Catatan medis karyawan tidak seharusnya terbuka untuk semua orang di perusahaan. Bahkan ketika pemberi kerja secara sah membutuhkan beberapa informasi kesehatan, aksesnya umumnya harus dibatasi pada orang-orang yang memiliki alasan spesifik untuk menerimanya.
Peraturan bisa membingungkan karena undang-undang rilis catatan medis HIPAA dan undang-undang privasi medis di tempat kerja tidak mencakup informasi yang persis sama. HIPAA melindungi informasi medis tertentu yang dipegang oleh penyedia layanan kesehatan dan rencana kesehatan, tetapi umumnya tidak berlaku untuk catatan ketenagakerjaan yang dikelola oleh pemberi kerja. Informasi medis karyawan juga dapat dilindungi oleh undang-undang seperti Americans with Disabilities Act (ADA), yang mengharuskan pemberi kerja untuk menjaga kerahasiaan informasi medis dan memisahkannya dari catatan personel biasa.
Itu berarti manajer, rekan kerja, staf SDM, atau karyawan lain tidak secara otomatis berhak melihat diagnosis, rincian pengobatan, atau catatan medis lengkap Anda hanya karena Anda bekerja di perusahaan tersebut.
TL;DR: Poin Penting
- Informasi medis karyawan umumnya harus dijaga kerahasiaannya dan dipisahkan dari arsip personel biasa.
- Rekan kerja tidak boleh memiliki akses ke catatan medis karyawan hanya karena mereka bekerja di perusahaan yang sama.
- Manajer dan supervisor dapat menerima informasi medis terbatas jika diperlukan untuk menangani pembatasan kerja atau akomodasi yang wajar.
- Personel pertolongan pertama dan keselamatan mungkin memerlukan informasi tertentu selama keadaan darurat.
- SDM atau personel yang ditunjuk mungkin memerlukan akses saat menangani masalah ketenagakerjaan yang sah, tetapi akses harus dibatasi.
- HIPAA umumnya tidak mengatur catatan ketenagakerjaan yang dikelola oleh pemberi kerja.
- Penyedia layanan kesehatan umumnya tidak dapat mengirimkan informasi medis langsung kepada pemberi kerja tanpa otorisasi karyawan, kecuali undang-undang lain yang berlaku mengizinkan atau mewajibkan pengungkapan.
Memiliki pertanyaan tentang kesehatan Anda atau memerlukan dokter untuk meninjau gejala? Coba penilaian gejala gratis August AI untuk membantu memikirkan gejala Anda dan langkah selanjutnya yang mungkin. Triase AI bukanlah diagnosis. Jika Anda menghadapi keadaan darurat medis, hubungi 911 atau pergi ke UGD terdekat. Untuk masalah privasi medis di tempat kerja, hubungi departemen SDM perusahaan Anda atau profesional hukum yang sesuai.
Siapa yang Seharusnya Tidak Memiliki Akses ke Catatan Medis Karyawan?
Aturan dasarnya sederhana: informasi medis karyawan hanya boleh tersedia bagi orang-orang yang memiliki alasan sah untuk menerimanya.
Di bawah ADA, pemberi kerja harus menjaga kerahasiaan informasi medis tentang pelamar dan karyawan. Itu termasuk informasi yang tidak mengandung diagnosis spesifik. EEOC juga merekomendasikan untuk menyimpan informasi medis dalam file medis terpisah daripada file personel biasa.
Prinsip yang sama berlaku ketika informasi disimpan secara elektronik. Memiliki akses ke sistem komputer perusahaan tidak secara otomatis berarti seorang karyawan dapat melihat informasi medis karyawan lain.
Rekan Kerja
Rekan kerja umumnya tidak memerlukan akses ke informasi medis karyawan lain.
Misalnya, seorang karyawan mungkin menerima jadwal kerja yang dimodifikasi sebagai akomodasi yang wajar. Rekan kerja mungkin tahu bahwa jadwal telah berubah, tetapi mereka umumnya tidak perlu mengetahui alasan medis di baliknya.
Manajer dapat menjelaskan bahwa pengaturan tempat kerja telah disetujui tanpa mengungkapkan diagnosis karyawan atau detail medis rahasia lainnya.
Karyawan di departemen yang tidak terkait
Seseorang yang bekerja di bagian penggajian, akuntansi, penjualan, pemasaran, IT, atau departemen lain tidak secara otomatis berhak melihat informasi medis karyawan.
Ini sangat penting ketika informasi medis disimpan secara elektronik. Akses harus dibatasi pada orang-orang yang memiliki alasan sah untuk menggunakan informasi tersebut.
Kemampuan karyawan untuk mengakses sistem perusahaan tidak, dengan sendirinya, menciptakan alasan yang sah untuk melihat catatan medis karyawan lain.
Manajer yang tidak membutuhkan informasi
Manajer terkadang dapat menerima informasi medis terbatas, tetapi mereka tidak boleh secara otomatis menerima catatan medis lengkap karyawan.
Misalnya, seorang supervisor mungkin perlu mengetahui bahwa seorang karyawan memiliki batasan mengangkat benda atau memerlukan akomodasi tempat kerja tertentu. Supervisor umumnya tidak memerlukan seluruh riwayat medis karyawan untuk menerapkan batasan tersebut.
Karyawan lain
Pemberi kerja tidak boleh membuat informasi medis karyawan tersedia hanya karena karyawan lain penasaran, bekerja dekat dengan orang tersebut, atau ingin memahami mengapa karyawan tersebut absen.
Informasi medis dapat tetap rahasia bahkan ketika seorang karyawan secara sukarela mendiskusikan beberapa informasi kesehatan di tempat kerja.
Siapa yang Mungkin Memerlukan Akses Terbatas ke Informasi Medis Karyawan?
Kerahasiaan tidak berarti tidak ada seorang pun di organisasi yang pernah dapat melihat informasi medis.
Karyawan tertentu mungkin memerlukan akses terbatas untuk melakukan pekerjaan mereka atau memenuhi kewajiban hukum.
SDM atau personel yang ditunjuk
Personel sumber daya manusia mungkin memerlukan akses ke dokumentasi medis saat menangani permintaan akomodasi yang wajar, cuti medis, atau masalah ketenagakerjaan sah lainnya.
Itu tidak berarti SDM harus memiliki akses tanpa batas ke seluruh riwayat medis karyawan. Informasi harus ditangani secara rahasia dan diakses hanya jika diperlukan untuk tujuan ketenagakerjaan yang relevan.
Supervisor dan manajer
Seorang supervisor mungkin perlu mengetahui tentang pembatasan kerja atau akomodasi yang disetujui.
Misalnya, jika seorang karyawan tidak dapat mengangkat benda di atas berat tertentu, manajer mungkin perlu mengetahui tentang batasan tersebut sehingga pekerjaan dapat ditugaskan dengan tepat. Manajer tidak perlu mengetahui diagnosis, riwayat pengobatan, atau informasi kesehatan lain yang tidak relevan.
Personel pertolongan pertama dan keselamatan
Informasi medis kadang-kadang mungkin perlu dibagikan dengan orang yang bertanggung jawab untuk memberikan perawatan atau bantuan darurat.
Misalnya, informasi yang relevan mungkin diperlukan jika seorang karyawan memiliki kondisi medis yang memerlukan perawatan darurat di tempat kerja.
Bahkan dalam situasi ini, informasi yang dibagikan harus dibatasi pada apa yang relevan dengan keadaan darurat atau masalah keselamatan.
Orang yang menangani kompensasi pekerja atau masalah asuransi
Informasi medis juga mungkin perlu diungkapkan untuk tujuan kompensasi pekerja atau asuransi ketika diizinkan atau diwajibkan oleh undang-undang yang berlaku.
Poin pentingnya adalah bahwa situasi ini tidak menciptakan akses tanpa batas ke seluruh catatan medis karyawan.
Apakah HIPAA Berlaku untuk Catatan Medis Karyawan?
Di sinilah banyak orang menjadi bingung.
HIPAA umumnya berlaku untuk informasi kesehatan yang dilindungi yang dipegang oleh penyedia layanan kesehatan yang tercakup, rencana kesehatan, dan entitas lain yang tercakup. Umumnya tidak melindungi catatan ketenagakerjaan yang dikelola oleh pemberi kerja, bahkan ketika catatan tersebut berisi informasi terkait kesehatan.
Misalnya, anggaplah Anda memberikan catatan dokter kepada pemberi kerja Anda untuk mendukung permintaan cuti. Salinan pemberi kerja menjadi bagian dari catatan ketenagakerjaan. HIPAA umumnya tidak mengatur catatan yang dipegang oleh pemberi kerja itu dengan cara yang sama seperti mengatur catatan medis penyedia layanan kesehatan yang tercakup.
Undang-undang lain masih dapat melindungi informasi tersebut. Khususnya, ADA mengharuskan pemberi kerja untuk menjaga kerahasiaan informasi medis yang mereka peroleh tentang pelamar dan karyawan.
Untuk informasi lebih lanjut tentang hak-hak umum catatan medis, lihat panduan kami tentang catatan medis: apa isinya, siapa yang secara sah memilikinya, dan cara mendapatkan salinan Anda.
Perbedaan ini penting ketika melihat undang-undang rilis catatan medis HIPAA. HIPAA tidak berarti bahwa setiap dokumen medis yang dimiliki pemberi kerja secara otomatis merupakan catatan medis yang dilindungi HIPAA.
Untuk kerangka kerja HIPAA yang lebih luas, lihat HHS HIPAA untuk individu.
Bisakah Pemberi Kerja Mendapatkan Catatan Medis Langsung dari Dokter Anda?
Umumnya, penyedia layanan kesehatan Anda tidak dapat begitu saja mengirimkan catatan medis Anda kepada pemberi kerja Anda karena pemberi kerja memintanya.
Ketika pemberi kerja langsung meminta informasi medis kepada penyedia layanan kesehatan, penyedia umumnya tidak dapat mengungkapkannya tanpa otorisasi individu kecuali undang-undang lain yang berlaku mengizinkan atau mewajibkan pengungkapan.
Ada pengecualian terbatas. Keadaan tertentu dapat melibatkan pengawasan medis di tempat kerja, penyakit atau cedera terkait pekerjaan, atau persyaratan keselamatan kerja.
Keadaan spesifik penting. Permintaan informasi medis oleh pemberi kerja tidak secara otomatis berarti penyedia layanan kesehatan dapat merilis seluruh catatan medis karyawan.
Jika Anda perlu secara resmi meminta catatan Anda sendiri, lihat panduan kami tentang template formulir permintaan catatan medis dan cara menggunakannya.
Bagaimana dengan Catatan Medis Elektronik HIPAA?
Perbedaan dasar yang sama berlaku untuk informasi medis yang disimpan secara elektronik.
Catatan medis elektronik HIPAA dapat dilindungi oleh HIPAA ketika dikelola oleh penyedia layanan kesehatan yang tercakup atau rencana kesehatan. Namun, catatan ketenagakerjaan elektronik yang dikelola oleh pemberi kerja umumnya tidak dicakup oleh HIPAA hanya karena berisi informasi kesehatan.
Untuk pemberi kerja, ADA masih mengharuskan informasi medis dijaga kerahasiaannya dan dipisahkan dari arsip personel biasa. Penyimpanan elektronik tidak menghilangkan persyaratan kerahasiaan itu.
Secara praktis, pemberi kerja tidak boleh memperlakukan basis data karyawan elektronik bersama sebagai alasan untuk akses tanpa batas ke informasi medis.
Untuk informasi lebih lanjut tentang mengakses catatan Anda sendiri secara digital, lihat panduan kami tentang cara melihat catatan medis Anda secara online secara gratis.
Informasi Apa yang Sebenarnya Dibutuhkan Manajer?
Perbedaan yang berguna adalah antara informasi medis dan informasi terkait pekerjaan.
Manajer mungkin perlu mengetahui:
- Bahwa seorang karyawan memiliki batasan kerja yang disetujui
- Pembatasan tempat kerja apa yang perlu diikuti
- Akomodasi apa yang telah disetujui
- Kapan akomodasi atau batasan berlaku
Manajer umumnya tidak perlu mengetahui:
- Seluruh riwayat medis karyawan
- Diagnosis yang tidak relevan
- Rincian pengobatan
- Riwayat pengobatan yang tidak terkait dengan masalah tempat kerja
- Informasi pribadi tentang kondisi medis lainnya
Tujuannya adalah untuk memberi manajer informasi yang cukup untuk mengelola masalah tempat kerja tanpa perlu mengungkapkan detail medis rahasia.
Bagaimana Jika Anda Merasa Informasi Medis Anda Dibagikan Secara Tidak Benar?
Mulailah dengan mendokumentasikan apa yang terjadi.
Tulis informasi apa yang diungkapkan, siapa yang menerimanya, kapan pengungkapan itu terjadi, dan bagaimana Anda mengetahuinya. Simpan salinan email, pesan, atau dokumentasi relevan lainnya.
Anda kemudian dapat bertanya kepada departemen SDM perusahaan Anda atau kontak privasi yang ditunjuk tentang bagaimana informasi medis disimpan dan siapa yang memiliki akses ke sana.
Jika kekhawatiran tersebut melibatkan penyedia layanan kesehatan atau rencana kesehatan dan Anda yakin informasi kesehatan yang dilindungi diungkapkan secara tidak benar, HIPAA mungkin relevan. Untuk kekhawatiran kerahasiaan di tempat kerja, ADA dan undang-undang ketenagakerjaan lainnya juga dapat berlaku.
Badan atau proses hukum yang sesuai tergantung pada situasinya, sehingga detail spesifik pengungkapan itu penting.
Pertanyaan yang Sering Diajukan
Bisakah rekan kerja saya melihat catatan medis saya?
Umumnya, rekan kerja seharusnya tidak memiliki akses ke informasi medis rahasia Anda hanya karena mereka bekerja untuk pemberi kerja yang sama. Informasi medis karyawan umumnya harus dijaga kerahasiaannya.
Bisakah manajer saya melihat diagnosis saya?
Tidak selalu. Manajer mungkin memerlukan informasi tentang pembatasan kerja atau akomodasi yang wajar, tetapi itu tidak secara otomatis memberi manajer akses ke diagnosis atau seluruh riwayat medis Anda.
Apakah HIPAA melindungi catatan medis di tempat kerja?
Itu tergantung pada catatan mana yang Anda maksud.
HIPAA umumnya tidak berlaku untuk catatan ketenagakerjaan yang dikelola oleh pemberi kerja. Informasi medis yang dipegang oleh penyedia layanan kesehatan yang tercakup atau rencana kesehatan dapat dilindungi oleh HIPAA. Informasi medis yang dipegang pemberi kerja masih dapat dilindungi oleh undang-undang lain, termasuk ADA.
Bisakah pemberi kerja saya menelepon dokter saya untuk catatan medis saya?
Penyedia layanan kesehatan umumnya tidak dapat memberikan informasi medis Anda kepada pemberi kerja Anda tanpa otorisasi Anda kecuali undang-undang lain yang berlaku mengizinkan atau mewajibkan pengungkapan.
Siapa yang dapat mengakses informasi medis karyawan?
Tergantung pada situasinya, personel SDM yang ditunjuk, supervisor atau manajer yang memerlukan informasi untuk akomodasi atau pembatasan kerja, personel pertolongan pertama dan keselamatan, serta orang yang menangani masalah kompensasi pekerja atau asuransi mungkin memiliki akses ke informasi yang relevan.
Akses harus dibatasi pada apa yang diizinkan dan diperlukan untuk tujuan spesifik.
Haruskah catatan medis karyawan disimpan bersama arsip personel?
Tidak. Informasi medis umumnya harus disimpan terpisah dari arsip personel biasa dan diperlakukan sebagai rahasia. Informasi medis elektronik harus mendapatkan perlindungan serupa.
Bagaimana jika pemberi kerja saya membagikan diagnosis saya dengan rekan kerja?
Dokumentasikan apa yang terjadi dan pertimbangkan untuk mengajukan masalah ini ke SDM atau kontak privasi atau kepatuhan yang sesuai.
Apakah pengungkapan tersebut melanggar hukum tergantung pada informasi apa yang dibagikan, siapa yang menerimanya, mengapa dibagikan, dan undang-undang mana yang berlaku.
Kesimpulan
Informasi medis karyawan bukanlah sesuatu yang dapat diakses oleh semua orang di perusahaan. Rekan kerja dan karyawan tanpa alasan sah terkait pekerjaan seharusnya tidak memiliki akses tanpa batas ke catatan medis karyawan lain.
Orang-orang tertentu, seperti personel SDM yang ditunjuk, supervisor, staf pertolongan pertama, atau personel kompensasi pekerja, mungkin memiliki akses ke informasi terbatas ketika pengecualian khusus atau tujuan ketenagakerjaan yang sah berlaku.
Perbedaan utama ketika mempertimbangkan undang-undang rilis catatan medis HIPAA adalah bahwa HIPAA umumnya mengatur informasi kesehatan yang dilindungi yang dipegang oleh penyedia layanan kesehatan dan rencana kesehatan yang tercakup. Informasi medis karyawan yang dikelola oleh pemberi kerja umumnya diatur oleh undang-undang privasi dan ketenagakerjaan di tempat kerja daripada hanya HIPAA.
Penyimpanan elektronik tidak mengubah prinsip dasar tersebut. Catatan medis elektronik HIPAA yang dipegang oleh organisasi layanan kesehatan yang tercakup dapat masuk di bawah HIPAA, sementara catatan ketenagakerjaan elektronik yang dipegang oleh pemberi kerja umumnya tidak menjadi dilindungi HIPAA hanya karena berisi informasi medis.
