Essere il figlio adulto di qualcuno non ti conferisce alcun diritto alle sue informazioni mediche. Per far sì che il medico di tuo genitore ti parli, hai bisogno di una delle due cose: un modulo di autorizzazione HIPAA firmato per i familiari depositato presso quel particolare fornitore, o un'autorità legale come suo rappresentante personale. Il permesso verbale durante una visita è valido per il giorno stesso.

  • HIPAA limita il fornitore, non te. Lo stato di famiglia di per sé non ti garantisce nulla.
  • Un'autorizzazione firmata deve nominare te, descrivere ciò che può essere condiviso, indicare uno scopo e riportare una data di scadenza o un evento.
  • Deposita uno per ogni organizzazione separatamente. Le autorizzazioni non viaggiano tra una clinica, un ospedale e una farmacia.
  • Spunta la casella che consente le conversazioni telefoniche. Una liberatoria per i documenti non è un permesso di parlare.
  • Una procura sanitaria è lo strumento più efficace. Falla firmare mentre tuo genitore ha ancora la capacità di intendere e di volere.

Essere il figlio adulto non ti conferisce alcun diritto alla cartella di tuo genitore

HIPAA si applica ai familiari? Solo indirettamente, e questa distinzione è la cosa più utile che puoi portare nella tua prossima telefonata. La regola vincola l'entità coperta: il medico, l'ospedale, la farmacia, l'assicurazione sanitaria. Nulla in essa ti impedisce di parlare, inviare via fax una storia di due pagine delle cadute di tua madre, o descrivere ciò che hai visto martedì scorso. Limita solo ciò che l'ufficio può rivelare a te.

Quindi la receptionist non sta ostruendo. Sta seguendo una regola che ti tratta, legalmente, come uno sconosciuto finché qualcosa negli atti non indica diversamente.

Essere un coniuge, un figlio adulto, o la persona che accompagna a ogni appuntamento non ti rende di per sé nulla ai sensi di HIPAA. Le linee guida federali sui rappresentanti personali ai sensi del 45 CFR 164.502 (g) legano l'accesso all'autorità decisionale legale, non al legame di parentela. Ciò lascia due percorsi duraturi: tuo genitore autorizza la divulgazione per iscritto, oppure tu detieni l'autorità legale come suo rappresentante personale. Questo articolo copre entrambi, in quest'ordine.

C'è una scorciatoia più discreta all'interno del primo percorso. L'HHS ha confermato che una richiesta scritta firmata dal paziente che identifichi chiaramente un familiare e incarichi il fornitore di inviare a tale persona copie dei documenti deve essere onorata, senza un modulo speciale richiesto. Nulla di tutto ciò disciplina la condivisione di documenti tra medici, che è una questione separata da quali medici possono già accedere ai record di tuo genitore.

Un'autorizzazione HIPAA è il permesso di tuo genitore, non la tua documentazione

Cos'è quindi un'autorizzazione HIPAA? È un permesso scritto, datato e firmato dal paziente che indica a un fornitore nominato che può rilasciare informazioni specifiche a una persona nominata. Tuo genitore è l'autore. Tu sei il destinatario.

Ai sensi del 45 CFR 164.508, un'autorizzazione valida deve contenere sette elementi:

  • una descrizione specifica delle informazioni da divulgare
  • chi può divulgarle
  • chi può riceverle
  • lo scopo della divulgazione
  • una data di scadenza o un evento di scadenza
  • la firma del paziente e la data
  • una dichiarazione del diritto di revoca scritta

Solo il paziente, o un rappresentante personale esistente, può firmarla. Un caregiver che compila il modulo e firma con il proprio nome ha prodotto un documento nullo, e un addetto agli archivi che ne ha visti mille lo noterà in quattro secondi. Il modulo di autorizzazione HIPAA di esempio della Commissione ABA per la legge sull'invecchiamento per familiari e amici è lo standard de facto che gli studi legali per anziani e molte cliniche distribuiscono, sebbene la maggior parte dei fornitori preferisca ancora la propria versione.

Quattro passi per ottenere un modulo di autorizzazione HIPAA per familiari depositato

Richiedi il modulo di autorizzazione HIPAA per familiari del fornitore tramite il portale pazienti, la reception o l'ufficio Gestione Informazioni Sanitarie dell'ospedale. Tuo genitore descrive cosa può essere condiviso, ti nomina, indica lo scopo, stabilisce una data di scadenza, quindi lo firma e lo data. Restituiscilo, conferma che è stato scannerizzato nella cartella, e ripeti per ogni fornitore e piano.

Passo uno: chiedi prima dell'appuntamento, non durante. Invia un messaggio tramite il portale o chiama l'ufficio qualche giorno prima. Chiedi a chi deve essere indirizzato il modulo compilato e se accettano solo caricamento tramite portale, fax, email o consegna di persona. Gli uffici differiscono enormemente su quest'ultimo punto, e un modulo inviato nel modo sbagliato scompare silenziosamente.

Passo due: fai in modo che tuo genitore lo compili e cerca la casella per la discussione verbale. È qui che la maggior parte dei caregiver perde sei mesi. Una liberatoria che autorizza copie dei documenti non è un permesso per un'infermiera di discutere con te via telefono il risultato del potassio di lunedì. Se il modulo separa le due cose, spunta entrambe. Se non lo fa, scrivi tu stesso la frase prima che tuo genitore firmi: "permesso di discutere la mia assistenza verbalmente, anche per telefono".

Passo tre: deposita uno per organizzazione. Medico di base, ogni specialista, l'ospedale, il centro di diagnostica per immagini, la farmacia e l'assicurazione sanitaria. Le autorizzazioni non viaggiano tra entità coperte, e lo studio cardiologico che condivide un atrio con l'ospedale è solitamente un'entità separata a tal fine.

Passo quattro: conserva una copia tua e fai in modo che la cartella lo dimostri. Fotografa il modulo firmato prima di consegnarlo. Chiedi all'ufficio di segnalare l'autorizzazione nella sezione demografica o di avviso della cartella, dove un'infermiera telefonica la vedrà effettivamente, piuttosto che seppellirla nei documenti scannerizzati. Prendi nota del nome del membro dello staff che l'ha preso e della data.

Se l'ufficio non ha alcun modulo, non aspettarne uno. Una lettera firmata da tuo genitore che ti nomina e ti indirizza a ricevere i documenti soddisfa la posizione dell'HHS descritta sopra.

Puoi ottenere risposte oggi senza alcun modulo, se tuo genitore lo dice ad alta voce

La documentazione richiede una settimana. Il consenso richiede quattro secondi. La scheda informativa per i consumatori dell'Ufficio per i diritti civili dell'HHS sulla condivisione di informazioni sanitarie con familiari e amici è esplicita sul fatto che un fornitore può discutere la cura di un paziente con un familiare presente all'appuntamento o al telefono, a condizione che il paziente non si opponga. Non è necessaria un'autorizzazione scritta per questo.

Quindi usa lo spazio in cui ti trovi già. Una frase che funziona: "Dott. Alvarez, mia madre vuole che io sia coinvolto nella sua cura. Mamma, va bene se ne parliamo insieme?" Quindi chiedi all'infermiere o al clinico di documentare il permesso verbale nella nota della visita, in modo che la prossima persona che risponde al telefono non parta da zero.

La stessa scheda informativa copre il caso più difficile. Se tuo genitore non è presente o è incapace, incosciente dopo una caduta o nelle prime ore dopo un ictus, il fornitore può usare il giudizio professionale per condividere informazioni pertinenti con i familiari nell'interesse superiore del paziente, senza previa autorizzazione scritta.

Andare organizzati cambia ciò che si ottiene da quindici minuti. Un'app di assistenza sanitaria come August AI può aiutarti a tenere un elenco aggiornato di farmaci, sintomi e domande da portare all'appuntamento. È un'integrazione della visita, non un clinico, e non sostituisce la conversazione.

Se tuo genitore non può o non vuole firmare, hai bisogno di autorità legale, non di un modulo migliore

Un rappresentante personale HIPAA è una persona con autorità legale per prendere decisioni sanitarie del paziente, il che significa titolare di una procura sanitaria o tutore nominato dal tribunale. Tale status, ai sensi del 45 CFR 164.502 (g), conferisce l'accesso ai registri. La parentela no.

Questo è il confronto che vale la pena chiarire: un'autorizzazione consente solo la divulgazione e poi scade, mentre una procura sanitaria ti rende un decisore con accesso diretto. Se tuo genitore sta firmando qualcosa, fagli firmare entrambi.

Con demenza o declino cognitivo precoce, l'argomento del tempismo è l'intero argomento. Fai i documenti ora, mentre tuo genitore può ancora prendere le proprie decisioni e spiegare ciò che vuole. Aspettare che i moduli siano evidentemente necessari di solito significa aspettare che non siano più possibili.

Se la capacità è già persa e non esiste una procura sanitaria, il tuo piano di riserva è la tutela o la curatela tramite tribunale testamentario. È lento, costa denaro reale e quasi sempre richiede un avvocato. Un genitore che ha capacità e semplicemente rifiuta, nel frattempo, ha il diritto di rifiutare. Il tuo workaround in questo caso è il consenso verbale durante le visite, non un documento che non ha firmato.

Una riga di scadenza vuota può invalidare l'intera autorizzazione

Quanto tempo un'autorizzazione HIPAA è valida è stabilito dal modulo stesso. La sezione 164.508 richiede una data di scadenza o un evento di scadenza, e la legge federale non fornisce una durata predefinita. Lasciare vuota questa riga rende il modulo difettoso. Gli uffici di archiviazione possono rifiutarlo, e quelli bravi lo fanno.

Ecco cosa la maggior parte delle pagine non ti dirà: poiché non esiste un default legale, il numero che scrivi è un giudizio editoriale, non una regola. Due scelte sensate. Per un singolo ricovero o malattia, collegala all'evento, come in "fino al completamento del trattamento per questa frattura dell'anca". Per l'assistenza continua, scrivi una data a un anno di distanza e metti il rinnovo sul tuo calendario ora.

La revoca corre nella direzione opposta e rimane con tuo genitore. Può revocarla per iscritto in qualsiasi momento, e la revoca non annulla le divulgazioni che il fornitore ha già fatto basandosi sul modulo. Reinvia ogni volta che tuo genitore cambia fornitore, piano sanitario o farmacia.

La liberatoria per i documenti non fa nulla per Medicare, e il tuo stato potrebbe richiederne di più

Medicare non discuterà i reclami, l'idoneità o i premi di un beneficiario con un familiare per telefono a meno che il beneficiario non abbia un'autorizzazione scritta depositata. Lo strumento per questo è il Modulo CMS 10106, Autorizzazione alla Divulgazione di Informazioni Sanitarie Personali, che può essere impostato per avere una durata indeterminata o per un periodo specifico. L'autorizzazione di tua madre per il cardiologo non ha alcun effetto su di essa.

I piani Medicare Advantage, i piani di Parte D e le farmacie utilizzano ciascuno il proprio modulo. Chiama il numero del servizio membri sulla tessera e chiedi quale desiderano.

HIPAA federale è un pavimento, non un soffitto. Il California's Confidentiality of Medical Information Act è l'esempio tipico di uno stato che vi costruisce sopra. Per scoprire cosa si applica a te, chiedi all'ufficio registri medici o Gestione Informazioni Sanitarie quale modulo di liberatoria specifico dello stato richiedono, e consulta il sito web del tuo procuratore generale di stato o del dipartimento della salute.

Domande frequenti

L'ufficio del medico è tenuto a fornirmi i documenti entro 30 giorni?

A volte. La scadenza di 30 giorni ai sensi del 45 CFR 164.524 si applica alle richieste di accesso da parte del paziente o del suo rappresentante personale, con un'estensione di 30 giorni permessa se il fornitore notifica al richiedente per iscritto il motivo. Se ti basi su un'autorizzazione piuttosto che sullo status di rappresentante, quell'orologio non è tuo. Far fare la richiesta direttamente a tuo genitore è più veloce.

Un medico può rifiutarsi di parlarmi anche dopo che mio genitore ha firmato il modulo?

Sì. L'HHS ha dichiarato che un fornitore può rifiutarsi di trattare qualcuno come rappresentante personale, anche un titolare di procura sanitaria, se ritiene ragionevolmente che il paziente sia stato o possa essere soggetto ad abusi, negligenza o messa in pericolo da parte di quella persona. È un'eccezione ristretta, raramente invocata e non appellabile tramite la reception.

Una procura finanziaria o duratura mi consente di vedere le cartelle mediche di mio genitore?

Non di solito. Ciò che conta è se il documento conferisce autorità sulle decisioni sanitarie, non se dice "duratura". Una procura finanziaria che copre banche e proprietà di solito non ti rende un rappresentante personale per le informazioni mediche. Leggi le disposizioni sanitarie, o chiedi all'avvocato redattore. Se non ce ne sono, fai firmare una procura sanitaria separata.

Posso usare lo stesso modulo per ottenere le cartelle di salute mentale o di trattamento per dipendenze di mio genitore?

Non di solito. HIPAA consente la condivisione con familiari e caregiver durante una crisi di salute mentale o di uso di sostanze, inclusa un'overdose di oppioidi. Ma le cartelle di trattamento per disturbi da uso di sostanze hanno protezioni aggiuntive ai sensi del 42 CFR Parte 2, quindi un modulo di autorizzazione HIPAA standard per familiari potrebbe non raggiungerle. Chiedi a quel programma quale modulo di consenso richiede.

Ho bisogno di un'autorizzazione HIPAA per parlare con il medico di mio figlio?

No. I genitori agiscono generalmente come rappresentanti personali per i propri figli minorenni, quindi non è necessaria un'autorizzazione separata. La legge statale prevede eccezioni in cui gli adolescenti possono acconsentire a cure confidenziali, comunemente in relazione a servizi riproduttivi, di salute mentale e di uso di sostanze. Queste cartelle possono esserti negate. Per preoccupazioni quotidiane quando tuo figlio non si sente bene, l'accesso non è l'ostacolo.

La conclusione

Lavora in quest'ordine. Chiedi verbalmente alla prossima visita, oggi, e fai in modo che venga documentato nella nota. Fai firmare il modulo di autorizzazione HIPAA per familiari di ogni fornitore con una vera data di scadenza e un permesso esplicito per la discussione telefonica. Ottieni una procura sanitaria mentre tuo genitore ha la capacità di intendere e di volere. Deposita separatamente il CMS-10106 per Medicare.

L'unico errore che costa di più alle persone è presumere che la parentela sia sufficiente e aspettare una crisi per iniziare la documentazione.

Questo articolo è a scopo informativo e non costituisce consulenza legale o medica, e le specifiche variano per stato e per fornitore. Se sono coinvolte la capacità di intendere e di volere, la tutela o una situazione familiare contesa, consulta un avvocato specializzato in diritto dell'invecchiamento riguardo alle tue circostanze.

Disclaimer: Questo articolo è a solo scopo informativo e non costituisce consulenza medica. Consultare sempre un operatore sanitario qualificato per decisioni diagnostiche e terapeutiche. In caso di emergenza medica, chiamare il 911 o recarsi immediatamente al pronto soccorso più vicino.