Työntekijöiden lääketieteellisiä tietoja ei ole tarkoitettu kaikkien yrityksen sisällä olevien saataville. Vaikka työnantaja tarvitsisikin perustellusti terveystietoja, pääsyn tulisi yleensä rajoittua henkilöihin, joilla on erityinen syy saada ne.
Säännöt voivat olla hämmentäviä, koska HIPAA-lain mukaiset lääketieteellisten tietojen luovutusta koskevat lait ja työpaikan lääketieteellistä yksityisyyttä koskevat lait eivät kata täsmälleen samaa tietoa. HIPAA suojaa tiettyjä terveydenhuollon tarjoajien ja terveyssuunnitelmien hallussa olevia lääketieteellisiä tietoja, mutta se ei yleensä sovellu työnantajan ylläpitämiin työsopimusasiakirjoihin. Työntekijöiden terveystietoja voivat suojata myös lait, kuten Americans with Disabilities Act (ADA), joka edellyttää työnantajia pitämään terveystiedot luottamuksellisina ja erillään tavallisista henkilöstötiedoista.
Tämä tarkoittaa, että esimiehelläsi, työkavereillasi, HR-henkilöstöllä tai muilla työntekijöillä ei ole automaattisesti oikeutta nähdä diagnoosiasi, hoitotietojasi tai täydellisiä lääketieteellisiä tietoja vain siksi, että työskentelet yrityksessä.
TL;DR: Keskeiset Huomiot
- Työntekijöiden terveystiedot tulisi yleensä pitää luottamuksellisina ja erillään tavallisista henkilöstötiedostoista.
- Työkavereilla ei pitäisi olla pääsyä työntekijän lääketieteellisiin tietoihin vain siksi, että he työskentelevät samassa yrityksessä.
- Esimiehet ja valvojat voivat saada rajoitetusti terveystietoja tarvittaessa työrajoitusten tai kohtuullisten mukautusten käsittelyä varten.
- Ensiapu- ja turvallisuushenkilöstö saattaa tarvita tiettyjä tietoja hätätilanteessa.
- HR tai nimetty henkilöstö saattaa tarvita pääsyä käsitellessään perusteltuja työhön liittyviä asioita, mutta pääsyä tulee rajoittaa.
- HIPAA ei yleensä säätele työnantajan ylläpitämiä työsopimusasiakirjoja.
- Terveydenhuollon tarjoajat eivät yleensä voi lähettää terveystietoja suoraan työnantajalle ilman työntekijän lupaa, ellei muu sovellettava laki salli tai vaadi luovutusta.
Onko sinulla kysyttävää terveydestäsi tai tarvitsetko lääkärin arvioimaan oireitasi? Kokeile August AI:n ilmaista oirearviota auttamaan sinua pohtimaan oireitasi ja mahdollisia seuraavia askelia. AI-triagointi ei ole diagnoosi. Jos kohtaat lääketieteellisen hätätilanteen, soita hätänumeroon 112 tai mene lähimpään päivystykseen. Työpaikan terveydellisiä yksityisyyteen liittyvissä huolenaiheissa ota yhteyttä työnantajasi HR-osastoon tai asianmukaiseen lakiasiantuntijaan.
Kenellä Ei Pitäisi Olla Pääsyä Työntekijöiden Lääketieteellisiin Tietoihin?
Perussääntö on yksinkertainen: työntekijöiden terveystietojen tulisi olla vain niiden henkilöiden saatavilla, joilla on perusteltu syy saada ne.
ADA-lain mukaan työnantajien on pidettävä hakijoiden ja työntekijöiden terveystiedot luottamuksellisina. Tämä sisältää tiedot, jotka eivät sisällä erityistä diagnoosia. EEOC suosittelee myös terveystietojen säilyttämistä erillisissä lääketieteellisissä tiedostoissa tavallisten henkilöstötiedostojen sijaan.
Sama periaate pätee, kun tietoja säilytetään sähköisesti. Pääsy yrityksen tietokonejärjestelmään ei automaattisesti tarkoita, että työntekijällä pitäisi olla mahdollisuus tarkastella toisen työntekijän terveystietoja.
Työkaverit
Työkaverilla ei yleensä ole tarvetta päästä käsiksi toisen työntekijän terveystietoihin.
Esimerkiksi työntekijä voi saada muutetun työaikataulun kohtuullisena mukautuksena. Työkaverit voivat tietää, että aikataulu on muuttunut, mutta heidän ei yleensä tarvitse tietää sen lääketieteellistä syytä.
Esimies voi selittää, että työjärjestely on hyväksytty paljastamatta työntekijän diagnoosia tai muita luottamuksellisia terveystietoja.
Muiden osastojen työntekijät
Palkka-, kirjanpito-, myynti-, markkinointi-, IT- tai muulla osastolla työskentelevällä ei ole automaattisesti oikeutta selata työntekijän terveystietoja.
Tämä on erityisen tärkeää, kun terveystietoja säilytetään sähköisesti. Pääsyä tulee rajoittaa henkilöihin, joilla on perusteltu syy käyttää tietoja.
Työntekijän kyky päästä yritysjärjestelmään ei itsessään luo perusteltua syytä tarkastella toisen työntekijän lääketieteellisiä tietoja.
Esimiehet, jotka eivät tarvitse tietoja
Esimiehet voivat joskus saada rajoitetusti terveystietoja, mutta heille ei pidä automaattisesti antaa työntekijän täydellistä lääketieteellistä tietoa.
Esimerkiksi valvoja voi tarvita tietoa työntekijän nostorajoituksesta tai tietystä työpaikan mukautuksesta. Valvoja ei yleensä tarvitse työntekijän koko sairaushistoriaa tämän rajoituksen toteuttamiseksi.
Muut työntekijät
Työnantajan ei pidä saattaa työntekijän terveystietoja saataville vain siksi, että toinen työntekijä on utelias, työskentelee läheisesti kyseisen henkilön kanssa tai haluaa ymmärtää, miksi työntekijä on poissa.
Terveystiedot voivat pysyä luottamuksellisina, vaikka työntekijä olisi vapaaehtoisesti keskustellut joistakin terveystiedoista töissä.
Kenellä Voi Olla Rajoitettu Pääsy Työntekijöiden Terveystietoihin?
Luottamuksellisuus ei tarkoita, etteikö kukaan organisaatiossa voisi koskaan nähdä terveystietoja.
Tietyt työntekijät saattavat tarvita rajoitetun pääsyn suorittaakseen työnsä tai täyttääkseen lakisääteiset velvoitteensa.
HR tai nimetty henkilöstö
Henkilöstöosaston (HR) henkilöstö saattaa tarvita pääsyn lääketieteellisiin asiakirjoihin käsitellessään kohtuullisia mukautuspyyntöjä, sairauslomaa tai muita perusteltuja työhön liittyviä asioita.
Tämä ei tarkoita, että HR:llä olisi rajoittamaton pääsy työntekijän koko sairaushistoriaan. Tietojaan tulee käsitellä luottamuksellisesti ja päästä niihin käsiksi vain, kun se on tarpeen asianmukaisessa työhön liittyvässä tarkoituksessa.
Valvojat ja esimiehet
Valvoja saattaa tarvita tietoa työrajoituksista tai hyväksytystä mukautuksesta.
Jos työntekijä esimerkiksi ei voi nostaa esineitä tietyn painon yläpuolelle, esimies saattaa tarvita tietoa rajoituksesta, jotta työtä voidaan jakaa asianmukaisesti. Esimiehen ei välttämättä tarvitse tietää työntekijän diagnoosia, hoitohistoriaa tai muita asiaan liittymättömiä terveystietoja.
Ensiapu- ja turvallisuushenkilöstö
Terveystietoja saatetaan joskus jakaa henkilöille, jotka vastaavat ensiapuhoidon tai avun tarjoamisesta.
Esimerkiksi relevanttia tietoa saatetaan tarvita, jos työntekijällä on sairaustila, joka voi vaatia ensiapua töissä.
Jopa näissä tilanteissa jaettavien tietojen tulee rajoittua siihen, mikä on relevanttia hätätilanteen tai turvallisuuskysymyksen kannalta.
Työtapaturma- tai vakuutusasioita hoitavat henkilöt
Terveystietoja saatetaan myös joutua luovuttamaan työtapaturma- tai vakuutuskorvausasioita varten, kun sovellettava laki sen sallii tai vaatii.
Tärkeää on, että nämä tilanteet eivät luo rajoittamatonta pääsyä työntekijän koko lääketieteellisiin tietoihin.
Soveltuuko HIPAA Työntekijöiden Lääketieteellisiin Tietoihin?
Tässä monet ihmiset hämmentyvät.
HIPAA koskee yleensä suojattuja terveystietoja, joita hallinnoivat katetut terveydenhuollon tarjoajat, terveyssuunnitelmat ja tietyt muut katetut tahot. Se ei yleensä suojaa työnantajan ylläpitämiä työsopimusasiakirjoja, vaikka ne sisältäisivätkin terveystietoja.
Oletetaan esimerkiksi, että annat työnantajallesi lääkärintodistuksen, joka tukee pyyntöäsi saada vapaata. Työnantajan kopio on osa työsopimusasiakirjaa. HIPAA ei yleensä säätele kyseistä työnantajan hallussa olevaa asiakirjaa samalla tavalla kuin se säätelee katetun terveydenhuollon tarjoajan lääketieteellistä asiakirjaa.
Muut lait voivat silti suojata näitä tietoja. Erityisesti ADA edellyttää työnantajia pitämään luottamuksellisina terveystietoja, jotka ne hankkivat hakijoista ja työntekijöistä.
Lisätietoja yleisistä lääketieteellisten tietojen oikeuksista löydät oppaastamme lääketieteelliset tiedot: mitä niissä on, kuka omistaa ne laillisesti ja miten saat oman kopiosi.
Tämä ero on tärkeä, kun tarkastellaan HIPAA-lain mukaisia lääketieteellisten tietojen luovutusta koskevia lakeja. HIPAA ei tarkoita, että jokainen työnantajan hallussa oleva lääketieteellinen asiakirja olisi automaattisesti HIPAA-suojattu lääketieteellinen asiakirja.
Laajemman HIPAA-viitekehyksen löydät osoitteesta HHS HIPAA yksilöille.
Voiko Työnantaja Hankkia Lääketieteellisiä Tietojaan Suoraan Lääkäristäsi?
Yleensä terveydenhuollon tarjoajasi ei voi yksinkertaisesti lähettää lääketieteellisiä tietojasi työnantajallesi työnantajan pyynnöstä.
Kun työnantaja pyytää terveydenhuollon tarjoajaa suoraan terveystietoja, tarjoaja ei yleensä voi luovuttaa niitä ilman yksilön lupaa, ellei muu sovellettava laki salli tai vaadi luovutusta.
Poikkeuksia on vähän. Tietyissä tilanteissa voi olla kyse työpaikan lääketieteellisestä seurannasta, työperäisestä sairaudesta tai vammasta tai ammattitautien turvallisuusvaatimuksista.
Erityiset olosuhteet ratkaisevat. Työnantajan pyyntö terveystiedoista ei automaattisesti tarkoita, että terveydenhuollon tarjoaja voi luovuttaa työntekijän koko lääketieteellisen tiedon.
Jos tarvitset virallisesti omia tietojasi, katso oppaamme lomakemalleja lääketieteellisten tietojen pyytämiseen ja niiden käyttöön.
Entä HIPAA-yhteensopivat Sähköiset Lääketieteelliset Tiedot?
Sama perusero pätee sähköisesti tallennettuihin terveystietoihin.
HIPAA-yhteensopivat sähköiset lääketieteelliset tiedot voivat olla HIPAA:n suojaamia, kun niitä hallinnoi katettu terveydenhuollon tarjoaja tai terveyssuunnitelma. Kuitenkin työnantajan hallussa olevia sähköisiä työsopimusasiakirjoja ei yleensä kata HIPAA vain siksi, että ne sisältävät terveystietoja.
Työnantajien osalta ADA edellyttää edelleen, että terveystiedot pidetään luottamuksellisina ja erillään tavallisista henkilöstötiedostoista. Sähköinen tallennus ei poista tätä luottamuksellisuusvaatimusta.
Käytännössä työnantajan ei pidä kohdella jaettua sähköistä työntekijätietokantaa syynä rajoittamattomaan pääsyyn terveystietoihin.
Lisätietoa omien tietojen digitaalisesta käyttöönottamisesta löydät oppaastamme miten katsella lääketieteellisiä tietoja verkossa ilmaiseksi.
Mitä tietoja Esimies Todella Tarvitsee?
Hyödyllinen ero on lääketieteellisten tietojen ja työhön liittyvien tietojen välillä.
Esimies saattaa tarvita tietoa:
- Siitä, että työntekijällä on hyväksytty työrajoitus
- Mitä työpaikan rajoitusta tulee noudattaa
- Mitä mukautusta on hyväksytty
- Milloin mukautus tai rajoitus on voimassa
Esimies ei yleensä tarvitse tietoa:
- Työntekijän koko sairaushistoriasta
- Asiaan liittymättömistä diagnooseista
- Yksityiskohtaisista hoitotiedoista
- Lääkityshistoriasta, joka ei liity työpaikan ongelmaan
- Yksityisistä tiedoista muista sairauksista
Tavoitteena on antaa esimiehelle riittävästi tietoa työpaikan ongelman hallitsemiseksi paljastamatta tarpeettomasti luottamuksellisia terveystietoja.
Mitä Jos Luulet, Että Terveystietojasi Jaettiin Väärin?
Aloita dokumentoimalla tapahtunut.
Kirjaa ylös, mitä tietoja luovutettiin, kenelle ne luovutettiin, milloin luovutus tapahtui ja miten sait siitä tietää. Säilytä kopiot asiaan liittyvistä sähköposteista, viesteistä tai muista asiakirjoista.
Voit sitten kysyä työnantajasi HR-osastolta tai nimetyltä tietosuoja-yhteyshenkilöltä, miten terveystietoja säilytetään ja kenellä on pääsy niihin.
Jos huoli koskee terveydenhuollon tarjoajaa tai terveyssuunnitelmaa ja uskot, että suojattuja terveystietoja luovutettiin virheellisesti, HIPAA voi olla relevantti. Työpaikan luottamuksellisuusongelmissa ADA ja muut työlainsäädännöt voivat myös olla sovellettavissa.
Asianmukainen virasto tai oikeudellinen prosessi riippuu olosuhteista, joten luovutuksen yksityiskohdat ovat merkityksellisiä.
Usein Kysytyt Kysymykset
Voivatko työkaverini nähdä lääketieteellisiä tietoja?
Yleensä työkavereilla ei pitäisi olla pääsyä luottamuksellisiin terveystietoihisi vain siksi, että he työskentelevät saman työnantajan palveluksessa. Työntekijöiden terveystiedot tulisi yleensä pitää luottamuksellisina.
Voiko esimieheni nähdä diagnoosini?
Ei välttämättä. Esimies saattaa tarvita tietoa työrajoituksista tai kohtuullisesta mukautuksesta, mutta se ei automaattisesti anna esimiehelle pääsyä diagnoosiisi tai täydelliseen sairaushistoriaasi.
Suojaako HIPAA työpaikan lääketieteellisiä tietoja?
Se riippuu siitä, mistä tiedoista puhutaan.
HIPAA ei yleensä sovellu työnantajan ylläpitämiin työsopimusasiakirjoihin. Katetun terveydenhuollon tarjoajan tai terveyssuunnitelman hallussa olevat terveystiedot voivat olla HIPAA:n suojaamia. Työnantajan hallussa olevat terveystiedot voivat silti olla muiden lakien, mukaan lukien ADA, suojaamia.
Voiko työnantajani soittaa lääkärilleni saadakseen lääketieteellisiä tietoja?
Terveydenhuollon tarjoaja ei yleensä voi antaa työnantajallesi terveystietojasi ilman lupaasi, ellei muu sovellettava laki salli tai vaadi luovutusta.
Kenellä on pääsy työntekijöiden terveystietoihin?
Olosuhteista riippuen nimetty HR-henkilöstö, esimiehet tai valvojat, jotka tarvitsevat tietoja mukautuksia tai työrajoituksia varten, ensiapu- ja turvallisuushenkilöstö sekä työtapaturma- tai vakuutusasioita hoitavat henkilöt voivat saada pääsyn relevantteihin tietoihin.
Pääsyä tulee rajoittaa siihen, mikä on sallittua ja tarpeellista tiettyyn tarkoitukseen.
Pitäisikö työntekijöiden lääketieteelliset tiedot säilyttää henkilöstötiedostojen kanssa?
Ei. Terveystiedot tulisi yleensä säilyttää erillään tavallisista henkilöstötiedostoista ja käsitellä luottamuksellisina. Sähköiset terveystiedot tulee suojata vastaavasti.
Mitä jos työnantajani jakoi diagnoosini työkavereiden kanssa?
Dokumentoi tapahtunut ja harkitse asian nostamista HR:n tai asianmukaisen tietosuoja- tai vaatimustenmukaisuusyhteyshenkilön käsiteltäväksi.
Se, rikkoiko luovutus lakia, riippuu siitä, mitä tietoja jaettiin, kuka ne sai, miksi ne jaettiin ja mitkä lait ovat sovellettavissa.
Yhteenveto
Työntekijöiden terveystiedot eivät ole jotain, johon kaikilla yrityksessä pitäisi olla pääsy. Työkavereilla ja työntekijöillä, joilla ei ole perusteltua työhön liittyvää syytä, ei pitäisi olla rajoittamatonta pääsyä toisen työntekijän lääketieteellisiin tietoihin.
Tietyillä henkilöillä, kuten nimetyllä HR-henkilöstöllä, esimiehillä, ensiapuhenkilöstöllä tai työtapaturmakorvausasioita hoitavalla henkilöstöllä, voi olla pääsy rajoitettuihin tietoihin, kun sovelletaan erityistä poikkeusta tai perusteltua työhön liittyvää tarkoitusta.
Keskeinen ero, kun tarkastellaan HIPAA-lain mukaisia lääketieteellisten tietojen luovutusta koskevia lakeja, on se, että HIPAA säätelee yleensä katettujen terveydenhuollon tarjoajien ja terveyssuunnitelmien hallussa olevia suojattuja terveystietoja. Työnantajan ylläpitämiin työntekijöiden terveystietoihin sovelletaan yleensä työpaikan yksityisyyttä ja työlainsäädäntöä eikä pelkästään HIPAA:ta.
Sähköinen tallennus ei muuta tätä perusperiaatetta. HIPAA-yhteensopivat sähköiset lääketieteelliset tiedot, joita katetut terveysorganisaatiot hallinnoivat, voivat kuulua HIPAA:n piiriin, kun taas työnantajan hallussa olevat sähköiset työsopimusasiakirjat eivät yleensä tule HIPAA-suojatuiksi vain siksi, että ne sisältävät terveystietoja.
