医師ではなく、記録管理者（メディカルレコード部門、情報開示窓口、またはプライバシー担当者）に要求してください。今日できることは患者ポータルからダウンロードし、その後、日付入りの書面による要求を医療情報管理またはプライバシーオフィスに送信してください。これが、HIPAAにより提供者が30日以内に対応する義務があるため、法的な期限付きで医療記録を取得する方法です。
要するに：要点
- 要求は、担当医の受信トレイではなく、記録管理者（HIM、情報開示、またはプライバシー担当者）に送信します。
- ポータルでは、数分でカルテの大部分を取得できます。ただし、完全な法的記録が提供されることはめったにありません。
- アクセスには30日、訂正には60日の期限があります。どちらも、書面による通知で1回の延長が可能です。
- 記録の検索または取得に費用を請求されることはありません。コピーと郵送のみに費用がかかります。
- 訂正は、誤りの横にあなたのバージョンを追記する形で行われます。何も削除されることはありません。
医療記録の取得方法：医師ではなく、記録管理者に尋ねる
記録管理者（医療情報管理（メディカルレコード）部門、情報開示窓口、またはプライバシー担当者）に要求を送信してください。3つの方法があります。患者ポータルからのダウンロード、署名済みの書面による要求の送信、または写真付き身分証明書を持参して直接訪問することです。サービス日、具体的な記録、および希望する形式を指定してください。提供者は30日以内に対応する必要があります。
このルーティングは、あなたの言葉遣いよりも重要です。臨床医は記録を開示しません。管理者が開示します。治療中の医師の受信トレイに送信されたメッセージは、転送されるか、キューに入れられるか、または静かに破棄される可能性があります。HealthIT.govが説明するHIPAAのアクセス権は、対象となる提供者および健康保険プランによって保持されている健康記録と請求記録の両方を対象としており、患者だけでなく個人代理人にも適用されます。
具体的に指定しないと、一部のファイルしか受け取れない可能性があります。人々は「医療記録を取得するにはどうすればよいか」と検索して、整然とした1つの文書を想像しますが、あなたは指定したカテゴリのものを正確に受け取ります。診察記録、検査結果、画像レポート、手術記録、病理レポート、現在の薬剤リスト、および明細付き請求書を要求し、配信形式（指定されたメールアドレスまたはポータルへの電子コピー）を指定してください。
この権利から外れるものが2つあります。精神科医が別途管理している心理療法記録と、民事、刑事、または行政手続きの予期のために収集された情報は、どちらも45 CFR 164.524に基づいて除外されます。指定された記録セット内の他のすべてのものは、あなたが読むためのものです。それが何を含んでいるか不確かな場合は、まずあなたの医療記録には何が含まれ、誰が法的に所有しているのかを確認してください。
決定的な真実：記録の訂正は誤りを決して削除しない
訂正は間違いを消去するものではありません。それは間違いの隣にあります。提供者があなたの要求を承認した場合、45 CFR 164.526は、訂正、またはそれへのリンクを既存の記録に追記することを要求し、影響を受けるすべての記録を特定します。書き直しや削除はありません。
元のエントリはカルテに永久に残ります。あなたの訂正も同様です。彼らが訂正を拒否した場合のあなたの異議申立書も同様です。
これにより、仕事全体の見方が変わります。医療記録を訂正する方法を学ぶ目的は、消去ではなく、そのカルテの将来のすべての読者（次の入院担当医、次の薬剤師、次の保険会社）に正確なバージョンを可視化することです。そのためには、完全なコピーを一行ずつ読み、紛争となっている正確な日付、ページ、診察、および文言を記録する必要があります。「すべて間違っている」という要求は拒否されます。なぜなら、追記すべき具体的なものが何もないからです。また、これは60日間の期限がある書類仕事であることを受け入れる必要があるということです。そのため、危険なエントリには、この記事の最後で説明されている電話連絡が必要になります。
MyChartは数分でカルテの大部分を提供しますが、すべてではありません
ほとんどの人が手紙を作成する前に必要とするものについては、MyChartで医療記録を要求する方法は次のとおりです。
- メニューを開き、共有ハブを選択します。
- 記録の正式なコピーを要求を選択します。
- 同意画面を確認し、日付と記録の種類を確認してから、送信します。
- 古いバージョンでは、パスはメニュー、次にマイレコード、次にレコード要求です。
- 即時コピーの場合は、ドキュメントセンターまたは診察記録を開き、完全な記録をダウンロードを選択します。
そのダウンロードは無料であり、時間もかかりません。情報ブロック規則が2021年4月5日に施行されて以来、提供者はあなたの電子健康情報を遅滞なく、無料で利用できるようにする必要があります。
しかし、MyChartで医療記録を要求する方法を知っていることは、完全な記録を持っていることと同じではありません。ポータルは通常、画像検査自体（放射線医のレポートは取得しますが、フィルムは取得しません）、外部からスキャンされた記録、EHR以前の診察、および場合によっては完全な手術記録や病理レポートを省略します。これらには正式な要求が必要です。あなたの提供者が異なるポータルを使用しているか、まったく使用していない場合は、以下の書面による方法が代替手段となります。まず、医療記録をオンラインで無料で表示できるかどうかを確認する価値があります。
ポータルがない場合：書面による要求は遅いが、法的に強力
ポータルがない場合、医療記録を要求する方法は、日付の入った1枚の署名された用紙になります。以下を含めてください。
- あなたのフルネーム、および記録が作成された際に使用していた過去の名前
- 生年月日と現在の郵送先住所
- サービス日と希望する具体的な記録
- 配信形式と宛先（メールアドレス、ポータル、または郵送先住所）
- あなたの署名と日付
HIMまたは情報開示部門、またはプライバシー担当者に宛てて送信し、日付入りのコピーを保管してください。書留郵便、ファックス確認、またはタイムスタンプ付きのポータルメッセージは、30日間の期限を開始し、その開始日時を証明するものです。このペーパートレイルがあるため、オフィスがすでにあなたを遅延させた場合、書簡は依然として医療記録を要求する方法に対するより良い回答となります。
費用について、HealthIT.govは明確です。記録の検索や取得に費用を請求することはできません。コピーや郵送などのものにのみ、合理的で費用に基づいた料金を請求できます。多くの大規模システムでは、連邦料金ガイダンスに基づき、電子コピーに約6.50ドルの定額料金を提供していますが、訴訟によりその金額の適用範囲が狭まっていますので、普遍的な上限ではなく、広く利用可能なオプションとして扱ってください。紙のコピーは州法に基づき、一般的に1ページあたり約0.25ドルから2.00ドルです。請求書を支払う前に、州保健省のページで実際の1ページあたりの上限を確認してください。
弁護士、保険会社、または新しい臨床医などの第三者へのコピーの送信を指示することもできます。直接受け取りおよび郵送での受け取りには通常、写真付き身分証明書が必要であり、場合によっては公証が必要になることもあります。ゼロから作成するのが難しい場合は、医療記録要求フォームのテンプレートを使用してください。
30日は法的な期限であり、顧客サービス目標ではありません
医療記録の取得にかかる時間は、どのように丁寧にお願いしたかではなく、チャネルによって異なります。対象となるエンティティは、30日以内にアクセス要求に対応しなければならず、遅延の書面通知を受けた場合にのみ、最大30日間の延長が1回許可されます（45 CFR 164.524）。実際には、ポータルダウンロードは即時であり、正式な要求は通常5日から30営業日で完了します。画像検査やアーカイブされた記録は時間がかかります。放射線科部門から医療記録を取得する方法を調査している人は、すぐにこれを学びます。
ほとんどのページには記載されていませんが、執行は現実的ですが、速くはありません。電子アクセスへの不合理な干渉は、情報ブロックに該当する可能性があり、HHS監察官室の最終規則（2023年6月27日発効）は、違反1件あたり最大100万ドルの民事罰を認めています。これらの罰金はあなたではなく政府に支払われ、来週あなたのカルテを作成してくれるわけではありません。それらがするべきことは、書面による苦情をコンプライアンスオフィスが実際に読むようにすることです。
順にエスカレートしてください。プライバシー担当者への日付入りの書面によるフォローアップ、次に州保健省または州検事総長、そしてHHS公民権局への苦情。OCRへの苦情は、通常、違反から180日以内に申し立てる必要がありますので、停滞した要求を6ヶ月も放置しないでください。そもそも医療記録の取得にかかる時間を短縮したい場合は、電子配信を要求し、日付範囲を制限してください。
訂正要求は、1つのエントリを指定し、それを証明した場合に成功します
医療記録を訂正する方法の実用的なバージョンは狭い範囲です。記録またはプライバシーオフィスに書面による訂正要求を提出し、正確なエントリを特定し、何が間違っているか、どうあるべきかを述べ、証拠を添付してください。薬局の印刷物、以前の診察記録、検査結果、および身分証明書はすべて有効です。1つのエントリ、1つの証明、1つの要求。
エンティティは、受信後60日以内に対応する必要があります。書面による通知と新しい完了日を提供した場合、1回の30日間の延長が可能です（45 CFR 164.526）。計画を立てる価値のある非対称性に注意してください。アクセスは30日、訂正は60日です。
拒否は、厳密に4つの理由で合法です。提供者が情報を作成していない、指定された記録セットの一部ではない、そもそも検査のためにアクセスできない、または提供者が記録がすでに正確で完全であると結論付けた場合です。拒否された場合は、書面による異議申立書を提出してください。提供者は反論を添付する場合があります。両方の文書は記録に追記され、将来の情報開示とともにその情報と共に移動する必要があります。
そして、ループを閉じてください。これは、医療記録を訂正する方法のあなたを実際に保護する部分だからです。承認された訂正が、すでに間違った情報を受け取ったすべての人（保険会社、紹介元の臨床医、検査所を含む）に転送されるように書面で要求してください。何も提出する前に、エントリが単に不慣れなのではなく、本当に間違っていることを確認してください。August AIのような健康コンパニオンアプリは、チャートの略語や薬剤のエントリを平易な言葉に翻訳するのに役立ちますが、それはあなたのケアチームの補助であり、臨床的意思決定者や記録サービスではありません。
危険なカルテのエラーは、紙のプロジェクトではなく電話連絡です
エラーが現在あなたまたはあなたの扶養家族が治療を受けているカルテのアクティブなアレルギー、血液型、または薬剤または投与量である場合、訂正要求を提出して待ってはいけません。今日、治療中の臨床医、薬剤師、またはケアチームに電話してください。間違ったアレルギーのエントリは、臨床医が明日の朝に対応するものであり、60日間ではあなたを保護できません。
臨床スタッフに、誤ったエントリとして、アクティブなアレルギーリストと薬剤リストを同日中に修正するように依頼してください。これはカルテ内で実行できます。それが原因となった履歴記録については、後で書面による訂正要求を提出してください。
- 今すぐ911に電話するか、救急外来に行ってください。もし：あなたは、あなたのカルテが誤って許可した薬を投与され、蕁麻疹、顔や喉の腫れ、または呼吸困難がある場合。
- 来週中に予約を取ってください。もし：あなたのカルテに、あなたは決して持ったことのない診断または薬剤が記載されており、それが現在の処方箋や紹介に影響を与えている場合。
- 開始する前に臨床医に相談してください。もし：あなたの記録に記載されている内容に基づいて、薬剤を中止、開始、または変更する予定がある場合。
次の診察時に、あなたの薬剤、投与量、アレルギーのリストを自分で書いたものを持参し、画面上のカルテと照合するように依頼してください。誤った薬剤またはアレルギーの問題の緊急性がわからない場合は、無料のAugust AI症状チェッカーが、誰に連絡するかを決定する前に、トリアージレベルを整理するのに役立ちます。
よくある質問
未払いの請求があるため、医療記録の開示を拒否できますか？
いいえ。HIPAAのアクセス権の下では、未払いの残高は記録を保留する法的な理由にはなりません。債権回収とアクセスは別個の問題であり、治療費の支払いを条件に記録の開示を条件とする記録オフィスは、規則の誤った側面にいます。拒否を文書化し、アクセス権を引用し、プライバシー担当者に送信してください。
引退した医師や閉院した診療所から記録を取得するにはどうすればよいですか？
後任の管理者を探してください。診療所が閉鎖、売却、または合併された場合、記録は通常、買収したグループ、指定された管理者、または商業ストレージベンダーに転送されます。あなたの州の医師会は、ライセンス保有者は管理者の取り決めを報告する必要があるため、誰がそれを保持しているかを特定できることがよくあります。診療所の元請求会社や、医師が特権を持っていた病院にも問い合わせてください。
自分の記録を新しい医師に直接送ってもらう方が、自分に送ってもらうより速いですか？
通常。ケアの継続のための医師間の転送は、通常、患者のコピー要求よりも別の、より迅速なキューを通過し、多くの場合無料で行われます。新しい臨床医のオフィスでリリースに署名し、スタッフに追跡させましょう。並行してあなた自身のコピーを要求してください。なぜなら、送信されたものを読む必要がまだあるからです。
子供や高齢の親の医療記録を要求できますか？
はい、個人代理人として。未成年者の場合、保護者または後見人が一般的に資格がありますが、州法は生殖および行動健康などの分野では青少年の機密性について例外を設けています。成人親の場合、書類が必要です。医療委任状、後見命令、または署名された承認書です。拒否を避けるために、要求と共に書類を送信してください。
医療記録を要求する理由を説明する必要がありますか？
いいえ。要求を正当化したり、記録をどうするつもりかを説明したり、弁護士が関与しているかどうかを開示したりする必要はありません。目的を要求するフォームは、そのフィールドを空のままにすることができます。理由の提示を拒否したことを理由に開示を拒否することは、拒否の許容される根拠ではありません。
要約：医療記録の取得方法は、2段階の習慣です。今日ポータルで提供されるすべてをダウンロードし、次にポータルで不足しているものを記録管理者宛に日付入りの書面要求で送信し、30日間で対応させます。エラーを見つけた場合は、単一のエントリを指定し、証拠を添付し、削除ではなく追記を期待し、間違いが臨床的に危険な場合は、同日中にケアチームに電話してください。
免責事項：この記事は情報提供のみを目的としており、医療アドバイスを構成するものではありません。診断および治療の決定については、常に資格のある医療提供者に相談してください。医学的な緊急事態が発生した場合は、直ちに911に電話するか、最寄りの救急外来に行ってください。
