古い医療記録を探すことは、特に診療所が閉鎖されたり、何度も引っ越したり、子供の頃の記録だったりする場合、宝探しのように感じることがあります。
幸いなことに、古い記録は予想よりも簡単に見つかることもあります。まずは記録を作成した医療提供者または施設から始め、そのオフィスが存在しなくなった場合は遡って調べましょう。古い記録の場合は、病院システム、医療記録部門、または閉鎖された診療所を引き継いだ組織に連絡する必要があるかもしれません。
古い医療記録を取得する方法を知りたい場合、最も重要なことは、記録を作成した人または現在それを管理している人を特定することです。
TL;DR: 主要なポイント
- 記録を作成した医師のオフィス、病院、診療所、または医療システムから始めます。
- 診療所が閉鎖された場合は、患者記録がどこに移管されたか、または現在誰がそれを管理しているかを尋ねてください。
- 子供の頃の記録については、小児科医、家庭医、病院、学校の健康記録、古い家族の書類を確認してください。
- 患者ポータルは新しい記録を見つけるのに役立ちますが、非常に古い記録はデジタル化されていない可能性があります。
- 記録をリクエストする際は、氏名、生年月日、おおよその受診期間、提供者名、必要な特定の記録を含めてください。
- HIPAAは一般的に、対象となる医療提供者が現在も保持している特定の医療情報にアクセスする権利をあなたに与えますが、医療提供者に記録を永久に保持することを義務付けるものではありません。
- 数十年前の記録の利用可能性は、記録が保持、アーカイブ、または転送されたかどうかに部分的に依存します。
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今すぐ医療が必要ですか？ 重篤または緊急の健康問題を抱えている場合は、古い記録を待たないでください。適切な医療を受け、医師に医療履歴について知っていることを伝えてください。後で古い記録をリクエストできます。
古い医療記録を取得する方法
最初のステップは、記録が元々どこで作成されたかを把握することです。
訪れたことのある医師、診療所、病院、その他の医療施設をリストアップしてください。正確な日付がわからない場合は、おおよその日付を含めてください。たとえば、「1995年から2002年の間の小児科受診」のような大まかな期間でも、記録部門の検索に役立ちます。
次に、医療提供者または施設に連絡し、医療記録または医療情報管理（HIM）部門に問い合わせてください。
どの記録が必要かわからない場合は、August AIの医療記録の内容と仕組みに関するガイドを確認することもできます。
再構築しようとしているものに応じて、以下をリクエストできます。
- 完全な医療記録
- 診療記録
- 診断
- 服薬履歴
- 検査結果
- 画像診断レポート
- 予防接種記録
- 手術記録
- 入院退院要約
- 専門医の記録
特定の文書のみが必要な場合は、カルテ全体をリクエストするのではなく、その記録をリクエストする方がプロセスが簡単になる可能性があります。
古い医療記録の請求方法：ステップバイステップ
医療提供者または施設を特定したら、請求自体は通常簡単です。
1. 元の医療提供者を特定する
ケアを提供した医師の名前、診療所名、病院、診療所、または医療システムを書き留めます。
正確な名前を覚えていない場合は、持っている情報を使用してください。古い住所、電話番号、保険明細書、処方箋のボトル、または医療文書が、有用な手がかりを提供する可能性があります。
2. 医療記録部門を見つける
施設の医療記録または医療情報管理部門を探します。大規模な病院や医療システムは、記録請求を処理する専門部署を持っていることがよくあります。
3. 記録がまだ管理されていることを確認する
関心のある期間の記録がまだ施設にあるかどうかを尋ねてください。
これは、特に古い記録の場合に重要です。診療所が移転、他の診療所と合併、所有権変更、またはカルテを他の場所に転送した可能性があります。
診療所が閉鎖された場合は、次のように尋ねてください。
「医療記録の現在の管理者（保管者）は誰ですか？」
4. 請求フォームを記入する
医療提供者は、書面での請求または同意書を要求する場合があります。指示に注意深く従ってください。
プロセスを理解するのに役立つ場合は、August AIの医療記録請求フォームとその使用方法に関するガイドを参照してください。
5. 必要なものを正確に指定する
記録部門が正しいカルテを見つけられるように、十分な情報を提供してください。
- 氏名（過去の名前を含む）
- 生年月日
- 現在の連絡先情報
- おおよその治療期間
- 医療提供者の名前
- 施設名と所在地
- リクエストしている特定の記録
- 記録を送付してほしい場所
特定の期間の記録が必要な場合は、その旨を伝えてください。「1998年から2003年までのすべての記録」は、「古い記録」と単に尋ねるよりも役立ちます。
6. 必要に応じて身元を証明する
医療提供者は、記録を開示する前に、あなたの身元を確認するために身分証明書またはその他の情報の提出を求める場合があります。
身分証明書またはその他の機密情報の提出については、医療提供者の公式な指示を使用してください。
7. 記録の提供方法を尋ねる
医療提供者と利用可能な記録によっては、電子的に、患者ポータル経由で、郵送で、またはその他の安全な方法で受け取ることができる場合があります。
請求を完了する前に、コピーまたは送付手数料がかかるかどうかを尋ねてください。
8. コピーを保管し、フォローアップする
請求書のコピーを保管し、提出した日付を記録しておきます。返信がない場合は、記録部門に連絡して状況を尋ねてください。
古い医療記録請求テンプレート
何を書き込めばよいかわからない場合は、次のような簡単な請求を使用できます。医療提供者の要件や提出プロセスに合わせて調整してください。
件名: 医療記録の請求
拝啓
貴院（または施設）の私の医療記録のコピーを請求します。
氏名: [あなたの氏名]
旧姓（該当する場合）: [旧姓]
生年月日: [MM/DD/YYYY]
おおよその受診期間: [日付または年]
医療提供者: [医師名]
施設: [診療所または病院名]以下の記録を請求します: [完全な医療記録、診療記録、検査結果、画像診断レポート、予防接種記録、または入院記録など、必要な記録をリストアップしてください]。
この請求を処理する前に、追加情報、身分証明書、同意書、または支払いが必要な場合はお知らせください。また、記録の送付方法と、私から他に何か必要なものがあるかどうかも教えてください。
よろしくお願いいたします。
[あなたの氏名]
[電話番号]
[メールアドレスまたは郵送先住所]
オンラインで古い医療記録を探す方法
オンラインで古い医療記録を探す方法を知りたい場合は、現在または以前の患者ポータルから始めます。
医療システムによっては、以下が見つかる場合があります。
- 診療サマリー
- 検査結果
- 画像診断レポート
- 服薬リスト
- 予防接種記録
- 入院退院情報
- 一部の診療記録
以前にケアを受けた医療システムのアカウントがあるかどうかも確認できます。
ただし、医療履歴全体がオンラインで利用可能であると仮定しないでください。患者ポータルには、その特定の電子医療記録システムに入力された、または転送された記録のみが含まれている場合があります。
古い紙のカルテは、デジタル化されていない可能性があります。
詳細については、August AIのオンラインで医療記録を無料で確認する方法に関するガイドを参照してください。
子供の頃の古い医療記録を探す方法
子供の頃の古い医療記録を探す方法を見つけるのは難しい場合があります。医師を変えたり、州をまたいで引っ越したり、もう存在しない診療所で治療を受けたりした可能性があるからです。
訪れたことのある小児科医または家庭医から始めます。
医師の名前を覚えていない場合は、以下の手がかりを探してください。
- 子供の頃の予防接種記録
- 学校の健康診断書
- 古い保険書類
- 処方箋記録
- 病院の書類
- 家族の医療ファイル
- 両親の記録または書類
- 古い患者ポータル
病院も、そこで出生したり、手術を受けたり、子供の頃に救急または入院治療を受けたりした場合は役立ちます。
子供の頃の医師がより大きな医療グループまたは病院システムに参加していた場合、その組織が古い記録がどこへ行ったか教えてくれるかもしれません。
学校の健康記録は医師の医療カルテとは異なりますが、予防接種の日付、身体検査、またはスクリーニング結果などの有用な情報が含まれている場合があります。
40年前の医療記録を取得する方法
40年前の医療記録を取得する方法を知りたい場合は、同じ請求プロセスから始めますが、より多くの欠落を予想してください。
非常に古い記録は、最新の電子医療記録ではなく、紙のカルテ、マイクロフィルム、アーカイブファイル、またはその他の形式で保存されている可能性があります。
HIPAAは一般的に、個人が対象となる事業体が保持する特定の保護された医療情報にアクセスする権利を個人に与えます。しかし、HIPAA自体は、医療提供者に特定の年数、医療記録を保持することを義務付ける単一の全国的な規則を確立していません。
記録を保持する必要がある期間は、州法やその他の要件によって異なる場合があります。
したがって、40年前の記録はまだ存在する可能性がありますが、それが保証されているわけではありません。
アーカイブされた記録は、医療提供者の現在の電子システムとは別に保存されている可能性もあります。記録部門が情報がアクティブシステムにないと言う場合は、アーカイブされた記録が利用可能かどうかを尋ねてください。
元の医療提供者が記録を見つけられない場合は、診療所が買収、合併、または他の組織に譲渡されたかどうか、また別の事業体が記録の責任を負ったかどうかを尋ねてください。
医療記録はどこに保存されていますか？
医療記録はどこに保存されていますか？と尋ねる場合、すべての人々の完全な医療履歴を含む単一の中央データベースはありません。
医療履歴のさまざまな部分は、さまざまな組織によって保持されている可能性があります。これらには以下が含まれます。
- 個々の医師
- 医療診療所
- 病院
- 医療システム
- 専門医のオフィス
- 検査所
- 画像診断センター
- 薬局
- 健康保険会社
- 電子医療記録システム
- 医療記録管理者または保管会社
たとえば、かかりつけ医は診療記録を持っている可能性があり、病院は手術記録を持っている可能性があり、画像診断センターはスキャンのコピーや画像診断レポートを持っている可能性があります。
このため、完全な医療履歴を見つけるには、複数の組織に連絡する必要がある場合があります。
医師のオフィスが閉鎖された場合はどうなりますか？
診療所が閉鎖されたからといって、記録が消えたわけではありません。
医師が引退したり、診療所を売却したり、移転したり、他の組織に参加したりする場合、患者記録は別の医師、医療グループ、病院システム、または記録管理者に転送されることがあります。
元のオフィスが閉鎖された場合は、医師の以前の診療所名と所在地を検索してください。後継の診療所または組織に関する情報を探してください。
閉鎖された診療所の記録がどこへ行ったかを特定するのに役立つ場合は、適切な医療免許または保健機関に連絡することもできます。
後継組織を見つけた場合は、その組織が以前の診療所の患者記録を管理しているかどうかを具体的に尋ねてください。
既にある医療記録を確認する方法
古い記録を見つけたものの、それが何を意味するかわからない場合は、時系列に整理することから始めます。
文書を次のようなカテゴリに分けます。
- 医師の診察
- 入院
- 処方薬
- 検査結果
- 画像診断
- 手術および処置
- 予防接種
- 診断
日付、医師名、薬剤名、検査結果、主要な診断を探します。
医療履歴を再構築しようとしている場合は、簡単なタイムラインを作成すると、ギャップを特定しやすくなります。
その後、それらのギャップに関連する医療提供者に連絡し、追加の記録が利用可能かどうかを尋ねることができます。
誰があなたの医療情報にアクセスできるか不明な場合は、August AIが誰があなたの医療記録にいつアクセスできるかを説明しています。
それでも記録が見つからない場合は
元の医療提供者に連絡しても記録が見つからない場合は、他の情報源を遡って調べます。
- 古い保険書類を、医師名、施設名、受診日などの情報がないか確認します。
- 子供の頃または家族の記録を、元の医療提供者を特定するのに役立つ名前や日付がないか調べます。
- 古い患者ポータルまたは医療システムのアカウントを確認します。
- 元のオフィスが閉鎖された場合は、後継の診療所に連絡します。
- 関連する病院または医療システムに、古い記録があるかどうかを尋ねます。
- 必要なものが正確にわかっている場合は、カルテ全体ではなく、特定の記録をリクエストします。
- 電子的に利用できなくても、アーカイブされた記録が存在するかどうかを尋ねます。
特に数十年が経過している場合、すべての記録を回復できない可能性があります。しかし、元の医療提供者を特定し、現在記録を管理している人物への追跡を続けることは、開始する最も明確な場所を提供します。
古い医療記録の検索に関するFAQ
自分を治療した医師がわからない場合はどうなりますか？
古い保険書類、処方箋記録、学校または子供の頃の健康書類、病院の書類、および家族の記録から始めます。これらは、請求を行う場所を特定するのに役立つ医療提供者名、施設、住所、またはおおよその日付を提供する可能性があります。
医療診療所が何年も前に閉鎖された場合はどうなりますか？
診療所の記録が後継の医師、医療グループ、病院システム、または記録管理者に転送されたかどうかを尋ねます。新しい管理者を特定できない場合は、適切な医療免許または保健機関が指示を提供できる場合があります。
カルテ全体ではなく、古い医療記録を1つだけリクエストできますか？
はい。必要なものが正確にわかっている場合は、予防接種履歴、画像診断レポート、手術記録、または検査結果など、その記録のみを具体的にリクエストできます。より狭い範囲のリクエストは、探している情報を特定しやすくすることもあります。
医療予約のために古い記録が必要な場合はどうすればよいですか？
できるだけ早く記録をリクエストし、現在の医療提供者に、あなたがすでに知っている情報を伝えてください。緊急の医療が必要な場合は、歴史的な記録を待つ間に治療を遅らせないでください。すでに持っている記録や服薬情報を持参してください。
記録請求に含めるべき情報は？
氏名、過去の名前（該当する場合）、生年月日、おおよその受診期間、医療提供者名、施設名、連絡先情報、および必要な特定の記録を含めてください。上記の請求テンプレートは、詳細を整理するのに役立ちます。
結論
古い医療記録を取得する方法を調べている場合は、それらを作成した医療提供者または施設から始めます。そのオフィスが閉鎖された場合は、記録が別の医師、医療グループ、病院、または記録管理者に転送されたかどうかを調べます。
子供の頃の記録や数十年前の記録については、より多くの掘り下げが必要になることを予想してください。患者ポータルは新しい情報には役立ちますが、古い記録は別々に保存されているか、すでに存在しない可能性があります。
最も効果的なアプローチは、現在記録を管理している人物を特定し、具体的な請求を提出し、記録部門があなたのカルテを見つけられるように十分な情報を提供することです。
