Le cartelle cliniche dei dipendenti non dovrebbero essere aperte a tutti in un'azienda. Anche quando un datore di lavoro ha legittimamente bisogno di alcune informazioni sanitarie, l'accesso dovrebbe generalmente essere limitato a persone che hanno un motivo specifico per riceverle.
Le regole possono essere confusionarie perché le leggi sul rilascio delle cartelle cliniche HIPAA e le leggi sulla privacy medica sul posto di lavoro non coprono esattamente le stesse informazioni. L'HIPAA protegge determinate informazioni mediche detenute da fornitori di assistenza sanitaria e piani sanitari, ma generalmente non si applica ai registri di impiego mantenuti da un datore di lavoro. Le informazioni mediche dei dipendenti possono anche essere protette da leggi come l'Americans with Disabilities Act (ADA), che richiede ai datori di lavoro di mantenere riservate le informazioni mediche e separate dai normali fascicoli del personale.
Ciò significa che il tuo manager, i colleghi, il personale delle risorse umane o altri dipendenti non hanno automaticamente il diritto di vedere la tua diagnosi, i dettagli del trattamento o le cartelle cliniche complete semplicemente perché lavori per l'azienda.
TL;DR: Punti chiave
- Le informazioni mediche dei dipendenti dovrebbero generalmente essere mantenute riservate e separate dai normali fascicoli del personale.
- I colleghi non dovrebbero avere accesso alle cartelle cliniche di un dipendente semplicemente perché lavorano nella stessa azienda.
- Manager e supervisori possono ricevere informazioni mediche limitate quando necessario per gestire restrizioni sul lavoro o accomodamenti ragionevoli.
- Il personale di primo soccorso e sicurezza potrebbe aver bisogno di determinate informazioni durante un'emergenza.
- Le risorse umane o il personale designato potrebbero aver bisogno di accesso quando gestiscono questioni di lavoro legittime, ma l'accesso dovrebbe essere limitato.
- L'HIPAA generalmente non regola i registri di impiego mantenuti da un datore di lavoro.
- I fornitori di assistenza sanitaria generalmente non possono inviare informazioni mediche direttamente a un datore di lavoro senza l'autorizzazione del dipendente, a meno che un'altra legge applicabile non consenta o richieda la divulgazione.
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Chi Non Dovrebbe Avere Accesso alle Cartelle Cliniche dei Dipendenti?
La regola di base è semplice: le informazioni mediche dei dipendenti dovrebbero essere disponibili solo a persone che hanno un motivo legittimo per riceverle.
Ai sensi dell'ADA, i datori di lavoro devono mantenere riservate le informazioni mediche sui candidati e sui dipendenti. Ciò include informazioni che non contengono una diagnosi specifica. L'EEOC raccomanda inoltre di mantenere le informazioni mediche in cartelle mediche separate anziché nei normali fascicoli del personale.
Lo stesso principio si applica quando le informazioni sono archiviate elettronicamente. Avere accesso al sistema informatico di un'azienda non significa automaticamente che un dipendente debba poter visualizzare le informazioni mediche di un altro dipendente.
Colleghi
Un collega generalmente non ha bisogno di accedere alle informazioni mediche di un altro dipendente.
Ad esempio, un dipendente potrebbe ricevere un orario di lavoro modificato come accomodamento ragionevole. I colleghi potrebbero sapere che l'orario è cambiato, ma generalmente non hanno bisogno di conoscere il motivo medico alla base.
Un manager può spiegare che un accordo sul posto di lavoro è stato approvato senza rivelare la diagnosi del dipendente o altri dettagli medici riservati.
Dipendenti di reparti non correlati
Qualcuno che lavora in paghe, contabilità, vendite, marketing, IT o in un altro reparto non ha automaticamente il diritto di consultare le informazioni mediche di un dipendente.
Ciò è particolarmente importante quando le informazioni mediche sono archiviate elettronicamente. L'accesso dovrebbe essere limitato a persone che hanno un motivo legittimo per utilizzare le informazioni.
La capacità di un dipendente di accedere a un sistema aziendale non crea, di per sé, un motivo legittimo per visualizzare le cartelle cliniche di un altro dipendente.
Manager che non necessitano delle informazioni
I manager a volte possono ricevere informazioni mediche limitate, ma non dovrebbero ricevere automaticamente la cartella clinica completa di un dipendente.
Ad esempio, un supervisore potrebbe dover sapere che un dipendente ha una restrizione sul sollevamento o richiede un particolare accomodamento sul posto di lavoro. Il supervisore generalmente non ha bisogno dell'intera storia medica del dipendente per attuare tale restrizione.
Altri dipendenti
Un datore di lavoro non dovrebbe rendere disponibili le informazioni mediche di un dipendente semplicemente perché un altro dipendente è curioso, lavora a stretto contatto con quella persona o vuole capire perché il dipendente è assente.
Le informazioni mediche possono rimanere riservate anche quando un dipendente ha discusso volontariamente alcune informazioni sanitarie al lavoro.
Chi Potrebbe Aver Bisogno di Accesso Limitato alle Informazioni Mediche dei Dipendenti?
La riservatezza non significa che nessuno in un'organizzazione possa mai vedere le informazioni mediche.
Alcuni dipendenti potrebbero aver bisogno di un accesso limitato per svolgere le proprie mansioni o adempiere agli obblighi legali.
Personale HR o designato
Il personale delle risorse umane potrebbe aver bisogno di accedere alla documentazione medica quando gestisce richieste di accomodamento ragionevole, congedi medici o altre questioni lavorative legittime.
Ciò non significa che le risorse umane debbano avere un accesso illimitato all'intera storia medica di un dipendente. Le informazioni dovrebbero essere gestite in modo riservato e accessibili solo quando necessario per lo scopo lavorativo pertinente.
Supervisori e manager
Un supervisore potrebbe dover conoscere le restrizioni sul lavoro o un accomodamento approvato.
Ad esempio, se un dipendente non può sollevare oggetti oltre un certo peso, il manager potrebbe dover conoscere la restrizione in modo che il lavoro possa essere assegnato in modo appropriato. Il manager non ha necessariamente bisogno di conoscere la diagnosi del dipendente, la storia del trattamento o altre informazioni sanitarie non correlate.
Personale di primo soccorso e sicurezza
Le informazioni mediche potrebbero a volte dover essere condivise con le persone responsabili della fornitura di cure o assistenza di emergenza.
Ad esempio, potrebbero essere necessarie informazioni pertinenti se un dipendente ha una condizione medica che potrebbe richiedere cure di emergenza sul posto di lavoro.
Anche in queste situazioni, le informazioni condivise dovrebbero essere limitate a ciò che è pertinente all'emergenza o al problema di sicurezza.
Persone che gestiscono questioni relative a indennizzo per infortuni sul lavoro o assicurazione
Le informazioni mediche potrebbero anche dover essere divulgate per scopi di indennizzo per infortuni sul lavoro o assicurativi quando consentito o richiesto dalla legge applicabile.
Il punto importante è che queste situazioni non creano un accesso illimitato all'intera cartella clinica di un dipendente.
L'HIPAA si applica alle cartelle cliniche dei dipendenti?
È qui che molte persone si confondono.
L'HIPAA si applica generalmente alle informazioni sanitarie protette detenute da fornitori di assistenza sanitaria coperti, piani sanitari e altre entità coperte. Generalmente non protegge i registri di impiego detenuti da un datore di lavoro, anche quando tali registri contengono informazioni relative alla salute.
Ad esempio, supponiamo che tu fornisca al tuo datore di lavoro un certificato medico a sostegno di una richiesta di congedo. La copia del datore di lavoro diventa parte del registro di impiego. L'HIPAA generalmente non regola quel registro detenuto dal datore di lavoro nello stesso modo in cui regola la cartella clinica di un fornitore di assistenza sanitaria coperto.
Altre leggi possono comunque proteggere tali informazioni. In particolare, l'ADA richiede ai datori di lavoro di mantenere la riservatezza delle informazioni mediche che ottengono sui candidati e sui dipendenti.
Per saperne di più sui diritti generali relativi alle cartelle cliniche, consulta la nostra guida su cartelle cliniche: cosa contengono, chi le possiede legalmente e come ottenere la tua copia.
Questa distinzione è importante quando si considerano le leggi sul rilascio delle cartelle cliniche HIPAA. L'HIPAA non significa che ogni documento medico posseduto da un datore di lavoro sia automaticamente una cartella medica protetta da HIPAA.
Per il quadro generale dell'HIPAA, consulta HHS HIPAA per gli individui.
Un datore di lavoro può ottenere cartelle cliniche direttamente dal tuo medico?
In generale, il tuo fornitore di assistenza sanitaria non può semplicemente inviare le tue cartelle cliniche al tuo datore di lavoro perché il datore di lavoro le richiede.
Quando un datore di lavoro chiede direttamente a un fornitore di assistenza sanitaria informazioni mediche, il fornitore generalmente non può divulgarle senza l'autorizzazione dell'individuo, a meno che un'altra legge applicabile non consenta o richieda la divulgazione.
Ci sono eccezioni limitate. Alcune circostanze possono coinvolgere la sorveglianza medica sul posto di lavoro, malattie o infortuni correlati al lavoro o requisiti di sicurezza occupazionale.
Le circostanze specifiche contano. La richiesta di informazioni mediche da parte di un datore di lavoro non significa automaticamente che un fornitore di assistenza sanitaria possa rilasciare l'intera cartella clinica di un dipendente.
Se hai bisogno di richiedere formalmente le tue cartelle, consulta la nostra guida sui modelli di modulo di richiesta di cartelle cliniche e come utilizzarli.
Cosa dire delle cartelle cliniche elettroniche HIPAA?
La stessa distinzione di base si applica alle informazioni mediche archiviate elettronicamente.
Le cartelle cliniche elettroniche HIPAA possono essere protette dall'HIPAA quando sono mantenute da un fornitore di assistenza sanitaria coperto o da un piano sanitario. Tuttavia, i registri di impiego elettronici detenuti da un datore di lavoro generalmente non sono coperti dall'HIPAA semplicemente perché contengono informazioni sanitarie.
Per i datori di lavoro, l'ADA richiede ancora che le informazioni mediche siano mantenute riservate e separate dai normali fascicoli del personale. L'archiviazione elettronica non elimina tale requisito di riservatezza.
In termini pratici, un datore di lavoro non dovrebbe trattare un database elettronico condiviso dei dipendenti come un motivo per un accesso illimitato alle informazioni mediche.
Per saperne di più sull'accesso alle tue cartelle digitali, consulta la nostra guida su come visualizzare le tue cartelle cliniche online gratuitamente.
Quali informazioni servono effettivamente a un manager?
Una distinzione utile è tra informazioni mediche e informazioni relative al lavoro.
Un manager potrebbe dover sapere:
- Che un dipendente ha una restrizione lavorativa approvata
- Quale restrizione sul posto di lavoro deve essere rispettata
- Quale accomodamento è stato approvato
- Quando si applica un accomodamento o una restrizione
Il manager generalmente non ha bisogno di sapere:
- L'intera storia medica del dipendente
- Diagnosi non correlate
- Dettagli sul trattamento
- Storia di farmaci non correlati al problema sul posto di lavoro
- Informazioni private su altre condizioni mediche
L'obiettivo è fornire al manager informazioni sufficienti per gestire la questione sul posto di lavoro senza rivelare inutilmente dettagli medici riservati.
E se pensi che le tue informazioni mediche siano state condivise impropriamente?
Inizia documentando quanto accaduto.
Scrivi quali informazioni sono state divulgate, chi le ha ricevute, quando è avvenuta la divulgazione e come ne sei venuto a conoscenza. Conserva copie di e-mail, messaggi o altra documentazione pertinente.
Puoi quindi chiedere al reparto HR del tuo datore di lavoro o al contatto privacy designato come vengono archiviate le informazioni mediche e chi vi ha accesso.
Se la preoccupazione riguarda un fornitore di assistenza sanitaria o un piano sanitario e ritieni che informazioni sanitarie protette siano state divulgate impropriamente, l'HIPAA potrebbe essere pertinente. Per le preoccupazioni sulla riservatezza sul posto di lavoro, potrebbero anche applicarsi l'ADA e altre leggi sul lavoro.
L'agenzia o il processo legale appropriato dipendono dalle circostanze, quindi i dettagli specifici della divulgazione sono importanti.
Domande frequenti
I miei colleghi possono vedere le mie cartelle cliniche?
In generale, i colleghi non dovrebbero avere accesso alle tue informazioni mediche riservate semplicemente perché lavorano per lo stesso datore di lavoro. Le informazioni mediche dei dipendenti dovrebbero generalmente essere mantenute riservate.
Il mio manager può vedere la mia diagnosi?
Non necessariamente. Un manager potrebbe aver bisogno di informazioni su restrizioni lavorative o un accomodamento ragionevole, ma ciò non conferisce automaticamente al manager l'accesso alla tua diagnosi o all'intera storia medica.
L'HIPAA protegge le cartelle cliniche sul lavoro?
Dipende da quali cartelle intendi.
L'HIPAA generalmente non si applica ai registri di impiego mantenuti da un datore di lavoro. Le informazioni mediche detenute da un fornitore di assistenza sanitaria coperto o da un piano sanitario possono essere protette dall'HIPAA. Le informazioni mediche detenute dal datore di lavoro possono ancora essere protette da altre leggi, tra cui l'ADA.
Il mio datore di lavoro può chiamare il mio medico per le mie cartelle cliniche?
Un fornitore di assistenza sanitaria generalmente non può fornire al tuo datore di lavoro le tue informazioni mediche senza la tua autorizzazione, a meno che un'altra legge applicabile non consenta o richieda la divulgazione.
Chi può accedere alle informazioni mediche dei dipendenti?
A seconda delle circostanze, il personale HR designato, i supervisori o i manager che necessitano di informazioni per accomodamenti o restrizioni lavorative, il personale di primo soccorso e sicurezza, e le persone che gestiscono questioni relative a indennizzo per infortuni sul lavoro o assicurazione potrebbero avere accesso alle informazioni pertinenti.
L'accesso dovrebbe essere limitato a quanto consentito e necessario per lo scopo specifico.
Le cartelle cliniche dei dipendenti dovrebbero essere conservate con i fascicoli del personale?
No. Le informazioni mediche dovrebbero generalmente essere conservate separatamente dai normali fascicoli del personale e trattate come riservate. Le informazioni mediche elettroniche dovrebbero ricevere protezioni simili.
Cosa succede se il mio datore di lavoro ha condiviso la mia diagnosi con i colleghi?
Documenta quanto accaduto e considera di sollevare la questione con le risorse umane o il contatto appropriato per la privacy o la conformità.
Se una divulgazione ha violato la legge dipende da quali informazioni sono state condivise, chi le ha ricevute, perché sono state condivise e quali leggi si applicano.
La Conclusione
Le informazioni mediche dei dipendenti non sono qualcosa a cui tutti in un'azienda dovrebbero poter accedere. I colleghi e i dipendenti senza un motivo legittimo correlato al lavoro non dovrebbero avere un accesso illimitato alle cartelle cliniche di un altro dipendente.
Certe persone, come il personale HR designato, i supervisori, il personale di primo soccorso o il personale addetto all'indennizzo per infortuni sul lavoro, potrebbero avere accesso a informazioni limitate quando si applica un'eccezione specifica o uno scopo lavorativo legittimo.
La distinzione chiave quando si considerano le leggi sul rilascio delle cartelle cliniche HIPAA è che l'HIPAA generalmente disciplina le informazioni sanitarie protette detenute da fornitori di assistenza sanitaria coperti e piani sanitari. Le informazioni mediche dei dipendenti mantenute da un datore di lavoro sono generalmente regolate dalle leggi sulla privacy sul posto di lavoro e sul lavoro piuttosto che solo dall'HIPAA.
L'archiviazione elettronica non cambia quel principio di base. Le cartelle cliniche elettroniche HIPAA detenute da organizzazioni sanitarie coperte possono rientrare nell'HIPAA, mentre i registri di impiego elettronici detenuti da un datore di lavoro generalmente non diventano protetti da HIPAA semplicemente perché contengono informazioni mediche.
