의사에게 요청하지 말고 기록 보관 담당자에게 요청하세요. 오늘 환자 포털에서 다운로드할 수 있는 것을 다운로드한 다음, 건강 정보 관리 또는 개인 정보 보호 부서에 날짜가 명시된 서면 요청서를 보내세요. HIPAA는 제공자에게 30일의 처리 시간을 주기 때문에 법적 시한이 적용되는 의무 기록을 받는 방법입니다.
요약: 주요 내용
- 요청은 기록 보관 담당자(HIM, 정보 공개 부서 또는 개인 정보 보호 담당자)에게 보내야 하며, 의사의 받은 편지함으로는 절대 보내지 마세요.
- 포털은 몇 분 안에 차트의 대부분을 제공합니다. 하지만 완전한 법적 기록은 거의 제공하지 않습니다.
- 접근 요청은 30일, 수정 요청은 60일의 마감일이 있습니다. 둘 다 서면 통지로 한 번 연장이 가능합니다.
- 기록을 검색하거나 검색하는 데 비용을 청구할 수 없으며, 복사 및 우편 발송에 대해서만 비용을 청구할 수 있습니다.
- 수정은 오류 옆에 귀하의 버전을 첨부하는 방식으로 이루어집니다. 절대 삭제되지 않습니다.
의무 기록 요청 방법: 의사가 아닌 기록 보관 담당자에게 문의하세요
기록 보관 담당자에게 요청서를 보내세요. 건강 정보 관리(의무 기록) 부서, 정보 공개 부서 또는 개인 정보 보호 담당자에게 보내세요. 세 가지 방법이 있습니다. 환자 포털에서 다운로드하거나, 서명한 서면 요청서를 보내거나, 사진이 부착된 신분증을 지참하고 직접 방문하세요. 서비스 날짜, 특정 기록 및 원하는 형식을 명시하세요. 제공자는 30일 이내에 처리해야 합니다.
단어 선택보다 경로가 더 중요합니다. 의사는 기록을 공개하지 않으며, 보관 담당자가 합니다. 치료 의사의 받은 편지함으로 보낸 메시지는 전달되거나, 대기열에 포함되거나, 조용히 삭제될 수 있습니다. HealthIT.gov에서 설명하는 HIPAA 접근권은 의료 기록과 청구 기록 모두에 적용되며, 이는 환자뿐만 아니라 개인 대표에게도 해당됩니다.
명확하게 요청하지 않으면 부분적인 파일만 받을 수 있습니다. 사람들은 "내 의무 기록을 어떻게 받는지"를 검색하며 깔끔한 문서 하나를 상상하지만, 귀하는 요청한 범주에 해당하는 내용만 받게 됩니다. 진료 기록, 검사 결과, 영상 보고서, 수술 및 병리 보고서, 현재 복용 중인 약물 목록, 항목별 청구 명세서를 요청하고, 전달 형식(지정된 이메일 주소 또는 환자 포털로의 전자 사본)을 명시하세요.
두 가지 항목은 이 권리에서 제외됩니다. 정신 건강 제공자가 별도로 보관하는 심리 치료 기록과 민사, 형사 또는 행정 절차를 예상하여 컴파일된 정보는 모두 45 CFR 164.524에 따라 제외됩니다. 지정된 기록 세트의 나머지 모든 내용은 귀하가 읽을 수 있습니다. 해당 범위가 무엇인지 확실하지 않다면, 의무 기록에 무엇이 포함되어 있으며 누가 법적으로 소유하는지부터 시작하세요.
중요한 진실: 기록 수정은 오류를 삭제하지 않습니다
수정은 실수를 지우는 것이 아닙니다. 오류 옆에 그대로 남아 있습니다. 제공자가 귀하의 요청을 승인하면, 45 CFR 164.526에 따라 수정 또는 해당 수정에 대한 링크가 기존 기록에 첨부되어야 하며, 영향을 받은 모든 기록이 식별됩니다. 재작성이나 삭제는 없습니다.
원본 항목은 영구적으로 차트에 보관됩니다. 귀하의 수정 내용도 마찬가지입니다. 거부하는 경우 귀하의 이의 진술도 마찬가지입니다.
이는 전체 작업을 재구성합니다. 의무 기록을 수정하는 방법을 배우는 목적은 삭제가 아니라, 해당 차트를 읽는 모든 미래 독자(다음 병동 의사, 다음 약사, 다음 보험사)에게 정확한 버전을 보이게 하는 것입니다. 이는 귀하의 전체 사본을 줄별로 읽고, 분쟁이 있는 정확한 날짜, 페이지, 방문, 문구를 기록해야 함을 의미합니다. "이 모든 것이 잘못되었습니다"라고 말하는 요청은 거부될 것입니다. 왜냐하면 첨부할 구체적인 내용이 없기 때문입니다. 또한 이는 60일 처리 기간이 있는 서류 작업임을 받아들여야 합니다. 이것이 바로 이 기사 끝에 설명된 위험한 항목에 대한 전화 통화가 필요한 이유입니다.
MyChart는 대부분의 차트를 몇 분 안에 제공하지만, 전부 다 제공하지는 않습니다
대부분의 사람들이 편지를 작성하기 전에 필요한 것을 다룰 수 있는 MyChart에서 의무 기록을 요청하는 방법은 다음과 같습니다.
- 메뉴를 열고 공유 허브를 선택하세요.
- 기록 사본 요청을 선택하세요.
- 동의 화면을 검토하고 날짜 및 기록 유형을 확인한 후 보내기를 누르세요.
- 이전 버전의 경우, 메뉴, 내 기록, 기록 요청 순서로 이동하세요.
- 즉시 사본을 받으려면 문서 센터 또는 방문 기록을 열고 전체 기록 다운로드를 선택하세요.
이 다운로드는 무료이며 시간이 걸리지 않아야 합니다. 정보 차단 규칙이 2021년 4월 5일에 발효된 이후로 제공자는 귀하의 전자 건강 정보를 지연 없이 무료로 제공해야 합니다.
그러나 MyChart에서 의무 기록을 요청하는 방법을 아는 것이 전체 기록을 보유하는 것과 같지는 않습니다. 포털은 영상 검사 자체(방사선 전문의 보고서는 받지만 필름은 받지 않음), 스캔된 외부 기록, EHR 이전 방문 기록, 때로는 전체 수술 및 병리 보고서를 일상적으로 생략합니다. 이러한 내용은 공식 요청이 필요합니다. 귀하의 제공자가 다른 포털을 사용하거나 전혀 사용하지 않는 경우, 아래의 서면 경로는 대안이며, 의무 기록을 온라인에서 무료로 볼 수 있는지 먼저 확인하는 것이 좋습니다.
포털이 없으면 서면 요청이 더 느리지만 법적으로 강력합니다
포털이 없을 때 의무 기록을 요청하는 방법은 날짜가 기재된 서명된 한 페이지로 귀결됩니다. 다음을 포함하세요.
- 귀하의 전체 법적 이름 및 기록이 생성될 당시 사용했던 이전 이름
- 생년월일 및 현재 우편 주소
- 서비스 날짜 및 원하는 특정 기록
- 전달 형식 및 목적지(이메일 주소, 포털 또는 우편 주소)
- 귀하의 서명 및 날짜
HIM 또는 정보 공개 부서, 또는 개인 정보 보호 담당자에게 보내고 날짜가 명시된 사본을 보관하세요. 등기 우편, 팩스 확인 또는 타임스탬프가 찍힌 포털 메시지는 30일 시계가 시작되었음을 증명하는 것입니다. 이 서류 흔적이 이미 귀하를 지연시킨 사무실에서 의무 기록을 요청하는 방법에 대한 편지가 여전히 더 나은 답변인 이유입니다.
비용에 대해 HealthIT.gov는 명확하게 말하고 있습니다. 기록 검색 또는 검색에 대한 비용은 청구할 수 없으며, 복사 및 우편 발송과 같은 항목에 대해서만 합리적인 비용 기반 수수료를 청구할 수 있습니다. 많은 대규모 시스템에서는 연방 수수료 지침에 따라 전자 사본에 대해 약 6.50달러의 정액 요금을 제공하지만, 소송으로 인해 이 금액이 적용되는 범위가 좁아졌으므로 보편적인 상한선이 아닌 널리 사용 가능한 옵션으로 취급해야 합니다. 종이 복사는 주법에 따라 일반적으로 페이지당 0.25달러에서 2.00달러 사이입니다. 송장을 지불하기 전에 귀하의 주 보건부 페이지에서 실제 페이지당 상한선을 확인하십시오.
또한 변호사, 보험사 또는 새로운 의사와 같은 제3자에게 서면으로 사본을 전달하도록 할 수 있습니다. 직접 방문 및 우편 수령은 일반적으로 사진이 부착된 신분증이 필요하며, 때로는 공증이 필요합니다. 처음부터 작성하는 것이 장애물이라면, 의무 기록 요청 양식 템플릿을 사용하십시오.
30일은 법적 마감일이지 고객 서비스 목표가 아닙니다
의무 기록을 받는 데 걸리는 시간은 요청의 정중함이 아니라 채널에 따라 다릅니다. 관련 당사자는 접근 요청에 30일 이내에 응해야 하며, 지연 사실을 서면으로 통지하는 경우에만 30일 연장이 허용됩니다. 45 CFR 164.524에 따라 처리됩니다. 실제로는 포털 다운로드는 즉시 이루어지며, 공식 요청은 약 5~30 영업일 내에 처리됩니다. 영상 및 보관된 기록은 처리 속도가 느린 편입니다. 영상의학과에서 의무 기록을 받는 방법을 연구하는 사람이라면 이를 빨리 알게 됩니다.
대부분의 페이지에서 알려주지 않는 사실은 다음과 같습니다. 시행은 실재하지만 빠르지 않습니다. 전자 접근에 대한 부당한 간섭은 정보 차단으로 간주될 수 있으며, 2023년 6월 27일에 발효된 HHS 감사관실 최종 규칙은 위반당 최대 100만 달러의 민사 벌금을 부과할 수 있습니다. 이러한 벌금은 귀하가 아닌 정부로 지급되며, 다음 주에 귀하의 차트를 생성해주지는 않습니다. 이러한 벌금은 서면 불만이 규정 준수 사무실에서 실제로 읽히도록 합니다.
순서대로 에스컬레이트하세요: 개인 정보 보호 담당자에게 날짜가 명시된 서면 후속 조치, 다음으로 귀하의 주 보건부 또는 주 검찰총장, 다음으로 HHS 민권실에 불만 제기. OCR 불만은 일반적으로 위반 후 180일 이내에 제출해야 하므로, 지연된 요청이 6개월 동안 표류하도록 두지 마세요. 애초에 의무 기록을 받는 데 걸리는 시간을 단축하려면 전자 전송을 요청하고 날짜 범위를 제한하세요.
수정 요청은 하나의 항목을 명시하고 증명할 때 성공합니다
의무 기록을 수정하는 방법의 실용적인 버전은 제한적입니다. 기록 또는 개인 정보 보호 부서에 서면 수정 요청서를 제출하여 정확한 항목을 식별하고, 무엇이 잘못되었는지 명시하고, 어떻게 바뀌어야 하는지 명시하고, 증거를 첨부해야 합니다. 약국 출력물, 이전 진료 기록, 검사 결과 및 신분증이 모두 중요합니다. 하나의 항목, 하나의 증명, 하나의 요청.
해당 기관은 접수 후 60일 이내에 처리해야 하며, 서면 통지 및 새로운 완료 날짜를 제공하는 경우 30일 연장이 가능합니다. 45 CFR 164.526에 따릅니다. 계획할 가치가 있는 비대칭성(접근은 30일, 수정은 60일)에 주목하십시오.
거부는 정확히 네 가지 이유로 합법적입니다. 제공자가 정보를 생성하지 않았거나, 지정된 기록 세트의 일부가 아니거나, 검사를 받을 수 없었거나, 제공자가 기록이 이미 정확하고 완전하다고 결론 내렸습니다. 거부당한 경우 서면 이의 진술서를 제출하세요. 제공자는 반박문을 첨부할 수 있으며, 두 문서 모두 기록에 첨부되어 향후 공개 시 해당 정보와 함께 전달되어야 합니다.
그런 다음 루프를 닫으세요. 이것이 실제로 귀하를 보호하는 의무 기록을 수정하는 방법의 일부이기 때문입니다. 승인된 수정 사항을 잘못된 정보를 이미 받은 모든 사람(귀하의 보험사, 의뢰 의사, 검사실 포함)에게 전달해달라고 서면으로 요청하세요. 어떤 서류든 제출하기 전에 항목이 단순히 익숙하지 않은 것이 아니라 진정으로 잘못되었는지 확인하세요. August AI와 같은 건강 동반 앱은 임상 결정권자나 기록 서비스가 아닌, 귀하의 치료 팀의 보조 수단으로 차트 약어와 약물 항목을 일반 언어로 번역하는 데 도움이 될 수 있습니다.
위험한 차트 오류는 서류 작업이 아니라 전화 통화입니다
오류가 현재 귀하 또는 귀하의 부양 가족이 치료받고 있는 활성 알레르기, 혈액형 또는 약물 또는 용량인 경우, 수정 요청서를 제출하고 기다리지 마세요. 오늘 당장 치료 의사, 약사 또는 치료 팀에 전화하세요. 잘못된 알레르기 항목은 내일 아침에 의사가 처리할 사항이며, 60일은 귀하를 보호할 수 있는 시간이 아닙니다.
임상 직원이 동일 날짜에 잘못된 항목으로 활성 알레르기 및 약물 목록을 수정하도록 요청하십시오. 이는 차트 내에서 처리될 수 있습니다. 이후에 이를 야기한 기록에 대한 서면 수정 요청서를 제출하십시오.
- 지금 즉시 911에 전화하거나 응급실에 가세요: 귀하의 차트에서 잘못 지워진 약을 투여받았고 두드러기, 얼굴 또는 목 부기, 호흡 곤란이 있는 경우.
- 다음 주 안에 진료 예약을 잡으세요: 귀하의 차트에 귀하가 가진 적이 없는 진단 또는 약물이 기재되어 있고 현재 처방 또는 의뢰에 영향을 미치는 경우.
- 시작하기 전에 의사와 상담하세요: 기록에서 읽은 내용 때문에 약물을 중단, 시작 또는 변경할 계획인 경우.
다음 방문 시 귀하가 직접 작성한 약물, 용량 및 알레르기 목록을 가져가서 화면상의 차트와 대조하여 확인해 달라고 요청하세요. 의심되는 약물 또는 알레르기 문제의 긴급성이 어느 정도인지 확실하지 않은 경우, 무료 August AI 증상 검사기를 사용하여 누구에게 전화할지 결정하기 전에 분류 수준을 파악하는 데 도움을 받을 수 있습니다.
자주 묻는 질문
제공자가 미납 청구 때문에 제 기록을 공개하기를 거부할 수 있습니까?
아니요. 미결제 잔액은 HIPAA 접근권에 따라 귀하의 기록을 보류할 법적 근거가 되지 않습니다. 추심과 접근은 별개의 문제이며, 치료비 지불을 기록 공개의 조건으로 하는 기록 부서가 규칙의 잘못된 편에 서 있는 것입니다. 거부를 서면으로 작성하고, 접근권을 인용하고, 개인 정보 보호 담당자에게 보내세요.
은퇴한 의사나 폐업한 병원의 기록은 어떻게 얻을 수 있습니까?
후임 보관 담당자를 찾으세요. 병원이 폐업, 매각 또는 합병되면 기록은 일반적으로 인수 그룹, 지정된 보관 담당자 또는 상업적 보관 업체로 이전됩니다. 귀하의 주 의학 위원회는 종종 누가 기록을 보유하고 있는지 확인할 수 있습니다. 왜냐하면 면허 소지자는 보관 담당자 계약을 보고해야 하기 때문입니다. 또한 해당 병원의 이전 청구 회사 및 해당 의사가 진료 특권을 가졌던 병원에도 문의해 보세요.
새로운 의사에게 직접 기록을 보내는 것이 저에게 보내는 것보다 더 빠릅니까?
보통 그렇습니다. 진료 연속성을 위한 의사 간 전송은 일반적으로 환자 사본 요청보다 다른 더 빠른 대기열을 통과하며, 종종 무료로 처리됩니다. 새로운 의사의 사무실에서 동의서에 서명하고 직원들이 처리하도록 하세요. 병행하여 자신의 사본도 요청하세요. 왜냐하면 전송된 내용을 읽어볼 필요가 있기 때문입니다.
제 자녀나 노부모의 의무 기록을 요청할 수 있습니까?
예, 개인 대표로서 가능합니다. 미성년 자녀의 경우, 부모 또는 보호자가 일반적으로 자격이 되지만, 주법은 생식 건강 및 행동 건강과 같은 분야에 대해 청소년의 비밀을 규정합니다. 성인 부모의 경우, 의료 권한 위임장, 보호 명령 또는 서명된 권한 부여와 같은 서류가 필요합니다. 거부를 피하기 위해 요청서와 함께 서류를 보내세요.
의무 기록 요청 이유를 알려야 합니까?
아니요. 요청을 정당화하거나 기록을 어떻게 사용할 것인지 설명하거나 변호사가 관련되어 있는지 공개할 필요는 없습니다. 목적을 요구하는 양식은 해당 필드를 비워둘 수 있습니다. 이유를 밝히기를 거부했기 때문에 기록 공개를 거부하는 것은 거부의 허용된 근거가 아닙니다.
요약: 의무 기록을 받는 방법은 두 단계의 습관입니다. 오늘 포털에서 제공하는 모든 것을 다운로드한 다음, 포털에서 누락된 내용은 기록 보관 담당자에게 날짜가 명시된 서면 요청서를 보내고 30일 동안 처리하도록 하세요. 오류를 발견하면 단일 항목을 명시하고, 증거를 첨부하고, 삭제 대신 첨부를 예상하고, 실수가 임상적으로 위험한 경우 당일에 치료 팀에 전화하세요.
면책 조항: 이 기사는 정보 제공 목적으로만 제공되며 의학적 조언을 구성하지 않습니다. 진단 및 치료 결정에 대해서는 항상 자격을 갖춘 의료 제공자와 상담하십시오. 응급 의료 상황이 발생한 경우 즉시 911에 전화하거나 가장 가까운 응급실로 가십시오.
