Darbuotojų medicininiai įrašai neturėtų būti prieinami visiems įmonėje. Net ir tada, kai darbdaviui teisėtai reikia tam tikros sveikatos informacijos, prieiga paprastai turėtų būti ribojama tik tiems asmenims, kurie turi konkretų pagrindą ją gauti.
Taisyklės gali būti painios, nes HIPAA medicininių įrašų išdavimo įstatymai ir darbo vietos medicininės privatumo įstatymai neapima visiškai tos pačios informacijos. HIPAA apsaugo tam tikrą sveikatos priežiūros paslaugų teikėjų ir sveikatos planų turimą medicininę informaciją, tačiau paprastai netaikomas darbdavio tvarkomiems darbuotojų įrašams. Darbuotojų medicininę informaciją taip pat gali saugoti įstatymai, tokie kaip Amerikos su negalia įstatymas (ADA), kuris reikalauja, kad darbdaviai saugotų medicininę informaciją konfidencialiai ir atskirai nuo įprastų personalo įrašų.
Tai reiškia, kad jūsų vadovas, kolegos, personalo skyriaus (HR) darbuotojai ar kiti darbuotojai automatiškai neturi teisės matyti jūsų diagnozės, gydymo detalių ar visų medicininių įrašų vien dėl to, kad dirbate įmonėje.
Trumpai: Pagrindinės išvados
- Darbuotojų medicininė informacija paprastai turėtų būti saugoma konfidencialiai ir atskirai nuo įprastų personalo bylų.
- Kolegos neturėtų turėti prieigos prie darbuotojo medicininių įrašų vien tik todėl, kad dirba toje pačioje įmonėje.
- Vadovai ir prižiūrėtojai gali gauti ribotą medicininę informaciją, kai tai būtina darbo apribojimams ar pagrįstoms pritaikymams tvarkyti.
- Pirmosios pagalbos ir saugos personalui gali prireikti tam tikros informacijos per ekstremalią situaciją.
- Personalas (HR) arba paskirti darbuotojai gali prireikti prieigos, tvarkydami teisėtus su darbu susijusius klausimus, tačiau prieiga turėtų būti ribojama.
- HIPAA paprastai nereguliuoja darbdavio tvarkomų darbuotojų įrašų.
- Sveikatos priežiūros paslaugų teikėjai paprastai negali siųsti medicininės informacijos tiesiogiai darbdaviui be darbuotojo leidimo, nebent kitas taikomas įstatymas leidžia ar reikalauja atskleisti.
Turite klausimų apie savo sveikatą ar jums reikia, kad gydytojas peržiūrėtų simptomus? Išbandykite August AI nemokamą simptomų vertinimą, kad padėtų apsvarstyti jūsų simptomus ir galimus tolesnius veiksmus. AI triage nėra diagnozė. Jei susiduriate su medicinine ekstremalia situacija, skambinkite 911 arba vykite į artimiausią skubios pagalbos skyrių. Dėl darbo vietos medicininės privatumo problemų susisiekite su darbdavio personalo skyriumi (HR) arba atitinkamu teisiniu profesionalu.
Kas neturėtų turėti prieigos prie darbuotojų medicininių įrašų?
Pagrindinė taisyklė paprasta: darbuotojų medicininė informacija turėtų būti prieinama tik tiems asmenims, kurie turi teisėtą pagrindą ją gauti.
Pagal ADA, darbdaviai privalo saugoti medicininę informaciją apie kandidatus ir darbuotojus konfidencialiai. Tai apima informaciją, kurioje nėra konkrečios diagnozės. EEOC taip pat rekomenduoja medicininę informaciją laikyti atskirose medicininėse bylose, o ne įprastose personalo bylose.
Tas pats principas taikomas, kai informacija saugoma elektroniniu būdu. Prieiga prie įmonės kompiuterinės sistemos automatiškai nereiškia, kad darbuotojas turėtų galėti peržiūrėti kito darbuotojo medicininę informaciją.
Kolegos
Kolega paprastai neturi prieigos prie kito darbuotojo medicininės informacijos.
Pavyzdžiui, darbuotojas gali gauti pakeistą darbo grafiką kaip pagrįstą pritaikymą. Kolegos gali žinoti, kad grafikas pasikeitė, tačiau paprastai jiems nereikia žinoti medicininės priežasties.
Vadovas gali paaiškinti, kad buvo patvirtintas darbo vietos susitarimas, neatskleisdamas darbuotojo diagnozės ar kitų konfidencialių medicininių detalių.
Darbuotojai iš nesusijusių skyrių
Asmuo, dirbantis buhalterijoje, pardavimuose, rinkodaroje, IT ar kitame skyriuje, automatiškai neturi teisės naršyti darbuotojo medicininę informaciją.
Tai ypač svarbu, kai medicininė informacija saugoma elektroniniu būdu. Prieiga turėtų būti apribota asmenims, turintiems teisėtą pagrindą naudoti informaciją.
Darbuotojo galimybė prieiti prie įmonės sistemos savaime nesukuria teisėto pagrindo peržiūrėti kito darbuotojo medicininius įrašus.
Vadovai, kuriems nereikia informacijos
Vadovai kartais gali gauti ribotą medicininę informaciją, tačiau jie neturėtų automatiškai gauti visų darbuotojo medicininių įrašų.
Pavyzdžiui, prižiūrėtojui gali tekti žinoti, kad darbuotojas turi apribojimų kelti svorius ar jam reikalingas tam tikras darbo vietos pritaikymas. Prižiūrėtojui paprastai nereikia visos darbuotojo medicininės istorijos, kad būtų įgyvendintas tas apribojimas.
Kiti darbuotojai
Darbdavys neturėtų daryti darbuotojo medicininės informacijos prieinamos vien dėl to, kad kitas darbuotojas yra smalsus, dirba glaudžiai su tuo asmeniu arba nori suprasti, kodėl darbuotojas yra nedarbingas.
Medicininė informacija gali likti konfidenciali, net jei darbuotojas savanoriškai aptarė tam tikrą sveikatos informaciją darbe.
Kas gali prireikti ribotos prieigos prie darbuotojų medicininės informacijos?
Konfidencialumas nereiškia, kad niekas organizacijoje niekada negali matyti medicininės informacijos.
Tam tikriems darbuotojams gali prireikti ribotos prieigos, kad galėtų atlikti savo darbą ar įvykdyti teisinius įsipareigojimus.
Personalas (HR) ar paskirti darbuotojai
Personalo (HR) darbuotojams gali prireikti prieigos prie medicininių dokumentų tvarkant pagrįstus pritaikymo prašymus, medicinines atostogas ar kitus teisėtus su darbu susijusius klausimus.
Tai nereiškia, kad personalas (HR) turėtų turėti neribotą prieigą prie visos darbuotojo medicininės istorijos. Informacija turėtų būti tvarkoma konfidencialiai ir prieinama tik tada, kai tai būtina atitinkamam su darbu susijusiam tikslui.
Prižiūrėtojai ir vadovai
Prižiūrėtojui gali tekti žinoti apie darbo apribojimus ar patvirtintą pritaikymą.
Pavyzdžiui, jei darbuotojas negali kelti daiktų virš tam tikro svorio, vadovas gali tekti žinoti apie apribojimą, kad būtų tinkamai paskirtas darbas. Vadovui nebūtinai reikia žinoti darbuotojo diagnozę, gydymo istoriją ar kitą nesusijusią sveikatos informaciją.
Pirmosios pagalbos ir saugos personalas
Medicininė informacija kartais gali tekti dalintis su asmenimis, atsakingais už skubios pagalbos teikimą arba pagalbą.
Pavyzdžiui, gali prireikti atitinkamos informacijos, jei darbuotojas turi sveikatos būklę, kuriai gali prireikti skubios pagalbos darbe.
Net ir šiose situacijose dalijamasi informacija turėtų būti ribojama iki to, kas susiję su ekstremalia situacija ar saugumo klausimu.
Asmenys, tvarkantys darbuotojų kompensacijas ar draudimo klausimus
Medicininė informacija taip pat gali tekti atskleisti darbuotojų kompensacijų ar draudimo tikslais, kai tai leidžiama ar reikalaujama pagal taikomus įstatymus.
Svarbu tai, kad šios situacijos nesukuria neribotos prieigos prie visų darbuotojo medicininių įrašų.
Ar HIPAA taikomas darbuotojų medicininiams įrašams?
Čia daugelis žmonių klysta.
HIPAA paprastai taikomas saugomai sveikatos informacijai, kurią tvarko apdraustieji sveikatos priežiūros paslaugų teikėjai, sveikatos planai ir tam tikri kiti apdraustieji subjektai. Paprastai jis neapsaugo darbdavio tvarkomų darbuotojų įrašų, net jei tie įrašai yra su sveikata susijusi informacija.
Pavyzdžiui, tarkime, kad pateikiate darbdaviui gydytojo pažymą, pagrindžiančią prašymą dėl atostogų. Darbdavio kopija tampa darbuotojo įrašo dalimi. HIPAA paprastai nereglamentuoja to darbdavio turimo įrašo taip pat, kaip reglamentuoja apdraustojo sveikatos priežiūros paslaugų teikėjo medicininį įrašą.
Kiti įstatymai vis tiek gali apsaugoti tą informaciją. Visų pirma, ADA reikalauja, kad darbdaviai saugotų konfidencialiai medicininę informaciją, kurią jie gauna apie kandidatus ir darbuotojus.
Norėdami sužinoti daugiau apie bendrąsias medicininių įrašų teises, skaitykite mūsų vadovą apie medicinius įrašus: kas juose yra, kas juos teisėtai valdo ir kaip gauti savo kopiją.
Šis skirtumas svarbus, analizuojant HIPAA medicininių įrašų išdavimo įstatymus. HIPAA nereiškia, kad bet koks medicininis dokumentas, kurį turi darbdavys, yra automatiškai HIPAA saugomas medicininis įrašas.
Dėl platesnės HIPAA sistemos žr. HHS HIPAA asmenims.
Ar darbdavys gali tiesiogiai gauti medicininius įrašus iš jūsų gydytojo?
Paprastai jūsų sveikatos priežiūros paslaugų teikėjas negali tiesiog išsiųsti jūsų medicininių įrašų jūsų darbdaviui, nes darbdavys to paprašo.
Kai darbdavys tiesiogiai prašo sveikatos priežiūros paslaugų teikėjo medicininės informacijos, paslaugų teikėjas paprastai negali jos atskleisti be asmens leidimo, nebent kitas taikomas įstatymas leidžia ar reikalauja atskleisti.
Yra ribotos išimtys. Tam tikros aplinkybės gali apimti darbo vietos medicininę priežiūrą, su darbu susijusias ligas ar traumas, arba profesinės saugos reikalavimus.
Konkrečios aplinkybės yra svarbios. Darbdavio prašymas pateikti medicininę informaciją automatiškai nereiškia, kad sveikatos priežiūros paslaugų teikėjas gali išduoti visą darbuotojo medicininį įrašą.
Jei jums reikia oficialiai pateikti prašymą dėl savo įrašų, žr. mūsų vadovą apie medicinių įrašų prašymų formų šablonus ir kaip juos naudoti.
O kaip su HIPAA elektroniniais medicininiais įrašais?
Tas pats pagrindinis skirtumas taikomas ir elektroniniu būdu saugomai medicininei informacijai.
HIPAA elektroniniai medicininiai įrašai gali būti saugomi HIPAA, kai juos tvarko apdraustasis sveikatos priežiūros paslaugų teikėjas ar sveikatos planas. Tačiau darbdavio tvarkomi elektroniniai darbuotojų įrašai paprastai nėra apimami HIPAA vien dėl to, kad juose yra sveikatos informacijos.
Darbdaviams ADA vis tiek reikalauja, kad medicininė informacija būtų saugoma konfidencialiai ir atskirai nuo įprastų personalo bylų. Elektroninis saugojimas nepanaikina to konfidencialumo reikalavimo.
Praktiškai darbdavys neturėtų laikyti bendros elektroninės darbuotojų duomenų bazės priežastimi neribotai prieigai prie medicininės informacijos.
Norėdami sužinoti daugiau apie tai, kaip pasiekti savo įrašus skaitmeniniu būdu, žr. mūsų vadovą apie kaip nemokamai peržiūrėti savo medicininius įrašus internete.
Koks informacijos kiekis vadovui iš tikrųjų reikalingas?
Naudingas skirtumas yra tarp medicininės informacijos ir su darbu susijusios informacijos.
Vadovui gali reikėti žinoti:
- Kad darbuotojas turi patvirtintą darbo apribojimą
- Koks darbo vietos apribojimas turi būti laikomasi
- Koks pritaikymas buvo patvirtintas
- Kada taikomas pritaikymas ar apribojimas
Vadovui paprastai nereikia žinoti:
- Darbuotojo visos medicininės istorijos
- Nesusijusių diagnozių
- Išsamios gydymo informacijos
- Medikamentų istorijos, nesusijusios su darbo vietos klausimu
- Privačios informacijos apie kitas medicinines būkles
Tikslas yra suteikti vadovui pakankamai informacijos, kad būtų galima valdyti darbo vietos klausimą, neatskleidžiant nereikalingų konfidencialių medicininių detalių.
Ką daryti, jei manote, kad jūsų medicininė informacija buvo netinkamai bendrinama?
Pradėkite nuo to, kad užfiksuotumėte, kas įvyko.
Užrašykite, kokia informacija buvo atskleista, kas ją gavo, kada įvyko atskleidimas ir kaip apie tai sužinojote. Pasirūpinkite atitinkamų el. laiškų, pranešimų ar kitų dokumentų kopijomis.
Tada galite paklausti savo darbdavio personalo skyriaus (HR) ar paskirto konfidencialumo atstovo, kaip saugoma medicininė informacija ir kas turi prieigą prie jos.
Jei susirūpinimas susijęs su sveikatos priežiūros paslaugų teikėju ar sveikatos planu ir manote, kad saugoma sveikatos informacija buvo netinkamai atskleista, gali būti taikomas HIPAA. Dėl darbo vietos konfidencialumo susirūpinimo gali būti taikomas ADA ir kiti darbo įstatymai.
Atitinkama agentūra ar teisinis procesas priklauso nuo aplinkybių, todėl svarbios atskleidimo detalės.
Dažnai užduodami klausimai
Ar mano kolegos gali matyti mano medicininius įrašus?
Paprastai kolegos neturėtų turėti prieigos prie jūsų konfidencialios medicininės informacijos vien tik todėl, kad jie dirba pas tą patį darbdavį. Darbuotojų medicininė informacija paprastai turėtų būti saugoma konfidencialiai.
Ar mano vadovas gali matyti mano diagnozę?
Ne būtinai. Vadovui gali prireikti informacijos apie darbo apribojimus ar pagrįstą pritaikymą, tačiau tai automatiškai nesuteikia vadovui prieigos prie jūsų diagnozės ar visos medicininės istorijos.
Ar HIPAA apsaugo medicininius įrašus darbe?
Tai priklauso nuo to, apie kuriuos įrašus kalbate.
HIPAA paprastai netaikomas darbdavio tvarkomiems darbuotojų įrašams. Medicininė informacija, kurią turi apdraustasis sveikatos priežiūros paslaugų teikėjas ar sveikatos planas, gali būti saugoma HIPAA. Darbdavio turima medicininė informacija vis tiek gali būti apsaugota kitų įstatymų, įskaitant ADA.
Ar mano darbdavys gali susisiekti su mano gydytoju dėl mano medicininių įrašų?
Sveikatos priežiūros paslaugų teikėjas paprastai negali suteikti jūsų darbdaviui jūsų medicininės informacijos be jūsų leidimo, nebent kitas taikomas įstatymas leidžia ar reikalauja atskleisti.
Kas gali turėti prieigą prie darbuotojų medicininės informacijos?
Priklausomai nuo aplinkybių, paskirti personalo (HR) darbuotojai, prižiūrėtojai ar vadovai, kuriems reikalinga informacija dėl pritaikymų ar darbo apribojimų, pirmosios pagalbos ir saugos personalas bei darbuotojų kompensacijų ar draudimo klausimus tvarkantys asmenys gali turėti prieigą prie atitinkamos informacijos.
Prieiga turėtų būti ribojama iki to, kas leidžiama ir būtina konkrečiam tikslui.
Ar darbuotojų medicininiai įrašai turėtų būti laikomi su personalo bylomis?
Ne. Medicininė informacija paprastai turėtų būti laikoma atskirai nuo įprastų personalo bylų ir traktuojama kaip konfidenciali. Elektroninė medicininė informacija turėtų sulaukti panašios apsaugos.
Ką daryti, jei mano darbdavys pasidalino mano diagnoze su kolegomis?
Užfiksuokite, kas įvyko, ir apsvarstykite galimybę iškelti klausimą personalui (HR) ar atitinkamam konfidencialumo ar atitikties kontaktiniam asmeniui.
Ar atskleidimas pažeidė įstatymus, priklauso nuo to, kokia informacija buvo bendrinama, kas ją gavo, kodėl ji buvo bendrinama ir kurie įstatymai taikomi.
Apibendrinimas
Darbuotojų medicininė informacija nėra tai, prie ko visi įmonėje turėtų turėti prieigą. Kolegos ir darbuotojai, neturintys teisėto su darbu susijusio pagrindo, neturėtų turėti neribotos prieigos prie kito darbuotojo medicininių įrašų.
Tam tikri asmenys, pavyzdžiui, paskirti personalo (HR) darbuotojai, prižiūrėtojai, pirmosios pagalbos personalas ar darbuotojų kompensacijų personalas, gali turėti prieigą prie ribotos informacijos, kai taikoma konkreti išimtis ar teisėtas su darbu susijęs pagrindas.
Pagrindinis skirtumas analizuojant HIPAA medicininių įrašų išdavimo įstatymus yra tai, kad HIPAA paprastai reglamentuoja saugomą sveikatos informaciją, kurią tvarko apdraustieji sveikatos priežiūros paslaugų teikėjai ir sveikatos planai. Darbuotojų medicininę informaciją, kurią tvarko darbdavys, paprastai reglamentuoja darbo vietos privatumo ir darbo įstatymai, o ne vien tik HIPAA.
Elektroninis saugojimas nekeičia to pagrindinio principo. HIPAA elektroniniai medicininiai įrašai, kuriuos tvarko apdraustos sveikatos organizacijos, gali būti taikomi pagal HIPAA, o elektroniniai darbuotojų įrašai, kuriuos tvarko darbdavys, paprastai netampa saugomi pagal HIPAA vien dėl to, kad juose yra medicininės informacijos.
