Demandez-les au responsable des dossiers, pas à votre médecin : téléchargez ce que vous pouvez du portail patient dès aujourd'hui, puis envoyez une demande écrite datée au service de gestion de l'information médicale ou au bureau de la protection de la vie privée. C'est ainsi que vous obtiendrez vos dossiers médicaux avec une horloge légale, car la HIPAA donne au prestataire 30 jours pour agir.

En résumé : points clés

  • Les demandes doivent être adressées au responsable des dossiers (Gestion de l'information médicale, service de diffusion de l'information ou délégué à la protection de la vie privée), jamais dans la boîte de réception de votre clinicien.
  • Le portail vous donne la majeure partie de votre dossier en quelques minutes. Il vous donne rarement le dossier juridique complet.
  • L'accès a une date limite de 30 jours. Les modifications ont 60 jours. Les deux autorisent une seule prolongation sur notification écrite.
  • Personne ne peut vous facturer la recherche ou la récupération de vos dossiers, seulement leur copie et leur envoi postal.
  • Une correction ajoute votre version à côté de l'erreur. Rien n'est jamais supprimé.

Comment obtenir des dossiers médicaux : demandez au responsable des dossiers, pas à votre médecin

Envoyez votre demande au responsable des dossiers : le service de gestion de l'information médicale (dossiers médicaux), le bureau de diffusion de l'information, ou le délégué à la protection de la vie privée. Vous avez trois canaux. Téléchargez depuis le portail patient, envoyez une demande écrite signée, ou présentez-vous en personne avec une pièce d'identité avec photo. Mentionnez les dates de service, les dossiers spécifiques et le format souhaité. Le prestataire doit agir dans les 30 jours.

Ce canal est plus important que votre formulation. Les cliniciens ne diffusent pas les dossiers ; les responsables le font, et un message envoyé dans la boîte de réception d'un médecin traitant sera transmis, mis en file d'attente, ou discrètement ignoré. Le droit d'accès HIPAA décrit par HealthIT.gov couvre à la fois vos dossiers de santé et de facturation détenus par les prestataires et les régimes de santé couverts, et il appartient aux représentants personnels ainsi qu'aux patients.

Soyez précis ou attendez-vous à un dossier partiel. Les gens recherchent comment obtenir mes dossiers médicaux et imaginent un document unique et bien rangé, mais vous recevez exactement les catégories que vous nommez. Demandez les notes de consultation, les résultats de laboratoire, les rapports d'imagerie, les rapports opératoires et anatomopathologiques, la liste actuelle des médicaments et un relevé de facturation détaillé, puis indiquez le format de livraison : une copie électronique à une adresse e-mail nommée ou à votre portail.

Deux éléments échappent à ce droit. Les notes de psychothérapie d'un prestataire de santé mentale, conservées séparément, et les informations compilées en prévision d'une procédure civile, pénale ou administrative, sont toutes deux exclues en vertu de l'article 45 CFR 164.524. Tout le reste dans l'ensemble de dossiers désigné vous appartient pour lecture. Si vous n'êtes pas sûr de ce que cela couvre, commencez par ce qui se trouve dans vos dossiers médicaux et qui en est légalement propriétaire.

La vérité cruciale : corriger un dossier ne supprime jamais l'erreur

Une correction n'efface pas la faute. Elle reste à côté. Lorsqu'un prestataire approuve votre demande, l'article 45 CFR 164.526 exige que la modification, ou un lien vers celle-ci, soit jointe au dossier existant, avec chaque dossier concerné identifié. Pas de réécriture. Pas de suppression.

L'entrée originale reste dans le dossier de manière permanente. Votre correction aussi. Votre déclaration de désaccord également, s'ils refusent d'en faire une.

Ce qui recadre tout le travail. Le but d'apprendre à corriger des dossiers médicaux n'est pas l'effacement, c'est de rendre la version exacte visible à chaque futur lecteur de ce dossier : le prochain médecin hospitalier, le prochain pharmacien, le prochain assureur. Cela signifie lire votre copie complète ligne par ligne et noter la date exacte, la page, la consultation et la formulation que vous contestez. Les demandes qui disent "tout cela est faux" sont rejetées, car il n'y a rien de spécifique à joindre. Cela signifie également accepter qu'il s'agisse de paperasse avec un délai de 60 jours, c'est pourquoi une entrée dangereuse nécessite l'appel téléphonique décrit à la fin de cet article à la place.

MyChart livre la plupart de votre dossier en quelques minutes, pas tout

Voici comment demander des dossiers médicaux sur MyChart, ce qui couvre ce dont la plupart des gens ont besoin avant même de rédiger une lettre :

  1. Ouvrez le Menu et sélectionnez Centre de partage.
  2. Choisissez Demander une copie formelle de votre dossier.
  3. Passez en revue l'écran de consentement, confirmez les dates et les types de dossiers, puis Envoyez.
  4. Sur les anciennes versions, le chemin est Menu, puis Mon dossier, puis Demande de dossier.
  5. Pour une copie instantanée, ouvrez Centre de documents ou Dossiers de visite et sélectionnez Télécharger le dossier complet.

Ce téléchargement ne devrait rien coûter et prendre aucun temps. Depuis l'entrée en vigueur de la règle sur le blocage de l'information le 5 avril 2021, les prestataires doivent rendre vos informations de santé électroniques disponibles sans délai et gratuitement.

Mais savoir comment demander des dossiers médicaux sur MyChart n'est pas la même chose que de détenir le dossier complet. Les portails omettent régulièrement les études d'imagerie elles-mêmes (vous recevez le rapport du radiologue, pas les films), les dossiers externes numérisés, les consultations avant l'EHR, et parfois les rapports opératoires et anatomopathologiques complets. Ceux-ci nécessitent la demande formelle. Si votre prestataire utilise un portail différent, ou aucun, la voie écrite ci-dessous est le recours, et il vaut la peine de vérifier d'abord si vous pouvez consulter vos dossiers médicaux en ligne gratuitement.

Pas de portail ? Une demande écrite est plus lente mais juridiquement plus solide

Sans portail, comment demander des dossiers médicaux se résume à une page signée avec une date. Inclure :

  • Votre nom légal complet, plus tout nom antérieur sous lequel les dossiers ont été créés
  • Date de naissance et adresse postale actuelle
  • Les dates de service et les dossiers spécifiques que vous souhaitez
  • Format et destination de livraison (adresse e-mail, portail ou adresse postale)
  • Votre signature et la date

Adressez-la au service de gestion de l'information médicale ou de diffusion de l'information, ou au délégué à la protection de la vie privée, et conservez une copie datée. Le courrier certifié, une confirmation de fax, ou un message sur le portail horodaté est ce qui démarre le délai de 30 jours et prouve quand il a commencé. Cette piste papier est la raison pour laquelle une lettre est toujours la meilleure réponse à la question de savoir comment demander des dossiers médicaux à un bureau qui vous a déjà bloqué une fois.

Concernant les coûts, HealthIT.gov est explicite : vous ne pouvez pas être facturé pour la recherche ou la récupération de vos dossiers, seulement des frais raisonnables basés sur les coûts pour des éléments tels que la copie et l'envoi postal. De nombreux grands systèmes proposent des frais forfaitaires d'environ 6,50 $ pour une copie électronique dans le cadre des directives fédérales sur les frais, bien que la litige ait réduit la portée de ce chiffre, considérez-le donc comme une option largement disponible plutôt qu'un plafond universel. La copie papier relève du droit de l'État, généralement d'environ 0,25 $ à 2,00 $ par page. Consultez la page de votre département de la santé de l'État pour connaître le plafond réel par page avant de payer une facture.

Vous pouvez également diriger la copie vers un tiers, tel qu'un avocat, un assureur ou un nouveau clinicien, par écrit. Le retrait en personne et par courrier nécessite généralement une pièce d'identité avec photo, et parfois une notarisation. Si la rédaction à partir de zéro est un obstacle, utilisez des modèles de formulaires de demande de dossiers médicaux.

Trente jours est une date limite légale, pas un objectif de service client

Le temps nécessaire pour obtenir des dossiers médicaux dépend du canal, pas de la courtoisie de votre demande. Une entité couverte doit agir sur une demande d'accès dans les 30 jours, avec une seule prolongation de 30 jours permise uniquement si elle vous en informe par écrit, en vertu de l'article 45 CFR 164.524. En pratique, les téléchargements depuis le portail sont immédiats, les demandes formelles arrivent généralement en 5 à 30 jours ouvrables, et l'imagerie et les dossiers archivés sont les plus lents. Quiconque recherche comment obtenir des dossiers médicaux d'un service de radiologie l'apprend rapidement.

Voici ce que la plupart des pages ne vous diront pas : l'application est réelle mais pas rapide. L'interférence déraisonnable avec votre accès électronique peut être considérée comme du blocage d'information, et une règle finale du Bureau de l'Inspecteur Général du HHS effective le 27 juin 2023 autorise des sanctions pécuniaires civiles allant jusqu'à 1 000 000 $ par infraction. Ces sanctions vont au gouvernement, pas à vous, et elles ne produiront pas votre dossier la semaine prochaine. Ce qu'elles font, c'est faire d'une plainte écrite quelque chose qu'un bureau de conformité lit réellement.

Escaladez par ordre : une relance écrite et datée auprès du délégué à la protection de la vie privée, puis de votre département de la santé de l'État ou du procureur général de l'État, puis une plainte auprès du Bureau des droits civils du HHS. Les plaintes auprès de l'OCR doivent généralement être déposées dans les 180 jours suivant l'infraction, alors ne laissez pas une demande bloquée traîner six mois. Si vous voulez réduire le temps nécessaire pour obtenir des dossiers médicaux, demandez une livraison électronique et limitez la période de dates.

Les demandes de correction réussissent lorsqu'elles nomment une entrée et la prouvent

La version exploitable de la façon de corriger des dossiers médicaux est étroite : soumettre une demande de modification écrite au service des dossiers ou à la protection de la vie privée qui identifie l'entrée exacte, indique ce qui ne va pas, indique ce qui devrait être dit, et joint des preuves. Les imprimés de pharmacie, les notes de consultations antérieures, les résultats de laboratoire et les pièces d'identité ont tous du poids. Une entrée, une preuve, une demande.

L'entité dispose alors de 60 jours à compter de la réception pour agir, avec une prolongation de 30 jours si elle fournit un avis écrit et une nouvelle date d'achèvement, conformément à l'article 45 CFR 164.526. Notez l'asymétrie qui vaut la peine d'être planifiée : l'accès fonctionne sur 30 jours, la modification sur 60.

Les refus sont légaux pour exactement quatre motifs : le prestataire n'a pas créé l'information, elle ne fait pas partie de l'ensemble de dossiers désigné, elle ne serait de toute façon pas accessible pour inspection, ou le prestataire conclut que le dossier est déjà exact et complet. Si vous êtes refusé, soumettez une déclaration de désaccord écrite. Le prestataire peut joindre une réfutation, et les deux documents doivent être joints au dossier et accompagner ces informations lors des futures divulgations.

Ensuite, bouclez la boucle, car c'est la partie de la façon de corriger les dossiers médicaux qui vous protège réellement : demandez par écrit que la modification approuvée soit transmise à tous ceux qui ont déjà reçu les mauvaises informations, y compris votre assureur, le médecin référent et le laboratoire. Avant de déposer quoi que ce soit, vérifiez que l'entrée est véritablement erronée plutôt qu'inconnue. Une application de compagnon de santé comme August AI peut vous aider à traduire les abréviations du dossier et les entrées de médicaments en langage clair, en complément de votre équipe de soins et non en tant que décideur clinique ou service de dossiers.

Une erreur de dossier dangereuse est un appel téléphonique, pas un projet de paperasse

Si l'erreur concerne une allergie active, un groupe sanguin, un médicament ou une dose dans un dossier sous lequel vous ou une personne à charge êtes actuellement traité, ne déposez pas une demande de modification et n'attendez pas. Appelez le clinicien traitant, le pharmacien, ou l'équipe de soins aujourd'hui. Une entrée allergique erronée est quelque chose sur lequel un clinicien agira dès le lendemain matin, et 60 jours ne sont pas un délai qui vous protège.

Demandez au personnel clinique de corriger les listes d'allergies et de médicaments actifs le jour même en raison d'une entrée erronée, ce qu'ils peuvent faire dans le dossier. Déposez la demande de modification écrite par la suite pour la note historique qui l'a causée.

  • Appelez le 911 ou rendez-vous aux urgences maintenant si : on vous a administré un médicament pour lequel votre dossier vous avait faussement autorisé et vous avez de l'urticaire, un gonflement du visage ou de la gorge, ou des difficultés respiratoires.
  • Prenez rendez-vous dans la semaine si : votre dossier contient un diagnostic ou un médicament que vous n'avez jamais eu et qu'il influence les prescriptions ou les références actuelles.
  • Parlez à un clinicien avant de commencer si : vous prévoyez d'arrêter, de commencer ou de modifier un médicament en raison de quelque chose que vous avez lu dans votre dossier.

Apportez votre propre liste écrite de médicaments, de doses et d'allergies lors de votre prochaine visite et demandez qu'elle soit rapprochée du dossier à l'écran pendant que vous regardez. Si vous n'êtes pas sûr de l'urgence d'un problème présumé de médicament ou d'allergie, le Vérificateur de symptômes August AI gratuit peut vous aider à trier le niveau de triage avant de décider qui appeler.

Questions fréquemment posées

Un prestataire peut-il refuser de me transmettre mes dossiers parce que j'ai une facture impayée ?

Non. Un solde impayé n'est pas un motif légal pour retenir vos dossiers en vertu du droit d'accès de la HIPAA. Les recouvrements et l'accès sont des questions distinctes, et un bureau de dossiers qui conditionne la transmission au paiement d'une facture de traitement est du mauvais côté de la règle. Mettez le refus par écrit, citez le droit d'accès, et envoyez-le au délégué à la protection de la vie privée.

Comment obtenir des dossiers d'un médecin à la retraite ou d'un cabinet fermé ?

Recherchez le successeur du responsable des dossiers. Lorsqu'un cabinet ferme, vend ou fusionne, les dossiers sont généralement transférés au groupe acquéreur, à un responsable désigné, ou à un fournisseur de stockage commercial. Votre conseil médical d'État peut souvent identifier qui les détient, car les titulaires de licence doivent signaler un accord de responsable. Essayez également l'ancienne société de facturation du cabinet et tout hôpital où le clinicien avait des privilèges.

Est-il plus rapide de faire envoyer mes dossiers directement à un nouveau médecin plutôt qu'à moi ?

Généralement. Un transfert de prestataire à prestataire pour la continuité des soins passe typiquement par une file d'attente différente et plus rapide qu'une demande de copie par le patient, et il est souvent effectué gratuitement. Signez une autorisation au bureau de votre nouveau clinicien et laissez leur personnel s'en occuper. Demandez votre propre copie en parallèle, car vous voulez toujours lire ce qui a été envoyé.

Puis-je demander des dossiers médicaux pour mon enfant ou pour un parent âgé ?

Oui, en tant que représentant personnel. Pour un enfant mineur, un parent ou un tuteur se qualifie généralement, bien que le droit de l'État prévoie la confidentialité des adolescents pour des domaines tels que la santé reproductive et comportementale. Pour un parent adulte, vous avez besoin de documents : une procuration de soins de santé, une ordonnance de tutelle, ou une autorisation signée. Envoyez les documents avec la demande pour éviter un rejet.

Dois-je donner une raison pour demander mes dossiers médicaux ?

Non. Vous n'êtes pas tenu de justifier la demande, d'expliquer ce que vous comptez faire des dossiers, ou de divulguer si un avocat est impliqué. Un formulaire qui exige un motif peut être laissé vierge dans ce champ. Le refus de transmettre des dossiers parce que vous avez refusé d'indiquer une raison n'est pas une base de refus autorisée.

En résumé : comment obtenir des dossiers médicaux est une habitude en deux étapes. Téléchargez tout ce que le portail vous donnera aujourd'hui, puis envoyez une demande écrite datée au responsable des dossiers pour ce que le portail omet, et tenez-les responsables pendant 30 jours. Si vous trouvez une erreur, nommez l'unique entrée, joignez une preuve, attendez-vous à une addition plutôt qu'à une suppression, et appelez l'équipe de soins le jour même si l'erreur est cliniquement dangereuse.

Avis de non-responsabilité : Cet article est à titre informatif uniquement et ne constitue pas un avis médical. Consultez toujours un professionnel de la santé qualifié pour les décisions de diagnostic et de traitement. Si vous êtes confronté à une urgence médicale, appelez le 911 ou rendez-vous immédiatement aux urgences les plus proches.