家族向けHIPAA同意書：親の医師と話す許可を得る方法

Q: 医師のオフィスは、30日以内に記録を提供しなければなりませんか？

場合によります。45 CFR 164.524 の30日間の期限 は、患者またはその法定代理人からのアクセス要求に適用され、医療提供者が理由を書面で通知した場合、さらに30日間の延長が1回許可されます。あなたが代理人としての地位ではなく、同意書に依存している場合、その時計はあなたのためのものではありません。親自身に直接要求してもらう方が早いです。

Q: 親の精神科または薬物治療の記録を入手するために、同じフォームを使用できますか？

通常は違います。HIPAAは、 精神科または薬物使用の危機的状況、オピオイド過剰摂取を含む 、家族や介護者との情報共有を許可しています 。しかし、薬物乱用障害治療記録は42 CFR Part 2に基づき追加の保護を受けているため、家族向けHIPAA同意書の標準フォームでは、それらにアクセスできない場合があります。そのプログラムに、独自の同意書で何が必要か尋ねてください。

成人した子供であるというだけで、親の医療情報にアクセスする権利が自動的に付与されるわけではありません。親の医師と話すためには、次のいずれかのものが必要です。その特定の医療提供機関に提出されている、家族向けHIPAA同意書に署名されたもの、または法定代理人としての法的権限。診察時の口頭での同意は、その場限り有効です。

HIPAAは、開示する側（医療提供者）を制限するのであって、あなたを制限するものではありません。家族であるというだけでは、何も権利は付与されません。
署名された同意書には、あなたの名前、開示できる情報の種類、開示の目的、および有効期限または終了イベントが明記されている必要があります。
各組織ごとに個別に提出してください。同意書は、診療所、病院、薬局の間で自動的に共有されるものではありません。
電話での会話を許可するチェックボックスにチェックを入れてください。記録の開示は、会話の許可を意味するものではありません。
医療に関する後見契約（Health Care Power of Attorney）は、より強力な法的文書です。親がまだ意思決定能力があるうちに署名してもらってください。

成人した子供であるというだけで、親のカルテにアクセスする権利はありません

HIPAAは家族に適用されますか？間接的にのみ、そしてその区別が、次の電話で最も役立つ情報となります。この規則は、医療機関（医師、病院、薬局、健康保険プラン）を拘束します。HIPAAの規則自体は、あなたが話すこと、母親の転倒の既往歴を2ページにわたってファックスすること、または先週火曜日に見たことを説明することを妨げるものではありません。それは、医療機関があなたに開示できる情報のみを制限するものです。

ですから、受付係が非協力的であるわけではありません。彼女は、何らかの記録が提出されるまで、法的にはあなたを他人として扱う規則に従っているのです。

配偶者、成人した子供、または毎回診察に付き添う人物であるというだけでは、HIPAAの下であなたに何らかの権利を付与するものではありません。45 CFR 164.502(g)に基づく法定代理人に関する連邦ガイダンスは、アクセスを親族関係ではなく、法的意思決定権限に結びつけています。そのため、持続的な方法は2つだけです。親が書面で開示を許可する、またはあなたが法定代理人としての法的権限を持つことです。この記事では、これら両方について、その順序で説明します。

最初の方法には、より簡便な方法があります。HHSは、患者が署名した書面による依頼書で、家族を明確に特定し、医療提供者にその人物に記録のコピーを送るように指示している場合、特別なフォームなしで対応しなければならないことを確認しています。これらはすべて、医療従事者間の記録共有を規定するものではなく、どの医師がすでに親の記録にアクセスできるかという問題とは別のものです。

HIPAA同意書は親の許可証であり、あなたの書類ではありません

HIPAA同意書とは何でしょうか？それは、患者が署名した日付入りの書面による許可であり、指名された医療提供者に対し、指名された人物に特定の情報を開示することを指示するものです。あなたの親が「著者」であり、あなたが「受取人」です。

45 CFR 164.508 に基づき、有効な同意書には7つの項目が含まれている必要があります。

開示される情報の具体的な説明
誰が開示できるか
誰が受け取れるか
開示の目的
有効期限または終了イベント
患者の署名と日付
書面による撤回権の明記

署名できるのは、患者本人、または既存の法定代理人だけです。フォームに記入して自分の名前で署名した介護者は、無効な書類を作成したことになり、千枚もの書類を見た記録係は4秒でそれを見抜くでしょう。ABA Commission on Law and Agingの家族や友人向けのHIPAA同意書サンプルフォームは、高齢者法務事務所や多くの診療所が配布する事実上の標準ですが、ほとんどの医療提供者は独自のバージョンを好みます。

家族向けHIPAA同意書を提出するための4つのステップ

患者ポータル、受付、または病院の医療情報管理室を通じて、医療提供者自身の家族向けHIPAA同意書を要求してください。親が、開示できる情報を記載し、あなたを指名し、目的を述べ、有効期限を設定し、署名して日付を記入します。それを返却し、カルテにスキャンされたことを確認し、各医療提供者と保険プランごとに繰り返してください。

ステップ1：予約時ではなく、事前に依頼する。数日前にポータルメッセージを送るか、オフィスに電話してください。誰宛に完了したフォームを宛てるべきか、ポータルアップロード、ファックス、メール、または直接持参のみを受け付けているか尋ねてください。最後の点については、オフィスによって大きく異なり、間違った方法で送られたフォームは静かに消えてしまいます。

ステップ2：親に記入してもらい、口頭での議論に関するチェックボックスを探す。ここに多くの介護者が6ヶ月を失います。記録のコピーを許可する開示は、看護師が月曜日のカリウム値を電話であなたに話す許可ではありません。フォームでそれらが分離されている場合は、両方にチェックを入れてください。そうでない場合は、親が署名する前に、「電話による会話を含む、私のケアについて口頭で議論する許可」というフレーズを自分で書き込んでください。

ステップ3：組織ごとに1つ提出する。一次診療、各専門医、病院、画像診断センター、薬局、健康保険プラン。同意書は、カバーされたエンティティ間で自動的に共有されるものではなく、病院と同じアトリウムを共有している心臓専門医の診療所も、この目的においては通常、別個のエンティティとなります。

ステップ4：自分のコピーを保管し、カルテに表示させる。署名されたフォームを渡す前に写真を撮ってください。オフィスに、カルテの人口統計情報またはアラートセクションに同意書をフラグ付けしてもらうか、スキャンされたドキュメントに埋もれるのではなく、電話担当の看護師が実際に目にするように依頼してください。担当したスタッフの名前と日付を記録してください。

オフィスにフォームが全くない場合は、待たないでください。親があなたを指名し、記録をあなたに送るように指示した署名入りの手紙は、上記で説明したHHSの立場を満たします。

フォームなしで、今日中に回答を得ることができます。親が声に出して許可した場合

書類作成には1週間かかります。同意には4秒かかります。HHS民権局の消費者向けファクトシート家族や友人との健康情報の共有は、患者が異議を唱えない限り、医療提供者が予約時に同席している家族または電話で話している家族と患者のケアについて話し合うことができると明記しています。それには書面による同意は必要ありません。

ですから、すでにいる部屋を活用してください。使えるセリフはこうです。「アルバレス先生、母は私が母のケアに関わることを望んでいます。お母さん、このことについて一緒に話してもいいですか？」次に、看護師または臨床医に、診察記録に口頭での同意を記録してもらうように依頼してください。そうすれば、次に電話に出る人はゼロから始める必要がなくなります。

同じファクトシートが、より難しいケースもカバーしています。親が同席していない場合や、転倒後の意識不明、または脳卒中後の最初の数時間など、意思決定能力がない場合、医療提供者は専門的な判断を下し、患者の最善の利益のために、事前の書面による同意なしに関連情報を家族と共有することができます。

整理された状態で臨むことは、15分間の診察から得られるものを変えます。August AIのような健康コンパニオンアプリは、診察に持参する薬、症状、質問のリストを保持するのに役立ちます。それは診察の補助であり、臨床医ではなく、会話に代わるものではありません。

親が署名できない、または署名しない場合、より良いフォームではなく法的権限が必要です

HIPAAの法定代理人とは、患者の医療に関する意思決定を行う法的権限を持つ人物、すなわち医療後見契約（Health Care Power of Attorney）の保有者または裁判所によって任命された後見人を指します。この地位は、45 CFR 164.502(g)に基づき、記録へのアクセス権を伴います。親族関係はそうではありません。

ここに整理すべき比較があります。同意書は開示を許可するだけで、その後失効しますが、医療後見契約はあなたを、アクセス権限を持つ意思決定者とします。親が何かに署名する場合は、両方に署名してもらいましょう。

認知症や初期の認知機能低下の場合、タイミングがすべてを決定します。書類は、親がまだ自分で意思決定ができ、自分の希望を説明できるうちに、今すぐ作成してください。書類が明らかに必要になったときまで待つということは、通常、それらがもはや不可能になるまで待つということです。

能力がすでに失われており、医療後見契約が存在しない場合、あなたの代替策は、遺言検認裁判所を通じた後見または保護（guardianship or conservatorship）です。それは遅く、実際のお金がかかり、ほとんどの場合弁護士が必要です。一方、意思決定能力があり、単に拒否する親は、拒否する権利があります。そこでのあなたの解決策は、彼らが署名しなかった書類ではなく、診察時の口頭での同意です。

空の有効期限欄は、同意書全体を無効にする可能性があります

HIPAA同意書の有効期間は、フォーム自体によって設定されます。セクション164.508は有効期限または終了イベントを要求しており、連邦法はデフォルトの期間を供給していません。その欄を空にした場合、フォームは欠陥があるとみなされます。記録担当部署はそれを拒否することができ、優秀な担当者はそうします。

ほとんどのウェブサイトに書かれていないことですが、法的デフォルトがないため、あなたが記入する数字は規則ではなく、編集上の判断です。2つの賢明な選択肢があります。単一の入院または病気の場合、イベントに結び付けます。「この股関節骨折の治療が完了するまで」のように。継続的な介護の場合、1年後の日付を記入し、更新をカレンダーに記録してください。

撤回は逆方向に走り、親と共に残ります。親はいつでも書面で撤回でき、撤回しても、フォームに依拠して医療提供者がすでに行った開示は無効になりません。親が医療提供者、健康保険プラン、または薬局を変更するたびに再提出してください。

記録開示はメディケアには何も役立たず、州によっては追加の要求がある場合があります

メディケアは、受益者が書面による許可を提出していない限り、電話で受益者の請求、資格、または保険料について家族に開示しません。そのための手段は、CMSフォーム10106、個人健康情報開示承認書であり、無期限または特定の期間有効に設定できます。母親の心臓専門医の同意書は、それに影響しません。

メディケアアドバンテージプラン、パートDプラン、および薬局は、それぞれ独自のフォームを使用します。カードのメンバーサービス番号に電話して、どのフォームが必要か尋ねてください。

連邦HIPAAは最低限の基準であり、最高限度ではありません。カリフォルニア州の医療情報機密保持法（Confidentiality of Medical Information Act）は、その上に築き上げる通常の例です。どの法律が適用されるかを知るには、医療記録または医療情報管理室に、どのような州固有の開示フォームが必要か尋ね、お住まいの州の司法長官または保健省のウェブサイトを確認してください。

よくある質問

医師のオフィスは、30日以内に記録を提供しなければなりませんか？

場合によります。45 CFR 164.524 の30日間の期限は、患者またはその法定代理人からのアクセス要求に適用され、医療提供者が理由を書面で通知した場合、さらに30日間の延長が1回許可されます。あなたが代理人としての地位ではなく、同意書に依存している場合、その時計はあなたのためのものではありません。親自身に直接要求してもらう方が早いです。

親がフォームに署名した後でも、医師は私に話すことを拒否できますか？

はい。HHSは、医療提供者が、患者がその人物によって虐待、ネグレクト、または危険にさらされている、またはさらされる可能性があると合理的に信じる場合、たとえ医療後見契約の保有者であっても、その人物を法定代理人として扱うことを拒否できると述べています。これはまれにしか発動されない狭い例外であり、受付で訴えることはできません。

財政的または耐久性のある後見契約（Financial or Durable Power of Attorney）は、私の親の医療記録を見ることを許可しますか？

通常は違います。「耐久性がある」と書かれているかどうかではなく、医療上の決定に関する権限を付与しているかどうかが重要です。銀行や財産をカバーする財政的後見契約は、通常、医療情報に関する法定代理人とはなりません。医療に関する条項を読むか、作成した弁護士に尋ねてください。それらがなければ、別途署名された医療後見契約を取得してください。

親の精神科または薬物治療の記録を入手するために、同じフォームを使用できますか？

通常は違います。HIPAAは、精神科または薬物使用の危機的状況、オピオイド過剰摂取を含む、家族や介護者との情報共有を許可しています。しかし、薬物乱用障害治療記録は42 CFR Part 2に基づき追加の保護を受けているため、家族向けHIPAA同意書の標準フォームでは、それらにアクセスできない場合があります。そのプログラムに、独自の同意書で何が必要か尋ねてください。

自分の子供の医師と話すために、HIPAA同意書が必要ですか？

いいえ。親は通常、未成年者の子供の法定代理人として行動するため、別途同意書は必要ありません。州法では、若者が機密のケアに同意できる例外が設けられており、通常は生殖、精神衛生、薬物使用サービスに関するものです。これらの記録はあなたから差し控えられる可能性があります。子供が気分が悪いといった日常の心配事については、アクセスが障害となるわけではありません。

結論

この順序で作業を進めてください。今日の次の診察で口頭で尋ね、記録に文書化してもらいましょう。各医療提供者の家族向けHIPAA同意書に、実際の有効期限と電話での議論の明確な許可を明記して署名してもらいましょう。親が意思決定能力があるうちに、医療後見契約を取得しましょう。メディケアについては、別途CMS-10106を提出してください。

最も多くの人に損害を与える間違いは、親族関係だけで十分だと仮定し、危機が訪れてから書類作成を始めることです。

この記事は、健康プライバシー規則に関する教育的な情報です。法的アドバイスや医療アドバイスを構成するものではなく、具体的な内容は州や医療提供者によって異なります。意思決定能力、後見、または家族間の争いがある場合は、状況について高齢者法務弁護士に相談してください。

免責事項：この記事は情報提供のみを目的としており、医療アドバイスを構成するものではありません。診断および治療の決定については、必ず資格のある医療提供者にご相談ください。医療緊急事態が発生した場合は、直ちに911に電話するか、最寄りの救急外来に行ってください。