Å prøve å finne en gammel medisinsk journal kan føles som en skattejakt, spesielt hvis legekontoret har stengt, du har flyttet flere ganger, eller journalene er fra barndommen.

Den gode nyheten er at gamle journaler noen ganger er lettere å spore opp enn folk forventer. Start med helsepersonellet eller institusjonen som opprettet journalene, og jobb deg bakover hvis det kontoret ikke lenger eksisterer. For eldre journaler må du kanskje kontakte et sykehussystem, en medisinsk journalavdeling, eller organisasjonen som tok over en nedlagt praksis.

Hvis du lurer på hvordan du får tak i gamle medisinske journaler, er det viktigste å identifisere hvem som opprettet eller for øyeblikket vedlikeholder dem.

TL;DR: Viktigste poeng

  • Start med legekontoret, sykehuset, klinikken eller helsesystemet som opprettet journalene.
  • Hvis praksisen stengte, spør hvor pasientjournalene ble overført eller hvem som for øyeblikket vedlikeholder dem.
  • For barnejournaler, sjekk barneleger, familieleger, sykehus, helsejournaler fra skolen og gamle familiepapirer.
  • Pasientportaler kan hjelpe deg med å finne nyere journaler, men svært gamle journaler er kanskje aldri blitt digitalisert.
  • Når du ber om journaler, inkluder ditt fulle navn, fødselsdato, omtrentlige datoer for behandling, navn på behandler og de spesifikke journalene du trenger.
  • HIPAA gir deg generelt rett til å få tilgang til visse helseopplysninger som en dekket behandler fortsatt vedlikeholder, men den krever ikke at behandlere beholder journaler for alltid.
  • For journaler fra tiår tilbake avhenger tilgjengeligheten delvis av om journalene ble beholdt, arkivert eller overført.

Har du et helsespørsmål mens du sporer opp din medisinske historie? Prøv August AI's gratis symptomkontrollør.

Trenger du medisinsk hjelp nå? Ikke vent på gamle journaler hvis du opplever et potensielt alvorlig eller akutt helseproblem. Søk passende medisinsk hjelp og fortell behandleren hva du vet om din medisinske historie. Du kan be om eldre journaler etterpå.

Slik får du tak i gamle medisinske journaler

Første skritt er å finne ut hvor journalene opprinnelig ble opprettet.

Lag en liste over legene, klinikkene, sykehusene og andre helseinstitusjoner du husker å ha besøkt. Inkluder omtrentlige datoer hvis du ikke kjenner de eksakte. Selv en grov tidsramme, som "barnebesøk mellom 1995 og 2002", kan hjelpe en journalavdeling med å søke.

Kontakt deretter behandleren eller institusjonen og be om deres medisinske journalavdeling eller avdeling for helseinformasjonsforvaltning (HIM).

Du kan også se August AI's guide til hva medisinske journaler inneholder og hvordan de fungerer hvis du er usikker på hvilke journaler du trenger.

Avhengig av hva du prøver å rekonstruere, kan du be om:

  • Fullstendige medisinske journaler
  • Notater fra legebesøk
  • Diagnoser
  • Medisinhistorikk
  • Laboratorieresultater
  • Bildebehandlingsrapporter
  • Vaksinasjons- eller immuniseringsjournaler
  • Kirurgiske journaler
  • Dimisjoneringssummer fra sykehus
  • Spesialistjournaler

Hvis du bare trenger ett spesifikt dokument, kan det gjøre prosessen enklere å be om den journalen i stedet for hele journalen din.

Slik ber du om gamle medisinske journaler: steg for steg

Når du har identifisert behandleren eller institusjonen, er selve forespørselen vanligvis grei.

1. Identifiser den opprinnelige behandleren

Skriv ned navnet på legen, praksisnavnet, sykehuset, klinikken eller helsesystemet som ga behandlingen.

Hvis du ikke husker det nøyaktige navnet, bruk den informasjonen du har. En gammel adresse, telefonnummer, forsikringsutskrift, reseptflaske eller medisinsk dokument kan gi et nyttig spor.

2. Finn avdelingen for medisinske journaler

Se etter institusjonens avdeling for medisinske journaler eller helseinformasjonsforvaltning. Større sykehus og helsesystemer har ofte en dedikert avdeling som håndterer forespørsler om journaler.

3. Bekreft at journalene fortsatt vedlikeholdes

Spør om institusjonen fortsatt har journaler fra perioden du er interessert i.

Dette er spesielt viktig for eldre journaler. En praksis kan ha flyttet, fusjonert med en annen praksis, endret eierskap, eller overført sine journaler et annet sted.

Hvis praksisen stengte, spør:

"Hvem er den nåværende forvalteren av de medisinske journalene?"

4. Fyll ut forespørselsskjemaet

Behandleren kan kreve en skriftlig forespørsel eller autorisasjonsskjema. Følg instruksjonene nøye.

Hvis du trenger hjelp til å forstå prosessen, se August AI's guide til maler for forespørselsskjemaer for medisinske journaler og hvordan du bruker dem.

5. Spesifiser nøyaktig hva du trenger

Gi journalavdelingen nok informasjon til å finne riktig journal.

  • Fullt navn, inkludert eventuelle tidligere navn
  • Fødselsdato
  • Nåværende kontaktinformasjon
  • Omtrentlige datoer for behandling
  • Behandlerens navn
  • Institusjonens navn og lokasjon
  • Spesifikke journaler du ber om
  • Hvor du ønsker at journalene skal sendes

Hvis du trenger journaler fra en bestemt periode, si det. "Alle journaler fra 1998 til 2003" er mer nyttig enn å bare be om "gamle journaler".

6. Oppgi identifikasjon om nødvendig

Behandleren kan be om identifikasjon eller annen informasjon for å bekrefte din identitet før de utleverer journalene.

Bruk behandlerens offisielle instruksjoner for innsending av identifikasjon eller annen sensitiv informasjon.

7. Spør hvordan journalene vil bli levert

Avhengig av behandleren og journalene som er tilgjengelige, kan du motta dem elektronisk, via en pasientportal, per post, eller via en annen sikker metode.

Spør om eventuelle kopierings- eller leveringsgebyrer gjelder før du fullfører forespørselen.

8. Ta vare på en kopi og følg opp

Lagre en kopi av din forespørsel og noter når du sendte den inn. Hvis du ikke får svar, kontakt journalavdelingen og spør om status.

Mal for forespørsel om gamle medisinske journaler

Hvis du er usikker på hva du skal skrive, kan du bruke en enkel forespørsel som denne. Juster den for å matche behandlerens påkrevde skjema eller innsendingsprosess.

Emne: Forespørsel om medisinske journaler

Hei,

Jeg ber om en kopi av mine medisinske journaler fra deres praksis eller institusjon.

Fullt navn: [Ditt fulle navn]
Tidligere navn, hvis relevant: [Tidligere navn]
Fødselsdato: [MM/DD/ÅÅÅÅ]
Omtrentlige datoer for behandling: [Datoer eller år]
Behandler: [Lege navn]
Institusjon: [Praksis- eller sykehusnavn]

Jeg ber om følgende journaler: [List opp journalene du trenger, som fullstendige medisinske journaler, besøksnotater, laboratorieresultater, bildebehandlingsrapporter, vaksinasjonsjournaler, eller sykehusjournaler].

Vennligst gi meg beskjed hvis dere trenger ytterligere informasjon, identifikasjon, fullmaktskjemaer eller betaling før dere behandler denne forespørselen. Vennligst også gi meg beskjed om hvordan journalene kan leveres og om dere trenger noe annet fra meg.

Takk,
[Ditt fulle navn]
[Telefonnummer]
[E-post- eller postadresse]

Slik finner du gamle medisinske journaler på nett

Hvis du lurer på hvordan du finner gamle medisinske journaler på nett, start med din nåværende eller tidligere pasientportal.

Avhengig av helsesystemet, kan du finne:

  • Oppsummeringer av besøk
  • Laboratorieresultater
  • Bildebehandlingsrapporter
  • Medisineringslister
  • Immuniseringsjournaler
  • Dimisjoneringsinformasjon fra sykehus
  • Noen kliniske notater

Du kan også sjekke om du har kontoer hos helsesystemer der du tidligere har mottatt behandling.

Ikke anta imidlertid at hele din medisinske historie vil være tilgjengelig på nett. En pasientportal kan inneholde bare journaler som ble lagt inn i eller overført til det spesifikke elektroniske journalsystemet.

Eldre papirjournaler er kanskje aldri blitt digitalisert.

For mer informasjon, se August AI's guide til hvordan du kan se dine medisinske journaler på nett gratis.

Slik finner du gamle medisinske journaler fra barndommen

Å finne ut hvordan du finner gamle medisinske journaler fra barndommen kan være vanskeligere fordi du kanskje har byttet lege, flyttet mellom stater, eller mottatt behandling fra en praksis som ikke lenger eksisterer.

Start med barnelegen eller familielegen du husker å ha besøkt.

Hvis du ikke husker legens navn, se etter spor i:

  • Vaksinasjonsjournaler fra barndommen
  • Helseskjemaer fra skolen
  • Gamle forsikringsdokumenter
  • Reseptjournaler
  • Sykehuspapirer
  • Familie medisinske filer
  • Foreldres journaler eller papirer
  • Gamle pasientportaler

Sykehus kan også være nyttige hvis du ble født der, gjennomgikk kirurgi, eller mottok akutt eller innlagt behandling som barn.

Hvis barnelegen din ble med i en større medisinsk gruppe eller et sykehussystem, kan den organisasjonen kunne fortelle deg hvor eldre journaler ble av.

Helsejournaler fra skolen er annerledes enn en leges medisinske journal, men de kan inneholde nyttig informasjon som datoer for immunisering, fysiske undersøkelser, eller screeningresultater.

Slik får du tak i medisinske journaler fra 40 år siden

Hvis du lurer på hvordan du får tak i medisinske journaler fra 40 år siden, start med samme prosess for forespørsel, men forvent flere mangler.

Svært gamle journaler kan ha blitt lagret som papirjournaler, mikrofilm, arkiverte filer, eller andre formater i stedet for et moderne elektronisk journalsystem.

HIPAA gir generelt enkeltpersoner rett til å få tilgang til visse beskyttede helseopplysninger som en dekket enhet vedlikeholder. Men HIPAA i seg selv etablerer ingen enhetlig nasjonal regel som krever at helsepersonell beholder medisinske journaler i et bestemt antall år.

Hvor lenge journaler må beholdes kan avhenge av statlig lov og andre krav.

Så en journal fra 40 år siden kan fortsatt eksistere, men det er ingen garanti for det.

Arkiverte journaler kan også lagres separat fra behandlerens nåværende elektroniske system. Hvis journalavdelingen sier at informasjonen ikke lenger er i deres aktive system, spør om arkiverte journaler er tilgjengelige.

Hvis den opprinnelige behandleren ikke kan finne journalene, spør om praksisen ble overtatt, fusjonert, eller overført til en annen organisasjon og om en annen enhet ble ansvarlig for journalene.

Hvor lagres medisinske journaler?

Hvis du spør hvor medisinske journaler lagres, finnes det ingen sentral database som inneholder alles komplette medisinske historie.

Ulike deler av din medisinske historie kan holdes av forskjellige organisasjoner, inkludert:

  • Individuelle leger
  • Medisinske praksiser
  • Sykehus
  • Helsesystemer
  • Spesialistkontorer
  • Laboratorier
  • Bildebehandlingssentre
  • Apotek
  • Helseforsikringsselskaper
  • Elektroniske journalsystemer
  • Forvaltere av medisinske journaler eller lagringsfirmaer

For eksempel kan fastlegen din ha notater fra legebesøk, et sykehus kan ha kirurgiske journaler, og et bildebehandlingssenter kan ha kopier av skanninger eller bildebehandlingsrapporter.

Dette er grunnen til at det noen ganger kan kreve å kontakte mer enn én organisasjon for å finne en komplett medisinsk historie.

Hva hvis legekontoret stengte?

En nedlagt praksis betyr ikke nødvendigvis at journalene forsvant.

Når en lege pensjonerer seg, selger en praksis, flytter, eller blir med i en annen organisasjon, kan pasientjournaler overføres til en annen lege, medisinsk gruppe, sykehussystem, eller forvalter av journaler.

Hvis det opprinnelige kontoret er stengt, søk etter legens tidligere praksisnavn og lokasjon. Se etter informasjon om en etterfølgerpraksis eller organisasjon.

Du kan også kontakte det aktuelle medisinske lisensierings- eller helsebyrået når du trenger hjelp til å identifisere hvor journaler fra en nedlagt praksis kan ha gått.

Hvis du finner en etterfølgerorganisasjon, spør spesifikt om den har ansvar for pasientjournalene fra den tidligere praksisen.

Slik sjekker du medisinske journaler du allerede har

Hvis du har funnet gamle journaler, men ikke er sikker på hva de betyr, start med å organisere dem kronologisk.

Skill dokumenter i kategorier som:

  • Legebesøk
  • Sykehusinnleggelser
  • Medisiner
  • Laboratorieresultater
  • Bildebehandling
  • Operasjoner og prosedyrer
  • Vaksinasjoner
  • Diagnoser

Se etter datoer, navn på behandlere, medikamentnavn, testresultater og store diagnoser.

Hvis du prøver å rekonstruere din medisinske historie, kan det å lage en enkel tidslinje gjøre det lettere å identifisere hull.

Du kan deretter kontakte behandlerne som er knyttet til disse hullene og spørre om ytterligere journaler er tilgjengelige.

Hvis du er usikker på hvem som kan få tilgang til din medisinske informasjon, forklarer August AI hvem som kan få tilgang til dine medisinske journaler og når.

Hva du skal gjøre hvis du fortsatt ikke finner journalene

Hvis du har kontaktet den opprinnelige behandleren og fortsatt ikke finner journalene, jobb deg bakover gjennom andre kilder.

  1. Sjekk gamle forsikringspapirer for navn på behandlere, institusjonsnavn og datoer for behandling.
  2. Se gjennom barne- eller familiejournaler for navn og datoer som kan hjelpe deg med å identifisere den opprinnelige behandleren.
  3. Sjekk gamle pasientportaler eller kontoer hos helsesystemer.
  4. Kontakt en etterfølgerpraksis hvis det opprinnelige kontoret stengte.
  5. Spør sykehuset eller helsesystemet som er tilknyttet behandleren om det har eldre journaler.
  6. Be om spesifikke journaler i stedet for en hel journal hvis du vet nøyaktig hva du trenger.
  7. Spør om arkiverte journaler eksisterer selv om de ikke er tilgjengelige elektronisk.

Du vil kanskje ikke kunne gjenopprette alle journaler, spesielt når tiår har gått. Men å identifisere den opprinnelige behandleren og følge sporet til den som for øyeblikket vedlikeholder journalene, gir deg det tydeligste stedet å starte.

Ofte stilte spørsmål om å finne gamle medisinske journaler

Hva om jeg ikke husker hvilken lege som behandlet meg?

Start med gamle forsikringspapirer, reseptjournaler, skole- eller barnehelsedokumenter, sykehuspapirer og familiejournaler. Disse kan gi et behandlernavn, en institusjon, adresse eller omtrentlig dato som kan hjelpe deg med å identifisere hvor du skal sende forespørselen.

Hva om den medisinske praksisen stengte for mange år siden?

Spør om praksisens journaler ble overført til en etterfølgerlege, medisinsk gruppe, sykehussystem eller forvalter av journaler. Hvis du ikke kan identifisere den nye forvalteren, kan det relevante medisinske lisensierings- eller helsebyrået gi veiledning.

Kan jeg be om bare én gammel medisinsk journal i stedet for hele journalen min?

Ja. Hvis du vet nøyaktig hva du trenger, kan du spesifikt be om den journalen, som en vaksinasjonshistorikk, bildebehandlingsrapport, kirurgisk notat eller laboratorieresultat. En mer begrenset forespørsel kan også gjøre det enklere å identifisere informasjonen du leter etter.

Hva bør jeg gjøre hvis jeg trenger gamle journaler for en legetime?

Be om journalene så snart som mulig og fortell den nåværende helsepersonell hva du allerede vet. Hvis du trenger akutt medisinsk hjelp, ikke utsett behandlingen mens du venter på historiske journaler. Ta med deg eventuelle journaler eller medisininformasjon du allerede har.

Hvilken informasjon bør jeg inkludere i en forespørsel om journaler?

Inkluder ditt fulle navn, eventuelle tidligere navn, fødselsdato, omtrentlige datoer for behandling, behandlernavn, institusjonsnavn, kontaktinformasjon og de spesifikke journalene du ønsker. Malen for forespørsel ovenfor kan hjelpe deg med å organisere detaljene.

Konklusjon

Hvis du prøver å finne ut hvordan du får tak i gamle medisinske journaler, start med behandleren eller institusjonen som opprettet dem. Hvis det kontoret stengte, finn ut om journalene ble overført til en annen lege, medisinsk gruppe, sykehus eller forvalter av journaler.

For barnejournaler eller journaler fra tiår tilbake, forvent at prosessen krever mer graving. Pasientportaler kan hjelpe med nyere informasjon, men eldre journaler kan lagres separat eller kanskje ikke lenger eksistere.

Den mest nyttige tilnærmingen er å identifisere hvem som for øyeblikket vedlikeholder journalene, sende inn en spesifikk forespørsel, og gi nok informasjon til at journalavdelingen kan finne din journal.