רשומות רפואיות של עובדים אינן מיועדות להיות פתוחות לכל אחד בחברה. גם כאשר למעסיק יש צורך לגיטימי במידע בריאותי מסוים, הגישה צריכה להיות מוגבלת בדרך כלל לאנשים שיש להם סיבה ספציפית לקבל אותה.
הכללים יכולים להיות מבלבלים מכיוון שחוקי שחרור רשומות רפואיות של HIPAA וחוקי פרטיות רפואית במקום העבודה אינם מכסים בדיוק את אותה מידע. HIPAA מגן על מידע רפואי מסוים המוחזק על ידי ספקי שירותי בריאות ותוכניות בריאות, אך הוא בדרך כלל אינו חל על רשומות תעסוקה המתוחזקות על ידי מעסיק. מידע רפואי של עובדים יכול להיות מוגן גם על ידי חוקים כגון חוק האמריקאים עם מוגבלויות (ADA), המחייב מעסיקים לשמור על סודיות מידע רפואי ולהפריד אותו מרשומות כוח אדם רגילות.
זה אומר שלמנהל שלך, לעמיתיך לעבודה, לצוות משאבי אנוש, או לעובדים אחרים אין זכות אוטומטית לראות את האבחנה שלך, פרטי טיפול, או רשומות רפואיות מלאות רק בגלל שאתה עובד בחברה.
TL;DR: נקודות מרכזיות
- מידע רפואי של עובדים צריך בדרך כלל להישמר בסודיות ולהיות מופרד מקבצי כוח אדם רגילים.
- לעמיתים לעבודה לא צריכה להיות גישה לרשומות רפואיות של עובד רק בגלל שהם עובדים באותה חברה.
- מנהלים ומפקחים עשויים לקבל מידע רפואי מוגבל בעת הצורך לטיפול במגבלות עבודה או התאמות סבירות.
- צוות עזרה ראשונה ובטיחות עשוי להזדקק למידע מסוים במקרה חירום.
- משאבי אנוש או צוות מוסמך עשויים להזדקק לגישה בעת טיפול בנושאי תעסוקה לגיטימיים, אך הגישה צריכה להיות מוגבלת.
- HIPAA בדרך כלל אינו מסדיר רשומות תעסוקה המתוחזקות על ידי מעסיק.
- ספקי שירותי בריאות בדרך כלל אינם יכולים לשלוח מידע רפואי ישירות למעסיק ללא אישור העובד, אלא אם כן חוק רלוונטי אחר מתיר או דורש את הגילוי.
יש לך שאלות לגבי בריאותך או שאתה זקוק לקלינאי שיבדוק תסמינים? נסה את הערכת התסמינים החינמית של August AI כדי לעזור לחשוב על התסמינים שלך ועל הצעדים הבאים האפשריים. מיון AI אינו אבחנה. אם אתה מתמודד עם מצב חירום רפואי, התקשר 911 או גש לחדר המיון הקרוב ביותר. לגבי חששות פרטיות רפואית במקום העבודה, פנה למחלקת משאבי אנוש של המעסיק שלך או לאיש מקצוע משפטי מתאים.
למי אסור גישה לרשומות רפואיות של עובדים?
הכלל הבסיסי פשוט: מידע רפואי של עובדים צריך להיות זמין רק לאנשים שיש להם סיבה לגיטימית לקבל אותו.
על פי ה-ADA, מעסיקים חייבים לשמור על סודיות מידע רפואי על מועמדים ועובדים. זה כולל מידע שאינו מכיל אבחנה ספציפית. ה-EEOC ממליץ גם לשמור על מידע רפואי בקבצים רפואיים נפרדים במקום קבצי כוח אדם רגילים.
אותו עיקרון חל כאשר המידע מאוחסן באופן אלקטרוני. גישה למערכת המחשב של חברה אינה אומרת אוטומטית שעובד צריך להיות מסוגל להציג מידע רפואי של עובד אחר.
עמיתים לעבודה
עמית לעבודה בדרך כלל אינו זקוק לגישה למידע רפואי של עובד אחר.
לדוגמה, עובד עשוי לקבל לוח זמנים עבודה מותאם כהתאמה סבירה. עמיתים לעבודה עשויים לדעת שהלו"ז השתנה, אך בדרך כלל הם לא צריכים לדעת את הסיבה הרפואית מאחורי זה.
מנהל יכול להסביר שסידור במקום העבודה אושר מבלי לחשוף את האבחנה של העובד או פרטים רפואיים סודיים אחרים.
עובדים במחלקות לא קשורות
מישהו שעובד בשכר, הנהלת חשבונות, מכירות, שיווק, IT, או מחלקה אחרת אינו זכאי אוטומטית לדפדף במידע רפואי של עובד.
זה חשוב במיוחד כאשר מידע רפואי מאוחסן באופן אלקטרוני. הגישה צריכה להיות מוגבלת לאנשים שיש להם סיבה לגיטימית להשתמש במידע.
היכולת של עובד לגשת למערכת חברה אינה, בפני עצמה, יוצרת סיבה לגיטימית להציג רשומות רפואיות של עובד אחר.
מנהלים שאינם זקוקים למידע
מנהלים יכולים לפעמים לקבל מידע רפואי מוגבל, אך הם לא צריכים לקבל אוטומטית את הרשומה הרפואית המלאה של עובד.
לדוגמה, מפקח עשוי להזדקק לדעת שעובד יש לו מגבלת הרמה או דורש התאמה ספציפית במקום העבודה. המפקח בדרך כלל לא זקוק להיסטוריה הרפואית המלאה של העובד כדי ליישם את ההגבלה הזו.
עובדים אחרים
מעסיק לא צריך להפוך מידע רפואי של עובד לזמין רק בגלל שעובד אחר סקרן, עובד בצמוד לאותו אדם, או רוצה להבין מדוע העובד נעדר.
מידע רפואי יכול להישאר סודי גם כאשר עובד דן מרצון במידע בריאותי מסוים בעבודה.
מי עשוי להזדקק לגישה מוגבלת למידע רפואי של עובדים?
סודיות אינה אומרת שאף אחד בארגון לא יכול לראות מידע רפואי.
עובדים מסוימים עשויים להזדקק לגישה מוגבלת כדי לבצע את עבודתם או למלא חובות חוקיות.
צוות משאבי אנוש או צוות מוסמך
צוות משאבי אנוש עשוי להזדקק לגישה לתיעוד רפואי בעת טיפול בבקשות להתאמות סבירות, חופשות רפואיות, או עניינים לגיטימיים אחרים של תעסוקה.
זה לא אומר שמשאבי אנוש צריכים גישה בלתי מוגבלת להיסטוריה הרפואית המלאה של עובד. יש לטפל במידע בסודיות ולגשת אליו רק בעת הצורך למטרה התעסוקתית הרלוונטית.
מפקחים ומנהלים
מפקח עשוי להזדקק לדעת על מגבלות עבודה או התאמה שאושרה.
לדוגמה, אם עובד אינו יכול להרים חפצים במשקל מסוים, המנהל עשוי להזדקק לדעת על ההגבלה כדי שניתן יהיה להקצות עבודה כראוי. המנהל לא בהכרח צריך לדעת את האבחנה של העובד, היסטוריית טיפולים, או מידע בריאותי אחר לא קשור.
צוות עזרה ראשונה ובטיחות
מידע רפואי עשוי לעיתים להצטרך להיות משותף עם אנשים האחראים על מתן טיפול חירום או סיוע.
לדוגמה, מידע רלוונטי עשוי להיות נחוץ אם לעובד יש מצב רפואי שעשוי לדרוש טיפול חירום בעבודה.
גם במצבים אלה, המידע המשותף צריך להיות מוגבל למה שרלוונטי למצב החירום או הבטיחות.
אנשים המטפלים בתגמולי עובדים או ענייני ביטוח
מידע רפואי עשוי גם להצטרך להיחשף למטרות תגמולי עובדים או ביטוח כאשר הדבר מותר או נדרש על פי חוק רלוונטי.
הנקודה החשובה היא שמצבים אלה אינם יוצרים גישה בלתי מוגבלת לרשומה הרפואית המלאה של עובד.
האם HIPAA חל על רשומות רפואיות של עובדים?
זה המקום שבו אנשים רבים מתבלבלים.
HIPAA חל בדרך כלל על מידע בריאות מוגן המוחזק על ידי ספקי שירותי בריאות מכוסים, תוכניות בריאות, וכמה ישויות מכוסות אחרות. הוא בדרך כלל אינו מגן על רשומות תעסוקה המוחזקות על ידי מעסיק, גם כאשר רשומות אלו מכילות מידע הקשור לבריאות.
לדוגמה, נניח שאתה נותן למעסיק שלך פתק מהרופא התומך בבקשת חופשה. עותק המעסיק הופך לחלק מרשומת התעסוקה. HIPAA בדרך כלל אינו מסדיר את הרשומה המוחזקת על ידי המעסיק באותה צורה שהוא מסדיר את הרשומה הרפואית של ספק שירותי בריאות מכוסה.
חוקים אחרים עדיין יכולים להגן על מידע זה. בפרט, ה-ADA מחייב מעסיקים לשמור על סודיות מידע רפואי שהם מקבלים אודות מועמדים ועובדים.
למידע נוסף על זכויות כלליות לרשומות רפואיות, עיין במדריך שלנו על רשומות רפואיות: מה יש בהן, למי יש בעלות חוקית עליהן, וכיצד לקבל את העותק שלך.
הבחנה זו משנה כאשר בוחנים את חוקי שחרור רשומות רפואיות של HIPAA. HIPAA אינו אומר שכל מסמך רפואי שמעסיק מחזיק בו הוא אוטומטית רשומה רפואית המוגנת על ידי HIPAA.
עבור מסגרת HIPAA רחבה יותר, עיין ב-HHS HIPAA עבור יחידים.
האם מעסיק יכול לקבל רשומות רפואיות ישירות מהרופא שלך?
בדרך כלל, ספק שירותי הבריאות שלך אינו יכול פשוט לשלוח את הרשומות הרפואיות שלך למעסיק שלך מכיוון שהמעסיק מבקש אותן.
כאשר מעסיק מבקש ישירות מספק שירותי בריאות מידע רפואי, הספק בדרך כלל אינו יכול לחשוף אותו ללא אישור הפרט, אלא אם כן חוק רלוונטי אחר מתיר או דורש את הגילוי.
ישנם חריגים מוגבלים. נסיבות מסוימות יכולות לכלול מעקב רפואי במקום העבודה, מחלה או פציעה הקשורה לעבודה, או דרישות בטיחות תעסוקתית.
הנסיבות הספציפיות חשובות. בקשת מעסיק למידע רפואי אינה אומרת אוטומטית שספק שירותי בריאות יכול לשחרר את הרשומה הרפואית המלאה של עובד.
אם אתה זקוק לבקשת רשומות באופן רשמי, עיין במדריך שלנו על תבניות טפסי בקשה לרשומות רפואיות וכיצד להשתמש בהן.
מה לגבי רשומות רפואיות אלקטרוניות של HIPAA?
אותה הבחנה בסיסית חלה על מידע רפואי המאוחסן באופן אלקטרוני.
רשומות רפואיות אלקטרוניות של HIPAA יכולות להיות מוגנות על ידי HIPAA כאשר הן מתוחזקות על ידי ספק שירותי בריאות מכוסה או תוכנית בריאות. עם זאת, רשומות תעסוקה אלקטרוניות המוחזקות על ידי מעסיק בדרך כלל אינן מכוסות על ידי HIPAA רק בגלל שהן מכילות מידע בריאותי.
עבור מעסיקים, ה-ADA עדיין מחייב לשמור על סודיות מידע רפואי ולהפריד אותו מקבצי כוח אדם רגילים. אחסון אלקטרוני אינו מבטל את דרישת הסודיות.
במונחים מעשיים, מעסיק לא צריך להתייחס למאגר עובדים אלקטרוני משותף כסיבה לגישה בלתי מוגבלת למידע רפואי.
למידע נוסף על גישה לרשומות שלך באופן דיגיטלי, עיין במדריך שלנו על כיצד להציג את הרשומות הרפואיות שלך באינטרנט בחינם.
איזה מידע מנהל באמת צריך?
הבחנה שימושית היא בין מידע רפואי לבין מידע הקשור לעבודה.
מנהל עשוי להזדקק לדעת:
- שלעובד יש מגבלת עבודה מאושרת
- איזו מגבלת מקום עבודה יש לשמור עליה
- איזו התאמה אושרה
- מתי חלה התאמה או הגבלה
המנהל בדרך כלל אינו זקוק לדעת:
- היסטוריה רפואית מלאה של העובד
- אבחנות לא קשורות
- פרטי טיפול מפורטים
- היסטוריית תרופות שאינה קשורה לנושא במקום העבודה
- מידע פרטי על מצבים רפואיים אחרים
המטרה היא לתת למנהל מספיק מידע כדי לנהל את נושא מקום העבודה מבלי לחשוף פרטים רפואיים סודיים שלא לצורך.
מה אם אתה חושב שהמידע הרפואי שלך שותף באופן לא תקין?
התחל בתיעוד מה קרה.
רשום איזה מידע נחשף, מי קיבל אותו, מתי הגילוי התרחש, וכיצד נודע לך עליו. שמור עותקים של מיילים רלוונטיים, הודעות, או תיעוד אחר.
לאחר מכן תוכל לשאול את מחלקת משאבי האנוש של המעסיק שלך או את איש הקשר המוסמך לפרטיות כיצד מידע רפואי מאוחסן ומי יש לו גישה אליו.
אם החשש מערב ספק שירותי בריאות או תוכנית בריאות ואתה מאמין שמידע בריאות מוגן נחשף באופן לא תקין, HIPAA עשוי להיות רלוונטי. עבור חששות סודיות במקום העבודה, ה-ADA וחוקי תעסוקה אחרים עשויים גם הם לחול.
הסוכנות המתאימה או התהליך המשפטי תלויים בנסיבות, כך שפרטי הגילוי הספציפיים חשובים.
שאלות נפוצות
האם עמיתי לעבודה יכולים לראות את הרשומות הרפואיות שלי?
בדרך כלל, לעמיתים לעבודה לא צריכה להיות גישה למידע הרפואי הסודי שלך רק בגלל שהם עובדים אצל אותו מעסיק. מידע רפואי של עובדים צריך בדרך כלל להישמר בסודיות.
האם המנהל שלי יכול לראות את האבחנה שלי?
לא בהכרח. מנהל עשוי להזדקק למידע על מגבלות עבודה או התאמה סבירה, אך זה לא מעניק אוטומטית למנהל גישה לאבחנה שלך או להיסטוריה הרפואית המלאה שלך.
האם HIPAA מגן על רשומות רפואיות בעבודה?
זה תלוי באילו רשומות אתה מתכוון.
HIPAA בדרך כלל אינו חל על רשומות תעסוקה המתוחזקות על ידי מעסיק. מידע רפואי המוחזק על ידי ספק שירותי בריאות מכוסה או תוכנית בריאות עשוי להיות מוגן על ידי HIPAA. מידע רפואי המוחזק על ידי מעסיק עדיין יכול להיות מוגן על ידי חוקים אחרים, כולל ה-ADA.
האם המעסיק שלי יכול להתקשר לרופא שלי לקבלת הרשומות הרפואיות שלי?
ספק שירותי בריאות בדרך כלל אינו יכול לתת למעסיק שלך את המידע הרפואי שלך ללא אישור שלך, אלא אם כן חוק רלוונטי אחר מתיר או דורש את הגילוי.
למי יש גישה למידע רפואי של עובדים?
בהתאם לנסיבות, צוות משאבי אנוש מוסמך, מפקחים או מנהלים הזקוקים למידע לצורך התאמות או מגבלות עבודה, צוות עזרה ראשונה ובטיחות, ואנשים המטפלים בתגמולי עובדים או ענייני ביטוח עשויים ליהנות מגישה למידע רלוונטי.
הגישה צריכה להיות מוגבלת למה שמותר והכרחי למטרה הספציפית.
האם יש לשמור רשומות רפואיות של עובדים יחד עם קבצי כוח אדם?
לא. מידע רפואי צריך בדרך כלל להישמר בנפרד מקבצי כוח אדם רגילים ולהתייחס אליו כסודי. מידע רפואי אלקטרוני צריך לקבל הגנה דומה.
מה אם המעסיק שלי שיתף את האבחנה שלי עם עמיתים לעבודה?
תעד את מה שקרה ושקול להעלות את הנושא בפני משאבי אנוש או איש הקשר המתאים לפרטיות או תאימות.
בין אם גילוי הפר את החוק תלוי באיזה מידע שותף, מי קיבל אותו, מדוע הוא שותף, ואילו חוקים חלים.
בשורה התחתונה
מידע רפואי של עובדים אינו דבר שכולם בחברה צריכים להיות מסוגלים לגשת אליו. לעמיתים לעבודה ועובדים ללא סיבה לגיטימית הקשורה לעבודה אסור שתהיה גישה בלתי מוגבלת לרשומות רפואיות של עובד אחר.
אנשים מסוימים, כגון אנשי משאבי אנוש מוסמכים, מפקחים, צוות עזרה ראשונה, או אנשי תגמולי עובדים, עשויים ליהנות מגישה למידע מוגבל כאשר חל חריג ספציפי או מטרה תעסוקתית לגיטימית.
ההבחנה המרכזית בעת בחינת חוקי שחרור רשומות רפואיות של HIPAA היא ש-HIPAA מסדיר בדרך כלל מידע בריאות מוגן המוחזק על ידי ספקי שירותי בריאות ותוכניות בריאות מכוסות. מידע רפואי של עובדים המתוחזק על ידי מעסיק נשלט בדרך כלל על ידי חוקי פרטיות במקום העבודה וחוקי תעסוקה ולא רק על ידי HIPAA.
אחסון אלקטרוני אינו משנה את העיקרון הבסיסי הזה. רשומות רפואיות אלקטרוניות של HIPAA המוחזקות על ידי ארגוני בריאות מכוסים יכולות ליפול תחת HIPAA, בעוד שרשומות תעסוקה אלקטרוניות המוחזקות על ידי מעסיק בדרך כלל אינן הופכות מוגנות על ידי HIPAA רק בגלל שהן מכילות מידע רפואי.
