سوابق پزشکی کارمندان نباید برای همه افراد در یک شرکت باز باشد. حتی زمانی که کارفرما به طور قانونی به برخی اطلاعات سلامتی نیاز دارد، دسترسی باید به طور کلی به افرادی محدود شود که دلیل مشخصی برای دریافت آن دارند.
قوانین می توانند گیج کننده باشند زیرا قوانین انتشار سوابق پزشکی HIPAA و قوانین حریم خصوصی پزشکی محل کار دقیقاً اطلاعات یکسانی را پوشش نمی دهند. HIPAA از اطلاعات پزشکی خاصی که توسط ارائه دهندگان مراقبت های بهداشتی و طرح های بهداشتی نگهداری می شود محافظت می کند، اما به طور کلی برای سوابق استخدامی که توسط کارفرما نگهداری می شود، اعمال نمی شود. اطلاعات پزشکی کارمندان همچنین می تواند توسط قوانینی مانند قانون آمریکایی های دارای معلولیت (ADA) محافظت شود، که کارفرمایان را ملزم می کند اطلاعات پزشکی را محرمانه نگه داشته و از پرونده های پرسنلی عادی جدا کنند.
این بدان معناست که مدیر، همکاران، کارکنان منابع انسانی یا سایر کارمندان شما به سادگی به دلیل اینکه برای شرکت کار می کنید، حق دیدن تشخیص، جزئیات درمان یا سوابق پزشکی کامل شما را ندارند.
خلاصه: نکات کلیدی
- اطلاعات پزشکی کارمندان باید به طور کلی محرمانه و جدا از پرونده های پرسنلی عادی نگهداری شود.
- همکاران نباید به دلیل اینکه در یک شرکت کار می کنند، به سوابق پزشکی کارمند دسترسی داشته باشند.
- مدیران و سرپرستان ممکن است در صورت لزوم برای رسیدگی به محدودیت های کاری یا سازگاری های منطقی، اطلاعات پزشکی محدودی دریافت کنند.
- پرسنل کمک های اولیه و ایمنی ممکن است در شرایط اضطراری به اطلاعات خاصی نیاز داشته باشند.
- پرسنل منابع انسانی یا تعیین شده ممکن است هنگام رسیدگی به مسائل استخدامی قانونی به دسترسی نیاز داشته باشند، اما دسترسی باید محدود باشد.
- HIPAA به طور کلی سوابق استخدامی که توسط کارفرما نگهداری می شود را تنظیم نمی کند.
- ارائه دهندگان مراقبت های بهداشتی به طور کلی نمی توانند اطلاعات پزشکی را بدون مجوز کارمند مستقیماً به کارفرما ارسال کنند، مگر اینکه قانون قابل اجرا دیگری افشاگری را مجاز یا الزامی کند.
سوالاتی در مورد سلامتی خود دارید یا به یک پزشک برای بررسی علائم نیاز دارید؟ ارزیابی رایگان علائم August AI را امتحان کنید تا به شما در بررسی علائم و مراحل احتمالی بعدی کمک کند. غربالگری هوش مصنوعی تشخیص نیست. اگر با وضعیت اضطراری پزشکی روبرو هستید، با 911 تماس بگیرید یا به نزدیکترین اورژانس مراجعه کنید. برای نگرانی های مربوط به حریم خصوصی پزشکی محل کار، با دپارتمان منابع انسانی کارفرمای خود یا یک متخصص حقوقی مناسب تماس بگیرید.
چه کسانی نباید به سوابق پزشکی کارمندان دسترسی داشته باشند؟
قانون اساسی ساده است: اطلاعات پزشکی کارمندان فقط باید در دسترس افرادی باشد که دلیل قانونی برای دریافت آن دارند.
طبق ADA، کارفرمایان باید اطلاعات پزشکی مربوط به متقاضیان و کارمندان را محرمانه نگه دارند. این شامل اطلاعاتی می شود که حاوی تشخیص خاصی نیست. EEOC همچنین توصیه می کند اطلاعات پزشکی را به جای پرونده های پرسنلی عادی، در پرونده های پزشکی جداگانه نگهداری کنید.
همین اصل در مورد اطلاعاتی که به صورت الکترونیکی ذخیره می شوند نیز صدق می کند. دسترسی به سیستم کامپیوتری شرکت به معنای این نیست که کارمند باید بتواند اطلاعات پزشکی کارمند دیگر را مشاهده کند.
همکاران
یک همکار به طور کلی نیازی به دسترسی به اطلاعات پزشکی کارمند دیگر ندارد.
به عنوان مثال، یک کارمند ممکن است به عنوان یک سازگاری منطقی، برنامه کاری اصلاح شده ای دریافت کند. همکاران ممکن است بدانند که برنامه تغییر کرده است، اما به طور کلی نیازی به دانستن دلیل پزشکی پشت آن ندارند.
یک مدیر می تواند بدون افشای تشخیص کارمند یا سایر جزئیات پزشکی محرمانه، توضیح دهد که یک ترتیب کاری در محل کار تأیید شده است.
کارمندان بخش های نامرتبط
کسی که در بخش حقوق و دستمزد، حسابداری، فروش، بازاریابی، فناوری اطلاعات یا بخش دیگری کار می کند، به طور خودکار حق مرور اطلاعات پزشکی یک کارمند را ندارد.
این امر به ویژه زمانی که اطلاعات پزشکی به صورت الکترونیکی ذخیره می شود، مهم است. دسترسی باید به افرادی محدود شود که دلیل قانونی برای استفاده از اطلاعات دارند.
توانایی کارمند برای دسترسی به سیستم شرکت، به خودی خود، دلیلی قانونی برای مشاهده سوابق پزشکی کارمند دیگر ایجاد نمی کند.
مدیرانی که به اطلاعات نیاز ندارند
مدیران گاهی اوقات می توانند اطلاعات پزشکی محدودی دریافت کنند، اما نباید به طور خودکار پرونده پزشکی کامل کارمند را دریافت کنند.
به عنوان مثال، یک سرپرست ممکن است نیاز داشته باشد بداند که کارمند دارای محدودیت بلند کردن اجسام است یا نیاز به سازگاری خاصی در محل کار دارد. سرپرست به طور کلی برای اجرای آن محدودیت، نیازی به کل تاریخچه پزشکی کارمند ندارد.
سایر کارمندان
کارفرما نباید اطلاعات پزشکی کارمند را صرفاً به این دلیل که کارمند دیگر کنجکاو است، از نزدیک با آن شخص کار می کند، یا می خواهد دلیل غیبت کارمند را بفهمد، در دسترس قرار دهد.
حتی زمانی که یک کارمند داوطلبانه برخی از اطلاعات سلامتی خود را در محل کار مطرح کرده است، اطلاعات پزشکی می تواند محرمانه باقی بماند.
چه کسانی ممکن است به اطلاعات پزشکی کارمند نیاز به دسترسی محدود داشته باشند؟
محرمانگی به این معنا نیست که هیچ کس در یک سازمان هرگز نمی تواند اطلاعات پزشکی را ببیند.
برخی از کارمندان ممکن است برای انجام وظایف خود یا رعایت تعهدات قانونی به دسترسی محدود نیاز داشته باشند.
پرسنل منابع انسانی یا تعیین شده
پرسنل منابع انسانی ممکن است هنگام رسیدگی به درخواست های سازگاری منطقی، مرخصی پزشکی، یا سایر مسائل استخدامی قانونی، به اسناد پزشکی نیاز داشته باشند.
این بدان معنا نیست که منابع انسانی باید دسترسی نامحدود به کل تاریخچه پزشکی کارمند داشته باشد. اطلاعات باید محرمانه نگهداری شود و فقط در صورت لزوم برای هدف استخدامی مربوطه دسترسی پیدا کند.
سرپرستان و مدیران
سرپرست ممکن است نیاز به اطلاع از محدودیت های کاری یا سازگاری تأیید شده داشته باشد.
به عنوان مثال، اگر کارمندی نتواند اجسام را بالاتر از وزن مشخصی بلند کند، مدیر ممکن است نیاز به اطلاع از این محدودیت داشته باشد تا بتواند کار را به درستی تخصیص دهد. مدیر لزوماً نیازی به دانستن تشخیص کارمند، تاریخچه درمان، یا سایر اطلاعات سلامتی نامربوط ندارد.
پرسنل کمک های اولیه و ایمنی
اطلاعات پزشکی گاهی اوقات ممکن است با افرادی که مسئول ارائه درمان یا کمک اضطراری هستند، به اشتراک گذاشته شود.
به عنوان مثال، اگر کارمندی دارای شرایط پزشکی باشد که ممکن است نیاز به مراقبت اضطراری در محل کار داشته باشد، اطلاعات مربوطه ممکن است مورد نیاز باشد.
حتی در این شرایط، اطلاعات به اشتراک گذاشته شده باید به آنچه مربوط به وضعیت اضطراری یا ایمنی است، محدود شود.
افراد رسیدگی کننده به امور جبران خسارت کارگران یا بیمه
همچنین ممکن است اطلاعات پزشکی برای اهداف جبران خسارت کارگران یا بیمه، در صورت مجاز بودن یا الزام قانون مربوطه، افشا شود.
نکته مهم این است که این شرایط دسترسی نامحدود به کل سوابق پزشکی کارمند را ایجاد نمی کند.
آیا HIPAA به سوابق پزشکی کارمندان اعمال می شود؟
اینجاست که بسیاری از مردم دچار سردرگمی می شوند.
HIPAA به طور کلی به اطلاعات سلامت محافظت شده که توسط ارائه دهندگان مراقبت های بهداشتی تحت پوشش، طرح های بهداشتی و سایر نهادهای تحت پوشش نگهداری می شود، اعمال می شود. این قانون به طور کلی از سوابق استخدامی که توسط کارفرما نگهداری می شود، حتی زمانی که آن سوابق حاوی اطلاعات مرتبط با سلامتی هستند، محافظت نمی کند.
به عنوان مثال، فرض کنید که شما یک یادداشت پزشک برای حمایت از درخواست مرخصی به کارفرمای خود می دهید. کپی کارفرما بخشی از سابقه استخدامی می شود. HIPAA به طور کلی این سابقه نگهداری شده توسط کارفرما را به همان روشی که سابقه پزشکی یک ارائه دهنده مراقبت های بهداشتی تحت پوشش را تنظیم می کند، تنظیم نمی کند.
قوانین دیگر همچنان می توانند از آن اطلاعات محافظت کنند. به طور خاص، ADA کارفرمایان را ملزم می کند تا محرمانگی اطلاعات پزشکی را که در مورد متقاضیان و کارمندان به دست می آورند، حفظ کنند.
برای اطلاعات بیشتر در مورد حقوق کلی سوابق پزشکی، به راهنمای ما در مورد سوابق پزشکی: چه چیزی در آنها وجود دارد، چه کسی به طور قانونی مالک آنهاست و چگونه نسخه خود را دریافت کنید مراجعه کنید.
این تمایز هنگام بررسی قوانین انتشار سوابق پزشکی HIPAA اهمیت پیدا می کند. HIPAA به این معنا نیست که هر سند پزشکی که کارفرما در اختیار دارد، به طور خودکار یک سابقه پزشکی محافظت شده توسط HIPAA است.
برای چارچوب گسترده تر HIPAA، به HHS HIPAA برای افراد مراجعه کنید.
آیا کارفرما می تواند مستقیماً از پزشک شما سوابق پزشکی را دریافت کند؟
به طور کلی، ارائه دهنده مراقبت های بهداشتی شما نمی تواند سوابق پزشکی شما را صرفاً به درخواست کارفرما، برای کارفرمای شما ارسال کند.
هنگامی که کارفرما مستقیماً از یک ارائه دهنده مراقبت های بهداشتی اطلاعات پزشکی را درخواست می کند، ارائه دهنده به طور کلی نمی تواند آن را بدون مجوز فرد افشا کند، مگر اینکه قانون قابل اجرا دیگری افشاگری را مجاز یا الزامی کند.
استثنائات محدودی وجود دارد. شرایط خاصی می تواند شامل نظارت پزشکی محل کار، بیماری یا آسیب مربوط به کار، یا الزامات ایمنی شغلی باشد.
شرایط خاص مهم است. درخواست اطلاعات پزشکی توسط کارفرما به این معنا نیست که یک ارائه دهنده مراقبت های بهداشتی می تواند کل سابقه پزشکی کارمند را منتشر کند.
اگر نیاز به درخواست رسمی سوابق خود دارید، به راهنمای ما در مورد قالب های فرم درخواست سوابق پزشکی و نحوه استفاده از آنها مراجعه کنید.
در مورد سوابق پزشکی الکترونیکی HIPAA چطور؟
همان تمایز اساسی در مورد اطلاعات پزشکی که به صورت الکترونیکی ذخیره می شود، صدق می کند.
سوابق پزشکی الکترونیکی HIPAA می توانند توسط HIPAA محافظت شوند زمانی که توسط یک ارائه دهنده مراقبت های بهداشتی تحت پوشش یا طرح بهداشتی نگهداری می شوند. با این حال، سوابق استخدامی الکترونیکی که توسط کارفرما نگهداری می شود، به طور کلی توسط HIPAA پوشش داده نمی شوند، صرفاً به این دلیل که حاوی اطلاعات سلامتی هستند.
برای کارفرمایان، ADA همچنان کارفرمایان را ملزم می کند که اطلاعات پزشکی را محرمانه و جدا از پرونده های پرسنلی عادی نگه دارند. ذخیره سازی الکترونیکی این الزام محرمانگی را از بین نمی برد.
از نظر عملی، کارفرما نباید یک پایگاه داده الکترونیکی مشترک کارمند را به عنوان دلیلی برای دسترسی نامحدود به اطلاعات پزشکی تلقی کند.
برای اطلاعات بیشتر در مورد دسترسی دیجیتالی به سوابق خود، به راهنمای ما در مورد نحوه مشاهده سوابق پزشکی خود به صورت آنلاین به صورت رایگان مراجعه کنید.
مدیر واقعاً به چه اطلاعاتی نیاز دارد؟
یک تمایز مفید بین اطلاعات پزشکی و اطلاعات مرتبط با کار است.
مدیر ممکن است نیاز داشته باشد بداند:
- که کارمند دارای محدودیت کاری تأیید شده است
- کدام محدودیت کاری در محل کار باید رعایت شود
- چه سازگاری تأیید شده است
- چه زمانی سازگاری یا محدودیت اعمال می شود
مدیر به طور کلی نیازی به دانستن ندارد:
- کل تاریخچه پزشکی کارمند
- تشخیص های نامربوط
- جزئیات درمان
- تاریخچه دارویی نامربوط به موضوع محل کار
- اطلاعات خصوصی در مورد سایر شرایط پزشکی
هدف این است که اطلاعات کافی به مدیر داده شود تا بتواند موضوع محل کار را مدیریت کند بدون اینکه جزئیات پزشکی محرمانه را به طور غیرضروری فاش کند.
اگر فکر می کنید اطلاعات پزشکی شما به طور نامناسب به اشتراک گذاشته شده است چه؟
با مستند کردن آنچه اتفاق افتاده است شروع کنید.
بنویسید که چه اطلاعاتی افشا شده است، چه کسی آن را دریافت کرده است، چه زمانی افشا رخ داده است و چگونه از آن مطلع شده اید. کپی ایمیل ها، پیام ها یا سایر مستندات مربوطه را نگه دارید.
سپس می توانید از دپارتمان منابع انسانی کارفرمای خود یا مسئول تعیین شده حریم خصوصی بپرسید که اطلاعات پزشکی چگونه ذخیره می شود و چه کسانی به آن دسترسی دارند.
اگر نگرانی مربوط به یک ارائه دهنده مراقبت های بهداشتی یا طرح بهداشتی باشد و شما معتقدید که اطلاعات سلامت محافظت شده به طور نامناسب افشا شده است، HIPAA ممکن است مرتبط باشد. برای نگرانی های مربوط به محرمانگی محل کار، ADA و سایر قوانین استخدامی نیز ممکن است اعمال شود.
آژانس یا فرآیند حقوقی مناسب بسته به شرایط متفاوت است، بنابراین جزئیات خاص افشاگری مهم است.
سوالات متداول
آیا همکاران من می توانند سوابق پزشکی من را ببینند؟
به طور کلی، همکاران نباید صرفاً به دلیل اینکه برای همان کارفرما کار می کنند، به اطلاعات پزشکی محرمانه شما دسترسی داشته باشند. اطلاعات پزشکی کارمندان باید به طور کلی محرمانه نگهداری شود.
آیا مدیر من می تواند تشخیص من را ببیند؟
لزوماً نه. مدیر ممکن است به اطلاعاتی در مورد محدودیت های کاری یا سازگاری منطقی نیاز داشته باشد، اما این به طور خودکار به مدیر دسترسی به تشخیص یا کل تاریخچه پزشکی شما را نمی دهد.
آیا HIPAA از سوابق پزشکی در محل کار محافظت می کند؟
بستگی دارد به کدام سوابق اشاره دارید.
HIPAA به طور کلی به سوابق استخدامی که توسط کارفرما نگهداری می شود، اعمال نمی شود. اطلاعات پزشکی که توسط یک ارائه دهنده مراقبت های بهداشتی تحت پوشش یا طرح بهداشتی نگهداری می شود، ممکن است توسط HIPAA محافظت شود. اطلاعات پزشکی نگهداری شده توسط کارفرما همچنان می تواند توسط سایر قوانین، از جمله ADA، محافظت شود.
آیا کارفرمای من می تواند برای سوابق پزشکی من با پزشک من تماس بگیرد؟
یک ارائه دهنده مراقبت های بهداشتی به طور کلی نمی تواند اطلاعات پزشکی شما را بدون مجوز شما به کارفرمای شما بدهد، مگر اینکه قانون قابل اجرا دیگری افشاگری را مجاز یا الزامی کند.
چه کسانی می توانند به اطلاعات پزشکی کارمند دسترسی داشته باشند؟
بسته به شرایط، پرسنل تعیین شده منابع انسانی، سرپرستان یا مدیرانی که برای سازگاری ها یا محدودیت های کاری به اطلاعات نیاز دارند، پرسنل کمک های اولیه و ایمنی، و افرادی که امور جبران خسارت کارگران یا بیمه را رسیدگی می کنند، ممکن است به اطلاعات مربوطه دسترسی داشته باشند.
دسترسی باید به آنچه مجاز و ضروری برای هدف خاص است، محدود شود.
آیا سوابق پزشکی کارمندان باید با پرونده های پرسنلی نگهداری شود؟
خیر. اطلاعات پزشکی باید به طور کلی جدا از پرونده های پرسنلی عادی نگهداری شود و به عنوان محرمانه تلقی گردد. اطلاعات پزشکی الکترونیکی نیز باید مورد حفاظت مشابهی قرار گیرد.
اگر کارفرمای من تشخیص من را با همکاران به اشتراک گذاشت چه؟
آنچه اتفاق افتاده است را مستند کنید و در نظر بگیرید که این موضوع را با منابع انسانی یا مسئول مربوطه حریم خصوصی یا انطباق مطرح کنید.
اینکه آیا افشاگری قانون را نقض کرده است بستگی به این دارد که چه اطلاعاتی به اشتراک گذاشته شده است، چه کسی آن را دریافت کرده است، چرا به اشتراک گذاشته شده است و کدام قوانین اعمال می شوند.
نکته نهایی
اطلاعات پزشکی کارمند چیزی نیست که همه افراد در یک شرکت بتوانند به آن دسترسی داشته باشند. همکاران و کارمندانی که دلیل کاری قانونی ندارند، نباید دسترسی نامحدود به سوابق پزشکی کارمند دیگر داشته باشند.
افراد خاصی، مانند پرسنل تعیین شده منابع انسانی، سرپرستان، کارکنان کمک های اولیه، یا پرسنل جبران خسارت کارگران، ممکن است در صورت وجود استثنای خاص یا هدف استخدامی قانونی، به اطلاعات محدود دسترسی داشته باشند.
تمایز کلیدی هنگام در نظر گرفتن قوانین انتشار سوابق پزشکی HIPAA این است که HIPAA به طور کلی اطلاعات سلامت محافظت شده را که توسط ارائه دهندگان مراقبت های بهداشتی تحت پوشش و طرح های بهداشتی نگهداری می شود، حاکم می کند. اطلاعات پزشکی کارمندان که توسط کارفرما نگهداری می شود، به طور کلی توسط قوانین حریم خصوصی محل کار و استخدامی و نه صرفاً HIPAA، حاکم می شود.
ذخیره سازی الکترونیکی این اصل اساسی را تغییر نمی دهد. سوابق پزشکی الکترونیکی HIPAA که توسط سازمان های بهداشتی تحت پوشش نگهداری می شوند، می توانند تحت HIPAA قرار گیرند، در حالی که سوابق استخدامی الکترونیکی که توسط کارفرما نگهداری می شود، صرفاً به این دلیل که حاوی اطلاعات پزشکی هستند، به طور کلی تحت حفاظت HIPAA قرار نمی گیرند.
