Los registros médicos de los empleados no están destinados a estar abiertos a todos en una empresa. Incluso cuando un empleador necesita legítimamente cierta información de salud, el acceso generalmente debe limitarse a personas que tengan una razón específica para recibirla.
Las reglas pueden ser confusas porque las leyes de divulgación de registros médicos de HIPAA y las leyes de privacidad médica en el lugar de trabajo no cubren exactamente la misma información. HIPAA protege cierta información médica en poder de proveedores de atención médica y planes de salud, pero generalmente no se aplica a los registros de empleo mantenidos por un empleador. La información médica de los empleados también puede estar protegida por leyes como la Ley de Estadounidenses con Discapacidades (ADA), que exige a los empleadores que mantengan la información médica confidencial y separada de los registros de personal ordinarios.
Eso significa que su gerente, compañeros de trabajo, personal de Recursos Humanos u otros empleados no tienen automáticamente derecho a ver su diagnóstico, detalles de tratamiento o registros médicos completos simplemente porque trabaja para la empresa.
RESUMEN EJECUTIVO: Puntos Clave
- La información médica de los empleados generalmente debe mantenerse confidencial y separada de los archivos de personal regulares.
- Los compañeros de trabajo no deben tener acceso a los registros médicos de un empleado simplemente porque trabajan en la misma empresa.
- Los gerentes y supervisores pueden recibir información médica limitada cuando sea necesario para manejar restricciones laborales o adaptaciones razonables.
- El personal de primeros auxilios y seguridad puede necesitar cierta información durante una emergencia.
- Recursos Humanos o personal designado pueden necesitar acceso al manejar asuntos de empleo legítimos, pero el acceso debe ser limitado.
- HIPAA generalmente no regula los registros de empleo mantenidos por un empleador.
- Los proveedores de atención médica generalmente no pueden enviar información médica directamente a un empleador sin la autorización del empleado, a menos que otra ley aplicable permita o requiera la divulgación.
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¿Quién No Debería Tener Acceso a los Registros Médicos de los Empleados?
La regla básica es simple: la información médica de los empleados solo debe estar disponible para las personas que tengan una razón legítima para recibirla.
Según la ADA, los empleadores deben mantener la información médica sobre solicitantes y empleados de forma confidencial. Esto incluye información que no contiene un diagnóstico específico. La EEOC también recomienda mantener la información médica en archivos médicos separados en lugar de archivos de personal ordinarios.
El mismo principio se aplica cuando la información se almacena electrónicamente. Tener acceso al sistema informático de una empresa no significa automáticamente que un empleado deba poder ver la información médica de otro empleado.
Compañeros de trabajo
Un compañero de trabajo generalmente no necesita acceso a la información médica de otro empleado.
Por ejemplo, un empleado puede recibir un horario de trabajo modificado como una adaptación razonable. Los compañeros de trabajo pueden saber que el horario ha cambiado, pero generalmente no necesitan conocer la razón médica detrás de ello.
Un gerente puede explicar que se ha aprobado un acuerdo en el lugar de trabajo sin revelar el diagnóstico del empleado u otros detalles médicos confidenciales.
Empleados de departamentos no relacionados
Alguien que trabaja en nómina, contabilidad, ventas, marketing, TI u otro departamento no tiene automáticamente derecho a revisar la información médica de un empleado.
Esto es especialmente importante cuando la información médica se almacena electrónicamente. El acceso debe restringirse a las personas que tengan una razón legítima para usar la información.
La capacidad de un empleado para acceder a un sistema de la empresa no crea, por sí misma, una razón legítima para ver los registros médicos de otro empleado.
Gerentes que no necesitan la información
Los gerentes a veces pueden recibir información médica limitada, pero no deben recibir automáticamente el registro médico completo de un empleado.
Por ejemplo, un supervisor puede necesitar saber que un empleado tiene una restricción de levantamiento o requiere una adaptación particular en el lugar de trabajo. El supervisor generalmente no necesita el historial médico completo del empleado para implementar esa restricción.
Otros empleados
Un empleador no debe poner a disposición la información médica de un empleado simplemente porque otro empleado tiene curiosidad, trabaja estrechamente con esa persona o quiere entender por qué el empleado está ausente.
La información médica puede permanecer confidencial incluso cuando un empleado ha discutido voluntariamente parte de su información de salud en el trabajo.
¿Quién Puede Necesitar Acceso Limitado a la Información Médica de los Empleados?
La confidencialidad no significa que nadie en una organización pueda ver información médica jamás.
Ciertos empleados pueden necesitar acceso limitado para realizar sus trabajos o cumplir con las obligaciones legales.
Recursos Humanos o personal designado
El personal de recursos humanos puede necesitar acceso a la documentación médica al gestionar solicitudes de adaptación razonable, licencias médicas u otros asuntos de empleo legítimos.
Eso no significa que Recursos Humanos deba tener acceso ilimitado al historial médico completo de un empleado. La información debe manejarse de forma confidencial y accederse solo cuando sea necesario para el propósito de empleo relevante.
Supervisores y gerentes
Un supervisor puede necesitar conocer las restricciones laborales o una adaptación aprobada.
Por ejemplo, si un empleado no puede levantar objetos por encima de un cierto peso, el gerente puede necesitar conocer la restricción para poder asignar el trabajo adecuadamente. El gerente no necesita necesariamente conocer el diagnóstico del empleado, el historial de tratamiento u otra información de salud no relacionada.
Personal de primeros auxilios y seguridad
La información médica a veces puede necesitar ser compartida con las personas responsables de brindar tratamiento o asistencia de emergencia.
Por ejemplo, puede ser necesaria información relevante si un empleado tiene una condición médica que podría requerir atención de emergencia en el trabajo.
Incluso en estas situaciones, la información compartida debe limitarse a lo que sea relevante para la emergencia o el problema de seguridad.
Personas que manejan asuntos de compensación para trabajadores o seguros
La información médica también puede necesitar ser divulgada para fines de compensación para trabajadores o seguros cuando lo permita o lo exija la ley aplicable.
El punto importante es que estas situaciones no crean un acceso ilimitado al registro médico completo de un empleado.
¿Se Aplica HIPAA a los Registros Médicos de los Empleados?
Aquí es donde muchas personas se confunden.
HIPAA generalmente se aplica a la información de salud protegida en poder de proveedores de atención médica cubiertos, planes de salud y ciertas otras entidades cubiertas. Generalmente no protege los registros de empleo en poder de un empleador, incluso cuando esos registros contienen información relacionada con la salud.
Por ejemplo, suponga que le da a su empleador una nota del médico que respalda una solicitud de licencia. La copia del empleador se convierte en parte del registro de empleo. HIPAA generalmente no regula ese registro en poder del empleador de la misma manera que regula el registro médico de un proveedor de atención médica cubierto.
Otras leyes aún pueden proteger esa información. En particular, la ADA exige a los empleadores que mantengan la confidencialidad de la información médica que obtienen sobre solicitantes y empleados.
Para obtener más información sobre los derechos generales de los registros médicos, consulte nuestra guía sobre registros médicos: qué contienen, quién los posee legalmente y cómo obtener su copia.
Esta distinción es importante al examinar las leyes de divulgación de registros médicos de HIPAA. HIPAA no significa que cada documento médico que posee un empleador sea automáticamente un registro médico protegido por HIPAA.
Para el marco más amplio de HIPAA, consulte HHS HIPAA para individuos.
¿Puede un Empleador Obtener Registros Médicos Directamente de Su Médico?
En general, su proveedor de atención médica no puede simplemente enviar sus registros médicos a su empleador porque el empleador se los pida.
Cuando un empleador solicita directamente información médica a un proveedor de atención médica, el proveedor generalmente no puede divulgarla sin la autorización del individuo, a menos que otra ley aplicable permita o exija la divulgación.
Hay excepciones limitadas. Ciertas circunstancias pueden involucrar vigilancia médica en el lugar de trabajo, enfermedades o lesiones relacionadas con el trabajo, o requisitos de seguridad ocupacional.
Las circunstancias específicas importan. Una solicitud de información médica por parte de un empleador no significa automáticamente que un proveedor de atención médica pueda divulgar el registro médico completo de un empleado.
Si necesita solicitar formalmente sus propios registros, consulte nuestra guía sobre plantillas de formularios de solicitud de registros médicos y cómo usarlos.
¿Qué Pasa con los Registros Médicos Electrónicos de HIPAA?
La misma distinción básica se aplica a la información médica almacenada electrónicamente.
Los registros médicos electrónicos de HIPAA pueden estar protegidos por HIPAA cuando son mantenidos por un proveedor de atención médica cubierto o un plan de salud. Sin embargo, los registros de empleo electrónicos en poder de un empleador generalmente no están cubiertos por HIPAA simplemente porque contienen información de salud.
Para los empleadores, la ADA todavía exige que la información médica se mantenga confidencial y separada de los archivos de personal ordinarios. El almacenamiento electrónico no elimina ese requisito de confidencialidad.
En términos prácticos, un empleador no debe tratar una base de datos electrónica compartida de empleados como una razón para un acceso ilimitado a la información médica.
Para obtener más información sobre cómo acceder a sus propios registros digitalmente, consulte nuestra guía sobre cómo ver sus registros médicos en línea de forma gratuita.
¿Qué Información Necesita Realmente un Gerente?
Una distinción útil es entre información médica e información relacionada con el trabajo.
Un gerente puede necesitar saber:
- Que un empleado tiene una restricción laboral aprobada
- Qué restricción en el lugar de trabajo debe seguirse
- Qué adaptación se ha aprobado
- Cuándo se aplica una adaptación o restricción
El gerente generalmente no necesita saber:
- El historial médico completo del empleado
- Diagnósticos no relacionados
- Información detallada del tratamiento
- Historial de medicamentos no relacionado con el problema en el lugar de trabajo
- Información privada sobre otras condiciones médicas
El objetivo es proporcionar al gerente suficiente información para manejar el problema en el lugar de trabajo sin revelar innecesariamente detalles médicos confidenciales.
¿Qué Pasa Si Cree Que Su Información Médica Fue Compartida Indebidamente?
Comience por documentar lo que sucedió.
Escriba qué información se divulgó, quién la recibió, cuándo ocurrió la divulgación y cómo se enteró de ella. Conserve copias de correos electrónicos, mensajes u otra documentación relevante.
Luego, puede preguntar al departamento de Recursos Humanos de su empleador o al contacto de privacidad designado cómo se almacena la información médica y quién tiene acceso a ella.
Si la preocupación involucra a un proveedor de atención médica o un plan de salud y usted cree que se divulgó información de salud protegida de manera indebida, HIPAA puede ser relevante. Para las preocupaciones sobre la confidencialidad en el lugar de trabajo, la ADA y otras leyes laborales también pueden aplicarse.
La agencia o el proceso legal apropiado depende de las circunstancias, por lo que los detalles específicos de la divulgación son importantes.
Preguntas Frecuentes
¿Mis compañeros de trabajo pueden ver mis registros médicos?
En general, los compañeros de trabajo no deben tener acceso a su información médica confidencial simplemente porque trabajan para el mismo empleador. La información médica de los empleados generalmente debe mantenerse confidencial.
¿Mi gerente puede ver mi diagnóstico?
No necesariamente. Un gerente puede necesitar información sobre restricciones laborales o una adaptación razonable, pero eso no le da automáticamente al gerente acceso a su diagnóstico o historial médico completo.
¿HIPAA protege los registros médicos en el trabajo?
Depende de a qué registros se refiera.
HIPAA generalmente no se aplica a los registros de empleo mantenidos por un empleador. La información médica en poder de un proveedor de atención médica cubierto o un plan de salud puede estar protegida por HIPAA. La información médica en poder del empleador aún puede estar protegida por otras leyes, incluida la ADA.
¿Puede mi empleador llamar a mi médico para obtener mis registros médicos?
Un proveedor de atención médica generalmente no puede proporcionar la información médica de un empleado a su empleador sin su autorización, a menos que otra ley aplicable permita o exija la divulgación.
¿Quién puede acceder a la información médica de los empleados?
Dependiendo de las circunstancias, el personal de Recursos Humanos designado, los supervisores o gerentes que necesiten información para adaptaciones o restricciones laborales, el personal de primeros auxilios y seguridad, y las personas que manejan asuntos de compensación para trabajadores o seguros pueden tener acceso a información relevante.
El acceso debe limitarse a lo que esté permitido y sea necesario para el propósito específico.
¿Deben los registros médicos de los empleados mantenerse con los archivos de personal?
No. La información médica generalmente debe mantenerse separada de los archivos de personal ordinarios y tratarse como confidencial. La información médica electrónica debe recibir protecciones similares.
¿Qué pasa si mi empleador compartió mi diagnóstico con mis compañeros de trabajo?
Documente lo que sucedió y considere plantear el problema a Recursos Humanos o al contacto de privacidad o cumplimiento apropiado.
Si una divulgación violó la ley depende de qué información se compartió, quién la recibió, por qué se compartió y qué leyes se aplican.
Conclusión
La información médica de los empleados no es algo a lo que todos en una empresa deban poder acceder. Los compañeros de trabajo y los empleados sin una razón legítima relacionada con el trabajo no deben tener acceso ilimitado a los registros médicos de otro empleado.
Ciertas personas, como el personal de Recursos Humanos designado, los supervisores, el personal de primeros auxilios o el personal de compensación para trabajadores, pueden tener acceso a información limitada cuando se aplica una excepción específica o un propósito de empleo legítimo.
La distinción clave al considerar las leyes de divulgación de registros médicos de HIPAA es que HIPAA generalmente rige la información de salud protegida en poder de proveedores de atención médica cubiertos y planes de salud. La información médica de los empleados mantenida por un empleador se rige generalmente por las leyes de privacidad y empleo del lugar de trabajo en lugar de solo por HIPAA.
El almacenamiento electrónico no cambia ese principio básico. Los registros médicos electrónicos de HIPAA en poder de organizaciones de atención médica cubiertas pueden caer bajo HIPAA, mientras que los registros de empleo electrónicos en poder de un empleador generalmente no se convierten en protegidos por HIPAA simplemente porque contienen información médica.
