Поиск старой медицинской записи может показаться настоящей охотой за сокровищами, особенно если врачебный кабинет закрылся, вы несколько раз переезжали или записи относятся к детству.

Хорошая новость в том, что старые записи иногда легче отследить, чем ожидают люди. Начните с поставщика медицинских услуг или учреждения, которое создало записи, а затем двигайтесь назад, если этот кабинет больше не существует. Для более старых записей вам может потребоваться обратиться в больничную систему, отдел медицинских записей или организацию, которая взяла на себя практику закрывшегося врача.

Если вы задаетесь вопросом, как получить старые медицинские записи, самое главное — определить, кто их создал или кто в настоящее время их ведет.

Краткое содержание: Основные выводы

  • Начните с врачебного кабинета, больницы, клиники или медицинской системы, которая создала записи.
  • Если практика закрылась, узнайте, куда были переданы ее записи пациентов или кто в настоящее время их ведет.
  • Для детских записей проверьте педиатров, семейных врачей, больницы, школьные медицинские карты и старые семейные документы.
  • Порталы для пациентов могут помочь вам найти более новые записи, но очень старые записи могут никогда не быть оцифрованы.
  • При запросе записей укажите полное имя, дату рождения, примерные даты лечения, имя поставщика услуг и конкретные записи, которые вам нужны.
  • HIPAA (Закон о переносимости и подотчетности медицинского страхования) в целом дает вам право на доступ к определенной медицинской информации, которую поставщик медицинских услуг все еще хранит, но не обязывает поставщиков хранить записи вечно.
  • Для записей десятилетней давности доступность частично зависит от того, были ли записи сохранены, архивированы или переданы.

Есть вопрос о здоровье во время поиска вашей медицинской истории? Попробуйте бесплатный анализатор симптомов August AI.

Нужна медицинская помощь прямо сейчас? Не ждите старых записей, если у вас возникла потенциально серьезная или неотложная проблема со здоровьем. Обратитесь за соответствующей медицинской помощью и расскажите врачу все, что вы знаете о своей медицинской истории. Вы можете запросить старые записи позже.

Как получить старые медицинские записи

Первый шаг — выяснить, где записи были изначально созданы.

Составьте список врачей, клиник, больниц и других медицинских учреждений, которые вы помните, что посещали. Укажите примерные даты, если не знаете точных. Даже примерный срок, например, «детские приемы между 1995 и 2002 годами», может помочь отделу записей в поиске.

Затем свяжитесь с поставщиком услуг или учреждением и запросите его медицинские записи или отдел управления медицинской информацией (HIM).

Вы также можете ознакомиться с руководством August AI о том, что содержат медицинские записи и как они работают, если вы не уверены, какие записи вам нужны.

В зависимости от того, что вы пытаетесь реконструировать, вы можете запросить:

  • Полные медицинские записи
  • Записи о визитах в кабинет
  • Диагнозы
  • История приема лекарств
  • Результаты лабораторных исследований
  • Отчеты о визуализации
  • Записи о вакцинации или иммунизации
  • Хирургические записи
  • Выписные справки из стационара
  • Записи специалистов

Если вам нужен только один конкретный документ, запрос этого документа вместо всей вашей истории болезни может упростить процесс.

Как запросить старые медицинские записи: пошагово

После того, как вы определили поставщика услуг или учреждение, сам запрос обычно прост.

1. Определите первоначального поставщика услуг

Запишите имя врача, название практики, больницы, клиники или медицинской системы, которая оказывала медицинскую помощь.

Если вы не помните точное название, используйте любую имеющуюся у вас информацию. Старый адрес, номер телефона, страховое заявление, флакон из-под лекарства или медицинский документ могут предоставить полезную подсказку.

2. Найдите отдел медицинских записей

Найдите в учреждении отдел медицинских записей или отдел управления медицинской информацией. Крупные больницы и медицинские системы часто имеют специальный отдел, который занимается запросами записей.

3. Подтвердите, что записи все еще ведутся

Узнайте, есть ли у учреждения записи за интересующий вас период.

Это особенно важно для старых записей. Практика могла переехать, слиться с другой практикой, сменить владельца или передать свои карты куда-либо еще.

Если практика закрылась, спросите:

«Кто является текущим хранителем медицинских записей?»

4. Заполните форму запроса

Поставщик услуг может потребовать письменный запрос или форму авторизации. Внимательно следуйте его инструкциям.

Если вам нужна помощь в понимании процесса, ознакомьтесь с руководством August AI по формам запроса медицинских записей и их использованию.

5. Укажите, что именно вам нужно

Предоставьте отделу записей достаточно информации для поиска правильной истории болезни.

  • Полное имя, включая любые предыдущие имена
  • Дата рождения
  • Текущая контактная информация
  • Примерные даты лечения
  • Имя поставщика услуг
  • Название и местоположение учреждения
  • Конкретные записи, которые вы запрашиваете
  • Куда вы хотите, чтобы были отправлены записи

Если вам нужны записи за определенный период, укажите это. «Все записи с 1998 по 2003 год» полезнее, чем просто попросить «старые записи».

6. Предоставьте удостоверение личности, если требуется

Поставщик услуг может запросить удостоверение личности или другую информацию для подтверждения вашей личности перед выдачей записей.

Используйте официальные инструкции поставщика услуг по предоставлению удостоверения личности или другой конфиденциальной информации.

7. Узнайте, как будут доставлены записи

В зависимости от поставщика услуг и имеющихся записей, вы можете получить их в электронном виде, через портал для пациентов, по почте или другим безопасным способом.

Спросите, применяются ли какие-либо сборы за копирование или доставку до завершения запроса.

8. Сохраните копию и отслеживайте

Сохраните копию своего запроса и отметьте, когда вы его отправили. Если вы не получили ответа, свяжитесь с отделом записей и узнайте о статусе.

Шаблон запроса старых медицинских записей

Если вы не уверены, что писать, вы можете использовать простой запрос, подобный этому. Отрегулируйте его в соответствии с требуемой формой или процессом подачи запроса поставщика услуг.

Тема: Запрос медицинских записей

Здравствуйте,

Я запрашиваю копию моих медицинских записей из вашей практики или учреждения.

Полное имя: [Ваше полное имя]
Предыдущее имя, если применимо: [Предыдущее имя]
Дата рождения: [ММ/ДД/ГГГГ]
Примерные даты лечения: [Даты или годы]
Поставщик услуг: [Имя врача]
Учреждение: [Название практики или больницы]

Я запрашиваю следующие записи: [Перечислите нужные вам записи, такие как полные медицинские записи, записи о визитах, результаты лабораторных исследований, отчеты о визуализации, записи о вакцинации или больничные записи].

Пожалуйста, сообщите мне, если вам потребуется дополнительная информация, удостоверение личности, формы авторизации или оплата для обработки этого запроса. Пожалуйста, также сообщите мне, как могут быть доставлены записи и нужно ли вам что-нибудь еще от меня.

Спасибо,
[Ваше полное имя]
[Номер телефона]
[Электронная почта или почтовый адрес]

Как найти старые медицинские записи онлайн

Если вы задаетесь вопросом, как найти старые медицинские записи онлайн, начните с вашего текущего или бывшего портала для пациентов.

В зависимости от медицинской системы вы можете найти:

  • Сводки визитов
  • Результаты лабораторных исследований
  • Отчеты о визуализации
  • Списки лекарств
  • Записи об иммунизации
  • Информация о выписке из стационара
  • Некоторые клинические заметки

Вы также можете проверить, есть ли у вас учетные записи в медицинских системах, где вы ранее получали помощь.

Однако не предполагайте, что вся ваша медицинская история будет доступна онлайн. Портал для пациентов может содержать только записи, которые были введены или переданы в эту конкретную систему электронных медицинских записей.

Старые бумажные карты могут никогда не быть оцифрованы.

Для получения дополнительной информации ознакомьтесь с руководством August AI о том, как просмотреть свои медицинские записи онлайн бесплатно.

Как найти старые медицинские записи из детства

Выяснение того, как найти старые медицинские записи из детства, может быть сложнее, потому что вы могли сменить врачей, переехать между штатами или получить помощь в практике, которая больше не существует.

Начните с педиатра или семейного врача, которого вы помните, что посещали.

Если вы не помните имя врача, ищите подсказки в:

  • Детские карты вакцинации
  • Школьные медицинские формы
  • Старые страховые документы
  • Записи о рецептах
  • Больничная документация
  • Семейные медицинские файлы
  • Записи или документация родителей
  • Старые порталы для пациентов

Больницы также могут быть полезны, если вы там родились, перенесли операцию или получили неотложную или стационарную помощь в детстве.

Если ваш детский врач присоединился к более крупной медицинской группе или больничной системе, эта организация может сообщить вам, куда подевались старые записи.

Школьные медицинские записи отличаются от медицинской карты врача, но они могут содержать полезную информацию, такую как даты иммунизации, результаты медицинских осмотров или скринингов.

Как получить медицинские записи 40-летней давности

Если вы задаетесь вопросом, как получить медицинские записи 40-летней давности, начните с того же процесса запроса, но будьте готовы к большим пробелам.

Очень старые записи могли храниться в виде бумажных карт, микрофильмов, архивных файлов или в других форматах, а не в современной электронной системе медицинских записей.

HIPAA в целом предоставляет лицам право на доступ к определенной защищенной медицинской информации, которую поддерживает соответствующая организация. Но сам HIPAA не устанавливает единого общенационального правила, обязывающего поставщиков медицинских услуг хранить медицинские записи в течение определенного количества лет.

То, как долго должны храниться записи, может зависеть от законов штата и других требований.

Таким образом, запись 40-летней давности все еще может существовать, но нет никакой гарантии, что это так.

Архивные записи также могут храниться отдельно от текущей электронной системы поставщика услуг. Если отдел записей сообщает, что информация больше не находится в их активной системе, спросите, доступны ли архивные записи.

Если первоначальный поставщик услуг не может найти записи, спросите, была ли практика приобретена, слита или передана другой организации и стала ли другая организация ответственной за записи.

Где хранятся медицинские записи?

Если вы спрашиваете, где хранятся медицинские записи, не существует единой централизованной базы данных, содержащей полную медицинскую историю всех.

Различные части вашей медицинской истории могут храниться в разных организациях, включая:

  • Индивидуальные врачи
  • Медицинские практики
  • Больницы
  • Медицинские системы
  • Кабинеты специалистов
  • Лаборатории
  • Центры визуализации
  • Аптеки
  • Компании медицинского страхования
  • Системы электронных медицинских записей
  • Хранители медицинских записей или компании по хранению

Например, у вашего лечащего врача могут быть записи о визитах, в больнице могут быть хирургические записи, а в центре визуализации могут быть копии снимков или отчеты о визуализации.

Именно поэтому поиск полной медицинской истории иногда может потребовать обращения более чем в одну организацию.

Что делать, если врачебный кабинет закрылся?

Закрытая практика не обязательно означает, что записи исчезли.

Когда врач уходит на пенсию, продает практику, переезжает или присоединяется к другой организации, записи пациентов могут быть переданы другому врачу, медицинской группе, больничной системе или хранителю записей.

Если первоначальный кабинет закрылся, найдите название и местоположение бывшей практики врача. Ищите информацию о последующей практике или организации.

Вы также можете обратиться в соответствующее медицинское лицензирующее или медицинское агентство, когда вам потребуется помощь в определении того, куда могли деться записи из закрытой практики.

Если вы нашли преемственную организацию, спросите конкретно, имеет ли она в ведении записи пациентов бывшей практики.

Как проверить имеющиеся медицинские записи

Если вы нашли старые записи, но не уверены, что они означают, начните с их хронологической организации.

Разделите документы на категории, такие как:

  • Визиты к врачу
  • Госпитализации
  • Лекарства
  • Результаты лабораторных исследований
  • Визуализация
  • Операции и процедуры
  • Вакцинации
  • Диагнозы

Ищите даты, имена поставщиков услуг, названия лекарств, результаты тестов и основные диагнозы.

Если вы пытаетесь реконструировать свою медицинскую историю, создание простой временной шкалы может облегчить выявление пробелов.

Затем вы можете связаться с поставщиками услуг, связанными с этими пробелами, и спросить, доступны ли дополнительные записи.

Если вы не уверены, кто может получить доступ к вашей медицинской информации, August AI объясняет, кто и когда может получить доступ к вашим медицинским записям.

Что делать, если вы все еще не можете найти записи

Если вы связались с первоначальным поставщиком услуг и все еще не можете найти записи, работайте назад через другие источники.

  1. Проверьте старую страховую документацию на наличие имен поставщиков услуг, названий учреждений и дат лечения.
  2. Изучите детские или семейные записи на предмет имен и дат, которые могут помочь идентифицировать первоначального поставщика услуг.
  3. Проверьте старые порталы для пациентов или учетные записи медицинских систем.
  4. Свяжитесь с преемственной практикой, если первоначальный кабинет закрылся.
  5. Спросите больницу или медицинскую систему, связанную с поставщиком услуг, есть ли у них старые записи.
  6. Запросите конкретные записи вместо полной истории болезни, если вы точно знаете, что вам нужно.
  7. Спросите, существуют ли архивные записи, даже если они недоступны в электронном виде.

Возможно, вы не сможете восстановить каждую запись, особенно если прошли десятилетия. Но определение первоначального поставщика услуг и отслеживание того, кто в настоящее время ведет записи, дает вам самое четкое отправное место.

Часто задаваемые вопросы о поиске старых медицинских записей

Что делать, если я не помню, какой врач меня лечил?

Начните с старой страховой документации, записей о рецептах, школьных или детских медицинских документов, больничной документации и семейных записей. Они могут содержать имя поставщика услуг, учреждение, адрес или примерную дату, которые помогут вам определить, куда сделать запрос.

Что делать, если медицинская практика закрылась много лет назад?

Спросите, были ли записи практики переданы преемственному врачу, медицинской группе, больничной системе или хранителю записей. Если вы не можете идентифицировать нового хранителя, соответствующее медицинское лицензирующее или медицинское агентство может предоставить направление.

Могу ли я запросить только одну старую медицинскую запись вместо всей моей истории болезни?

Да. Если вы точно знаете, что вам нужно, вы можете конкретно запросить эту запись, например, историю вакцинации, отчет о визуализации, хирургическую заметку или результат лабораторного исследования. Более узкий запрос также может облегчить идентификацию нужной вам информации.

Что мне делать, если старые записи нужны для медицинского приема?

Запросите записи как можно скорее и сообщите текущему медицинскому поставщику услуг, какую информацию вы уже знаете. Если вам нужна неотложная медицинская помощь, не откладывайте лечение в ожидании исторических записей. Принесите любые имеющиеся у вас записи или информацию о лекарствах.

Какую информацию следует включить в запрос записей?

Укажите ваше полное имя, любые предыдущие имена, дату рождения, примерные даты лечения, имя поставщика услуг, название учреждения, контактную информацию и конкретные записи, которые вы хотите получить. Шаблон запроса выше поможет вам организовать детали.

Итог

Если вы пытаетесь выяснить, как получить старые медицинские записи, начните с поставщика услуг или учреждения, которые их создали. Если этот кабинет закрылся, выясните, были ли записи переданы другому врачу, медицинской группе, больнице или хранителю записей.

Для детских записей или записей десятилетней давности ожидайте, что процесс потребует больше усилий. Порталы для пациентов могут помочь с более новой информацией, но старые записи могут храниться отдельно или больше не существовать.

Наиболее полезный подход — определить, кто в настоящее время ведет записи, подать конкретный запрос и предоставить достаточно информации, чтобы отдел записей мог найти вашу историю болезни.