Darbinieku medicīniskajiem ierakstiem nevajadzētu būt pieejamiem ikvienam uzņēmumā. Pat ja darba devējam pamatoti ir nepieciešama kāda veselības informācija, piekļuve parasti ir jāierobežo attiecībā uz personām, kurām ir konkrēts iemesls to saņemt.
Noteikumi var būt mulsinoši, jo HIPAA medicīnisko ierakstu izsniegšanas likumi un darba vietas medicīnas privātuma likumi neaptver tieši to pašu informāciju. HIPAA aizsargā noteiktu medicīnisko informāciju, ko glabā veselības aprūpes pakalpojumu sniedzēji un veselības plāni, taču tas parasti neattiecas uz darba devēja uzturētajiem nodarbinātības ierakstiem. Darbinieku medicīnisko informāciju var aizsargāt arī tādi likumi kā Amerikas Savienoto Valstu likums par personām ar invaliditāti (ADA), kas pieprasa darba devējiem glabāt medicīnisko informāciju konfidenciāli un atsevišķi no parastajiem personāla ierakstiem.
Tas nozīmē, ka jūsu vadītājam, kolēģiem, personāla nodaļas darbiniekiem vai citiem darbiniekiem nav automātiski tiesības redzēt jūsu diagnozi, ārstēšanas detaļas vai pilnus medicīniskos ierakstus tikai tāpēc, ka jūs strādājat uzņēmumā.
TL;DR: Galvenie secinājumi
- Darbinieku medicīniskā informācija parasti ir jālaiž konfidenciāli un atsevišķi no parastajām personāla lietām.
- Kolēģiem nevajadzētu būt piekļuvei darbinieka medicīniskajiem ierakstiem tikai tāpēc, ka viņi strādā vienā uzņēmumā.
- Vadītāji un uzraugi, ja nepieciešams, var saņemt ierobežotu medicīnisko informāciju, lai risinātu darba ierobežojumus vai saprātīgas pielāgošanas.
- Pirmās palīdzības un drošības personālam krīzes situācijā var būt nepieciešama noteikta informācija.
- Personāla nodaļai vai ieceltiem darbiniekiem var būt nepieciešama piekļuve, lai risinātu pamatotus nodarbinātības jautājumus, taču piekļuvei jābūt ierobežotai.
- HIPAA parasti neregulē darba devēja uzturētos nodarbinātības ierakstus.
- Veselības aprūpes pakalpojumu sniedzēji parasti nevar nosūtīt medicīnisko informāciju tieši darba devējam bez darbinieka atļaujas, ja vien cits piemērojamais likums neliedz vai nepieprasa atklāšanu.
Vai jums ir jautājumi par savu veselību vai jums ir nepieciešams klīnicis, lai novērtētu simptomus? Izmēģiniet August AI bezmaksas simptomu novērtējumu, lai palīdzētu pārdomāt savus simptomus un iespējamos turpmākos soļus. AI triāža nav diagnoze. Ja saskaraties ar medicīnisku neatliekamo palīdzību, zvaniet pa tālruni 911 vai dodieties uz tuvāko neatliekamās palīdzības nodaļu. Lai saņemtu konsultācijas par darba vietas medicīnas privātumu, sazinieties ar darba devēja personāla nodaļu vai atbilstošu juridisko speciālistu.
Kam nevajadzētu būt pieejamiem darbinieku medicīniskajiem ierakstiem?
Pamatlikums ir vienkāršs: darbinieku medicīniskā informācija ir pieejama tikai personām, kurām ir pamatots iemesls to saņemt.
Saskaņā ar ADA darba devējiem ir jāsaglabā medicīniskā informācija par pretendentiem un darbiniekiem konfidenciāli. Tas ietver informāciju, kas nesatur konkrētu diagnozi. EEOC arī iesaka medicīnisko informāciju glabāt atsevišķās medicīnas lietās, nevis parastajās personāla lietās.
Tas pats princips attiecas uz informācijas glabāšanu elektroniski. Piekļuve uzņēmuma datoru sistēmai nenozīmē automātiski, ka darbiniekam ir jāvar aplūkot cita darbinieka medicīnisko informāciju.
Kolēģi
Kolēģim parasti nav nepieciešama piekļuve cita darbinieka medicīniskajai informācijai.
Piemēram, darbinieks var saņemt mainītu darba grafiku kā saprātīgu pielāgošanu. Kolēģi var zināt, ka grafiks ir mainījies, taču viņiem parasti nav nepieciešams zināt medicīnisko iemeslu tam.
Vadītājs var paskaidrot, ka darba vietas vienošanās ir apstiprināta, neatklājot darbinieka diagnozi vai citas konfidenciālas medicīniskās detaļas.
Darbinieki nesaistītos departamentos
Persona, kas strādā algas, grāmatvedības, pārdošanas, mārketinga, IT vai citā departamentā, nevar automātiski pārlūkot darbinieka medicīnisko informāciju.
Tas ir īpaši svarīgi, ja medicīniskā informācija tiek glabāta elektroniski. Piekļuvei jābūt ierobežotai personām, kurām ir pamatots iemesls izmantot informāciju.
Darbinieka spēja piekļūt uzņēmuma sistēmai pati par sevi nerada pamatotu iemeslu aplūkot cita darbinieka medicīniskos ierakstus.
Vadītāji, kuriem informācija nav nepieciešama
Vadītāji dažreiz var saņemt ierobežotu medicīnisko informāciju, taču viņiem automātiski nav jāsaņem visa darbinieka medicīniskais ieraksts.
Piemēram, uzraugam var būt jāzina, ka darbiniekam ir ierobežojumi celšanā vai nepieciešama konkrēta darba vietas pielāgošana. Uzraugam parasti nav nepieciešama visa darbinieka medicīniskā vēsture, lai īstenotu šo ierobežojumu.
Citi darbinieki
Darba devējam nevajadzētu darīt pieejamu darbinieka medicīnisko informāciju tikai tāpēc, ka cits darbinieks ir ziņkārīgs, cieši sadarbojas ar šo personu vai vēlas saprast, kāpēc darbinieks nav darbā.
Medicīniskā informācija var palikt konfidenciāla pat tad, ja darbinieks brīvprātīgi ir apspriedis kādu veselības informāciju darbā.
Kam var būt nepieciešama ierobežota piekļuve darbinieku medicīniskajai informācijai?
Konfidencialitāte nenozīmē, ka nevienam organizācijā nekad nevar redzēt medicīnisko informāciju.
Noteiktiem darbiniekiem var būt nepieciešama ierobežota piekļuve, lai veiktu savus pienākumus vai izpildītu juridiskās saistības.
Personāla nodaļa vai iecelti darbinieki
Personāla nodaļas darbiniekiem var būt nepieciešama piekļuve medicīniskajai dokumentācijai, lai risinātu saprātīgus pielāgošanas pieprasījumus, medicīnisko atvaļinājumu vai citus pamatotus nodarbinātības jautājumus.
Tas nenozīmē, ka personāla nodaļai ir neierobežota piekļuve visa darbinieka medicīniskajai vēsturei. Informācija ir jārīko konfidenciāli un pieejama tikai tad, ja tas ir nepieciešams attiecīgajam nodarbinātības nolūkam.
Uzraugi un vadītāji
Uzraugam var būt jāzina par darba ierobežojumiem vai apstiprinātu pielāgošanu.
Piemēram, ja darbinieks nevar pacelt priekšmetus virs noteikta svara, vadītājam var būt jāzina par ierobežojumu, lai darbs tiktu piešķirts atbilstoši. Vadītājam ne obligāti jāzina darbinieka diagnoze, ārstēšanas vēsture vai cita nesaistīta veselības informācija.
Pirmās palīdzības un drošības personāls
Medicīniskā informācija dažreiz var būt jādala ar personām, kas atbild par neatliekamās medicīniskās palīdzības vai palīdzības sniegšanu.
Piemēram, attiecīga informācija var būt nepieciešama, ja darbiniekam ir medicīnisks stāvoklis, kam darbā var būt nepieciešama neatliekamā palīdzība.
Pat šādās situācijās kopīgotajai informācijai jābūt ierobežotai līdz tam, kas ir attiecīgs krīzes vai drošības jautājumam.
Personas, kas nodarbojas ar darbinieku kompensācijām vai apdrošināšanu
Medicīniskā informācija var būt arī jāatklāj darbinieku kompensāciju vai apdrošināšanas nolūkos, ja to atļauj vai pieprasa piemērojamais likums.
Svarīgi ir tas, ka šīs situācijas nerada neierobežotu piekļuvi visa darbinieka medicīniskajam ierakstam.
Vai HIPAA attiecas uz darbinieku medicīniskajiem ierakstiem?
Šeit daudzi cilvēki maldās.
HIPAA parasti attiecas uz aizsargātu veselības informāciju, ko glabā segtie veselības aprūpes pakalpojumu sniedzēji, veselības plāni un noteiktas citas segtās vienības. Tā parasti neaizsargā darba devēja uzturētos nodarbinātības ierakstus, pat ja šie ieraksti satur ar veselību saistītu informāciju.
Piemēram, pieņemsim, ka jūs savam darba devējam iesniedzat ārsta piezīmi, kas apliecina atvaļinājuma pieprasījumu. Darba devēja kopija kļūst par daļu no nodarbinātības ieraksta. HIPAA parasti neregulē šo darba devēja glabāto ierakstu tādā pašā veidā, kādā tas regulē segtā veselības aprūpes pakalpojumu sniedzēja medicīnisko ierakstu.
Citi likumi joprojām var aizsargāt šo informāciju. Jo īpaši ADA pieprasa, lai darba devēji uzturētu konfidencialitāti attiecībā uz medicīnisko informāciju, ko viņi iegūst par pretendentiem un darbiniekiem.
Lai iegūtu vairāk informācijas par vispārējām medicīnisko ierakstu tiesībām, skatiet mūsu ceļvedi par medicīniskiem ierakstiem: kas tajos ir, kam tie pieder likumīgi un kā iegūt savu kopiju.
Šī atšķirība ir svarīga, aplūkojot HIPAA medicīnisko ierakstu izsniegšanas likumus. HIPAA nenozīmē, ka katrs medicīnas dokuments, kas ir darba devēja rīcībā, automātiski ir ar HIPAA aizsargāts medicīniskais ieraksts.
Par plašāku HIPAA sistēmu skatiet HHS HIPAA indivīdiem.
Vai darba devējs var saņemt medicīniskos ierakstus tieši no jūsu ārsta?
Parasti jūsu veselības aprūpes pakalpojumu sniedzējs nevar vienkārši nosūtīt jūsu medicīniskos ierakstus jūsu darba devējam, jo darba devējs tos pieprasa.
Ja darba devējs tieši pieprasa medicīnisko informāciju no veselības aprūpes pakalpojumu sniedzēja, sniedzējs parasti nevar to atklāt bez personas atļaujas, ja vien cits piemērojamais likums neliedz vai nepieprasa atklāšanu.
Ir ierobežoti izņēmumi. Dažās situācijās var ietilpt darba vietas medicīniskā uzraudzība, ar darbu saistītas slimības vai traumas, vai profesijas drošības prasības.
Svarīgi ir konkrētie apstākļi. Darba devēja pieprasījums pēc medicīniskās informācijas nenozīmē automātiski, ka veselības aprūpes pakalpojumu sniedzējs var izsniegt visa darbinieka medicīnisko ierakstu.
Ja jums ir nepieciešams oficiāli pieprasīt savus ierakstus, skatiet mūsu ceļvedi par medicīnisko ierakstu pieprasījuma veidlapu veidnēm un to lietošanu.
Ko par HIPAA elektroniskajiem medicīniskajiem ierakstiem?
Tas pats pamatlikums attiecas uz medicīnisko informāciju, kas glabāta elektroniski.
HIPAA elektroniskie medicīniskie ieraksti var būt aizsargāti ar HIPAA, ja tos uztur segts veselības aprūpes pakalpojumu sniedzējs vai veselības plāns. Tomēr darba devēja uzturētie elektroniskie nodarbinātības ieraksti parasti nav pakļauti HIPAA tikai tāpēc, ka tie satur veselības informāciju.
Attiecībā uz darba devējiem ADA joprojām pieprasa, lai medicīniskā informācija tiktu glabāta konfidenciāli un atsevišķi no parastajām personāla lietām. Elektroniskā glabāšana neatsver šo konfidencialitātes prasību.
Praksē darba devējam nevajadzētu uzskatīt kopīgu elektronisko darbinieku datubāzi par pamatu neierobežotai piekļuvei medicīniskajai informācijai.
Lai iegūtu vairāk informācijas par savu ierakstu piekļuvi digitāli, skatiet mūsu ceļvedi par to, kā bez maksas aplūkot savus medicīniskos ierakstus tiešsaistē.
Kāda informācija patiešām ir nepieciešama vadītājam?
Noderīga atšķirība ir starp medicīnisko informāciju un ar darbu saistītu informāciju.
Vadītājam var būt nepieciešams zināt:
- Ka darbiniekam ir apstiprināts darba ierobežojums
- Kāds darba vietas ierobežojums ir jāievēro
- Kāds pielāgojums ir apstiprināts
- Kad pielāgojums vai ierobežojums ir spēkā
Vadītājam parasti nav nepieciešams zināt:
- Darbinieka pilnu medicīnisko vēsturi
- Nesaistītas diagnozes
- Detaliētu ārstēšanas informāciju
- Medikamentu vēsturi, kas nav saistīta ar darba vietas problēmu
- Privātu informāciju par citiem medicīniskiem stāvokļiem
Mērķis ir dot vadītājam pietiekami daudz informācijas, lai vadītu darba vietas problēmu, nepamatoti neatklājot konfidenciālas medicīniskas detaļas.
Ko darīt, ja uzskatāt, ka jūsu medicīniskā informācija tika kopīgota nepareizi?
Sāciet ar notikušā dokumentēšanu.
Uzrakstiet, kāda informācija tika atklāta, kas to saņēma, kad notika atklāšana un kā jūs par to uzzinājāt. Saglabājiet attiecīgo e-pastu, ziņojumu vai citu dokumentu kopijas.
Pēc tam varat jautāt savam darba devējam personāla nodaļai vai ieceltajam privātuma kontaktpersonai, kā tiek glabāta medicīniskā informācija un kam ir piekļuve tai.
Ja bažas skar veselības aprūpes pakalpojumu sniedzēju vai veselības plānu un jūs uzskatāt, ka aizsargāta veselības informācija tika nepareizi atklāta, HIPAA var būt attiecīga. Attiecībā uz konfidencialitātes problēmām darba vietā var būt attiecīgi arī ADA un citi nodarbinātības likumi.
Atbilstošā aģentūra vai juridiskā procesa gaita ir atkarīga no apstākļiem, tāpēc svarīgas ir atklāšanas konkrētās detaļas.
Bieži uzdotie jautājumi
Vai mani kolēģi var redzēt manus medicīniskos ierakstus?
Parasti kolēģiem nevajadzētu būt piekļuvei jūsu konfidenciālajai medicīniskajai informācijai tikai tāpēc, ka viņi strādā pie tā paša darba devēja. Darbinieku medicīniskajai informācijai parasti ir jābūt konfidenciālai.
Vai mans vadītājs var redzēt manu diagnozi?
Ne obligāti. Vadītājam var būt nepieciešama informācija par darba ierobežojumiem vai saprātīgu pielāgošanu, taču tas automātiski nenodrošina vadītājam piekļuvi jūsu diagnozei vai pilnai medicīniskajai vēsturei.
Vai HIPAA aizsargā medicīniskos ierakstus darbā?
Tas ir atkarīgs no tā, kuri ieraksti tiek domāti.
HIPAA parasti neattiecas uz darba devēja uzturētajiem nodarbinātības ierakstiem. Medicīnisko informāciju, ko glabā segts veselības aprūpes pakalpojumu sniedzējs vai veselības plāns, var aizsargāt HIPAA. Darba devēja glabāto medicīnisko informāciju joprojām var aizsargāt citi likumi, tostarp ADA.
Vai mans darba devējs var zvanīt manam ārstam, lai saņemtu manus medicīniskos ierakstus?
Veselības aprūpes pakalpojumu sniedzējs parasti nevar sniegt jūsu medicīnisko informāciju jūsu darba devējam bez jūsu atļaujas, ja vien cits piemērojamais likums neliedz vai nepieprasa atklāšanu.
Kam var būt piekļuve darbinieku medicīniskajai informācijai?
Atkarībā no apstākļiem, ieceltiem personāla nodaļas darbiniekiem, uzraugiem vai vadītājiem, kuriem nepieciešama informācija pielāgošanai vai darba ierobežojumiem, pirmās palīdzības un drošības personālam, kā arī personām, kas nodarbojas ar darbinieku kompensācijām vai apdrošināšanu, var būt piekļuve attiecīgajai informācijai.
Piekļuvei jābūt ierobežotai līdz tam, kas ir atļauts un nepieciešams konkrētajam nolūkam.
Vai darbinieku medicīniskie ieraksti ir jāsaglabā kopā ar personāla lietām?
Nē. Medicīniskā informācija parasti ir jāsaglabā atsevišķi no parastajām personāla lietām un jāizturas kā konfidenciāla. Elektroniskā medicīniskā informācija ir jāaizsargā līdzīgi.
Ko darīt, ja mans darba devējs kopīgoja manu diagnozi ar kolēģiem?
Dokumentējiet, kas notika, un apsveriet jautājuma izvirzīšanu personāla nodaļai vai attiecīgajai privātuma vai atbilstības kontaktpersonai.
Vai atklāšana pārkāpa likumu, ir atkarīgs no tā, kāda informācija tika kopīgota, kas to saņēma, kāpēc tā tika kopīgota un kuri likumi ir attiecīgi.
Galvenais secinājums
Darbinieku medicīniskā informācija nav kaut kas tāds, kam vajadzētu būt pieejamam ikvienam uzņēmumā. Kolēģiem un darbiniekiem bez pamatota ar darbu saistīta iemesla nevajadzētu būt neierobežotai piekļuvei cita darbinieka medicīniskajiem ierakstiem.
Noteiktām personām, piemēram, ieceltiem personāla nodaļas darbiniekiem, uzraugiem, pirmās palīdzības darbiniekiem vai darbinieku kompensācijas darbiniekiem, var būt piekļuve ierobežotai informācijai, ja ir spēkā konkrēts izņēmums vai pamatots nodarbinātības mērķis.
Galvenā atšķirība, apsverot HIPAA medicīnisko ierakstu izsniegšanas likumus, ir tāda, ka HIPAA parasti pārvalda aizsargātu veselības informāciju, ko glabā segtie veselības aprūpes pakalpojumu sniedzēji un veselības plāni. Darbinieku medicīnisko informāciju, ko uztur darba devējs, parasti regulē darba vietas privātuma un nodarbinātības likumi, nevis tikai HIPAA.
Elektroniskā glabāšana nemaina šo pamatlikumu. HIPAA elektroniskie medicīniskie ieraksti, ko glabā segtās veselības aprūpes organizācijas, var būt pakļauti HIPAA, savukārt darba devēja uzturētie elektroniskie nodarbinātības ieraksti parasti nekļūst aizsargāti ar HIPAA tikai tāpēc, ka tie satur medicīnisko informāciju.
