従業員の医療記録は、社内の誰にでも開かれるべきものではありません。雇用主が正当に健康情報を必要とする場合でも、一般的には、それを受け取る特定の理由がある人にアクセスが限定されるべきです。
HIPAA医療記録開示法と職場医療プライバシー法が、まったく同じ情報すべてを網羅しているわけではないため、ルールは混乱を招くことがあります。HIPAAは、医療提供者や健康保険プランが保持する特定の医療情報を保護しますが、一般的には雇用主が管理する雇用記録には適用されません。従業員の医療情報は、アメリカ障害者法（ADA）などの法律によっても保護されることがあり、雇用主は医療情報を機密に保ち、通常の個人記録とは別に保管することを義務付けています。
つまり、あなたのマネージャー、同僚、人事担当者、その他の従業員は、単にあなたがその会社で働いているという理由だけで、あなたの診断、治療の詳細、または完全な医療記録を見る権利を自動的に持つわけではありません。
TL;DR: 主要なポイント
- 従業員の医療情報は、一般的に機密として扱われ、通常の個人ファイルとは別に保管されるべきです。
- 同僚は、同じ会社で働いているという理由だけで、従業員の医療記録にアクセスすべきではありません。
- マネージャーや監督者は、業務制限や合理的な配慮の処理に必要な場合、限定的な医療情報を受け取ることがあります。
- 救急隊員や安全担当者は、緊急時に特定の情報が必要になる場合があります。
- 人事担当者または指定された担当者は、正当な雇用関連の事項を処理する際にアクセスが必要になる場合がありますが、アクセスは限定されるべきです。
- HIPAAは、一般的に雇用主が管理する雇用記録を規制しません。
- 医療提供者は、適用される他の法律が許可または要求しない限り、従業員の許可なしに医療情報を直接雇用主に送信することはできません。
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誰が従業員の医療記録にアクセスすべきではないか？
基本的なルールはシンプルです。従業員の医療情報は、それを受け取る正当な理由がある人にのみ利用可能であるべきです。
ADAの下では、雇用主は求職者や従業員に関する医療情報を機密に保つ必要があります。これには、特定の診断が含まれていない情報も含まれます。EEOCはまた、医療情報を通常の個人ファイルではなく、別個の医療ファイルに保管することを推奨しています。
情報が電子的に保存されている場合も、同じ原則が適用されます。会社のコンピューターシステムにアクセスできるからといって、自動的に従業員が他の従業員の医療情報を閲覧できる権利を持つわけではありません。
同僚
同僚は、一般的に他の従業員の医療情報にアクセスする必要はありません。
例えば、従業員が合理的な配慮として、勤務時間の変更を受けることがあります。同僚は勤務時間の変更があったことを知るかもしれませんが、その背後にある医学的な理由を知る必要は一般的にありません。
マネージャーは、従業員の診断やその他の機密性の高い医療情報を開示することなく、職場での取り決めが承認されたことを説明できます。
関連部署以外の従業員
給与計算、会計、営業、マーケティング、IT、その他の部署で働く人は、自動的に従業員の医療情報を閲覧する権利を持つわけではありません。
これは、医療情報が電子的に保存されている場合に特に重要です。アクセスは、情報を使用する正当な理由がある人に限定されるべきです。
従業員が会社のシステムにアクセスできる能力は、それ自体では、他の従業員の医療記録を閲覧する正当な理由を生み出すものではありません。
情報が不要なマネージャー
マネージャーは、限定的な医療情報を受け取ることがありますが、従業員の完全な医療記録を自動的に受け取るべきではありません。
例えば、監督者は、従業員が物を持ち上げる制限があることや、特定の職場での配慮が必要であることを知る必要があるかもしれません。監督者は、その制限を実施するために、従業員の完全な病歴を知る必要は一般的にありません。
その他の従業員
雇用主は、単に他の従業員が好奇心を持っている、その人と親しく働いている、またはその従業員が不在である理由を理解したいという理由で、従業員の医療情報を利用可能にすべきではありません。
従業員が仕事で健康情報の一部を自発的に共有した場合でも、医療情報は機密のままであることができます。
誰が従業員の医療情報に限定的なアクセスを必要とする可能性がありますか？
機密性とは、組織内の誰も医療情報を見ることができないという意味ではありません。
特定の従業員は、その職務を遂行したり、法的義務を果たすために、限定的なアクセスを必要とする場合があります。
人事担当者または指定された担当者
人事担当者は、合理的な配慮の要求、医療休暇、またはその他の正当な雇用関連の事項を処理する際に、医療文書にアクセスする必要がある場合があります。
だからといって、人事担当者が従業員の完全な病歴に無制限にアクセスできるわけではありません。情報は機密として扱われ、関連する雇用目的のために必要な場合にのみアクセスされるべきです。
監督者およびマネージャー
監督者は、業務上の制限や承認された配慮について知る必要があるかもしれません。
例えば、従業員が特定の重量以上の物を持ち上げられない場合、マネージャーは業務を適切に割り当てるために、その制限について知っておく必要があるかもしれません。マネージャーは、従業員の診断、治療歴、またはその他の無関係な健康情報について知る必要はありません。
救急隊員および安全担当者
医療情報は、緊急治療や支援を提供する責任のある人に共有される必要がある場合があります。
例えば、従業員が職場で緊急治療を必要とする可能性のある病状を持っている場合、関連情報が必要になることがあります。
これらの状況でも、共有される情報は、緊急事態または安全上の問題に関連するものに限定されるべきです。
労災補償または保険関連の担当者
適用される法律で許可または要求される場合、労災補償または保険目的のために医療情報が開示される必要がある場合もあります。
重要な点は、これらの状況が従業員の完全な医療記録への無制限のアクセスを生み出すものではないということです。
HIPAAは従業員の医療記録に適用されますか？
ここで多くの人が混乱します。
HIPAAは一般的に、カバーされた医療提供者、健康保険プラン、およびその他の特定のカバーされたエンティティが保持する保護された健康情報に適用されます。それは一般的に、雇用主が保持する雇用記録を保護しません。たとえその記録に健康関連の情報が含まれていてもです。
例えば、休暇申請を裏付ける医師の診断書を雇用主に提出したとします。雇用主のコピーは雇用記録の一部となります。HIPAAは、カバーされた医療提供者の医療記録を規制するのと同じ方法で、その雇用主が保持する記録を一般的に規制しません。
他の法律がその情報を引き続き保護する可能性があります。特に、ADAは、雇用主が求職者や従業員について取得した医療情報を機密に保つことを義務付けています。
一般的な医療記録の権利について詳しくは、医療記録：内容、法的所有権、およびコピーの入手方法に関するガイドをご覧ください。
この区別は、HIPAA医療記録開示法を検討する際に重要です。HIPAAは、雇用主が保有するすべての医療文書が自動的にHIPAA保護の医療記録であることを意味するものではありません。
より広範なHIPAAフレームワークについては、HHS HIPAA（個人向け）をご覧ください。
雇用主はあなたの医師から直接医療記録を入手できますか？
一般的に、あなたの医療提供者は、雇用主が要求したからといって、あなたの医療記録を単に雇用主に送ることはできません。
雇用主が医療提供者に直接医療情報を要求した場合、適用される他の法律がその開示を許可または要求しない限り、医療提供者は個人の許可なしにそれを開示することはできません。
限定的な例外があります。職場での医療監視、業務関連の病気または怪我、または職業安全衛生要件が関与する特定の状況があります。
具体的な状況が重要です。雇用主が医療情報を要求したからといって、医療提供者が従業員の完全な医療記録を開示できるわけではありません。
ご自身の記録を正式に請求する必要がある場合は、医療記録請求フォームのテンプレートと使用方法に関するガイドをご覧ください。
HIPAA電子医療記録はどうですか？
同じ基本的な区別が、電子的に保存されている医療情報にも適用されます。
HIPAA電子医療記録は、カバーされた医療提供者または健康保険プランによって管理されている場合、HIPAAによって保護されることがあります。しかし、雇用主が保持する電子雇用記録は、健康情報が含まれているという理由だけで、一般的にHIPAAの対象とはなりません。
雇用主にとって、ADAは引き続き、医療情報を機密に保ち、通常の個人ファイルとは別に保管することを義務付けています。電子ストレージは、その機密性要件を排除するものではありません。
実質的に、雇用主は共有された電子従業員データベースを、医療情報への無制限アクセスの理由として扱うべきではありません。
ご自身の記録をデジタルでアクセスする方法については、オンラインで医療記録を無料で閲覧する方法に関するガイドをご覧ください。
マネージャーは実際にどのような情報が必要ですか？
有用な区別は、医療情報と業務関連情報の間にあります。
マネージャーは、以下を知る必要があるかもしれません。
- 従業員が承認された業務上の制限があること
- どのような職場での制限に従う必要があるか
- どのような配慮が承認されたか
- 配慮または制限がいつ適用されるか
マネージャーは一般的に、以下を知る必要はありません。
- 従業員の完全な病歴
- 無関係な診断
- 詳細な治療情報
- 職場の問題に関連しない投薬歴
- 他の病状に関するプライベートな情報
目標は、マネージャーに、機密性の高い医療情報を不必要に開示することなく、職場の問題を管理するために十分な情報を提供することです。
医療情報が不正に共有されたと思われる場合はどうなりますか？
まずは、何が起こったかを記録することから始めましょう。
開示された情報、それを誰が受け取ったか、いつ開示が行われたか、そしてどのようにしてそれについて知ったかを書き留めてください。関連するメール、メッセージ、またはその他の文書のコピーを保管してください。
その後、雇用主の人事部または指定されたプライバシー担当者に、医療情報がどのように保管されているか、そして誰がそれにアクセスできるかについて問い合わせることができます。
懸念が医療提供者または健康保険プランに関係し、保護された健康情報が不正に開示されたと信じる場合、HIPAAが関連する可能性があります。職場の機密性に関する懸念については、ADAおよびその他の雇用法も適用される場合があります。
適切な機関または法的手続きは状況によって異なりますので、開示の具体的な詳細が重要です。
よくある質問
同僚は私の医療記録を見ることができますか？
一般的に、同僚は同じ雇用主のために働いているという理由だけで、あなたの機密性の高い医療情報にアクセスすべきではありません。従業員の医療情報は、一般的に機密に保たれるべきです。
マネージャーは私の診断を見ることができますか？
必ずしもそうではありません。マネージャーは、業務上の制限または合理的な配慮に関する情報が必要になる場合がありますが、それは自動的にマネージャーにあなたの診断または完全な病歴へのアクセスを許可するものではありません。
HIPAAは職場での医療記録を保護しますか？
どの記録を指すかによります。
HIPAAは一般的に、雇用主が管理する雇用記録には適用されません。カバーされた医療提供者または健康保険プランが保持する医療情報は、HIPAAによって保護される可能性があります。雇用主が保持する医療情報は、ADAを含む他の法律によって引き続き保護されることがあります。
私の雇用主は私の医療記録のために私の医師に電話できますか？
適用される他の法律がその開示を許可または要求しない限り、医療提供者はあなたの許可なしにあなたの医療情報を雇用主に提供することは一般的にできません。
誰が従業員の医療情報にアクセスできますか？
状況によっては、指定された人事担当者、配慮または業務上の制限のために情報が必要な監督者またはマネージャー、救急隊員および安全担当者、そして労災補償または保険関連の事項を処理する人々が、関連情報にアクセスできる場合があります。
アクセスは、特定の目的に許可され、必要なものに限定されるべきです。
従業員の医療記録は個人ファイルと一緒に保管されるべきですか？
いいえ。医療情報は、一般的に通常の個人ファイルとは別に保管され、機密として扱われるべきです。電子医療情報も同様の保護を受けるべきです。
もし私の雇用主が私の診断を同僚に共有したらどうなりますか？
何が起こったかを記録し、人事部または適切なプライバシーまたはコンプライアンス担当者に問題を提起することを検討してください。
開示が法律に違反したかどうかは、どの情報が共有されたか、誰がそれを取得したか、なぜ共有されたか、そしてどの法律が適用されるかによって異なります。
結論
従業員の医療情報は、会社内の誰もがアクセスできるものではありません。同僚や正当な業務上の理由がない従業員は、他の従業員の医療記録に無制限にアクセスすべきではありません。
指定された人事担当者、監督者、救急隊員、または労災補償担当者などの特定の個人は、特定の例外または正当な雇用目的が適用される場合に、限定的な情報にアクセスできる場合があります。
HIPAA医療記録開示法を検討する際の重要な区別は、HIPAAは一般的に、カバーされた医療提供者および健康保険プランが保持する保護された健康情報を規制するということです。雇用主が管理する従業員の医療情報は、HIPAA単独ではなく、職場プライバシーおよび雇用法によって一般的に規制されます。
電子ストレージは、その基本的な原則を変更しません。カバーされた医療機関が保持するHIPAA電子医療記録はHIPAAの対象となる可能性がありますが、雇用主が保持する電子雇用記録は、医療情報が含まれているという理由だけでHIPAA保護の対象となることは一般的にありません。
