Încercarea de a găsi o înregistrare medicală veche poate semăna cu o vânătoare de comori, mai ales dacă cabinetul medicului s-a închis, v-ați mutat de mai multe ori sau înregistrările sunt din copilărie.

Vestea bună este că înregistrările vechi sunt uneori mai ușor de găsit decât se așteaptă oamenii. Începeți cu furnizorul de asistență medicală sau cu instituția care a creat înregistrările, apoi lucrați invers dacă acel birou nu mai există. Pentru înregistrări mai vechi, este posibil să fie necesar să contactați un sistem spitalicesc, un departament de înregistrări medicale sau organizația care a preluat o practică închisă.

Dacă vă întrebați cum să obțineți înregistrări medicale vechi, cel mai important lucru este să identificați cine le-a creat sau cine le menține în prezent.

Pe scurt: Concluzii cheie

  • Începeți cu cabinetul medicului, spitalul, clinica sau sistemul de sănătate care a creat înregistrările.
  • Dacă practica s-a închis, întrebați unde au fost transferate înregistrările pacienților sau cine le menține în prezent.
  • Pentru înregistrările din copilărie, verificați pediatrii, medicii de familie, spitalele, înregistrările medicale școlare și vechile acte de familie.
  • Portalele pentru pacienți vă pot ajuta să găsiți înregistrări mai noi, dar înregistrările foarte vechi s-ar putea să nu fi fost niciodată digitalizate.
  • Atunci când solicitați înregistrări, includeți numele dvs. complet, data nașterii, datele aproximative ale îngrijirii, numele furnizorului și înregistrările specifice de care aveți nevoie.
  • HIPAA vă acordă, în general, dreptul de a accesa anumite informații de sănătate pe care un furnizor acoperit le menține în continuare, dar nu obligă furnizorii să păstreze înregistrările pentru totdeauna.
  • Pentru înregistrările de acum zeci de ani, disponibilitatea depinde parțial de faptul dacă înregistrările au fost păstrate, arhivate sau transferate.

Aveți o întrebare despre sănătate în timp ce vă urmăriți istoricul medical? Încercați instrumentul gratuit de verificare a simptomelor de la August AI.

Aveți nevoie de îngrijiri medicale acum? Nu așteptați înregistrările vechi dacă experimentați o problemă de sănătate potențial serioasă sau urgentă. Solicitați îngrijiri medicale adecvate și spuneți-i medicului ce știți despre istoricul dvs. medical. Puteți solicita ulterior înregistrări mai vechi.

Cum să obțineți înregistrări medicale vechi

Primul pas este să aflați unde au fost create inițial înregistrările.

Faceți o listă a medicilor, clinicilor, spitalelor și a altor instituții medicale pe care vă amintiți că le-ați vizitat. Includeți datele aproximative dacă nu cunoașteți datele exacte. Chiar și un interval de timp aproximativ, cum ar fi „vizite pediatrice între 1995 și 2002”, poate ajuta un departament de înregistrări să caute.

Apoi contactați furnizorul sau instituția și întrebați de departamentul său de înregistrări medicale sau de management al informațiilor de sănătate (HIM).

Puteți, de asemenea, să consultați ghidul August AI despre ce conțin înregistrările medicale și cum funcționează dacă nu sunteți sigur ce înregistrări aveți nevoie.

În funcție de ceea ce încercați să reconstruiți, ați putea solicita:

  • Înregistrări medicale complete
  • Note de vizită la cabinet
  • Diagnosticuri
  • Istoric de medicație
  • Rezultate de laborator
  • Rapoarte de imagistică
  • Înregistrări de vaccinare sau imunizare
  • Înregistrări chirurgicale
  • Sumare de externare din spital
  • Înregistrări ale specialiștilor

Dacă aveți nevoie doar de un document anume, solicitarea acelei înregistrări în loc de fișa dvs. completă poate simplifica procesul.

Cum să solicitați înregistrări medicale vechi: Pas cu pas

Odată ce ați identificat furnizorul sau instituția, solicitarea propriu-zisă este de obicei simplă.

1. Identificați furnizorul original

Scrieți numele medicului, numele cabinetului, spitalul, clinica sau sistemul de sănătate care a oferit îngrijirea.

Dacă nu vă amintiți numele exact, folosiți orice informație aveți. O adresă veche, un număr de telefon, o declarație de asigurare, o sticlă de medicamente sau un document medical pot oferi un indiciu util.

2. Găsiți departamentul de înregistrări medicale

Căutați departamentul de înregistrări medicale sau de management al informațiilor de sănătate al instituției. Spitalelor mari și sistemelor de sănătate li se adresează adesea un departament dedicat care gestionează solicitările de înregistrări.

3. Confirmați că înregistrările sunt încă menținute

Întrebați dacă instituția mai are înregistrări din perioada care vă interesează.

Acest lucru este deosebit de important pentru înregistrările mai vechi. Un cabinet s-ar fi putut muta, fuziona cu altul, schimba proprietarul sau transfera fișele în altă parte.

Dacă practica s-a închis, întrebați:

„Cine este custodele actual al înregistrărilor medicale?”

4. Completați formularul de solicitare

Furnizorul ar putea solicita o solicitare scrisă sau un formular de autorizare. Urmați instrucțiunile sale cu atenție.

Dacă aveți nevoie de ajutor pentru a înțelege procesul, consultați ghidul August AI despre formularele de solicitare a înregistrărilor medicale și cum să le utilizați.

5. Specificați exact ce aveți nevoie

Oferiți departamentului de înregistrări suficiente informații pentru a localiza fișa corectă.

  • Nume complet, inclusiv orice nume anterioare
  • Data nașterii
  • Informații de contact actuale
  • Date aproximative ale tratamentului
  • Numele furnizorului
  • Numele și locația instituției
  • Înregistrările specifice pe care le solicitați
  • Unde doriți să fie trimise înregistrările

Dacă aveți nevoie de înregistrări dintr-o anumită perioadă, spuneți acest lucru. „Toate înregistrările din 1998 până în 2003” este mai util decât a cere pur și simplu „înregistrări vechi”.

6. Furnizați identificare dacă este necesar

Furnizorul ar putea solicita o identificare sau alte informații pentru a vă verifica identitatea înainte de a elibera înregistrările.

Utilizați instrucțiunile oficiale ale furnizorului pentru a trimite identificarea sau alte informații sensibile.

7. Întrebați cum vor fi livrate înregistrările

În funcție de furnizor și de înregistrările disponibile, este posibil să le primiți electronic, printr-un portal pentru pacienți, prin poștă sau prin altă metodă securizată.

Întrebați dacă se aplică taxe de copiere sau de livrare înainte de a finaliza solicitarea.

8. Păstrați o copie și urmăriți

Păstrați o copie a solicitării dvs. și notați când ați trimis-o. Dacă nu primiți un răspuns, contactați departamentul de înregistrări și întrebați despre situație.

Model de solicitare înregistrări medicale vechi

Dacă nu sunteți sigur ce să scrieți, puteți folosi o solicitare simplă ca aceasta. Ajustați-o pentru a se potrivi formularului necesar al furnizorului sau procesului de trimitere.

Subiect: Solicitare înregistrări medicale

Bună ziua,

Solicit o copie a înregistrărilor mele medicale de la cabinetul sau instituția dvs.

Nume complet: [Numele dvs. complet]
Nume anterior, dacă este cazul: [Nume anterior]
Data nașterii: [ZZ/LL/AAAA]
Date aproximative ale îngrijirii: [Date sau ani]
Furnizor: [Numele medicului]
Instituție: [Numele cabinetului sau spitalului]

Solicit următoarele înregistrări: [Listați înregistrările de care aveți nevoie, cum ar fi înregistrări medicale complete, note de vizită, rezultate de laborator, rapoarte de imagistică, înregistrări de vaccinare sau înregistrări spitalicești].

Vă rog să mă anunțați dacă aveți nevoie de informații suplimentare, identificare, formulare de autorizare sau plată înainte de a procesa această solicitare. Vă rog, de asemenea, să mă informați cum pot fi livrate înregistrările și dacă aveți nevoie de altceva din partea mea.

Vă mulțumesc,
[Numele dvs. complet]
[Număr de telefon]
[Adresă de email sau poștală]

Cum să găsiți înregistrări medicale vechi online

Dacă vă întrebați cum să găsiți înregistrări medicale vechi online, începeți cu portalul dvs. actual sau anterior pentru pacienți.

În funcție de sistemul de sănătate, este posibil să găsiți:

  • Sumare de vizită
  • Rezultate de laborator
  • Rapoarte de imagistică
  • Liste de medicamente
  • Înregistrări de imunizare
  • Informații de externare din spital
  • Unele note clinice

Puteți verifica, de asemenea, dacă aveți conturi la sistemele de sănătate unde ați primit anterior îngrijiri.

Cu toate acestea, nu presupuneți că întregul dvs. istoric medical va fi disponibil online. Un portal pentru pacienți poate conține doar înregistrări care au fost introduse sau transferate în acel sistem electronic de sănătate specific.

Fișele vechi pe hârtie s-ar putea să nu fi fost niciodată digitalizate.

Pentru mai multe informații, consultați ghidul August AI despre cum să vă vizualizați înregistrările medicale online gratuit.

Cum să găsiți înregistrări medicale vechi din copilărie

Aflarea cum să găsiți înregistrări medicale vechi din copilărie poate fi mai dificilă, deoarece este posibil să fi schimbat medici, să vă fi mutat între state sau să fi primit îngrijiri de la o practică care nu mai există.

Începeți cu pediatrul sau medicul de familie pe care vă amintiți că l-ați vizitat.

Dacă nu vă amintiți numele medicului, căutați indicii în:

  • Înregistrări de vaccinare din copilărie
  • Formulare medicale școlare
  • Documente vechi de asigurare
  • Înregistrări de prescripții
  • Actele spitalului
  • Fișe medicale de familie
  • Înregistrări sau acte ale părinților
  • Portale vechi pentru pacienți

Spitalele pot fi, de asemenea, utile dacă v-ați născut acolo, ați suferit o intervenție chirurgicală sau ați primit îngrijiri de urgență sau internări în copilărie.

Dacă medicul dvs. din copilărie s-a alăturat unui grup medical mai mare sau unui sistem spitalicesc, acea organizație vă poate spune unde au ajuns înregistrările mai vechi.

Înregistrările medicale școlare sunt diferite de fișa medicală a unui medic, dar pot conține informații utile, cum ar fi datele de imunizare, examene fizice sau rezultate ale screening-urilor.

Cum să obțineți înregistrări medicale de acum 40 de ani

Dacă vă întrebați cum să obțineți înregistrări medicale de acum 40 de ani, începeți cu același proces de solicitare, dar așteptați-vă la mai multe lacune.

Înregistrările foarte vechi ar fi putut fi stocate ca fișe pe hârtie, microfilm, fișiere arhivate sau alte formate, mai degrabă decât într-un sistem modern de înregistrări electronice de sănătate.

HIPAA acordă, în general, indivizilor dreptul de a accesa anumite informații de sănătate protejate pe care le menține o entitate acoperită. Dar HIPAA în sine nu stabilește o regulă unică la nivel național care să oblige furnizorii de servicii medicale să păstreze înregistrările medicale pentru un anumit număr de ani.

Cât timp trebuie păstrate înregistrările poate depinde de legea statului și de alte cerințe.

Deci, o înregistrare de acum 40 de ani ar putea exista în continuare, dar nu există nicio garanție că așa este.

Înregistrările arhivate pot fi, de asemenea, stocate separat de sistemul electronic actual al furnizorului. Dacă departamentul de înregistrări spune că informațiile nu mai sunt în sistemul lor activ, întrebați dacă sunt disponibile înregistrări arhivate.

Dacă furnizorul original nu poate localiza înregistrările, întrebați dacă cabinetul a fost achiziționat, fuzionat sau transferat către o altă organizație și dacă o altă entitate a devenit responsabilă pentru înregistrări.

Unde sunt stocate înregistrările medicale?

Dacă vă întrebați unde sunt stocate înregistrările medicale, nu există o bază de date centrală care să conțină istoricul medical complet al tuturor.

Diferite părți ale istoricului dvs. medical pot fi deținute de diferite organizații, inclusiv:

  • Medici individuali
  • Cabinete medicale
  • Spitale
  • Sisteme de sănătate
  • Cabinete de specialiști
  • Laboratoare
  • Centre de imagistică
  • Farmacii
  • Companii de asigurări de sănătate
  • Sisteme electronice de înregistrări de sănătate
  • Custode de înregistrări medicale sau companii de stocare

De exemplu, medicul dvs. de îngrijire primară ar putea avea note de vizită la cabinet, un spital ar putea avea înregistrări chirurgicale, iar un centru de imagistică ar putea avea copii ale scanărilor sau rapoartelor de imagistică.

Acesta este motivul pentru care găsirea unui istoric medical complet poate necesita uneori contactarea mai multor organizații.

Ce se întâmplă dacă cabinetul medicului s-a închis?

Un cabinet închis nu înseamnă neapărat că înregistrările au dispărut.

Când un medic se retrage, vinde un cabinet, se mută sau se alătură unei alte organizații, înregistrările pacienților pot fi transferate unui alt medic, unui grup medical, unui sistem spitalicesc sau unui custode de înregistrări.

Dacă biroul original este închis, căutați numele și locația fostului cabinet al medicului. Căutați informații despre un cabinet sau o organizație succesoare.

Puteți, de asemenea, să contactați agenția de licențiere medicală sau de sănătate corespunzătoare atunci când aveți nevoie de ajutor pentru a identifica unde ar fi putut ajunge înregistrările unui cabinet închis.

Dacă găsiți o organizație succesoare, întrebați specific dacă are în custodie înregistrările pacienților cabinetului anterior.

Cum să verificați înregistrările medicale pe care le aveți deja

Dacă ați găsit înregistrări vechi, dar nu sunteți sigur ce înseamnă, începeți prin a le organiza cronologic.

Separați documentele în categorii, cum ar fi:

  • Vizite la medic
  • Internări în spital
  • Medicamente
  • Rezultate de laborator
  • Imagistică
  • Chirurgii și proceduri
  • Vaccinări
  • Diagnosticuri

Căutați date, nume de furnizori, nume de medicamente, rezultate ale testelor și diagnostice majore.

Dacă încercați să vă reconstruiți istoricul medical, crearea unei linii temporale simple poate face ca lacunele să fie mai ușor de identificat.

Puteți apoi să contactați furnizorii asociați cu acele lacune și să întrebați dacă sunt disponibile înregistrări suplimentare.

Dacă nu sunteți sigur cine poate accesa informațiile dvs. medicale, August AI explică cine vă poate accesa înregistrările medicale și când.

Ce să faci dacă tot nu găsești înregistrările

Dacă ați contactat furnizorul original și încă nu puteți localiza înregistrările, lucrați invers prin alte surse.

  1. Verificați vechile acte de asigurare pentru numele furnizorilor, numele instituțiilor și datele îngrijirii.
  2. Căutați în înregistrările din copilărie sau de familie pentru nume și date care vă pot ajuta să identificați furnizorul original.
  3. Verificați vechile portaluri pentru pacienți sau conturile sistemelor de sănătate.
  4. Contactați o practică succesoare dacă biroul original s-a închis.
  5. Întrebați spitalul sau sistemul de sănătate asociat cu furnizorul dacă deține înregistrări mai vechi.
  6. Solicitați înregistrări specifice în loc de o fișă completă dacă știți exact ce aveți nevoie.
  7. Întrebați dacă există înregistrări arhivate chiar dacă nu sunt disponibile electronic.

Este posibil să nu puteți recupera fiecare înregistrare, în special atunci când au trecut decenii. Dar identificarea furnizorului original și urmărirea traseului către cel care menține în prezent înregistrările vă oferă cel mai clar punct de plecare.

Întrebări frecvente despre găsirea înregistrărilor medicale vechi

Ce se întâmplă dacă nu-mi amintesc ce medic m-a tratat?

Începeți cu vechile acte de asigurare, înregistrările de prescripții, documentele medicale școlare sau din copilărie, actele spitalului și înregistrările de familie. Acestea pot oferi un nume de furnizor, o instituție, o adresă sau o dată aproximativă care vă poate ajuta să identificați unde să faceți solicitarea.

Ce se întâmplă dacă cabinetul medical s-a închis acum ani de zile?

Întrebați dacă înregistrările cabinetului au fost transferate unui medic succesor, unui grup medical, unui sistem spitalicesc sau unui custode de înregistrări. Dacă nu puteți identifica noul custode, agenția de licențiere medicală sau de sănătate corespunzătoare vă poate oferi îndrumare.

Pot solicita doar o înregistrare medicală veche în loc de fișa mea completă?

Da. Dacă știți exact ce aveți nevoie, puteți solicita în mod specific acea înregistrare, cum ar fi un istoric de vaccinare, un raport de imagistică, o notă chirurgicală sau un rezultat de laborator. O solicitare mai restrânsă poate, de asemenea, facilita identificarea informațiilor pe care le căutați.

Ce ar trebui să fac dacă am nevoie de înregistrări vechi pentru o programare medicală?

Solicitați înregistrările cât mai curând posibil și spuneți furnizorului actual de sănătate ce informații cunoașteți deja. Dacă aveți nevoie de îngrijiri medicale urgente, nu amânați tratamentul în timp ce așteptați înregistrările istorice. Aduceți orice înregistrări sau informații despre medicamente pe care le aveți deja.

Ce informații ar trebui să includ într-o solicitare de înregistrări?

Includeți numele dvs. complet, orice nume anterioare, data nașterii, datele aproximative ale îngrijirii, numele furnizorului, numele instituției, informațiile de contact și înregistrările specifice pe care le doriți. Modelul de solicitare de mai sus vă poate ajuta să organizați detaliile.

Concluzie

Dacă încercați să aflați cum să obțineți înregistrări medicale vechi, începeți cu furnizorul sau instituția care le-a creat. Dacă acel birou s-a închis, aflați dacă înregistrările au fost transferate unui alt medic, grup medical, spital sau custode de înregistrări.

Pentru înregistrările din copilărie sau cele de acum zeci de ani, așteptați-vă ca procesul să necesite mai multă săpătură. Portalele pentru pacienți pot ajuta cu informații mai noi, dar înregistrările mai vechi ar putea fi stocate separat sau ar putea să nu mai existe.

Cea mai utilă abordare este să identificați cine menține în prezent înregistrările, să trimiteți o solicitare specifică și să furnizați suficiente informații pentru ca departamentul de înregistrări să vă poată localiza fișa.