Medizinische Unterlagen von Mitarbeitern sollen nicht für jeden im Unternehmen zugänglich sein. Selbst wenn ein Arbeitgeber berechtigterweise einige Gesundheitsinformationen benötigt, sollte der Zugriff im Allgemeinen auf Personen beschränkt sein, die einen bestimmten Grund haben, diese zu erhalten.
Die Regeln können verwirrend sein, da HIPAA-Gesetze zur Herausgabe medizinischer Unterlagen und arbeitsplatzbezogene Gesetze zum Schutz der medizinischen Privatsphäre nicht genau die gleichen Informationen abdecken. HIPAA schützt bestimmte medizinische Informationen, die von Gesundheitsdienstleistern und Krankenkassen geführt werden, gilt aber im Allgemeinen nicht für Personalakten, die von einem Arbeitgeber geführt werden. Medizinische Informationen von Mitarbeitern können auch durch Gesetze wie den Americans with Disabilities Act (ADA) geschützt sein, der Arbeitgeber verpflichtet, medizinische Informationen vertraulich und getrennt von normalen Personalakten aufzubewahren.
Das bedeutet, dass Ihr Vorgesetzter, Ihre Kollegen, HR-Mitarbeiter oder andere Angestellte nicht automatisch das Recht haben, Ihre Diagnose, Behandlungsdetails oder vollständigen medizinischen Unterlagen einzusehen, nur weil Sie für das Unternehmen arbeiten.
TL;DR: Wichtigste Erkenntnisse
- Medizinische Informationen von Mitarbeitern sollten im Allgemeinen vertraulich und getrennt von regulären Personalakten aufbewahrt werden.
- Kollegen sollten keinen Zugriff auf die medizinischen Unterlagen eines Mitarbeiters haben, nur weil sie im selben Unternehmen arbeiten.
- Manager und Vorgesetzte können begrenzte medizinische Informationen erhalten, wenn dies zur Handhabung von Arbeitsbeschränkungen oder angemessenen Vorkehrungen erforderlich ist.
- Ersthelfer und Sicherheitspersonal benötigen möglicherweise bestimmte Informationen im Notfall.
- HR oder benannte Mitarbeiter benötigen möglicherweise Zugriff bei der Bearbeitung legitimer arbeitsrechtlicher Angelegenheiten, der Zugriff sollte jedoch begrenzt sein.
- HIPAA regelt im Allgemeinen keine von einem Arbeitgeber geführten Personalakten.
- Gesundheitsdienstleister dürfen medizinische Informationen im Allgemeinen nicht direkt an einen Arbeitgeber weitergeben, ohne die Zustimmung des Mitarbeiters, es sei denn, ein anderes geltendes Gesetz erlaubt oder erfordert die Offenlegung.
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Wer sollte keinen Zugriff auf medizinische Unterlagen von Mitarbeitern haben?
Die Grundregel ist einfach: Medizinische Informationen von Mitarbeitern sollten nur Personen zur Verfügung stehen, die einen berechtigten Grund haben, sie zu erhalten.
Nach dem ADA müssen Arbeitgeber medizinische Informationen über Bewerber und Mitarbeiter vertraulich behandeln. Dazu gehören auch Informationen, die keine spezifische Diagnose enthalten. Die EEOC empfiehlt außerdem, medizinische Informationen in separaten medizinischen Akten und nicht in normalen Personalakten aufzubewahren.
Das gleiche Prinzip gilt, wenn Informationen elektronisch gespeichert werden. Der Zugriff auf das Computersystem eines Unternehmens bedeutet nicht automatisch, dass ein Mitarbeiter in der Lage sein sollte, die medizinischen Informationen eines anderen Mitarbeiters einzusehen.
Kollegen
Ein Kollege benötigt im Allgemeinen keinen Zugriff auf die medizinischen Informationen eines anderen Mitarbeiters.
Zum Beispiel kann ein Mitarbeiter als angemessene Vorkehrung einen modifizierten Arbeitsplan erhalten. Kollegen wissen vielleicht, dass sich der Zeitplan geändert hat, aber sie müssen im Allgemeinen nicht den medizinischen Grund dafür erfahren.
Ein Manager kann erklären, dass eine Arbeitsplatzvereinbarung genehmigt wurde, ohne die Diagnose oder andere vertrauliche medizinische Details des Mitarbeiters preiszugeben.
Mitarbeiter aus nicht verwandten Abteilungen
Jemand, der in der Gehaltsabrechnung, Buchhaltung, im Vertrieb, Marketing, in der IT oder einer anderen Abteilung arbeitet, hat nicht automatisch das Recht, medizinische Informationen eines Mitarbeiters einzusehen.
Dies ist besonders wichtig, wenn medizinische Informationen elektronisch gespeichert werden. Der Zugriff sollte auf Personen beschränkt sein, die einen berechtigten Grund haben, die Informationen zu nutzen.
Die Fähigkeit eines Mitarbeiters, auf ein Unternehmenssystem zuzugreifen, begründet für sich genommen keinen legitimen Grund, die medizinischen Unterlagen eines anderen Mitarbeiters einzusehen.
Manager, die die Informationen nicht benötigen
Manager können manchmal begrenzte medizinische Informationen erhalten, aber sie sollten nicht automatisch die vollständige medizinische Akte eines Mitarbeiters erhalten.
Zum Beispiel muss ein Vorgesetzter möglicherweise wissen, dass ein Mitarbeiter eine Hebebeschränkung hat oder eine bestimmte Arbeitsplatzanpassung benötigt. Der Vorgesetzte benötigt im Allgemeinen nicht die gesamte Krankengeschichte des Mitarbeiters, um diese Einschränkung umzusetzen.
Andere Mitarbeiter
Ein Arbeitgeber sollte die medizinischen Informationen eines Mitarbeiters nicht einfach zur Verfügung stellen, nur weil ein anderer Mitarbeiter neugierig ist, eng mit dieser Person zusammenarbeitet oder verstehen möchte, warum der Mitarbeiter abwesend ist.
Medizinische Informationen können vertraulich bleiben, auch wenn ein Mitarbeiter freiwillig einige Gesundheitsinformationen am Arbeitsplatz besprochen hat.
Wer kann begrenzte Informationen über den Gesundheitszustand von Mitarbeitern benötigen?
Vertraulichkeit bedeutet nicht, dass niemand in einer Organisation jemals medizinische Informationen einsehen kann.
Bestimmte Mitarbeiter benötigen möglicherweise einen begrenzten Zugriff, um ihre Aufgaben auszuführen oder gesetzliche Verpflichtungen zu erfüllen.
HR oder benannte Mitarbeiter
Personalvermittler benötigen möglicherweise Zugriff auf medizinische Dokumentationen bei der Bearbeitung von Anfragen zu angemessenen Vorkehrungen, medizinischem Urlaub oder anderen legitimen arbeitsrechtlichen Angelegenheiten.
Das bedeutet nicht, dass die Personalabteilung uneingeschränkten Zugriff auf die gesamte Krankengeschichte eines Mitarbeiters haben sollte. Informationen sollten vertraulich behandelt und nur bei Bedarf für den jeweiligen arbeitsrechtlichen Zweck abgerufen werden.
Vorgesetzte und Manager
Ein Vorgesetzter muss möglicherweise über Arbeitsbeschränkungen oder eine genehmigte Anpassung informiert werden.
Wenn beispielsweise ein Mitarbeiter keine Objekte über einem bestimmten Gewicht heben kann, muss der Manager möglicherweise über die Einschränkung informiert werden, damit die Arbeit entsprechend zugewiesen werden kann. Der Manager muss nicht unbedingt die Diagnose, die Behandlungshistorie oder andere nicht zusammenhängende Gesundheitsinformationen des Mitarbeiters erfahren.
Ersthelfer und Sicherheitspersonal
Medizinische Informationen müssen möglicherweise an Personen weitergegeben werden, die für die Notfallbehandlung oder -hilfe zuständig sind.
Zum Beispiel können relevante Informationen benötigt werden, wenn ein Mitarbeiter eine Vorerkrankung hat, die eine Notfallversorgung am Arbeitsplatz erfordern könnte.
Auch in diesen Situationen sollten die weitergegebenen Informationen auf das beschränkt sein, was für den Notfall oder die Sicherheitsfrage relevant ist.
Personen, die sich mit Arbeitsunfall- oder Versicherungsangelegenheiten befassen
Medizinische Informationen müssen möglicherweise auch für Zwecke der Arbeitsunfallversicherung oder der Versicherung offengelegt werden, wenn dies nach geltendem Recht zulässig oder vorgeschrieben ist.
Wichtig ist, dass diese Situationen keinen uneingeschränkten Zugriff auf die gesamte medizinische Akte eines Mitarbeiters schaffen.
Gilt HIPAA für medizinische Unterlagen von Mitarbeitern?
Hier werden viele Leute verwirrt.
HIPAA gilt im Allgemeinen für geschützte Gesundheitsinformationen, die von abgedeckten Gesundheitsdienstleistern, Krankenkassen und bestimmten anderen abgedeckten Stellen geführt werden. Es schützt im Allgemeinen keine Personalakten, die von einem Arbeitgeber geführt werden, auch wenn diese Akten gesundheitsbezogene Informationen enthalten.
Angenommen, Sie geben Ihrem Arbeitgeber einen ärztlichen Bericht zur Unterstützung eines Urlaubsantrags. Die Kopie des Arbeitgebers wird Teil der Personalakte. HIPAA regelt diese vom Arbeitgeber geführte Akte im Allgemeinen nicht auf die gleiche Weise wie die medizinische Akte eines abgedeckten Gesundheitsdienstleisters.
Andere Gesetze können diese Informationen weiterhin schützen. Insbesondere verlangt der ADA von Arbeitgebern, die Vertraulichkeit von medizinischen Informationen, die sie über Bewerber und Mitarbeiter erhalten, zu wahren.
Weitere Informationen zu allgemeinen Rechten bezüglich medizinischer Unterlagen finden Sie in unserem Leitfaden zu medizinischen Unterlagen: Was sie enthalten, wer sie rechtmäßig besitzt und wie Sie Ihre Kopie erhalten.
Diese Unterscheidung ist wichtig, wenn man sich HIPAA-Gesetze zur Herausgabe medizinischer Unterlagen ansieht. HIPAA bedeutet nicht, dass jedes medizinische Dokument, das ein Arbeitgeber besitzt, automatisch eine HIPAA-geschützte medizinische Akte ist.
Für den breiteren HIPAA-Rahmen siehe HHS HIPAA für Einzelpersonen.
Kann ein Arbeitgeber medizinische Unterlagen direkt von Ihrem Arzt erhalten?
Im Allgemeinen kann Ihr Gesundheitsdienstleister Ihre medizinischen Unterlagen nicht einfach an Ihren Arbeitgeber senden, nur weil der Arbeitgeber danach fragt.
Wenn ein Arbeitgeber einen Gesundheitsdienstleister direkt um medizinische Informationen bittet, darf der Dienstleister diese im Allgemeinen nicht ohne die Zustimmung der Person offenlegen, es sei denn, ein anderes geltendes Gesetz erlaubt oder verlangt die Offenlegung.
Es gibt begrenzte Ausnahmen. Bestimmte Umstände können arbeitsplatzbezogene medizinische Überwachung, arbeitsbedingte Krankheiten oder Verletzungen oder Anforderungen an die Arbeitssicherheit betreffen.
Die spezifischen Umstände sind wichtig. Eine Anfrage eines Arbeitgebers nach medizinischen Informationen bedeutet nicht automatisch, dass ein Gesundheitsdienstleister die vollständige medizinische Akte eines Mitarbeiters herausgeben darf.
Wenn Sie Ihre eigenen Unterlagen formell anfordern müssen, siehe unseren Leitfaden zu Vorlagen für Anträge auf medizinische Unterlagen und wie man sie verwendet.
Was ist mit HIPAA-elektronischen medizinischen Unterlagen?
Die gleiche grundlegende Unterscheidung gilt für medizinische Informationen, die elektronisch gespeichert werden.
HIPAA-elektronische medizinische Unterlagen können durch HIPAA geschützt sein, wenn sie von einem abgedeckten Gesundheitsdienstleister oder einer Krankenkasse geführt werden. Elektronische Personalakten, die von einem Arbeitgeber geführt werden, fallen jedoch im Allgemeinen nicht unter HIPAA, nur weil sie Gesundheitsinformationen enthalten.
Für Arbeitgeber verlangt der ADA immer noch, dass medizinische Informationen vertraulich behandelt und von normalen Personalakten getrennt aufbewahrt werden. Die elektronische Speicherung beseitigt diese Vertraulichkeitsanforderung nicht.
Praktisch gesehen sollte ein Arbeitgeber eine gemeinsam genutzte elektronische Mitarbeiterdatenbank nicht als Grund für uneingeschränkten Zugriff auf medizinische Informationen behandeln.
Weitere Informationen zum digitalen Zugriff auf Ihre eigenen Unterlagen finden Sie in unserem Leitfaden zum kostenlosen Anzeigen Ihrer medizinischen Unterlagen online.
Welche Informationen benötigt ein Manager tatsächlich?
Eine nützliche Unterscheidung besteht zwischen medizinischen Informationen und arbeitsbezogenen Informationen.
Ein Manager muss möglicherweise Folgendes wissen:
- Dass ein Mitarbeiter eine genehmigte Arbeitsbeschränkung hat
- Welche Arbeitsplatzbeschränkung beachtet werden muss
- Welche Vorkehrung genehmigt wurde
- Wann eine Vorkehrung oder Beschränkung gilt
Der Manager muss im Allgemeinen nicht wissen:
- Die vollständige Krankengeschichte des Mitarbeiters
- Nicht zusammenhängende Diagnosen
- Detaillierte Behandlungsinformationen
- Medikationshistorie, die nicht mit dem Problem am Arbeitsplatz zusammenhängt
- Private Informationen über andere medizinische Zustände
Ziel ist es, dem Manager genügend Informationen zu geben, um das Problem am Arbeitsplatz zu bewältigen, ohne unnötig vertrauliche medizinische Details preiszugeben.
Was tun, wenn Sie glauben, dass Ihre medizinischen Informationen unsachgemäß weitergegeben wurden?
Beginnen Sie damit, das Geschehen zu dokumentieren.
Schreiben Sie auf, welche Informationen offengelegt wurden, wer sie erhalten hat, wann die Offenlegung stattgefunden hat und wie Sie davon erfahren haben. Bewahren Sie Kopien relevanter E-Mails, Nachrichten oder anderer Dokumente auf.
Sie können dann die Personalabteilung Ihres Arbeitgebers oder die zuständige Datenschutzbeauftragte fragen, wie medizinische Informationen gespeichert werden und wer Zugriff darauf hat.
Wenn die Bedenken einen Gesundheitsdienstleister oder eine Krankenkasse betreffen und Sie glauben, dass geschützte Gesundheitsinformationen unsachgemäß offengelegt wurden, kann HIPAA relevant sein. Bei Bedenken hinsichtlich des Datenschutzes am Arbeitsplatz können auch der ADA und andere Arbeitsgesetze gelten.
Die zuständige Behörde oder das rechtliche Verfahren hängt von den Umständen ab, daher sind die spezifischen Details der Offenlegung wichtig.
Häufig gestellte Fragen
Können meine Kollegen meine medizinischen Unterlagen einsehen?
Im Allgemeinen sollten Kollegen keinen Zugriff auf Ihre vertraulichen medizinischen Informationen haben, nur weil sie für denselben Arbeitgeber arbeiten. Medizinische Informationen von Mitarbeitern sollten im Allgemeinen vertraulich behandelt werden.
Kann mein Manager meine Diagnose einsehen?
Nicht unbedingt. Ein Manager benötigt möglicherweise Informationen über Arbeitsbeschränkungen oder eine angemessene Vorkehrung, aber das gibt dem Manager nicht automatisch Zugriff auf Ihre Diagnose oder Ihre vollständige Krankengeschichte.
Schützt HIPAA medizinische Unterlagen bei der Arbeit?
Das hängt davon ab, welche Unterlagen Sie meinen.
HIPAA gilt im Allgemeinen nicht für Personalakten, die von einem Arbeitgeber geführt werden. Medizinische Informationen, die von einem abgedeckten Gesundheitsdienstleister oder einer Krankenkasse gehalten werden, können durch HIPAA geschützt sein. Medizinische Informationen, die von einem Arbeitgeber gehalten werden, können weiterhin durch andere Gesetze geschützt sein, einschließlich des ADA.
Kann mein Arbeitgeber meinen Arzt anrufen, um meine medizinischen Unterlagen zu erhalten?
Ein Gesundheitsdienstleister kann Ihrem Arbeitgeber im Allgemeinen Ihre medizinischen Informationen nicht ohne Ihre Zustimmung aushändigen, es sei denn, ein anderes geltendes Gesetz erlaubt oder erfordert die Offenlegung.
Wer kann auf medizinische Informationen von Mitarbeitern zugreifen?
Je nach den Umständen können benannte HR-Mitarbeiter, Vorgesetzte oder Manager, die Informationen für Anpassungen oder Arbeitsbeschränkungen benötigen, Ersthelfer und Sicherheitspersonal sowie Personen, die sich mit Arbeitsunfall- oder Versicherungsangelegenheiten befassen, Zugriff auf relevante Informationen haben.
Der Zugriff sollte auf das beschränkt sein, was für den jeweiligen Zweck zulässig und notwendig ist.
Sollten medizinische Unterlagen von Mitarbeitern zusammen mit Personalakten aufbewahrt werden?
Nein. Medizinische Informationen sollten im Allgemeinen getrennt von normalen Personalakten aufbewahrt und als vertraulich behandelt werden. Elektronische medizinische Informationen sollten ähnlichen Schutz erhalten.
Was ist, wenn mein Arbeitgeber meine Diagnose an Kollegen weitergegeben hat?
Dokumentieren Sie, was passiert ist, und erwägen Sie, das Problem mit der Personalabteilung oder dem zuständigen Ansprechpartner für Datenschutz oder Compliance zu besprechen.
Ob eine Offenlegung gegen das Gesetz verstoßen hat, hängt davon ab, welche Informationen weitergegeben wurden, wer sie erhalten hat, warum sie weitergegeben wurden und welche Gesetze gelten.
Das Fazit
Medizinische Informationen von Mitarbeitern sind nichts, auf das jeder im Unternehmen zugreifen können sollte. Kollegen und Mitarbeiter ohne berechtigten arbeitsbezogenen Grund sollten keinen uneingeschränkten Zugriff auf die medizinischen Unterlagen eines anderen Mitarbeiters haben.
Bestimmte Personen, wie benannte HR-Mitarbeiter, Vorgesetzte, Ersthelfer oder Mitarbeiter der Arbeitsunfallversicherung, können bei Vorliegen einer spezifischen Ausnahme oder eines legitimen arbeitsrechtlichen Zwecks Zugriff auf begrenzte Informationen haben.
Die Schlüsselunterscheidung bei der Betrachtung von HIPAA-Gesetzen zur Herausgabe medizinischer Unterlagen ist, dass HIPAA im Allgemeinen geschützte Gesundheitsinformationen regelt, die von abgedeckten Gesundheitsdienstleistern und Krankenkassen geführt werden. Medizinische Informationen von Mitarbeitern, die von einem Arbeitgeber geführt werden, unterliegen im Allgemeinen eher arbeitsplatzbezogenen Datenschutz- und Arbeitsgesetzen als allein HIPAA.
Die elektronische Speicherung ändert dieses Grundprinzip nicht. HIPAA-elektronische medizinische Unterlagen, die von abgedeckten Gesundheitsorganisationen geführt werden, können unter HIPAA fallen, während elektronische Personalakten, die von einem Arbeitgeber geführt werden, im Allgemeinen nicht HIPAA-geschützt werden, nur weil sie medizinische Informationen enthalten.
