Skjema for utlevering av medisinske journaler: Hva det er og hvordan du fyller det ut

Et skjema for utlevering av medisinske journaler er en skriftlig fullmakt som gir en helsetjenesteleverandør tillatelse til å sende dine medisinske journaler til en annen person, leverandør, organisasjon eller institusjon.

Du kan trenge et slikt skjema når du bytter lege, oppsøker en ny spesialist, søker om forsikring eller uførhet, flytter til et nytt helsesystem, eller ber din leverandør om å sende journaler på dine vegne.

Skjemaet kan se mer komplisert ut enn det faktisk er. Mesteparten av informasjonen er enkel: hvem du er, hvilke journaler du ønsker, hvor de skal sendes, og hvor lenge fullmakten er gyldig.

Her er hva du bør se etter på skjemaet, hvordan du fyller det ut korrekt, og hva du bør gjøre hvis du blir bedt om å oppgi et slikt skjema.

TL;DR: Viktige punkter

• Et skjema for utlevering av medisinske journaler gir en helsetjenesteleverandør tillatelse til å utlevere spesifisert helseinformasjon til en annen person eller organisasjon.
• Du kan også se det kalt et skjema for frigivelse av medisinske journaler, autorisasjonsskjema for medisinske journaler, eller HIPAA-autorisasjonsskjema.
• En gyldig HIPAA-autorisasjon må beskrive hvilken informasjon som utleveres, hvem som kan utlevere den, hvem som kan motta den, når den utløper, og din rett til å trekke den tilbake skriftlig.
• Du trenger vanligvis ikke å få et frigivelsesskjema bekreftet av en notar. HIPAA krever i seg selv ikke notarbekreftelse eller vitneunderskrift.
• Hvis du ber om dine egne journaler, gir HIPAA deg generelt rett til tilgang til dem uten behov for formell autorisasjon, selv om begrensede gebyrer kan gjelde for kopier.
• Ulike leverandører kan ha forskjellige skjemaer. Bruk skjemaet fra mottakende eller utleverende organisasjon når det er mulig.

Trenger du medisinsk hjelp mens du ordner med journalene dine? Bestill et online akuttmedisinsk besøk hos August AI for 39 USD. En lisensiert amerikansk kliniker kan vurdere deg online, med mulighet for henting av resept samme dag i alle 50 stater. Besøket garanterer ikke en resept. For forespørsler om medisinske journaler, kontakt avdelingen for medisinske journaler eller helseinformasjonsstyring i organisasjonen som oppbevarer journalene dine. August håndterer ikke overføring av journaler fra andre leverandører.

Hva er et skjema for utlevering av medisinske journaler?

Et skjema for utlevering av medisinske journaler er en skriftlig fullmakt som lar en helsetjenesteleverandør utlevere spesifisert helseinformasjon til noen andre.

For eksempel kan du signere et slikt skjema og be din nåværende lege om å sende journalene dine til en ny fastlege. Du kan også gi fullmakt til å sende journaler til en spesialist, et annet sykehus, et forsikringsselskap, en advokat, en skole eller arbeidsgiver når det er hensiktsmessig, eller et familiemedlem som hjelper deg med behandlingen.

Det nøyaktige skjemaet varierer fra leverandør til leverandør. Noen kontorer bruker et kort skjema på én side. Andre bruker en mer detaljert HIPAA-autorisasjon. Begge kan brukes hvis de oppfyller de gjeldende kravene.

For en bredere oversikt over hva medisinske journaler inneholder og hvordan de brukes, se vår guide om hva medisinske journaler er.

Er et skjema for utlevering av medisinske journaler det samme som en HIPAA-autorisasjon?

Ikke alltid, selv om begrepene ofte brukes om hverandre.

Et "skjema for utlevering av medisinske journaler" er ofte navnet et sykehus eller legekontor gir sitt skjema. En "HIPAA-autorisasjon" refererer mer spesifikt til en autorisasjon som oppfyller kravene i HIPAA Privacy Rule.

Forskjellen er viktig fordi HIPAA ikke krever autorisasjon for enhver utveksling av helseinformasjon. Leverandører kan generelt dele beskyttet helseinformasjon med andre leverandører for behandlingsformål uten en separat autorisasjon fra deg.

En autorisasjon er vanligvis nødvendig når du gir en leverandør beskjed om å dele informasjon for et formål eller med en mottaker som HIPAA ellers ikke tillater.

Når trenger du et skjema for utlevering av medisinske journaler?

Vanlige situasjoner inkluderer:

Bytte lege. Din nye lege kan ønske dine tidligere journaler, inkludert testresultater, medisineringhistorikk, bildediagnostikk eller notater fra tidligere konsultasjoner.

Oppsøke en spesialist. En spesialist kan trenge journaler fra din fastlege for å forstå din tidligere behandling.

Flytting til et annet helsesystem. Overføring av journaler hjelper dine nye leverandører med å forstå din medisinske historie. For en bredere titt på hva som inngår i journalene dine, se hva din medisinske historie inkluderer.

Forsikrings- eller uførhetssaker. Forsikringsselskaper eller organisasjoner kan be om spesifikk helseinformasjon som en del av en prosess.

Å la noen hjelpe deg med å administrere helsen din. Du kan ønske at journaler sendes til et familiemedlem, en omsorgsperson eller en annen autorisert person.

Hvordan fylle ut et skjema for utlevering av medisinske journaler

De fleste skjemaer er enklere å fullføre hvis du jobber deg gjennom dem seksjon for seksjon.

1. Oppgi dine personlige opplysninger

Oppgi identifikasjonsinformasjonen leverandøren bruker for deg. Dette kan inkludere ditt fulle juridiske navn, fødselsdato, adresse, telefonnummer, pasient-ID eller medisinsk journalnummer (MRN) hvis du har det, og andre identifikatorer som etterspørres.

Bruk informasjon som samsvarer med leverandørens journaler når det er mulig.

2. Identifiser leverandøren som har journalene dine

Dette er personen eller organisasjonen som har tillatelse til å utlevere informasjonen. Det kan være legekontoret ditt, et sykehus, en klinikk, et laboratorium, en spesialist eller et helsesystem.

Hvis du er usikker på hvilket kontor som har journalene, sjekk din pasientportal, tidligere regninger, eller kontakt leverandørens avdeling for medisinske journaler direkte.

3. Identifiser hvem som skal motta journalene

Oppgi navn og fullstendig kontaktinformasjon for personen eller organisasjonen som skal motta journalene dine.

For eksempel:

Send journaler til:

ABC Familiemedisin

123 Hovedgate

By, Stat Postnummer

Telefon: 555-555-5555

Faks: 555-555-5555

HIPAA krever at mottakeren identifiseres spesifikt, så ikke la denne delen være vag.

4. Spesifiser hvilke journaler du ønsker utlevert

Du trenger vanligvis ikke å be om hele din medisinske historie. De fleste skjemaer gir deg avkrysningsbokser eller tomme linjer for spesifikke journaler, som notater fra konsultasjoner, laboratorieresultater, bildediagnostikk, medisinjournaler, sykehusjournaler eller utskrivningssammendrag.

Vær spesifikk om hva du trenger og tidsperioden. For eksempel:

Notater fra konsultasjoner, laboratorieresultater og bildediagnostiske rapporter fra januar 2025 til september 2026.

Noen journaler krever tilleggstillatelse. Føderal eller statlig lovgivning kan gi ytterligere beskyttelse for visse typer informasjon, inkludert journaler for behandling av rusmiddelavhengighet og psykoterapi-notater. Andre kategorier kan også ha tilleggsbeskyttelse under føderal eller statlig lov. Å krysse av for "alle journaler" overstyrer ikke automatisk disse kravene, så les skjemaet nøye.

5. Angi formålet med utleveringen

Noen skjemaer spør hvorfor du utleverer journalene.

Enkle, nøyaktige formål inkluderer:

• Overføring av behandling
• Forsikring
• Søknad om uførhet
• Etter min anmodning

Hvis skjemaet krever et formål, hold svaret ditt nøyaktig og greit.

6. Velg hvordan du ønsker at journalene skal leveres

Alternativer kan inkludere en sikker elektronisk portal, e-post, faks, post, eller direkte overføring til en annen leverandør.

HIPAA gir individer rett til å be om journalene sine i en bestemt form eller format når leverandøren enkelt kan produsere dem i det formatet.

Hvis du ber om journaler elektronisk, bruk en sikker metode når det er mulig.

7. Sjekk seksjonene for utløp og tilbakekalling

En HIPAA-autorisasjon trenger en utløpsdato eller hendelse. Dette kan være en spesifikk dato, en periode som ett år fra signering, eller en hendelse som fullføring av en bestemt prosess.

Autorisasjonen skal også forklare hvordan du kan trekke den tilbake skriftlig. Tilbakekalling stopper generelt fremtidige utleveringer gjort under autorisasjonen, men den ugyldiggjør ikke utleveringer som allerede er gjort basert på den.

8. Signer og dater skjemaet

Til slutt, signer og dater autorisasjonen.

Hvis noen andre signerer på dine vegne som din personlige representant, kan skjemaet be om informasjon om deres myndighet til å handle for deg.

Ta vare på en kopi av det utfylte skjemaet for dine egne arkiver.

Hva skal et skjema for utlevering av medisinske journaler inneholde?

En gyldig HIPAA-autorisasjon inkluderer generelt disse kjerneelementene:

Leverandørens skjema kan også inkludere en erklæring om at informasjon som utleveres under autorisasjonen kan bli re-utlevert av mottakeren og kanskje ikke lenger er beskyttet av HIPAA.

Kan du bruke en PDF- eller Word-mal for skjema for utlevering av medisinske journaler?

Ja, men med en viktig forbehold: bruk leverandørens eget skjema når det er mulig.

Du kan finne PDF-maler for skjema for utlevering av medisinske journaler på nett, og Word-versjoner finnes også. Begge kan potensielt brukes hvis de oppfyller de gjeldende kravene. Filtypen i seg selv avgjør ikke om en autorisasjon er gyldig.

Leverandøren som oppbevarer eller mottar journalene dine, kan imidlertid ha spesifikke krav til:

• Nødvendige pasientidentifikatorer
• Hvor det utfylte skjemaet skal sendes
• Akseptable leveringsmetoder
• Hvilke journaler som kan etterspørres
• Spesielle autorisasjoner for sensitiv informasjon

Et generisk skjema kan inneholde grunnleggende informasjon, men det garanterer ikke at enhver leverandør vil godta det. Start med leverandørens eget skjema når det er tilgjengelig. Hvis de ikke har et, spør avdelingen for medisinske journaler hvilken informasjon og hvilket format de krever.

Trenger du å få et skjema for utlevering av medisinske journaler bekreftet av notar?

Vanligvis ikke.

HIPAA krever i seg selv ikke at en autorisasjon blir bekreftet av notar eller vitne. En spesifikk helseorganisasjon eller statlig lov kan imidlertid ha tilleggskrav i visse tilfeller.

Hvis et skjema spesifikt ber om notarbekreftelse, ikke hopp over dette trinnet bare fordi HIPAA generelt ikke krever det. Følg instruksjonene fra organisasjonen som behandler forespørselen din.

Hvor lang tid tar det å få medisinske journaler?

Under HIPAA har en dekket leverandør generelt opptil 30 dager på seg til å svare på en individuell forespørsel om tilgang til journalene sine. En begrenset forlengelse kan gjelde under visse omstendigheter.

Noen leverandører svarer mye raskere, spesielt når journaler er tilgjengelige elektronisk.

Det kan være rimelige, kostnadsbaserte gebyrer for kopier av journaler, avhengig av omstendighetene. Leverandører kan generelt ikke nekte en individuell HIPAA-tilgangsanmodning bare fordi individet ikke har betalt en medisinsk regning.

For mer om hvor lenge leverandører oppbevarer journaler i utgangspunktet, se hvor lenge sykehus og leger oppbevarer medisinske journaler.

Hva om du ber om dine egne journaler?

Det er en viktig forskjell mellom:

• Å be om dine egne journaler: HIPAA gir deg generelt rett til tilgang til dem.
• Å gi en leverandør fullmakt til å sende journalene dine til noen andre: en formell autorisasjon kan være nødvendig avhengig av situasjonen.

Hvis du bare ønsker en kopi for deg selv, spør om leverandørens prosess for pasienttilgang. Du trenger kanskje ikke å fylle ut et fullstendig frigivelsesskjema. Du kan rett og slett trenge å sende inn en forespørsel om journaler via pasientportalen eller avdelingen for medisinske journaler.

Hvis du vil at journalene skal sendes til en tredjepart, som en ny lege, advokat eller forsikringsselskap, er det da et skjema for utlevering av medisinske journaler kan være nødvendig.

Vanlige feil å unngå

• Å be om for lite informasjon. Hvis din nye lege trenger din medisineringhistorikk og nylige labresultater, men du bare ber om ett notat fra konsultasjon, må du kanskje sende inn en ny forespørsel.
• Å bruke vag informasjon om mottaker. Skriv det fulle navnet og kontaktinformasjonen til personen eller organisasjonen som mottar journalene.
• Glemme å signere. En usignert autorisasjon vil generelt ikke oppnå det du prøver å autorisere.
• La utløpsseksjonen være tom. Hvis skjemaet krever en utløpsdato eller hendelse, fyll det ut i henhold til instruksjonene.
• Sende skjemaet til feil avdeling. Større helsesystemer har ofte egne avdelinger for medisinske journaler eller helseinformasjonsstyring.
• Bruke et utdatert skjema. Helseorganisasjoner oppdaterer noen ganger skjemaene sine, så sjekk for den gjeldende versjonen før du sender den inn.

Ofte stilte spørsmål

Kan jeg lage mitt eget skjema for utlevering av medisinske journaler?

Du kan lage en autorisasjon som oppfyller gjeldende HIPAA-krav, men det er vanligvis enklere å bruke leverandørens eget skjema. Leverandørens skjema inneholder den spesifikke informasjonen og instruksjonene organisasjonen trenger.

Kan et familiemedlem be om mine medisinske journaler?

Ikke automatisk. Et familieforhold gir i seg selv ikke noen tilgang til dine medisinske journaler. Du kan gi fullmakt til utlevering til et spesifikt familiemedlem, eller den personen kan ha tilgang som din personlige representant avhengig av omstendighetene.

Hvor mye koster det å få mine medisinske journaler?

Leverandører kan kreve rimelige, kostnadsbaserte gebyrer for visse kopier av journaler. Gebyrene kan variere etter stat, leverandør og format. Noen leverandører tilbyr elektroniske kopier via en pasientportal uten kostnad.

Kan jeg trekke tilbake en autorisasjon for utlevering av medisinske journaler?

Ja. HIPAA gir deg generelt rett til å trekke tilbake en autorisasjon skriftlig. Tilbakekalling er effektiv når den dekkede enheten mottar den, men den ugyldiggjør ikke utleveringer som allerede er gjort basert på autorisasjonen.

Hva hvis leverandøren sier at jeg trenger et frigivelsesskjema for mine egne journaler?

Spør spesifikt hva de mener. Hvis du ber om journaler for deg selv, gir HIPAA deg generelt rett til tilgang, og en formell autorisasjon er kanskje ikke nødvendig bare for å få tilgang til dine egne journaler. Leverandøren kan fortsatt ha sin egen prosess for journalforespørsler som du må følge.

Konklusjonen

Et skjema for utlevering av medisinske journaler handler hovedsakelig om å gi de rette personene tillatelse til å dele den rette informasjonen.

Før du signerer, sjekk fire ting: hvilke journaler som utleveres, hvem som sender dem, hvem som mottar dem, og når autorisasjonen utløper.

Hvis du ber om dine egne journaler, kan du ha tilgangsrettigheter under HIPAA selv uten en formell autorisasjon. Hvis du overfører behandling, kan bruk av den nye leverandørens foretrukne frigivelsesskjema gjøre prosessen enklere.

Når du er i tvil, kontakt avdelingen for medisinske journaler eller helseinformasjonsstyring i organisasjonen som oppbevarer journalene dine. De kan fortelle deg hvilket skjema du skal bruke, hva du skal inkludere, og hvor du skal sende det.