Rekod perubatan pekerja tidak sepatutnya dibuka kepada semua orang di sesebuah syarikat. Walaupun majikan secara sah memerlukan beberapa maklumat kesihatan, akses umumnya sepatutnya terhad kepada orang yang mempunyai sebab khusus untuk menerimanya.
Peraturan boleh mengelirukan kerana undang-undang pelepasan rekod perubatan HIPAA dan undang-undang privasi perubatan tempat kerja tidak melindungi maklumat yang sama persis. HIPAA melindungi maklumat perubatan tertentu yang dipegang oleh penyedia penjagaan kesihatan dan pelan kesihatan, tetapi secara amnya tidak terpakai kepada rekod pekerjaan yang dikekalkan oleh majikan. Maklumat perubatan pekerja juga boleh dilindungi oleh undang-undang seperti Akta Orang Amerika Berkeupayaan (ADA), yang mewajibkan majikan menyimpan maklumat perubatan secara sulit dan berasingan daripada rekod kakitangan biasa.
Ini bermakna pengurus anda, rakan sekerja, kakitangan HR, atau pekerja lain tidak secara automatik mempunyai hak untuk melihat diagnosis anda, butiran rawatan, atau rekod perubatan lengkap hanya kerana anda bekerja untuk syarikat itu.
RINGKASNYA: Perkara Utama
- Maklumat perubatan pekerja umumnya harus disimpan secara sulit dan berasingan daripada fail kakitangan biasa.
- Rakan sekerja tidak sepatutnya mempunyai akses kepada rekod perubatan pekerja hanya kerana mereka bekerja di syarikat yang sama.
- Pengurus dan penyelia mungkin menerima maklumat perubatan terhad apabila perlu untuk menguruskan sekatan kerja atau akomodasi yang munasabah.
- Kakitangan pertolongan cemas dan keselamatan mungkin memerlukan maklumat tertentu semasa kecemasan.
- Kakitangan HR atau yang dilantik mungkin memerlukan akses apabila menguruskan urusan pekerjaan yang sah, tetapi akses harus terhad.
- HIPAA secara amnya tidak mengawal rekod pekerjaan yang dikekalkan oleh majikan.
- Penyedia penjagaan kesihatan secara amnya tidak boleh menghantar maklumat perubatan terus kepada majikan tanpa kebenaran pekerja, kecuali undang-undang lain yang berkenaan membenarkan atau menghendaki pendedahan.
Ada soalan tentang kesihatan anda atau perlukan pakar perubatan untuk menilai gejala? Cuba penilaian gejala percuma August AI untuk membantu memikirkan gejala dan langkah seterusnya yang mungkin. Triage AI bukanlah diagnosis. Jika anda berhadapan dengan kecemasan perubatan, hubungi 911 atau pergi ke Jabatan Kecemasan terdekat. Untuk kebimbangan privasi perubatan tempat kerja, hubungi jabatan HR majikan anda atau profesional undang-undang yang sesuai.
Siapa yang Tidak Dibenarkan Mengakses Rekod Perubatan Pekerja?
Peraturan asasnya mudah: maklumat perubatan pekerja hanya boleh didapati kepada orang yang mempunyai sebab yang sah untuk menerimanya.
Di bawah ADA, majikan mesti menyimpan maklumat perubatan mengenai pemohon dan pekerja secara sulit. Itu termasuk maklumat yang tidak mengandungi diagnosis khusus. EEOC juga mengesyorkan menyimpan maklumat perubatan dalam fail perubatan berasingan dan bukannya fail kakitangan biasa.
Prinsip yang sama terpakai apabila maklumat disimpan secara elektronik. Akses kepada sistem komputer syarikat tidak secara automatik bermakna pekerja sepatutnya dapat melihat maklumat perubatan pekerja lain.
Rakan Sekerja
Rakan sekerja secara amnya tidak memerlukan akses kepada maklumat perubatan pekerja lain.
Sebagai contoh, seorang pekerja mungkin menerima jadual kerja yang diubah suai sebagai akomodasi yang munasabah. Rakan sekerja mungkin tahu bahawa jadual telah berubah, tetapi mereka secara amnya tidak perlu mengetahui sebab perubatan di sebaliknya.
Seorang pengurus boleh menjelaskan bahawa pengaturan tempat kerja telah diluluskan tanpa mendedahkan diagnosis pekerja atau butiran perubatan sulit lain.
Pekerja di jabatan yang tidak berkaitan
Seseorang yang bekerja dalam bahagian gaji, perakaunan, jualan, pemasaran, IT, atau jabatan lain tidak secara automatik mempunyai hak untuk melayari maklumat perubatan pekerja.
Ini amat penting apabila maklumat perubatan disimpan secara elektronik. Akses harus dihadkan kepada orang yang mempunyai sebab yang sah untuk menggunakan maklumat itu.
Keupayaan pekerja untuk mengakses sistem syarikat, dengan sendirinya, tidak mewujudkan sebab yang sah untuk melihat rekod perubatan pekerja lain.
Pengurus yang tidak memerlukan maklumat tersebut
Pengurus kadang-kadang boleh menerima maklumat perubatan terhad, tetapi mereka tidak sepatutnya secara automatik menerima rekod perubatan lengkap pekerja.
Sebagai contoh, seorang penyelia mungkin perlu tahu bahawa pekerja mempunyai sekatan mengangkat atau memerlukan akomodasi tempat kerja tertentu. Penyelia umumnya tidak memerlukan sejarah perubatan lengkap pekerja untuk melaksanakan sekatan itu.
Pekerja Lain
Majikan tidak sepatutnya menjadikan maklumat perubatan pekerja tersedia hanya kerana pekerja lain ingin tahu, bekerja rapat dengan orang itu, atau ingin memahami mengapa pekerja itu tidak hadir.
Maklumat perubatan boleh kekal sulit walaupun pekerja secara sukarela membincangkan beberapa maklumat kesihatan di tempat kerja.
Siapa yang Mungkin Memerlukan Akses Terhad kepada Maklumat Perubatan Pekerja?
Kerahsiaan tidak bermakna tiada sesiapa di organisasi yang pernah dapat melihat maklumat perubatan.
Pekerja tertentu mungkin memerlukan akses terhad untuk menjalankan tugas mereka atau memenuhi kewajipan undang-undang.
Kakitangan HR atau yang dilantik
Kakitangan sumber manusia mungkin memerlukan akses kepada dokumentasi perubatan apabila menguruskan permintaan akomodasi yang munasabah, cuti perubatan, atau urusan pekerjaan sah yang lain.
Itu tidak bermakna HR sepatutnya mempunyai akses tanpa had kepada keseluruhan sejarah perubatan pekerja. Maklumat harus dikendalikan secara sulit dan hanya diakses apabila perlu untuk tujuan pekerjaan yang berkaitan.
Penyelia dan Pengurus
Seorang penyelia mungkin perlu tahu tentang sekatan kerja atau akomodasi yang diluluskan.
Sebagai contoh, jika seorang pekerja tidak dapat mengangkat objek di atas berat tertentu, pengurus mungkin perlu tahu tentang sekatan itu supaya kerja dapat ditugaskan dengan sewajarnya. Pengurus tidak semestinya perlu tahu diagnosis pekerja, sejarah rawatan, atau maklumat kesihatan lain yang tidak berkaitan.
Kakitangan Pertolongan Cemas dan Keselamatan
Maklumat perubatan kadang-kadang mungkin perlu dikongsi dengan orang yang bertanggungjawab menyediakan rawatan atau bantuan kecemasan.
Sebagai contoh, maklumat yang relevan mungkin diperlukan jika seorang pekerja mempunyai keadaan perubatan yang mungkin memerlukan penjagaan kecemasan di tempat kerja.
Walaupun dalam situasi ini, maklumat yang dikongsi harus terhad kepada apa yang relevan dengan kecemasan atau isu keselamatan.
Orang yang menguruskan pampasan pekerja atau urusan insurans
Maklumat perubatan juga mungkin perlu didedahkan untuk tujuan pampasan pekerja atau insurans apabila dibenarkan atau dikehendaki oleh undang-undang yang berkenaan.
Perkara penting ialah situasi ini tidak mewujudkan akses tanpa had kepada keseluruhan rekod perubatan pekerja.
Adakah HIPAA Terpakai kepada Rekod Perubatan Pekerja?
Di sinilah ramai orang keliru.
HIPAA secara amnya terpakai kepada maklumat kesihatan yang dilindungi yang dipegang oleh penyedia penjagaan kesihatan yang dilindungi, pelan kesihatan, dan beberapa entiti lain yang dilindungi. Ia secara amnya tidak melindungi rekod pekerjaan yang dipegang oleh majikan, walaupun rekod tersebut mengandungi maklumat berkaitan kesihatan.
Sebagai contoh, andaikan anda memberikan majikan anda nota doktor untuk menyokong permintaan cuti. Salinan majikan menjadi sebahagian daripada rekod pekerjaan. HIPAA secara amnya tidak mengawal rekod yang dipegang oleh majikan itu dengan cara yang sama ia mengawal rekod perubatan penyedia penjagaan kesihatan yang dilindungi.
Undang-undang lain masih boleh melindungi maklumat itu. Khususnya, ADA mewajibkan majikan untuk mengekalkan kerahsiaan maklumat perubatan yang mereka peroleh mengenai pemohon dan pekerja.
Untuk maklumat lanjut tentang hak rekod perubatan umum, lihat panduan kami tentang rekod perubatan: apa yang ada di dalamnya, siapa yang memiliki secara sah, dan cara mendapatkan salinan anda.
Perbezaan ini penting apabila melihat undang-undang pelepasan rekod perubatan HIPAA. HIPAA tidak bermakna setiap dokumen perubatan yang dimiliki oleh majikan secara automatik adalah rekod perubatan yang dilindungi HIPAA.
Untuk rangka kerja HIPAA yang lebih luas, lihat HHS HIPAA untuk individu.
Bolehkah Majikan Mendapatkan Rekod Perubatan Terus Daripada Doktor Anda?
Secara amnya, penyedia penjagaan kesihatan anda tidak boleh begitu sahaja menghantar rekod perubatan anda kepada majikan anda kerana majikan memintanya.
Apabila majikan meminta penyedia penjagaan kesihatan secara langsung untuk maklumat perubatan, penyedia secara amnya tidak boleh mendedahkannya tanpa kebenaran individu kecuali undang-undang lain yang berkenaan membenarkan atau menghendaki pendedahan.
Terdapat pengecualian terhad. Keadaan tertentu boleh melibatkan pengawasan perubatan tempat kerja, penyakit atau kecederaan berkaitan kerja, atau keperluan keselamatan pekerjaan.
Keadaan khusus adalah penting. Permintaan majikan untuk maklumat perubatan tidak secara automatik bermakna penyedia penjagaan kesihatan boleh melepaskan keseluruhan rekod perubatan pekerja.
Jika anda perlu memohon rekod anda secara formal, lihat panduan kami tentang templat borang permintaan rekod perubatan dan cara menggunakannya.
Bagaimana Pula dengan Rekod Perubatan Elektronik HIPAA?
Perbezaan asas yang sama terpakai kepada maklumat perubatan yang disimpan secara elektronik.
Rekod perubatan elektronik HIPAA boleh dilindungi oleh HIPAA apabila ia dikekalkan oleh penyedia penjagaan kesihatan yang dilindungi atau pelan kesihatan. Walau bagaimanapun, rekod pekerjaan elektronik yang dipegang oleh majikan secara amnya tidak dilindungi oleh HIPAA hanya kerana ia mengandungi maklumat kesihatan.
Bagi majikan, ADA masih mewajibkan maklumat perubatan disimpan secara sulit dan berasingan daripada fail kakitangan biasa. Penyimpanan elektronik tidak menghapuskan keperluan kerahsiaan itu.
Dalam praktiknya, majikan tidak sepatutnya menganggap pangkalan data pekerja elektronik yang dikongsi sebagai sebab untuk akses tanpa had kepada maklumat perubatan.
Untuk maklumat lanjut tentang mengakses rekod anda sendiri secara digital, lihat panduan kami tentang cara melihat rekod perubatan anda dalam talian secara percuma.
Maklumat Apa yang Sebenarnya Diperlukan oleh Pengurus?
Perbezaan yang berguna ialah antara maklumat perubatan dan maklumat berkaitan kerja.
Pengurus mungkin perlu tahu:
- Bahawa pekerja mempunyai sekatan kerja yang diluluskan
- Sekatan tempat kerja apa yang perlu dipatuhi
- Akomodasi apa yang telah diluluskan
- Bila akomodasi atau sekatan terpakai
Pengurus umumnya tidak perlu tahu:
- Sejarah perubatan lengkap pekerja
- Diagnosis yang tidak berkaitan
- Butiran rawatan terperinci
- Sejarah ubat yang tidak berkaitan dengan isu tempat kerja
- Maklumat peribadi tentang keadaan perubatan lain
Tujuannya adalah untuk memberikan pengurus maklumat yang mencukupi untuk menguruskan isu tempat kerja tanpa mendedahkan butiran perubatan sulit secara tidak perlu.
Bagaimana Jika Anda Berfikir Maklumat Perubatan Anda Dikongsi Secara Tidak Wajar?
Mulakan dengan mendokumentasikan apa yang berlaku.
Tuliskan maklumat apa yang didedahkan, siapa yang menerimanya, bila pendedahan berlaku, dan bagaimana anda mengetahuinya. Simpan salinan e-mel, mesej, atau dokumentasi lain yang relevan.
Anda kemudian boleh bertanya kepada jabatan HR majikan anda atau kenalan privasi yang dilantik tentang cara maklumat perubatan disimpan dan siapa yang mempunyai akses kepadanya.
Jika kebimbangan itu melibatkan penyedia penjagaan kesihatan atau pelan kesihatan dan anda percaya maklumat kesihatan yang dilindungi telah didedahkan secara tidak wajar, HIPAA mungkin relevan. Untuk kebimbangan kerahsiaan tempat kerja, ADA dan undang-undang pekerjaan lain mungkin juga terpakai.
Agensi atau proses undang-undang yang sesuai bergantung pada keadaan, jadi butiran spesifik pendedahan adalah penting.
Soalan Lazim
Bolehkah rakan sekerja saya melihat rekod perubatan saya?
Secara amnya, rakan sekerja tidak sepatutnya mempunyai akses kepada maklumat perubatan sulit anda hanya kerana mereka bekerja untuk majikan yang sama. Maklumat perubatan pekerja umumnya harus disimpan secara sulit.
Bolehkah pengurus saya melihat diagnosis saya?
Tidak semestinya. Pengurus mungkin memerlukan maklumat tentang sekatan kerja atau akomodasi yang munasabah, tetapi itu tidak secara automatik memberikan pengurus akses kepada diagnosis atau sejarah perubatan lengkap anda.
Adakah HIPAA melindungi rekod perubatan di tempat kerja?
Ia bergantung pada rekod mana yang anda maksudkan.
HIPAA secara amnya tidak terpakai kepada rekod pekerjaan yang dikekalkan oleh majikan. Maklumat perubatan yang dipegang oleh penyedia penjagaan kesihatan yang dilindungi atau pelan kesihatan mungkin dilindungi oleh HIPAA. Maklumat perubatan yang dipegang oleh majikan masih boleh dilindungi oleh undang-undang lain, termasuk ADA.
Bolehkah majikan saya menghubungi doktor saya untuk rekod perubatan saya?
Penyedia penjagaan kesihatan secara amnya tidak boleh memberikan maklumat perubatan anda kepada majikan anda tanpa kebenaran anda kecuali undang-undang lain yang berkenaan membenarkan atau menghendaki pendedahan.
Siapa yang boleh mengakses maklumat perubatan pekerja?
Bergantung pada keadaan, kakitangan HR yang dilantik, penyelia atau pengurus yang memerlukan maklumat untuk akomodasi atau sekatan kerja, kakitangan pertolongan cemas dan keselamatan, dan orang yang menguruskan pampasan pekerja atau urusan insurans mungkin mempunyai akses kepada maklumat yang relevan.
Akses harus dihadkan kepada apa yang dibenarkan dan perlu untuk tujuan tertentu.
Haruskah rekod perubatan pekerja disimpan bersama fail kakitangan?
Tidak. Maklumat perubatan umumnya harus disimpan berasingan daripada fail kakitangan biasa dan dikendalikan sebagai sulit. Maklumat perubatan elektronik harus menerima perlindungan yang sama.
Bagaimana jika majikan saya berkongsi diagnosis saya dengan rakan sekerja?
Dokumentasikan apa yang berlaku dan pertimbangkan untuk mengemukakan isu ini kepada HR atau kenalan privasi atau pematuhan yang sesuai.
Sama ada pendedahan melanggar undang-undang bergantung pada maklumat apa yang dikongsi, siapa yang menerimanya, mengapa ia dikongsi, dan undang-undang mana yang terpakai.
Kesimpulannya
Maklumat perubatan pekerja bukanlah sesuatu yang semua orang di syarikat sepatutnya dapat akses. Rakan sekerja dan pekerja tanpa sebab berkaitan kerja yang sah tidak sepatutnya mempunyai akses tanpa had kepada rekod perubatan pekerja lain.
Orang tertentu, seperti kakitangan HR yang dilantik, penyelia, kakitangan pertolongan cemas, atau kakitangan pampasan pekerja, mungkin mempunyai akses kepada maklumat terhad apabila pengecualian tertentu atau tujuan pekerjaan yang sah terpakai.
Perbezaan utama apabila mempertimbangkan undang-undang pelepasan rekod perubatan HIPAA ialah HIPAA secara amnya mengawal maklumat kesihatan yang dilindungi yang dipegang oleh penyedia penjagaan kesihatan yang dilindungi dan pelan kesihatan. Maklumat perubatan pekerja yang dikekalkan oleh majikan umumnya dikawal oleh undang-undang privasi tempat kerja dan pekerjaan berbanding hanya HIPAA.
Penyimpanan elektronik tidak mengubah prinsip asas itu. Rekod perubatan elektronik HIPAA yang dipegang oleh organisasi penjagaan kesihatan yang dilindungi boleh termasuk di bawah HIPAA, manakala rekod pekerjaan elektronik yang dipegang oleh majikan secara amnya tidak menjadi dilindungi HIPAA hanya kerana ia mengandungi maklumat perubatan.
