Être l'enfant adulte de quelqu'un ne vous donne aucun droit à ses informations médicales. Pour que le médecin de votre parent vous parle, vous avez besoin de l'une des deux choses suivantes : un formulaire d'autorisation HIPAA signé pour les membres de la famille déposé auprès de ce fournisseur spécifique, ou une autorité légale en tant que représentant personnel. Une autorisation verbale lors d'une visite fonctionne aujourd'hui.

  • HIPAA restreint le fournisseur, pas vous. Le statut familial en soi ne vous accorde rien.
  • Une autorisation signée doit vous nommer, décrire ce qui peut être partagé, indiquer un objectif et comporter une date ou un événement d'expiration.
  • Déposez-en un auprès de chaque organisation séparément. Les autorisations ne voyagent pas entre une clinique, un hôpital et une pharmacie.
  • Cochez la case qui autorise les conversations téléphoniques. Une autorisation de divulgation de dossier n'est pas une permission de parler.
  • Une procuration de soins de santé est l'instrument le plus solide. Faites-la signer pendant que votre parent a encore sa capacité.

Être l'enfant adulte ne vous donne aucun droit au dossier de votre parent

HIPAA s'applique-t-il aux membres de la famille ? Seulement indirectement, et cette distinction est la chose la plus utile que vous puissiez emporter lors de votre prochain appel téléphonique. La règle lie l'entité couverte : le médecin, l'hôpital, la pharmacie, le régime d'assurance maladie. Rien dans cette règle ne vous empêche de parler, de télécopier un historique de deux pages des chutes de votre mère, ou de décrire ce que vous avez vu mardi dernier. Elle limite seulement ce que le bureau peut vous divulguer en retour.

La réceptionniste n'est donc pas obstructive. Elle suit une règle qui vous traite, légalement, comme un étranger jusqu'à ce que quelque chose au dossier indique le contraire.

Être un conjoint, un enfant adulte, ou la personne qui conduit à chaque rendez-vous ne fait pas de vous quoi que ce soit en vertu de HIPAA. Les orientations fédérales sur les représentants personnels en vertu de 45 CFR 164.502(g) lient l'accès à l'autorité décisionnelle légale, pas à la parenté. Cela laisse deux voies durables : votre parent autorise la divulgation par écrit, ou vous détenez une autorité légale en tant que son représentant personnel. Cet article couvre les deux, dans cet ordre.

Il existe un raccourci plus discret dans la première voie. Le HHS a confirmé qu'une demande écrite signée par un patient qui identifie clairement un membre de la famille et demande au fournisseur d'envoyer des copies de dossiers à cette personne doit être respectée, sans formulaire spécial requis. Rien de tout cela ne régit le partage de dossiers entre cliniciens, ce qui est une question distincte de la question de savoir quels médecins peuvent déjà consulter les dossiers de votre parent.

Une autorisation HIPAA est le laissez-passer de votre parent, pas votre dossier

Alors, qu'est-ce qu'une autorisation HIPAA ? C'est une autorisation écrite, datée et signée par le patient, indiquant à un fournisseur désigné qu'il peut divulguer des informations spécifiées à une personne désignée. Votre parent est l'auteur. Vous êtes le destinataire.

Conformément à la section 45 CFR 164.508, une autorisation valide doit contenir sept éléments :

  • une description spécifique des informations à divulguer
  • qui peut les divulguer
  • qui peut les recevoir
  • le but de la divulgation
  • une date ou un événement d'expiration
  • la signature du patient et la date
  • une déclaration du droit de révocation par écrit

Seul le patient, ou un représentant personnel existant, peut la signer. Un soignant qui remplit le formulaire et signe de son propre nom a produit un document nul, et un commis aux dossiers qui en a vu mille le repérera en quatre secondes. Le formulaire d'autorisation HIPAA type de la Commission du barreau américain sur le droit et le vieillissement pour les membres de la famille et les amis est la norme de facto que les cabinets d'avocats spécialisés dans le droit des aînés et de nombreuses cliniques distribuent, bien que la plupart des fournisseurs préfèrent toujours leur propre version.

Quatre étapes pour faire enregistrer un formulaire d'autorisation HIPAA pour les membres de la famille

Demandez le formulaire d'autorisation HIPAA propre au fournisseur pour les membres de la famille via le portail patient, l'accueil, ou le service de gestion de l'information médicale de l'hôpital. Votre parent décrit ce qui peut être partagé, vous nomme, indique le but, fixe une date d'expiration, puis le signe et le date. Retournez-le, confirmez qu'il a été numérisé dans le dossier, et répétez pour chaque fournisseur et chaque régime.

Première étape : demandez avant le rendez-vous, pas pendant. Envoyez un message sur le portail ou appelez le cabinet quelques jours à l'avance. Demandez à qui le formulaire complété doit être adressé, et s'ils acceptent le téléchargement via le portail, le fax, l'e-mail ou la remise en personne uniquement. Les bureaux varient considérablement sur ce dernier point, et un formulaire envoyé de manière incorrecte disparaît discrètement.

Deuxième étape : faites-le remplir par votre parent, et recherchez la case pour discussion verbale. C'est là que la plupart des soignants perdent six mois. Une autorisation autorisant des copies de dossiers n'est pas une permission pour une infirmière de discuter avec vous par téléphone du résultat de potassium de lundi. Si le formulaire sépare les deux, cochez les deux. S'il ne le fait pas, écrivez vous-même la phrase avant que votre parent ne signe : autorisation de discuter de mes soins verbalement, y compris par téléphone.

Troisième étape : déposez-en un par organisation. Médecine générale, chaque spécialiste, l'hôpital, le centre d'imagerie, la pharmacie, et le régime d'assurance maladie. Les autorisations ne voyagent pas entre les entités couvertes, et le cabinet de cardiologie qui partage un atrium avec l'hôpital est généralement une entité distincte à cette fin.

Quatrième étape : conservez votre propre copie et assurez-vous que le dossier la mentionne. Photographiez le formulaire signé avant de le remettre. Demandez au bureau d'indiquer l'autorisation dans les données démographiques du dossier ou dans la section d'alerte, où une infirmière téléphonique la verra réellement, plutôt que de la dissimuler dans des documents numérisés. Notez le nom du membre du personnel qui l'a reçu et la date.

Si le bureau n'a pas de formulaire du tout, n'attendez pas. Une lettre signée de votre parent vous nommant et demandant que les dossiers vous soient envoyés satisfait à la position du HHS décrite ci-dessus.

Vous pouvez obtenir des réponses aujourd'hui sans aucun formulaire, si votre parent le dit à voix haute

Les formalités administratives prennent une semaine. Le consentement prend quatre secondes. La fiche d'information du consommateur du Bureau des droits civils du HHS sur le partage d'informations de santé avec la famille et les amis stipule explicitement qu'un fournisseur peut discuter des soins d'un patient avec un membre de la famille présent au rendez-vous ou au téléphone, tant que le patient ne s'y oppose pas. Aucune autorisation écrite n'est nécessaire à cet effet.

Alors utilisez la pièce dans laquelle vous êtes déjà. Une phrase qui fonctionne : « Dr. Alvarez, ma mère souhaite que je participe à ses soins. Maman, est-ce que ça va si nous en parlons ensemble ? » Demandez ensuite à l'infirmière ou au clinicien de consigner l'autorisation verbale dans la note de visite, afin que la personne suivante qui répond au téléphone ne parte pas de zéro.

La même fiche d'information couvre le cas plus difficile. Si votre parent n'est pas présent ou est incapable, inconscient après une chute ou dans les premières heures après un AVC, le fournisseur peut utiliser son jugement professionnel pour partager des informations pertinentes avec la famille dans l'intérêt supérieur du patient, sans autorisation écrite préalable.

Être organisé lors d'une visite améliore ce que vous en retirez. Une application compagnon de santé comme August AI peut vous aider à tenir une liste à jour des médicaments, des symptômes et des questions à aborder lors du rendez-vous. C'est un complément à la visite, pas un clinicien, et cela ne remplace pas la conversation.

Si votre parent ne peut pas ou ne veut pas signer, vous avez besoin d'une autorité légale, pas d'un meilleur formulaire

Un représentant personnel HIPAA est une personne ayant l'autorité légale de prendre les décisions de soins de santé du patient, c'est-à-dire un titulaire de procuration de soins de santé ou un tuteur nommé par le tribunal. Ce statut, en vertu de la section 45 CFR 164.502(g), confère un accès aux dossiers. La parenté ne le fait pas.

C'est la comparaison qui vaut la peine d'être clarifiée : une autorisation permet uniquement la divulgation puis expire, tandis qu'une procuration de soins de santé fait de vous un décideur avec un accès permanent. Si votre parent signe quoi que ce soit, faites-lui signer les deux.

Avec la démence ou le déclin cognitif précoce, l'argument du moment est l'argument entier. Faites les documents maintenant, pendant que votre parent peut encore prendre ses propres décisions et expliquer ce qu'il veut. Attendre que les formulaires soient manifestement nécessaires signifie généralement attendre qu'ils ne soient plus possibles.

Si la capacité est déjà perdue et qu'aucune procuration de soins de santé n'existe, votre solution de repli est la tutelle ou la curatelle par le biais du tribunal des successions. C'est lent, cela coûte cher, et cela nécessite presque toujours un avocat. Un parent qui a la capacité et refuse simplement, quant à lui, a le droit de refuser. Votre solution de contournement est le consentement verbal lors des visites, pas un document qu'il n'a pas signé.

Une ligne d'expiration vierge peut annuler toute l'autorisation

La durée de validité d'une autorisation HIPAA est fixée par le formulaire lui-même. La section 164.508 exige une date ou un événement d'expiration, et la loi fédérale ne prévoit pas de durée par défaut. Laisser cette ligne vierge rend le formulaire défectueux. Les bureaux d'enregistrement peuvent le rejeter, et les bons le font.

Voici ce que la plupart des pages ne vous diront pas : comme il n'y a pas de défaut légal, le nombre que vous écrivez est un jugement éditorial, pas une règle. Deux choix sensés. Pour une hospitalisation ou une maladie unique, liez-la à l'événement, comme « jusqu'à ce que le traitement de cette fracture de la hanche soit terminé ». Pour les soins continus, écrivez une date un an plus tard et notez le renouvellement dans votre calendrier dès maintenant.

La révocation va dans l'autre sens et reste auprès de votre parent. Il peut révoquer par écrit à tout moment, et la révocation n'annule pas les divulgations que le fournisseur a déjà faites en se basant sur le formulaire. Redéposez chaque fois que votre parent change de fournisseur, de régime d'assurance maladie ou de pharmacie.

La libération de dossier ne fait rien pour Medicare, et votre État peut exiger plus

Medicare ne discutera pas des réclamations, de l'éligibilité ou des primes d'un bénéficiaire avec un membre de la famille par téléphone, à moins que le bénéficiaire n'ait une autorisation écrite au dossier. L'instrument pour cela est le formulaire CMS 10106, Autorisation de divulgation d'informations personnelles sur la santé, qui peut être défini pour une durée indéterminée ou pour une période spécifique. L'autorisation de votre cardiologue pour votre mère n'a aucun effet sur cela.

Les régimes Medicare Advantage, les régimes de la Partie D et les pharmacies utilisent chacun leur propre formulaire. Appelez le numéro des services aux membres figurant sur la carte et demandez lequel ils souhaitent.

Le HIPAA fédéral est un minimum, pas un maximum. La loi californienne sur la confidentialité des informations médicales est l'exemple typique d'un État qui s'en dote davantage. Pour savoir ce qui s'applique à vous, demandez au bureau des dossiers médicaux ou de la gestion de l'information médicale quel formulaire de libération spécifique à l'État ils exigent, et consultez le site Web du procureur général de votre État ou du ministère de la santé.

Foire aux questions

Le cabinet du médecin doit-il me donner les dossiers dans les 30 jours ?

Parfois. La date limite de 30 jours stipulée dans 45 CFR 164.524 s'applique aux demandes d'accès du patient ou de son représentant personnel, avec une prolongation de 30 jours autorisée si le fournisseur informe le demandeur par écrit de la raison. Si vous vous appuyez sur une autorisation plutôt que sur un statut de représentant, cette échéance ne vous concerne pas. Faire en sorte que votre parent fasse la demande directement est plus rapide.

Un médecin peut-il refuser de me parler même après que mon parent ait signé le formulaire ?

Oui. Le HHS a déclaré qu'un fournisseur peut refuser de traiter une personne comme représentant personnel, même un titulaire de procuration de soins de santé, s'il croit raisonnablement que le patient a été ou pourrait être soumis à des abus, de la négligence ou un danger de la part de cette personne. C'est une exception limitée, rarement invoquée, et non susceptible d'appel par le biais de l'accueil.

Une procuration financière ou durable me permet-elle de voir les dossiers médicaux de mon parent ?

Généralement non. Ce qui compte, c'est de savoir si le document accorde l'autorité sur les décisions de soins de santé, et non s'il dit « durable ». Une procuration financière couvrant les opérations bancaires et les biens ne fait généralement pas de vous un représentant personnel pour les informations médicales. Lisez les dispositions relatives aux soins de santé, ou demandez à l'avocat qui a rédigé le document. S'il n'y en a pas, faites signer une procuration de soins de santé distincte.

Puis-je utiliser le même formulaire pour obtenir les dossiers de santé mentale ou de traitement de la toxicomanie de mon parent ?

Généralement non. HIPAA autorise le partage avec la famille et les soignants pendant une crise de santé mentale ou d'utilisation de substances, y compris une surdose d'opioïdes. Mais les dossiers de traitement des troubles liés à l'usage de substances bénéficient de protections supplémentaires en vertu de la 42 CFR Partie 2, donc un formulaire d'autorisation HIPAA standard pour les membres de la famille peut ne pas les couvrir. Demandez au programme quel est son propre formulaire de consentement requis.

Ai-je besoin d'une autorisation HIPAA pour parler au médecin de mon propre enfant ?

Non. Les parents agissent généralement comme représentants personnels de leurs propres enfants mineurs, donc aucune autorisation distincte n'est nécessaire. La loi de l'État prévoit des exceptions où les adolescents peuvent consentir à des soins confidentiels, généralement concernant les services de santé reproductive, de santé mentale et d'usage de substances. Ces dossiers peuvent vous être refusés. Pour les soucis quotidiens lorsque votre enfant ne se sent pas bien, l'accès n'est pas le problème.

En résumé

Travaillez dans cet ordre. Demandez verbalement lors de la prochaine visite, aujourd'hui, et faites-le consigner dans la note. Obtenez le formulaire d'autorisation HIPAA de chaque fournisseur pour les membres de la famille, signé avec une date d'expiration réelle et une autorisation explicite pour les discussions par téléphone. Obtenez une procuration de soins de santé pendant que votre parent a sa capacité. Déposez séparément le formulaire CMS-10106 pour Medicare.

La seule erreur qui coûte le plus cher aux gens est de supposer que la parenté suffit et d'attendre une crise pour commencer les formalités administratives.

Cet article est une information éducative sur les règles de confidentialité en matière de santé. Il ne constitue pas un avis juridique ou médical, et les spécificités varient selon l'État et le fournisseur. Si la capacité, la tutelle ou une situation familiale litigieuse sont impliquées, consultez un avocat spécialisé dans le droit des aînés concernant votre situation.

Avis de non-responsabilité : Cet article est fourni à titre informatif uniquement et ne constitue pas un avis médical. Consultez toujours un professionnel de la santé qualifié pour les décisions de diagnostic et de traitement. Si vous êtes confronté à une urgence médicale, appelez le 911 ou rendez-vous immédiatement au service des urgences le plus proche.