Dokumentacja medyczna pracowników nie powinna być dostępna dla wszystkich w firmie. Nawet gdy pracodawca zgodnie z prawem potrzebuje informacji o stanie zdrowia, dostęp powinien być generalnie ograniczony do osób, które mają konkretny powód, aby je otrzymać.
Przepisy mogą być mylące, ponieważ przepisy dotyczące udostępniania dokumentacji medycznej na mocy HIPAA i przepisy dotyczące prywatności medycznej w miejscu pracy nie obejmują dokładnie tych samych informacji. HIPAA chroni pewne informacje medyczne posiadane przez świadczeniodawców opieki zdrowotnej i plany zdrowotne, ale generalnie nie ma zastosowania do dokumentacji zatrudnienia prowadzonej przez pracodawcę. Informacje medyczne pracowników mogą być również chronione przez przepisy takie jak Americans with Disabilities Act (ADA), który wymaga od pracodawców zachowania poufności informacji medycznych i oddzielenia ich od zwykłej dokumentacji kadrowej.
Oznacza to, że Twój menedżer, koledzy z pracy, personel HR ani inni pracownicy nie mają automatycznie prawa do wglądu w Twoją diagnozę, szczegóły leczenia ani pełną dokumentację medyczną tylko dlatego, że pracujesz w danej firmie.
TL;DR: Kluczowe wnioski
- Informacje medyczne pracowników powinny być generalnie zachowane w tajemnicy i oddzielone od zwykłej dokumentacji kadrowej.
- Współpracownicy nie powinni mieć dostępu do dokumentacji medycznej pracownika tylko dlatego, że pracują w tej samej firmie.
- Menedżerowie i przełożeni mogą otrzymać ograniczone informacje medyczne, gdy jest to konieczne do zarządzania ograniczeniami w pracy lub uzasadnionymi udogodnieniami.
- Personel pierwszej pomocy i bezpieczeństwa może potrzebować pewnych informacji w nagłych wypadkach.
- Personel HR lub wyznaczeni pracownicy mogą potrzebować dostępu podczas zajmowania się uzasadnionymi sprawami pracowniczymi, ale dostęp powinien być ograniczony.
- HIPAA generalnie nie reguluje dokumentacji zatrudnienia prowadzonej przez pracodawcę.
- Świadczeniodawcy opieki zdrowotnej generalnie nie mogą przesyłać informacji medycznych bezpośrednio pracodawcy bez autoryzacji pracownika, chyba że inne obowiązujące prawo zezwala lub wymaga ujawnienia.
Masz pytania dotyczące swojego zdrowia lub potrzebujesz, aby lekarz ocenił objawy? Wypróbuj bezpłatną ocenę objawów August AI, aby pomóc w przemyśleniu swoich objawów i możliwych kolejnych kroków. Triage AI nie jest diagnozą. Jeśli masz do czynienia z nagłym wypadkiem medycznym, zadzwoń pod 911 lub udaj się do najbliższego SOR. W sprawach dotyczących prywatności medycznej w miejscu pracy skontaktuj się z działem HR swojego pracodawcy lub odpowiednim profesjonalistą prawnym.
Kto nie powinien mieć dostępu do dokumentacji medycznej pracowników?
Podstawowa zasada jest prosta: informacje medyczne pracowników powinny być dostępne tylko dla osób, które mają uzasadniony powód, aby je otrzymać.
Zgodnie z ADA, pracodawcy muszą zachować poufność informacji medycznych dotyczących kandydatów i pracowników. Obejmuje to informacje, które nie zawierają konkretnej diagnozy. EEOC zaleca również przechowywanie informacji medycznych w oddzielnych plikach medycznych, a nie w zwykłych plikach kadrowych.
Ta sama zasada dotyczy sytuacji, gdy informacje są przechowywane elektronicznie. Posiadanie dostępu do systemu komputerowego firmy nie oznacza automatycznie, że pracownik powinien mieć możliwość przeglądania informacji medycznych innego pracownika.
Współpracownicy
Współpracownik generalnie nie potrzebuje dostępu do informacji medycznych innego pracownika.
Na przykład pracownik może otrzymać zmieniony harmonogram pracy jako uzasadnione udogodnienie. Współpracownicy mogą wiedzieć, że harmonogram się zmienił, ale generalnie nie muszą znać medycznego powodu tego stanu rzeczy.
Menedżer może wyjaśnić, że uzgodniono pewne ustalenia w miejscu pracy, nie ujawniając diagnozy pracownika ani innych poufnych szczegółów medycznych.
Pracownicy z niezwiązanych działów
Osoba pracująca w dziale płac, księgowości, sprzedaży, marketingu, IT lub innym dziale nie ma automatycznie prawa do przeglądania informacji medycznych pracownika.
Jest to szczególnie ważne, gdy informacje medyczne są przechowywane elektronicznie. Dostęp powinien być ograniczony do osób, które mają uzasadniony powód do korzystania z tych informacji.
Możliwość dostępu pracownika do systemu firmy sama w sobie nie tworzy uzasadnionego powodu do przeglądania dokumentacji medycznej innego pracownika.
Menedżerowie, którzy nie potrzebują tych informacji
Menedżerowie czasami mogą otrzymać ograniczone informacje medyczne, ale nie powinni automatycznie otrzymywać pełnej dokumentacji medycznej pracownika.
Na przykład przełożony może potrzebować wiedzieć, że pracownik ma ograniczenia dotyczące podnoszenia ciężarów lub wymaga określonych udogodnień w miejscu pracy. Przełożony generalnie nie potrzebuje pełnej historii medycznej pracownika, aby wdrożyć to ograniczenie.
Inni pracownicy
Pracodawca nie powinien udostępniać informacji medycznych pracownika tylko dlatego, że inny pracownik jest ciekawski, blisko współpracuje z tą osobą lub chce zrozumieć, dlaczego pracownik jest nieobecny.
Informacje medyczne mogą pozostać poufne, nawet jeśli pracownik dobrowolnie omówił pewne informacje dotyczące zdrowia w pracy.
Kto może potrzebować ograniczonego dostępu do informacji medycznych pracowników?
Poufność nie oznacza, że nikt w organizacji nigdy nie może widzieć informacji medycznych.
Niektórzy pracownicy mogą potrzebować ograniczonego dostępu do wykonywania swoich obowiązków lub spełniania zobowiązań prawnych.
Personel HR lub wyznaczeni pracownicy
Personel działu kadr może potrzebować dostępu do dokumentacji medycznej podczas rozpatrywania wniosków o uzasadnione udogodnienia, urlopy medyczne lub inne uzasadnione sprawy pracownicze.
Nie oznacza to, że HR powinien mieć nieograniczony dostęp do pełnej historii medycznej pracownika. Informacje powinny być traktowane poufnie i dostępne tylko wtedy, gdy jest to konieczne do odpowiedniego celu zatrudnienia.
Przełożeni i menedżerowie
Przełożony może potrzebować wiedzieć o ograniczeniach w pracy lub zatwierdzonych udogodnieniach.
Na przykład, jeśli pracownik nie może podnosić przedmiotów powyżej określonej wagi, menedżer może potrzebować wiedzieć o tym ograniczeniu, aby odpowiednio przypisać zadania. Menedżer niekoniecznie musi znać diagnozę pracownika, historię leczenia ani inne nieistotne informacje dotyczące zdrowia.
Personel pierwszej pomocy i bezpieczeństwa
Informacje medyczne mogą czasami wymagać udostępnienia osobom odpowiedzialnym za udzielanie pomocy w nagłych wypadkach lub wsparcia.
Na przykład, istotne informacje mogą być potrzebne, jeśli pracownik ma stan zdrowia, który może wymagać nagłej pomocy medycznej w pracy.
Nawet w takich sytuacjach udostępniane informacje powinny być ograniczone do tego, co jest istotne dla nagłego wypadku lub kwestii bezpieczeństwa.
Osoby zajmujące się sprawami związanymi z ubezpieczeniem od wypadków przy pracy lub ubezpieczeniami
Informacje medyczne mogą również wymagać ujawnienia do celów ubezpieczenia od wypadków przy pracy lub ubezpieczeń, gdy jest to dozwolone lub wymagane przez obowiązujące prawo.
Ważne jest to, że te sytuacje nie tworzą nieograniczonego dostępu do całej dokumentacji medycznej pracownika.
Czy HIPAA ma zastosowanie do dokumentacji medycznej pracowników?
Tutaj wiele osób się myli.
HIPAA generalnie ma zastosowanie do chronionych informacji zdrowotnych posiadanych przez objętych nią świadczeniodawców opieki zdrowotnej, plany zdrowotne i niektóre inne podmioty. Generalnie nie chroni dokumentacji zatrudnienia prowadzonej przez pracodawcę, nawet gdy dokumentacja ta zawiera informacje związane ze zdrowiem.
Na przykład, przypuśćmy, że dostarczasz pracodawcy zwolnienie lekarskie popierające wniosek o urlop. Kopia pracodawcy staje się częścią dokumentacji zatrudnienia. HIPAA generalnie nie reguluje tej dokumentacji przechowywanej przez pracodawcę w taki sam sposób, w jaki reguluje dokumentację medyczną objętego nią świadczeniodawcy opieki zdrowotnej.
Inne przepisy nadal mogą chronić te informacje. W szczególności ADA wymaga od pracodawców zachowania poufności informacji medycznych uzyskanych od kandydatów i pracowników.
Więcej informacji na temat ogólnych praw do dokumentacji medycznej można znaleźć w naszym przewodniku Dokumentacja medyczna: co zawiera, kto jest jej prawnym właścicielem i jak uzyskać swoją kopię.
To rozróżnienie ma znaczenie przy analizie przepisów dotyczących udostępniania dokumentacji medycznej na mocy HIPAA. HIPAA nie oznacza, że każdy dokument medyczny posiadany przez pracodawcę jest automatycznie dokumentacją medyczną chronioną przez HIPAA.
Dla szerszych ram HIPAA, zobacz HHS HIPAA dla osób fizycznych.
Czy pracodawca może uzyskać dokumentację medyczną bezpośrednio od Twojego lekarza?
Generalnie Twój lekarz nie może po prostu wysłać Twojej dokumentacji medycznej do Twojego pracodawcy na jego prośbę.
Gdy pracodawca zwraca się bezpośrednio do świadczeniodawcy opieki zdrowotnej o informacje medyczne, świadczeniodawca generalnie nie może ich ujawnić bez autoryzacji danej osoby, chyba że inne obowiązujące prawo zezwala lub wymaga ujawnienia.
Istnieją ograniczone wyjątki. Pewne okoliczności mogą dotyczyć nadzoru medycznego w miejscu pracy, chorób lub urazów związanych z pracą lub wymogów bezpieczeństwa zawodowego.
Konkretne okoliczności mają znaczenie. Prośba pracodawcy o informacje medyczne nie oznacza automatycznie, że świadczeniodawca opieki zdrowotnej może udostępnić pełną dokumentację medyczną pracownika.
Jeśli potrzebujesz formalnie poprosić o swoje dokumenty, zobacz nasz przewodnik Szablony formularzy wniosków o dokumentację medyczną i sposoby ich używania.
Co z elektroniczną dokumentacją medyczną w ramach HIPAA?
To samo podstawowe rozróżnienie dotyczy informacji medycznych przechowywanych elektronicznie.
Elektroniczna dokumentacja medyczna objęta HIPAA może być chroniona przez HIPAA, gdy jest prowadzona przez objętego nią świadczeniodawcę opieki zdrowotnej lub plan zdrowotny. Jednak elektroniczna dokumentacja zatrudnienia prowadzona przez pracodawcę generalnie nie podlega pod HIPAA tylko dlatego, że zawiera informacje dotyczące zdrowia.
Dla pracodawców ADA nadal wymaga zachowania poufności informacji medycznych i oddzielenia ich od zwykłej dokumentacji kadrowej. Przechowywanie elektroniczne nie eliminuje tego wymogu poufności.
W praktyce pracodawca nie powinien traktować wspólnej elektronicznej bazy danych pracowników jako podstawy do nieograniczonego dostępu do informacji medycznych.
Więcej informacji na temat dostępu do własnych dokumentów w formie cyfrowej można znaleźć w naszym przewodniku Jak przeglądać swoje dokumenty medyczne online za darmo.
Jakie informacje faktycznie potrzebuje menedżer?
Przydatne rozróżnienie to rozróżnienie między informacjami medycznymi a informacjami związanymi z pracą.
Menedżer może potrzebować wiedzieć:
- Że pracownik ma zatwierdzone ograniczenia w pracy
- Jakie ograniczenia w miejscu pracy należy przestrzegać
- Jakie udogodnienia zostały zatwierdzone
- Kiedy udogodnienie lub ograniczenie ma zastosowanie
Menedżer generalnie nie musi wiedzieć:
- Pełnej historii medycznej pracownika
- Niezwiązanych diagnoz
- Szczegółowych informacji o leczeniu
- Historii leczenia niepowiązanej z kwestią w miejscu pracy
- Prywatnych informacji o innych schorzeniach
Celem jest dostarczenie menedżerowi wystarczających informacji do zarządzania kwestią w miejscu pracy, bez niepotrzebnego ujawniania poufnych szczegółów medycznych.
Co jeśli uważasz, że Twoje informacje medyczne zostały udostępnione nieprawidłowo?
Zacznij od udokumentowania tego, co się stało.
Zapisz, jakie informacje zostały ujawnione, kto je otrzymał, kiedy ujawnienie miało miejsce i jak się o tym dowiedziałeś. Zachowaj kopie odpowiednich e-maili, wiadomości lub innej dokumentacji.
Następnie możesz zapytać dział HR Twojego pracodawcy lub wyznaczonego pracownika ds. prywatności, w jaki sposób przechowywane są informacje medyczne i kto ma do nich dostęp.
Jeśli obawy dotyczą świadczeniodawcy opieki zdrowotnej lub planu zdrowotnego, a Ty uważasz, że chronione informacje zdrowotne zostały nieprawidłowo ujawnione, HIPAA może mieć zastosowanie. W przypadku obaw dotyczących poufności w miejscu pracy mogą mieć również zastosowanie ADA i inne przepisy dotyczące zatrudnienia.
Odpowiednia agencja lub proces prawny zależy od okoliczności, więc szczegóły ujawnienia mają znaczenie.
Często zadawane pytania
Czy moi współpracownicy mogą widzieć moją dokumentację medyczną?
Generalnie współpracownicy nie powinni mieć dostępu do Twoich poufnych informacji medycznych tylko dlatego, że pracują dla tego samego pracodawcy. Informacje medyczne pracowników powinny być generalnie zachowane w tajemnicy.
Czy mój menedżer może zobaczyć moją diagnozę?
Niekoniecznie. Menedżer może potrzebować informacji o ograniczeniach w pracy lub uzasadnionych udogodnieniach, ale to nie daje mu automatycznie dostępu do Twojej diagnozy ani pełnej historii medycznej.
Czy HIPAA chroni dokumentację medyczną w pracy?
To zależy, o które dokumenty chodzi.
HIPAA generalnie nie ma zastosowania do dokumentacji zatrudnienia prowadzonej przez pracodawcę. Informacje medyczne posiadane przez objętego nią świadczeniodawcę opieki zdrowotnej lub plan zdrowotny mogą być chronione przez HIPAA. Dokumentacja medyczna posiadana przez pracodawcę nadal może być chroniona przez inne przepisy, w tym ADA.
Czy mój pracodawca może zadzwonić do mojego lekarza po moją dokumentację medyczną?
Świadczeniodawca opieki zdrowotnej generalnie nie może przekazać Twoich informacji medycznych Twojemu pracodawcy bez Twojej zgody, chyba że inne obowiązujące prawo zezwala lub wymaga ujawnienia.
Kto może mieć dostęp do informacji medycznych pracowników?
W zależności od okoliczności, wyznaczeni pracownicy HR, przełożeni lub menedżerowie potrzebujący informacji do celów udogodnień lub ograniczeń w pracy, personel pierwszej pomocy i bezpieczeństwa, a także osoby zajmujące się sprawami ubezpieczenia od wypadków przy pracy lub ubezpieczeń, mogą mieć dostęp do istotnych informacji.
Dostęp powinien być ograniczony do tego, co jest dozwolone i konieczne do konkretnego celu.
Czy dokumentacja medyczna pracowników powinna być przechowywana razem z aktami osobowymi?
Nie. Informacje medyczne powinny być generalnie przechowywane oddzielnie od zwykłych akt osobowych i traktowane jako poufne. Elektroniczne informacje medyczne powinny być objęte podobną ochroną.
Co jeśli mój pracodawca udostępnił moją diagnozę współpracownikom?
Udokumentuj, co się stało i rozważ zgłoszenie problemu do działu HR lub odpowiedniego kontaktu ds. prywatności lub zgodności.
To, czy ujawnienie naruszyło prawo, zależy od tego, jakie informacje zostały udostępnione, kto je otrzymał, dlaczego zostały udostępnione i jakie przepisy mają zastosowanie.
Podsumowanie
Informacje medyczne pracowników nie są czymś, do czego każdy w firmie powinien mieć dostęp. Współpracownicy i pracownicy bez uzasadnionego powodu związanego z pracą nie powinni mieć nieograniczonego dostępu do dokumentacji medycznej innego pracownika.
Określone osoby, takie jak wyznaczeni pracownicy HR, przełożeni, personel pierwszej pomocy lub personel ds. ubezpieczeń od wypadków przy pracy, mogą mieć dostęp do ograniczonych informacji, gdy ma zastosowanie konkretny wyjątek lub uzasadniony cel zatrudnienia.
Kluczowe rozróżnienie przy rozważaniu przepisów dotyczących udostępniania dokumentacji medycznej na mocy HIPAA jest takie, że HIPAA generalnie reguluje chronione informacje zdrowotne posiadane przez objętych nią świadczeniodawców opieki zdrowotnej i plany zdrowotne. Informacje medyczne pracowników prowadzone przez pracodawcę są generalnie regulowane przez przepisy dotyczące prywatności w miejscu pracy i przepisy dotyczące zatrudnienia, a nie tylko przez HIPAA.
Przechowywanie elektroniczne nie zmienia tej podstawowej zasady. Elektroniczna dokumentacja medyczna objęta HIPAA prowadzona przez objęte nią organizacje opieki zdrowotnej może podlegać pod HIPAA, podczas gdy elektroniczna dokumentacja zatrudnienia prowadzona przez pracodawcę generalnie nie staje się chroniona przez HIPAA tylko dlatego, że zawiera informacje medyczne.
