آنها را از متصدی سوابق درخواست کنید، نه از پزشک خود: امروز آنچه را که می‌توانید از پورتال بیمار دانلود کنید، سپس یک درخواست کتبی تاریخ‌دار به بخش مدیریت اطلاعات سلامت یا دفتر حریم خصوصی ارسال کنید. اینگونه است که سوابق پزشکی با یک زمان‌بندی قانونی دریافت میشوند، زیرا HIPAA به ارائهدهنده 30 روز فرصت برای اقدام می‌دهد.
خلاصه: نکات کلیدی
- درخواست‌ها به متصدی سوابق (HIM، آزادسازی اطلاعات، یا مسئول حریم خصوصی) ارسال میشوند، هرگز به صندوق ورودی پزشک شما.
- پورتال بیشتر پرونده را در عرض چند دقیقه در اختیار شما قرار می‌دهد. به ندرت سابقه کامل قانونی را ارائه می‌دهد.
- دسترسی دارای مهلت 30 روزه است. اصلاحات 60 روز فرصت دارند. هر دو اجازه یک تمدید با اخطار کتبی را می‌دهند.
- هیچ کس نمی‌تواند برای جستجو یا بازیابی سوابق شما از شما هزینه دریافت کند، فقط برای کپی و ارسال آنها.
- یک اصلاح، نسخه شما را در کنار خطا ضمیمه می‌کند. هیچ چیز هرگز حذف نمی‌شود.
چگونه سوابق پزشکی را دریافت کنیم: از متصدی سوابق بپرسید، نه پزشک خود
درخواست خود را به متصدی سوابق ارسال کنید: بخش مدیریت اطلاعات سلامت (سوابق پزشکی)، دفتر آزادسازی اطلاعات، یا مسئول حریم خصوصی. شما سه کانال دارید. از پورتال بیمار دانلود کنید، یک درخواست کتبی امضا شده ارسال کنید، یا با کارت شناسایی عکس‌دار به صورت حضوری مراجعه کنید. تاریخ‌های خدمات، سوابق خاص و قالبی را که میخواهید نام ببرید. ارائهدهنده باید ظرف 30 روز اقدام کند.
این مسیر بیش از کلمات شما اهمیت دارد. پزشکان سوابق را آزاد نمی‌کنند؛ متصدیان این کار را می‌کنند، و پیامی که به صندوق ورودی پزشک معالج ارسال میشود، ارجاع داده میشود، در صف قرار می‌گیرد یا به آرامی حذف میشود. حق دسترسی HIPAA که توسط HealthIT.gov شرح داده شده است، هم سوابق سلامت و هم سوابق صورتحساب شما را که توسط ارائه‌دهندگان تحت پوشش و طرح‌های بهداشتی نگهداری میشوند، پوشش می‌دهد و متعلق به نمایندگان شخصی و همچنین بیماران است.
دقیق باشید یا انتظار یک فایل ناقص را داشته باشید. افراد به دنبال "چگونه سوابق پزشکی خود را دریافت کنم" می‌گردند و یک سند مرتب را تصور می‌کنند، اما شما دقیقاً دسته‌هایی را که نام می‌برید دریافت می‌کنید. یادداشت‌های ویزیت، نتایج آزمایشگاهی، گزارش‌های تصویربرداری، گزارش‌های جراحی و پاتولوژی، لیست داروهای فعلی و صورتحساب تفکیکی را درخواست کنید، سپس قالب تحویل را بیان کنید: یک کپی الکترونیکی به یک آدرس ایمیل مشخص شده یا به پورتال شما.
دو مورد خارج از این حق قرار دارند. یادداشت‌های روان‌درمانی که توسط ارائهدهنده سلامت روان به طور جداگانه نگهداری میشود، و اطلاعاتی که در انتظار یک اقدام مدنی، کیفری یا اداری جمع‌آوری شده است، هر دو تحت 45 CFR 164.524 مستثنی هستند. هر چیز دیگری در مجموعه سوابق تعیین شده متعلق به شما برای خواندن است. اگر مطمئن نیستید که این شامل چه مواردی میشود، با آنچه در سوابق پزشکی شما وجود دارد و چه کسی صاحب قانونی آنهاست، شروع کنید.
حقیقت حیاتی: اصلاح یک رکورد هرگز خطا را حذف نمی‌کند
یک اصلاح، اشتباه را پاک نمی‌کند. در کنار آن قرار می‌گیرد. هنگامی که یک ارائهدهنده درخواست شما را تأیید می‌کند، 45 CFR 164.526 اصلاحیه یا پیوندی به آن را ملزم می‌کند که به رکورد موجود ضمیمه شود و هر رکورد تحت تأثیر شناسایی شود. بازنویسی وجود ندارد. حذف وجود ندارد.
ورودی اصلی به طور دائم در پرونده باقی می‌ماند. اصلاحیه شما نیز همینطور. همچنین بیانیه عدم توافق شما در صورت امتناع آنها از انجام آن.
که کل کار را بازسازی می‌کند. هدف از یادگیری نحوه اصلاح سوابق پزشکی، حذف نیست، بلکه قابل مشاهده کردن نسخه دقیق برای هر خواننده آینده آن پرونده است: پزشک بیمارستان بعدی، داروساز بعدی، بیمه‌گر بعدی. این بدان معناست که کپی کامل خود را خط به خط بخوانید و تاریخ دقیق، صفحه، ویزیت و کلماتی را که مورد اختلاف شماست، یادداشت کنید. درخواست‌هایی که می‌گویند "این همه اشتباه است" رد میشوند، زیرا چیزی برای ضمیمه کردن خاص وجود ندارد. همچنین به معنای پذیرش این است که این یک کار اداری با زمان‌بندی 60 روزه است، به همین دلیل است که یک ورودی خطرناک نیاز به تماس تلفنی توضیح داده شده در پایان این مقاله دارد.
MyChart بیشتر پرونده شما را در عرض چند دقیقه تحویل می‌دهد، نه همه آن را
در اینجا نحوه درخواست سوابق پزشکی در MyChart آمده است که آنچه را که بیشتر مردم قبل از تهیه نامه نیاز دارند، پوشش می‌دهد:
- منو را باز کنید و مرکز اشتراک‌گذاری را انتخاب کنید.
- درخواست کپی رسمی سابقه خود را انتخاب کنید.
- صفحه رضایت را مرور کنید، تاریخ‌ها و انواع سابقه را تأیید کنید، سپس ارسال را بزنید.
- در نسخه‌های قدیمی‌تر، مسیر منو، سپس سابقه من، سپس درخواست سابقه است.
- برای کپی فوری، مرکز اسناد یا سوابق ویزیت را باز کنید و دانلود سابقه کامل را انتخاب کنید.
این دانلود باید رایگان و بدون اتلاف وقت باشد. از زمان اجرای قانون مسدود کردن اطلاعات در 5 آوریل 2021، ارائه‌دهندگان باید اطلاعات سلامت الکترونیکی شما را بدون تأخیر و رایگان در اختیار شما قرار دهند.
اما دانستن نحوه درخواست سوابق پزشکی در MyChart با داشتن سابقه کامل یکسان نیست. پورتال‌ها به طور معمول مطالعات تصویربرداری (شما گزارش رادیولوژیست را دریافت می‌کنید، نه فیلم‌ها)، سوابق اسکن شده خارجی، ویزیت‌های قبل از EHR، و گاهی اوقات گزارش‌های کامل جراحی و پاتولوژی را حذف می‌کنند. آن موارد نیاز به درخواست رسمی دارند. اگر ارائهدهنده شما از پورتال دیگری استفاده می‌کند، یا اصلاً پورتالی ندارد، مسیر کتبی زیر جایگزین است و ارزش دارد که ابتدا بررسی کنید آیا می‌توانید سوابق پزشکی خود را به صورت آنلاین رایگان مشاهده کنید.
بدون پورتال؟ درخواست کتبی کندتر است اما از نظر قانونی قوی‌تر
بدون پورتال، نحوه درخواست سوابق پزشکی به یک صفحه امضا شده با تاریخ ختم میشود. شامل:
- نام کامل قانونی شما، به علاوه هر نام قبلی که سوابق تحت آن ایجاد شده است
- تاریخ تولد و آدرس پستی فعلی
- تاریخ‌های خدمات و سوابق خاصی که میخواهید
- قالب تحویل و مقصد (آدرس ایمیل، پورتال، یا آدرس پستی)
- امضای شما و تاریخ
آن را به بخش HIM یا آزادسازی اطلاعات، یا به مسئول حریم خصوصی آدرس‌دهی کنید، و یک کپی تاریخ‌دار نگه دارید. پست سفارشی، تأیید فکس، یا پیام پورتال با مُهر زمانی، چیزی است که مهلت 30 روزه را شروع می‌کند و اثبات می‌کند که چه زمانی شروع شده است. آن ردپای کاغذی دلیل این است که نامه هنوز پاسخ بهتری برای نحوه درخواست سوابق پزشکی از دفتری است که قبلاً شما را متوقف کرده است.
در مورد هزینه، HealthIT.gov صریح است: شما نمی‌توانید برای جستجو یا بازیابی سوابق خود هزینه دریافت کنید، فقط هزینه معقول و مبتنی بر هزینه برای مواردی مانند کپی و ارسال. بسیاری از سیستم‌های بزرگ یک هزینه ثابت حدود 6.50 دلار برای یک کپی الکترونیکی تحت راهنمایی هزینه‌های فدرال ارائه می‌دهند، اگرچه دعاوی حقوقی دامنه کاربرد این رقم را محدود کرده است، بنابراین آن را به عنوان یک گزینه در دسترس در نظر بگیرید تا یک سقف جهانی. کپی کاغذی تحت قانون ایالتی، معمولاً حدود 0.25 تا 2.00 دلار در هر صفحه است. صفحه وزارت بهداشت ایالت خود را برای سقف واقعی در هر صفحه قبل از پرداخت صورتحساب بررسی کنید.
شما همچنین می‌توانید کپی را به شخص ثالثی مانند وکیل، بیمه‌گر، یا پزشک جدید، به صورت کتبی هدایت کنید. تحویل حضوری و پستی معمولاً به شناسایی عکس‌دار نیاز دارد و گاهی اوقات نیاز به محضری شدن دارد. اگر تهیه پیش‌نویس از ابتدا مانع است، از قالب‌های فرم درخواست سوابق پزشکی استفاده کنید.
سی روز یک مهلت قانونی است، نه یک هدف خدمات مشتری
مدت زمان دریافت سوابق پزشکی بستگی به کانال دارد، نه به اینکه چقدر مودبانه درخواست می‌کنید. یک نهاد تحت پوشش باید ظرف 30 روز به درخواست دسترسی عمل کند، با یک تمدید 30 روزه مجاز فقط در صورتی که اخطار کتبی تأخیر را به شما بدهد، طبق 45 CFR 164.524. در عمل، دانلودهای پورتال فوری هستند، درخواست‌های رسمی تقریباً 5 تا 30 روز کاری طول می‌کشند، و تصاویر و سوابق بایگانی شده در انتهای کندتر قرار دارند. هر کسی که نحوه دریافت سوابق پزشکی را از یک بخش رادیولوژی تحقیق می‌کند، به سرعت این را یاد می‌گیرد.
در اینجا چیزی است که بیشتر صفحات به شما نخواهند گفت: اجرای قانون واقعی است اما سریع نیست. دخالت نامعقول در دسترسی الکترونیکی شما میتواند به عنوان مسدود کردن اطلاعات تلقی شود، و یک قانون نهایی دفتر بازرس کل HHS که از 27 ژوئن 2023 لازم‌الاجرا است، جریمه‌های نقدی مدنی تا 1,000,000 دلار در هر تخلف را مجاز می‌داند. این جریمه‌ها به دولت می‌روند، نه به شما، و پرونده شما را هفته آینده تولید نخواهند کرد. کاری که آنها انجام می‌دهند این است که یک شکایت کتبی را چیزی می‌سازند که دفتر انطباق واقعاً آن را می‌خواند.
به ترتیب تشدید کنید: یک پیگیری کتبی تاریخ‌دار به مسئول حریم خصوصی، سپس وزارت بهداشت ایالت یا دادستان کل ایالت شما، سپس یک شکایت به دفتر حقوق مدنی HHS. شکایات OCR معمولاً باید ظرف 180 روز از تخلف ثبت شوند، بنابراین اجازه ندهید که یک درخواست متوقف شده شش ماه طول بکشد. اگر میخواهید بدانید دریافت سوابق پزشکی در درجه اول چقدر طول می‌کشد، تحویل الکترونیکی را بخواهید و محدوده تاریخ را محدود کنید.
درخواست‌های اصلاحیه زمانی موفق میشوند که یک ورودی را نام ببرند و آن را اثبات کنند
نسخه قابل اجرا از نحوه اصلاح سوابق پزشکی محدود است: یک درخواست اصلاحیه کتبی به بخش سوابق یا حریم خصوصی ارسال کنید که ورودی دقیق را شناسایی کند، آنچه اشتباه است را بیان کند، آنچه باید گفته شود را بیان کند، و مدرک را ضمیمه کند. چاپ‌های داروسازی، یادداشت‌های ویزیت قبلی، نتایج آزمایشگاهی، و اسناد هویتی همه وزن دارند. یک ورودی، یک مدرک، یک درخواست.
نهاد سپس 60 روز از دریافت فرصت دارد تا اقدام کند، با یک تمدید 30 روزه در صورتی که اخطار کتبی و تاریخ تکمیل جدید را بدهد، طبق 45 CFR 164.526. عدم تقارن قابل برنامه‌ریزی را توجه کنید: دسترسی بر اساس 30 روز و اصلاح بر اساس 60 روز است.
ردها در دقیقاً چهار دلیل قانونی هستند: ارائهدهنده اطلاعات را ایجاد نکرده است، آن بخشی از مجموعه سوابق تعیین شده نیست، به هر حال قابل دسترسی برای بازرسی نیست، یا ارائهدهنده نتیجه می‌گیرد که رکورد در حال حاضر دقیق و کامل است. اگر رد شدید، یک بیانیه عدم توافق کتبی ارسال کنید. ارائهدهنده ممکن است یک رد را ضمیمه کند، و هر دو سند باید به رکورد ضمیمه شوند و با آن اطلاعات در افشای آینده همراه باشند.
سپس حلقه را ببندید، زیرا این بخشی از نحوه اصلاح سوابق پزشکی است که واقعاً از شما محافظت می‌کند: کتباً بخواهید که اصلاحیه تأیید شده به همه کسانی که قبلاً اطلاعات نادرست را دریافت کرده‌اند، از جمله بیمه‌گر شما، پزشک ارجاع‌دهنده، و آزمایشگاه، ارسال شود. قبل از ارسال هر چیزی، تأیید کنید که ورودی واقعاً اشتباه است تا ناآشنا. یک برنامه همراه سلامت مانند August AI میتواند به شما در ترجمه اختصارات پرونده و ورودی‌های دارو به زبان ساده کمک کند، به عنوان مکمل تیم مراقبت شما و نه یک تصمیم‌گیرنده بالینی یا یک سرویس سوابق.
خطای خطرناک در پرونده یک تماس تلفنی است، نه یک پروژه اداری
اگر خطا یک آلرژی فعال، گروه خونی، یا دارویی یا دوزی در پرونده‌ای است که شما یا وابستگان شما در حال حاضر تحت درمان آن هستید، درخواست اصلاحیه ارسال نکنید و منتظر نمانید. امروز با پزشک معالج، داروساز، یا تیم مراقبت تماس بگیرید. یک ورودی آلرژی اشتباه چیزی است که پزشک فردا صبح به آن عمل خواهد کرد، و 60 روز یک جدول زمانی نیست که از شما محافظت کند.
از کارکنان بالینی بخواهید که لیست آلرژی‌ها و داروهای فعال را همان روز به عنوان یک ورودی اشتباه اصلاح کنند، که آنها می‌توانند در پرونده انجام دهند. درخواست اصلاحیه کتبی را بعداً برای یادداشت تاریخی که باعث آن شده است، ثبت کنید.
- در صورت بروز علائم زیر فوراً با 911 تماس بگیرید یا به اورژانس مراجعه کنید: به شما دارویی داده شده است که پرونده شما به اشتباه آن را تأیید کرده و شما کهیر، تورم صورت یا گلو، یا مشکل تنفس دارید.
- در صورت مشاهده موارد زیر در طول هفته آینده ویزیت رزرو کنید: پرونده شما حاوی تشخیص یا دارویی است که هرگز نداشته‌اید و بر نسخه‌ها یا ارجاعات فعلی تأثیر می‌گذارد.
- قبل از شروع، با یک پزشک صحبت کنید اگر: قصد دارید دارویی را به دلیل چیزی که در پرونده خود خوانده‌اید، قطع، شروع یا تغییر دهید.
لیست داروهای خود، دوزها و آلرژی‌ها را به ویزیت بعدی خود بیاورید و از پزشک بخواهید که آن را با پرونده روی صفحه در حالی که تماشا می‌کنید، تطبیق دهد. اگر مطمئن نیستید که مشکل دارویی یا آلرژی مشکوک چقدر فوری است، چک کننده علائم August AI رایگان میتواند به شما در تفکیک سطح اولویت‌بندی کمک کند قبل از اینکه تصمیم بگیرید با چه کسی تماس بگیرید.
سوالات متداول
آیا ارائهدهنده میتواند از آزادسازی سوابق من به دلیل داشتن قبض پرداخت نشده خودداری کند؟
خیر. یک موجودی معوق، طبق حق دسترسی HIPAA، دلیل قانونی برای خودداری از ارائه سوابق شما نیست. مجموعه‌ها و دسترسی مسائل جداگانه‌ای هستند، و دفتری که آزادسازی را مشروط به پرداخت صورتحساب درمان می‌کند، در سمت اشتباه قانون قرار دارد. امتناع را کتبی ارائه دهید، حق دسترسی را ذکر کنید و آن را به مسئول حریم خصوصی ارسال کنید.
چگونه سوابق را از پزشکی که بازنشسته شده یا مطبی که بسته شده است، دریافت کنم؟
به دنبال متصدی جانشین باشید. هنگامی که یک مطب بسته میشود، فروخته میشود یا ادغام میشود، سوابق معمولاً به گروه خریدار، یک متصدی تعیین شده، یا یک فروشنده ذخیرهسازی تجاری منتقل میشوند. هیئت پزشکی ایالت شما اغلب میتواند شناسایی کند چه کسی آنها را نگه میدارد، زیرا مجوزها باید یک ترتیبات متصدی را گزارش کنند. همچنین شرکت صورتحساب قبلی مطب و هر بیمارستانی را که پزشک در آن امتیازاتی داشته است، امتحان کنید.
آیا ارسال مستقیم سوابق من به پزشک جدید سریعتر از ارسال به من است؟
معمولاً. انتقال از ارائهدهنده به ارائهدهنده برای ادامه مراقبت معمولاً از طریق صف متفاوتی و سریعتر از درخواست کپی بیمار منتقل میشود و اغلب بدون هزینه انجام میشود. در دفتر پزشک جدید خود رضایتنامه امضا کنید و اجازه دهید کارکنان آنها پیگیری کنند. کپی خود را به صورت موازی درخواست کنید، زیرا شما همچنان میخواهید آنچه را که ارسال شده است بخوانید.
آیا می‌توانم سوابق پزشکی فرزندم یا والد مسن خود را درخواست کنم؟
بله، به عنوان یک نماینده شخصی. برای یک کودک خردسال، والدین یا قیم به طور کلی واجد شرایط هستند، اگرچه قانون ایالتی محرمانگی نوجوانان را در زمینه‌هایی مانند سلامت باروری و رفتاری در نظر می‌گیرد. برای یک والد بزرگسال، شما به مستندات نیاز دارید: یک وکالت‌نامه مراقبت‌های بهداشتی، حکم قیمومیت، یا اجازه امضا شده. برای جلوگیری از رد، مدارک را با درخواست ارسال کنید.
آیا باید دلیل درخواست سوابق پزشکی خود را ارائه دهم؟
خیر. شما ملزم به توجیه درخواست، توضیح اینکه با سوابق چه خواهید کرد، یا افشای اینکه آیا وکیل درگیر است، نیستید. فرمی که دلیل آن را می‌خواهد میتواند در آن فیلد خالی بماند. امتناع از ارائه سوابق به دلیل عدم اعلام دلیل، مبنای مجاز برای رد نیست.
خلاصه: نحوه دریافت سوابق پزشکی یک عادت دو مرحله‌ای است. امروز هر آنچه پورتال ارائه می‌دهد را دانلود کنید، سپس یک درخواست کتبی تاریخ‌دار به متصدی سوابق برای آنچه پورتال باقی می‌گذارد ارسال کنید و آنها را به مدت 30 روز در نظر بگیرید. اگر خطایی پیدا کردید، ورودی منفرد را نام ببرید، مدرک ضمیمه کنید، انتظار یک ضمیمه به جای حذف داشته باشید، و اگر اشتباه خطرناک بالینی است، همان روز با تیم مراقبت تلفنی تماس بگیرید.
سلب مسئولیت: این مقاله فقط برای اهداف اطلاعاتی است و مشاوره پزشکی محسوب نمی‌شود. همیشه برای تصمیم‌گیری در مورد تشخیص و درمان با یک ارائهدهنده مراقبت‌های بهداشتی واجد شرایط مشورت کنید. اگر با یک وضعیت اضطراری پزشکی روبرو هستید، فوراً با 911 تماس بگیرید یا به نزدیکترین اتاق اورژانس مراجعه کنید.
