कर्मचारी चिकित्सा रिकॉर्ड कंपनी में हर किसी के लिए खुले नहीं होने चाहिए। यहां तक ​​कि जब किसी नियोक्ता को वैध रूप से कुछ स्वास्थ्य जानकारी की आवश्यकता होती है, तो पहुंच आम तौर पर उन लोगों तक सीमित होनी चाहिए जिनके पास इसे प्राप्त करने का कोई विशेष कारण है।

नियम भ्रमित करने वाले हो सकते हैं क्योंकि HIPAA चिकित्सा रिकॉर्ड जारी करने वाले कानून और कार्यस्थल चिकित्सा गोपनीयता कानून ठीक उसी जानकारी को कवर नहीं करते हैं। HIPAA स्वास्थ्य सेवा प्रदाताओं और स्वास्थ्य योजनाओं द्वारा रखे गए कुछ चिकित्सा जानकारी की रक्षा करता है, लेकिन यह आम तौर पर नियोक्ता द्वारा बनाए गए रोजगार रिकॉर्ड पर लागू नहीं होता है। कर्मचारी चिकित्सा जानकारी को अमेरिकियों विद डिसएबिलिटीज एक्ट (ADA) जैसे कानूनों द्वारा भी संरक्षित किया जा सकता है, जो नियोक्ताओं को चिकित्सा जानकारी को गोपनीय और सामान्य कार्मिक रिकॉर्ड से अलग रखने की आवश्यकता है।

इसका मतलब है कि आपके प्रबंधक, सहकर्मी, एचआर स्टाफ, या अन्य कर्मचारियों को केवल इसलिए आपके निदान, उपचार विवरण, या संपूर्ण चिकित्सा रिकॉर्ड देखने का स्वचालित अधिकार नहीं है क्योंकि आप कंपनी के लिए काम करते हैं।

TL;DR: मुख्य बातें

  • कर्मचारी चिकित्सा जानकारी को आम तौर पर गोपनीय और नियमित कार्मिक फाइलों से अलग रखा जाना चाहिए।
  • सहकर्मियों को केवल इसलिए किसी कर्मचारी के चिकित्सा रिकॉर्ड तक पहुंच नहीं होनी चाहिए क्योंकि वे एक ही कंपनी में काम करते हैं।
  • प्रबंधकों और पर्यवेक्षकों को काम प्रतिबंधों या उचित आवासों को संभालने के लिए आवश्यक होने पर सीमित चिकित्सा जानकारी प्राप्त हो सकती है।
  • आपात स्थिति के दौरान प्राथमिक उपचार और सुरक्षा कर्मियों को कुछ जानकारी की आवश्यकता हो सकती है।
  • एचआर या नामित कर्मियों को वैध रोजगार मामलों को संभालने पर पहुंच की आवश्यकता हो सकती है, लेकिन पहुंच सीमित होनी चाहिए।
  • HIPAA आम तौर पर नियोक्ता द्वारा बनाए गए रोजगार रिकॉर्ड को विनियमित नहीं करता है।
  • स्वास्थ्य सेवा प्रदाता आम तौर पर कर्मचारी की अनुमति के बिना सीधे नियोक्ता को चिकित्सा जानकारी नहीं भेज सकते हैं, जब तक कि कोई अन्य लागू कानून प्रकटीकरण की अनुमति या आवश्यकता न दे।

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कर्मचारी चिकित्सा रिकॉर्ड तक किसकी पहुंच नहीं होनी चाहिए?

बुनियादी नियम सरल है: कर्मचारी चिकित्सा जानकारी केवल उन लोगों के लिए उपलब्ध होनी चाहिए जिनके पास इसे प्राप्त करने का वैध कारण है।

ADA के तहत, नियोक्ताओं को आवेदकों और कर्मचारियों के बारे में चिकित्सा जानकारी गोपनीय रखनी चाहिए। इसमें वह जानकारी भी शामिल है जिसमें कोई विशिष्ट निदान नहीं है। EEOC चिकित्सा जानकारी को सामान्य कार्मिक फाइलों के बजाय अलग चिकित्सा फाइलों में रखने की भी सलाह देता है।

वही सिद्धांत लागू होता है जब जानकारी इलेक्ट्रॉनिक रूप से संग्रहीत की जाती है। किसी कंपनी के कंप्यूटर सिस्टम तक पहुंच का मतलब स्वचालित रूप से यह नहीं है कि किसी कर्मचारी को दूसरे कर्मचारी की चिकित्सा जानकारी देखने में सक्षम होना चाहिए।

सहकर्मी

आम तौर पर किसी सहकर्मी को दूसरे कर्मचारी की चिकित्सा जानकारी की आवश्यकता नहीं होती है।

उदाहरण के लिए, किसी कर्मचारी को उचित आवास के रूप में एक संशोधित कार्य अनुसूची मिल सकती है। सहकर्मियों को यह पता हो सकता है कि अनुसूची बदल गई है, लेकिन आम तौर पर उन्हें इसके पीछे के चिकित्सा कारण जानने की आवश्यकता नहीं होती है।

प्रबंधक कर्मचारी के निदान या अन्य गोपनीय चिकित्सा विवरणों को प्रकट किए बिना समझा सकता है कि एक कार्यस्थल व्यवस्था को मंजूरी दी गई है।

असंबंधित विभागों में कर्मचारी

पेरोल, लेखा, बिक्री, विपणन, आईटी, या किसी अन्य विभाग में काम करने वाले किसी व्यक्ति को स्वचालित रूप से किसी कर्मचारी की चिकित्सा जानकारी ब्राउज़ करने का अधिकार नहीं है।

यह विशेष रूप से महत्वपूर्ण है जब चिकित्सा जानकारी इलेक्ट्रॉनिक रूप से संग्रहीत की जाती है। पहुंच उन लोगों तक सीमित होनी चाहिए जिनके पास जानकारी का उपयोग करने का वैध कारण है।

किसी कंपनी प्रणाली तक पहुंचने की कर्मचारी की क्षमता, अपने आप में, दूसरे कर्मचारी के चिकित्सा रिकॉर्ड को देखने का वैध कारण नहीं बनाती है।

ऐसे प्रबंधक जिन्हें जानकारी की आवश्यकता नहीं है

प्रबंधक कभी-कभी सीमित चिकित्सा जानकारी प्राप्त कर सकते हैं, लेकिन उन्हें स्वचालित रूप से किसी कर्मचारी का संपूर्ण चिकित्सा रिकॉर्ड प्राप्त नहीं करना चाहिए।

उदाहरण के लिए, एक पर्यवेक्षक को यह जानने की आवश्यकता हो सकती है कि कर्मचारी को उठाने की सीमा है या किसी विशेष कार्यस्थल आवास की आवश्यकता है। उस प्रतिबंध को लागू करने के लिए पर्यवेक्षक को आम तौर पर कर्मचारी के संपूर्ण चिकित्सा इतिहास को जानने की आवश्यकता नहीं होती है।

अन्य कर्मचारी

किसी नियोक्ता को केवल इसलिए किसी कर्मचारी की चिकित्सा जानकारी उपलब्ध नहीं करानी चाहिए क्योंकि दूसरा कर्मचारी जिज्ञासु है, उस व्यक्ति के साथ मिलकर काम करता है, या यह समझना चाहता है कि कर्मचारी क्यों अनुपस्थित है।

भले ही किसी कर्मचारी ने काम पर कुछ स्वास्थ्य जानकारी पर स्वेच्छा से चर्चा की हो, तब भी चिकित्सा जानकारी गोपनीय रह सकती है।

किसे कर्मचारी चिकित्सा जानकारी तक सीमित पहुंच की आवश्यकता हो सकती है?

गोपनीयता का मतलब यह नहीं है कि किसी संगठन में कोई भी चिकित्सा जानकारी कभी नहीं देख सकता है।

कुछ कर्मचारियों को अपने काम करने या कानूनी दायित्वों को पूरा करने के लिए सीमित पहुंच की आवश्यकता हो सकती है।

एचआर या नामित कार्मिक

मानव संसाधन कर्मियों को उचित आवास अनुरोधों, चिकित्सा अवकाश, या अन्य वैध रोजगार मामलों को संभालने पर चिकित्सा दस्तावेजों तक पहुंच की आवश्यकता हो सकती है।

इसका मतलब यह नहीं है कि एचआर को किसी कर्मचारी के संपूर्ण चिकित्सा इतिहास तक अप्रतिबंधित पहुंच होनी चाहिए। जानकारी को गोपनीय रूप से संभाला जाना चाहिए और केवल प्रासंगिक रोजगार उद्देश्य के लिए आवश्यक होने पर ही पहुँचा जाना चाहिए।

पर्यवेक्षक और प्रबंधक

एक पर्यवेक्षक को काम प्रतिबंधों या स्वीकृत आवास के बारे में जानने की आवश्यकता हो सकती है।

उदाहरण के लिए, यदि कोई कर्मचारी कुछ निश्चित वजन से ऊपर की वस्तुओं को नहीं उठा सकता है, तो प्रबंधक को प्रतिबंध के बारे में जानने की आवश्यकता हो सकती है ताकि काम को उचित रूप से सौंपा जा सके। प्रबंधक को आवश्यक रूप से कर्मचारी के निदान, उपचार इतिहास, या अन्य असंबंधित स्वास्थ्य जानकारी को जानने की आवश्यकता नहीं है।

प्राथमिक उपचार और सुरक्षा कर्मी

चिकित्सा जानकारी कभी-कभी उन लोगों के साथ साझा करने की आवश्यकता हो सकती है जो आपातकालीन उपचार या सहायता प्रदान करने के लिए जिम्मेदार हैं।

उदाहरण के लिए, यदि किसी कर्मचारी को कोई चिकित्सीय स्थिति है जिसके लिए काम पर आपातकालीन देखभाल की आवश्यकता हो सकती है, तो प्रासंगिक जानकारी की आवश्यकता हो सकती है।

यहां तक ​​कि इन स्थितियों में भी, साझा की जाने वाली जानकारी आपात स्थिति या सुरक्षा मुद्दे के लिए प्रासंगिक बातों तक सीमित होनी चाहिए।

कार्यकर्ता मुआवजा या बीमा मामलों को संभालने वाले लोग

कार्यकर्ता मुआवजा या बीमा उद्देश्यों के लिए चिकित्सा जानकारी का खुलासा करने की भी आवश्यकता हो सकती है जब लागू कानून द्वारा अनुमति दी गई हो या आवश्यक हो।

महत्वपूर्ण बात यह है कि ये स्थितियां किसी कर्मचारी के संपूर्ण चिकित्सा रिकॉर्ड तक अप्रतिबंधित पहुंच नहीं बनाती हैं।

क्या HIPAA कर्मचारी चिकित्सा रिकॉर्ड पर लागू होता है?

यह वह जगह है जहाँ बहुत से लोग भ्रमित हो जाते हैं।

HIPAA आम तौर पर कवर किए गए स्वास्थ्य सेवा प्रदाताओं, स्वास्थ्य योजनाओं और कुछ अन्य कवर किए गए संस्थाओं द्वारा रखे गए संरक्षित स्वास्थ्य जानकारी पर लागू होता है। यह आम तौर पर नियोक्ता द्वारा बनाए गए रोजगार रिकॉर्ड की रक्षा नहीं करता है, भले ही उन रिकॉर्ड में स्वास्थ्य संबंधी जानकारी हो।

उदाहरण के लिए, मान लीजिए कि आप अवकाश अनुरोध का समर्थन करने के लिए अपने नियोक्ता को डॉक्टर का नोट देते हैं। नियोक्ता की प्रति रोजगार रिकॉर्ड का हिस्सा बन जाती है। HIPAA आम तौर पर उस नियोक्ता-रखे रिकॉर्ड को उसी तरह से नियंत्रित नहीं करता है जिस तरह से यह कवर किए गए स्वास्थ्य सेवा प्रदाता के चिकित्सा रिकॉर्ड को नियंत्रित करता है।

अन्य कानून अभी भी उस जानकारी की रक्षा कर सकते हैं। विशेष रूप से, ADA नियोक्ताओं को आवेदकों और कर्मचारियों के बारे में प्राप्त चिकित्सा जानकारी की गोपनीयता बनाए रखने की आवश्यकता है।

सामान्य चिकित्सा रिकॉर्ड अधिकारों के बारे में अधिक जानने के लिए, चिकित्सा रिकॉर्ड: उनमें क्या है, कानूनी रूप से उनका मालिक कौन है, और अपनी प्रति कैसे प्राप्त करें पर हमारा गाइड देखें।

यह अंतर HIPAA चिकित्सा रिकॉर्ड जारी करने वाले कानूनों को देखते समय मायने रखता है। HIPAA का मतलब यह नहीं है कि नियोक्ता के पास मौजूद हर चिकित्सा दस्तावेज़ स्वचालित रूप से HIPAA-संरक्षित चिकित्सा रिकॉर्ड है।

व्यापक HIPAA ढांचे के लिए, HHS HIPAA व्यक्तियों के लिए देखें।

क्या कोई नियोक्ता सीधे आपके डॉक्टर से चिकित्सा रिकॉर्ड प्राप्त कर सकता है?

आम तौर पर, आपका स्वास्थ्य सेवा प्रदाता आपके नियोक्ता के कहने पर आपके चिकित्सा रिकॉर्ड को सीधे नहीं भेज सकता है।

जब कोई नियोक्ता सीधे स्वास्थ्य सेवा प्रदाता से चिकित्सा जानकारी मांगता है, तो प्रदाता आम तौर पर व्यक्तिगत की अनुमति के बिना इसका खुलासा नहीं कर सकता है जब तक कि कोई अन्य लागू कानून प्रकटीकरण की अनुमति या आवश्यकता न दे।

सीमित अपवाद हैं। कुछ परिस्थितियों में कार्यस्थल चिकित्सा निगरानी, ​​कार्य-संबंधी बीमारी या चोट, या व्यावसायिक सुरक्षा आवश्यकताएं शामिल हो सकती हैं।

विशिष्ट परिस्थितियां मायने रखती हैं। किसी नियोक्ता द्वारा चिकित्सा जानकारी का अनुरोध करने का मतलब यह नहीं है कि स्वास्थ्य सेवा प्रदाता किसी कर्मचारी का संपूर्ण चिकित्सा रिकॉर्ड जारी कर सकता है।

यदि आपको अपने स्वयं के रिकॉर्ड का औपचारिक रूप से अनुरोध करने की आवश्यकता है, तो चिकित्सा रिकॉर्ड अनुरोध प्रपत्र टेम्पलेट और उनका उपयोग कैसे करें पर हमारा गाइड देखें।

HIPAA इलेक्ट्रॉनिक मेडिकल रिकॉर्ड के बारे में क्या?

वही बुनियादी अंतर इलेक्ट्रॉनिक रूप से संग्रहीत चिकित्सा जानकारी पर लागू होता है।

HIPAA इलेक्ट्रॉनिक चिकित्सा रिकॉर्ड HIPAA द्वारा संरक्षित हो सकते हैं जब वे कवर किए गए स्वास्थ्य सेवा प्रदाता या स्वास्थ्य योजना द्वारा बनाए जाते हैं। हालांकि, नियोक्ता द्वारा रखे गए इलेक्ट्रॉनिक रोजगार रिकॉर्ड आम तौर पर HIPAA द्वारा कवर नहीं किए जाते हैं, भले ही उनमें स्वास्थ्य संबंधी जानकारी हो।

नियोक्ताओं के लिए, ADA अभी भी चिकित्सा जानकारी को गोपनीय रखने और सामान्य कार्मिक फाइलों से अलग रखने की आवश्यकता है। इलेक्ट्रॉनिक भंडारण उस गोपनीयता आवश्यकता को समाप्त नहीं करता है।

व्यावहारिक शब्दों में, किसी नियोक्ता को साझा इलेक्ट्रॉनिक कर्मचारी डेटाबेस को चिकित्सा जानकारी तक अप्रतिबंधित पहुंच के कारण नहीं मानना ​​चाहिए।

डिजिटल रूप से अपने स्वयं के रिकॉर्ड तक पहुंचने के बारे में अधिक जानकारी के लिए, मुफ्त में ऑनलाइन अपने चिकित्सा रिकॉर्ड कैसे देखें पर हमारा गाइड देखें।

एक प्रबंधक को वास्तव में किस जानकारी की आवश्यकता होती है?

एक उपयोगी अंतर चिकित्सा जानकारी और कार्य-संबंधी जानकारी के बीच है।

प्रबंधक को यह जानने की आवश्यकता हो सकती है:

  • कि कर्मचारी को स्वीकृत कार्य प्रतिबंध है
  • कौन सा कार्यस्थल प्रतिबंध पालन किया जाना चाहिए
  • कौन सा आवास स्वीकृत किया गया है
  • आवास या प्रतिबंध कब लागू होता है

प्रबंधक को आम तौर पर यह जानने की आवश्यकता नहीं है:

  • कर्मचारी का संपूर्ण चिकित्सा इतिहास
  • असंबंधित निदान
  • विस्तृत उपचार जानकारी
  • कार्यस्थल समस्या से असंबंधित दवा इतिहास
  • अन्य चिकित्सा स्थितियों के बारे में निजी जानकारी

लक्ष्य प्रबंधक को कार्यस्थल की समस्या को प्रबंधित करने के लिए पर्याप्त जानकारी देना है, बिना अनावश्यक रूप से गोपनीय चिकित्सा विवरणों को प्रकट किए।

क्या होगा यदि आपको लगता है कि आपकी चिकित्सा जानकारी अनुचित रूप से साझा की गई थी?

जो हुआ उसे प्रलेखित करके शुरुआत करें।

लिखें कि क्या जानकारी का खुलासा किया गया था, इसे किसने प्राप्त किया, प्रकटीकरण कब हुआ, और आपको इसके बारे में कैसे पता चला। प्रासंगिक ईमेल, संदेश, या अन्य दस्तावेज़ीकरण की प्रतियां रखें।

फिर आप अपने नियोक्ता के एचआर विभाग या नामित गोपनीयता संपर्क से पूछ सकते हैं कि चिकित्सा जानकारी कैसे संग्रहीत की जाती है और किसकी पहुंच है।

यदि चिंता किसी स्वास्थ्य सेवा प्रदाता या स्वास्थ्य योजना से संबंधित है और आपको लगता है कि संरक्षित स्वास्थ्य जानकारी को अनुचित रूप से प्रकट किया गया था, तो HIPAA प्रासंगिक हो सकता है। कार्यस्थल गोपनीयता चिंताओं के लिए, ADA और अन्य रोजगार कानून भी लागू हो सकते हैं।

उपयुक्त एजेंसी या कानूनी प्रक्रिया परिस्थितियों पर निर्भर करती है, इसलिए प्रकटीकरण के विशिष्ट विवरण मायने रखते हैं।

अक्सर पूछे जाने वाले प्रश्न

क्या मेरे सहकर्मी मेरे चिकित्सा रिकॉर्ड देख सकते हैं?

आम तौर पर, सहकर्मियों को केवल इसलिए आपके गोपनीय चिकित्सा जानकारी तक पहुंच नहीं होनी चाहिए क्योंकि वे एक ही नियोक्ता के लिए काम करते हैं। कर्मचारी चिकित्सा जानकारी को आम तौर पर गोपनीय रखा जाना चाहिए।

क्या मेरा प्रबंधक मेरा निदान देख सकता है?

ज़रूरी नहीं। प्रबंधक को कार्य प्रतिबंधों या उचित आवास के बारे में जानकारी की आवश्यकता हो सकती है, लेकिन यह स्वचालित रूप से प्रबंधक को आपके निदान या संपूर्ण चिकित्सा इतिहास तक पहुंच नहीं देता है।

क्या HIPAA काम पर चिकित्सा रिकॉर्ड की रक्षा करता है?

यह इस बात पर निर्भर करता है कि आप किन रिकॉर्डों का उल्लेख कर रहे हैं।

HIPAA आम तौर पर नियोक्ता द्वारा बनाए गए रोजगार रिकॉर्ड पर लागू नहीं होता है। कवर किए गए स्वास्थ्य सेवा प्रदाता या स्वास्थ्य योजना द्वारा रखी गई चिकित्सा जानकारी HIPAA द्वारा संरक्षित हो सकती है। नियोक्ता द्वारा रखी गई चिकित्सा जानकारी अभी भी अन्य कानूनों द्वारा संरक्षित की जा सकती है, जिसमें ADA भी शामिल है।

क्या मेरा नियोक्ता मेरे चिकित्सा रिकॉर्ड के लिए मेरे डॉक्टर को कॉल कर सकता है?

एक स्वास्थ्य सेवा प्रदाता आम तौर पर आपकी अनुमति के बिना आपके नियोक्ता को आपकी चिकित्सा जानकारी नहीं दे सकता है, जब तक कि कोई अन्य लागू कानून प्रकटीकरण की अनुमति या आवश्यकता न दे।

कर्मचारी चिकित्सा जानकारी तक कौन पहुंच सकता है?

परिस्थितियों के आधार पर, नामित एचआर कर्मियों, पर्यवेक्षकों या प्रबंधकों जिन्हें आवास या कार्य प्रतिबंधों के लिए जानकारी की आवश्यकता होती है, प्राथमिक उपचार और सुरक्षा कर्मियों, और कार्यकर्ता मुआवजा या बीमा मामलों को संभालने वाले लोगों के पास प्रासंगिक जानकारी तक पहुंच हो सकती है।

पहुंच विशिष्ट उद्देश्य के लिए अनुमत और आवश्यक बातों तक सीमित होनी चाहिए।

क्या कर्मचारी चिकित्सा रिकॉर्ड को कार्मिक फाइलों के साथ रखा जाना चाहिए?

नहीं। चिकित्सा जानकारी को आम तौर पर सामान्य कार्मिक फाइलों से अलग रखा जाना चाहिए और गोपनीय माना जाना चाहिए। इलेक्ट्रॉनिक चिकित्सा जानकारी को समान सुरक्षा मिलनी चाहिए।

क्या होगा यदि मेरे नियोक्ता ने मेरे सहकर्मियों के साथ मेरा निदान साझा किया?

जो हुआ उसे प्रलेखित करें और एचआर या उपयुक्त गोपनीयता या अनुपालन संपर्क के साथ मुद्दा उठाने पर विचार करें।

चाहे प्रकटीकरण ने कानून का उल्लंघन किया हो, यह इस बात पर निर्भर करता है कि क्या जानकारी साझा की गई थी, किसने इसे प्राप्त किया, इसे क्यों साझा किया गया, और कौन से कानून लागू होते हैं।

निष्कर्ष

कर्मचारी चिकित्सा जानकारी ऐसी चीज नहीं है जिसे कंपनी में हर कोई एक्सेस कर सके। सहकर्मियों और कर्मचारियों को बिना किसी वैध कार्य-संबंधी कारण के दूसरे कर्मचारी के चिकित्सा रिकॉर्ड तक अप्रतिबंधित पहुंच नहीं होनी चाहिए।

कुछ लोग, जैसे कि नामित एचआर कर्मी, पर्यवेक्षक, प्राथमिक उपचार कर्मचारी, या कार्यकर्ता मुआवजा कर्मी, सीमित जानकारी तक पहुंच प्राप्त कर सकते हैं जब कोई विशिष्ट अपवाद या वैध रोजगार उद्देश्य लागू होता है।

HIPAA चिकित्सा रिकॉर्ड जारी करने वाले कानूनों पर विचार करते समय मुख्य अंतर यह है कि HIPAA आम तौर पर कवर किए गए स्वास्थ्य सेवा प्रदाताओं और स्वास्थ्य योजनाओं द्वारा रखी गई संरक्षित स्वास्थ्य जानकारी को नियंत्रित करता है। नियोक्ता द्वारा बनाए गए कर्मचारी चिकित्सा जानकारी को आम तौर पर केवल HIPAA के बजाय कार्यस्थल गोपनीयता और रोजगार कानूनों द्वारा नियंत्रित किया जाता है।

इलेक्ट्रॉनिक भंडारण उस बुनियादी सिद्धांत को नहीं बदलता है। कवर किए गए स्वास्थ्य संगठनों द्वारा रखे गए HIPAA इलेक्ट्रॉनिक चिकित्सा रिकॉर्ड HIPAA के तहत आ सकते हैं, जबकि नियोक्ता द्वारा रखे गए इलेक्ट्रॉनिक रोजगार रिकॉर्ड आम तौर पर HIPAA-संरक्षित नहीं हो जाते हैं, भले ही उनमें चिकित्सा जानकारी हो।