Læknisskrár starfsmanna eiga ekki að vera opnar öllum í fyrirtæki. Jafnvel þegar atvinnurekandi þarf lögmætar heilsuupplýsingar, ætti aðgangur almennt að vera takmarkaður við þá sem hafa sérstaka ástæðu til að fá þær.

Reglurnar geta verið ruglingslegar vegna þess að HIPAA lög um útgáfu læknisskrána og lög um friðhelgi læknisupplýsinga á vinnustað ná ekki yfir nákvæmlega sömu upplýsingar. HIPAA verndar ákveðnar læknisupplýsingar sem heilbrigðisveitendur og heilsufarsskipulag hafa, en það gildir almennt ekki um atvinnuskrá starfsmanna sem atvinnurekandi viðheldur. Heilsuupplýsingar starfsmanna geta einnig verið verndaðar af lögum eins og American with Disabilities Act (ADA), sem krefst þess að atvinnurekendur haldi læknisupplýsingum trúnaðarmálum og aðskildum frá venjulegum starfsmannaskrám.

Það þýðir að yfirmaður þinn, samstarfsmenn, starfsfólk mannauðsdeildar eða aðrir starfsmenn hafa ekki sjálfkrafa rétt til að sjá greiningu þína, meðferðarupplýsingar eða heildstæðar læknisskrár einfaldlega vegna þess að þú vinnur hjá fyrirtækinu.

TL;DR: Helstu atriði

  • Heilsuupplýsingar starfsmanna ættu almennt að vera trúnaðarmál og aðskildar frá venjulegum starfsmannaskrám.
  • Samstarfsmenn eiga ekki að hafa aðgang að læknisskrám starfsmanns einfaldlega vegna þess að þeir vinna hjá sama fyrirtæki.
  • Yfirmenn og eftirlitsmenn geta fengið takmarkaðar heilsuupplýsingar þegar nauðsyn krefur til að sinna vinnutakmörkunum eða sanngjörnum aðlögunum.
  • Fyrstuhjálpar- og öryggisstarfsfólk gæti þurft ákveðnar upplýsingar í neyðartilvikum.
  • Mannauðsdeild eða tilnefnt starfsfólk gæti þurft aðgang þegar það sinnir lögmætum atvinnumálum, en aðgangur ætti að vera takmarkaður.
  • HIPAA hefur almennt ekki eftirlit með atvinnuskrá starfsmanna sem atvinnurekandi viðheldur.
  • Heilbrigðisveitendur geta almennt ekki sent læknisupplýsingar beint til atvinnurekanda án leyfis starfsmanns, nema annað gildi lög leyfa eða krefjast upplýsingagjafar.

Ertu með spurningar um heilsu þína eða þarft að hafa samband við lækni til að skoða einkenni? Prófaðu ókeypis einkennamat frá August AI til að hjálpa þér að hugsa um einkenni þín og möguleg næstu skref. AI klæðning er ekki greining. Ef þú ert í læknisfræðilegu neyðarástandi, hringdu í 112 eða farðu á næsta bráðamóttöku. Fyrir áhyggjur varðandi friðhelgi læknisupplýsinga á vinnustað, hafðu samband við mannauðsdeild fyrirtækisins þíns eða viðeigandi lögfræðing.

Hver á ekki að hafa aðgang að læknisskrám starfsmanna?

Grunnreglan er einföld: heilsuupplýsingar starfsmanna ættu aðeins að vera aðgengilegar þeim sem hafa lögmæta ástæðu til að fá þær.

Samkvæmt ADA verða atvinnurekendur að halda læknisupplýsingum um umsækjendur og starfsmenn trúnaðarmálum. Það felur í sér upplýsingar sem innihalda ekki sérstaka greiningu. EEOC mælir einnig með því að halda læknisupplýsingum í sérstökum læknisskrám í stað venjulegra starfsmannaskrám.

Sama meginregla gildir þegar upplýsingar eru geymdar rafrænt. Að hafa aðgang að tölvukerfi fyrirtækisins þýðir ekki sjálfkrafa að starfsmaður ætti að geta skoðað læknisupplýsingar annars starfsmanns.

Samstarfsmenn

Samstarfsmaður þarf almennt ekki aðgang að læknisupplýsingum annars starfsmanns.

Til dæmis gæti starfsmaður fengið breyttan vinnutíma sem sanngjarnt aðlögun. Samstarfsmenn kunna að vita að tímasetningin hafi breyst, en þeir þurfa almennt ekki að vita læknisfræðilega ástæðu að baki því.

Yfirmaður getur útskýrt að skipulag á vinnustað hafi verið samþykkt án þess að afhjúpa greiningu starfsmanns eða aðrar trúnaðarmál læknisfræðilegar upplýsingar.

Starfsmenn í óskyldum deildum

Einhver sem starfar í launadeild, bókhaldi, sölu, markaðssetningu, upplýsingatækni eða annarri deild hefur ekki sjálfkrafa rétt til að skoða læknisupplýsingar starfsmanns.

Þetta er sérstaklega mikilvægt þegar læknisupplýsingar eru geymdar rafrænt. Aðgangur ætti að vera takmarkaður við þá sem hafa lögmæta ástæðu til að nota upplýsingarnar.

Hæfni starfsmanns til að fá aðgang að kerfi fyrirtækisins skapar ekki, í sjálfu sér, lögmæta ástæðu til að skoða læknisskrár annars starfsmanns.

Yfirmenn sem þurfa ekki upplýsingarnar

Yfirmenn geta stundum fengið takmarkaðar heilsuupplýsingar, en þeir ættu ekki sjálfkrafa að fá heildstæðar læknisskrár starfsmanns.

Til dæmis gæti eftirlitsmaður þurft að vita að starfsmaður hafi vinnutakmörkun vegna lyftinga eða þurfi ákveðna aðlögun á vinnustað. Eftirlitsmaður þarf almennt ekki alla læknissögu starfsmanns til að innleiða þá takmörkun.

Aðrir starfsmenn

Atvinnurekandi ætti ekki að gera læknisupplýsingar starfsmanns aðgengilegar einfaldlega vegna þess að annar starfsmaður er forvitinn, vinnur náið með þeirri manneskju, eða vill skilja hvers vegna starfsmaður er fjarverandi.

Læknisupplýsingar geta verið trúnaðarmál jafnvel þegar starfsmaður hefur sjálfviljugur rætt einhverjar heilsufarsupplýsingar í vinnunni.

Hver gæti þurft takmarkaðan aðgang að heilsuupplýsingum starfsmanns?

Trúnaður þýðir ekki að enginn í stofnun geti nokkurn tíma séð læknisupplýsingar.

Ákveðnir starfsmenn gætu þurft takmarkaðan aðgang til að sinna störfum sínum eða uppfylla lagalegar skuldbindingar.

Mannauðsdeild eða tilnefnt starfsfólk

Starfsfólk mannauðsdeildar gæti þurft aðgang að læknisskjölum þegar það sinnir beiðnum um sanngjarna aðlögun, læknisleyfi eða öðrum lögmætum atvinnumálum.

Það þýðir ekki að mannauðsdeild ætti að hafa ótakmarkaðan aðgang að allri læknisfræðilegri sögu starfsmanns. Upplýsingum ætti að hugað trúnaðarmálum og aðgangur aðeins að þegar nauðsynlegt er fyrir viðeigandi atvinnutilgang.

Eftirlitsmenn og yfirmenn

Eftirlitsmaður gæti þurft að vita um vinnutakmarkanir eða samþykkta aðlögun.

Til dæmis, ef starfsmaður getur ekki lyft hlutum yfir ákveðinni þyngd, gæti yfirmaður þurft að vita um takmörkunina svo hægt sé að úthluta vinnu á viðeigandi hátt. Yfirmaður þarf ekki endilega að vita greiningu starfsmanns, meðferðarsögu eða aðrar óskyldar heilsuupplýsingar.

Fyrstuhjálpar- og öryggisstarfsfólk

Læknisupplýsingar gætu stundum þurft að deila með fólki sem ber ábyrgð á að veita neyðarmeðferð eða aðstoð.

Til dæmis, viðeigandi upplýsingar gætu verið nauðsynlegar ef starfsmaður hefur sjúkdómsástand sem gæti krafist neyðaraðstoðar í vinnunni.

Jafnvel í þessum aðstæðum ætti upplýsingum sem deilt er að vera takmarkað við það sem er viðeigandi fyrir neyðarástandið eða öryggismál.

Fólk sem sinnir bótamálum vegna vinnuslysa eða tryggingamála

Læknisupplýsingar gætu einnig þurft að upplýsa vegna bótamála vegna vinnuslysa eða tryggingamála þegar það er leyfilegt eða krafist af gildandi lögum.

Mikilvægt atriði er að þessar aðstæður skapa ekki ótakmarkaðan aðgang að öllum læknisskrám starfsmanns.

Gildir HIPAA um læknisskrár starfsmanna?

Hér er þar sem margir verða ruglaðir.

HIPAA gildir almennt um verndaðar heilsuupplýsingar sem hafa yfir umsjónarkendi heilbrigðisveitenda, heilsufarsskipulags og ákveðinna annarra umsjónarkenda. Það verndar almennt ekki atvinnuskrá starfsmanna sem atvinnurekandi viðheldur, jafnvel þegar þessar skrár innihalda heilsu-tengdar upplýsingar.

Til dæmis, gerum við ráð fyrir að þú gefir atvinnurekanda þínum læknisvottorð sem styður leyfisbeiðni. Afturhald atvinnurekanda verður hluti af atvinnuskrá. HIPAA hefur almennt ekki eftirlit með þeirri skrá sem atvinnurekandi hefur á sama hátt og það hefur eftirlit með læknisskrá umsjónarkenna heilbrigðisveitanda.

Önnur lög geta enn þá verndað þær upplýsingar. Sérstaklega krefst ADA þess að atvinnurekendur viðhaldi trúnaði læknisupplýsinga sem þeir fá um umsækjendur og starfsmenn.

Fyrir meira um almenn réttindi til læknisskráa, sjá leiðbeiningar okkar um læknisskrár: hvað er í þeim, hver á löglega þær og hvernig á að fá afrit.

Þessi aðgreining skiptir máli þegar litið er á HIPAA lög um útgáfu læknisskrána. HIPAA þýðir ekki að hvert læknis skjöl sem atvinnurekandi hefur séu sjálfkrafa HIPAA-verndaðar læknisskrár.

Fyrir víðara HIPAA ramma, sjá HHS HIPAA fyrir einstaklinga.

Getur atvinnurekandi fengið læknisskrár beint frá lækni þínum?

Almennt getur heilbrigðisveitandi þinn ekki einfaldlega sent læknisskrár þínar til atvinnurekanda þíns vegna þess að atvinnurekandinn biður um þær.

Þegar atvinnurekandi biður heilbrigðisveitanda beint um læknisupplýsingar, getur heilbrigðisveitandi almennt ekki upplýst þær án leyfis einstaklingsins nema annað gildi lög leyfi eða krefjist upplýsingagjafar.

Það eru takmarkaðar undantekningar. Ákveðnar aðstæður geta falið í sér vinnustaðarlækniseftirlit, tengda sjúkdóma eða meiðsli í vinnu, eða kröfur um öryggi í vinnu.

Sérstakar aðstæður skipta máli. Beiðni atvinnurekanda um læknisupplýsingar þýðir ekki sjálfkrafa að heilbrigðisveitandi geti gefið út alla læknissögu starfsmanns.

Ef þú þarft að formlega biðja um eigin skrár, sjá leiðbeiningar okkar um form til að biðja um læknisskrár og hvernig á að nota þau.

Hvað með rafrænar læknisskrár samkvæmt HIPAA?

Sama grundvallaraðgreining gildir um læknisupplýsingar sem eru geymdar rafrænt.

HIPAA rafrænar læknisskrár geta verið verndaðar af HIPAA þegar þær eru viðhaldnar af umsjónarkenni heilbrigðisveitanda eða heilsufarsskipulagi. Hins vegar eru rafrænar atvinnuskrá sem atvinnurekandi hefur almennt ekki undir HIPAA einfaldlega vegna þess að þær innihalda heilsuupplýsingar.

Fyrir atvinnurekendur krefst ADA enn þá að læknisupplýsingum sé haldið trúnaðarmálum og aðskildum frá venjulegum starfsmannaskrám. Rafræn geymsla fjarlægir ekki þá kröfu um trúnað.

Í reynd ætti atvinnurekandi ekki að líta á sameiginlegan rafrænan starfsmannagrunn sem ástæðu fyrir ótakmarkaðri aðgangi að læknisupplýsingum.

Fyrir meira um aðgang að eigin skrám stafrænt, sjá leiðbeiningar okkar um hvernig á að skoða læknisskrár þínar á netinu ókeypis.

Hvaða upplýsingar þarf yfirmaður raunverulega?

Hagnýt aðgreining er á milli læknisupplýsinga og upplýsinga sem tengjast vinnu.

Yfirmaður gæti þurft að vita:

  • Að starfsmaður hafi samþykkta vinnutakmörkun
  • Hver vinnutakmörkun þarf að fylgja
  • Hvaða aðlögun hefur verið samþykkt
  • Hvenær aðlögun eða takmörkun á við

Yfirmaður þarf almennt ekki að vita:

  • Heildstæða læknissögu starfsmanns
  • Óskyldar greiningar
  • Nákvæmar upplýsingar um meðferð
  • Saga lyfjatöku sem tengist ekki vandamálum á vinnustað
  • Einkaupplýsingar um önnur sjúkdómsástand

Markmiðið er að gefa yfirmanni nægar upplýsingar til að sinna vandamálum á vinnustað án þess að óþarfa afhjúpa trúnaðarmál læknisfræðilegar upplýsingar.

Hvað ef þú telur að læknisupplýsingum þínum hafi verið deilt óviðeigandi?

Byrjaðu á því að skjala það sem gerðist.

Skrifaðu niður hvaða upplýsingar voru afhjúpaðar, hver fékk þær, hvenær afhjúpunin átti sér stað og hvernig þú fréttir af henni. Geymðu afrit af viðeigandi tölvupóstum, skilaboðum eða öðrum skjölum.

Þú getur síðan spurt mannauðsdeild fyrirtækisins þíns eða tilnefnda tengilið fyrir friðhelgi um það hvernig læknisupplýsingum er geymt og hver hefur aðgang að þeim.

Ef áhyggjur fela í sér heilbrigðisveitanda eða heilsufarsskipulag og þú telur að verndaðar heilsuupplýsingar hafi verið óviðeigandi afhjúpaðar, gæti HIPAA átt við. Fyrir áhyggjur varðandi trúnað á vinnustað, gætu ADA og önnur atvinnulög einnig átt við.

Viðeigandi stofnun eða lögfræðileg aðferð veltur á aðstæðum, svo sérstakar upplýsingar um afhjúpunina skipta máli.

Algengar spurningar

Getur samstarfsfólk mitt séð læknisskrár mínar?

Almennt ætti samstarfsfólk ekki að hafa aðgang að trúnaðarmálum læknisupplýsinga þinna einfaldlega vegna þess að þau vinna hjá sama atvinnurekanda. Læknisupplýsingar starfsmanna ættu almennt að vera trúnaðarmál.

Getur yfirmaður minn séð greiningu mína?

Ekki endilega. Yfirmaður gæti þurft upplýsingar um vinnutakmarkanir eða sanngjarnt aðlögun, en það veitir ekki sjálfkrafa yfirmanni aðgang að greiningu þinni eða heildstæðri læknissögu.

Verndar HIPAA læknisskrár í vinnunni?

Það fer eftir því um hvaða skrár er að ræða.

HIPAA á almennt ekki við um atvinnuskrá sem atvinnurekandi viðheldur. Læknisupplýsingar sem umsjónarkendir heilbrigðisveitendur eða heilsufarsskipulag hafa geta verið verndaðar af HIPAA. Læknisupplýsingar sem atvinnurekandi hefur geta enn verið verndaðar af öðrum lögum, þar á meðal ADA.

Getur atvinnurekandi minn hringt í lækni minn fyrir læknisskrár mínar?

Heilbrigðisveitandi getur almennt ekki gefið atvinnurekanda þínum læknisupplýsingar þínar án leyfis þíns nema annað gildi lög leyfi eða krefjist upplýsingagjafar.

Hver getur haft aðgang að læknisupplýsingum starfsmanna?

Það fer eftir aðstæðum, tilnefnt starfsfólk mannauðsdeildar, eftirlitsmenn eða yfirmenn sem þurfa upplýsingar vegna aðlögunar eða vinnutakmarkana, fyrstuhjálpar- og öryggisstarfsfólk, og fólk sem sinnir bótamálum vegna vinnuslysa eða tryggingamála getur haft aðgang að viðeigandi upplýsingum.

Aðgangur ætti að vera takmarkaður við það sem er leyfilegt og nauðsynlegt fyrir tiltekinn tilgang.

Ætti að geyma læknisskrár starfsmanna með starfsmannaskrám?

Nei. Læknisupplýsingar ættu almennt að vera geymdar aðskildar frá venjulegum starfsmannaskrám og meðhöndlaðar sem trúnaðarmál. Rafrænar læknisupplýsingar ættu að fá sambærilega vernd.

Hvað ef atvinnurekandi minn deildi greiningu minni með samstarfsmönnum?

Skjala það sem gerðist og íhuga að koma málinu á framfæri við mannauðsdeild eða viðeigandi tengilið fyrir friðhelgi eða regluvörslu.

Hvort afhjúpun hafi brotið lög fer eftir því hvaða upplýsingar voru deilt, hver fékk þær, hvers vegna þær voru deilt og hvaða lög eiga við.

Niðurstaðan

Læknisupplýsingar starfsmanna eru ekki eitthvað sem allir í fyrirtæki ættu að geta nálgast. Samstarfsmenn og starfsmenn án lögmætrar ástæðu sem tengist vinnu ættu ekki að hafa ótakmarkaðan aðgang að læknisskrám annars starfsmanns.

Ákveðnir aðilar, svo sem tilnefnt starfsfólk mannauðsdeildar, eftirlitsmenn, fyrstuhjálparstarfsfólk eða starfsfólk bótamála vegna vinnuslysa, geta haft aðgang að takmörkuðum upplýsingum þegar sérstök undantekning eða lögmætur atvinnutilgangur á við.

Mikilvæg aðgreining þegar litið er á HIPAA lög um útgáfu læknisskrána er sú að HIPAA hefur almennt umsjón með vernduðum heilsuupplýsingum sem umsjónarkendir heilbrigðisveitendur og heilsufarsskipulag hafa. Læknisupplýsingar starfsmanna sem atvinnurekandi viðheldur falla almennt undir lög um friðhelgi á vinnustað og atvinnulög fremur en HIPAA eitt.

Rafræn geymsla breytir ekki þeirri grundvallarreglu. HIPAA rafrænar læknisskrár sem umsjónarkendir heilbrigðisstofnanir hafa geta fallið undir HIPAA, á meðan rafrænar atvinnuskrá sem atvinnurekandi hefur falla almennt ekki undir HIPAA einfaldlega vegna þess að þær innihalda læknisupplýsingar.