Медицинские записи сотрудников не должны быть доступны всем в компании. Даже когда работодателю законно требуется некоторая информация о состоянии здоровья, доступ к ней, как правило, должен быть ограничен лицами, имеющими на это вескую причину.
Правила могут быть запутанными, поскольку законы о выдаче медицинских записей в соответствии с HIPAA и законы о конфиденциальности медицинских данных на рабочем месте не охватывают в точности одну и ту же информацию. HIPAA защищает определенную медицинскую информацию, находящуюся у поставщиков медицинских услуг и медицинских планов, но, как правило, не применяется к трудовым записям, которые ведутся работодателем. Медицинская информация сотрудников также может быть защищена такими законами, как Закон об американцах с ограниченными возможностями (ADA), который требует от работодателей хранить медицинскую информацию в конфиденциальном порядке и отдельно от обычных кадровых записей.
Это означает, что ваш руководитель, коллеги, сотрудники отдела кадров или другие работники не имеют автоматического права видеть ваш диагноз, детали лечения или полные медицинские записи только потому, что вы работаете в компании.
Вкратце: Основные положения
- Медицинская информация сотрудников, как правило, должна храниться в конфиденциальном порядке и отдельно от обычных кадровых файлов.
- Коллеги не должны иметь доступ к медицинским записям сотрудника только потому, что они работают в одной компании.
- Руководители и супервайзеры могут получать ограниченную медицинскую информацию, когда это необходимо для обработки рабочих ограничений или разумных приспособлений.
- Персонал первой помощи и безопасности может нуждаться в определенной информации во время чрезвычайной ситуации.
- Отдел кадров или назначенный персонал могут нуждаться в доступе при решении законных вопросов трудоустройства, но доступ должен быть ограничен.
- HIPAA, как правило, не регулирует трудовые записи, которые ведутся работодателем.
- Поставщики медицинских услуг, как правило, не могут отправлять медицинскую информацию напрямую работодателю без разрешения сотрудника, если это не разрешено или не требуется другим применимым законодательством.
Есть вопросы о вашем здоровье или нужна консультация врача для оценки симптомов? Попробуйте бесплатную оценку симптомов от August AI, чтобы разобраться в своих симптомах и возможных дальнейших действиях. ИИ-триаж не является диагнозом. Если у вас чрезвычайная медицинская ситуация, позвоните по номеру 911 или обратитесь в ближайшее отделение неотложной помощи. По вопросам конфиденциальности медицинских данных на рабочем месте обращайтесь в отдел кадров вашего работодателя или к соответствующему юристу.
Кто не должен иметь доступ к медицинским записям сотрудников?
Основное правило простое: медицинская информация сотрудников должна быть доступна только тем, кто имеет законную причину для ее получения.
В соответствии с ADA работодатели обязаны хранить медицинскую информацию о кандидатах и сотрудниках в конфиденциальном порядке. Это включает информацию, не содержащую конкретного диагноза. EEOC также рекомендует хранить медицинскую информацию в отдельных медицинских файлах, а не в обычных кадровых файлах.
Тот же принцип применим и при электронном хранении информации. Доступ к компьютерной системе компании не означает автоматически, что сотрудник может просматривать медицинскую информацию другого сотрудника.
Коллеги
Коллега, как правило, не нуждается в доступе к медицинской информации другого сотрудника.
Например, сотрудник может получить измененный рабочий график в качестве разумного приспособления. Коллеги могут знать об изменении расписания, но, как правило, им не нужно знать медицинские причины этого.
Руководитель может объяснить, что договоренность на рабочем месте была одобрена, не раскрывая диагноз сотрудника или другую конфиденциальную медицинскую информацию.
Сотрудники из несвязанных отделов
Человек, работающий в отделе расчетов, бухгалтерии, продаж, маркетинга, IT или другом отделе, не имеет автоматического права просматривать медицинскую информацию сотрудника.
Это особенно важно при электронном хранении медицинской информации. Доступ должен быть ограничен лицами, имеющими законную причину для использования информации.
Возможность сотрудника получить доступ к корпоративной системе сама по себе не создает законной причины для просмотра медицинских записей другого сотрудника.
Руководители, которым информация не нужна
Руководители иногда могут получать ограниченную медицинскую информацию, но они не должны автоматически получать полный медицинский отчет сотрудника.
Например, супервайзеру может потребоваться знать, что у сотрудника есть ограничения по подъему тяжестей или требуется определенное приспособление на рабочем месте. Супервайзеру, как правило, не нужна вся медицинская история сотрудника для реализации этого ограничения.
Другие сотрудники
Работодатель не должен делать медицинскую информацию сотрудника доступной просто потому, что другой сотрудник проявляет любопытство, тесно сотрудничает с этим человеком или хочет понять причину отсутствия сотрудника.
Медицинская информация может оставаться конфиденциальной, даже если сотрудник добровольно обсуждал некоторую информацию о здоровье на работе.
Кто может нуждаться в ограниченном доступе к медицинской информации сотрудников?
Конфиденциальность не означает, что никто в организации никогда не может видеть медицинскую информацию.
Некоторым сотрудникам может потребоваться ограниченный доступ для выполнения своих обязанностей или соблюдения юридических обязательств.
Сотрудники отдела кадров или назначенный персонал
Сотрудники отдела кадров могут нуждаться в доступе к медицинской документации при обработке запросов на разумные приспособления, медицинских отпусках или других законных трудовых вопросах.
Это не означает, что отдел кадров должен иметь неограниченный доступ ко всей медицинской истории сотрудника. Информация должна обрабатываться конфиденциально и доступ к ней должен осуществляться только при необходимости для соответствующей трудовой цели.
Супервайзеры и руководители
Супервайзеру может потребоваться информация о рабочих ограничениях или одобренных приспособлениях.
Например, если сотрудник не может поднимать предметы выше определенного веса, менеджер может узнать об ограничении, чтобы соответствующим образом распределять работу. Менеджеру необязательно знать диагноз сотрудника, историю лечения или другую не связанную с работой информацию о состоянии здоровья.
Персонал первой помощи и безопасности
Медицинская информация иногда может требовать передачи лицам, ответственным за оказание экстренной медицинской помощи или помощи.
Например, может потребоваться соответствующая информация, если у сотрудника есть заболевание, требующее экстренной медицинской помощи на рабочем месте.
Даже в этих ситуациях передаваемая информация должна быть ограничена тем, что имеет отношение к чрезвычайной ситуации или проблеме безопасности.
Лица, занимающиеся вопросами компенсации работникам или страхования
Медицинская информация также может быть раскрыта для целей компенсации работникам или страхования, когда это разрешено или требуется применимым законодательством.
Важно то, что эти ситуации не создают неограниченный доступ ко всей медицинской карте сотрудника.
Распространяется ли HIPAA на медицинские записи сотрудников?
Вот где многие люди путаются.
HIPAA, как правило, применяется к защищенной медицинской информации, находящейся у поставщиков медицинских услуг, медицинских планов и некоторых других подотчетных субъектов. Он, как правило, не защищает трудовые записи, которые ведутся работодателем, даже если эти записи содержат информацию, связанную со здоровьем.
Например, предположим, вы предоставляете работодателю записку от врача в поддержку запроса на отпуск. Копия работодателя становится частью трудовой записи. HIPAA, как правило, не регулирует эту запись, находящуюся у работодателя, так же, как она регулирует медицинскую запись подотчетного поставщика медицинских услуг.
Другие законы по-прежнему могут защищать эту информацию. В частности, ADA требует, чтобы работодатели обеспечивали конфиденциальность медицинской информации, полученной о кандидатах и сотрудниках.
Для получения дополнительной информации об общих правах на медицинские записи ознакомьтесь с нашим руководством по медицинским записям: что в них содержится, кто ими законно владеет и как получить свою копию.
Это различие важно при рассмотрении законов о выдаче медицинских записей в соответствии с HIPAA. HIPAA не означает, что каждый медицинский документ, находящийся у работодателя, автоматически является медицинской записью, защищенной HIPAA.
Для более широкой структуры HIPAA см. HHS HIPAA для физических лиц.
Может ли работодатель получить медицинские записи напрямую у вашего врача?
Как правило, ваш поставщик медицинских услуг не может просто отправить ваши медицинские записи вашему работодателю по его просьбе.
Когда работодатель напрямую запрашивает у поставщика медицинских услуг медицинскую информацию, поставщик, как правило, не может ее раскрыть без разрешения лица, если только другое применимое законодательство не разрешает или не требует раскрытия.
Существуют ограниченные исключения. Определенные обстоятельства могут включать медицинское наблюдение на рабочем месте, связанные с работой заболевания или травмы, или требования к безопасности труда.
Конкретные обстоятельства имеют значение. Запрос работодателем медицинской информации не означает автоматически, что поставщик медицинских услуг может выдать полную медицинскую карту сотрудника.
Если вам нужно официально запросить свои записи, ознакомьтесь с нашим руководством по шаблонам форм запроса медицинских записей и способам их использования.
Что насчет электронных медицинских записей HIPAA?
То же основное различие применимо и к медицинской информации, хранящейся в электронном виде.
Электронные медицинские записи HIPAA могут быть защищены HIPAA, когда они ведутся подотчетным поставщиком медицинских услуг или медицинским планом. Однако электронные трудовые записи, которые ведутся работодателем, как правило, не подпадают под действие HIPAA только потому, что они содержат информацию о состоянии здоровья.
Для работодателей ADA по-прежнему требует, чтобы медицинская информация хранилась в конфиденциальном порядке и отдельно от обычных кадровых файлов. Электронное хранение не отменяет это требование конфиденциальности.
Практически говоря, работодатель не должен рассматривать общую электронную базу данных сотрудников как причину для неограниченного доступа к медицинской информации.
Для получения дополнительной информации о доступе к вашим собственным записям в цифровом виде ознакомьтесь с нашим руководством по способам просмотра ваших медицинских записей онлайн бесплатно.
Какая информация действительно нужна руководителю?
Полезное различие заключается между медицинской информацией и информацией, связанной с работой.
Руководителю может потребоваться знать:
- Что у сотрудника есть одобренное рабочее ограничение
- Какое рабочее ограничение необходимо соблюдать
- Какое приспособление было одобрено
- Когда применяется приспособление или ограничение
Руководителю, как правило, не нужно знать:
- Полную медицинскую историю сотрудника
- Не связанные диагнозы
- Детализированную информацию о лечении
- Историю приема лекарств, не связанную с проблемой на рабочем месте
- Личную информацию о других заболеваниях
Цель состоит в том, чтобы предоставить руководителю достаточно информации для управления рабочим вопросом, не раскрывая при этом излишне конфиденциальную медицинскую информацию.
Что делать, если вы считаете, что ваша медицинская информация была передана ненадлежащим образом?
Начните с документирования произошедшего.
Запишите, какая информация была раскрыта, кто ее получил, когда произошло раскрытие и как вы об этом узнали. Сохраните копии соответствующих электронных писем, сообщений или другой документации.
Затем вы можете обратиться в отдел кадров вашего работодателя или к назначенному контактному лицу по конфиденциальности, чтобы узнать, как хранится медицинская информация и кто имеет к ней доступ.
Если проблема касается поставщика медицинских услуг или медицинского плана, и вы считаете, что защищенная медицинская информация была раскрыта ненадлежащим образом, может применяться HIPAA. Для проблем конфиденциальности на рабочем месте также могут применяться ADA и другие трудовые законы.
Соответствующее агентство или юридический процесс зависит от обстоятельств, поэтому важны конкретные детали раскрытия информации.
Часто задаваемые вопросы
Могут ли мои коллеги видеть мои медицинские записи?
Как правило, коллеги не должны иметь доступ к вашей конфиденциальной медицинской информации только потому, что они работают на одного и того же работодателя. Медицинская информация сотрудников, как правило, должна храниться в конфиденциальном порядке.
Может ли мой руководитель видеть мой диагноз?
Не обязательно. Руководителю может потребоваться информация о рабочих ограничениях или разумных приспособлениях, но это не дает руководителю автоматического доступа к вашему диагнозу или полной медицинской истории.
Защищает ли HIPAA медицинские записи на работе?
Зависит от того, о каких записях идет речь.
HIPAA, как правило, не применяется к трудовым записям, которые ведутся работодателем. Медицинская информация, находящаяся у подотчетного поставщика медицинских услуг или медицинского плана, может быть защищена HIPAA. Медицинская информация, находящаяся у работодателя, по-прежнему может быть защищена другими законами, включая ADA.
Может ли мой работодатель позвонить моему врачу для получения моих медицинских записей?
Поставщик медицинских услуг, как правило, не может передавать медицинскую информацию вашего работодателю без вашего разрешения, если другое применимое законодательство не разрешает или не требует раскрытия.
Кто может получить доступ к медицинской информации сотрудников?
В зависимости от обстоятельств, назначенный персонал отдела кадров, супервайзеры или руководители, которым требуется информация для приспособлений или рабочих ограничений, персонал первой помощи и безопасности, а также лица, занимающиеся вопросами компенсации работникам или страхования, могут иметь доступ к соответствующей информации.
Доступ должен быть ограничен тем, что разрешено и необходимо для конкретной цели.
Должны ли медицинские записи сотрудников храниться вместе с кадровыми файлами?
Нет. Медицинская информация, как правило, должна храниться отдельно от обычных кадровых файлов и рассматриваться как конфиденциальная. Электронная медицинская информация должна иметь аналогичную защиту.
Что делать, если мой работодатель поделился моим диагнозом с коллегами?
Задокументируйте произошедшее и рассмотрите возможность обращения в отдел кадров или к соответствующему контактному лицу по вопросам конфиденциальности или соответствия.
Нарушило ли раскрытие информации закон, зависит от того, какая информация была передана, кто ее получил, почему она была передана и какие законы применяются.
Итог
Медицинская информация сотрудников не является тем, к чему все в компании должны иметь доступ. Коллеги и сотрудники без законной причины, связанной с работой, не должны иметь неограниченный доступ к медицинским записям другого сотрудника.
Определенные лица, такие как назначенный персонал отдела кадров, супервайзеры, сотрудники первой помощи или персонал по компенсации работникам, могут иметь доступ к ограниченной информации, когда применяется особое исключение или законная трудовая цель.
Ключевое различие при рассмотрении законов о выдаче медицинских записей в соответствии с HIPAA заключается в том, что HIPAA, как правило, регулирует защищенную медицинскую информацию, находящуюся у подотчетных поставщиков медицинских услуг и медицинских планов. Медицинская информация сотрудников, которая ведется работодателем, как правило, регулируется законами о конфиденциальности на рабочем месте и трудовым законодательством, а не только HIPAA.
Электронное хранение не меняет этот основной принцип. Электронные медицинские записи HIPAA, находящиеся у подотчетных медицинских организаций, могут подпадать под действие HIPAA, в то время как электронные трудовые записи, которые ведутся работодателем, как правило, не становятся защищенными HIPAA только потому, что они содержат медицинскую информацию.
