Essayer de retrouver un ancien dossier médical peut ressembler à une chasse au trésor, surtout si le cabinet du médecin a fermé, si vous avez déménagé plusieurs fois ou si les dossiers datent de l'enfance.

La bonne nouvelle, c'est que les anciens dossiers sont parfois plus faciles à retrouver que ce que l'on pense. Commencez par le prestataire de soins ou l'établissement qui a créé les dossiers, puis remontez le fil si ce bureau n'existe plus. Pour les dossiers plus anciens, vous devrez peut-être contacter un système hospitalier, un service des archives médicales ou l'organisation qui a repris une pratique fermée.

Si vous vous demandez comment obtenir d'anciens dossiers médicaux, le plus important est d'identifier qui les a créés ou qui les conserve actuellement.

EN BREF : Points clés

  • Commencez par le cabinet du médecin, l'hôpital, la clinique ou le système de santé qui a créé les dossiers.
  • Si la pratique a fermé, demandez où ses dossiers de patients ont été transférés ou qui les conserve actuellement.
  • Pour les dossiers d'enfance, consultez les pédiatres, les médecins de famille, les hôpitaux, les dossiers de santé scolaires et les anciens documents familiaux.
  • Les portails patients peuvent vous aider à trouver des dossiers plus récents, mais les dossiers très anciens n'ont peut-être jamais été numérisés.
  • Lorsque vous demandez des dossiers, incluez votre nom complet, votre date de naissance, les dates approximatives des soins, le nom du prestataire et les dossiers spécifiques dont vous avez besoin.
  • La HIPAA vous donne généralement le droit d'accéder à certaines informations de santé que le prestataire concerné conserve encore, mais elle n'oblige pas les prestataires à conserver les dossiers indéfiniment.
  • Pour les dossiers datant de plusieurs décennies, leur disponibilité dépend en partie du fait que les dossiers aient été conservés, archivés ou transférés.

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Besoin de soins médicaux maintenant ? N'attendez pas les anciens dossiers si vous présentez un problème de santé potentiellement grave ou urgent. Recherchez des soins médicaux appropriés et indiquez au clinicien ce que vous savez de vos antécédents médicaux. Vous pourrez demander les anciens dossiers par la suite.

Comment obtenir d'anciens dossiers médicaux

La première étape consiste à déterminer où les dossiers ont été créés à l'origine.

Faites une liste des médecins, cliniques, hôpitaux et autres établissements de santé que vous vous rappelez avoir visités. Incluez les dates approximatives si vous ne connaissez pas les dates exactes. Même une période approximative, comme « visites pédiatriques entre 1995 et 2002 », peut aider un service des archives à effectuer une recherche.

Contactez ensuite le prestataire ou l'établissement et demandez son service des archives médicales ou de la gestion de l'information sur la santé (HIS).

Vous pouvez également consulter le guide d'August AI sur ce que contiennent les dossiers médicaux et comment ils fonctionnent si vous n'êtes pas sûr des dossiers dont vous avez besoin.

Selon ce que vous essayez de reconstituer, vous pourriez demander :

  • Dossiers médicaux complets
  • Notes de visite
  • Diagnostics
  • Historique des médicaments
  • Résultats de laboratoire
  • Rapports d'imagerie
  • Dossiers de vaccination ou d'immunisation
  • Dossiers chirurgicaux
  • Résumés de sortie d'hôpital
  • Dossiers de spécialistes

Si vous n'avez besoin que d'un document particulier, demander ce dossier plutôt que l'intégralité de votre dossier peut simplifier le processus.

Comment demander d'anciens dossiers médicaux : étape par étape

Une fois que vous avez identifié le prestataire ou l'établissement, la demande elle-même est généralement simple.

1. Identifier le prestataire d'origine

Notez le nom du médecin, le nom du cabinet, de l'hôpital, de la clinique ou du système de santé qui a fourni les soins.

Si vous ne vous souvenez pas du nom exact, utilisez les informations dont vous disposez. Une ancienne adresse, un numéro de téléphone, un relevé d'assurance, une boîte de médicaments ou un document médical peuvent fournir un indice utile.

2. Trouver le service des archives médicales

Recherchez le service des archives médicales ou de la gestion de l'information sur la santé de l'établissement. Les grands hôpitaux et systèmes de santé ont souvent un service dédié qui traite les demandes de dossiers.

3. Confirmer que les dossiers sont toujours conservés

Demandez si l'établissement conserve encore des dossiers de la période qui vous intéresse.

Ceci est particulièrement important pour les dossiers plus anciens. Un cabinet peut avoir déménagé, fusionné avec un autre, changé de propriétaire ou transféré ses dossiers ailleurs.

Si le cabinet a fermé, demandez :

« Qui est le gardien actuel des dossiers médicaux ? »

4. Remplir le formulaire de demande

Le prestataire peut exiger une demande écrite ou un formulaire d'autorisation. Suivez attentivement ses instructions.

Si vous avez besoin d'aide pour comprendre le processus, consultez le guide d'August AI sur les modèles de formulaires de demande de dossiers médicaux et comment les utiliser.

5. Spécifier exactement ce dont vous avez besoin

Donnez au service des archives suffisamment d'informations pour retrouver le bon dossier.

  • Nom complet, y compris les anciens noms
  • Date de naissance
  • Informations de contact actuelles
  • Dates approximatives de traitement
  • Nom du prestataire
  • Nom et emplacement de l'établissement
  • Dossiers spécifiques que vous demandez
  • Où vous souhaitez que les dossiers soient envoyés

Si vous avez besoin de dossiers d'une période particulière, précisez-le. « Tous les dossiers de 1998 à 2003 » est plus utile que de simplement demander « d'anciens dossiers ».

6. Fournir une pièce d'identité si nécessaire

Le prestataire peut demander une pièce d'identité ou d'autres informations pour vérifier votre identité avant de vous communiquer les dossiers.

Utilisez les instructions officielles du prestataire pour soumettre des pièces d'identité ou d'autres informations sensibles.

7. Demander comment les dossiers seront livrés

Selon le prestataire et les dossiers disponibles, vous pourrez les recevoir électroniquement, via un portail patient, par courrier ou par un autre moyen sécurisé.

Demandez si des frais de copie ou de livraison s'appliquent avant de finaliser la demande.

8. Conserver une copie et faire un suivi

Conservez une copie de votre demande et notez la date à laquelle vous l'avez soumise. Si vous ne recevez pas de réponse, contactez le service des archives et demandez le statut.

Modèle de demande d'anciens dossiers médicaux

Si vous n'êtes pas sûr de ce qu'il faut écrire, vous pouvez utiliser une demande simple comme celle-ci. Adaptez-la pour qu'elle corresponde au formulaire requis par le prestataire ou au processus de soumission.

Objet : Demande de dossiers médicaux

Bonjour,

Je demande une copie de mes dossiers médicaux de votre cabinet ou établissement.

Nom complet : [Votre nom complet]
Ancien nom, le cas échéant : [Ancien nom]
Date de naissance : [JJ/MM/AAAA]
Dates approximatives des soins : [Dates ou années]
Prestataire : [Nom du médecin]
Établissement : [Nom du cabinet ou de l'hôpital]

Je demande les dossiers suivants : [Énumérez les dossiers dont vous avez besoin, tels que les dossiers médicaux complets, les notes de visite, les résultats de laboratoire, les rapports d'imagerie, les dossiers de vaccination ou les dossiers d'hôpital].

Veuillez me faire savoir si vous avez besoin d'informations supplémentaires, d'une pièce d'identité, de formulaires d'autorisation ou d'un paiement avant de traiter cette demande. Veuillez également me faire savoir comment les dossiers peuvent être livrés et si vous avez besoin d'autre chose de ma part.

Merci,
[Votre nom complet]
[Numéro de téléphone]
[Adresse e-mail ou postale]

Comment trouver d'anciens dossiers médicaux en ligne

Si vous vous demandez comment trouver d'anciens dossiers médicaux en ligne, commencez par votre portail patient actuel ou précédent.

Selon le système de santé, vous pourriez trouver :

  • Résumés de visite
  • Résultats de laboratoire
  • Rapports d'imagerie
  • Listes de médicaments
  • Dossiers de vaccination
  • Informations de sortie d'hôpital
  • Quelques notes cliniques

Vous pouvez également vérifier si vous avez des comptes auprès des systèmes de santé où vous avez reçu des soins auparavant.

Cependant, ne supposez pas que l'intégralité de vos antécédents médicaux sera disponible en ligne. Un portail patient peut contenir uniquement les dossiers qui ont été saisis ou transférés dans ce système de dossier de santé électronique particulier.

Les anciens dossiers papier n'ont peut-être jamais été numérisés.

Pour plus d'informations, consultez le guide d'August AI sur comment consulter vos dossiers médicaux en ligne gratuitement.

Comment trouver d'anciens dossiers médicaux d'enfance

Découvrir comment trouver d'anciens dossiers médicaux d'enfance peut être plus difficile car vous avez peut-être changé de médecin, déménagé entre États ou reçu des soins d'un cabinet qui n'existe plus.

Commencez par le pédiatre ou le médecin de famille dont vous vous souvenez avoir visité.

Si vous ne vous souvenez pas du nom du médecin, recherchez des indices dans :

  • Dossiers de vaccination d'enfance
  • Formulaires de santé scolaires
  • Anciens documents d'assurance
  • Dossiers de prescription
  • Documents d'hôpital
  • Dossiers médicaux familiaux
  • Dossiers ou documents des parents
  • Anciens portails patients

Les hôpitaux peuvent également être utiles si vous y êtes né, si vous y avez subi une intervention chirurgicale ou si vous avez reçu des soins d'urgence ou hospitalisés pendant votre enfance.

Si votre médecin d'enfance a rejoint un groupe médical ou un système hospitalier plus important, cette organisation pourra peut-être vous indiquer où sont allés les anciens dossiers.

Les dossiers de santé scolaires sont différents des dossiers médicaux d'un médecin, mais ils peuvent contenir des informations utiles telles que les dates de vaccination, les examens physiques ou les résultats de dépistage.

Comment obtenir des dossiers médicaux datant de 40 ans

Si vous vous demandez comment obtenir des dossiers médicaux datant de 40 ans, commencez par le même processus de demande, mais attendez-vous à plus de lacunes.

Les dossiers très anciens peuvent avoir été stockés sous forme de dossiers papier, de microfilm, de fichiers archivés ou d'autres formats plutôt que dans un dossier de santé électronique moderne.

La HIPAA donne généralement aux individus le droit d'accéder à certaines informations de santé protégées qu'une entité couverte conserve. Mais la HIPAA elle-même n'établit pas de règle nationale unique obligeant les prestataires de soins de santé à conserver les dossiers médicaux pendant un nombre spécifique d'années.

La durée pendant laquelle les dossiers doivent être conservés peut dépendre de la loi de l'État et d'autres exigences.

Ainsi, un dossier datant de 40 ans peut encore exister, mais rien ne garantit qu'il le fasse.

Les dossiers archivés peuvent également être stockés séparément du système électronique actuel d'un prestataire. Si le service des archives indique que l'information n'est plus dans son système actif, demandez si des dossiers archivés sont disponibles.

Si le prestataire d'origine ne parvient pas à localiser les dossiers, demandez si le cabinet a été acquis, fusionné ou transféré à une autre organisation et si une autre entité est devenue responsable des dossiers.

Où sont stockés les dossiers médicaux ?

Si vous vous demandez où sont stockés les dossiers médicaux, il n'existe pas de base de données centrale contenant les antécédents médicaux complets de chacun.

Différentes parties de vos antécédents médicaux peuvent être détenues par différentes organisations, notamment :

  • Médecins individuels
  • Cabinets médicaux
  • Hôpitaux
  • Systèmes de santé
  • Bureaux de spécialistes
  • Laboratoires
  • Centres d'imagerie
  • Pharmacies
  • Compagnies d'assurance maladie
  • Systèmes de dossiers de santé électroniques
  • Gardiens de dossiers médicaux ou sociétés de stockage

Par exemple, votre médecin généraliste peut avoir des notes de visite, un hôpital peut avoir des dossiers chirurgicaux, et un centre d'imagerie peut avoir des copies de radiographies ou de rapports d'imagerie.

C'est pourquoi la recherche d'antécédents médicaux complets peut parfois nécessiter de contacter plus d'une organisation.

Que faire si le cabinet du médecin a fermé ?

Un cabinet fermé ne signifie pas nécessairement que les dossiers ont disparu.

Lorsqu'un médecin prend sa retraite, vend son cabinet, déménage ou rejoint une autre organisation, les dossiers des patients peuvent être transférés à un autre médecin, groupe médical, système hospitalier ou gardien de dossiers.

Si le cabinet d'origine est fermé, recherchez le nom et l'emplacement de l'ancien cabinet du médecin. Recherchez des informations sur un cabinet successeur ou une organisation.

Vous pouvez également contacter l'agence de licences médicales ou de santé appropriée lorsque vous avez besoin d'aide pour identifier où les dossiers d'un cabinet fermé ont pu aller.

Si vous trouvez une organisation successeur, demandez spécifiquement si elle a la garde des dossiers de patients du cabinet précédent.

Comment vérifier les dossiers médicaux que vous possédez déjà

Si vous avez trouvé d'anciens dossiers mais que vous ne savez pas ce qu'ils signifient, commencez par les organiser chronologiquement.

Séparez les documents en catégories telles que :

  • Visites chez le médecin
  • Hospitalisations
  • Médicaments
  • Résultats de laboratoire
  • Imagerie
  • Chirurgies et interventions
  • Vaccinations
  • Diagnostics

Recherchez les dates, les noms des prestataires, les noms des médicaments, les résultats des tests et les diagnostics majeurs.

Si vous essayez de reconstituer vos antécédents médicaux, la création d'une simple chronologie peut faciliter l'identification des lacunes.

Vous pouvez ensuite contacter les prestataires associés à ces lacunes et demander si des dossiers supplémentaires sont disponibles.

Si vous n'êtes pas sûr de qui peut accéder à vos informations médicales, August AI explique qui peut accéder à vos dossiers médicaux et quand.

Que faire si vous ne parvenez toujours pas à trouver les dossiers

Si vous avez contacté le prestataire d'origine et que vous ne parvenez toujours pas à localiser les dossiers, remontez par d'autres sources.

  1. Vérifiez les anciens documents d'assurance pour les noms de prestataires, les noms d'établissements et les dates de soins.
  2. Examinez les dossiers d'enfance ou familiaux pour trouver des noms et des dates qui peuvent aider à identifier le prestataire d'origine.
  3. Consultez les anciens portails patients ou les comptes de systèmes de santé.
  4. Contactez un cabinet successeur si le bureau d'origine a fermé.
  5. Demandez à l'hôpital ou au système de santé associé au prestataire s'il a des dossiers plus anciens.
  6. Demandez des dossiers spécifiques plutôt qu'un dossier complet si vous savez exactement ce dont vous avez besoin.
  7. Demandez s'il existe des dossiers archivés même s'ils ne sont pas disponibles électroniquement.

Il se peut que vous ne puissiez pas récupérer tous les dossiers, surtout lorsque des décennies se sont écoulées. Mais identifier le prestataire d'origine et suivre la piste jusqu'à celui qui conserve actuellement les dossiers vous donne le point de départ le plus clair.

FAQ sur la recherche d'anciens dossiers médicaux

Que faire si je ne me souviens pas quel médecin m'a traité ?

Commencez par les anciens documents d'assurance, les dossiers de prescription, les documents de santé scolaires ou d'enfance, les documents hospitaliers et les dossiers familiaux. Ceux-ci peuvent fournir un nom de prestataire, un établissement, une adresse ou une date approximative qui peut vous aider à identifier où faire la demande.

Que faire si le cabinet médical a fermé il y a des années ?

Demandez si les dossiers du cabinet ont été transférés à un médecin successeur, un groupe médical, un système hospitalier ou un gardien de dossiers. Si vous ne parvenez pas à identifier le nouveau gardien, l'agence de licences médicales ou de santé appropriée pourra peut-être vous guider.

Puis-je demander un seul ancien dossier médical au lieu de mon dossier complet ?

Oui. Si vous savez exactement ce dont vous avez besoin, vous pouvez demander spécifiquement ce dossier, tel qu'un historique de vaccination, un rapport d'imagerie, une note chirurgicale ou un résultat de laboratoire. Une demande plus ciblée peut également faciliter l'identification des informations que vous recherchez.

Que dois-je faire si j'ai besoin d'anciens dossiers pour un rendez-vous médical ?

Demandez les dossiers dès que possible et indiquez au prestataire de soins actuel les informations que vous connaissez déjà. Si vous avez besoin de soins médicaux urgents, ne retardez pas le traitement en attendant les dossiers historiques. Apportez tous les dossiers ou informations sur les médicaments que vous avez déjà.

Quelles informations dois-je inclure dans une demande de dossier ?

Incluez votre nom complet, tous les anciens noms, votre date de naissance, les dates approximatives des soins, le nom du prestataire, le nom de l'établissement, vos coordonnées et les dossiers spécifiques que vous souhaitez. Le modèle de demande ci-dessus peut vous aider à organiser les détails.

En conclusion

Si vous essayez de comprendre comment obtenir d'anciens dossiers médicaux, commencez par le prestataire ou l'établissement qui les a créés. Si ce bureau a fermé, découvrez si les dossiers ont été transférés à un autre médecin, groupe médical, hôpital ou gardien de dossiers.

Pour les dossiers d'enfance ou les dossiers datant de plusieurs décennies, attendez-vous à ce que le processus demande plus de recherches. Les portails patients peuvent aider pour les informations plus récentes, mais les anciens dossiers peuvent être stockés séparément ou ne plus exister.

L'approche la plus utile est d'identifier qui conserve actuellement les dossiers, de soumettre une demande spécifique et de fournir suffisamment d'informations pour que le service des archives puisse localiser votre dossier.