Hvis du samler medisinske journaler for uførhet, avhenger journalene du trenger delvis av typen søknad du fremsetter. En SSDI- eller SSI-søknad kan innebære medisinske bevis om tilstanden din og dens innvirkning på din evne til å arbeide, mens private uførhetssøknader, yrkesskadetrygd eller veteranuførhetssøknader kan ha andre dokumentasjonskrav.

Målet er ikke bare å samle så mange medisinske journaler som mulig. Du ønsker journaler som dokumenterer tilstanden din, behandlingshistorikk, symptomer og hvordan tilstanden påvirker din evne til å fungere. Det kan bety å be om journaler fra flere leger, spesialister, sykehus, terapeuter, testsentre eller andre helsepersonell.

Når du vet hvilke leverandører som har relevant informasjon, kan du be om journalene, gjennomgå det du har mottatt, og holde oversikt over alt som mangler.

TL;DR: Nøkkelpunkter

  • Medisinske journaler kan dokumentere din diagnose, behandling, symptomer, testing og funksjonsbegrensninger.
  • Journalene du trenger kan variere avhengig av om du søker om SSDI, SSI, privat uførhet, yrkesskadetrygd, veteranuførhet eller en annen type søknad.
  • En forespørsel om medisinske journaler kan vanligvis rettes direkte til leverandøren, sykehuset eller helsesystemet som oppbevarer journalene.
  • Avhengig av søknaden, kan etaten, forsikringsselskapet eller annen organisasjon som behandler saken din også be om medisinske bevis direkte fra dine leverandører.
  • Du trenger kanskje ikke hver side av din medisinske historie. Fokuser på journaler som er relevante for tilstanden og perioden som evalueres.
  • Gjennomgå journalene dine for manglende informasjon, viktige testresultater, behandlingshistorikk og dokumentasjon av funksjonsbegrensninger.
  • Oppbevar kopier av dine forespørsler og journalene du mottar, slik at du kan spore hva som er samlet inn.

Trenger du hjelp til å forstå dine medisinske journaler? Lær mer om hva medisinske journaler inneholder, hvem som kan få tilgang til dem, og hvordan du ber om en kopi med August AI's veiledning om medisinske journaler.

Hvorfor medisinske journaler er viktig for en uførhetssøknad

Uførhetssøknader krever ofte dokumentasjon som viser mer enn bare navnet på en medisinsk tilstand. Medisinske journaler kan bidra til å fastslå når en tilstand startet, hvordan den er behandlet, om den har endret seg over tid, og hvilke begrensninger som er dokumentert av helsepersonell.

Avhengig av typen søknad, kan relevante journaler inkludere:

  • Notater fra legebesøk
  • Spesialistvurderinger
  • Sykehusjournaler
  • Laboratorieresultater
  • Bildebehandlingsrapporter
  • Medisinregister
  • Notater fra fysioterapi eller ergoterapi
  • Journaler fra mental helsehjelp
  • Journaler fra operasjoner og prosedyrer
  • Funksjonelle vurderinger
  • Utskriftsmeldinger

Nøyaktig dokumentasjon som kreves avhenger av uførhetsprogrammet, søknaden, den medisinske tilstanden og omstendighetene. Din helsepersonells journaler er medisinske dokumenter, men de avgjør ikke alene om en søknad kvalifiserer for ytelser.

Start med å lage en liste over medisinske journaler

Før du sender en forespørsel om medisinske journaler, lag en liste over helsepersonell og fasiliteter som er involvert i din behandling.

Inkluder din:

  • Fastlege
  • Spesialister
  • Sykehus og akuttmottak
  • Legevaktklinikker
  • Terapeuter og rehabiliteringsleverandører
  • Mental helsepersonell
  • Bildediagnostikksentre
  • Laboratorier
  • Andre leverandører som har vurdert tilstanden

For hver leverandør, skriv ned de omtrentlige datoene du mottok behandling. Du trenger ikke nødvendigvis eksakte datoer på dette stadiet. Selv et tidsrom som "januar 2023 til juni 2024" kan hjelpe journalavdelingen med å identifisere riktig informasjon.

Hvis du er usikker på hva som skal inkluderes i din medisinske historie, kan vår veiledning om medisinske journaler, hva de inneholder, hvem som lovlig eier dem, og hvordan du får din kopi hjelpe.

Slik ber du om medisinske journaler for uførhet

Når du har identifisert leverandørene, kontakt hver leverandørs medisinske journalavdeling eller avdeling for helseinformasjonsstyring. I henhold til HHS HIPAA-retningslinjer har enkeltpersoner generelt rett til tilgang til visse helseopplysninger som oppbevares av omfattet helsepersonell.

Leverandøren kan ha sitt eget autorisasjonsskjema eller en online prosess for å be om journaler. Følg leverandørens instruksjoner i stedet for å sende sensitiv informasjon via en ikke-godkjent metode.

Din forespørsel vil vanligvis trenge nok informasjon til å identifisere deg og journalene du ber om. Dette kan inkludere:

  • Fullt navn og eventuelle tidligere navn
  • Fødselsdato
  • Kontaktinformasjon
  • Datoer for behandling
  • Leverandørens navn
  • Navn og sted for fasiliteten
  • Spesifikke journaler som er forespurt
  • Hvor journalene skal sendes

Vær spesifikk angående perioden og typen journaler du trenger. I stedet for å bare be om "alle medisinske journaler", identifiser leverandøren, relevante datoer og journaler som spesialistnotater, bildebehandlingsrapporter, laboratorieresultater og behandlingshistorikk.

For en mal du kan tilpasse, se vår veiledning om maler for skjemaer for forespørsel om medisinske journaler og hvordan du bruker dem.

Hvem sender faktisk de medisinske journalene?

En av de forvirrende delene av en uførhetssøknad er å finne ut hvem som er ansvarlig for å få de medisinske bevisene til organisasjonen som behandler søknaden.

Avhengig av programmet, kan uførhetsbyrået, forsikringsselskapet eller en annen behandlende organisasjon be om medisinske bevis direkte fra dine helsepersonell. Du kan også be om kopier selv og gi dem når søknadsprosessen tillater eller krever det.

Din helsepersonell leverer vanligvis den medisinske dokumentasjonen. Leverandøren bestemmer ikke om du kvalifiserer for uførhetsytelser.

Hvis du jobber med en advokat, en pådriver eller en annen autorisert representant, kan de også bidra til å koordinere journaler og støttedokumentasjon. Den nøyaktige prosessen avhenger av typen uførhetssøknad og organisasjonen som håndterer den.

Selv når noen andre ber om eller sender inn journalene dine, behold dine egne kopier. Å ha dine journaler tilgjengelig gjør det lettere å se hvilken informasjon som er samlet inn og identifisere eventuelle mangler.

Medisinske journaler for ulike typer uførhetssøknader

Journalene og innsendingsprosessen kan variere avhengig av typen uførhetssøknad du fremsetter. Vanlige kategorier inkluderer:

  • Social Security Disability Insurance (SSDI): Medisinske bevis kan brukes til å vurdere din medisinske tilstand og dens innvirkning på din evne til å arbeide.
  • Supplemental Security Income (SSI): Medisinsk dokumentasjon kan være en del av vurderingen av en kvalifiserende uførhet, sammen med programmets andre krav.
  • Korttidsuførhet: En arbeidsgiver-sponset eller privat uførhetsplan kan be om medisinsk dokumentasjon som støtter den påståtte uførhetsperioden.
  • Langtidsuførhet: Et forsikringsselskap eller en planadministrator kan be om medisinske journaler og andre bevis som er relevante for de påståtte begrensningene.
  • Yrkesskadetrygd: Journaler kan dokumentere en skade eller tilstand, behandling og endringer over tid.
  • Veteranuførhetssøknader: Medisinske journaler kan være relevante for å dokumentere en tilstand og dens sammenheng med militærtjeneste, avhengig av søknaden.

Disse programmene bruker ikke alle de samme standardene eller innsendingsprosedyrene. Sjekk instruksjonene for det spesifikke programmet, forsikringsselskapet eller etaten som behandler din søknad, slik at du vet hvilken dokumentasjon som kreves og hvor den skal sendes.

Sjekkliste for forespørsel om medisinske journaler for uførhetssøknad

Før du sender hver forespørsel, bruk denne sjekklisten for å sikre at du har inkludert informasjonen journalavdelingen trenger:

  • ☐ Identifiser leverandøren: Legens navn, praksis, sykehus eller klinikk.
  • ☐ Identifiser den relevante tilstanden: Noter den medisinske tilstanden eller tilstandene du trenger dokumentasjon for.
  • ☐ Angi datoområdet: Inkluder den omtrentlige behandlingsperioden.
  • ☐ Be om kliniske notater: Inkluder legebesøk, spesialistvurderinger, konsultasjoner og oppfølgingsnotater.
  • ☐ Be om diagnostisk informasjon: Inkluder laboratorieresultater, bildebehandlingsrapporter og annen relevant testing.
  • ☐ Be om behandlingsjournaler: Inkluder medisinregister, prosedyrer, operasjoner, terapi og rehabilitering når det er relevant.
  • ☐ Inkluder funksjonsinformasjon: Be om journaler som inneholder dokumenterte fysiske eller andre funksjonelle begrensninger når det er aktuelt.
  • ☐ Inkluder identifikasjonsinformasjon: Oppgi fullt navn, eventuelle tidligere navn og fødselsdato.
  • ☐ Følg leverandørens autorisasjonsprosess: Fyll ut det nødvendige samtykkeskjemaet eller skjemaet for medisinske journaler.
  • ☐ Velg leveringsmetode: Spør om elektronisk, pasientportal, post eller andre sikre leveringsalternativer.
  • ☐ Oppbevar bevis på forespørselen: Lagre en kopi av det utfylte skjemaet og bekreftelsen på innsending.
  • ☐ Spor hva du har mottatt: Merk hver leverandør av listen din når journalene kommer.

Du kan også bruke denne sjekklisten når du gjennomgår journalene du har mottatt. Hvis en viktig sykehusinnleggelse, test, spesialistbesøk eller behandlingsperiode mangler, kontakt leverandøren i stedet for å anta at journalen ikke finnes.

Hva betyr funksjonelle bevis?

Funksjonelle bevis beskriver hva din medisinske tilstand gjør vanskelig eller forhindrer deg i å gjøre i dagliglivet eller på jobb. Det går utover bare å navngi en diagnose.

Avhengig av tilstanden, kan dokumenterte funksjonelle begrensninger inkludere vanskeligheter med:

  • Å stå eller gå i lengre perioder
  • Å sitte i lengre perioder
  • Å løfte eller bære visse mengder vekt
  • Å bruke hendene eller utføre repetitive bevegelser
  • Å konsentrere seg eller huske instruksjoner
  • Å opprettholde en regelmessig tidsplan
  • Å utføre andre rutinemessige aktiviteter

Medisinske journaler kan dokumentere disse begrensningene gjennom undersøkelsesfunn, terapinotater, spesialistvurderinger, behandlingsnotater eller andre kliniske observasjoner.

For eksempel, en diagnose av en ryggtilstand identifiserer det medisinske problemet. En leverandørs dokumentasjon om at du har vanskeligheter med å stå i lengre perioder eller løfte visse vekter, beskriver en funksjonell begrensning.

Be om journaler fra mer enn én leverandør

Én leverandørs journal kan ikke inneholde hele din medisinske historie.

For eksempel kan din fastlege ha journaler over medisiner og legebesøk, mens en spesialist har diagnostisk testing og behandlingsnotater. Et sykehus kan ha nød- eller innlagte journaler, og et bildediagnostikksenter kan oppbevare selve bildestudiene og rapportene.

Derfor er det nyttig å jobbe fra leverandørlisten din i stedet for å anta at én medisinsk journal inneholder alt.

Hvis en leverandør har stengt eller endret eierskap, spør hvem som for tiden oppbevarer dens pasientjournaler. Eldre journaler kan ha blitt overført til en annen lege, medisinsk gruppe, sykehus eller journalarkivar.

For veiledning om å finne eldre journaler spesifikt, se vår veiledning om hvordan du sporer opp gamle medisinske journaler, inkludert barndomsjournaler.

Gjennomgang av medisinske journaler: Hva du skal se etter

Etter å ha mottatt journalene dine, bruk litt tid på en gjennomgang av medisinske journaler. Du forventes ikke å ta din egen medisinske eller juridiske avgjørelse. Målet er å forstå hvilken informasjon som faktisk er dokumentert og identifisere åpenbare mangler.

Sjekk om journalene inkluderer:

  • Riktig pasientnavn og fødselsdato
  • Relevante diagnoser
  • Datoer for viktige avtaler
  • Test- og bildebehandlingsresultater
  • Medisinendringer
  • Sykehusinnleggelser eller prosedyrer
  • Beskrivelser av symptomer og begrensninger
  • Oppfølgingsanbefalinger

Vær spesielt oppmerksom på tidslinjemangler. Hvis du vet at du hadde en sykehusinnleggelse, diagnostisk test eller spesialistavtale, men ikke kan finne dokumentasjon på det, kontakt den involverte leverandøren og spør om det er tilgjengelige tilleggsjournaler.

Det kan også hjelpe å lage en enkel tidslinje som viser store avtaler, diagnoser, behandlinger, tester og endringer i din tilstand. Dette gjør det lettere å se hvilke deler av din medisinske historie som er dokumentert og hvilke som kan trenge ytterligere journaler.

For veiledning om digital tilgang til journaler via pasientportaler, se vår veiledning om hvordan du ser dine medisinske journaler online gratis.

Hva om journalene inneholder feil?

Medisinske journaler kan inneholde feil, for eksempel en feil dato, medisin, demografisk detalj eller beskrivelse av en hendelse.

Hvis du finner en feil, ikke endre den originale journalen selv. Kontakt helsepersonellet eller journalavdelingen og spør om deres prosess for å be om en korreksjon eller endring.

Oppbevar de originale journalene og all dokumentasjon relatert til en korreksjonsforespørsel. Leverandøren kan forklare hvilke alternativer som er tilgjengelige i henhold til deres journalprosedyrer og gjeldende lovverk.

Hold journalene dine organisert

Når du har samlet journalene dine, opprett et system som gjør dem enkle å finne. Du kan organisere dem i mapper for:

  • Fastlege
  • Spesialister
  • Sykehusbehandling
  • Testing og bildebehandling
  • Medisiner
  • Terapi og rehabilitering
  • Annen relevant dokumentasjon

Oppbevar kopier av innsendte forespørsler og noter hvilke leverandører som har svart. Hvis du mangler journaler fra en bestemt leverandør, vet du nøyaktig hvor du skal følge opp.

Behold også originalfilene når det er mulig, i stedet for å stole på skjermbilder eller utvalgte sider. En komplett journal kan gi kontekst som kan mangle fra et isolert testresultat eller en besøksoppsummering.

Ofte stilte spørsmål

Kan jeg be om mine egne medisinske journaler for en uførhetssøknad?

I mange situasjoner kan pasienter be om kopier av helseopplysninger som oppbevares av deres helsepersonell. Leverandøren kan forklare sin forespørselsprosess, eventuelle gjeldende krav og hvilke journaler den oppbevarer.

Får uførhetsbyrået mine medisinske journaler for meg?

Avhengig av programmet, kan byrået, forsikringsselskapet eller en annen organisasjon som behandler din søknad, be om medisinske bevis direkte fra helsepersonell. Du kan også sende inn journaler selv. Følg de spesifikke instruksjonene for din søknad og oppbevar kopier av alt som sendes inn.

Trenger jeg alle medisinske journaler jeg noensinne har hatt?

Ikke nødvendigvis. Journalene som er viktigst vil avhenge av tilstanden og perioden som er relevant for din søknad. Start med å identifisere leverandørene som har vurdert eller behandlet den tilstanden, og be om relevant dokumentasjon.

Hva om legen min ikke har mine gamle journaler?

Spør om journalene ble arkivert eller overført til en annen leverandør, medisinsk gruppe, sykehus eller journalarkivar. Hvis journalene ikke lenger eksisterer, oppbevar en notat om din forespørsel og leverandørens svar.

Kan jeg bruke pasientportalen min til å få journaler for en uførhetssøknad?

En pasientportal kan gi nyttige journaler som besøksoppsummeringer, laboratorieresultater, medisininformasjon og noen kliniske notater. Eldre eller spesialiserte journaler vises kanskje ikke der, så kontakt leverandørens journalavdeling hvis noe viktig mangler.

Bør jeg gjennomgå mine medisinske journaler før jeg sender inn en søknad?

Å gjennomgå journalene du mottar kan hjelpe deg med å forstå hva som faktisk er dokumentert og identifisere åpenbare mangler. Hvis viktig informasjon ser ut til å mangle eller være feil, kontakt helsepersonellet i stedet for å endre journalen selv.

Konklusjonen

Å få medisinske journaler for uførhet starter med å identifisere helsepersonell som dokumenterte tilstanden som er involvert i din søknad. Be om relevante journaler, bruk en sjekkliste for å spore hva du har bedt om, gjennomgå journalene for viktig informasjon og funksjonsbegrensninger, og hold alt organisert.

Hvem som sender journalene kan avhenge av typen uførhetssøknad. Byrået eller forsikringsselskapet kan be om journaler direkte, du kan sende inn kopier selv, eller en autorisert representant kan bidra til å koordinere dokumentasjonen. Uansett vil det å beholde dine egne organiserte kopier gjøre prosessen lettere å følge.

Hvis en leverandør har stengt eller eldre journaler er vanskelige å finne, spør hvor journalene ble overført eller om arkiverte kopier er tilgjengelige.