie, wann Sie sie eingereicht haben. Wenn Sie keine Antwort erhalten, kontaktieren Sie die Abteilung für Unterlagen und erkundigen Sie sich nach dem Status.

Vorlagen für Anfragen zu alten medizinischen Unterlagen

Wenn Sie sich nicht sicher sind, was Sie schreiben sollen, können Sie eine einfache Anfrage wie diese verwenden. Passen Sie sie an das erforderliche Formular oder den Einreichungsprozess des Anbieters an.

Betreff: Anfrage nach medizinischen Unterlagen

Sehr geehrte Damen und Herren,

ich bitte um eine Kopie meiner medizinischen Unterlagen aus Ihrer Praxis oder Einrichtung.

Vollständiger Name: [Ihr vollständiger Name]
Früherer Name, falls zutreffend: [Früherer Name]
Geburtsdatum: [MM/TT/JJJJ]
Ungefähre Behandlungsdaten: [Daten oder Jahre]
Anbieter: [Name des Arztes]
Einrichtung: [Name der Praxis oder des Krankenhauses]

Ich fordere folgende Unterlagen an: [Listen Sie die benötigten Unterlagen auf, z. B. vollständige medizinische Unterlagen, Arztbesuche, Laborergebnisse, Bildgebungsberichte, Impfunterlagen oder Krankenhausunterlagen].

Bitte lassen Sie mich wissen, ob Sie zusätzliche Informationen, einen Ausweis, Autorisierungsformulare oder eine Zahlung benötigen, bevor Sie diese Anfrage bearbeiten. Bitte teilen Sie mir auch mit, wie die Unterlagen zugestellt werden können und ob Sie noch etwas von mir benötigen.

Vielen Dank,
[Ihr vollständiger Name]
[Telefonnummer]
[E-Mail-Adresse oder Postanschrift]

So finden Sie alte medizinische Unterlagen online

Wenn Sie sich fragen, wie Sie alte medizinische Unterlagen online finden, beginnen Sie mit Ihrem aktuellen oder früheren Patientenportal.

Abhängig vom Gesundheitssystem finden Sie möglicherweise:

  • Besuchsübersichten
  • Laborergebnisse
  • Bildgebungsberichte
  • Medikamentenlisten
  • Impfunterlagen
  • Entlassungsinformationen aus dem Krankenhaus
  • Einige klinische Notizen

Sie können auch prüfen, ob Sie Konten bei Gesundheitssystemen haben, bei denen Sie zuvor behandelt wurden.

Gehen Sie jedoch nicht davon aus, dass Ihre gesamte Krankengeschichte online verfügbar ist. Ein Patientenportal enthält möglicherweise nur Unterlagen, die in dieses spezielle elektronische Gesundheitsaktensystem eingegeben oder dorthin übertragen wurden.

Ältere Papierakten wurden möglicherweise nie digitalisiert.

Weitere Informationen finden Sie im Leitfaden von August AI, wie Sie Ihre medizinischen Unterlagen kostenlos online einsehen können.

So finden Sie alte medizinische Unterlagen aus der Kindheit

Die Ermittlung, wie Sie alte medizinische Unterlagen aus der Kindheit finden, kann schwieriger sein, da Sie möglicherweise den Arzt gewechselt haben, zwischen Bundesstaaten umgezogen sind oder von einer Praxis behandelt wurden, die nicht mehr existiert.

Beginnen Sie mit dem Kinderarzt oder Hausarzt, den Sie besucht haben.

Wenn Sie den Namen des Arztes nicht wissen, suchen Sie nach Hinweisen in:

  • Impfunterlagen aus der Kindheit
  • Schulärztliche Formulare
  • Alte Versicherungsunterlagen
  • Medikamentenverordnungen
  • Krankenhausunterlagen
  • Familienmedizinische Dateien
  • Unterlagen oder Papiere der Eltern
  • Alte Patientenportale

Krankenhäuser können auch nützlich sein, wenn Sie dort geboren wurden, eine Operation hatten oder als Kind Notfall- oder stationäre Behandlung erhielten.

Wenn Ihr Kinderarzt einer größeren medizinischen Gruppe oder einem größeren Gesundheitssystem angehörte, kann diese Organisation Ihnen möglicherweise Auskunft geben, wohin ältere Unterlagen gelangt sind.

Schulärztliche Aufzeichnungen unterscheiden sich von ärztlichen Krankenakten, können aber nützliche Informationen wie Impfdaten, körperliche Untersuchungen oder Screening-Ergebnisse enthalten.

So erhalten Sie medizinische Unterlagen von vor 40 Jahren

Wenn Sie sich fragen, wie Sie medizinische Unterlagen von vor 40 Jahren erhalten, beginnen Sie mit demselben Anforderungsprozess, aber rechnen Sie mit mehr Lücken.

Sehr alte Unterlagen wurden möglicherweise als Papierakten, Mikrofilme, Archivdateien oder in anderen Formaten gespeichert und nicht in einem modernen elektronischen Gesundheitsaktensystem.

HIPAA gibt Einzelpersonen im Allgemeinen das Recht auf Zugang zu bestimmten geschützten Gesundheitsinformationen, die eine abgedeckte Einheit pflegt. HIPAA selbst legt jedoch keine einheitliche bundesweite Regelung fest, die Gesundheitsdienstleister dazu verpflichtet, medizinische Unterlagen für eine bestimmte Anzahl von Jahren aufzubewahren.

Wie lange Unterlagen aufbewahrt werden müssen, kann von den Landesgesetzen und anderen Anforderungen abhängen.

Daher kann eine Unterlage von vor 40 Jahren noch existieren, aber es gibt keine Garantie dafür.

Archivierte Unterlagen können auch getrennt vom aktuellen elektronischen System eines Anbieters gespeichert sein. Wenn die Abteilung für Unterlagen sagt, dass die Informationen nicht mehr in ihrem aktiven System vorhanden sind, fragen Sie, ob archivierte Unterlagen verfügbar sind.

Wenn der ursprüngliche Anbieter die Unterlagen nicht finden kann, fragen Sie, ob die Praxis von einer anderen Organisation übernommen, fusioniert oder übertragen wurde und ob eine andere Einheit für die Unterlagen zuständig wurde.

Wo werden medizinische Unterlagen gespeichert?

Wenn Sie sich fragen, wo medizinische Unterlagen gespeichert werden, gibt es keine zentrale Datenbank, die die vollständige Krankengeschichte aller enthält.

Verschiedene Teile Ihrer medizinischen Vorgeschichte können von verschiedenen Organisationen gehalten werden, darunter:

  • Individuelle Ärzte
  • Medizinische Praxen
  • Krankenhäuser
  • Gesundheitssysteme
  • Fachärzte
  • Labore
  • Bildgebungszentren
  • Apotheken
  • Krankenversicherungen
  • Elektronische Gesundheitsaktensysteme
  • Verwahrer medizinischer Unterlagen oder Lagerunternehmen

Zum Beispiel kann Ihr Hausarzt Notizen aus Arztbesuchen haben, ein Krankenhaus kann chirurgische Unterlagen haben und ein Bildgebungszentrum kann Kopien von Scans oder Bildgebungsberichten haben.

Deshalb kann die Suche nach einer vollständigen Krankengeschichte manchmal die Kontaktaufnahme mit mehr als einer Organisation erfordern.

Was tun, wenn die Arztpraxis geschlossen wurde?

Eine geschlossene Praxis bedeutet nicht unbedingt, dass die Unterlagen verschwunden sind.

Wenn ein Arzt in den Ruhestand geht, eine Praxis verkauft, umzieht oder sich einer anderen Organisation anschließt, können Patientenunterlagen an einen anderen Arzt, eine medizinische Gruppe, ein Krankenhaus oder einen Unterlagenverwahrer übertragen werden.

Wenn die ursprüngliche Praxis geschlossen ist, suchen Sie nach dem Namen und Standort der ehemaligen Praxis des Arztes. Suchen Sie nach Informationen über eine Nachfolgepraxis oder -organisation.

Sie können sich auch an die zuständige medizinische Zulassungsstelle oder Gesundheitsbehörde wenden, wenn Sie Hilfe bei der Ermittlung benötigen, wohin Unterlagen aus einer geschlossenen Praxis gelangt sein könnten.

Wenn Sie eine Nachfolgeorganisation finden, fragen Sie gezielt nach, ob diese die Patientenunterlagen der ehemaligen Praxis verwahrt.

So überprüfen Sie medizinische Unterlagen, die Sie bereits haben

Wenn Sie alte Unterlagen gefunden haben, sich aber nicht sicher sind, was sie bedeuten, beginnen Sie damit, sie chronologisch zu ordnen.

Sortieren Sie Dokumente in Kategorien wie:

  • Arztbesuche
  • Krankenhausaufenthalte
  • Medikamente
  • Laborergebnisse
  • Bildgebung
  • Operationen und Eingriffe
  • Impfungen
  • Diagnosen

Suchen Sie nach Daten, Namen von Anbietern, Medikamentennamen, Testergebnissen und wichtigen Diagnosen.

Wenn Sie versuchen, Ihre Krankengeschichte zu rekonstruieren, kann die Erstellung einer einfachen Zeitleiste helfen, Lücken leichter zu erkennen.

Sie können dann die mit diesen Lücken verbundenen Anbieter kontaktieren und fragen, ob zusätzliche Unterlagen verfügbar sind.

Wenn Sie sich nicht sicher sind, wer auf Ihre medizinischen Informationen zugreifen kann, erklärt August AI, wer auf Ihre medizinischen Unterlagen zugreifen kann und wann.

Was tun, wenn Sie die Unterlagen immer noch nicht finden können

Wenn Sie den ursprünglichen Anbieter kontaktiert haben und die Unterlagen immer noch nicht finden können, arbeiten Sie sich durch andere Quellen.

  1. Überprüfen Sie alte Versicherungsunterlagen auf Namen von Anbietern, Namen von Einrichtungen und Behandlungsdaten.
  2. Durchsuchen Sie Unterlagen aus der Kindheit oder Familienunterlagen nach Namen und Daten, die helfen können, den ursprünglichen Anbieter zu identifizieren.
  3. Überprüfen Sie alte Patientenportale oder Konten von Gesundheitssystemen.
  4. Kontaktieren Sie eine Nachfolgepraxis, wenn die ursprüngliche Praxis geschlossen wurde.
  5. Fragen Sie das mit dem Anbieter verbundene Krankenhaus oder Gesundheitssystem, ob es ältere Unterlagen hat.
  6. Fordern Sie spezifische Unterlagen anstelle eines vollständigen Dossiers an, wenn Sie genau wissen, was Sie benötigen.
  7. Fragen Sie, ob archivierte Unterlagen existieren, auch wenn sie nicht elektronisch verfügbar sind.

Möglicherweise können Sie nicht jede Unterlage wiederherstellen, insbesondere wenn Jahrzehnte vergangen sind. Aber die Identifizierung des ursprünglichen Anbieters und das Verfolgen des Weges zu dem, der die Unterlagen derzeit pflegt, bietet Ihnen den klarsten Ausgangspunkt.

FAQs zum Finden alter medizinischer Unterlagen

Was ist, wenn ich mich nicht erinnere, welcher Arzt mich behandelt hat?

Beginnen Sie mit alten Versicherungsunterlagen, Medikamentenverordnungen, schulärztlichen oder kindärztlichen Gesundheitsunterlagen, Krankenhausunterlagen und Familienunterlagen. Diese können einen Namen des Anbieters, eine Einrichtung, eine Adresse oder ein ungefähres Datum liefern, das Ihnen bei der Identifizierung des Ansprechpartners für die Anfrage helfen kann.

Was ist, wenn die Arztpraxis vor Jahren geschlossen wurde?

Fragen Sie, ob die Unterlagen der Praxis an einen Nachfolgearzt, eine medizinische Gruppe, ein Krankenhaussystem oder einen Unterlagenverwalter übertragen wurden. Wenn Sie den neuen Verwalter nicht identifizieren können, kann die zuständige medizinische Zulassungsstelle oder Gesundheitsbehörde Auskunft geben.

Kann ich nur eine alte medizinische Unterlage anfordern und nicht mein gesamtes Dossier?

Ja. Wenn Sie genau wissen, was Sie benötigen, können Sie speziell diese Unterlage anfordern, z. B. eine Impfhistorie, einen Bildgebungsbericht, eine Operationsnotiz oder ein Laborergebnis. Eine spezifischere Anfrage kann auch die Identifizierung der gesuchten Informationen erleichtern.

Was soll ich tun, wenn ich alte Unterlagen für einen Arzttermin benötige?

Fordern Sie die Unterlagen so schnell wie möglich an und teilen Sie dem aktuellen Gesundheitsdienstleister mit, welche Informationen Sie bereits haben. Wenn Sie eine dringende medizinische Versorgung benötigen, verzögern Sie die Behandlung nicht, während Sie auf historische Unterlagen warten. Bringen Sie alle Unterlagen oder Medikamenteninformationen mit, die Sie bereits haben.

Welche Informationen sollte ich in eine Anfrage nach Unterlagen aufnehmen?

Geben Sie Ihren vollständigen Namen, frühere Namen, Geburtsdatum, ungefähre Behandlungsdaten, den Namen des Anbieters, den Namen der Einrichtung, Kontaktdaten und die spezifischen Unterlagen an, die Sie wünschen. Die obige Vorlage für Anfragen kann Ihnen helfen, die Details zu organisieren.

Fazit

Wenn Sie herausfinden möchten, wie Sie alte medizinische Unterlagen erhalten, beginnen Sie mit dem Anbieter oder der Einrichtung, die sie erstellt hat. Wenn diese Praxis geschlossen wurde, finden Sie heraus, ob die Unterlagen an einen anderen Arzt, eine medizinische Gruppe, ein Krankenhaus oder einen Unterlagenverwalter übertragen wurden.

Für Unterlagen aus der Kindheit oder aus Jahrzehnten sollten Sie davon ausgehen, dass der Prozess mehr Nachforschungen erfordert. Patientenportale können bei neueren Informationen helfen, aber ältere Unterlagen können separat gespeichert sein oder nicht mehr existieren.

Der nützlichste Ansatz ist, denjenigen zu identifizieren, der die Unterlagen derzeit pflegt, eine spezifische Anfrage einzureichen und genügend Informationen bereitzustellen, damit die Abteilung für Unterlagen Ihre Akte finden kann.