Richiedeteli al custode dei referti, non al vostro medico: scaricate ciò che potete dal portale pazienti oggi stesso, poi inviate una richiesta scritta datata all'ufficio Gestione Informazioni Sanitarie o alla privacy. È così che si ottengono i referti medici con un termine legale allegato, poiché l'HIPAA concede al fornitore 30 giorni per agire.

TL;DR: Punti chiave

  • Le richieste vanno al custode dei referti (HIM, rilascio informazioni o responsabile della privacy), mai nella casella di posta del vostro medico curante.
  • Il portale vi fornisce la maggior parte della cartella in pochi minuti. Raramente fornisce il referto legale completo.
  • L'accesso ha una scadenza di 30 giorni. Le modifiche hanno 60 giorni. Entrambi consentono un'estensione con preavviso scritto.
  • Nessuno può addebitarvi costi per la ricerca o il recupero dei vostri referti, solo per la copia e l'invio.
  • Una correzione aggiunge la vostra versione accanto all'errore. Nulla viene cancellato, mai.

Come ottenere i referti medici: chiedete al custode dei referti, non al vostro medico

Inviate la vostra richiesta al custode dei referti: il dipartimento Gestione Informazioni Sanitarie (referti medici), l'ufficio rilascio informazioni o il responsabile della privacy. Avete tre canali. Scaricate dal portale pazienti, inviate una richiesta scritta firmata, o presentatevi di persona con un documento d'identità con foto. Indicate le date del servizio, i referti specifici e il formato desiderato. Il fornitore deve agire entro 30 giorni.

Questo instradamento è più importante della vostra formulazione. I medici curanti non rilasciano i referti; i custodi lo fanno, e un messaggio inviato alla casella di posta di un medico curante viene inoltrato, messo in coda o scartato silenziosamente. Il diritto di accesso HIPAA descritto da HealthIT.gov copre sia i vostri referti sanitari che quelli di fatturazione detenuti da fornitori coperti e piani sanitari, ed è valido sia per i rappresentanti personali che per i pazienti.

Siate specifici o aspettatevi un file parziale. Le persone cercano come ottenere i miei referti medici e immaginano un documento ordinato, ma ricevete esattamente le categorie che nominate. Richiedete note di visita, risultati di laboratorio, referti di imaging, referti operatori e patologici, l'elenco attuale dei farmaci e una dichiarazione di fatturazione dettagliata, quindi specificate il formato di consegna: una copia elettronica a un indirizzo e-mail nominato o al vostro portale.

Due cose sono al di fuori di questo diritto. Le note di psicoterapia separate di un fornitore di salute mentale e le informazioni raccolte in previsione di un procedimento civile, penale o amministrativo sono entrambe escluse ai sensi del 45 CFR 164.524. Tutto il resto nel set di dati designato è vostro da leggere. Se non siete sicuri di cosa copra, iniziate con cosa c'è nei vostri referti medici e chi legalmente li possiede.

La verità cruciale: correggere un referto non cancella mai l'errore

Una correzione non cancella l'errore. Vi sta accanto. Quando un fornitore approva la vostra richiesta, il 45 CFR 164.526 richiede che la modifica, o un suo collegamento, venga allegata al referto esistente, con ogni referto interessato identificato. Nessuna riscrittura. Nessuna cancellazione.

La voce originale rimane nella cartella in modo permanente. Così come la vostra correzione. Così come la vostra dichiarazione di disaccordo se si rifiutano di farne una.

Ciò che riformula l'intero lavoro. Lo scopo di imparare come correggere i referti medici non è la cancellazione, ma rendere la versione accurata visibile a ogni futuro lettore di quella cartella: il prossimo internista, il prossimo farmacista, il prossimo assicuratore. Ciò significa leggere la vostra copia completa riga per riga e annotare la data esatta, la pagina, la visita e la formulazione che contestate. Le richieste che dicono "questo è tutto sbagliato" vengono respinte, perché non c'è nulla di specifico da allegare. Significa anche accettare che si tratta di scartoffie con una scadenza di 60 giorni, motivo per cui un'immissione pericolosa richiede la telefonata descritta alla fine di questo articolo.

MyChart fornisce la maggior parte della vostra cartella in pochi minuti, non tutta

Ecco come richiedere i referti medici su MyChart, che copre ciò di cui la maggior parte delle persone ha bisogno prima ancora di redigere una lettera:

  1. Apri Menu e seleziona Sharing Hub.
  2. Scegli Richiedi una copia formale del tuo referto.
  3. Rivedi la schermata di consenso, conferma le date e i tipi di referto, quindi Invia.
  4. Nelle versioni precedenti, il percorso è Menu, poi Il mio referto, poi Richiesta referto.
  5. Per una copia istantanea, apri Document Center o Visit Records e seleziona Download completo referto.

Quel download non dovrebbe costare nulla e non richiedere tempo. Dal momento che la regola di blocco delle informazioni è entrata in vigore il 5 aprile 2021, i fornitori devono rendere le vostre informazioni sanitarie elettroniche disponibili a voi senza indugio e gratuitamente.

Ma sapere come richiedere i referti medici su MyChart non è la stessa cosa che possedere il referto completo. I portali omettono regolarmente gli studi di imaging stessi (riceverete il referto del radiologo, non le immagini), i referti esterni digitalizzati, le visite precedenti all'EHR e talvolta i referti operatori e patologici completi. Questi richiedono la richiesta formale. Se il vostro fornitore utilizza un portale diverso, o nessuno, il percorso scritto qui sotto è la soluzione di riserva, e vale la pena controllare prima se potete visualizzare i vostri referti medici online gratuitamente.

Nessun portale? Una richiesta scritta è più lenta ma legalmente più forte

Senza portale, come richiedere i referti medici si riduce a un foglio firmato con una data. Includete:

  • Il vostro nome legale completo, più qualsiasi nome precedente con cui i referti sono stati creati
  • Data di nascita e indirizzo postale attuale
  • Le date del servizio e i referti specifici che desiderate
  • Formato di consegna e destinazione (indirizzo e-mail, portale o indirizzo postale)
  • La vostra firma e la data

Indirizzatela al dipartimento HIM o rilascio informazioni, o al responsabile della privacy, e conservate una copia datata. La posta raccomandata, una conferma di fax o un messaggio del portale con data e ora è ciò che avvia il conteggio di 30 giorni e dimostra quando è iniziato. Questa tracciabilità cartacea è il motivo per cui una lettera è ancora la risposta migliore a come richiedere i referti medici da un ufficio che vi ha già rallentato una volta.

Per quanto riguarda i costi, HealthIT.gov è esplicito: non vi possono essere addebitati costi per la ricerca o il recupero dei vostri referti, solo una tariffa ragionevole basata sui costi per cose come la copia e l'invio. Molti grandi sistemi offrono una tariffa fissa di circa $6.50 per una copia elettronica ai sensi delle linee guida federali sulle tariffe, sebbene il contenzioso abbia ristretto quanto ampiamente si applichi tale cifra, quindi trattatela come un'opzione ampiamente disponibile piuttosto che un limite universale. La copia cartacea rientra nella legge statale, comunemente circa $0.25 a $2.00 per pagina. Controllate la pagina del vostro dipartimento sanitario statale per il tetto effettivo per pagina prima di pagare una fattura.

Potete anche indirizzare la copia a una terza parte, come un avvocato, un assicuratore o un nuovo medico curante, per iscritto. Il ritiro di persona e per posta di solito richiede un documento d'identità con foto e, occasionalmente, una notarizzazione. Se la stesura da zero è un ostacolo, utilizzate modelli di modulo di richiesta di referti medici.

Trenta giorni sono una scadenza legale, non un obiettivo di servizio clienti

Quanto tempo ci vuole per ottenere i referti medici dipende dal canale, non da quanto educatamente chiedete. Un'entità coperta deve agire su una richiesta di accesso entro 30 giorni, con una singola estensione di 30 giorni consentita solo se vi fornisce notifica scritta del ritardo, ai sensi del 45 CFR 164.524. In pratica, i download dal portale sono immediati, le richieste formali arrivano in circa 5-30 giorni lavorativi, e l'imaging e i referti archiviati sono nella fascia lenta. Chiunque faccia ricerche su come ottenere referti medici da un reparto di radiologia lo impara rapidamente.

Ecco cosa la maggior parte delle pagine non vi dirà: l'applicazione è reale ma non è veloce. L'interferenza irragionevole con il vostro accesso elettronico può qualificarsi come blocco delle informazioni, e una regola finale dell'HHS Office of Inspector General in vigore dal 27 giugno 2023 autorizza sanzioni pecuniarie civili fino a $1.000.000 per violazione. Tali sanzioni vanno al governo, non a voi, e non produrranno la vostra cartella la settimana prossima. Ciò che fanno è rendere una denuncia scritta qualcosa che un ufficio di conformità legge effettivamente.

Escalate in ordine: un follow-up scritto datato al responsabile della privacy, poi al vostro dipartimento sanitario statale o all'avvocato generale dello stato, poi una denuncia all'HHS Office for Civil Rights. Le denunce all'OCR devono generalmente essere presentate entro 180 giorni dalla violazione, quindi non lasciate che una richiesta bloccata vada persa per sei mesi. Se volete ridurre i tempi di attesa per ottenere i referti medici in primo luogo, chiedete la consegna elettronica e limitate l'intervallo di date.

Le richieste di correzione hanno successo quando nominano un'immissione e la provano

La versione praticabile di come correggere i referti medici è limitata: presentare una richiesta di modifica scritta all'ufficio referti o alla privacy che identifichi l'immissione esatta, dichiari cosa c'è di sbagliato, dichiari cosa dovrebbe dire e alleghi prove. Stampe farmaceutiche, note di visite precedenti, risultati di laboratorio e documenti d'identità hanno tutti peso. Un'immissione, una prova, una richiesta.

L'entità avrà quindi 60 giorni dalla ricezione per agire, con un'estensione di 30 giorni se fornisce una notifica scritta e una nuova data di completamento, ai sensi del 45 CFR 164.526. Notate l'asimmetria degna di nota: l'accesso si basa su 30 giorni, la modifica su 60.

I rifiuti sono legali per esattamente quattro motivi: il fornitore non ha creato le informazioni, non fanno parte del set di dati designato, non sarebbero comunque accessibili per l'ispezione, oppure il fornitore conclude che il referto è già accurato e completo. Se venite rifiutati, presentate una dichiarazione di disaccordo scritta. Il fornitore può allegare una confutazione, e entrambi i documenti devono essere allegati al referto e viaggiare con tali informazioni nelle future divulgazioni.

Quindi chiudete il cerchio, perché questa è la parte di come correggere i referti medici che vi protegge realmente: chiedete per iscritto che la modifica approvata venga inoltrata a tutti coloro che hanno già ricevuto le informazioni errate, inclusa la vostra assicurazione, il medico curante e il laboratorio. Prima di presentare qualsiasi cosa, confermate che l'immissione sia effettivamente errata piuttosto che non familiare. Un'app di accompagnamento sanitario come August AI può aiutarvi a tradurre abbreviazioni della cartella e immissioni di farmaci in linguaggio semplice, come un ausilio al vostro team di assistenza e non come un decisore clinico o un servizio di referti.

Un errore pericoloso nella cartella è una telefonata, non un progetto cartaceo

Se l'errore riguarda un'allergia attiva, un gruppo sanguigno, un farmaco o una dose in una cartella sotto cui voi o un vostro dipendente siete attualmente in trattamento, non presentate una richiesta di modifica e aspettate. Chiamate il medico curante, il farmacista o il team di assistenza oggi stesso. Un'immissione allergica errata è qualcosa su cui un medico agirà domani mattina, e 60 giorni non sono una linea temporale che vi protegge.

Chiedete al personale clinico di correggere gli elenchi delle allergie attive e dei farmaci nello stesso giorno in cui viene riscontrata un'immissione errata, cosa che possono fare all'interno della cartella. Presentate la richiesta di modifica scritta in seguito per la nota storica che l'ha causata.

  • Chiamate il 112 o recatevi al pronto soccorso ora se: vi è stato somministrato un farmaco per cui la vostra cartella vi ha erroneamente autorizzato e avete orticaria, gonfiore del viso o della gola, o difficoltà respiratorie.
  • Prenotate una visita entro la prossima settimana se: la vostra cartella riporta una diagnosi o un farmaco che non avete mai avuto e sta influenzando le prescrizioni o i rinvii attuali.
  • Parlate con un medico curante prima di iniziare se: state pianificando di interrompere, iniziare o modificare un farmaco a causa di qualcosa che avete letto nel vostro referto.

Portate il vostro elenco scritto di farmaci, dosaggi e allergie alla prossima visita e chiedete che venga riconciliato con la cartella sullo schermo mentre guardate. Se non siete sicuri dell'urgenza di un sospetto problema legato a farmaci o allergie, il Symptom Checker di August AI gratuito può aiutarvi a determinare il livello di triage prima di decidere chi chiamare.

Domande frequenti

Può un fornitore rifiutarsi di rilasciare i miei referti perché ho una fattura non pagata?

No. Un saldo insoluto non è un motivo legittimo per trattenere i vostri referti secondo il diritto di accesso HIPAA. Le riscossioni e l'accesso sono questioni separate, e un ufficio referti che condiziona il rilascio al pagamento di una fattura di trattamento è dalla parte sbagliata della regola. Mettete il rifiuto per iscritto, citate il diritto di accesso e inviatelo al responsabile della privacy.

Come ottengo i referti da un medico in pensione o da uno studio chiuso?

Cercate il custode successore. Quando uno studio chiude, viene venduto o si fonde, i referti di solito vengono trasferiti al gruppo acquirente, a un custode designato o a un fornitore di archiviazione commerciale. Il vostro consiglio medico statale può spesso identificare chi li detiene, poiché i titolari di licenza devono segnalare un accordo di custodia. Provate anche la precedente società di fatturazione dello studio e qualsiasi ospedale in cui il medico aveva privilegi.

È più veloce far inviare i miei referti direttamente a un nuovo medico invece che a me?

Di solito. Un trasferimento da un fornitore all'altro per la continuità delle cure passa tipicamente attraverso una coda diversa e più veloce rispetto a una richiesta di copia da parte del paziente, ed è spesso gratuita. Firmate un'autorizzazione presso l'ufficio del vostro nuovo medico e lasciate che il suo staff se ne occupi. Richiedete la vostra copia in parallelo, perché volete comunque leggere ciò che è stato inviato.

Posso richiedere referti medici per mio figlio o per un genitore anziano?

Sì, come rappresentante personale. Per un figlio minorenne, un genitore o un tutore si qualifica generalmente, sebbene la legge statale preveda la riservatezza degli adolescenti per aree come la salute riproduttiva e comportamentale. Per un genitore adulto, è necessaria la documentazione: una procura sanitaria, un ordine di tutela o un'autorizzazione firmata. Inviate la documentazione con la richiesta per evitare un rifiuto.

Devo fornire un motivo per richiedere i miei referti medici?

No. Non siete tenuti a giustificare la richiesta, spiegare cosa intendete fare con i referti, o dichiarare se è coinvolto un avvocato. Un modulo che richiede uno scopo può essere lasciato vuoto in quel campo. Il rifiuto di rilasciare i referti perché avete rifiutato di indicare un motivo non è una base permessa per il rifiuto.

In sintesi: come ottenere i referti medici è un'abitudine in due fasi. Scaricate tutto ciò che il portale vi darà oggi, poi inviate una richiesta scritta datata al custode dei referti per ciò che il portale lascia fuori, e teneteli entro 30 giorni. Se trovate un errore, nominate l'immissione singola, allegate le prove, aspettatevi un'aggiunta piuttosto che una cancellazione e chiamate il team di assistenza lo stesso giorno se l'errore è clinicamente pericoloso.

Disclaimer: Questo articolo è solo a scopo informativo e non costituisce consulenza medica. Consultare sempre un operatore sanitario qualificato per le decisioni diagnostiche e terapeutiche. In caso di emergenza medica, chiamare il 112 o recarsi immediatamente al pronto soccorso più vicino.