Si está reuniendo expedientes médicos para una reclamación por discapacidad, los expedientes que necesita dependen en parte del tipo de reclamación que esté presentando. Una reclamación de SSDI o SSI puede implicar evidencia médica sobre su condición y su impacto en su capacidad para trabajar, mientras que las reclamaciones de discapacidad privada, compensación laboral o discapacidad de veteranos pueden tener diferentes requisitos de documentación.

El objetivo no es simplemente recopilar la mayor cantidad posible de expedientes médicos. Usted quiere expedientes que documenten su condición, historial de tratamiento, síntomas y cómo la condición afecta su capacidad para funcionar. Eso puede significar solicitar expedientes a varios médicos, especialistas, hospitales, terapeutas, centros de pruebas u otros proveedores de atención médica.

Una vez que sepa qué proveedores tienen información relevante, puede solicitar los expedientes, revisar lo que ha recibido y hacer un seguimiento de lo que falta.

EN RESUMEN: Puntos Clave

  • Los expedientes médicos pueden documentar su diagnóstico, tratamiento, síntomas, pruebas y limitaciones funcionales.
  • Los expedientes que necesita pueden variar según si está tramitando una reclamación de SSDI, SSI, discapacidad privada, compensación laboral, discapacidad de veteranos u otro tipo de reclamación.
  • Una solicitud de expedientes médicos generalmente se puede hacer directamente al proveedor, hospital o sistema de salud que mantiene los expedientes.
  • Dependiendo de la reclamación, la agencia, la aseguradora u otra organización que revise su caso también puede solicitar evidencia médica directamente a sus proveedores.
  • Es posible que no necesite cada página de su historial médico. Concéntrese en los expedientes relevantes para la condición y el período que se está evaluando.
  • Revise sus expedientes en busca de información faltante, resultados de pruebas importantes, historial de tratamiento y documentación de limitaciones funcionales.
  • Guarde copias de sus solicitudes y de los expedientes que reciba para poder hacer un seguimiento de lo que se ha recopilado.

¿Necesita ayuda para comprender sus expedientes médicos? Obtenga más información sobre lo que contienen los expedientes médicos, quién puede acceder a ellos y cómo solicitar una copia con la guía de August AI sobre expedientes médicos.

Por Qué los Expedientes Médicos Son Importantes para una Reclamación por Discapacidad

Las reclamaciones por discapacidad a menudo requieren documentación que demuestre más que el nombre de una condición médica. Los expedientes médicos pueden ayudar a establecer cuándo comenzó una condición, cómo ha sido tratada, si ha cambiado con el tiempo y qué limitaciones han sido documentadas por los profesionales de la salud.

Dependiendo del tipo de reclamación, los expedientes relevantes pueden incluir:

  • Notas de visitas al consultorio
  • Evaluaciones de especialistas
  • Expedientes hospitalarios
  • Resultados de laboratorio
  • Informes de imágenes
  • Historial de medicamentos
  • Notas de terapia física u ocupacional
  • Expedientes de tratamiento de salud mental
  • Expedientes de cirugías y procedimientos
  • Evaluaciones funcionales
  • Resúmenes de alta

La documentación exacta necesaria depende del programa de discapacidad, la reclamación, la condición médica y las circunstancias. Los expedientes de su proveedor de atención médica son documentación médica, pero por sí solos no determinan si una reclamación califica para beneficios.

Comience Haciendo una Lista de Expedientes Médicos

Antes de enviar una solicitud de expedientes médicos, haga una lista de los proveedores de atención médica y las instalaciones involucradas en su atención.

Incluya su:

  • Médico de atención primaria
  • Especialistas
  • Hospitales y departamentos de emergencia
  • Clínicas de atención urgente
  • Terapeutas y proveedores de rehabilitación
  • Profesionales de la salud mental
  • Centros de imágenes
  • Laboratorios
  • Otros proveedores que evaluaron la condición

Para cada proveedor, anote las fechas aproximadas en que recibió atención. No necesariamente necesita fechas exactas en esta etapa. Incluso un rango como "enero de 2023 a junio de 2024" puede ayudar al departamento de expedientes a identificar la información correcta.

Si no está seguro de qué pertenece a su historial médico, nuestra guía sobre expedientes médicos, qué contienen, quién los posee legalmente y cómo obtener su copia puede ayudar.

Cómo Solicitar Expedientes Médicos para Discapacidad

Una vez que haya identificado a los proveedores, comuníquese con el departamento de expedientes médicos o Gestión de Información de Salud de cada proveedor. Según la orientación HIPAA de HHS, los individuos generalmente tienen derecho a acceder a cierta información de salud mantenida por proveedores de atención médica cubiertos.

El proveedor puede tener su propio formulario de autorización o un proceso en línea para solicitar expedientes. Siga las instrucciones del proveedor en lugar de enviar información confidencial a través de un método no aprobado.

Su solicitud generalmente necesitará suficiente información para identificarlo a usted y los expedientes que está solicitando. Esto puede incluir:

  • Nombre completo y cualquier nombre anterior
  • Fecha de nacimiento
  • Información de contacto
  • Fechas de tratamiento
  • Nombre del proveedor
  • Nombre y ubicación de la instalación
  • Expedientes específicos solicitados
  • Dónde deben enviarse los expedientes

Sea específico sobre el período y el tipo de expedientes que necesita. En lugar de simplemente solicitar "todos los expedientes médicos", identifique al proveedor, las fechas relevantes y los expedientes como notas de especialistas, informes de imágenes, resultados de laboratorio e historial de tratamiento.

Para una plantilla que pueda adaptar, consulte nuestra guía sobre plantillas de formularios de solicitud de expedientes médicos y cómo usarlos.

¿Quién Presenta Realmente los Expedientes Médicos?

Una de las partes confusas de una reclamación por discapacidad es determinar quién es responsable de hacer llegar la evidencia médica a la organización que revisa la reclamación.

Dependiendo del programa, la agencia de discapacidad, la aseguradora u otra organización revisora puede solicitar evidencia médica directamente a sus proveedores de atención médica. Usted también puede solicitar copias usted mismo y proporcionarlas cuando el proceso de reclamación lo permita o lo requiera.

Su proveedor de atención médica generalmente suministra la documentación médica. El proveedor no decide si usted califica para beneficios por discapacidad.

Si está trabajando con un abogado, defensor u otro representante autorizado, es posible que también le ayuden a coordinar los expedientes y la documentación de apoyo. El proceso exacto depende del tipo de reclamación por discapacidad y la organización que la maneja.

Incluso cuando alguien más solicita o presenta sus expedientes, guarde sus propias copias. Tener sus expedientes disponibles facilita ver qué información se ha recopilado e identificar cualquier cosa que pueda faltar.

Expedientes Médicos para Diferentes Tipos de Reclamaciones por Discapacidad

Los expedientes y el proceso de presentación pueden variar según el tipo de reclamación por discapacidad que esté tramitando. Las categorías comunes incluyen:

  • Seguro de Discapacidad del Seguro Social (SSDI): La evidencia médica puede usarse para evaluar su condición médica y su impacto en su capacidad para trabajar.
  • Ingreso de Seguridad Suplementario (SSI): La documentación médica puede ser parte de la evaluación de una discapacidad que califica, junto con los otros requisitos del programa.
  • Discapacidad a corto plazo: Un plan de discapacidad privado o patrocinado por el empleador puede solicitar documentación médica que respalde el período de discapacidad reclamado.
  • Discapacidad a largo plazo: Una aseguradora o administradora del plan puede solicitar expedientes médicos y otra evidencia relevante para las limitaciones reclamadas.
  • Compensación laboral: Los expedientes pueden documentar una lesión o condición, el tratamiento y los cambios con el tiempo.
  • Reclamaciones de discapacidad de veteranos: Los expedientes médicos pueden ser relevantes para documentar una condición y su relación con el servicio militar, dependiendo de la reclamación.

Estos programas no utilizan todos los mismos estándares o procedimientos de presentación. Consulte las instrucciones del programa específico, la aseguradora o la agencia que maneja su reclamación para saber qué documentación se requiere y dónde debe enviarse.

Lista de Verificación de Solicitud de Expedientes Médicos para Reclamaciones por Discapacidad

Antes de enviar cada solicitud, utilice esta lista de verificación para asegurarse de haber incluido la información que el departamento de expedientes necesita:

  • ☐ Identificar al proveedor: Nombre del médico, consultorio, hospital o clínica.
  • ☐ Identificar la condición relevante: Anote la condición o condiciones médicas para las que necesita documentación.
  • ☐ Establecer el rango de fechas: Incluya el período aproximado de tratamiento.
  • ☐ Solicitar notas clínicas: Incluya visitas al consultorio, evaluaciones de especialistas, consultas y notas de seguimiento.
  • ☐ Solicitar información de diagnóstico: Incluya resultados de laboratorio, informes de imágenes y otras pruebas relevantes.
  • ☐ Solicitar registros de tratamiento: Incluya historial de medicamentos, procedimientos, cirugías, terapia y rehabilitación cuando sea relevante.
  • ☐ Incluir información funcional: Solicite expedientes que contengan limitaciones físicas o funcionales documentadas cuando corresponda.
  • ☐ Incluir información de identificación: Proporcione su nombre completo, nombres anteriores si corresponde y fecha de nacimiento.
  • ☐ Seguir el proceso de autorización del proveedor: Complete el formulario de autorización o de expedientes médicos requerido.
  • ☐ Elegir un método de entrega: Pregunte sobre opciones de entrega seguras electrónicas, portal del paciente, correo u otras.
  • ☐ Conservar prueba de la solicitud: Guarde una copia del formulario completado y la confirmación de envío.
  • ☐ Rastrear lo que ha recibido: Marque cada proveedor de su lista cuando lleguen los expedientes.

También puede usar esta lista de verificación al revisar los expedientes que ha recibido. Si falta una hospitalización, prueba, visita de especialista o período de tratamiento importante, comuníquese con el proveedor en lugar de asumir que el expediente no existe.

¿Qué Significa Evidencia Funcional?

La evidencia funcional describe lo que su condición médica hace difícil o le impide hacer en la vida cotidiana o en el trabajo. Va más allá de simplemente nombrar un diagnóstico.

Dependiendo de la condición, las limitaciones funcionales documentadas pueden incluir dificultad para:

  • Estar de pie o caminar durante períodos prolongados
  • Sentarse durante períodos prolongados
  • Levantar o transportar ciertas cantidades de peso
  • Usar las manos o realizar movimientos repetitivos
  • Concentrarse o recordar instrucciones
  • Mantener un horario regular
  • Realizar otras actividades rutinarias

Los expedientes médicos pueden documentar estas limitaciones a través de hallazgos de exámenes, notas de terapia, evaluaciones de especialistas, notas de tratamiento u otras observaciones clínicas.

Por ejemplo, el diagnóstico de una afección de la espalda identifica el problema médico. La documentación de un proveedor de que tiene dificultad para estar de pie durante períodos prolongados o levantar ciertos pesos describe una limitación funcional.

Solicitar Expedientes a Más de un Proveedor

El expediente de un solo proveedor puede no contener su historial médico completo.

Por ejemplo, su médico de atención primaria puede tener registros de medicamentos y visitas al consultorio, mientras que un especialista tiene pruebas de diagnóstico y notas de tratamiento. Un hospital puede tener registros de emergencias o de pacientes hospitalizados, y un centro de imágenes puede mantener los estudios de imágenes y los informes reales.

Por eso es útil trabajar con su lista de proveedores en lugar de asumir que un solo expediente médico contiene todo.

Si un proveedor ha cerrado o ha cambiado de propietario, pregunte quién mantiene actualmente sus expedientes de pacientes. Es posible que los expedientes más antiguos se hayan transferido a otro médico, grupo médico, hospital o custodio de expedientes.

Para obtener orientación sobre cómo localizar expedientes antiguos específicamente, consulte nuestra guía sobre cómo localizar expedientes médicos antiguos, incluidos los de la infancia.

Revisión de Expedientes Médicos: Qué Buscar

Después de recibir sus expedientes, tómese un tiempo para una revisión de expedientes médicos. No se espera que usted mismo tome una determinación médica o legal. El objetivo es comprender qué información está realmente documentada e identificar lagunas obvias.

Verifique si los expedientes incluyen:

  • El nombre del paciente y la fecha de nacimiento correctos
  • Diagnósticos relevantes
  • Fechas de citas importantes
  • Resultados de pruebas e imágenes
  • Cambios en la medicación
  • Hospitalizaciones o procedimientos
  • Descripciones de síntomas y limitaciones
  • Recomendaciones de seguimiento

Preste especial atención a las lagunas en la línea de tiempo. Si sabe que tuvo una hospitalización, una prueba de diagnóstico o una cita con un especialista, pero no encuentra documentación al respecto, comuníquese con el proveedor involucrado y pregunte si hay expedientes adicionales disponibles.

También puede ser útil crear una línea de tiempo simple que muestre las citas importantes, diagnósticos, tratamientos, pruebas y cambios en su condición. Esto facilita ver qué partes de su historial médico están documentadas y cuáles pueden necesitar más expedientes.

Para obtener orientación sobre el acceso a expedientes digitalmente a través de portales de pacientes, consulte nuestra guía sobre cómo ver sus expedientes médicos en línea de forma gratuita.

¿Qué Pasa si los Expedientes Contienen Errores?

Los expedientes médicos pueden contener errores, como una fecha incorrecta, medicamento, detalle demográfico o descripción de un evento.

Si encuentra un error, no altere el expediente original usted mismo. Comuníquese con el proveedor de atención médica o el departamento de expedientes y pregunte sobre su proceso para solicitar una corrección o enmienda.

Conserve los expedientes originales y cualquier documentación relacionada con una solicitud de corrección. El proveedor puede explicarle qué opciones están disponibles según sus procedimientos de expedientes y la ley aplicable.

Mantenga Sus Expedientes Organizados

Una vez que haya recopilado sus expedientes, cree un sistema que facilite su localización. Puede organizarlos en carpetas para:

  • Atención primaria
  • Especialistas
  • Atención hospitalaria
  • Pruebas e imágenes
  • Medicamentos
  • Terapia y rehabilitación
  • Otra documentación relevante

Conserve copias de las solicitudes que envió y anote qué proveedores han respondido. Si faltan expedientes de un proveedor en particular, sabrá exactamente dónde hacer el seguimiento.

También conserve los archivos originales cuando sea posible en lugar de depender de capturas de pantalla o páginas seleccionadas. Un expediente completo puede proporcionar un contexto que puede faltar en un resultado de prueba aislado o en un resumen de visita.

Preguntas Frecuentes

¿Puedo solicitar mis propios expedientes médicos para una reclamación por discapacidad?

En muchas situaciones, los pacientes pueden solicitar copias de la información de salud mantenida por sus proveedores de atención médica. El proveedor puede explicar su proceso de solicitud, cualquier requisito aplicable y qué expedientes mantiene.

¿La agencia de discapacidad me consigue mis expedientes médicos?

Dependiendo del programa, la agencia, la aseguradora u otra organización que revise su reclamación puede solicitar evidencia médica directamente a los proveedores de atención médica. Es posible que usted también pueda presentar los expedientes. Siga las instrucciones específicas para su reclamación y guarde copias de todo lo que se presente.

¿Necesito todos los expedientes médicos que he tenido?

No necesariamente. Los expedientes que más importan dependerán de la condición y el período relevantes para su reclamación. Comience identificando a los proveedores que evaluaron o trataron esa condición y solicite la documentación relevante.

¿Qué pasa si mi médico no tiene mis expedientes antiguos?

Pregunte si los expedientes fueron archivados o transferidos a otro proveedor, grupo médico, hospital o custodio de expedientes. Si los expedientes ya no existen, guarde una nota de su solicitud y la respuesta del proveedor.

¿Puedo usar mi portal de paciente para obtener expedientes para una reclamación por discapacidad?

Un portal de paciente puede proporcionar expedientes útiles como resúmenes de visitas, resultados de laboratorio, información de medicamentos y algunas notas clínicas. Es posible que los expedientes más antiguos o especializados no aparezcan allí, así que comuníquese con el departamento de expedientes del proveedor si falta algo importante.

¿Debo revisar mis expedientes médicos antes de presentar una reclamación?

Revisar los expedientes que reciba puede ayudarle a comprender qué se ha documentado realmente e identificar lagunas obvias. Si parece faltar información importante o es incorrecta, comuníquese con el proveedor de atención médica en lugar de modificar el expediente usted mismo.

En Conclusión

Obtener expedientes médicos para una reclamación por discapacidad comienza con la identificación de los proveedores de atención médica que documentaron la condición involucrada en su reclamación. Solicite los expedientes relevantes, use una lista de verificación para hacer un seguimiento de lo que ha solicitado, revise los expedientes en busca de información importante y limitaciones funcionales, y mantenga todo organizado.

Quién presenta los expedientes puede depender del tipo de reclamación por discapacidad. La agencia o la aseguradora pueden solicitar los expedientes directamente, usted puede presentar copias usted mismo, o un representante autorizado puede ayudar a coordinar la documentación. De cualquier manera, mantener sus propias copias organizadas puede facilitar el seguimiento del proceso.

Si un proveedor ha cerrado o los expedientes antiguos son difíciles de localizar, pregunte dónde se transfirieron los expedientes o si hay copias archivadas disponibles.