직원 의료 기록은 회사 내 모든 사람이 볼 수 있는 것이 아닙니다. 고용주가 합법적으로 건강 정보가 필요한 경우에도 일반적으로 해당 정보를 받을 특정 이유가 있는 사람들에게만 접근이 제한되어야 합니다.
HIPAA 의료 기록 공개 법률과 직장 의료 정보 보호법이 정확히 동일한 정보를 다루지 않기 때문에 규칙이 혼란스러울 수 있습니다. HIPAA는 의료 제공업체 및 건강 보험 계획이 보유한 특정 의료 정보를 보호하지만, 일반적으로 고용주가 관리하는 고용 기록에는 적용되지 않습니다. 직원 의료 정보는 또한 고용주에게 의료 정보를 기밀로 유지하고 일반 인사 기록과 분리해야 할 의무를 부과하는 장애인 미국인법(ADA)과 같은 법률에 의해 보호될 수 있습니다.
이는 귀하의 관리자, 동료, 인사 부서 직원 또는 다른 직원이 귀하가 회사에 근무한다는 이유만으로 귀하의 진단, 치료 세부 정보 또는 전체 의료 기록을 볼 자동적인 권리가 없다는 것을 의미합니다.
TL;DR: 주요 내용
- 직원 의료 정보는 일반적으로 기밀로 유지되고 일반 인사 파일과 분리해야 합니다.
- 동료는 단순히 같은 회사에 근무한다는 이유만으로 직원의 의료 기록에 접근해서는 안 됩니다.
- 관리자와 감독자는 업무 제한 또는 합리적인 편의 제공을 처리해야 할 때 제한된 의료 정보를 받을 수 있습니다.
- 응급 상황 시 응급 처치 및 안전 담당자가 특정 정보가 필요할 수 있습니다.
- 인사 부서 또는 지정된 직원은 합법적인 고용 문제를 처리할 때 접근 권한이 필요할 수 있지만, 접근은 제한되어야 합니다.
- HIPAA는 일반적으로 고용주가 관리하는 고용 기록을 규제하지 않습니다.
- 의료 제공업체는 일반적으로 직원의 허가 없이는 의료 정보를 고용주에게 직접 보낼 수 없으며, 다른 적용 가능한 법률에서 공개를 허용하거나 요구하는 경우는 제외됩니다.
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누가 직원 의료 기록에 접근해서는 안 되나요?
기본 규칙은 간단합니다. 직원 의료 정보는 해당 정보를 받을 합법적인 이유가 있는 사람에게만 제공되어야 합니다.
ADA에 따라 고용주는 지원자 및 직원에 대한 의료 정보를 기밀로 유지해야 합니다. 여기에는 특정 진단이 포함되지 않은 정보도 포함됩니다. EEOC는 또한 의료 정보를 일반 인사 파일이 아닌 별도의 의료 파일에 보관할 것을 권장합니다.
정보가 전자적으로 저장될 때도 동일한 원칙이 적용됩니다. 회사 컴퓨터 시스템에 접근할 수 있다고 해서 직원이 다른 직원의 의료 정보를 볼 수 있다는 것을 자동적으로 의미하지는 않습니다.
동료
일반적으로 동료는 다른 직원의 의료 정보에 접근할 필요가 없습니다.
예를 들어, 직원이 합리적인 편의 제공으로 인해 근무 일정이 조정될 수 있습니다. 동료는 일정이 변경되었다는 것을 알 수 있지만, 일반적으로 그 뒤에 있는 의학적 이유를 알 필요는 없습니다.
관리자는 직원의 진단이나 기타 기밀 의료 세부 정보를 공개하지 않고 직장 합의가 승인되었다고 설명할 수 있습니다.
관련 없는 부서의 직원
급여, 회계, 영업, 마케팅, IT 또는 다른 부서에서 일하는 사람은 직원의 의료 정보에 접근할 자동적인 권리가 없습니다.
이는 특히 의료 정보가 전자적으로 저장될 때 중요합니다. 접근은 정보를 사용할 합법적인 이유가 있는 사람으로 제한되어야 합니다.
직원의 회사 시스템 접근 능력 자체만으로는 다른 직원의 의료 기록을 볼 합법적인 이유가 되지 않습니다.
정보가 필요하지 않은 관리자
관리자는 때때로 제한된 의료 정보를 받을 수 있지만, 직원의 전체 의료 기록을 자동으로 받을 수는 없습니다.
예를 들어, 감독자는 직원이 들어 올리는 데 제한이 있거나 특정 직장 편의 제공이 필요하다는 것을 알 필요가 있을 수 있습니다. 감독자는 일반적으로 해당 제한을 시행하기 위해 직원의 전체 의료 기록을 알 필요는 없습니다.
다른 직원
고용주는 다른 직원이 궁금해하거나, 그 사람과 가깝게 일하거나, 직원이 결근하는 이유를 이해하고 싶어한다는 이유만으로 직원의 의료 정보를 공개해서는 안 됩니다.
직원이 직장에서 일부 건강 정보를 자발적으로 논의했더라도 의료 정보는 기밀로 유지될 수 있습니다.
누가 직원 의료 정보에 제한적으로 접근해야 할 수 있나요?
기밀 유지라고 해서 조직의 누구도 의료 정보를 볼 수 없다는 것을 의미하지는 않습니다.
특정 직원은 업무 수행이나 법적 의무를 충족하기 위해 제한적으로 접근해야 할 수 있습니다.
인사 또는 지정된 직원
인사 담당자는 합리적인 편의 제공 요청, 의료 휴가 또는 기타 합법적인 고용 문제를 처리할 때 의료 문서에 접근해야 할 수 있습니다.
이는 인사 부서가 직원의 전체 의료 기록에 무제한으로 접근할 수 있다는 것을 의미하지는 않습니다. 정보는 기밀로 처리되어야 하며 관련 고용 목적에 필요한 경우에만 접근해야 합니다.
감독관 및 관리자
감독자는 업무 제한 또는 승인된 편의 제공에 대해 알아야 할 수 있습니다.
예를 들어, 직원이 특정 무게 이상의 물건을 들 수 없는 경우, 관리자는 업무를 적절하게 할당할 수 있도록 제한에 대해 알아야 할 수 있습니다. 관리자는 직원의 진단, 치료 기록 또는 기타 관련 없는 건강 정보를 알 필요는 없습니다.
응급 처치 및 안전 담당자
응급 치료 또는 지원을 담당하는 사람들과 의료 정보가 공유되어야 할 수도 있습니다.
예를 들어, 직원이 직장에서 응급 치료가 필요한 의학적 상태가 있는 경우 관련 정보가 필요할 수 있습니다.
이러한 상황에서도 공유되는 정보는 긴급 상황 또는 안전 문제와 관련된 것으로 제한되어야 합니다.
산업 재해 보상 또는 보험 문제 처리 담당자
해당 법률에 따라 허용되거나 요구되는 경우 산업 재해 보상 또는 보험 목적을 위해 의료 정보가 공개되어야 할 수도 있습니다.
중요한 점은 이러한 상황이 직원의 전체 의료 기록에 대한 무제한 접근 권한을 부여하지 않는다는 것입니다.
HIPAA는 직원 의료 기록에 적용되나요?
이곳에서 많은 사람들이 혼란스러워합니다.
HIPAA는 일반적으로 적용되는 의료 제공업체, 건강 보험 플랜 및 기타 적용되는 기관이 보유한 보호되는 건강 정보에 적용됩니다. 일반적으로 고용주가 관리하는 고용 기록에는 건강 관련 정보가 포함되어 있더라도 적용되지 않습니다.
예를 들어, 휴가 요청을 지원하는 의사 소견서를 고용주에게 제출했다고 가정해 보겠습니다. 고용주의 사본은 고용 기록의 일부가 됩니다. HIPAA는 일반적으로 해당 고용주가 보유한 기록을 적용되는 의료 제공업체의 의료 기록과 동일한 방식으로 규제하지 않습니다.
다른 법률이 여전히 해당 정보를 보호할 수 있습니다. 특히 ADA는 고용주에게 지원자 및 직원에 대해 얻은 의료 정보를 기밀로 유지하도록 요구합니다.
일반적인 의료 기록 권리에 대한 자세한 내용은 의료 기록: 무엇이 포함되어 있고, 법적으로 누가 소유하며, 사본을 어떻게 받는지에 대한 가이드를 참조하세요.
이는 HIPAA 의료 기록 공개 법률을 살펴볼 때 중요한 차이점입니다. HIPAA가 고용주가 보유한 모든 의료 문서가 자동으로 HIPAA 보호 의료 기록임을 의미하지는 않습니다.
더 넓은 HIPAA 프레임워크에 대해서는 HHS HIPAA 개인 대상을 참조하세요.
고용주가 의사로부터 직접 의료 기록을 받을 수 있나요?
일반적으로 의료 제공업체는 고용주의 요청으로 인해 의료 기록을 고용주에게 단순히 보낼 수 없습니다.
고용주가 의료 제공업체에 직접 의료 정보를 요청하는 경우, 다른 적용 가능한 법률에서 공개를 허용하거나 요구하는 경우를 제외하고는 일반적으로 개인의 허가 없이는 공개할 수 없습니다.
제한된 예외가 있습니다. 특정 상황에는 직장 의료 감시, 업무 관련 질병 또는 부상 또는 직업 안전 요구 사항이 포함될 수 있습니다.
구체적인 상황이 중요합니다. 고용주가 의료 정보를 요청한다고 해서 의료 제공업체가 직원의 전체 의료 기록을 공개할 수 있다는 것을 자동적으로 의미하지는 않습니다.
자신의 기록을 공식적으로 요청해야 하는 경우, 의료 기록 요청서 템플릿 및 사용 방법에 대한 가이드를 참조하세요.
HIPAA 전자 의료 기록은 어떻습니까?
동일한 기본 구별이 전자적으로 저장된 의료 정보에도 적용됩니다.
HIPAA 전자 의료 기록은 적용되는 의료 제공업체 또는 건강 보험 플랜에서 관리하는 경우 HIPAA에 의해 보호될 수 있습니다. 그러나 고용주가 보유한 전자 고용 기록은 건강 정보가 포함되어 있다는 이유만으로 일반적으로 HIPAA의 적용을 받지 않습니다.
고용주에게는 ADA가 여전히 의료 정보를 기밀로 유지하고 일반 인사 파일과 분리하도록 요구합니다. 전자 저장이라고 해서 해당 기밀 유지 의무가 없어지는 것은 아닙니다.
실질적으로 고용주는 공유 전자 직원 데이터베이스를 의료 정보에 대한 무제한 접근의 이유로 취급해서는 안 됩니다.
디지털 방식으로 자신의 기록에 접근하는 방법에 대한 자세한 내용은 무료로 온라인에서 의료 기록을 보는 방법에 대한 가이드를 참조하세요.
관리자가 실제로 필요한 정보는 무엇입니까?
유용한 구분은 의료 정보와 업무 관련 정보 사이입니다.
관리자는 다음을 알 필요가 있을 수 있습니다:
- 직원이 승인된 업무 제한이 있다는 것
- 어떤 직장 제한을 따라야 하는지
- 어떤 편의 제공이 승인되었는지
- 편의 제공 또는 제한이 언제 적용되는지
관리자는 일반적으로 다음을 알 필요가 없습니다:
- 직원의 전체 의료 기록
- 관련 없는 진단
- 자세한 치료 정보
- 업무 문제와 관련 없는 약물 이력
- 다른 의학적 상태에 대한 개인 정보
목표는 관리자에게 직장 문제를 관리할 수 있는 충분한 정보를 제공하는 동시에 기밀 의료 세부 정보를 불필요하게 공개하지 않는 것입니다.
의료 정보가 부적절하게 공유되었다고 생각하면 어떻게 해야 하나요?
무엇이 일어났는지 문서화하는 것으로 시작하세요.
어떤 정보가 공개되었는지, 누가 받았는지, 언제 공개가 발생했는지, 그리고 어떻게 알게 되었는지 기록하십시오. 관련 이메일, 메시지 또는 기타 문서의 사본을 보관하십시오.
그런 다음 고용주의 인사 부서 또는 지정된 개인 정보 보호 담당자에게 의료 정보가 어떻게 저장되고 누가 접근할 수 있는지 문의할 수 있습니다.
이 문제가 의료 제공업체 또는 건강 보험 플랜과 관련이 있고 보호되는 건강 정보가 부적절하게 공개되었다고 생각되는 경우 HIPAA가 적용될 수 있습니다. 직장 기밀 유지 문제에 대해서는 ADA 및 기타 고용법도 적용될 수 있습니다.
적절한 기관 또는 법적 절차는 상황에 따라 다르므로 공개의 구체적인 세부 사항이 중요합니다.
자주 묻는 질문
동료가 제 의료 기록을 볼 수 있나요?
일반적으로 동료는 같은 고용주를 위해 근무한다는 이유만으로 귀하의 기밀 의료 정보에 접근해서는 안 됩니다. 직원 의료 정보는 일반적으로 기밀로 유지되어야 합니다.
제 관리자가 제 진단을 볼 수 있나요?
반드시 그렇지는 않습니다. 관리자는 업무 제한 또는 합리적인 편의 제공에 대한 정보가 필요할 수 있지만, 이는 관리자에게 귀하의 진단 또는 전체 의료 기록에 대한 접근 권한을 자동적으로 부여하지 않습니다.
HIPAA는 직장에서 의료 기록을 보호하나요?
어떤 기록을 의미하는지에 따라 다릅니다.
HIPAA는 일반적으로 고용주가 관리하는 고용 기록에는 적용되지 않습니다. 적용되는 의료 제공업체 또는 건강 보험 플랜이 보유한 의료 정보는 HIPAA에 의해 보호될 수 있습니다. 고용주가 보유한 의료 정보는 ADA를 포함한 다른 법률에 의해 계속 보호될 수 있습니다.
제 고용주가 제 의사에게 제 의료 기록을 요청할 수 있나요?
의료 제공업체는 다른 적용 가능한 법률에서 공개를 허용하거나 요구하는 경우를 제외하고는 귀하의 허가 없이는 일반적으로 귀하의 의료 정보를 고용주에게 제공할 수 없습니다.
누가 직원 의료 정보에 접근할 수 있나요?
상황에 따라 지정된 인사 담당자, 편의 제공 또는 업무 제한을 위해 정보가 필요한 감독관 또는 관리자, 응급 처치 및 안전 담당자, 산업 재해 보상 또는 보험 문제를 처리하는 사람이 관련 정보에 접근할 수 있습니다.
접근은 특정 목적에 허용되고 필요한 것으로 제한되어야 합니다.
직원 의료 기록은 인사 파일과 함께 보관해야 하나요?
아니요. 의료 정보는 일반적으로 일반 인사 파일과 분리하여 보관해야 하며 기밀로 취급해야 합니다. 전자 의료 정보도 유사한 보호를 받아야 합니다.
고용주가 제 진단을 동료와 공유했다면 어떻게 되나요?
무슨 일이 있었는지 문서화하고 인사 부서 또는 적절한 개인 정보 보호 또는 규정 준수 담당자에게 문제를 제기하는 것을 고려하십시오.
공개가 법을 위반했는지 여부는 어떤 정보가 공유되었는지, 누가 받았는지, 왜 공유되었는지, 그리고 어떤 법이 적용되는지에 따라 달라집니다.
결론
직원 의료 정보는 회사 내 모든 사람이 접근할 수 있는 것이 아닙니다. 동료 및 합법적인 업무 관련 이유가 없는 직원은 다른 직원의 의료 기록에 무제한으로 접근해서는 안 됩니다.
지정된 인사 담당자, 감독관, 응급 처치 직원 또는 산업 재해 보상 담당자와 같은 특정 사람은 특정 예외 또는 합법적인 고용 목적이 적용될 때 제한된 정보에 접근할 수 있습니다.
HIPAA 의료 기록 공개 법률을 고려할 때 중요한 구분은 HIPAA가 일반적으로 적용되는 의료 제공업체 및 건강 보험 플랜이 보유한 보호되는 건강 정보를 규제한다는 것입니다. 고용주가 관리하는 직원 의료 정보는 HIPAA 단독보다는 직장 개인 정보 보호 및 고용법에 의해 일반적으로 규제됩니다.
전자 저장이라고 해서 기본 원칙이 바뀌는 것은 아닙니다. 적용되는 의료 기관에서 보유한 HIPAA 전자 의료 기록은 HIPAA에 해당될 수 있지만, 고용주가 보유한 전자 고용 기록은 건강 정보가 포함되어 있다는 이유만으로 일반적으로 HIPAA 보호 대상이 되지 않습니다.
