Ansattes medisinske journaler er ikke ment å være åpne for alle i et selskap. Selv når en arbeidsgiver legitimt trenger helseinformasjon, bør tilgangen generelt være begrenset til personer som har en spesifikk grunn til å motta den.
Reglene kan være forvirrende fordi HIPAA-lover for utlevering av medisinske journaler og lover om personvern rundt medisinske journaler på arbeidsplassen ikke dekker nøyaktig den samme informasjonen. HIPAA beskytter visse medisinske opplysninger som holdes av helsepersonell og helseforsikringsselskaper, men det gjelder generelt ikke for ansettelsesjournaler som vedlikeholdes av en arbeidsgiver. Medisinsk informasjon om ansatte kan også være beskyttet av lover som Americans with Disabilities Act (ADA), som krever at arbeidsgivere holder medisinsk informasjon konfidensiell og atskilt fra vanlige personalarkiver.
Det betyr at din leder, kolleger, HR-personell eller andre ansatte ikke automatisk har rett til å se din diagnose, behandlingsdetaljer eller fullstendige medisinske journaler bare fordi du jobber for selskapet.
TL;DR: Viktige poeng
- Medisinsk informasjon om ansatte bør generelt holdes konfidensiell og atskilt fra vanlige personalarkiver.
- Kolleger bør ikke ha tilgang til en ansatts medisinske journaler bare fordi de jobber i samme selskap.
- Ledere og veiledere kan motta begrenset medisinsk informasjon når det er nødvendig for å håndtere arbeidsrestriksjoner eller rimelige tilpasninger.
- Førstehjelps- og sikkerhetspersonell kan trenge viss informasjon under en nødsituasjon.
- HR eller utpekt personell kan trenge tilgang ved håndtering av legitime ansettelsessaker, men tilgangen bør være begrenset.
- HIPAA regulerer generelt ikke ansettelsesjournaler som vedlikeholdes av en arbeidsgiver.
- Helsepersonell kan generelt ikke sende medisinsk informasjon direkte til en arbeidsgiver uten autorisasjon fra den ansatte, med mindre en annen gjeldende lov tillater eller krever utlevering.
Har du spørsmål om helsen din eller trenger du en kliniker til å vurdere symptomer? Prøv August AI's gratis symptomvurdering for å hjelpe deg med å tenke gjennom symptomene dine og mulige neste skritt. AI-triage er ikke en diagnose. Hvis du befinner deg i en medisinsk nødsituasjon, ring 113 eller dra til nærmeste legevakt. For bekymringer om personvern rundt medisinsk informasjon på arbeidsplassen, kontakt HR-avdelingen til din arbeidsgiver eller en passende juridisk profesjonell.
Hvem bør ikke ha tilgang til ansattes medisinske journaler?
Grunnregelen er enkel: medisinsk informasjon om ansatte bør kun være tilgjengelig for personer som har en legitim grunn til å motta den.
Under ADA må arbeidsgivere holde medisinsk informasjon om søkere og ansatte konfidensiell. Dette inkluderer informasjon som ikke inneholder en spesifikk diagnose. EEOC anbefaler også å oppbevare medisinsk informasjon i separate medisinske arkiver snarere enn vanlige personalarkiver.
Samme prinsipp gjelder når informasjon lagres elektronisk. Å ha tilgang til et selskaps datasystem betyr ikke automatisk at en ansatt bør kunne se en annen ansatts medisinske informasjon.
Kolleger
En kollega trenger generelt ikke tilgang til en annen ansatts medisinske informasjon.
For eksempel kan en ansatt motta en modifisert arbeidstidsplan som en rimelig tilpasning. Kolleger kan vite at timeplanen er endret, men de trenger generelt ikke å vite den medisinske årsaken bak det.
En leder kan forklare at det er innvilget en ordning på arbeidsplassen uten å avsløre den ansattes diagnose eller andre konfidensielle medisinske detaljer.
Ansatte i urelaterte avdelinger
En person som jobber i lønn, regnskap, salg, markedsføring, IT eller en annen avdeling har ikke automatisk rett til å bla i en ansatts medisinske informasjon.
Dette er spesielt viktig når medisinsk informasjon lagres elektronisk. Tilgangen bør være begrenset til personer som har en legitim grunn til å bruke informasjonen.
En ansatts mulighet til å få tilgang til et selskapssystem skaper ikke i seg selv en legitim grunn til å se en annen ansatts medisinske journaler.
Ledere som ikke trenger informasjonen
Ledere kan noen ganger motta begrenset medisinsk informasjon, men de bør ikke automatisk motta en ansatts fullstendige medisinske journal.
For eksempel kan en veileder trenge å vite at en ansatt har en begrensning på løft eller krever en spesiell tilpasning på arbeidsplassen. Veilederen trenger generelt ikke den ansattes fulle medisinske historie for å implementere den begrensningen.
Andre ansatte
En arbeidsgiver bør ikke gjøre en ansatts medisinske informasjon tilgjengelig bare fordi en annen ansatt er nysgjerrig, jobber tett med vedkommende, eller ønsker å forstå hvorfor den ansatte er fraværende.
Medisinsk informasjon kan forbli konfidensiell selv når en ansatt frivillig har diskutert en del helseinformasjon på jobb.
Hvem kan trenge begrenset tilgang til medisinsk informasjon om ansatte?
Konfidensialitet betyr ikke at ingen i en organisasjon noensinne kan se medisinsk informasjon.
Enkelte ansatte kan trenge begrenset tilgang for å utføre jobben sin eller oppfylle juridiske forpliktelser.
HR eller utpekt personell
HR-personell kan trenge tilgang til medisinsk dokumentasjon ved håndtering av forespørsler om rimelig tilpasning, medisinsk permisjon eller andre legitime ansettelsessaker.
Det betyr ikke at HR bør ha ubegrenset tilgang til en ansatts fulle medisinske historie. Informasjonen skal behandles konfidensielt og kun aksesseres når det er nødvendig for det relevante ansettelsesformålet.
Veiledere og ledere
En veileder kan trenge å vite om arbeidsrestriksjoner eller en innvilget tilpasning.
For eksempel, hvis en ansatt ikke kan løfte gjenstander over en viss vekt, kan lederen trenge å vite om begrensningen slik at arbeidet kan fordeles på en passende måte. Lederen trenger ikke nødvendigvis å vite den ansattes diagnose, behandlingshistorikk eller annen urelatert helseinformasjon.
Førstehjelps- og sikkerhetspersonell
Medisinsk informasjon kan noen ganger måtte deles med personer som er ansvarlige for å gi akuttbehandling eller assistanse.
For eksempel kan relevant informasjon være nødvendig hvis en ansatt har en medisinsk tilstand som kan kreve akuttbehandling på arbeidsplassen.
Selv i disse situasjonene bør informasjonen som deles begrenses til det som er relevant for nødsituasjonen eller sikkerhetsspørsmålet.
Personer som håndterer saker om yrkesskade eller forsikring
Medisinsk informasjon kan også måtte utleveres for formål knyttet til yrkesskade eller forsikring når det er tillatt eller pålagt i henhold til gjeldende lovgivning.
Det viktigste poenget er at disse situasjonene ikke gir ubegrenset tilgang til en ansatts fulle medisinske journal.
Gjelder HIPAA for ansattes medisinske journaler?
Her er det mange som blir forvirret.
HIPAA gjelder generelt for beskyttet helseinformasjon som holdes av dekket helsepersonell, helseforsikringsselskaper og visse andre dekket enheter. Det beskytter generelt ikke ansettelsesjournaler som holdes av en arbeidsgiver, selv når disse journalene inneholder helserelatert informasjon.
For eksempel, hvis du gir arbeidsgiveren din en leges attest som støtter en permisjonssøknad. Arbeidsgiverens kopi blir en del av ansettelsesjournalen. HIPAA regulerer generelt ikke den arbeidsgiverholdte journalen på samme måte som den regulerer en medisinsk journal hos et dekket helsepersonell.
Andre lover kan fortsatt beskytte den informasjonen. Spesielt krever ADA at arbeidsgivere opprettholder konfidensialitet av medisinsk informasjon de innhenter om søkere og ansatte.
For mer om generelle rettigheter til medisinske journaler, se vår guide om medisinske journaler: hva de inneholder, hvem som eier dem juridisk, og hvordan du får din kopi.
Denne distinksjonen er viktig når man ser på HIPAA-lover for utlevering av medisinske journaler. HIPAA betyr ikke at ethvert medisinsk dokument en arbeidsgiver besitter automatisk er en HIPAA-beskyttet medisinsk journal.
For det bredere HIPAA-rammeverket, se HHS HIPAA for enkeltpersoner.
Kan en arbeidsgiver få medisinske journaler direkte fra legen din?
Generelt kan ikke din helsepersonell sende dine medisinske journaler til din arbeidsgiver bare fordi arbeidsgiveren ber om det.
Når en arbeidsgiver ber helsepersonell direkte om medisinsk informasjon, kan helsepersonellet generelt ikke utlevere den uten individets autorisasjon med mindre en annen gjeldende lov tillater eller krever utlevering.
Det finnes begrensede unntak. Visse omstendigheter kan involvere medisinsk overvåking på arbeidsplassen, arbeidsrelatert sykdom eller skade, eller krav til arbeidssikkerhet.
De spesifikke omstendighetene er viktige. En arbeidsgivers forespørsel om medisinsk informasjon betyr ikke automatisk at helsepersonell kan utlevere en ansatts fulle medisinske journal.
Hvis du trenger å formelt be om dine egne journaler, se vår guide om maler for forespørselsskjemaer for medisinske journaler og hvordan du bruker dem.
Hva med HIPAA elektroniske medisinske journaler?
Samme grunnleggende distinksjon gjelder for medisinsk informasjon som lagres elektronisk.
HIPAA elektroniske medisinske journaler kan være beskyttet av HIPAA når de vedlikeholdes av et dekket helsepersonell eller helseforsikringsselskap. Imidlertid dekkes elektroniske ansettelsesjournaler som holdes av en arbeidsgiver generelt ikke av HIPAA bare fordi de inneholder helseinformasjon.
For arbeidsgivere krever ADA fortsatt at medisinsk informasjon holdes konfidensiell og atskilt fra vanlige personalarkiver. Elektronisk lagring fjerner ikke dette kravet om konfidensialitet.
I praksis bør en arbeidsgiver ikke behandle en delt elektronisk ansattdatabase som en grunn til ubegrenset tilgang til medisinsk informasjon.
For mer om tilgang til dine egne journaler digitalt, se vår guide om hvordan du ser dine medisinske journaler på nett gratis.
Hvilken informasjon trenger en leder faktisk?
En nyttig distinksjon er mellom medisinsk informasjon og arbeidsrelatert informasjon.
En leder kan trenge å vite:
- At en ansatt har en godkjent arbeidsrestriksjon
- Hvilken arbeidsrestriksjon som må følges
- Hvilken tilpasning som er godkjent
- Når en tilpasning eller restriksjon gjelder
Lederen trenger generelt ikke å vite:
- Den ansattes fullstendige medisinske historie
- Urelaterte diagnoser
- Detaljert behandlingsinformasjon
- Medisinhistorikk som ikke er relatert til arbeidsplassproblemet
- Privat informasjon om andre medisinske tilstander
Målet er å gi lederen nok informasjon til å håndtere problemet på arbeidsplassen uten unødvendig å avsløre konfidensielle medisinske detaljer.
Hva hvis du tror din medisinske informasjon ble delt feil?
Start med å dokumentere hva som skjedde.
Skriv ned hvilken informasjon som ble utlevert, hvem som mottok den, når utleveringen skjedde, og hvordan du fikk vite om det. Ta vare på kopier av relevante e-poster, meldinger eller annen dokumentasjon.
Du kan deretter spørre arbeidsgiverens HR-avdeling eller utpekte personvernkontakt om hvordan medisinsk informasjon lagres og hvem som har tilgang til den.
Hvis bekymringen involverer et helsepersonell eller helseforsikringsselskap, og du mener beskyttet helseinformasjon ble utlevert feil, kan HIPAA være relevant. For bekymringer om konfidensialitet på arbeidsplassen kan ADA og andre arbeidslover også gjelde.
Hvilket etaten eller den juridiske prosessen som er passende, avhenger av omstendighetene, så de spesifikke detaljene ved utleveringen er viktige.
Ofte stilte spørsmål
Kan kollegene mine se mine medisinske journaler?
Generelt bør kolleger ikke ha tilgang til din konfidensielle medisinske informasjon bare fordi de jobber for samme arbeidsgiver. Medisinsk informasjon om ansatte bør generelt holdes konfidensiell.
Kan sjefen min se diagnosen min?
Ikke nødvendigvis. En leder kan trenge informasjon om arbeidsrestriksjoner eller en rimelig tilpasning, men det gir ikke automatisk lederen tilgang til diagnosen din eller fullstendige medisinske historie.
Beskytter HIPAA medisinske journaler på jobb?
Det avhenger av hvilke journaler du mener.
HIPAA gjelder generelt ikke for ansettelsesjournaler som vedlikeholdes av en arbeidsgiver. Medisinsk informasjon som holdes av dekket helsepersonell eller helseforsikringsselskap kan være beskyttet av HIPAA. Medisinsk informasjon holdt av arbeidsgiver kan fortsatt være beskyttet av andre lover, inkludert ADA.
Kan arbeidsgiveren min ringe legen min for å få medisinske journaler?
Helsepersonell kan generelt ikke gi arbeidsgiveren din medisinsk informasjon uten din autorisasjon med mindre en annen gjeldende lov tillater eller krever utlevering.
Hvem kan få tilgang til medisinsk informasjon om ansatte?
Avhengig av omstendighetene, kan utpekt HR-personell, veiledere eller ledere som trenger informasjon for tilpasninger eller arbeidsrestriksjoner, førstehjelps- og sikkerhetspersonell, og personer som håndterer saker om yrkesskade eller forsikring, ha tilgang til relevant informasjon.
Tilgangen skal begrenses til det som er tillatt og nødvendig for det spesifikke formålet.
Bør ansattes medisinske journaler oppbevares sammen med personalarkiver?
Nei. Medisinsk informasjon bør generelt oppbevares separat fra vanlige personalarkiver og behandles som konfidensiell. Elektronisk medisinsk informasjon bør ha tilsvarende beskyttelse.
Hva hvis arbeidsgiveren min delte diagnosen min med kolleger?
Dokumenter hva som skjedde og vurder å ta opp saken med HR eller den relevante personvern- eller compliance-kontakten.
Om en utlevering brøt loven avhenger av hvilken informasjon som ble delt, hvem som mottok den, hvorfor den ble delt, og hvilke lover som gjelder.
Konklusjonen
Medisinsk informasjon om ansatte er ikke noe alle i et selskap bør kunne få tilgang til. Kolleger og ansatte uten en legitim arbeidsrelatert grunn bør ikke ha ubegrenset tilgang til en annen ansatts medisinske journaler.
Enkelte personer, som utpekt HR-personell, veiledere, førstehjelpspersonell eller personell for yrkesskadeforsikring, kan ha tilgang til begrenset informasjon når et spesifikt unntak eller legitimt ansettelsesformål gjelder.
Den viktigste distinksjonen når man vurderer HIPAA-lover for utlevering av medisinske journaler, er at HIPAA generelt regulerer beskyttet helseinformasjon som holdes av dekket helsepersonell og helseforsikringsselskaper. Medisinsk informasjon om ansatte som vedlikeholdes av en arbeidsgiver, reguleres generelt av lover om personvern på arbeidsplassen og ansettelseslover, snarere enn bare HIPAA.
Elektronisk lagring endrer ikke det grunnleggende prinsippet. HIPAA elektroniske medisinske journaler som holdes av dekket helseorganisasjoner, kan falle inn under HIPAA, mens elektroniske ansettelsesjournaler som holdes av en arbeidsgiver, generelt ikke blir HIPAA-beskyttet bare fordi de inneholder medisinsk informasjon.
