Lekárske záznamy zamestnancov nie sú určené pre každého v spoločnosti. Aj keď zamestnávateľ legitimne potrebuje niektoré zdravotné informácie, prístup by mal byť všeobecne obmedzený na osoby, ktoré majú na ich prijatie špecifický dôvod.
Pravidlá môžu byť mätúce, pretože zákony o vydávaní lekárskych záznamov podľa HIPAA a zákony o ochrane súkromia pri práci sa nevzťahujú presne na rovnaké informácie. HIPAA chráni určité lekárske informácie držané poskytovateľmi zdravotnej starostlivosti a zdravotnými plánmi, ale vo všeobecnosti sa nevzťahuje na zamestnanecké záznamy vedené zamestnávateľom. Informácie o zdravotnom stave zamestnancov môžu byť chránené aj zákonmi, ako je zákon o Američanoch s postihnutím (ADA), ktorý vyžaduje, aby zamestnávatelia uchovávali lekárske informácie v tajnosti a oddelene od bežných personálnych záznamov.
To znamená, že váš manažér, kolegovia, personál HR alebo iní zamestnanci nemajú automaticky právo vidieť vašu diagnózu, podrobnosti o liečbe alebo úplné lekárske záznamy len preto, že pracujete pre spoločnosť.
TL;DR: Kľúčové body
- Informácie o zdravotnom stave zamestnancov by mali byť vo všeobecnosti uchovávané v tajnosti a oddelene od bežných personálnych zložiek.
- Kolegovia by nemali mať prístup k lekárskym záznamom zamestnanca len preto, že pracujú v tej istej spoločnosti.
- Manažéri a vedúci pracovníci môžu v prípade potreby získať obmedzené zdravotné informácie na riešenie pracovných obmedzení alebo primeraných úprav.
- Personál prvej pomoci a bezpečnosti môže potrebovať určité informácie počas núdzovej situácie.
- Oddelenie HR alebo určený personál môže potrebovať prístup pri riešení legitímnych pracovných záležitostí, ale prístup by mal byť obmedzený.
- HIPAA vo všeobecnosti nereguluje zamestnanecké záznamy vedené zamestnávateľom.
- Poskytovatelia zdravotnej starostlivosti vo všeobecnosti nemôžu posielať lekárske informácie priamo zamestnávateľovi bez súhlasu zamestnanca, pokiaľ iný platný zákon neumožňuje alebo nevyžaduje ich zverejnenie.
Máte otázky týkajúce sa vášho zdravia alebo potrebujete, aby lekár posúdil príznaky? Vyskúšajte bezplatné hodnotenie príznakov od August AI, ktoré vám pomôže premyslieť si vaše príznaky a možné ďalšie kroky. AI triáž nenahrádza diagnózu. Ak čelíte lekárskej pohotovosti, zavolajte na číslo 911 alebo choďte na najbližšiu pohotovosť. V prípade obáv o ochranu súkromia pri práci kontaktujte oddelenie HR vášho zamestnávateľa alebo príslušného právneho zástupcu.
Kto by nemal mať prístup k lekárskym záznamom zamestnancov?
Základné pravidlo je jednoduché: informácie o zdravotnom stave zamestnancov by mali byť dostupné iba osobám, ktoré majú na ich prijatie legitímny dôvod.
Podľa ADA musia zamestnávatelia uchovávať lekárske informácie o uchádzačoch a zamestnancoch v tajnosti. To zahŕňa aj informácie, ktoré neobsahujú konkrétnu diagnózu. EEOC tiež odporúča uchovávať lekárske informácie v samostatných lekárskych zložkách namiesto bežných personálnych zložiek.
Rovnaký princíp platí aj vtedy, keď sú informácie uložené elektronicky. Prístup k počítačovému systému spoločnosti automaticky neznamená, že zamestnanec by mal mať možnosť prezerať si lekárske informácie iného zamestnanca.
Kolegovia
Kolega vo všeobecnosti nepotrebuje prístup k lekárskym informáciám iného zamestnanca.
Napríklad zamestnanec môže dostať upravený pracovný rozvrh ako primeranú úpravu. Kolegovia možno vedia, že sa rozvrh zmenil, ale vo všeobecnosti nemusia poznať lekársky dôvod.
Manažér môže vysvetliť, že pracovné usporiadanie bolo schválené bez toho, aby zverejnil diagnózu zamestnanca alebo iné dôverné lekárske podrobnosti.
Zamestnanci z nepriľahlých oddelení
Osoba pracujúca v mzdovej účtovni, účtovníctve, predaji, marketingu, IT alebo inom oddelení nemá automaticky právo prehliadať lekárske informácie zamestnanca.
To je obzvlášť dôležité vtedy, keď sú lekárske informácie uložené elektronicky. Prístup by mal byť obmedzený na osoby, ktoré majú legitímny dôvod na použitie týchto informácií.
Schopnosť zamestnanca pristupovať k systému spoločnosti sama o sebe nevytvára legitímny dôvod na prehliadanie lekárskych záznamov iného zamestnanca.
Manažéri, ktorí nepotrebujú informácie
Manažéri môžu niekedy získať obmedzené lekárske informácie, ale nemali by automaticky získať úplný lekársky záznam zamestnanca.
Napríklad vedúci pracovník môže potrebovať vedieť, že zamestnanec má obmedzenie pri zdvíhaní alebo potrebuje špecifickú pracovnú úpravu. Vedúci pracovník vo všeobecnosti nepotrebuje kompletnú lekársku históriu zamestnanca na implementáciu tohto obmedzenia.
Iní zamestnanci
Zamestnávateľ by nemal sprístupniť lekárske informácie zamestnanca len preto, že iný zamestnanec je zvedavý, úzko spolupracuje s danou osobou alebo chce pochopiť dôvod neprítomnosti zamestnanca.
Informácie o zdravotnom stave môžu zostať dôverné, aj keď zamestnanec dobrovoľne diskutoval o niektorých zdravotných informáciách v práci.
Kto môže potrebovať obmedzený prístup k informáciám o zdravotnom stave zamestnancov?
Dôvernosť neznamená, že nikto v organizácii sa nikdy nemôže pozrieť na lekárske informácie.
Určití zamestnanci môžu potrebovať obmedzený prístup na výkon svojej práce alebo na splnenie zákonných povinností.
Personál HR alebo určený personál
Personál ľudských zdrojov (HR) môže potrebovať prístup k lekárskej dokumentácii pri vybavovaní žiadostí o primerané úpravy, lekárskej dovolenky alebo iných legitímnych pracovných záležitostí.
To neznamená, že HR by mal mať neobmedzený prístup k celému lekárskemu záznamu zamestnanca. Informácie by sa mali spracovávať dôverne a pristupovať k nim len vtedy, keď je to potrebné na príslušný pracovný účel.
Dozorujúci pracovníci a manažéri
Dozorujúci pracovník môže potrebovať vedieť o pracovných obmedzeniach alebo schválenej úprave.
Napríklad, ak zamestnanec nemôže zdvíhať predmety nad určitú váhu, manažér môže potrebovať vedieť o tomto obmedzení, aby mohol vhodne prideliť prácu. Manažér nemusí nutne poznať diagnózu zamestnanca, históriu liečby alebo iné nesúvisiace zdravotné informácie.
Personál prvej pomoci a bezpečnosti
Lekárske informácie sa niekedy môžu musieť zdieľať s osobami zodpovednými za poskytovanie núdzovej liečby alebo pomoci.
Napríklad, relevantné informácie môžu byť potrebné, ak má zamestnanec zdravotný stav, ktorý by mohol vyžadovať núdzovú starostlivosť v práci.
Aj v týchto situáciách by sa zdieľané informácie mali obmedziť na to, čo je relevantné pre núdzovú situáciu alebo otázku bezpečnosti.
Osoby vybavujúce kompenzáciu za pracovný úraz alebo poisťovacie záležitosti
Lekárske informácie sa môžu tiež musieť zverejniť na účely kompenzácie za pracovný úraz alebo poistenia, ak to povoľuje alebo vyžaduje platný zákon.
Dôležité je, že tieto situácie nevytvárajú neobmedzený prístup k celému lekárskemu záznamu zamestnanca.
Vzťahuje sa HIPAA na lekárske záznamy zamestnancov?
Tu sa mnohí ľudia mýlia.
HIPAA sa vo všeobecnosti vzťahuje na chránené zdravotné informácie držané krytými poskytovateľmi zdravotnej starostlivosti, zdravotnými plánmi a niektorými inými krytými subjektmi. Vo všeobecnosti nechráni zamestnanecké záznamy vedené zamestnávateľom, aj keď tieto záznamy obsahujú zdravotné informácie.
Napríklad, predpokladajme, že svojmu zamestnávateľovi poskytnete lekárske potvrdenie podporujúce žiadosť o dovolenku. Kópia zamestnávateľa sa stane súčasťou zamestnaneckého záznamu. HIPAA vo všeobecnosti nereguluje tento záznam držaný zamestnávateľom rovnakým spôsobom, ako reguluje lekársky záznam krytého poskytovateľa zdravotnej starostlivosti.
Iné zákony môžu tieto informácie stále chrániť. Konkrétne, ADA vyžaduje, aby zamestnávatelia zachovávali dôvernosť lekárskych informácií, ktoré získajú o uchádzačoch a zamestnancoch.
Viac informácií o všeobecných právach týkajúcich sa lekárskych záznamov nájdete v našej príručke lekárske záznamy: čo obsahujú, kto ich legálne vlastní a ako získať svoju kópiu.
Tento rozdiel je dôležitý pri pohľade na zákony o vydávaní lekárskych záznamov podľa HIPAA. HIPAA neznamená, že každý lekársky dokument, ktorý zamestnávateľ vlastní, je automaticky lekárskym záznamom chráneným podľa HIPAA.
Širší rámec HIPAA nájdete na stránke HHS HIPAA pre jednotlivcov.
Môže zamestnávateľ získať lekárske záznamy priamo od vášho lekára?
Vo všeobecnosti váš poskytovateľ zdravotnej starostlivosti nemôže jednoducho poslať vaše lekárske záznamy vášmu zamestnávateľovi len preto, že o ne zamestnávateľ požiada.
Keď zamestnávateľ priamo požiada poskytovateľa zdravotnej starostlivosti o lekárske informácie, poskytovateľ ich vo všeobecnosti nemôže zverejniť bez súhlasu jednotlivca, pokiaľ iný platný zákon neumožňuje alebo nevyžaduje ich zverejnenie.
Existujú obmedzené výnimky. Určité okolnosti môžu zahŕňať lekársky dohľad na pracovisku, choroby alebo úrazy súvisiace s prácou alebo požiadavky na bezpečnosť práce.
Špecifické okolnosti sú dôležité. Požiadavka zamestnávateľa na lekárske informácie automaticky neznamená, že poskytovateľ zdravotnej starostlivosti môže vydať úplný lekársky záznam zamestnanca.
Ak potrebujete formálne požiadať o svoje záznamy, pozrite si našu príručku o šablónach formulárov na žiadosť o lekárske záznamy a ich používaní.
Čo elektronické lekárske záznamy podľa HIPAA?
Rovnaký základný rozdiel platí aj pre lekárske informácie uložené elektronicky.
Elektronické lekárske záznamy podľa HIPAA môžu byť chránené HIPAA, ak sú vedené krytým poskytovateľom zdravotnej starostlivosti alebo zdravotným plánom. Avšak elektronické zamestnanecké záznamy vedené zamestnávateľom vo všeobecnosti nepokrýva HIPAA len preto, že obsahujú zdravotné informácie.
Pre zamestnávateľov ADA stále vyžaduje, aby lekárske informácie boli uchovávané v tajnosti a oddelene od bežných personálnych zložiek. Elektronické ukladanie neodstraňuje túto požiadavku na dôvernosť.
Prakticky povedané, zamestnávateľ by nemal považovať zdieľanú elektronickú databázu zamestnancov za dôvod na neobmedzený prístup k lekárskym informáciám.
Viac informácií o prístupe k vašim vlastným záznamom digitálne nájdete v našej príručke ako si pozrieť svoje lekárske záznamy online zadarmo.
Aké informácie manažér skutočne potrebuje?
Užitočné je rozlišovanie medzi lekárskymi informáciami a informáciami súvisiacimi s prácou.
Manažér môže potrebovať vedieť:
- Že zamestnanec má schválené pracovné obmedzenie
- Aké pracovné obmedzenie je potrebné dodržiavať
- Aká úprava bola schválená
- Kedy sa úprava alebo obmedzenie vzťahuje
Manažér vo všeobecnosti nepotrebuje vedieť:
- Úplnú lekársku históriu zamestnanca
- Nesúvisiace diagnózy
- Podrobné informácie o liečbe
- Históriu liekov nesúvisiacu s problémom na pracovisku
- Súkromné informácie o iných zdravotných problémoch
Cieľom je poskytnúť manažérovi dostatok informácií na zvládnutie problému na pracovisku bez zbytočného zverejňovania dôverných lekárskych podrobností.
Čo ak si myslíte, že vaše lekárske informácie boli zdieľané nevhodne?
Začnite dokumentovaním toho, čo sa stalo.
Zapíšte si, aké informácie boli zverejnené, kto ich dostal, kedy k zverejneniu došlo a ako ste sa o tom dozvedeli. Uchovajte si kópie relevantných e-mailov, správ alebo inej dokumentácie.
Potom sa môžete opýtať oddelenia HR vášho zamestnávateľa alebo určeného kontaktu pre ochranu súkromia, ako sú lekárske informácie ukladané a kto k nim má prístup.
Ak sa obava týka poskytovateľa zdravotnej starostlivosti alebo zdravotného plánu a veríte, že chránené zdravotné informácie boli nevhodne zverejnené, HIPAA môže byť relevantná. V prípade obáv o dôvernosť na pracovisku sa môžu uplatňovať aj ADA a iné pracovné zákony.
Príslušná agentúra alebo právny proces závisí od okolností, takže špecifické podrobnosti o zverejnení sú dôležité.
Často kladené otázky
Môžu moji kolegovia vidieť moje lekárske záznamy?
Vo všeobecnosti by kolegovia nemali mať prístup k vašim dôverným lekárskym informáciám len preto, že pracujú pre toho istého zamestnávateľa. Informácie o zdravotnom stave zamestnancov by mali byť vo všeobecnosti uchovávané v tajnosti.
Môže môj manažér vidieť moju diagnózu?
Nie nevyhnutne. Manažér môže potrebovať informácie o pracovných obmedzeniach alebo primeranej úprave, ale to automaticky neposkytuje manažérovi prístup k vašej diagnóze alebo úplnej lekárskej histórii.
Chráni HIPAA lekárske záznamy v práci?
Záleží na tom, o ktoré záznamy sa jedná.
HIPAA sa vo všeobecnosti nevzťahuje na zamestnanecké záznamy vedené zamestnávateľom. Lekárske informácie držané krytým poskytovateľom zdravotnej starostlivosti alebo zdravotným plánom môžu byť chránené HIPAA. Lekárske informácie držané zamestnávateľom môžu byť stále chránené inými zákonmi, vrátane ADA.
Môže môj zamestnávateľ zavolať môjmu lekárovi pre moje lekárske záznamy?
Poskytovateľ zdravotnej starostlivosti vo všeobecnosti nemôže poskytnúť vaše lekárske informácie vášmu zamestnávateľovi bez vášho súhlasu, pokiaľ iný platný zákon neumožňuje alebo nevyžaduje ich zverejnenie.
Kto má prístup k informáciám o zdravotnom stave zamestnancov?
V závislosti od okolností môžu mať prístup k relevantným informáciám určení pracovníci HR, dozorujúci pracovníci alebo manažéri, ktorí potrebujú informácie pre úpravy alebo pracovné obmedzenia, personál prvej pomoci a bezpečnosti a osoby vybavujúce kompenzáciu za pracovný úraz alebo poisťovacie záležitosti.
Prístup by mal byť obmedzený na to, čo je povolené a potrebné na daný účel.
Mali by sa lekárske záznamy zamestnancov uchovávať spolu s personálnymi zložkami?
Nie. Informácie o zdravotnom stave by mali byť vo všeobecnosti uchovávané oddelene od bežných personálnych zložiek a spracovávané dôverne. Elektronické lekárske informácie by mali mať podobnú ochranu.
Čo ak môj zamestnávateľ zdieľal moju diagnózu s kolegami?
Zdokumentujte, čo sa stalo, a zvážte riešenie problému s HR alebo príslušným kontaktom pre ochranu súkromia alebo dodržiavanie predpisov.
Či zverejnenie porušilo zákon, závisí od toho, aké informácie boli zdieľané, kto ich dostal, prečo boli zdieľané a ktoré zákony sa uplatňujú.
Záver
Informácie o zdravotnom stave zamestnancov nie sú niečo, k čomu by mal mať prístup každý v spoločnosti. Kolegovia a zamestnanci bez legitímneho dôvodu súvisiaceho s prácou by nemali mať neobmedzený prístup k lekárskym záznamom iného zamestnanca.
Určité osoby, ako sú určení pracovníci HR, vedúci pracovníci, pracovníci prvej pomoci alebo pracovníci vybavujúci kompenzáciu za pracovný úraz, môžu mať prístup k obmedzeným informáciám, keď sa uplatňuje špecifická výnimka alebo legitímny pracovný účel.
Kľúčový rozdiel pri zvažovaní zákonov o vydávaní lekárskych záznamov podľa HIPAA je, že HIPAA vo všeobecnosti reguluje chránené zdravotné informácie držané krytými poskytovateľmi zdravotnej starostlivosti a zdravotnými plánmi. Informácie o zdravotnom stave zamestnancov vedené zamestnávateľom sa vo všeobecnosti riadia zákonmi o ochrane súkromia pri práci a pracovnými zákonmi, nie len HIPAA.
Elektronické ukladanie túto základnú zásadu nemení. Elektronické lekárske záznamy podľa HIPAA držané krytými zdravotníckymi organizáciami môžu spadať pod HIPAA, zatiaľ čo elektronické zamestnanecké záznamy vedené zamestnávateľom sa vo všeobecnosti nestávajú chránenými HIPAA len preto, že obsahujú zdravotné informácie.
