Medicinska dokumentacija zaposlenika ne bi trebala biti dostupna svima u tvrtki. Čak i kada poslodavac legitimno treba neke zdravstvene informacije, pristup bi se općenito trebao ograničiti na osobe koje imaju poseban razlog za njihovo primanje.
Pravila mogu biti zbunjujuća jer zakoni o izdavanju medicinske dokumentacije prema HIPAA-i i zakoni o privatnosti medicinskih podataka na radnom mjestu ne pokrivaju točno iste informacije. HIPAA štiti određene medicinske informacije koje drže zdravstveni pružatelji i zdravstveni planovi, ali se općenito ne primjenjuje na evidenciju zaposlenja koju vodi poslodavac. Medicinske informacije zaposlenika također mogu biti zaštićene zakonima poput Zakona o Amerikancima s invaliditetom (ADA), koji zahtijeva od poslodavaca da medicinske informacije čuvaju povjerljivo i odvojeno od uobičajene kadrovske evidencije.
To znači da vaš upravitelj, kolege, osoblje ljudskih resursa ili drugi zaposlenici nemaju automatski pravo vidjeti vašu dijagnozu, pojedinosti liječenja ili potpunu medicinsku dokumentaciju samo zato što radite za tvrtku.
Ukratko: Ključne informacije
- Medicinske informacije zaposlenika općenito bi trebale biti povjerljive i odvojene od redovnih kadrovskih dosjea.
- Kolege ne bi trebali imati pristup medicinskoj dokumentaciji zaposlenika samo zato što rade u istoj tvrtki.
- Upravitelji i nadzornici mogu primiti ograničene medicinske informacije kada je to potrebno za rješavanje radnih ograničenja ili razumnih prilagodbi.
- Osoblje za prvu pomoć i sigurnost može trebati određene informacije tijekom hitnog slučaja.
- Ljudski resursi ili ovlašteno osoblje mogu trebati pristup pri rješavanju legitimnih pitanja zaposlenja, ali pristup treba biti ograničen.
- HIPAA općenito ne regulira evidenciju zaposlenja koju vodi poslodavac.
- Zdravstveni pružatelji općenito ne mogu slati medicinske informacije izravno poslodavcu bez ovlaštenja zaposlenika, osim ako drugi primjenjivi zakon ne dopušta ili zahtijeva otkrivanje.
Imate pitanja o svom zdravlju ili vam je potreban liječnik za pregled simptoma? Isprobajte August AI-jev besplatni pregled simptoma kako biste lakše razmotrili svoje simptome i moguće sljedeće korake. AI trijaža nije dijagnoza. Ako se suočavate s hitnim medicinskim slučajem, nazovite 911 ili idite u najbližu hitnu pomoć. Za pitanja o privatnosti medicinskih podataka na radnom mjestu, obratite se odjelu ljudskih resursa vašeg poslodavca ili odgovarajućem pravnom stručnjaku.
Tko ne bi trebao imati pristup medicinskoj dokumentaciji zaposlenika?
Osnovno pravilo je jednostavno: medicinske informacije zaposlenika trebale bi biti dostupne samo osobama koje imaju legitimni razlog za njihovo primanje.
Prema ADA-i, poslodavci moraju čuvati medicinske informacije o kandidatima i zaposlenicima povjerljivo. To uključuje informacije koje ne sadrže specifičnu dijagnozu. EEOC također preporučuje čuvanje medicinskih informacija u zasebnim medicinskim dosjeima umjesto u uobičajenim kadrovskim dosjeima.
Isto načelo vrijedi i kada su informacije pohranjene elektronički. Pristup računalnom sustavu tvrtke ne znači automatski da zaposlenik može vidjeti medicinske informacije drugog zaposlenika.
Kolege
Kolega općenito ne treba pristup medicinskim informacijama drugog zaposlenika.
Na primjer, zaposlenik može dobiti modificirani radni raspored kao razumnu prilagodbu. Kolege mogu znati da se raspored promijenio, ali općenito ne trebaju znati medicinski razlog iza toga.
Upravitelj može objasniti da je postignut dogovor na radnom mjestu bez otkrivanja dijagnoze zaposlenika ili drugih povjerljivih medicinskih detalja.
Zaposlenici u nepovezanim odjelima
Netko tko radi u obračunu plaća, računovodstvu, prodaji, marketingu, IT-u ili drugom odjelu nema automatski pravo pregledavati medicinske informacije zaposlenika.
Ovo je posebno važno kada su medicinske informacije pohranjene elektronički. Pristup bi trebao biti ograničen na osobe koje imaju legitimni razlog za korištenje informacija.
Mogućnost pristupa sustavu tvrtke od strane zaposlenika sama po sebi ne stvara legitimni razlog za pregledavanje medicinske dokumentacije drugog zaposlenika.
Upravitelji koji ne trebaju informacije
Upravitelji ponekad mogu primiti ograničene medicinske informacije, ali ne bi trebali automatski primiti potpunu medicinsku dokumentaciju zaposlenika.
Na primjer, nadzornik možda treba znati da zaposlenik ima ograničenje podizanja ili zahtijeva određenu prilagodbu radnog mjesta. Nadzornik općenito ne treba cjelokupnu medicinsku povijest zaposlenika kako bi proveo to ograničenje.
Ostali zaposlenici
Poslodavac ne bi trebao učiniti medicinske informacije zaposlenika dostupnima samo zato što je drugi zaposlenik znatiželjan, blisko surađuje s tom osobom ili želi razumjeti zašto je zaposlenik odsutan.
Medicinske informacije mogu ostati povjerljive čak i kada je zaposlenik dobrovoljno razgovarao o nekim zdravstvenim informacijama na poslu.
Tko može trebati ograničen pristup medicinskim informacijama zaposlenika?
Povjerljivost ne znači da nitko u organizaciji nikada ne može vidjeti medicinske informacije.
Određeni zaposlenici mogu trebati ograničen pristup kako bi obavljali svoje poslove ili ispunili zakonske obveze.
Ljudski resursi ili ovlašteno osoblje
Osoblje ljudskih resursa može trebati pristup medicinskoj dokumentaciji pri rješavanju zahtjeva za razumnu prilagodbu, medicinskog dopusta ili drugih legitimnih pitanja zaposlenja.
To ne znači da ljudski resursi trebaju neograničen pristup cjelokupnoj medicinskoj povijesti zaposlenika. Informacije se trebaju tretirati povjerljivo i pristupati im se samo kada je to potrebno za relevantnu svrhu zaposlenja.
Nadzornici i upravitelji
Nadzornik možda treba znati o radnim ograničenjima ili odobrenoj prilagodbi.
Na primjer, ako zaposlenik ne može podizati predmete iznad određene težine, upravitelj možda treba znati o ograničenju kako bi se rad mogao primjereno dodijeliti. Upravitelj ne mora nužno znati dijagnozu zaposlenika, povijest liječenja ili druge nepovezane zdravstvene informacije.
Osoblje za prvu pomoć i sigurnost
Medicinske informacije ponekad se mogu dijeliti s osobama odgovornim za pružanje hitnog liječenja ili pomoći.
Na primjer, relevantne informacije mogu biti potrebne ako zaposlenik ima medicinsko stanje koje bi moglo zahtijevati hitnu skrb na poslu.
Čak i u tim situacijama, dijeljene informacije trebaju biti ograničene na ono što je relevantno za hitni slučaj ili pitanje sigurnosti.
Osobe koje rukuju poslovima naknade za ozljede na radu ili osiguranja
Medicinske informacije također se mogu morati otkriti za potrebe naknade za ozljede na radu ili osiguranja kada je to dopušteno ili zahtijeva primjenjivi zakon.
Važna stvar je da ove situacije ne stvaraju neograničen pristup cjelokupnoj medicinskoj dokumentaciji zaposlenika.
Primjenjuje li se HIPAA na medicinsku dokumentaciju zaposlenika?
Ovdje mnogi ljudi postaju zbunjeni.
HIPAA se općenito primjenjuje na zaštićene zdravstvene informacije koje drže pokriveni zdravstveni pružatelji, zdravstveni planovi i određene druge pokrivene subjekte. Općenito ne štiti evidenciju zaposlenja koju vodi poslodavac, čak i kada ti zapisi sadrže zdravstveno povezane informacije.
Na primjer, pretpostavimo da svom poslodavcu predate liječničku potvrdu kojom podupirete zahtjev za dopust. Kopija poslodavca postaje dio evidencije zaposlenja. HIPAA općenito ne regulira taj zapis koji drži poslodavac na isti način na koji regulira medicinski zapis pokrivenog zdravstvenog pružatelja.
Drugi zakoni i dalje mogu štititi te informacije. Konkretno, ADA zahtijeva od poslodavaca da čuvaju povjerljivost medicinskih informacija koje dobiju o kandidatima i zaposlenicima.
Za više informacija o općim pravima na medicinsku dokumentaciju, pogledajte naš vodič o medicinskoj dokumentaciji: što se u njoj nalazi, tko je zakonski vlasnik i kako dobiti svoj primjerak.
Ova razlika je važna pri razmatranju zakona o izdavanju medicinske dokumentacije prema HIPAA-i. HIPAA ne znači da je svaki medicinski dokument u posjedu poslodavca automatski medicinski zapis zaštićen HIPAA-om.
Za širi okvir HIPAA-e, pogledajte HHS HIPAA za pojedince.
Može li poslodavac izravno dobiti medicinsku dokumentaciju od vašeg liječnika?
Općenito, vaš zdravstveni pružatelj ne može jednostavno poslati vašu medicinsku dokumentaciju vašem poslodavcu samo zato što je poslodavac traži.
Kada poslodavac izravno zatraži medicinske informacije od zdravstvenog pružatelja, pružatelj ih općenito ne može otkriti bez ovlaštenja pojedinca, osim ako drugi primjenjivi zakon ne dopušta ili zahtijeva takvo otkrivanje.
Postoje ograničene iznimke. Određene okolnosti mogu uključivati medicinski nadzor na radnom mjestu, bolesti ili ozljede povezane s radom ili zahtjeve za sigurnost na radu.
Specifične okolnosti su važne. Zahtjev poslodavca za medicinskim informacijama ne znači automatski da zdravstveni pružatelj može izdati cjelokupnu medicinsku dokumentaciju zaposlenika.
Ako trebate formalno zatražiti vlastitu dokumentaciju, pogledajte naš vodič o predlošcima obrazaca za zahtjev za medicinsku dokumentaciju i kako ih koristiti.
Što je s elektroničkom medicinskom dokumentacijom prema HIPAA-i?
Ista se osnovna razlika primjenjuje na medicinske informacije pohranjene elektronički.
Elektronička medicinska dokumentacija prema HIPAA-i može biti zaštićena HIPAA-om kada je vode pokriveni zdravstveni pružatelji ili zdravstveni planovi. Međutim, elektronička evidencija zaposlenja koju vodi poslodavac općenito nije pokrivena HIPAA-om samo zato što sadrži zdravstvene informacije.
Za poslodavce, ADA i dalje zahtijeva da se medicinske informacije čuvaju povjerljivo i odvojeno od uobičajenih kadrovskih dosjea. Elektroničko pohranjivanje ne ukida taj zahtjev za povjerljivošću.
U praktičnom smislu, poslodavac ne bi trebao tretirati zajedničku elektroničku bazu podataka zaposlenika kao razlog za neograničen pristup medicinskim informacijama.
Za više informacija o pristupu vlastitoj dokumentaciji digitalno, pogledajte naš vodič o kako besplatno pregledati svoju medicinsku dokumentaciju online.
Koje informacije upravitelj zapravo treba?
Korisna razlika je između medicinskih informacija i informacija vezanih uz rad.
Upravitelj možda treba znati:
- Da zaposlenik ima odobreno radno ograničenje
- Koje radno ograničenje treba poštovati
- Koja je prilagodba odobrena
- Kada se primjenjuje prilagodba ili ograničenje
Upravitelj općenito ne treba znati:
- Cjelokupnu medicinsku povijest zaposlenika
- Nepovezane dijagnoze
- Detaljne informacije o liječenju
- Povijest lijekova nepovezanu s problemom na radnom mjestu
- Privatne informacije o drugim zdravstvenim stanjima
Cilj je dati upravitelju dovoljno informacija za upravljanje problemom na radnom mjestu bez nepotrebnog otkrivanja povjerljivih medicinskih detalja.
Što ako mislite da su vaše medicinske informacije podijeljene nepropisno?
Započnite dokumentiranjem onoga što se dogodilo.
Zapišite koje su informacije otkrivene, tko ih je primio, kada se otkrivanje dogodilo i kako ste za to saznali. Zadržite kopije relevantnih e-poruka, poruka ili druge dokumentacije.
Zatim možete pitati odjel ljudskih resursa vašeg poslodavca ili ovlašteni kontakt za privatnost kako se medicinske informacije pohranjuju i tko im ima pristup.
Ako se zabrinutost odnosi na zdravstvenog pružatelja ili zdravstveni plan i vjerujete da su zaštićene zdravstvene informacije nepropisno otkrivene, HIPAA može biti relevantan. Za zabrinutosti o povjerljivosti na radnom mjestu, mogu se primjenjivati i ADA i drugi zakoni o zapošljavanju.
Odgovarajuća agencija ili pravni postupak ovisi o okolnostima, stoga su specifični detalji otkrivanja važni.
Često postavljana pitanja
Mogu li moji kolege vidjeti moju medicinsku dokumentaciju?
Općenito, kolege ne bi trebali imati pristup vašim povjerljivim medicinskim informacijama samo zato što rade za istog poslodavca. Medicinske informacije zaposlenika općenito bi trebale biti povjerljive.
Može li moj upravitelj vidjeti moju dijagnozu?
Ne nužno. Upravitelj možda treba informacije o radnim ograničenjima ili razumnu prilagodbu, ali to upravitelju automatski ne daje pristup vašoj dijagnozi ili cjelokupnoj medicinskoj povijesti.
Štiti li HIPAA medicinsku dokumentaciju na poslu?
Ovisi o tome na koje se zapise misli.
HIPAA se općenito ne primjenjuje na evidenciju zaposlenja koju vodi poslodavac. Medicinske informacije koje drži pokriveni zdravstveni pružatelj ili zdravstveni plan mogu biti zaštićene HIPAA-om. Medicinske informacije koje drži poslodavac i dalje mogu biti zaštićene drugim zakonima, uključujući ADA.
Može li moj poslodavac nazvati mog liječnika radi moje medicinske dokumentacije?
Zdravstveni pružatelj općenito ne može dati vašu medicinsku informaciju vašem poslodavcu bez vašeg ovlaštenja, osim ako drugi primjenjivi zakon ne dopušta ili zahtijeva takvo otkrivanje.
Tko može pristupiti medicinskim informacijama zaposlenika?
Ovisno o okolnostima, ovlašteno osoblje ljudskih resursa, nadzornici ili upravitelji koji trebaju informacije za prilagodbe ili radna ograničenja, osoblje za prvu pomoć i sigurnost, te osobe koje rukuju poslovima naknade za ozljede na radu ili osiguranja, mogu imati pristup relevantnim informacijama.
Pristup treba biti ograničen na ono što je dopušteno i nužno za određenu svrhu.
Treba li medicinska dokumentacija zaposlenika biti pohranjena s kadrovskim datotekama?
Ne. Medicinske informacije općenito bi trebale biti pohranjene odvojeno od uobičajenih kadrovskih datoteka i tretirati kao povjerljive. Elektroničke medicinske informacije trebale bi imati sličnu zaštitu.
Što ako je moj poslodavac podijelio moju dijagnozu s kolegama?
Dokumentirajte što se dogodilo i razmotrite podizanje pitanja s ljudskim resursima ili odgovarajućim kontaktom za privatnost ili usklađenost.
Je li otkrivanje prekršilo zakon ovisi o tome koje su informacije podijeljene, tko ih je primio, zašto su podijeljene i koji se zakoni primjenjuju.
Zaključak
Medicinske informacije zaposlenika nisu nešto čemu bi svatko u tvrtki trebao imati pristup. Kolege i zaposlenici bez legitimnog razloga vezanog uz rad ne bi trebali imati neograničen pristup medicinskoj dokumentaciji drugog zaposlenika.
Određene osobe, kao što su ovlašteno osoblje ljudskih resursa, nadzornici, osoblje za prvu pomoć ili osoblje za naknadu štete na radu, mogu imati pristup ograničenim informacijama kada se primjenjuje poseban izuzetak ili legitimna svrha zaposlenja.
Ključna razlika pri razmatranju zakona o izdavanju medicinske dokumentacije prema HIPAA-i je ta da HIPAA općenito uređuje zaštićene zdravstvene informacije koje drže pokriveni zdravstveni pružatelji i zdravstveni planovi. Medicinske informacije zaposlenika koje vodi poslodavac općenito uređuju zakoni o privatnosti na radnom mjestu i zapošljavanju, a ne samo HIPAA.
Elektroničko pohranjivanje ne mijenja to osnovno načelo. Elektronička medicinska dokumentacija prema HIPAA-i koju vode pokrivene zdravstvene organizacije može potpadati pod HIPAA, dok elektronička evidencija zaposlenja koju vodi poslodavac općenito ne postaje zaštićena HIPAA-om samo zato što sadrži medicinske informacije.
