ניסיון לאתר רשומה רפואית ישנה יכול להרגיש כמו חיפוש אחר אוצר, במיוחד אם המרפאה נסגרה, עברתם דירות מספר פעמים, או שהרשומות הן מימי הילדות.
החדשות הטובות הן שלעתים קרובות קל יותר לאתר רשומות ישנות ממה שאנשים מצפים. התחילו עם ספק שירותי הבריאות או המתקן שיצר את הרשומות, ואז חזרו אחורה אם המשרד הזה כבר לא קיים. עבור רשומות ישנות יותר, ייתכן שתצטרכו ליצור קשר עם מערכת בית חולים, מחלקת רשומות רפואיות, או הארגון שלקח על עצמו פרקטיקה סגורה.
אם אתם תוהים כיצד לקבל רשומות רפואיות ישנות, הדבר החשוב ביותר הוא לזהות מי יצר אותן או מי מחזיק בהן כעת.
תמצית: מסקנות עיקריות
- התחילו עם מרפאת הרופא, בית החולים, המרפאה או מערכת הבריאות שיצרה את הרשומות.
- אם הפרקטיקה נסגרה, שאלו לאן הועברו רשומות המטופלים שלה או מי מחזיק בהן כעת.
- עבור רשומות ילדות, בדקו אצל רופאי ילדים, רופאי משפחה, בתי חולים, רשומות בריאות מבית הספר וניירת משפחתית ישנה.
- פורטלי מטופלים יכולים לעזור לכם למצוא רשומות חדשות יותר, אך רשומות ישנות מאוד ייתכן שלעולם לא עברו דיגיטציה.
- בעת בקשת רשומות, כללו את שמכם המלא, תאריך לידה, תאריכים משוערים של טיפול, שם הספק והרשומות הספציפיות שאתם צריכים.
- HIPAA מעניק לכם בדרך כלל זכות לגשת למידע בריאותי מסוים שספק מורשה עדיין מחזיק בו, אך הוא אינו מחייב ספקים לשמור רשומות לנצח.
- עבור רשומות מלפני עשרות שנים, הזמינות תלויה בחלקה בשאלה אם הרשומות נשמרו, נארכבו או הועברו.
יש לכם שאלה בריאותית בזמן שאתם עוקבים אחר ההיסטוריה הרפואית שלכם? נסו את בודק התסמינים החינמי של August AI.
זקוקים לטיפול רפואי כעת? אל תחכו לרשומות ישנות אם אתם חווים בעיה בריאותית שעלולה להיות חמורה או דחופה. בקשו טיפול רפואי מתאים וספרו לאיש המקצוע על מה שאתם יודעים לגבי ההיסטוריה הרפואית שלכם. תוכלו לבקש רשומות ישנות יותר לאחר מכן.
כיצד לקבל רשומות רפואיות ישנות
הצעד הראשון הוא להבין היכן נוצרו הרשומות במקור.
ערכו רשימה של הרופאים, המרפאות, בתי החולים ומתקני בריאות אחרים שאתם זוכרים שביקרתם בהם. כללו תאריכים משוערים אם אינכם יודעים את התאריכים המדויקים. אפילו פרק זמן גס, כמו "ביקורים אצל רופא ילדים בין 1995 ל-2002", יכול לעזור למחלקת הרשומות בחיפוש.
לאחר מכן, פנו לספק או למתקן ובקשו את מחלקת הרשומות הרפואיות או ניהול מידע בריאותי (HIM) שלהם.
אתם יכולים גם לעיין במדריך של August AI לגבי מה כוללות רשומות רפואיות וכיצד הן פועלות אם אינכם בטוחים אילו רשומות אתם צריכים.
בהתאם למה שאתם מנסים לשחזר, תוכלו לבקש:
- רשומות רפואיות מלאות
- הערות ביקור במשרד
- אבחנות
- היסטוריית תרופות
- תוצאות מעבדה
- דוחות הדמיה
- רשומות חיסונים או אימונזציה
- רשומות ניתוחיות
- סיכומי שחרור מבית חולים
- רשומות מומחים
אם אתם זקוקים רק למסמך אחד ספציפי, בקשת אותה רשומה במקום כל התיק הרפואי שלכם עשויה לפשט את התהליך.
כיצד לבקש רשומות רפואיות ישנות: צעד אחר צעד
לאחר שזיהיתם את הספק או המתקן, הבקשה עצמה בדרך כלל פשוטה.
1. זיהוי הספק המקורי
רשמו את שם הרופא, שם המרפאה, בית החולים, המרפאה או מערכת הבריאות שסיפקו את הטיפול.
אם אינכם זוכרים את השם המדויק, השתמשו בכל מידע שיש לכם. כתובת ישנה, מספר טלפון, הצהרת ביטוח, בקבוק תרופות מרשם או מסמך רפואי עשויים לספק רמז שימושי.
2. מציאת מחלקת הרשומות הרפואיות
חפשו את מחלקת הרשומות הרפואיות או ניהול מידע בריאותי של המתקן. בתי חולים ומערכות בריאות גדולים נוטים להיות להם מחלקה ייעודית המטפלת בבקשות רשומות.
3. אישור שהרשומות עדיין מתוחזקות
שאלו אם המתקן עדיין מחזיק ברשומות מהתקופה שמעניינת אתכם.
זה חשוב במיוחד עבור רשומות ישנות יותר. פרקטיקה עשויה לעבור, להתמזג עם פרקטיקה אחרת, לשנות בעלות, או להעביר את התיקים שלה למקום אחר.
אם הפרקטיקה נסגרה, שאלו:
"מי הוא השומר הנוכחי של הרשומות הרפואיות?"
4. מילוי טופס הבקשה
הספק עשוי לדרוש בקשה בכתב או טופס אישור. עקבו אחר ההוראות שלו בקפידה.
אם אתם זקוקים לעזרה בהבנת התהליך, עיינו במדריך של August AI לגבי טפסי בקשת רשומות רפואיות וכיצד להשתמש בהם.
5. ציון מדויק של מה שאתם צריכים
ספקו למחלקת הרשומות מספיק מידע כדי לאתר את התיק הנכון.
- שם מלא, כולל כל שם קודם
- תאריך לידה
- פרטי קשר עדכניים
- תאריכים משוערים של טיפול
- שם הספק
- שם ומיקום המתקן
- רשומות ספציפיות שאתם מבקשים
- לאן אתם רוצים שהרשומות יישלחו
אם אתם זקוקים לרשומות מתקופה מסוימת, ציינו זאת. "כל הרשומות משנת 1998 עד 2003" שימושי יותר מאשר פשוט לבקש "רשומות ישנות".
6. ספק זיהוי אם נדרש
הספק עשוי לבקש זיהוי או מידע אחר כדי לאמת את זהותכם לפני שחרור הרשומות.
השתמשו בהוראות הרשמיות של הספק להגשת זיהוי או מידע רגיש אחר.
7. שאלו כיצד יועברו הרשומות
בהתאם לספק ולרשומות הזמינות, ייתכן שתוכלו לקבל אותן אלקטרונית, דרך פורטל מטופלים, בדואר, או באמצעות שיטה מאובטחת אחרת.
שאלו אם חלות עמלות כלשהן עבור העתקה או משלוח לפני השלמת הבקשה.
8. שמרו עותק ועקבו אחר התקדמות
שמרו עותק של הבקשה שלכם ורשמו מתי הגשתם אותה. אם אינכם מקבלים תגובה, פנו למחלקת הרשומות ושאלו על הסטטוס.
תבנית בקשת רשומות רפואיות ישנות
אם אינכם בטוחים מה לכתוב, תוכלו להשתמש בבקשה פשוטה כמו זו. התאימו אותה כדי להתאים לטופס הנדרש של הספק או לתהליך ההגשה.
נושא: בקשה לרשומות רפואיות
שלום,
אני מבקש/ת עותק של הרשומות הרפואיות שלי מהמרפאה או המתקן שלכם.
שם מלא: [שמכם המלא]
שם קודם, אם רלוונטי: [שם קודם]
תאריך לידה: [MM/DD/YYYY]
תאריכים משוערים של טיפול: [תאריכים או שנים]
ספק: [שם הרופא]
מתקן: [שם המרפאה או בית החולים]אני מבקש/ת את הרשומות הבאות: [ציינו את הרשומות שאתם צריכים, כגון רשומות רפואיות מלאות, הערות ביקור, תוצאות מעבדה, דוחות הדמיה, רשומות חיסונים, או רשומות בית חולים].
אנא הודיעו לי אם אתם זקוקים למידע נוסף, זיהוי, טפסי אישור, או תשלום לפני עיבוד בקשה זו. אנא הודיעו לי גם כיצד ניתן למסור את הרשומות והאם אתם צריכים משהו נוסף ממני.
תודה,
[שמכם המלא]
[מספר טלפון]
[כתובת דוא"ל או כתובת דואר]
כיצד למצוא רשומות רפואיות ישנות באינטרנט
אם אתם תוהים כיצד למצוא רשומות רפואיות ישנות באינטרנט, התחילו עם פורטל המטופלים הנוכחי או לשעבר שלכם.
בהתאם למערכת הבריאות, תוכלו למצוא:
- סיכומי ביקור
- תוצאות מעבדה
- דוחות הדמיה
- רשימות תרופות
- רשומות חיסונים
- מידע שחרור מבית חולים
- חלק מההערות הקליניות
אתם יכולים גם לבדוק אם יש לכם חשבונות במערכות בריאות שבהן קיבלתם טיפול בעבר.
עם זאת, אל תניחו שכל ההיסטוריה הרפואית שלכם תהיה זמינה באינטרנט. פורטל מטופלים עשוי להכיל רק רשומות שהוכנסו או הועברו למערכת הרשומה הרפואית האלקטרונית הספציפית הזו.
תרשימי נייר ישנים יותר ייתכן שלעולם לא עברו דיגיטציה.
לקבלת מידע נוסף, עיינו במדריך של August AI לגבי כיצד להציג את הרשומות הרפואיות שלכם באינטרנט בחינם.
כיצד למצוא רשומות רפואיות ישנות מילדות
הבנה כיצד למצוא רשומות רפואיות ישנות מילדות יכולה להיות קשה יותר מכיוון שאולי החלפתם רופאים, עברתם בין מדינות, או קיבלתם טיפול מפרקטיקה שכבר לא קיימת.
התחילו עם רופא הילדים או רופא המשפחה שאתם זוכרים שביקרתם בו.
אם אינכם זוכרים את שם הרופא, חפשו רמזים ב:
- רשומות חיסוני ילדות
- טפסי בריאות מבית הספר
- מסמכי ביטוח ישנים
- רשומות מרשם
- ניירת בית חולים
- קבצים רפואיים משפחתיים
- רשומות או ניירת של הורים
- פורטלי מטופלים ישנים
בתי חולים יכולים להיות שימושיים גם אם נולדתם שם, עברתם ניתוח, או קיבלתם טיפול חירום או אשפוז כילדים.
אם רופא הילדות שלכם הצטרף לקבוצה רפואית גדולה יותר או למערכת בית חולים, אותו ארגון עשוי להיות מסוגל לומר לכם לאן הועברו הרשומות הישנות יותר.
רשומות בריאות מבית הספר שונות מהתיק הרפואי של רופא, אך הן עשויות להכיל מידע שימושי כגון תאריכי חיסונים, בדיקות פיזיות, או תוצאות בדיקות.
כיצד לקבל רשומות רפואיות מלפני 40 שנה
אם אתם תוהים כיצד לקבל רשומות רפואיות מלפני 40 שנה, התחילו עם אותו תהליך בקשה, אך צפו ליותר פערים.
רשומות ישנות מאוד ייתכן שאוחסנו כתרשימי נייר, מיקרופילם, קבצים בארכיון, או פורמטים אחרים ולא ברשומה רפואית אלקטרונית מודרנית.
HIPAA מעניק בדרך כלל ליחידים זכות לגשת למידע בריאותי מוגן מסוים שישות מכוסה מחזיקה בו. אך HIPAA עצמו אינו קובע כלל ארצי יחיד המחייב ספקי שירותי בריאות לשמור רשומות רפואיות למספר מסוים של שנים.
משך הזמן שבו יש לשמור רשומות יכול להיות תלוי בחוק המדינה ובדרישות אחרות.
לכן רשומה מלפני 40 שנה עשויה עדיין להתקיים, אך אין ערובה לכך.
רשומות בארכיון עשויות גם להיות מאוחסנות בנפרד מהמערכת האלקטרונית הנוכחית של הספק. אם מחלקת הרשומות אומרת שהמידע כבר אינו במערכת הפעילה שלה, שאלו אם רשומות בארכיון זמינות.
אם הספק המקורי אינו יכול לאתר את הרשומות, שאלו אם הפרקטיקה נרכשה, התמזגה, או הועברה לארגון אחר ואם ישות אחרת קיבלה אחריות על הרשומות.
היכן מאוחסנות רשומות רפואיות?
אם אתם שואלים היכן מאוחסנות רשומות רפואיות, אין מסד נתונים מרכזי אחד המכיל את ההיסטוריה הרפואית המלאה של כולם.
חלקים שונים מההיסטוריה הרפואית שלכם עשויים להיות מוחזקים על ידי ארגונים שונים, כולל:
- רופאים בודדים
- מרפאות רפואיות
- בתי חולים
- מערכות בריאות
- משרדי מומחים
- מעבדות
- מרכזי הדמיה
- בתי מרקחת
- חברות ביטוח בריאות
- מערכות רשומה רפואית אלקטרוניות
- שומרי רשומות רפואיות או חברות אחסון
לדוגמה, רופא המשפחה שלכם עשוי להחזיק בהערות ביקור במשרד, בית חולים עשוי להחזיק ברשומות ניתוחיות, ומרכז הדמיה עשוי להחזיק בעותקים של סריקות או דוחות הדמיה.
זו הסיבה מדוע מציאת היסטוריה רפואית מלאה עשויה לפעמים לדרוש יצירת קשר עם יותר מארגון אחד.
מה אם מרפאת הרופא נסגרה?
פרקטיקה סגורה לא בהכרח אומרת שהרשומות נעלמו.
כאשר רופא פורש, מוכר פרקטיקה, עובר, או מצטרף לארגון אחר, רשומות מטופלים עשויות להיות מועברות לרופא אחר, קבוצה רפואית, מערכת בית חולים, או שומר רשומות.
אם המשרד המקורי סגור, חפשו את שם הפרקטיקה והמיקום לשעבר של הרופא. חפשו מידע על פרקטיקה או ארגון יורש.
אתם יכולים גם ליצור קשר עם גוף הרישוי הרפואי או סוכנות הבריאות המתאימה כאשר אתם זקוקים לעזרה בזיהוי היכן עשויות להיות רשומות מפרקטיקה סגורה.
אם אתם מאתרים ארגון יורש, שאלו באופן ספציפי אם הוא מחזיק ברשומות המטופלים של הפרקטיקה לשעבר.
כיצד לבדוק רשומות רפואיות שכבר יש לכם
אם מצאתם רשומות ישנות אך אינכם בטוחים מה משמעותן, התחילו בארגון שלהן כרונולוגית.
הפרידו מסמכים לקטגוריות כגון:
- ביקורי רופא
- אשפוזים
- תרופות
- תוצאות מעבדה
- הדמיה
- ניתוחים והליכים
- חיסונים
- אבחנות
חפשו תאריכים, שמות ספקים, שמות תרופות, תוצאות בדיקות, ואבחנות עיקריות.
אם אתם מנסים לשחזר את ההיסטוריה הרפואית שלכם, יצירת ציר זמן פשוט יכולה להפוך פערים לקלים יותר לזיהוי.
אתם יכולים אז ליצור קשר עם הספקים הקשורים לפערים אלה ולשאול אם רשומות נוספות זמינות.
אם אינכם בטוחים מי יכול לגשת למידע הרפואי שלכם, August AI מסביר מי יכול לגשת לרשומות הרפואיות שלכם ומתי.
מה לעשות אם עדיין אינכם מוצאים את הרשומות
אם יצרתם קשר עם הספק המקורי ועדיין אינכם מצליחים לאתר את הרשומות, עבדו אחורה דרך מקורות אחרים.
- בדקו ניירת ביטוח ישנה לשמות ספקים, שמות מתקנים ותאריכי טיפול.
- חפשו בתיקי ילדות או משפחה שמות ותאריכים שיכולים לעזור לזהות את הספק המקורי.
- בדקו פורטלי מטופלים ישנים או חשבונות מערכות בריאות.
- פנו לפרקטיקה יורשת אם המשרד המקורי נסגר.
- שאלו את בית החולים או מערכת הבריאות המשויכת לספק אם יש להם רשומות ישנות יותר.
- בקשו רשומות ספציפיות במקום תיק מלא אם אתם יודעים בדיוק מה אתם צריכים.
- שאלו אם קיימות רשומות בארכיון גם אם הן אינן זמינות אלקטרונית.
ייתכן שלא תוכלו לשחזר כל רשומה, במיוחד כאשר עברו עשרות שנים. אך זיהוי הספק המקורי ומעקב אחר השביל אל מי שמחזיק כעת ברשומות נותן לכם את ההתחלה הברורה ביותר.
שאלות נפוצות לגבי מציאת רשומות רפואיות ישנות
מה אם איני זוכר איזה רופא טיפל בי?
התחילו עם ניירת ביטוח ישנה, רשומות מרשם, מסמכי בריאות מבית הספר או מילדות, ניירת בית חולים, ורשומות משפחתיות. אלה עשויים לספק שם ספק, מתקן, כתובת, או תאריך משוער שיכול לעזור לכם לזהות היכן לבצע את הבקשה.
מה אם המרפאה הרפואית נסגרה לפני שנים?
שאלו אם רשומות הפרקטיקה הועברו לרופא יורש, לקבוצה רפואית, למערכת בית חולים, או לשומר רשומות. אם אינכם יכולים לזהות את השומר החדש, גוף הרישוי הרפואי או סוכנות הבריאות המתאימה עשויים לספק הכוונה.
האם אני יכול לבקש רק רשומה רפואית ישנה אחת במקום כל התיק שלי?
כן. אם אתם יודעים בדיוק מה אתם צריכים, אתם יכולים לבקש ספציפית את אותה רשומה, כגון היסטוריית חיסונים, דוח הדמיה, הערה ניתוחית, או תוצאת מעבדה. בקשה ממוקדת יותר עשויה גם להקל על זיהוי המידע שאתם מחפשים.
מה עלי לעשות אם אני זקוק לרשומות ישנות לפגישה רפואית?
בקשו את הרשומות בהקדם האפשרי וספרו לספק הבריאות הנוכחי על המידע שאתם כבר יודעים. אם אתם זקוקים לטיפול רפואי דחוף, אל תעכבו את הטיפול בזמן המתנה לרשומות היסטוריות. הביאו כל רשומה או מידע תרופתי שכבר יש לכם.
איזה מידע עלי לכלול בבקשת רשומות?
כללו את שמכם המלא, כל שם קודם, תאריך לידה, תאריכים משוערים של טיפול, שם הספק, שם המתקן, פרטי קשר, והרשומות הספציפיות שאתם רוצים. תבנית הבקשה לעיל יכולה לעזור לכם לארגן את הפרטים.
שורה תחתונה
אם אתם מנסים להבין כיצד לקבל רשומות רפואיות ישנות, התחילו עם הספק או המתקן שיצר אותן. אם אותו משרד נסגר, גלו אם הרשומות הועברו לרופא אחר, קבוצה רפואית, בית חולים, או שומר רשומות.
עבור רשומות ילדות או רשומות מלפני עשרות שנים, צפו שהתהליך ידרוש יותר חפירה. פורטלי מטופלים יכולים לעזור עם מידע חדש יותר, אך רשומות ישנות יותר עשויות להיות מאוחסנות בנפרד או שכבר לא קיימות.
הגישה השימושית ביותר היא לזהות מי מחזיק כעת ברשומות, להגיש בקשה ספציפית, ולספק מספיק מידע כדי שמחלקת הרשומות תוכל לאתר את התיק שלכם.
