Formulario de Autorización de Divulgación de Expedientes Médicos: Qué Es y Cómo Completarlo

Un formulario de autorización de divulgación de expedientes médicos es una autorización escrita que otorga permiso a un proveedor de atención médica para enviar sus expedientes médicos a otra persona, proveedor, organización o centro.

Es posible que necesite uno cuando esté cambiando de médico, consultando a un nuevo especialista, solicitando un seguro o una discapacidad, mudándose a un nuevo sistema de atención médica o solicitando a su proveedor que envíe los expedientes a alguien en su nombre.

El formulario puede parecer más complicado de lo que realmente es. La mayor parte de la información es sencilla: quién es usted, qué expedientes desea, a dónde deben ir y cuánto tiempo dura la autorización.

Aquí encontrará qué buscar en el formulario, cómo completarlo correctamente y qué hacer si se le pide que proporcione uno.

En Resumen (TL;DR): Puntos Clave

• Un formulario de autorización de divulgación de expedientes médicos otorga permiso a un proveedor de atención médica para divulgar información de salud específica a otra persona u organización.
• También puede verlo llamado formulario de divulgación de expedientes médicos, formulario de autorización de expedientes médicos o formulario de autorización de HIPAA.
• Una autorización válida de HIPAA debe describir qué información se divulga, quién puede divulgarla, quién puede recibirla, cuándo expira y su derecho a revocarla por escrito.
• Por lo general, no necesita legalizar un formulario de divulgación. HIPAA en sí misma no requiere legalización ni firma de testigos.
• Si está solicitando sus propios expedientes, HIPAA generalmente le otorga el derecho de acceder a ellos sin necesidad de una autorización formal, aunque pueden aplicarse tarifas limitadas por las copias.
• Diferentes proveedores pueden tener formularios diferentes. Utilice el formulario de la organización receptora o emisora cuando sea posible.

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¿Qué Es un Formulario de Autorización de Divulgación de Expedientes Médicos?

Un formulario de autorización de divulgación de expedientes médicos es una autorización escrita que permite a un proveedor de atención médica divulgar información de salud específica a otra persona.

Por ejemplo, podría firmar uno solicitando a su médico actual que envíe sus expedientes a un nuevo médico de atención primaria. También podría autorizar que los expedientes se envíen a un especialista, otro hospital, una compañía de seguros, un abogado, una escuela o empleador cuando sea apropiado, o a un miembro de la familia que le ayude con su atención.

El formulario exacto varía según el proveedor. Algunas oficinas utilizan un formulario corto de una página. Otras utilizan una autorización de HIPAA más detallada. Ambas pueden utilizarse cuando cumplen con los requisitos aplicables.

Para una visión más general de lo que incluyen los expedientes médicos y cómo se utilizan, consulte nuestra guía sobre qué son los expedientes médicos.

¿Es un Formulario de Autorización de Divulgación de Expedientes Médicos lo Mismo Que una Autorización de HIPAA?

No siempre, aunque los términos se usan a menudo indistintamente.

Un "formulario de divulgación de expedientes médicos" es a menudo el nombre que un hospital o consultorio médico le da a su formulario. Una "autorización de HIPAA" se refiere más específicamente a una autorización que cumple con los requisitos de la Regla de Privacidad de HIPAA.

La distinción es importante porque HIPAA no requiere autorización para cada intercambio de información de salud. Los proveedores generalmente pueden compartir información de salud protegida con otros proveedores para fines de tratamiento sin una autorización separada de su parte.

Por lo general, se necesita una autorización cuando usted instruye a un proveedor a compartir información para un propósito o con un destinatario que HIPAA no permite de otra manera.

¿Cuándo Necesita una Divulgación de Expedientes Médicos?

Las situaciones comunes incluyen:

Cambio de médico. Su nuevo médico puede querer sus expedientes anteriores, incluidos resultados de pruebas, historial de medicamentos, imágenes o notas de visitas anteriores.

Consulta con un especialista. Un especialista puede necesitar expedientes de su médico de atención primaria para comprender su tratamiento anterior.

Traslado a otro sistema de atención médica. La transferencia de expedientes ayuda a sus nuevos proveedores a comprender su historial médico. Para una visión más amplia de lo que pertenece a sus expedientes, consulte qué incluye su historial médico.

Reclamaciones de seguros o de discapacidad. Las aseguradoras u organizaciones pueden solicitar información de salud específica como parte de un proceso.

Tener a alguien que le ayude a gestionar su atención médica. Es posible que desee que los expedientes se envíen a un miembro de la familia, cuidador u otra persona autorizada.

Cómo Completar un Formulario de Autorización de Divulgación de Expedientes Médicos

La mayoría de los formularios son más fáciles de completar si los recorre sección por sección.

1. Ingrese su Información Personal

Proporcione la información de identificación que el proveedor utiliza para usted. Esto puede incluir su nombre legal completo, fecha de nacimiento, dirección, número de teléfono, ID de paciente o número de expediente médico (MRN) si lo tiene, y cualquier otro identificador solicitado.

Utilice la información que coincida con los expedientes del proveedor siempre que sea posible.

2. Identifique al Proveedor que Posee sus Expedientes

Esta es la persona u organización autorizada para divulgar la información. Puede ser el consultorio de su médico, un hospital, una clínica, un laboratorio, un especialista o un sistema de salud.

Si no está seguro de qué oficina tiene los expedientes, consulte su portal del paciente, facturas anteriores o comuníquese directamente con el departamento de expedientes médicos del proveedor.

3. Identifique Quién Debe Recibir los Expedientes

Ingrese el nombre e información de contacto completa de la persona u organización que debe recibir sus expedientes.

Por ejemplo:

Divulgar expedientes a:

Medicina Familiar ABC

123 Calle Principal

Ciudad, Estado Código Postal

Teléfono: 555-555-5555

Fax: 555-555-5555

HIPAA requiere que el destinatario sea identificado específicamente, por lo que no deje esta sección vaga.

4. Especifique Qué Expedientes Desea Divulgar

Por lo general, no tiene que solicitar todo su historial médico. La mayoría de los formularios le ofrecen casillas de verificación o líneas en blanco para expedientes específicos, como notas de visitas al consultorio, resultados de laboratorio, imágenes, registros de medicamentos, expedientes hospitalarios o resúmenes de alta.

Sea específico sobre lo que necesita y el rango de fechas. Por ejemplo:

Notas de visitas al consultorio, resultados de laboratorio e informes de imágenes de enero de 2025 a septiembre de 2026.

Ciertos expedientes requieren autorización adicional. La ley federal o estatal puede ofrecer protecciones adicionales para ciertos tipos de información, incluidos los expedientes de tratamiento por abuso de sustancias y las notas de psicoterapia. Otras categorías también pueden tener protecciones adicionales según la ley federal o estatal. Marcar "todos los expedientes" no anula automáticamente estos requisitos, así que lea el formulario atentamente.

5. Indique el Propósito de la Divulgación

Algunos formularios preguntan por qué está divulgando los expedientes.

Propósitos sencillos y precisos incluyen:

• Transferencia de atención
• Seguro
• Solicitud de discapacidad
• A mi solicitud

Si el formulario requiere un propósito, mantenga su respuesta precisa y directa.

6. Elija Cómo Desea que se Entreguen los Expedientes

Las opciones pueden incluir un portal electrónico seguro, correo electrónico, fax, correo postal o transferencia directa a otro proveedor.

HIPAA otorga a las personas el derecho de solicitar sus expedientes en una forma o formato particular cuando el proveedor pueda producirlos fácilmente en esa forma.

Si solicita expedientes electrónicamente, utilice un método seguro siempre que sea posible.

7. Verifique las Secciones de Vencimiento y Revocación

Una autorización de HIPAA necesita una fecha o evento de vencimiento. Esto podría ser una fecha específica, un período como un año a partir de la firma, o un evento como la finalización de un proceso particular.

La autorización también debe explicar cómo puede revocarla por escrito. La revocación generalmente detiene las divulgaciones futuras realizadas bajo la autorización, pero no deshace las divulgaciones que ya se hicieron confiando en ella.

8. Firme y Feche el Formulario

Finalmente, firme y feche la autorización.

Si alguien más firma en su nombre como su representante personal, el formulario puede solicitar información sobre su autoridad para actuar en su nombre.

Conserve una copia del formulario completo para sus registros.

¿Qué Debería Incluir un Formulario de Autorización de Divulgación de Expedientes Médicos?

Una autorización válida de HIPAA generalmente incluye estos elementos centrales:

El formulario del proveedor también puede incluir una declaración de que la información divulgada bajo la autorización podría ser redisclosed por el destinatario y ya no estar protegida por HIPAA.

¿Puede Usar un PDF o un Formulario en Blanco de Word para la Autorización de Divulgación de Expedientes Médicos?

Sí, pero hay una advertencia importante: utilice el formulario propio del proveedor siempre que sea posible.

Puede encontrar formularios en blanco para imprimir en PDF de autorización de divulgación de expedientes médicos en línea, y también existen versiones de Word. Ambos pueden ser utilizados si cumplen con los requisitos aplicables. El tipo de archivo en sí mismo no determina si una autorización es válida.

Sin embargo, el proveedor que posee o recibe sus expedientes puede tener requisitos específicos sobre:

• Identificadores de paciente requeridos
• Dónde enviar el formulario completo
• Métodos de entrega aceptables
• Qué expedientes se pueden solicitar
• Autorizaciones especiales para información sensible

Un formulario genérico puede contener lo básico, pero eso no garantiza que todos los proveedores lo acepten. Comience con el formulario propio del proveedor cuando esté disponible. Si no tienen uno, pregunte al departamento de expedientes médicos qué información y formato requieren.

¿Necesita Legalizar un Formulario de Autorización de Divulgación de Expedientes Médicos?

Por lo general, no.

HIPAA en sí misma no requiere que una autorización sea legalizada o presenciada. Sin embargo, una organización de atención médica específica o la ley estatal pueden tener requisitos adicionales en ciertos casos.

Si un formulario solicita específicamente legalización, no omita ese paso solo porque HIPAA generalmente no lo requiere. Siga las instrucciones de la organización que maneja su solicitud.

¿Cuánto Tiempo Se Tarda en Obtener los Expedientes Médicos?

Según HIPAA, un proveedor cubierto generalmente tiene hasta 30 días para responder a la solicitud de un individuo de acceso a sus expedientes. Una extensión limitada puede aplicarse en ciertas circunstancias.

Algunos proveedores responden mucho antes, especialmente cuando los expedientes están disponibles electrónicamente.

Puede haber tarifas razonables y basadas en costos por las copias de los expedientes, dependiendo de las circunstancias. Los proveedores generalmente no pueden negar la solicitud de acceso de un individuo a HIPAA simplemente porque el individuo no ha pagado una factura médica.

Para obtener más información sobre cuánto tiempo los proveedores conservan los expedientes en primer lugar, consulte cuánto tiempo los hospitales y médicos conservan los expedientes médicos.

¿Qué Pasa Si Está Solicitando Sus Propios Expedientes?

Hay una diferencia importante entre:

• Solicitar sus propios expedientes: HIPAA generalmente le otorga el derecho de acceder a ellos.
• Autorizar a un proveedor a enviar sus expedientes a otra persona: puede requerirse una autorización formal dependiendo de la situación.

Si solo desea una copia para usted, pregunte sobre el proceso de acceso de pacientes del proveedor. Es posible que no necesite completar un formulario de divulgación completo. Simplemente puede necesitar enviar una solicitud de expedientes a través del portal del paciente o el departamento de expedientes médicos.

Si desea que los expedientes se envíen a un tercero, como un nuevo médico, abogado o aseguradora, es entonces cuando puede ser necesario un formulario de autorización de divulgación de expedientes médicos.

Errores Comunes a Evitar

• Solicitar muy poca información. Si su nuevo médico necesita su historial de medicamentos y laboratorios recientes, pero usted solicita solo una nota de visita al consultorio, es posible que deba presentar otra solicitud.
• Usar información vaga del destinatario. Escriba el nombre completo y la información de contacto de la persona u organización que recibe los expedientes.
• Olvidar firmar. Una autorización sin firmar generalmente no logrará lo que intenta autorizar.
• Dejar la sección de vencimiento en blanco. Si el formulario requiere una fecha o evento de vencimiento, complételo según las instrucciones.
• Enviar el formulario al departamento equivocado. Los sistemas de salud más grandes a menudo tienen departamentos separados de expedientes médicos o gestión de información de salud.
• Usar un formulario obsoleto. Las organizaciones de atención médica a veces actualizan sus formularios, así que verifique la versión actual antes de enviarla.

Preguntas Frecuentes

¿Puedo crear mi propio formulario de autorización de divulgación de expedientes médicos?

Puede crear una autorización que cumpla con los requisitos de HIPAA aplicables, pero usar el formulario propio del proveedor suele ser más sencillo. El formulario del proveedor incluye la información y las instrucciones específicas que necesita su organización.

¿Puede un miembro de la familia solicitar mis expedientes médicos?

No automáticamente. Una relación familiar no le otorga por sí sola acceso a sus expedientes médicos. Puede autorizar la divulgación a un miembro de la familia específico, o esa persona puede tener acceso como su representante personal según las circunstancias.

¿Cuánto cuesta obtener mis expedientes médicos?

Los proveedores pueden cobrar tarifas razonables basadas en costos por ciertas copias de expedientes. Las tarifas pueden variar según el estado, el proveedor y el formato. Algunos proveedores ofrecen copias electrónicas a través de un portal del paciente sin cargo.

¿Puedo revocar una autorización de divulgación de expedientes médicos?

Sí. HIPAA generalmente le otorga el derecho de revocar una autorización por escrito. La revocación es efectiva cuando la entidad cubierta la recibe, pero no deshace las divulgaciones que ya se hicieron confiando en la autorización.

¿Qué pasa si el proveedor dice que necesito un formulario de divulgación para mis propios expedientes?

Pregunte específicamente a qué se refieren. Si está solicitando expedientes para usted mismo, HIPAA generalmente le otorga un derecho de acceso, y una autorización formal puede no ser necesaria simplemente para acceder a sus propios expedientes. El proveedor aún puede tener su propio proceso de solicitud de expedientes que usted debe seguir.

En Conclusión

Un formulario de autorización de divulgación de expedientes médicos se trata principalmente de dar permiso a las personas adecuadas para compartir la información correcta.

Antes de firmar, verifique cuatro cosas: qué expedientes se están divulgando, quién los envía, quién los recibirá y cuándo vence la autorización.

Si está solicitando sus propios expedientes, puede tener derechos de acceso bajo HIPAA incluso sin una autorización formal. Si está transfiriendo atención, usar el formulario de divulgación preferido del nuevo proveedor puede facilitar el proceso.

En caso de duda, comuníquese con el departamento de expedientes médicos o de gestión de información de salud de la organización que posee sus expedientes. Ellos podrán indicarle qué formulario usar, qué incluir y dónde enviarlo.