Les dossiers médicaux des employés ne sont pas censés être accessibles à tout le monde dans une entreprise. Même lorsqu'un employeur a légitimement besoin d'informations sur la santé, l'accès doit généralement être limité aux personnes qui ont une raison spécifique de les recevoir.
Les règles peuvent être confuses car les lois sur la divulgation des dossiers médicaux HIPAA et les lois sur la confidentialité médicale sur le lieu de travail ne couvrent pas exactement les mêmes informations. L'HIPAA protège certaines informations médicales détenues par les prestataires de soins de santé et les régimes de santé, mais elle ne s'applique généralement pas aux dossiers d'emploi tenus par un employeur. Les informations médicales des employés peuvent également être protégées par des lois telles que l'Americans with Disabilities Act (ADA), qui oblige les employeurs à conserver les informations médicales confidentielles et séparées des dossiers du personnel ordinaires.
Cela signifie que votre responsable, vos collègues, le personnel des RH ou d'autres employés n'ont pas automatiquement le droit de voir votre diagnostic, les détails de votre traitement ou vos dossiers médicaux complets simplement parce que vous travaillez pour l'entreprise.
TL;DR : Points clés à retenir
- Les informations médicales des employés doivent généralement être conservées confidentiellement et séparément des dossiers du personnel ordinaires.
- Les collègues ne devraient pas avoir accès aux dossiers médicaux d'un employé simplement parce qu'ils travaillent dans la même entreprise.
- Les responsables et les superviseurs peuvent recevoir des informations médicales limitées lorsque cela est nécessaire pour gérer les restrictions de travail ou les aménagements raisonnables.
- Le personnel de premiers secours et de sécurité peut avoir besoin de certaines informations en cas d'urgence.
- Les RH ou le personnel désigné peuvent avoir besoin d'y accéder lors du traitement de questions d'emploi légitimes, mais l'accès doit être limité.
- L'HIPAA ne réglemente généralement pas les dossiers d'emploi tenus par un employeur.
- Les prestataires de soins de santé ne peuvent généralement pas envoyer d'informations médicales directement à un employeur sans l'autorisation de l'employé, à moins qu'une autre loi applicable ne permette ou n'exige la divulgation.
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Qui ne devrait pas avoir accès aux dossiers médicaux des employés ?
La règle de base est simple : les informations médicales des employés ne devraient être accessibles qu'aux personnes qui ont une raison légitime de les recevoir.
En vertu de l'ADA, les employeurs doivent tenir confidentielles les informations médicales sur les candidats et les employés. Cela inclut les informations qui ne contiennent pas de diagnostic spécifique. L'EEOC recommande également de conserver les informations médicales dans des dossiers médicaux séparés plutôt que dans des dossiers du personnel ordinaires.
Le même principe s'applique lorsque les informations sont stockées électroniquement. Avoir accès au système informatique d'une entreprise ne signifie pas automatiquement qu'un employé devrait pouvoir consulter les informations médicales d'un autre employé.
Collègues
Un collègue n'a généralement pas besoin d'avoir accès aux informations médicales d'un autre employé.
Par exemple, un employé peut recevoir un horaire de travail modifié comme aménagement raisonnable. Les collègues peuvent savoir que l'horaire a changé, mais ils n'ont généralement pas besoin de connaître la raison médicale derrière cela.
Un responsable peut expliquer qu'un arrangement sur le lieu de travail a été approuvé sans révéler le diagnostic de l'employé ou d'autres détails médicaux confidentiels.
Employés de départements non liés
Une personne travaillant à la paie, à la comptabilité, aux ventes, au marketing, à l'informatique ou dans un autre département n'a pas automatiquement le droit de consulter les informations médicales d'un employé.
Ceci est particulièrement important lorsque les informations médicales sont stockées électroniquement. L'accès doit être restreint aux personnes qui ont une raison légitime d'utiliser les informations.
La capacité d'un employé à accéder à un système d'entreprise ne crée pas, en soi, une raison légitime de consulter les dossiers médicaux d'un autre employé.
Responsables qui n'ont pas besoin de l'information
Les responsables peuvent parfois recevoir des informations médicales limitées, mais ils ne devraient pas recevoir automatiquement le dossier médical complet d'un employé.
Par exemple, un superviseur peut avoir besoin de savoir qu'un employé a une restriction de levage ou nécessite un aménagement particulier sur le lieu de travail. Le superviseur n'a généralement pas besoin de l'intégralité de l'historique médical de l'employé pour mettre en œuvre cette restriction.
Autres employés
Un employeur ne devrait pas rendre disponibles les informations médicales d'un employé simplement parce qu'un autre employé est curieux, travaille en étroite collaboration avec cette personne, ou veut comprendre pourquoi l'employé est absent.
Les informations médicales peuvent rester confidentielles même lorsqu'un employé a volontairement discuté de certaines informations de santé au travail.
Qui peut avoir besoin d'un accès limité aux informations médicales des employés ?
La confidentialité ne signifie pas que personne dans une organisation ne peut jamais voir d'informations médicales.
Certains employés peuvent avoir besoin d'un accès limité pour accomplir leurs tâches ou respecter leurs obligations légales.
RH ou personnel désigné
Le personnel des ressources humaines peut avoir besoin d'accéder à la documentation médicale lors du traitement des demandes d'aménagement raisonnable, des congés médicaux ou d'autres questions d'emploi légitimes.
Cela ne signifie pas que les RH devraient avoir un accès illimité à l'intégralité de l'historique médical d'un employé. Les informations doivent être traitées confidentiellement et accessibles uniquement lorsque cela est nécessaire pour le but d'emploi pertinent.
Superviseurs et responsables
Un superviseur peut avoir besoin de connaître les restrictions de travail ou un aménagement approuvé.
Par exemple, si un employé ne peut pas soulever des objets d'un certain poids, le responsable peut avoir besoin de connaître la restriction afin que le travail puisse être attribué de manière appropriée. Le responsable n'a pas nécessairement besoin de connaître le diagnostic de l'employé, l'historique du traitement ou d'autres informations de santé non pertinentes.
Personnel de premiers secours et de sécurité
Les informations médicales peuvent parfois devoir être partagées avec les personnes responsables des traitements d'urgence ou de l'assistance.
Par exemple, des informations pertinentes peuvent être nécessaires si un employé a une condition médicale qui pourrait nécessiter des soins d'urgence au travail.
Même dans ces situations, les informations partagées doivent être limitées à ce qui est pertinent pour l'urgence ou la question de sécurité.
Personnes traitant des affaires d'indemnisation des accidents du travail ou d'assurance
Les informations médicales peuvent également devoir être divulguées à des fins d'indemnisation des accidents du travail ou d'assurance lorsque cela est permis ou requis par la loi applicable.
Le point important est que ces situations ne créent pas un accès illimité à l'intégralité du dossier médical d'un employé.
L'HIPAA s'applique-t-elle aux dossiers médicaux des employés ?
C'est là que beaucoup de gens se confondent.
L'HIPAA s'applique généralement aux informations de santé protégées détenues par les prestataires de soins de santé couverts, les régimes de santé et certaines autres entités couvertes. Elle ne protège généralement pas les dossiers d'emploi détenus par un employeur, même lorsque ces dossiers contiennent des informations relatives à la santé.
Par exemple, supposez que vous donniez à votre employeur une note du médecin pour appuyer une demande de congé. La copie de l'employeur fait partie du dossier d'emploi. L'HIPAA ne réglemente généralement pas ce dossier détenu par l'employeur de la même manière qu'elle réglemente le dossier médical d'un prestataire de soins de santé couvert.
D'autres lois peuvent encore protéger ces informations. En particulier, l'ADA exige que les employeurs maintiennent la confidentialité des informations médicales qu'ils obtiennent sur les candidats et les employés.
Pour en savoir plus sur les droits généraux en matière de dossiers médicaux, consultez notre guide sur les dossiers médicaux : ce qu'ils contiennent, qui en est légalement propriétaire et comment obtenir votre copie.
Cette distinction est importante lorsque l'on examine les lois sur la divulgation des dossiers médicaux HIPAA. L'HIPAA ne signifie pas que chaque document médical qu'un employeur possède est automatiquement un dossier médical protégé par l'HIPAA.
Pour le cadre plus large de l'HIPAA, consultez le site du HHS sur l'HIPAA pour les particuliers.
Un employeur peut-il obtenir des dossiers médicaux directement de votre médecin ?
En général, votre prestataire de soins de santé ne peut pas simplement envoyer vos dossiers médicaux à votre employeur parce que l'employeur le demande.
Lorsqu'un employeur demande directement des informations médicales à un prestataire de soins de santé, celui-ci ne peut généralement pas les divulguer sans l'autorisation de l'individu, à moins qu'une autre loi applicable ne permette ou n'exige la divulgation.
Il existe des exceptions limitées. Certaines circonstances peuvent impliquer une surveillance médicale sur le lieu de travail, une maladie ou une blessure liée au travail, ou des exigences de sécurité au travail.
Les circonstances spécifiques importent. Une demande d'informations médicales par un employeur ne signifie pas automatiquement qu'un prestataire de soins de santé peut divulguer l'intégralité du dossier médical d'un employé.
Si vous avez besoin de demander formellement vos propres dossiers, consultez notre guide sur les modèles de formulaires de demande de dossiers médicaux et comment les utiliser.
Qu'en est-il des dossiers médicaux électroniques HIPAA ?
La même distinction fondamentale s'applique aux informations médicales stockées électroniquement.
Les dossiers médicaux électroniques HIPAA peuvent être protégés par l'HIPAA lorsqu'ils sont détenus par un prestataire de soins de santé couvert ou un régime de santé. Cependant, les dossiers d'emploi électroniques détenus par un employeur ne sont généralement pas couverts par l'HIPAA simplement parce qu'ils contiennent des informations de santé.
Pour les employeurs, l'ADA exige toujours que les informations médicales soient conservées confidentiellement et séparément des dossiers du personnel ordinaires. Le stockage électronique n'élimine pas cette exigence de confidentialité.
En pratique, un employeur ne devrait pas traiter une base de données électronique partagée des employés comme une raison d'accès illimité aux informations médicales.
Pour en savoir plus sur l'accès à vos propres dossiers numériquement, consultez notre guide sur comment consulter gratuitement vos dossiers médicaux en ligne.
Quelles informations un responsable a-t-il réellement besoin de connaître ?
Une distinction utile est entre les informations médicales et les informations relatives au travail.
Un responsable peut avoir besoin de savoir :
- Qu'un employé a une restriction de travail approuvée
- Quelle restriction sur le lieu de travail doit être respectée
- Quel aménagement a été approuvé
- Quand un aménagement ou une restriction s'applique
Le responsable n'a généralement pas besoin de connaître :
- L'intégralité de l'historique médical de l'employé
- Les diagnostics non pertinents
- Les détails du traitement
- L'historique des médicaments non lié au problème sur le lieu de travail
- Les informations privées sur d'autres conditions médicales
L'objectif est de donner au responsable suffisamment d'informations pour gérer le problème sur le lieu de travail sans révéler inutilement des détails médicaux confidentiels.
Que faire si vous pensez que vos informations médicales ont été partagées de manière inappropriée ?
Commencez par documenter ce qui s'est passé.
Notez quelles informations ont été divulguées, qui les a reçues, quand la divulgation a eu lieu et comment vous en avez eu connaissance. Conservez des copies des courriels, messages ou autres documents pertinents.
Vous pouvez ensuite demander au service des RH de votre employeur ou au contact désigné pour la confidentialité comment les informations médicales sont stockées et qui y a accès.
Si la préoccupation concerne un prestataire de soins de santé ou un régime de santé et que vous pensez que des informations de santé protégées ont été divulguées de manière inappropriée, l'HIPAA peut être pertinente. Pour les préoccupations concernant la confidentialité sur le lieu de travail, l'ADA et d'autres lois sur l'emploi peuvent également s'appliquer.
L'agence appropriée ou le processus juridique dépend des circonstances, donc les détails spécifiques de la divulgation sont importants.
Questions fréquentes
Mes collègues peuvent-ils voir mes dossiers médicaux ?
En général, les collègues ne devraient pas avoir accès à vos informations médicales confidentielles simplement parce qu'ils travaillent pour le même employeur. Les informations médicales des employés doivent généralement rester confidentielles.
Mon responsable peut-il voir mon diagnostic ?
Pas nécessairement. Un responsable peut avoir besoin d'informations sur les restrictions de travail ou un aménagement raisonnable, mais cela ne donne pas automatiquement au responsable accès à votre diagnostic ou à votre historique médical complet.
L'HIPAA protège-t-elle les dossiers médicaux au travail ?
Cela dépend des dossiers auxquels vous faites référence.
L'HIPAA ne s'applique généralement pas aux dossiers d'emploi tenus par un employeur. Les informations médicales détenues par un prestataire de soins de santé couvert ou un régime de santé peuvent être protégées par l'HIPAA. Les informations médicales détenues par un employeur peuvent toujours être protégées par d'autres lois, notamment l'ADA.
Mon employeur peut-il appeler mon médecin pour obtenir mes dossiers médicaux ?
Un prestataire de soins de santé ne peut généralement pas fournir à votre employeur vos informations médicales sans votre autorisation, à moins qu'une autre loi applicable ne permette ou n'exige la divulgation.
Qui peut accéder aux informations médicales des employés ?
Selon les circonstances, le personnel des RH désigné, les superviseurs ou les responsables ayant besoin d'informations pour les aménagements ou les restrictions de travail, le personnel de premiers secours et de sécurité, et les personnes traitant des affaires d'indemnisation des accidents du travail ou d'assurance peuvent avoir accès aux informations pertinentes.
L'accès doit être limité à ce qui est autorisé et nécessaire pour le but spécifique.
Les dossiers médicaux des employés doivent-ils être conservés avec les dossiers du personnel ?
Non. Les informations médicales doivent généralement être conservées séparément des dossiers du personnel ordinaires et traitées comme confidentielles. Les informations médicales électroniques doivent bénéficier de protections similaires.
Et si mon employeur a partagé mon diagnostic avec des collègues ?
Documentez ce qui s'est passé et envisagez de soulever le problème auprès des RH ou du responsable de la confidentialité ou de la conformité approprié.
La question de savoir si une divulgation a violé la loi dépend des informations partagées, de qui les a reçues, pourquoi elles ont été partagées et des lois applicables.
Conclusion
Les informations médicales des employés ne sont pas quelque chose auquel tout le monde dans une entreprise devrait pouvoir accéder. Les collègues et les employés sans raison légitime liée au travail ne devraient pas avoir un accès illimité aux dossiers médicaux d'un autre employé.
Certaines personnes, comme le personnel des RH désigné, les superviseurs, le personnel de premiers secours ou le personnel de l'indemnisation des accidents du travail, peuvent avoir accès à des informations limitées lorsqu'une exception spécifique ou un objectif d'emploi légitime s'applique.
La distinction clé lorsque l'on considère les lois sur la divulgation des dossiers médicaux HIPAA est que l'HIPAA régit généralement les informations de santé protégées détenues par les prestataires de soins de santé couverts et les régimes de santé. Les informations médicales des employés détenues par un employeur sont généralement régies par la confidentialité sur le lieu de travail et les lois sur l'emploi plutôt que par l'HIPAA seule.
Le stockage électronique ne change pas ce principe de base. Les dossiers médicaux électroniques HIPAA détenus par des organisations de soins de santé couvertes peuvent relever de l'HIPAA, tandis que les dossiers d'emploi électroniques détenus par un employeur ne deviennent généralement pas protégés par l'HIPAA simplement parce qu'ils contiennent des informations médicales.
