Запрашивайте их у хранителя записей, а не у врача: скачайте то, что сможете, из пациентского портала сегодня, а затем отправьте датированный письменный запрос в отдел управления медицинской информацией или отдел конфиденциальности. Так вы получите медицинские записи с прикрепленным юридическим сроком, поскольку HIPAA дает поставщику услуг 30 дней на рассмотрение.

Кратко: Основные выводы

  • Запросы направляются хранителю записей (отдел управления медицинской информацией, отдел выдачи информации или специалист по конфиденциальности), никогда не в почтовый ящик вашего лечащего врача.
  • Портал предоставляет большую часть вашей медицинской карты за несколько минут. Он редко предоставляет полный юридический документ.
  • Срок на доступ составляет 30 дней. Срок на внесение изменений — 60 дней. Оба случая допускают однократное письменное уведомление о продлении срока.
  • Никто не имеет права взимать плату за поиск или получение ваших записей, только за копирование и пересылку.
  • Исправление прилагает вашу версию рядом с ошибкой. Ничего не удаляется, никогда.

Как получить медицинские записи: обращайтесь к хранителю записей, а не к врачу

Отправьте свой запрос хранителю записей: в отдел управления медицинской информацией (медицинские записи), в отдел выдачи информации или специалисту по конфиденциальности. У вас есть три способа. Скачайте с пациентского портала, отправьте подписанный письменный запрос или придите лично с удостоверением личности с фотографией. Укажите даты обслуживания, конкретные записи и желаемый формат. Поставщик услуг обязан отреагировать в течение 30 дней.

Маршрутизация запроса важнее формулировки. Лечащие врачи не выдают записи; это делают хранители, и сообщение, отправленное на почту лечащего врача, будет перенаправлено, поставлено в очередь или тихо проигнорировано. Право доступа HIPAA, описанное HealthIT.gov, распространяется как на ваши медицинские, так и на ваши платежные записи, находящиеся у поставщиков услуг и медицинских планов, и оно принадлежит как личным представителям, так и самим пациентам.

Будьте конкретны, иначе получите неполный файл. Люди ищут, как получить мои медицинские записи, и представляют себе один аккуратный документ, но вы получаете именно те категории, которые называете. Запросите заметки о визитах, результаты лабораторных исследований, отчеты о визуализации, операционные и патологические отчеты, текущий список лекарств и детализированный счет, а затем укажите формат доставки: электронную копию на указанный адрес электронной почты или на ваш портал.

Две категории не подпадают под это право. Отдельно хранящиеся психотерапевтические записи психиатра и информация, собранная в ожидании гражданского, уголовного или административного разбирательства, исключены согласно 45 CFR 164.524. Все остальное в установленном наборе записей принадлежит вам для ознакомления. Если вы не уверены, что это включает, начните с того, что находится в ваших медицинских записях и кому они юридически принадлежат.

Ключевая истина: исправление записи никогда не удаляет ошибку

Исправление не стирает ошибку. Оно остается рядом с ней. Когда поставщик услуг одобряет ваш запрос, 45 CFR 164.526 требует, чтобы исправление или ссылка на него были приложены к существующей записи, с указанием каждой затронутой записи. Никакого переписывания. Никакого удаления.

Первоначальная запись остается в карте навсегда. Так же, как и ваше исправление. Так же, как и ваше заявление о несогласии, если они откажутся его внести.

Что переосмысливает всю задачу. Цель изучения того, как исправлять медицинские записи, — не стирание, а обеспечение того, чтобы точная версия была видна каждому будущему читателю этой карты: следующему госпитальному врачу, следующему фармацевту, следующему страховщику. Это означает, что нужно прочитать полную копию построчно и отметить точную дату, страницу, визит и формулировку, с которой вы не согласны. Запросы, в которых говорится "все не так", отклоняются, потому что нет ничего конкретного для приложения. Это также означает принятие того, что это делопроизводство на 60-дневном сроке, поэтому опасная запись требует телефонного звонка, описанного в конце этой статьи, вместо этого.

MyChart предоставляет большую часть вашей карты за несколько минут, но не всю

Вот как запросить медицинские записи через MyChart, что охватывает большую часть того, что нужно большинству людей, прежде чем они составят письмо:

  1. Откройте Меню и выберите Центр обмена.
  2. Выберите Запросить официальную копию вашей записи.
  3. Просмотрите экран согласия, подтвердите даты и типы записей, затем нажмите Отправить.
  4. В более старых версиях путь такой: Меню, затем Моя запись, затем Запрос записи.
  5. Для мгновенной копии откройте Центр документов или Записи о визитах и выберите Скачать полную запись.

Эта загрузка не должна стоить ничего и не занимать времени. Поскольку правило о блокировании информации вступило в силу 5 апреля 2021 года, поставщики услуг обязаны предоставлять вам вашу электронную медицинскую информацию незамедлительно и бесплатно.

Но знание того, как запросить медицинские записи через MyChart, не то же самое, что иметь полную запись. Порталы, как правило, не включают сами изображения (вы получаете отчет рентгенолога, а не пленки), отсканированные внешние записи, визиты до внедрения EHR и иногда полные операционные и патологические отчеты. Для этого требуется официальный запрос. Если ваш поставщик услуг использует другой портал или не использует его вовсе, письменный способ ниже является запасным вариантом, и стоит сначала проверить, можете ли вы просмотреть свои медицинские записи онлайн бесплатно.

Нет портала? Письменный запрос медленнее, но юридически сильнее

При отсутствии портала, как запросить медицинские записи, сводится к одному подписанному листу с датой. Включите:

  • Ваше полное юридическое имя, а также любые предыдущие имена, под которыми были созданы записи.
  • Дата рождения и текущий почтовый адрес.
  • Даты обслуживания и конкретные записи, которые вы хотите получить.
  • Формат доставки и получатель (адрес электронной почты, портал или почтовый адрес).
  • Ваша подпись и дата.

Адресуйте его в отдел управления медицинской информацией или отдел выдачи информации, или специалисту по конфиденциальности, и сохраните датированную копию. Заказное письмо, подтверждение факса или сообщение на портале с отметкой времени — это то, что запускает 30-дневный отсчет и доказывает, когда он начался. Этот бумажный след — причина, по которой письмо по-прежнему является лучшим ответом на вопрос, как запросить медицинские записи из офиса, который уже затянул вас один раз.

О стоимости HealthIT.gov прямо указывает: вы не можете быть обременены платой за поиск или получение ваших записей, только разумной, основанной на затратах платой за такие вещи, как копирование и пересылка. Многие крупные системы предлагают фиксированную плату около 6,50 долларов за электронную копию в соответствии с федеральными рекомендациями по оплате, хотя судебные разбирательства сузили, насколько широко применяется эта цифра, поэтому относитесь к ней как к широко доступному варианту, а не как к универсальному ограничению. Печатное копирование регулируется законодательством штата, обычно от 0,25 до 2,00 долларов за страницу. Перед оплатой счета проверьте страницу вашего департамента здравоохранения штата на наличие фактического потолка за страницу.

Вы также можете в письменной форме направить копию третьему лицу, например, юристу, страховщику или новому врачу. Личное получение и получение по почте обычно требуют удостоверения личности с фотографией, а иногда и нотариального заверения. Если составление с нуля является препятствием, используйте шаблоны форм запроса медицинских записей.

Тридцать дней — это юридический срок, а не цель обслуживания клиентов

Сколько времени требуется для получения медицинских записей, зависит от канала, а не от того, насколько вежливо вы просите. Субъект, подпадающий под действие правил, обязан рассмотреть запрос на доступ в течение 30 дней, с однократным 30-дневным продлением, разрешенным только в том случае, если он предоставит вам письменное уведомление о задержке, согласно 45 CFR 164.524. На практике загрузка с портала происходит немедленно, формальные запросы обрабатываются примерно за 5-30 рабочих дней, а изображения и архивные записи обрабатываются медленнее. Любой, кто ищет, как получить медицинские записи из радиологического отделения, быстро узнает об этом.

Вот что большинство страниц не расскажут вам: правоприменение реально, но оно не быстро. Необоснованное вмешательство в ваш электронный доступ может быть расценено как блокирование информации, а окончательное правило Управления генерального инспектора HHS, вступившее в силу 27 июня 2023 года, предусматривает гражданские денежные штрафы до 1 000 000 долларов США за каждое нарушение. Эти штрафы идут государству, а не вам, и они не приведут к получению вашей карты на следующей неделе. Они служат тому, чтобы письменная жалоба действительно читалась отделом по соблюдению нормативных требований.

Эскалируйте по порядку: датированное письменное письмо специалисту по конфиденциальности, затем в департамент здравоохранения вашего штата или генеральному прокурору штата, затем жалоба в Управление гражданских прав HHS. Жалобы в OCR, как правило, должны быть поданы в течение 180 дней с момента нарушения, поэтому не позволяйте затянувшемуся запросу дрейфовать в течение шести месяцев. Если вы хотите сократить время, необходимое для получения медицинских записей, запросите электронную доставку и ограничьте временной диапазон.

Запросы на исправление успешны, когда они указывают на одну запись и подтверждают ее

Рабочий вариант того, как исправлять медицинские записи, узкий: подать письменный запрос на исправление в отдел записей или конфиденциальности, который определяет точную запись, указывает, что именно не так, указывает, что должно быть сказано, и прикладывает доказательства. Печатные формы из аптеки, предыдущие записи о визитах, результаты лабораторных исследований и документы, удостоверяющие личность, — все это имеет вес. Одна запись, одно доказательство, один запрос.

Субъект затем имеет 60 дней с момента получения для принятия мер, с одним 30-дневным продлением, если он предоставит письменное уведомление и новую дату завершения, согласно 45 CFR 164.526. Обратите внимание на асимметрию, которую стоит учитывать: доступ осуществляется за 30 дней, исправление — за 60.

Отказы законны по ровно четырем основаниям: поставщик услуг не создал информацию, она не является частью установленного набора записей, она все равно не была бы доступна для проверки, или поставщик услуг заключает, что запись уже точна и полна. Если вам отказано, подайте письменное заявление о несогласии. Поставщик услуг может приложить опровержение, и оба документа должны быть приложены к записи и сопровождать эту информацию при будущих раскрытиях.

Затем замкните круг, потому что это та часть того, как исправлять медицинские записи, которая действительно защищает вас: письменно попросите, чтобы одобренное исправление было передано всем, кто уже получил неверную информацию, включая вашего страховщика, направляющего врача и лабораторию. Прежде чем подавать что-либо, убедитесь, что запись действительно неверна, а не просто незнакома. Приложение для компаньона по здоровью, такое как August AI, может помочь вам перевести сокращения в карте и записи о лекарствах на простой язык, в качестве дополнения к вашей команде по уходу, а не как клинициста или службы записей.

Опасная ошибка в карте — это телефонный звонок, а не бумажная работа

Если ошибка касается активной аллергии, группы крови, лекарства или дозировки в карте, по которой вы или ваш зависимый получаете лечение прямо сейчас, не подавайте запрос на исправление и не ждите. Позвоните лечащему врачу, фармацевту или команде по уходу сегодня. Неправильная запись об аллергии — это то, на что врач отреагирует завтра утром, а 60 дней — это не тот срок, который вас защитит.

Попросите медицинский персонал исправить активные списки аллергий и лекарств в тот же день, когда была внесена ошибочная запись, что они могут сделать в карте. Позднее подайте письменный запрос на исправление для исторической заметки, которая привела к ошибке.

  • Звоните 911 или немедленно обращайтесь в отделение неотложной помощи, если: вам дали лекарство, которое ваша карта ошибочно разрешила, и у вас есть крапивница, отек лица или горла, или затруднение дыхания.
  • Запишитесь на прием в течение следующей недели, если: ваша карта содержит диагноз или лекарство, которых у вас никогда не было, и это влияет на текущие назначения или направления.
  • Поговорите с врачом, прежде чем начинать, если: вы планируете прекратить, начать или изменить прием лекарства из-за чего-то, прочитанного в вашей карте.

Принесите свой собственный письменный список лекарств, дозировок и аллергий на следующий прием и попросите сверить его с картой на экране, пока вы наблюдаете. Если вы не уверены, насколько срочна предполагаемая проблема с лекарством или аллергией, бесплатный August AI Symptom Checker может помочь вам определить уровень сортировки, прежде чем решать, кому звонить.

Часто задаваемые вопросы

Может ли поставщик услуг отказать в предоставлении моих записей из-за неоплаченного счета?

Нет. Незакрытый баланс не является законным основанием для удержания ваших записей в рамках права доступа HIPAA. Взыскание задолженности и доступ — это отдельные вопросы, и офис записей, который обуславливает выдачу записей оплатой счета за лечение, находится на неправильной стороне правил. Оформите отказ в письменной форме, процитируйте право доступа и отправьте его специалисту по конфиденциальности.

Как получить записи от врача, который вышел на пенсию, или от клиники, которая закрылась?

Ищите преемника хранителя. Когда клиника закрывается, продается или сливается, записи обычно передаются приобретающей группе, назначенному хранителю или коммерческому поставщику услуг хранения. Ваш государственный медицинский совет часто может определить, кто их хранит, поскольку лицензиаты должны сообщать о договоренности о хранителе. Также попробуйте обратиться в бывшую биллинговую компанию клиники и в любую больницу, где врач имел привилегии.

Быстрее ли будет отправить мои записи напрямую новому врачу, а не мне?

Обычно. Передача от врача к врачу для обеспечения непрерывности ухода обычно проходит через другую и более быструю очередь, чем запрос на копию для пациента, и часто осуществляется бесплатно. Подпишите разрешение в офисе вашего нового врача и позвольте их сотрудникам заняться этим. Одновременно запросите свою собственную копию, потому что вы все равно хотите прочитать, что было отправлено.

Могу ли я запросить медицинские записи для моего ребенка или пожилого родителя?

Да, как личный представитель. Для несовершеннолетнего ребенка родитель или опекун обычно подходит, хотя законодательство штата предусматривает конфиденциальность подростков в таких областях, как репродуктивное и поведенческое здоровье. Для взрослого родителя вам нужны документы: медицинская доверенность, решение об опеке или подписанное разрешение. Отправьте документы вместе с запросом, чтобы избежать отказа.

Должен ли я указывать причину запроса моих медицинских записей?

Нет. Вы не обязаны обосновывать запрос, объяснять, что вы собираетесь делать с записями, или раскрывать, вовлечен ли юрист. Форму, требующую указания цели, можно оставить пустой в этом поле. Отказ в предоставлении записей из-за отказа назвать причину не является допустимым основанием для отказа.

Резюме: как получить медицинские записи — это двухэтапная привычка. Скачайте все, что портал сможет предоставить сегодня, затем отправьте один датированный письменный запрос хранителю записей на то, что портал не охватывает, и придерживайтесь 30-дневного срока. Если вы обнаружили ошибку, укажите одну запись, приложите доказательство, ожидайте добавления, а не удаления, и позвоните команде по уходу в тот же день, если ошибка клинически опасна.

Отказ от ответственности: Эта статья предназначена только для информационных целей и не является медицинским советом. Всегда консультируйтесь с квалифицированным медицинским работником для принятия решений о диагностике и лечении. Если вы испытываете неотложную медицинскую помощь, немедленно позвоните по номеру 911 или обратитесь в ближайшее отделение неотложной помощи.